El exceso de presupuesto es un problema generalizado. Y, a menudo, va acompañado de retrasos en la entrega del proyecto. Ambos son indicios de que el proyecto ha fracasado.
Lamentablemente, solo el 43 % de los proyectos se libran de esta epidemia. ¿Te preguntas por qué? Es porque la mayoría de los proyectos carecen de controles funcionales y bien establecidos.
Afortunadamente, el control de proyectos no es nada del otro mundo. ¡Sigue leyendo, porque este artículo te explica en qué consiste y te ofrece consejos prácticos para ponerlo en práctica!
¿Qué es el control de proyectos?
El control de proyectos consiste en un conjunto de sistemas y procesos que se utilizan para gestionar el alcance, el coste, el cronograma, la calidad, los recursos y los riesgos de un proyecto. Estas herramientas constituyen la base para una gestión eficiente de los proyectos y facilitan la toma de decisiones a lo largo de todo el ciclo de vida de un proyecto.
El uso de procesos de control de proyectos puede ayudar a garantizar que los proyectos sigan el curso previsto, identificando posibles problemas en una fase temprana y tomando las medidas correctivas necesarias. Además, permite a los responsables evaluar el rendimiento en relación con los objetivos establecidos y adoptar medidas correctivas con rapidez cuando sea necesario.
Control de proyectos frente a gestión de proyectos: ¿cuál es la diferencia?
A menudo se da por sentado que el control de proyectos y la gestión de proyectos significan lo mismo y definen elementos similares del proyecto, pero no es así. Antes de nada, aclaremos este punto.
La gestión de proyectos es el conjunto de conocimientos, habilidades y técnicas necesarias para llevar a cabo un proyecto con éxito. Gestiona seis restricciones principales del proyecto, tal y como se muestra a continuación.
Por otra parte, el control de proyectos es un subconjunto de la gestión de proyectos que supervisa dos de estas restricciones: los costes y los plazos del proyecto. En esencia, el control de proyectos es una parte de la gestión de proyectos que ayuda a analizar y optimizar los datos del proyecto para garantizar que este se entregue a tiempo y dentro del presupuesto estipulado.
En pocas palabras, el responsable de control de proyectos asesora al director sobre problemas relacionados con los plazos y los calendarios. A continuación, el director decide si aplica estas sugerencias o no.
Piensa en el director de proyecto como el capitán de un barco y en el responsable de control de proyectos como el oficial de navegación que indica a qué distancia o cerca se encuentra el barco de su destino final. Este rol también sugiere la ruta más rápida hasta el destino y deja en manos del capitán la decisión de seguir su sugerencia o ignorarla.
La importancia del control de proyectos en la gestión de proyectos
El control de proyectos garantiza que todo se desarrolle según lo planificado y dentro del alcance del proyecto, desde la fase inicial de planificación hasta su cierre.
Como pilar fundamental de la gestión de proyectos, el control de proyectos contribuye a la elaboración del plan del proyecto. En el plan del proyecto, el control se encarga de proponer calendarios óptimos, planificar los gastos, asignar recursos, etc.
A medida que el proyecto avanza hacia su fase de ejecución, el control de proyectos informa al director del proyecto sobre cómo va el proyecto en lo que respecta al uso del presupuesto y al cumplimiento de los plazos. Esto ayuda a crear y realizar el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) relacionados con los costes y el calendario.
El control de proyectos también realiza una previsión de la evolución del proyecto en términos de presupuesto y plazos. Y si se produce alguna desviación, identifica estos problemas y propone soluciones prácticas para subsanarlos.
Con el control de proyectos, también tendrás más posibilidades de eliminar los sobrecostes del ciclo de vida de tu proyecto. Un informe de PWC reveló que la falta de un control adecuado de los proyectos es una de las principales causas de los sobrecostes.
Dicho esto, echemos un vistazo rápido a algunos de los factores que influyen en el control de proyectos.
4 factores que influyen en el control de proyectos
A continuación te presentamos cuatro factores que pueden influir en el control de tus proyectos.
1. Alcance del proyecto
El alcance del proyecto es un documento que recoge todo lo necesario para el éxito del mismo. En él se definen las partes interesadas, la distribución de recursos, los plazos, los entregables y los límites relevantes para el proyecto.
He aquí un ejemplo.
Por ejemplo, si tu proyecto consiste en crear una tarjeta de visita digital, debes identificar el software, las competencias, el cronograma y otras variables implicadas. Todo ello conformará el alcance del proyecto.
La falta de un alcance definido del proyecto dificulta la adaptación a un calendario o a una estimación de costes. Sin embargo, cuando se trabaja con un alcance definido, resulta más fácil supervisar el estado del proyecto. De este modo, se puede comprobar fácilmente si se completará dentro del plazo y del presupuesto previstos.
¡Echa un vistazo a estas plantillas de propuestas presupuestarias!
2. Riesgos y retos
El control de proyectos está sujeto a numerosos riesgos y retos. Por lo general, clasificamos estos riesgos en dos grandes categorías.
En primer lugar están los riesgos financieros, como un aumento inesperado de los costes de los materiales, unas necesidades de mano de obra superiores a lo previsto, etc. Estos riesgos pueden afectar significativamente a la capacidad de supervisar los proyectos con precisión o de realizar previsiones financieras.
Los demás riesgos del proyecto son aquellos que podrían retrasar la entrega del proyecto más allá del periodo predeterminado. Algunos de estos riesgos son el robo de materiales, las incidencias no detectadas o una disminución repentina de la población.
En esencia, las consecuencias imprevistas de estos riesgos pueden influir enormemente en la trayectoria del proyecto y, en algunos casos, impedir que se cumplan el cronograma y los objetivos presupuestarios del proyecto.
Cuando se adoptan medidas proactivas para identificar estos riesgos en el control de proyectos y se establecen estrategias eficaces de gestión de riesgos, es posible prevenirlos o gestionarlos de forma eficaz para garantizar la estabilidad en todos los frentes.
Lee también: Plantillas de alcance de proyectos
3. Coste del proyecto
Comprender los costes asociados a un proyecto es la base del control de proyectos. Por lo general, en cada proyecto hay dos tipos de costes: directos e indirectos.
- Los costes directos están vinculados a productos concretos. Entre ellos se incluyen los costes de materiales, mano de obra fija, etc.
- Los costes indirectos son aquellos relacionados con la gestión general del proyecto. Estos costes incluyen los gastos de control de calidad y los servicios públicos.
Sin comprender estos costes, es imposible definir el presupuesto del proyecto.
Además, no podrás hacer un seguimiento de la situación financiera del proyecto ni realizar previsiones precisas. Por lo tanto, el proyecto será propenso a sobrepasarse del presupuesto, lo que indicará un fallo en tu proceso de control de proyectos.
4. Plazos de los proyectos
El plazo de entrega del proyecto es la fecha y hora fijadas para completar el proyecto. Según la revista «Journal of Consumer Research», este plazo determina la relevancia del proyecto y la urgencia que se le atribuye.
La ausencia de una fecha límite implica que no existen criterios de finalización para el proyecto. Por ello, te resultará complicado analizar los datos temporales relacionados con el estado de tu proyecto.
Sin plazos fijos, no es posible programar tareas concretas del proyecto. Además, no podrás establecer prioridades entre las tareas ni controlar otras limitaciones relacionadas con el tiempo en tu flujo de trabajo.
Ahora que ya conoces los cuatro factores principales que influyen en el control de proyectos, respondamos a esta pregunta: ¿cómo se pueden gestionar adecuadamente estos factores e incorporarlos a tu plan de gestión de proyectos?
No te preocupes. Nosotros nos encargamos de todo.
Cómo implementar el control de proyectos en todo tu equipo
Existen cinco formas de implementar el control de proyectos. Con ellas, podrás supervisar mejor tu proyecto y mantener los entregables según lo previsto sin sobrepasar el presupuesto predefinido.
1. Recursos
Los recursos son los motores que llevan cada proyecto al éxito. Entre ellos se incluyen el dinero, el tiempo, los miembros del equipo y herramientas de gestión de proyectos como ClickUp y Tara AI.
En el control de proyectos, la calidad de la gestión de estos recursos determina la eficacia con la que se pueden controlar los costes, los materiales y los plazos del proyecto.
Durante la fase de inicio del proyecto, la estimación de costes y una planificación exhaustiva de los recursos pueden ayudarte a poner en marcha el proyecto sin sobrepasar el presupuesto. Estos procesos te indican qué recursos están disponibles y cómo utilizarlos de forma óptima.
Además, a medida que avanza el proyecto, necesitas tener una idea clara de cómo llevar un seguimiento de estos recursos. Realiza una estimación de la variación de costes para supervisar cómo utilizas tus recursos económicos. Esta estimación te ayuda a conocer el rendimiento financiero actual del proyecto.
Por supuesto, también querrás asegurarte de que el equipo del proyecto trabaje de forma eficaz. Por eso, es fundamental gestionar su carga de trabajo y garantizar que nadie se vea desbordado.
Con la ayuda de una herramienta de gestión de equipos como ClickUp, podrás ver la carga de trabajo de tu equipo e identificar a aquellos miembros que estén sobrecargados de trabajo o que no estén rindiendo al máximo de su capacidad.
Con estos conocimientos, comprenderás mejor cómo delegar tareas y gestionar tus recursos humanos de forma eficaz.
2. Calendario del proyecto
El seguimiento y análisis constantes de los calendarios de tus proyectos te ayudan a comprender si estás avanzando según el cronograma predefinido. Puedes obtener estos datos de tu herramienta de gestión de proyectos o de planificación de sprints si gestionas tu proyecto mediante sprints iterativos.
Aquí tienes un ejemplo de un calendario de proyecto de lanzamiento en la vista «Calendario» de ClickUp.
Como se muestra arriba, tendrás una visión clara de tus plazos, tareas y otros aspectos clave relacionados. Además, esta información te facilitará el establecimiento de indicadores clave de rendimiento y hitos para evaluar tu progreso.
Recuerda sincronizar a las partes interesadas con el progreso de tu proyecto. Si, por ejemplo, el proyecto se desvía del plan original, podrás identificar fácilmente las causas y proponer soluciones adecuadas.
Ahora ya sabes cómo realizar el seguimiento de los calendarios de los proyectos. Pero, ¿cómo se pueden crear calendarios eficaces? Ahí es donde entran en juego los gráficos de Gantt. Estos gráficos te permiten definir calendarios, realizar el seguimiento de las dependencias y priorizar tareas, tal y como se muestra a continuación.
Cuando integres estos conocimientos en tu flujo de trabajo, podrás empezar a escribir una carta de despedida a los plazos incumplidos.
3. Análisis de riesgos
El análisis de riesgos es necesario para identificar los cuellos de botella y los riesgos que pueden afectar al plazo de entrega y al presupuesto de tu proyecto.
Para analizar adecuadamente los riesgos, es necesario identificar los riesgos más comunes atribuibles a tu proyecto, lo cual puedes hacer fácilmente con la ayuda de un análisis DAFO. Como se ha mencionado en la sección anterior, la mayoría de los riesgos suelen estar relacionados con las finanzas y el rendimiento del proyecto. Algunos ejemplos son los retrasos en los plazos, los retrasos en la comunicación, las filtraciones de datos, etc.
Una vez identificados, utiliza una herramienta de gestión de riesgos como ClickUp para clasificar y priorizar dichos riesgos.
ClickUp ofrece cientos de funciones que te ayudarán a crear un registro de riesgos para realizar un seguimiento sencillo de cualquier riesgo potencial y aplicar medidas preventivas incluso antes de que se produzcan.
Te ponemos un ejemplo:
Y si quieres ver cómo es un buen registro de riesgos, ¡utiliza la plantilla de carpeta de registro de riesgos de ClickUp para ponerte en marcha!
Una vez que hayas priorizado estos riesgos mediante el registro de riesgos, resultará más fácil gestionarlos adecuadamente.
4. Modificar el proceso de control
A veces, las partes interesadas tienden a incluir entregables adicionales en el proyecto o a retrasar los cronogramas. Esto se conoce como «desviación del alcance». La desviación del alcance puede provocar retrasos en los cronogramas y sobrecostes.
Pero, afortunadamente, hay una forma de evitar la desviación del alcance: el proceso de control de cambios.
El proceso de control de cambios es una medida proactiva que te prepara para posibles cambios en el alcance del proyecto. Con este proceso, puedes evaluar los cambios para determinar si son necesarios o no.
Si es necesario, puedes profundizar aún más identificando aquellos aspectos que puedes permitir sin que ello afecte al alcance del proyecto ni al cronograma de entrega.
Además, si estos cambios no afectan al cronograma ni al alcance, puedes integrar una plantilla de plan de gestión de cambios en tu flujo de trabajo. De este modo, podrás planificar, supervisar y aplicar fácilmente dichos cambios.
Con un proceso de control de cambios, podrás sincronizar a los miembros de tu equipo con cada cambio. Esto les hace sentir implicados e informados. De este modo, podrán gestionar los cambios de forma eficaz.
5. Supervisa el rendimiento
El seguimiento del rendimiento es lo que te ayuda a gestionar el éxito de tu proyecto. Para supervisar el rendimiento, necesitas contar con indicadores clave de rendimiento (KPI) SMART. Estos KPI abarcan desde el retorno de la inversión (ROI) y las horas facturadas hasta la entrega a tiempo y el seguimiento de los gastos en relación con la línea de base.
Los KPI SMART cumplen los criterios que se indican a continuación.
No hace falta esperar a que el proyecto llegue a su fin para determinar si ha sido un éxito o no. Estas métricas de proyecto sirven como una herramienta eficaz de control que te ayuda a medir el progreso y a comprobar si sigues por el buen camino.
¿Se gestiona el control de proyectos mediante un desglose de trabajos?
Para utilizar la estructura de desglose del proyecto (WBS) de forma eficaz, debes introducir la meta general que deseas alcanzar. Supongamos que quieres crear un curso. Esa es la meta general. A continuación, divide este proyecto en partes y fases manejables, como la ideación, la redacción, la corrección, la publicación, etc.
Todo lo que figure en tu estructura de desglose del proyecto (WBS) debe incluir únicamente lo necesario para completar tu meta. No necesitas tareas superfluas o ajenas al proyecto.
A continuación, introduce estas tareas en el gráfico del WBS en diferentes niveles, desde las cuentas de control hasta los paquetes de trabajo, tal y como se muestra a continuación.
Puedes crear tu propia estructura de desglose del trabajo en ClickUp desde cero o, simplemente, utilizar la plantilla de estructura de desglose del trabajo de ClickUp que aparece a continuación para crear algo similar.
Con esta estructura en marcha, podrás supervisar fácilmente tus tareas y comprobar en qué medida vas por buen camino para cumplir los plazos y aprovechar al máximo el presupuesto.
¡Gestiona el control de proyectos con ClickUp!
El control de proyectos es necesario para gestionar tus proyectos y garantizar su entrega a tiempo. Además, ofrece ventajas como la asignación óptima de recursos, la prevención de sobrecostes, resultados de alta calidad y una planificación óptima.
Sin embargo, debes tener en cuenta factores como los plazos, los costes, el alcance y los riesgos del proyecto para que el control del mismo no se vaya al traste.
Las buenas prácticas de control de proyectos implican gestionar tus recursos, realizar un seguimiento y analizar los calendarios de los proyectos, así como llevar a cabo un análisis de riesgos sistemático. Además, supervisa tu rendimiento mediante indicadores clave de rendimiento (KPI) y presta atención a tu proceso de control de cambios para evitar la desviación del alcance. Por último, integra la estructura de desglose del trabajo en tu flujo de trabajo.
Sigue esta guía definitiva sobre el control de proyectos y utiliza herramientas como ClickUp y Tara A I para que puedas entregar tus proyectos de forma sistemática, a tiempo y dentro del presupuesto.
Autor invitado:
Tam Pham es director de operaciones empresariales en Tara AI. Tara es una plataforma de entrega de productos diseñada para ayudar a los equipos de ingeniería a obtener información sobre el desarrollo, mejorar el rendimiento y cumplir con los plazos de forma predecible.