Dans le monde de l'entreprise, vous pouvez être submergé par un jargon incessant – « mettons le projet en route et exploitons le potentiel de l'équipe pour créer des synergies et renforcer les compétences clés, avant de revenir plus tard pour faire le point » – qui rend la vie trop confuse.
Pour aller à l'essentiel, pensez aux éléments à entreprendre. Ils ne semblent pas très impressionnants ni révolutionnaires. Mais ils sont bien plus efficaces pour accomplir des tâches qu'une liste de tâches traditionnelle, que ce soit au bureau ou dans la cuisine.
La clé des actions à entreprendre est qu'elles indiquent quelque chose à faire. Une méthode dédiée pour formuler les tâches en termes d'actions requises, et non de résultats souhaités, peut considérablement augmenter votre productivité et vous rapprocher de vos ambitions à long terme.
Qu'est-ce qu'un élément à accomplir ?
Si un élément peut sembler être un terme utilisé en entreprise pour désigner une tâche, il s'agit en réalité de deux choses différentes. Une tâche apparaît généralement sur une liste de tâches sous la forme d'une brève liste à puces. Elle ne contient généralement aucune information substantielle, à part le quoi*.
Une tâche, en revanche, est un élément plus complet, mais néanmoins relativement concise, accompagné d'une description qui précise qui doit la réaliser, ce qu'il faut faire, comment et quand. Ainsi, toute personne qui la reçoit peut immédiatement se familiariser avec celle-ci.
Par ailleurs, au travail, présenter la tâche de cette manière peut permettre de déterminer plus facilement quel employé serait le plus à même d'achever la tâche. Cela fait partie de votre plan d'action.
Cela permet à un manager de déléguer plus facilement, sans avoir à ralentir et à expliquer les choses deux fois. Les éléments à entreprendre parlent d'elles-mêmes.
5 éléments pour rédiger une liste de tâches
Voici nos cinq principaux conseils pour créer des actions fantastiques qui vous aideront à rester concentré, à achever vos tâches et à atteindre vos objectifs :
1. Formulez des éléments concrets, et non abstraits.
Comme nous l'avons mentionné précédemment, les tâches sont généralement rédigées sous forme de résultats intangibles et abstraits, tels que « créer un dossier de présentation », alors que les éléments doivent être évaluables et concrets, tels que « collaborer avec le service marketing pour préparer une présentation de 20 minutes avec des documents à distribuer lundi ». Pour rédiger des éléments efficaces, vous devez sortir des nuages et revenir sur terre.
2. Décomposez les éléments à entreprendre pour qu'ils tiennent sur une seule ligne, MAIS incluez une description.
Si la lecture prend autant de temps que ce qui est à faire, c'est que vous vous y prenez mal. Les éléments longs peuvent sembler plus informatifs, mais ils sont souvent source de confusion et improductifs. Ils n'ont pas besoin d'être aussi drôles qu'une réplique cinglante dans un club de comédie, mais ils doivent être aussi brèves ! Cela dit, n'hésitez pas à ajouter des informations supplémentaires si elles sont indispensables à la compréhension de la personne qui a été assignée à la tâche. Si vous écrivez pour vous-même, vous risquez d'oublier certains détails, vous pouvez donc ajouter une brève description pour plus de sécurité.
3. Utilisez un format cohérent
Tout comme les historiens de l'art peuvent distinguer un Rembrandt d'un Caravage, vos éléments pourraient se démarquer si ils sont cohérents et efficaces. La cohérence favorise une meilleure compréhension et vous permet en outre de gagner en efficacité dans la préparation de vos éléments en utilisant toujours le même format pour les mettre en forme.
4. Classez vos éléments par contexte, type d'action et ressource.
Il est important, notamment du point de vue de l'efficacité, d'organiser et de classer les éléments lorsque cela est possible. En ce qui concerne les actions à mener, vous devez absolument les classer en fonction de leur contexte (projet, type de travail, domaine de l'entreprise), des actions elles-mêmes ( créatives, communicatives, administratives) et des ressources nécessaires ( personnel, matériel, temps, sous-traitance ). Même s'il s'agit simplement d'un moyen de rester organisé, vous constaterez un énorme avantage à classer vos éléments de cette manière.
5. Relaye tout en collaborant
Si les éléments en cours dépendent de la collaboration de plusieurs personnes, vous devez être particulièrement clair à ce sujet et vous assurer que chacun connaît son rôle dans la tâche. Dans les instances où la tâche à accomplir sera transmise et relayée à d'autres personnes, tout le monde doit être en mesure de la prendre en charge et de la mener à bien. Une fois votre tâche achevée, elle doit être remplacée par un nouvel élément, qui informe tout le monde. Dans le cadre d'un travail collaboratif, il est particulièrement important de réévaluer les informations qui doivent être relayées et de déterminer si la même collaboration est toujours nécessaire.
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Qu'est-ce qui fait un bon élément à accomplir ?
Tout d'abord, considérez la tâche suivante : « Trouver des grossistes pour les nouveaux produits. » Quelles sont les limites ? En réalité, il s'agit simplement du résultat final, qui est évidemment pertinent, mais qui ne sert pas à grand-chose en soi.
Il n'y a aucune indication sur la personne responsable de la tâche, la manière dont elle doit être effectuée ou la date à laquelle elle doit être terminée. Elle n'est vraiment pas très utile.
Les éléments à entreprendre doivent inclure :
- Qui est responsable d’achever le travail ?
- Quelle action doit être entreprise ?
- Comment l'action peut-elle être réalisée ?
- Quand est la date d'échéance ?
Ainsi, en utilisant ce modèle, l'élément pourrait se lire comme suit : « Le service des opérations doit appeler les grossistes potentiels (voir répertoire) afin de conclure un accord pour la nouvelle gamme d'ustensiles de cuisine – échéance le 10 mars. »
Les avantages sont nombreux.
Il y a un responsable clairement désigné pour chaque tâche, un aperçu précis de ce qui doit être fait et une date d'échéance.
Il existe même certaines informations pertinentes qui peuvent accélérer le processus.
Ne vous perdez pas dans les détails, cela pourrait être contre-productif. Un élément n'est pas un mode d'emploi destiné à des extraterrestres : « appeler les grossistes en décrochant le téléphone avec votre main dominante et en composant le nombre à 11 chiffres. »
Si vous ajoutez des informations supplémentaires, assurez-vous qu'elles sont utiles et pertinentes.
Tout comme vous avez de nombreux objectifs pour atteindre un objectif plus large, vous pouvez avoir plusieurs éléments par objectif. Pour résumer,
- Les tâches expriment les résultats souhaités (objectifs).
- Les éléments à entreprendre indiquent les actions littérales nécessaires pour les accomplir.
Comment rédiger des éléments à faire ?
Comme nous le savons maintenant, les actions à entreprendre servent à définir les mesures nécessaires à l'achevement d'une tâche ou d'un travail. « Le singe voit, le singe fait », pour ainsi dire. Par conséquent, pour créer une action à entreprendre, demandez-vous ce qui doit être fait et comment vous pouvez le faire.
Essayez de décrire l'action en une ou deux phrases.
Si votre élément semble comporter trop d'étapes, divisez-le en tâches plus petites.
La clé est de noter la tâche à accomplir dès qu'elle vous vient à l'esprit. Si elle est claire, concise et communicable, formulée de manière à vous permettre d'achever la tâche en un nombre limité d'étapes, vous pouvez la considérer comme une tâche à accomplir et vous mettre au travail !
Un bon exemple peut être mis en œuvre immédiatement après avoir été défini. Si ce n'est pas le cas, c'est probablement parce que vous avez rendu l'élément trop compliqué ou trop ambigu.
Exemples d'éléments à accomplir
- Équipe commerciale : contacter le client Springleaf au sujet des retards de livraison.
- Discussion entre le service informatique et l'agence pour finaliser les mises à jour du site web de la semaine prochaine – à faire avant jeudi.
- Les RH doivent envoyer le rapport de performance (à remettre le 25 juillet) au directeur adjoint – copie papier.
- Faites le point avec le responsable de la gestion de projet sur le budget et les coûts supplémentaires (de février à avril) avant mercredi.
Même si vous rédigez des éléments à entreprendre pour vous-même, il est toujours bon d'inclure tous les éléments. Vous comprendrez (espérons-le !) de quoi vous parlez.
Vous pouvez peut-être vous permettre d'omettre certains détails, mais si une entreprise utilise les éléments à entreprendre pour les rapports quotidiens ou les évaluations de performance des employés, il est préférable d'inclure ces informations afin de conserver une trace de votre travail.
Conclusion
Suivre ces conseils pour votre liste de choses à faire et vos actions à entreprendre ne vous prendra pas beaucoup de temps, mais pourrait complètement changer votre façon de rédiger et de lister vos actions à entreprendre.
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