Sabemos que todas las organizaciones se componen de varias partes móviles. ♻️
Pero para que su organización tenga éxito y sea productiva, esas partes deben funcionar sincronizadas entre sí.
Al igual que un Honda CRV 2008 que sigue funcionando como nuevo, las revisiones rutinarias, las puestas a punto, las pruebas y los cuidados diarios son imprescindibles para que los equipos funcionen a pleno rendimiento.
Pero, ¿cómo mantener a todos los miembros de un equipo en sintonía en todo momento?
entre: sus procedimientos normalizados de trabajo (PNT)
Contar con unos PNT exhaustivos, accesibles y digeribles es más que un manual del empleado o un documento extenso que defina las "normas" de la empresa
Es un recurso para alinear e informar a los miembros del equipo sobre las expectativas básicas y cómo aplicar sus esfuerzos de la forma más productiva.
Crear un SOP detallado que los empleados puedan navegar fácilmente no es tarea fácil, pero por suerte, hay maneras de comprobar que todos sus patos SOP están en fila. 🦆
saluda a las plantillas de procedimientos operativos estándar
Sigue leyendo para acceder a 10 plantillas SOP gratuitas para ClickUp, Google Docs y Microsoft Word. Además, algunas preguntas frecuentes críticas SOP, beneficios y consejos.
¿Qué es un procedimiento normalizado de trabajo (PNT)?
A procedimiento operativo normalizado (PNT) es un conjunto de instrucciones de nivel medio-alto que documentan cómo una organización o equipo debe llevar a cabo tareas específicas.
Piense en su PNT como una guía paso a paso que define un proceso específico, como el manual de instrucciones que venía con su cómoda de Ikea. 🔨
El principal objetivo de un procedimiento operativo estándar es aumentar la eficacia y la coordinación del equipo reduciendo la falta de comunicación y la ambigüedad en los procesos cotidianos.
Es decir, no esperarías que los nuevos miembros de un equipo tuvieran éxito y se mantuvieran al frente de su carga de trabajo sin ningún tipo de instrucción que les guiara, ¿verdad? claro que no. Primero tienen que aprender las reglas del juego. Pero los PNT no son sólo para los nuevos miembros del equipo, son para todos. 🤝
Ventajas de crear un PNT
La creación de un PNT claro es el primer paso para una gestión eficaz gestión del flujo de trabajo ya que establece las expectativas del equipo e instrucciones claras que los miembros pueden consultar en cualquier momento. Si redacta PNT para cada proceso de un flujo de trabajo, ayudará a su equipo a obtener resultados de calidad con mayor rapidez.
He aquí un desglose de otras importantes ventajas de los PNT:
Mayor cumplimiento en todos los ámbitos
Piense en su PNT como una fuente de verdad para reforzar las mejores prácticas que los miembros del equipo deben seguir en todo momento.
Esto no solo elimina pasos adicionales o innecesarios en un proceso, sino que verifica que su empresa cumple las normativas y directrices fundamentales.
Mejora de los procesos de incorporación
Los procedimientos normalizados de trabajo son especialmente útiles a la hora de incorporar nuevos miembros al equipo: los empleados que entienden las expectativas de sus funciones están más contentos, se sienten más cómodos y son más productivos con ese nivel de transparencia por adelantado.
**Facilitar el control de calidad
Si los procedimientos normalizados de trabajo están bien redactados y son fáciles de seguir, no importa quién esté trabajando cada día. Digerible instrucciones sobre los detalles del proceso ayudan a los miembros a responsabilizarse del trabajo que realizan cada día y a mantener los objetivos a largo plazo del equipo en el primer plano de cada proyecto.
**Formación estandarizada
Los PNT marcan la pauta: definen los pasos y las responsabilidades de un proceso para que pueda realizarse siempre de la misma manera. Si bien son útiles para quienes llevan a cabo una tarea concreta, también lo son para quienes forman a nuevos miembros del equipo.
Especialmente en el caso de acciones rutinarias, es fácil olvidar actualizaciones recientes o pequeños detalles. Los PNT se convierten entonces en una guía práctica para guiar a un nuevo miembro del equipo a través de una tarea que usted ha realizado durante años.
Tipos de formatos de PNT
Los PNT establecen la norma para procesos empresariales pero no se limitan a un único formato. Existen varios tipos de PNT y, en función de su finalidad, estilo de trabajo, tamaño del equipo y audiencia, su PNT podría adoptar muchas formas.
Lista de comprobación
Los PNT de lista de comprobación son fáciles de redactar, comprender y completar.
una gran ventaja de este estilo de PNT..
Las listas de comprobación no tienen que seguirse en un orden específico. Lo más importante es que todos los elementos de la lista se comprueben y verifiquen antes de seguir adelante.
Este formato de PNT es especialmente útil para procesos empresariales sencillos o como último repaso antes de enviar un proyecto para su aprobación final. ✅
Cree listas de comprobación en ClickUp utilizando comandos de barra oblicua en cualquier comentario o documento, o añádalos al final de cualquier tarea
Lista paso a paso
Una lista paso a paso es similar a una lista de comprobación, pero requiere que el proceso siga un orden específico.
El procedimiento completo se describe de principio a fin mediante pasos cortos y fáciles de seguir.
Los equipos que realizan procesos sencillos pero urgentes se benefician enormemente de este formato de PNT. ⏱
Lista jerárquica
Mientras que los dos primeros formatos son los más adecuados para procesos sencillos, el formato jerárquico es el más indicado para procedimientos complejos de varios pasos que requieren información adicional o tareas complejas.
Por ejemplo, el primer paso descrito en un PNT de incorporación puede pedir a un nuevo empleado que cree una cuenta de usuario. En la estructura de lista jerárquica ese paso detallaría todas las tareas implicadas en ese paso incluyendo cosas como:
- Introducir un nombre de usuario
- Crear una contraseña
- Completar un perfil
Así que si sus procesos implican a menudo subtareas, aprobaciones múltiples o dependencias de tareas, este formato puede ser una buena opción
Diagrama de flujo
Los diagramas de flujo son representaciones muy visuales de su flujo de trabajo y, como formato SOP, ayudan al equipo a comprender cómo se relaciona cada paso de un proceso.
Un diagrama de flujo no sólo permite a los empleados comprender mejor cómo funciona el proceso en su conjunto, sino que también les ayuda a entender cómo su parte del proceso contribuye a la visión de conjunto.
Las pizarras ClickUp ofrecen todas las funciones creativas y de colaboración que necesita para elaborar el diagrama de flujo perfecto
10 plantillas de PNT para ClickUp, Microsoft Word y Google Docs
Empezar un POE desde cero puede ser desalentador, pero no tiene por qué serlo.
Incluso si usted ha estado escribiendo procedimientos operativos estándar durante años, las plantillas SOP son una excelente manera de conseguir que el equipo se mueva más rápido, ayudarle a obtener una nueva perspectiva sobre el proceso, y asegurarse de que sus bases están cubiertas.
Además, muchas de ellas son gratuitas
Aquí tienes 10 de nuestras plantillas de procedimientos operativos estándar favoritas para ClickUp, Microsoft Word y Google Docs. Estas plantillas admiten una gran variedad de casos de uso y están equipadas con las funciones imprescindibles para todas sus necesidades de procedimientos operativos estándar.
1. Plantilla de PNT estándar de ClickUp
Cree e implemente fácilmente nuevos procedimientos operativos estándar en su empresa con esta plantilla SOP de ClickUp
Esta plantilla Plantilla SOP de ClickUp es perfecta para poner las cosas en marcha rápidamente. 💨
Tanto si desea implantar un nuevo procedimiento en un equipo muy unido como en toda una empresa, esta plantilla de PNT es para usted. Con un esquema de alto nivel que cubre todos los ángulos posibles, esta carpeta de ClickUp le ayudará a organizar sus PNT de forma sencilla y manejable.
En esta plantilla de PNT encontrará cuatro secciones denominadas Descripción general, Quién, Dónde y Cuándo, de modo que cualquier persona que acceda a este PNT sabrá exactamente cómo navegar por él, incluso a primera vista. Descargar plantilla de PNT estándar
2. HR SOP Plantilla de ClickUp
HR SOP plantilla por ClickUp
Si ha estado prestando atención a las últimas Tendencias en automatización de RRHH (culpable), entonces sabe que Recursos Humanos (RH) se enfrenta a cambios cruciales y apasionantes. Un departamento que durante mucho tiempo ha estado dominado por procesos empresariales manuales está empezando a adoptar nuevas formas de automatizar tareas repetitivas . 🙌🏼
Contar con un Plantilla de RRHH así Plantilla HP SOP de ClickUp es una forma excelente de definir rápidamente los nuevos procesos de contratación automatizados y distribuir la información a todo el departamento.
Esta plantilla SOP organiza todas las tareas de RR.HH., desde la contratación hasta la salida, utilizando Pizarras digitales de ClickUp . Descargar plantilla de PNT de RRHH
3. Plantilla de PNT de marketing de ClickUp
Plantilla SOP de Marketing por ClickUp
Todo éxito campaña de marketing se compone de innumerables esfuerzos. En serio: se necesita mucho tiempo, esfuerzo y una cuidadosa reflexión para elaborar una estrategia de marketing completa y atractiva. Con tantos elementos, un PNT es clave.
Este Plantilla de PNT de marketing de ClickUp es perfecta para simplificar los complejos procedimientos de una campaña y convertirlos en procedimientos estructurados Documentación de ClickUp que cualquier miembro del equipo puede consultar fácilmente en cualquier momento.
Esta plantilla de PNT le proporciona los elementos de un PNT detallado y claro para gestión de proyectos de marketing los documentos de ClickUp Docs están integrados en el atractivo editor de documentos de ClickUp. Los documentos de ClickUp Docs están repletos de funciones de estilo, personalización y formato que aportan a su equipo toda la información y los recursos que necesitan para ofrecer una calidad uniforme en cualquier proyecto de marketing. Descargar plantilla de PNT de marketing
4. Plantilla SOP sin ánimo de lucro de ClickUp
Plantilla SOP sin ánimo de lucro de ClickUp
¿Qué mejor manera de dar vida a su PNT que a través de una plantilla estandarizada tan elaborada como visualmente impactante?
En Plantilla de PNT sin ánimo de lucro de ClickUp es esa plantilla.
Este sencillo documento de ClickUp le ayudará a establecer un plan integral para un proyecto de impacto sin ánimo de lucro ejecución. Ya es hora de que tú y tu equipo os despidáis de una vez por todas de esas preguntas del tipo "¿Y ahora qué hacemos?. Descargar plantilla de PNT para organizaciones sin ánimo de lucro
5. Restaurante SOP Plantilla de ClickUp
Restaurante SOP plantilla por ClickUp
No hay mejor manera de organizar y visualizar los PNT de un restaurante que a través de esta plantilla Plantilla de PNT para restaurantes de ClickUp .
Esta plantilla de PNT personalizable es la fuente de información definitiva para el funcionamiento eficaz y satisfactorio de un restaurante. Descargar plantilla de PNT para restaurantes
6. Técnico Médico SOP Plantilla de Microsoft Word
Técnico médico SOP plantilla por Microsoft Word Si actualmente dirige un equipo de técnicos médicos, una plantilla como esta de PNT para técnicos médicos de Microsoft Word le ayudará a establecer sus complejos procesos internos de una forma fácil de seguir. Descargar plantilla de PNT para técnicos médicos
7. Plantilla de procedimiento operativo estándar de Microsoft Word
Plantilla SOP estándar de Microsoft Word La plantilla de procedimiento operativo estándar en Microsoft Word cubre todas las áreas que necesitará incluir al comunicar los procedimientos para su equipo. Simplemente edite el ejemplo proporcionado en el documento de Word para personalizar la plantilla SOP a su caso de uso específico. Descargar plantilla de PNT estándar de Word
8. Empresa SOP Plantilla de Microsoft Word
Empresa SOP plantilla de Microsoft Word La plantilla de PNT de empresa de Microsoft Word ha sido diseñada para múltiples usos. Tanto si desea establecer las normas básicas para revisar cualquier cosa, desde equipos médicos hasta operaciones de marketing, esta plantilla de PNT puede hacerlo realidad.
Este recurso actúa como plantilla de redacción y como guía del usuario con texto resaltado en cada sección que explica cómo abordar cada tarea. Muy buen detalle, Microsoft Word. Descargar plantilla de PNT de empresa
9. Plantilla de PNT estándar de Google Docs
Plantilla SOP estándar de Google Docs Y para todos nuestros equipos de G Suite..
Esta plantilla de Google Docs SOP es simple y directa. 🙌🏼
... También es esencialmente el competidor de uno-a-uno a la plantilla de Microsoft Word SOP aparece por encima de ella.
Incluye una tabla de formato atractivo e intuitivo con subsecciones bien definidas para Detalles del procedimiento, Finalidad, Alcance e Historial de revisiones, ideal para funciones que requieren una supervisión paso a paso. Descargar la plantilla de PNT estándar de Google Docs
10. Plantilla SOP simple en Google Docs
Plantilla SOP simple de Google Docs Esta plantilla de PNT de Google Docs está dividida en siete secciones con instrucciones claras sobre cómo rellenarlas.
Los segmentos incluyen Propósito (cómo se denomina el proceso), Alcance (a quién va dirigido) y Responsabilidades (miembros del personal responsables de gestionar los aspectos más cruciales del PNT), por nombrar sólo algunos. Descargar la plantilla simple de PNT de Google Docs
Cómo redactar un PNT
Las plantillas de PNT son una buena forma de empezar a redactar procedimientos operativos rápidamente. Proporcionan la estructura básica que puede rellenar y personalizar según sea necesario, pero ¿qué debería decir realmente su procedimiento operativo estándar (SOP)?
Si nunca ha creado uno desde cero antes o no tiene la opción de plantillas SOP a su disposición, esta es la pregunta del momento. ⏰
Por suerte, nosotros también hemos hecho los deberes en ese aspecto. Aquí tienes algunos consejos que pueden ayudarte a desarrollar tu PNT centrado en el usuario:
Conoce tu objetivo: Pregúntate qué aportará al equipo, cómo mejorará su experiencia y si cumplirá las normas de la empresa. Saber qué quiere conseguir con su PNT le ayudará a identificar un punto de partida práctico.
Defina el usuario final: Es decir, conozca a su público. ¿A quién va dirigido este PNT?
**Los mejores PNT se redactan en equipo. La retroalimentación sólo hará que su PNT sea más sólido y detallado. Es más, es probable que acabe teniendo mejores ideas sobre cómo realizar las tareas de forma más eficaz.
Determine el alcance y el formato del PNT: La complejidad del procedimiento que defina en el PNT determinará su formato. Lo mejor es pensar en términos básicos: ¿cómo desglosar el proceso de la forma más sencilla posible?
Comience con un esquema: Un esquema le ayudará a establecer los puntos clave de su PNT antes de empezar a redactarlo. También le ayudará a mantener el rumbo y, posiblemente, a reducir algunas rondas de ediciones antes de que su PNT sea aprobado
Estos consejos le ayudarán a tener la mentalidad adecuada para crear un PNT completo incluso con la ayuda de una plantilla, pero si las plantillas de PNT no son lo suyo, también hay algunos elementos necesarios que debe tener en cuenta.
Bonus: **Software del manual del empleado
Ejemplo de elementos de un PNT
Especialmente si está creando el primer borrador o esbozando un proceso bastante simple, seguir estos nueve elementos del documento SOP hará que el trabajo se haga bien.
Si está preparado, abra un documento de ClickUp y siga el proceso
ClickUp Docs permite trabajar con formato enriquecido y comandos de barra oblicua de forma más eficiente
- Encabezado: Debe incluir el título, el número de documento y la versión. El encabezado debe identificar de forma clara y concisa la actividad en cuestión
- Propósito: Define la intención del documento. Procure no superar las dos frases
- Ámbito: Defina a quién o a qué se aplica el proceso
- Referencias y documentos relacionados: Incluya todos los documentos o referencias necesarios para comprender y ejecutar el proceso con eficacia
- Definiciones: Desglose cualquier terminología que pueda no ser familiar a su audiencia y explique cualquier abreviatura o acrónimo
- Funciones y responsabilidades: Defina las funciones responsables de la ejecución del proceso
- Procedimiento: Incluya sólo los pasos necesarios para cumplir el objetivo del procedimiento. Recuerde que lo que cuenta es la calidad, no la cantidad
- Historial de revisiones: Esta sección sirve para registrar los cambios realizados en un procedimiento, así como la justificación de los mismos
- Firma de aprobación: Esta sección se encuentra normalmente en la última página o al final del documento, pero no todos los PNT requieren una. Las firmas de aprobación pueden incluir al autor, al revisor o al responsable implicado
¿Quién se beneficia del uso de un PNT?
Equipos de atención al cliente: Los procedimientos normalizados de trabajo (PNT) son importantes para que los equipos de atención al cliente garanticen que todas las interacciones con los clientes sean profesionales y coherentes. Este documento describe el proceso de gestión de cualquier solicitud de un cliente, como reembolsos o devoluciones, para que los miembros del equipo puedan ofrecer el mejor servicio posible.
- SOP de gestión de las relaciones con los clientes
- SOP de gestión de reclamaciones de clientes
- Sistema de tickets SOP
- SOP CRM
- SOP de operaciones del centro de llamadas
Empresas: Disponer de un procedimiento operativo estándar (PNT) permite a las empresas mantenerse organizadas y asegurarse de que todas las tareas se completan a tiempo. Este documento les ayuda a realizar un seguimiento del progreso y a garantizar que todas las partes interesadas estén al tanto de cualquier cambio o actualización necesarios para el proyecto.
- Pequeña empresa
- Sistema de información empresarial
- Franquicias
- Plan de continuidad empresarial
- Empresa de comercio electrónico
La respuesta son las plantillas SOP
Elaborar un procedimiento operativo estándar exhaustivo puede ser un proceso largo, pero una plantilla de PNT flexible es una forma excelente de maximizar su tiempo mientras desarrolla este recurso de primer nivel.
Sea cual sea su estilo de trabajo preferido, existe una plantilla de PNT para usted. Pero si busca una opción que sea tan potente como rentable, querrá empezar con ClickUp .
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Las plantillas de procedimientos operativos estándar que aparecen en esta lista sólo arañan la superficie de La amplia biblioteca de plantillas de ClickUp para cada caso de uso -por no hablar de su amplio conjunto de funciones de productividad y personalizables herramientas de gestión de proyectos disponibles en cualquier plan de precios.
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