El fiasco de la primera semana es real.
Los nuevos empleados esperan a recibir sus ordenadores portátiles, teléfonos y acceso a las aplicaciones mientras intentan familiarizarse con las políticas y herramientas, los gerentes se esfuerzan por formarlos y el departamento de RR. HH. se dedica a atar todos los cabos sueltos. 🏃🏻💨
Al mismo tiempo, las organizaciones invierten hasta un 62 % de su tiempo y dinero en esfuerzos de incorporación. Esto solo demuestra que dedicar recursos al problema no es la solución.
Necesita un sistema unificado que ponga a todos en sintonía y mantenga organizada toda la comunicación de incorporación.
Suena irreal, ¿verdad? Pero eso es lo que hace ClickUp.
En esta entrada del blog, le mostraremos cómo utilizar ClickUp SyncUps para la incorporación. También veremos cómo ClickUp va más allá de las videollamadas para conectar tareas, documentos y equipos en un único entorno de trabajo. 🧑💻
¿Por qué son tan importantes las sincronizaciones de incorporación para los nuevos empleados?
La primera semana de un nuevo empleado marca la pauta para todo lo que viene después.
Entre pantallas, horarios y caras dispersas, la sincronización de la incorporación es un punto de contacto fundamental en el que los nuevos empleados comienzan a sentirse apoyados e integrados.
Además, un estudio reveló que las revisiones sistemáticas y el apoyo temprano de los directivos ayudan a los nuevos empleados a adaptarse más rápidamente, lo que mejora la productividad, la satisfacción laboral y la retención. Los empleados que se sienten «vistos y apoyados» durante la incorporación se comprometen más a largo plazo, y el 87 % afirma tener conexiones sociales más fuertes gracias a las interacciones tempranas con el equipo.
Estas son algunas de las ventajas clave de los controles de incorporación en directo mediante software de formación:
- Cree una cultura empresarial: demuestre las normas, los valores, los rituales informales y la dinámica del equipo en tiempo real.
- Aclare las expectativas: repase los objetivos del rol, las métricas de rendimiento y las prioridades iniciales.
- Resuelva las dudas iniciales: detecte las incertidumbres o malentendidos antes de que se agraven.
- Supervise el progreso del equipo: obtenga información en tiempo real sobre cómo se está adaptando el nuevo empleado.
- Refuerce la conexión: fomente el establecimiento de relaciones entre RR. HH., los jefes de equipo y los compañeros.
🔍 ¿Sabías que...? Un estudio de PubMed reveló que los programas de incorporación estructurados facilitan mucho la vida a los profesionales jóvenes que se incorporan al mercado laboral. Aquellos que pasaron por un proceso de incorporación adecuado se adaptaron más rápido y se sintieron más seguros que aquellos que tuvieron que aprender por su cuenta.
Retos comunes de la sincronización de la incorporación
Incluso una sincronización bienintencionada puede encontrar obstáculos. Estos son algunos de ellos:
- Alinear los calendarios entre RR. HH., el responsable de contratación, los mentores y los nuevos empleados puede convertirse en un malabarismo entre múltiples zonas horarias.
- Sobrecargar de información en las sincronizaciones iniciales (políticas, herramientas, flujos de trabajo, presentaciones del equipo) sin un plan por fases o estructurado puede confundir a los nuevos empleados.
- La pérdida de contexto entre RR. HH. y los gerentes puede generar confusión si ambas partes tratan temas superpuestos o incoherentes, como expectativas, comentarios u metas.
- Los problemas técnicos y logísticos, como retrasos en la entrega del hardware, mala conexión o credenciales de acceso perdidas, pueden perturbar la incorporación desde el primer día.
- Fomentar la participación al sincronizar de forma remota puede resultar difícil cuando los nuevos empleados se muestran reacios a encender la cámara o a hacer preguntas.
📮 Información de ClickUp: Alrededor del 41 % de los profesionales prefieren la mensajería instantánea para la comunicación en equipo. Aunque ofrece intercambios rápidos y eficientes, los mensajes suelen distribuirse en múltiples canales, hilos o mensajes directos, lo que dificulta la recuperación de la información posteriormente.
Con una solución integrada como ClickUp Chat, sus hilos de chat se pueden correlacionar con proyectos y tareas específicos, lo que mantiene sus conversaciones en contexto y fácilmente disponibles.
¿Qué son ClickUp SyncUps y cómo benefician a los equipos de RR. HH.?
ClickUp SyncUps es una función integrada de vídeo y audioconferencia dentro de su entorno de trabajo de ClickUp. Está diseñada para que la incorporación sea más rápida, colaborativa y rica en contexto.
Es perfecto para aquellas empresas que intentan acortar el proceso de incorporación para que los nuevos empleados puedan contribuir antes.
Con todas esas sincronizaciones rápidas centralizadas en la misma plataforma, ClickUp SyncUps ayuda a crear una experiencia de incorporación más conectada, eficiente y transparente. Así es como funciona:
- Centralice toda la comunicación de incorporación: organice sesiones de incorporación en directo directamente en ClickUp, manteniendo los mensajes, los documentos y las tareas de incorporación juntos en un solo entorno de trabajo.
- Simplifique la programación y el acceso: inicie SyncUps directamente desde los canales de chat o los mensajes directos de ClickUp y enlázelos a eventos del Calendario para facilitar la programación.
- Mejore la colaboración en tiempo real: permita a los nuevos empleados hacer preguntas, realizar el uso compartido de pantallas e interactuar con RR. HH., gerentes y compañeros sin tener que cambiar de herramienta.
- Capture y conserve el contexto: grabe las llamadas y genere transcripciones automáticamente para que nunca se pierdan las conversaciones importantes, las expectativas y los siguientes pasos a seguir.
- Manténgase conectado en cualquier lugar: mantenga a los equipos de RR. HH. y a los nuevos empleados comprometidos con el soporte móvil y el minirreproductor cuando trabajen de forma remota o naveguen por las tareas en ClickUp.
Descubra cómo ClickUp puede acelerar sus flujos de trabajo de incorporación:
🧠 Dato curioso: Los recursos humanos comenzaron a formalizarse bastante pronto. A menudo se otorga crédito a la National Cash Register Company (NCR) por la creación del primer departamento dedicado exclusivamente al personal, alrededor de 1901. Se encargaban de la seguridad, las quejas, la formación de los supervisores, etc.
Cómo utilizar ClickUp SyncUps para el proceso de incorporación de empleados
ClickUp SyncUps transforma la incorporación de empleados en una experiencia fluida e interactiva. A continuación, le mostramos cómo dar la bienvenida a los nuevos empleados con SyncUps:
Paso n.º 1: Inicie la sincronización de incorporación más rápido.
Empiece por programar su sesión de incorporación justo donde se desarrolla su trabajo.
Para iniciar SyncUps al instante desde cualquier canal de chat:
1. Abra el canal de chat deseado y haga clic en el icono de SyncUps en la esquina superior derecha.
2. Aparecerá automáticamente un mensaje en el canal para que otros puedan unirse.
Para iniciar SyncUps para chats de incorporación individuales:
1. Abra la tarea de incorporación asociada a un canal o un mensaje directo con el miembro de su equipo.
2. Haga clic en el icono de SyncUps.
3. Un mensaje de Channel notifica al equipo o a la persona con un sonido de timbre para que se unan al instante.
🚀 Ventaja de ClickUp: mantenga todas las conversaciones de incorporación conectadas en ClickUp Chat.
Aquí, las conversaciones no terminan con un vago «te mantendré informado», porque puedes convertir los mensajes en tareas, invitar a personas a SyncUps y asignar pasos a tomar. Además, con el acceso al chat móvil, los equipos de RR. HH. y los nuevos empleados pueden mantenerse alineados, incluso cuando están fuera de la oficina.
Paso n.º 2: Invite a los nuevos empleados y a los miembros del equipo de RR. HH.
Una vez que SyncUps esté activo, invite a los participantes con unos pocos clics:
1. Utilice el botón Invitar a personas en el reproductor mini o en modo pantalla completa para añadir participantes.
2. Busque y seleccione a los miembros (o al nuevo empleado) a los que desea invitar. Recibirán una ventana emergente con un timbre y podrán aceptar o rechazar la invitación.
3. También puede copiar el enlace de la llamada (a través del menú «...») y pegarlo en invitaciones de Calendario o hilos de chat.
Una vez que haya invitado a los nuevos empleados y a su equipo de RR. HH. a SyncUp, el siguiente paso es asegurarse de que estén completamente preparados antes de su primer día.
La plantilla de incorporación de nuevos empleados de ClickUp le ayuda a organizar todos los pasos que debe completar cada nuevo miembro del equipo durante sus primeras semanas. Está diseñada para equipos de RR. HH. que desean un sistema claro y colaborativo para gestionar las tareas de incorporación en todos los departamentos.
Esta plantilla gratuita de RR. HH. le ofrece flexibilidad a la hora de supervisar el progreso de la incorporación. Por ejemplo, la lista de control para nuevos empleados enumera todas las tareas agrupadas por fases de incorporación, como Antes del día 1, Día 1, Semana 1 y Semana 2, y abarca aspectos esenciales como rellenar el papeleo, configurar el equipo, la formación específica para el puesto y las presentaciones de RR. HH.
🔍 ¿Sabías que...? Las investigaciones destacan que la calidez con la que una empresa da la bienvenida a alguien, no solo a través de documentos corporativos, sino también con la amabilidad de los gerentes y compañeros de trabajo, tiene un fuerte efecto en el bienestar y reduce las intenciones de renunciar.
Paso n.º 3: use el uso compartido de la pantalla para orientar a los nuevos empleados
El uso compartido de la pantalla es ideal para demostraciones, ya sea para explicar las políticas de RR. HH., cómo registrar las vacaciones o presentar el entorno de trabajo de ClickUp de la empresa.
Para el uso compartido de su pantalla durante una SyncUps, haga clic en el icono de la pantalla en la parte inferior de la llamada y elija compartir una pestaña, una ventana o toda la pantalla.
⚡️ Archivo de plantillas: Haga que sus nuevos empleados se sientan apoyados desde el primer día con la plantilla de incorporación de empleados de ClickUp. Puede organizar fácilmente las tareas, programar la formación y marcar cada paso a medida que avanza.
Paso n.º 4: Captura notas automáticamente con transcripciones y resúmenes
Mantenga las conversaciones de incorporación de sus empleados precisas y accesibles con las funciones de grabación de SyncUp. Elimina la necesidad de tomar notas manualmente y garantiza que las conversaciones de incorporación queden documentadas, sean fáciles de buscar y se puedan compartir.
A continuación se explica cómo generar transcripciones y resúmenes:
1. Inicie o únase a sus SyncUps desde el chat o una tarea.
2. Haga clic en el icono de registro para comenzar a capturar la sesión.
3. Se muestra un indicador de grabación mientras la reunión está activa, lo que permite a los participantes saber que la sesión se está grabando.
4. Después de la reunión, vaya a la pestaña SyncUps en el hub de clips para acceder a la sesión grabada.
5. En la barra lateral derecha, seleccione Transcripción para ver un registro con marca de tiempo de todo lo que se ha discutido.
6. Haga clic en Resumir para generar al instante un resumen basado en IA que destaque los elementos clave, las medidas a tomar y los siguientes pasos.
🚀 Ventaja de ClickUp: ¿Alguna vez se ha perdido una actualización importante entre los mensajes de incorporación? ClickUp Brain le cubre las espaldas. Los resúmenes de IA extraen los puntos clave de los documentos o SyncUps de incorporación, mientras que las listas de control y las acciones generadas automáticamente ayudan a los nuevos empleados a mantenerse organizados.
Por ejemplo, si un nuevo empleado de marketing pregunta en la plataforma de chat: «¿Dónde puedo encontrar las directrices de nuestra marca?», ClickUp Brain puede mostrar al instante el documento adecuado, resumir los puntos clave e incluso crear una tarea de seguimiento como «Revisar las directrices de la marca antes de la formación en diseño».
💡 Consejo profesional: Utilice la plantilla del plan de 30-60-90 días de ClickUp para proporcionar a los nuevos empleados o a los miembros del equipo recién promocionados una hoja de ruta clara para alcanzar el éxito. Establezca metas e hitos para cada fase (30, 60 y 90 días) y documente las notas de progreso y las acciones a realizar desde el primer día.
Paso n.º 5: conecte tareas con SyncUps al instante
Conecta las tareas a tus SyncUps de incorporación sin salir del chat. A continuación te explicamos cómo:
1. Mientras se encuentra en un canal o en un mensaje directo de SyncUps, coloque el cursor sobre el mensaje activo de SyncUps en el chat y haga clic en el icono de los tres puntos suspensivos (…).
2. Haga clic en Añadir relación y seleccione una tarea.
3. Para ver, actualizar o gestionar tareas conectadas sin salir del chat, haz clic en el número que aparece encima del mensaje de SyncUps en tu canal o mensaje directo.
Las tareas de ClickUp se encuentran en su entorno de trabajo y están totalmente integradas con sus herramientas de gestión de proyectos y flujos de trabajo de RR. HH.
Añada detalles como fechas límite, notas y personas asignadas para que todos sepan qué es lo siguiente y quién es el responsable. Utilice los estados personalizados de ClickUp , como No iniciado, En curso y Completada, para realizar el seguimiento del progreso de la incorporación sin enviar mensajes de seguimiento constantes.
Una vez que las tareas de seguimiento de tus debates en SyncUps estén asociadas a tareas de ClickUp, podrás llevar la incorporación a un paso más allá con la plantilla de lista de control de incorporación de ClickUp.
Esta plantilla incluye listas de control completas para cada rol, que abarcan todas las tareas esenciales, desde el papeleo y la configuración informática hasta la formación sobre los productos y la presentación del equipo. Además, le permite:
- Realice un seguimiento de cada tarea de incorporación con estados como No iniciado, En curso, Completada o Necesita información.
- Almacene datos importantes como el título del trabajo, el departamento, el correo electrónico del trabajo, la fecha de inicio oficial y mucho más.
- Cambie entre las vistas Lista, Gantt, Carga de trabajo y Calendario para gestionar los cronogramas de forma eficaz.
¿Cómo puede un director de RR. HH. realizar el seguimiento del progreso de la incorporación de nuevos empleados en ClickUp?
Los responsables de RR. HH. necesitan visibilidad sobre todo, desde el envío de documentos y la configuración informática hasta la finalización de la formación y las reuniones de la primera semana.
La plataforma de gestión de recursos humanos de ClickUp es la aplicación integral para el trabajo, que combina la gestión de proyectos, la gestión del conocimiento y el chat, todo ello impulsado por la inteligencia artificial para ayudarle a trabajar de forma más rápida e inteligente.
Con las herramientas de gestión de proyectos de ClickUp, los responsables de RR. HH. pueden coordinar proyectos entre equipos, gestionar programas de formación continuada y realizar el seguimiento del rendimiento de los empleados, todo ello mientras mantienen centralizadas las tareas, las comunicaciones y la información.
Obtenga información en tiempo real sobre el progreso de la incorporación.
Para obtener una vista general de cómo va la incorporación en toda su organización, utilice los paneles de ClickUp. Ofrecen visibilidad en tiempo real del progreso de la incorporación, lo que elimina la necesidad de enviar mensajes por separado a cada nuevo empleado.
Puede personalizar su panel con diferentes tarjetas, como listas de tareas, gráficos circulares, gráficos de barras o tarjetas de cálculo para realizar el seguimiento de los KPI de RR. HH. Por ejemplo, puede añadir un gráfico circular para ver cuántas tareas de incorporación se han completado y cuántas están en curso, o un gráfico de barras para realizar el seguimiento del progreso por departamento o responsable.
Si quieres una ventaja más inteligente, añade las tarjetas ClickUp AI a tu panel:
- Tarjeta de actualización de proyectos de IA para obtener una actualización de estado de alto nivel, indicando las tareas completadas, los elementos en curso y el trabajo atrasado.
- Tarjeta de resumen ejecutivo de IA para obtener una visión general sintetizada del estado de los distintos departamentos, destacando los riesgos o los obstáculos.
- Tarjeta de IA para escribir una indicación personalizada (por ejemplo, «Muéstrame los clientes potenciales con más de 3 días sin contacto y bajo nivel de compromiso») y obtener un resumen junto con sugerencias para los siguientes pasos.
Vea este vídeo para obtener más información sobre los paneles de control basados en IA:
Elimine los seguimientos manuales.
También puede configurar las tareas periódicas de ClickUp para actuar como desencadenantes de revisiones periódicas (por ejemplo, sincronización semanal, revisión cada 90 días).
ClickUp le permite personalizar las repeticiones / periodicidades (diarias, semanales, mensuales, «días después de la finalización», etc.) y elegir si desea generar una nueva tarea o reabrir la existente. Esto garantiza que no se olviden los seguimientos constantes a medida que la incorporación se prolonga hasta el primer (y segundo) trimestre.
📖 Lea también: Cómo utiliza ClickUp nuestro equipo de incorporación
Ejemplos de casos de uso para equipos de RR. HH.
A continuación, le mostramos cómo los equipos de RR. HH. pueden aprovechar ClickUp para mucho más que el seguimiento de los nuevos empleados.
Formación y desarrollo de los empleados
El seguimiento del progreso del aprendizaje y la gestión de los recursos de formación se vuelven más fluidos cuando todo se encuentra en un solo lugar. Con ClickUp Docs, los equipos de RR. HH. pueden centralizar los manuales de incorporación, las actualizaciones de políticas y el contenido de desarrollo de habilidades en un formato estructurado y fácil de navegar.
Puede incluir texto enriquecido, incrustar vídeos o adjuntar enlaces a certificados de formación, lo que facilita a los empleados seguir el ritmo y a RR. HH. mantener el contenido actualizado.
🤩 Bonificación: ¿Alguna vez ha deseado tener un asistente inteligente que pudiera buscar, redactar y organizar su documentación de RR. HH. por usted? ¡Pues su deseo se ha cumplido!
ClickUp Brain MAX te ayuda a encontrar políticas, guías de incorporación o documentos de formación en ClickUp y tus aplicaciones conectadas, como Google Drive o SharePoint, todo desde una sola barra de búsqueda.
¿Necesita tomar notas de una reunión o actualizar una política? Solo tiene que decirlo en voz alta con ClickUp Talk to Text, y Brain MAX lo transcribirá y pulirá por usted.
Gestión del rendimiento
Las evaluaciones de rendimiento, el seguimiento de metas y la recopilación de comentarios no tienen por qué realizarse en herramientas independientes. Con ClickUp Views, los equipos pueden visualizar los ciclos de evaluación, filtrar las metas de rendimiento o agrupar a los empleados por progreso y departamento, todo ello en un único entorno de trabajo de ClickUp.
Por ejemplo, puede añadir la vista Lista de ClickUp para el envío de los resultados, la vista Tablero de ClickUp para las fases de revisión y la vista Calendario de ClickUp para correlacionar los ciclos de evaluación mensuales.
Esto proporciona a los gerentes y al departamento de RR. HH. una visibilidad instantánea de quién debe recibir comentarios, quién está en medio de una revisión y cuáles son las metas aún en curso.
🧠 Dato curioso: A mediados del siglo XX, el nombre «departamento de personal» era muy común. Pero en 1948 se fundó la Sociedad Americana para la Administración de Personal (que más tarde se convirtió en SHRM). Eso marcó un cambio hacia el reconocimiento de los recursos humanos como una profesión, y no solo como un trabajo administrativo.
Reclutamiento y contratación
Los flujos de trabajo de reclutamiento pueden fluir con la misma facilidad en ClickUp.
ClickUp Gestión de proyectos por correo electrónico permite a los reclutadores comunicarse con los candidatos desde la plataforma, enviar actualizaciones, programar entrevistas o hacer un seguimiento de los documentos sin tener que cambiar a una bandeja de entrada externa.
Además, la automatización de ClickUp simplifica las tareas repetitivas. Los reclutadores pueden configurar desencadenantes para enviar correos electrónicos automáticos cuando un candidato pasa a una nueva fase, envía un formulario o completa una tarea.
Por ejemplo, cuando el estado de un candidato cambia a Entrevista programada, ClickUp puede enviar automáticamente un correo electrónico de confirmación con los detalles de la entrevista y poner en copia al responsable de contratación. Cada correo electrónico aparece en la tarea del candidato, lo que permite que todo el equipo de contratación esté al tanto de cada interacción.
💡 Consejo profesional: Evite los dolores de cabeza del bloqueo del escritor con ClickUp Brain. Ahora puede generar rápidamente contenido para correos electrónicos, redactar asuntos precisos y organizar ideas sin tener que empezar desde cero.
Compromiso de los empleados y encuestas
Recopilar comentarios y medir el compromiso es muy fácil con ClickUp Formularios.
Los equipos de RR. HH. pueden crear formularios personalizables para recopilar respuestas a encuestas, comentarios de compañeros o aportaciones sobre iniciativas de compromiso, todo ello directamente integrado en tareas estructuradas de ClickUp.
Esto es lo que Sam Morgan, director de operaciones web de The Nine, tenía que decir sobre ClickUp:
ClickUp ha supuesto un cambio radical para nuestro equipo, ¡el apoyo que nos brindaron durante nuestra incorporación fue increíble! Nos ha ahorrado innumerables horas de trabajo, nos ha proporcionado los datos necesarios para asignar nuestros recursos de forma más eficaz y ha mantenido nuestros proyectos dentro del cronograma previsto, al tiempo que ha mantenido informados a nuestros clientes.
ClickUp ha supuesto un cambio radical para nuestro equipo, ¡el apoyo que nos brindaron durante nuestra incorporación fue increíble! Nos ha ahorrado innumerables horas de trabajo, nos ha proporcionado los datos necesarios para asignar nuestros recursos de forma más eficaz y ha mantenido nuestros proyectos dentro del cronograma, al tiempo que ha mantenido informados a nuestros clientes.
🧠 Dato curioso: Robert Owen fue uno de los primeros pensadores que se preocupó por mejorar las condiciones de los trabajadores en el siglo XIX. Construyó viviendas dignas para los trabajadores, se opuso al trabajo infantil y promovió mejores condiciones laborales. Su filosofía influyó en lo que más tarde se convertiría en los recursos humanos.
Bienvenido a bordo con SyncUps en ClickUp
Una incorporación fluida es clave para ayudar a los nuevos empleados a ponerse al día rápidamente y sentirse apoyados desde el primer día. Pero es fácil que las tareas, la formación y los seguimientos se dispersen entre correos electrónicos, chats y hojas de cálculo.
El uso de una herramienta como ClickUp permite mantener todo organizado en un solo lugar.
Con ClickUp SyncUps, los equipos de RR. HH. pueden programar sesiones de incorporación, realizar un seguimiento del progreso con tareas y listas de control, registrar y compartir notas de reuniones, y conectar las acciones pendientes directamente con los flujos de trabajo.
Esto hace que la incorporación sea más eficiente, reduce la confusión y ayuda a los nuevos empleados a contribuir más rápidamente.
¡Regístrese hoy mismo en ClickUp gratis!
Preguntas frecuentes (FAQ)
Sí, los nuevos empleados pueden unirse a SyncUps sin tener una cuenta completa de ClickUp. Pueden participar como invitados en canales o mensajes directos donde se inician los SyncUps.
ClickUp SyncUps facilita la colaboración en tiempo real durante la incorporación al permitir que el departamento de RR. HH. y los gerentes realicen controles en vivo, realicen el uso compartido de pantallas y respondan preguntas al instante, todo dentro de la plataforma ClickUp.
ClickUp SyncUps acorta las distancias al permitir interacciones cara a cara, lo que hace que la incorporación remota sea más atractiva y eficaz. Admite el uso compartido de pantallas, la vinculación de tareas y la retroalimentación instantánea, lo que garantiza que los nuevos empleados se sientan conectados y apoyados.
No, ClickUp SyncUps no se graba automáticamente. El anfitrión debe iniciar la grabación manualmente haciendo clic en el icono de grabación durante la reunión.
Sí, el departamento de RR. HH. puede utilizar los resúmenes generados por IA de las sesiones de ClickUp SyncUps para actualizar los documentos de incorporación, lo que garantiza que todas las discusiones y decisiones se reflejen con precisión en los materiales oficiales.
Sí, ClickUp SyncUps para la incorporación está diseñado teniendo en cuenta la seguridad. Ofrece funciones como comunicaciones cifradas y controles de acceso basados en roles para garantizar que las conversaciones relacionadas con los recursos humanos sigan siendo confidenciales y seguras.