Si alguna vez ha gestionado un proyecto, probablemente sabe lo estresante que puede resultar este trabajo. Como gestor de proyectos, siempre tiene que lidiar con tareas de gran responsabilidad, como la resolución de problemas y la toma de decisiones.
Ahora imagine hacer eso para todo un programa, que no es más que un gran conjunto de proyectos activos. Las complejidades se amplifican, las partes interesadas se multiplican y el proceso de toma de decisiones es mucho más crítico y exigente desde el punto de vista cognitivo.
Ahí es donde entra en juego el marco de gobernanza de programas. 🥰
Se trata de un conjunto de mecanismos de gobernanza que guían a los líderes y altos directivos que gestionan múltiples proyectos para supervisar el éxito general del programa. La meta es minimizar los riesgos del programa y garantizar que todos los resultados del proyecto estén alineados.
En este artículo, analizaremos los distintos conceptos relacionados con las estructuras de gobernanza de programas para impulsar la eficiencia organizativa, minimizar los conflictos y reducir los riesgos relacionados con los procesos. Trataremos los siguientes temas:
- Modelos de gobernanza de programas
- Roles específicos del programa dentro de la gobernanza organizativa
- Pasos para establecer una estructura sólida de gobernanza de programas
¿Qué es la gobernanza de programas?
Un programa es un conjunto de proyectos que, en conjunto, tratan de alcanzar una meta común. El programa en sí mismo se trata como una entidad individual dentro de una organización, por lo que necesita una visión para operar dentro de las metas generales de la empresa.
Ahí es donde entra en juego la gobernanza de programas. Se refiere a la formulación, implementación y seguimiento de las buenas prácticas y estructuras comunes a todos los proyectos dentro de un programa.
Desde el alcance y los resultados previstos de cada proyecto hasta los riesgos y limitaciones del programa, la gobernanza del programa le proporciona un marco fundamental para abordar los problemas cotidianos, así como para ayudar a las partes interesadas clave a saber a qué se están comprometiendo. 🤝
Por lo general, un modelo de gobernanza de programas abarca cinco aspectos:
- Ámbito: La naturaleza y el alcance de los proyectos cubiertos por el modelo de gobernanza.
- Criterios de éxito: Las condiciones que deben cumplirse para que un proyecto se considere exitoso.
- Plan de ejecución o hoja de ruta: los procesos y políticas que deben seguirse durante la ejecución de los proyectos.
- Roles y cadena de mando: Roles y responsabilidades de cada miembro del consejo de gobernanza y proceso de nombramiento de nuevos miembros.
- Mecanismo de escalamiento: Cuándo y cómo se deben escalar los problemas del proyecto para que la junta de gobernanza los resuelva.
Modelo de gobernanza de programas: ventajas principales
Un modelo de gobernanza de programas aporta coherencia, estandarización de procesos y previsibilidad a los resultados, las comunicaciones y la toma de decisiones. Esto minimiza el riesgo de fracaso del programa y aumenta la eficiencia de cada proyecto y del equipo de proyecto individual.
Otras ventajas fundamentales de la gobernanza de programas son:
- Asignación optimizada de recursos: ayuda a garantizar que cada proyecto se gestione de forma eficaz y reciba la parte proporcional de recursos necesarios para completarlo.
- Mayor implicación de las partes interesadas: proporciona un marco para una implicación más profunda y optimizada entre todas las partes interesadas.
- Mejor seguimiento de la responsabilidad de los proyectos: En términos de gestión de proyectos, crea un mecanismo para que cada miembro del equipo se responsabilice de sus funciones.
Componentes y roles del programa
Al igual que un gobierno elabora políticas para una nación, el modelo de gobernanza de programas lo establece el consejo de gobernanza de programas o el comité directivo de la empresa. Este consejo puede estar formado por el patrocinador del programa, el patrocinador del proyecto individual, los altos directivos de la organización y los representantes de los clientes, entre otros.
Otros componentes y roles importantes del programa son:
- Equipo de gestión del programa: incluye a los líderes clave y a los gestores de cartera que proporcionan información oportuna a la junta directiva y coordinan según sea necesario.
- Oficina de gestión de programas: puede ser un departamento específico dentro de la organización que se encarga del trabajo administrativo relacionado con los programas y realiza comprobaciones periódicas del estado de los resultados de los proyectos.
- Documentación clave: se refiere al acta constitutiva del proyecto, las normas del programa y otra información documentada que facilita las actividades del programa.
Relación entre la gobernanza de programas y la gestión de programas
El camino hacia una mejor gestión de programas pasa por una gobernanza sólida. La relación entre ambos conceptos es similar a la que existe entre un mapa y un viaje.
Al igual que un mapa muestra la ruta para llegar a un destino determinado, junto con el tiempo previsto y las rutas alternativas de emergencia, la gobernanza de programas describe el camino para gestionar un programa y manejar los riesgos mientras se cumplen sus objetivos. ✅
Consejo adicional: ¿Busca una forma fácil de supervisar todos sus programas? Puede utilizar la plantilla de gestión de programas de ClickUp para realizar el seguimiento y gestionar el progreso de su programa a través de varias fases en su vista Gantt integrada. ¡Y es totalmente gratis!
Diferentes tipos de modelos de gobernanza de programas
Existen tres tipos principales de modelos o marcos de gobernanza de programas, cada uno de los cuales intenta organizar sus recursos y equipos de forma diferente.
1. Marco funcional de gobernanza
En este tipo de modelo de gobernanza, los recursos y las personas se organizan en torno a las funciones de sus departamentos. Hay un responsable de función designado para gestionar las operaciones dentro de cada departamento que tiene un rol definitivo en el programa.
En este tipo de modelo de gobernanza, el gestor de proyectos tiene una autoridad limitada sobre los recursos y las personas, ya que la mayoría de las funciones de toma de decisiones recaen en los responsables funcionales. Si el gestor necesita recursos adicionales para una determinada función, debe solicitarlos al responsable correspondiente. 🏬
La principal ventaja de la gobernanza funcional es que permite la especialización. Los jefes de función disfrutan de un control total sobre los procesos y la información intradepartamental, lo que les ayuda a establecer una responsabilidad directa por las tareas dentro del marco de gobernanza.
Y más arriba en la jerarquía, el jefe de departamento puede responder a las consultas y sugerir planes de recursos con mayor confianza.
2. Marco de gobernanza de proyectos
Este modelo de gobernanza organiza los recursos y las personas en torno a los proyectos en lugar de las funciones. La autoridad para tomar las decisiones recae en el director del proyecto, que asigna las tareas a los distintos miembros del equipo, incluidos los jefes de función (si existen los roles).
Si un proyecto está a punto de retrasarse, el gestor del proyecto puede utilizar su criterio para asignar recursos adicionales de cualquier departamento, gracias a una configuración de colaboración cruzada.
El modelo de gobernanza de proyectos permite una mayor autonomía a nivel de proyecto y agiliza la ejecución de los flujos de trabajo del proyecto.
Sin embargo, esto puede dificultar la especialización, ya que los jefes de departamento no siempre saben cuándo un proyecto va a necesitar recursos adicionales. Un marco mal organizado puede dar lugar a que los jefes de departamento no se impliquen y no tengan una idea clara de las necesidades futuras de recursos, lo que aumenta el riesgo de que se produzcan cuellos de botella.
3. Marco de gobernanza de matrices
El modelo de gobernanza matricial aprovecha las capacidades tanto de la gobernanza funcional como de la basada en proyectos, y suele ser el preferido por los directivos con visión de futuro en equipos grandes y multifuncionales.
En este marco de gobernanza de programas, los recursos y las personas pertenecen a sus respectivos departamentos, y hay un jefe de función que los gestiona. La diferencia aquí es que también hay un gestor de proyectos o programas que coordina a los distintos jefes de función y partes interesadas.
El alcance de la autoridad del coordinador en un modelo de matriz es subjetivo. En los modelos de matriz más débiles, vemos que la autoridad para la toma de decisiones se inclina hacia los jefes de departamento, mientras que en los modelos más fuertes, es el director de proyectos quien tiene más peso en las decisiones.
Lo mejor es aspirar a un modelo de gobernanza matricial equilibrado, en el que los gestores de proyectos y los jefes de función compartan la misma autoridad y propiedad sobre las decisiones. Y en caso de que surjan retos o conflictos en la gestión de proyectos, se activa un mecanismo de escalamiento en el que el gestor de proyectos o el jefe de función elevan el asunto al comité de gobernanza del proyecto y del programa. El comité escucha a ambas partes antes de tomar la decisión final.
Cómo establecer una estructura de gobernanza de programas: 7 pasos
Establecer una estructura de gobernanza de programas es un proceso de siete pasos para la mayoría de las organizaciones. Pero para implementarlo correctamente, necesita la compatibilidad con una herramienta de software de gestión de proyectos de calidad como ClickUp .
Las herramientas de gestión de proyectos sirven como hub de concentración de toda la información y los procesos del proyecto, lo que facilita a cualquier gestor de programas la supervisión de todo. Además, el software también desempeña un rol crucial a la hora de comprobar de antemano la eficacia de cualquier marco de gobernanza de proyectos o programas.
Exploremos todos los pasos para implementar el marco; también hemos mostrado algunas funciones útiles de ClickUp para simplificar el proceso. 🌝
Paso 1: Identifique a las partes interesadas clave
El primer paso es identificar a todas las partes interesadas dentro de un programa. Cualquier persona que se vea afectada por el programa es una parte interesada, y es importante identificarlas, así como el nivel de influencia o interés que tienen. Algunas de las principales partes interesadas pueden ser el patrocinador y el gestor del programa, así como los usuarios finales, los propietarios de empresas, los gestores de proyectos, los reguladores y los socios externos.
Agrupar a las partes interesadas del proyecto le ayudará a planificar sus prioridades y procesos de comunicación con mayor claridad. La plantilla de análisis de partes interesadas de ClickUp es un buen punto de partida para identificar, agrupar y analizar a las partes interesadas del programa y su influencia en los proyectos dentro del mismo, así como para documentar cuáles son los beneficios esperados. 📒
Paso 2: Establezca su junta de gobernanza y defina los roles y responsabilidades individuales.
Una vez que haya definido a todas las partes interesadas, deberá crear su junta directiva principal del programa. El número de miembros y los roles y responsabilidades individuales dependerán de la complejidad de su cartera.
Es posible que desee crear diferentes niveles de órganos de gobernanza, como un comité directivo para el trabajo en la estrategia del programa, una junta de gobernanza para supervisar la implementación de las buenas prácticas y un equipo dedicado al programa para tareas ejecutivas.
La clave es asegurarse de que los miembros no se sientan abrumados por sus responsabilidades, lo que afectaría a su estilo de trabajo y a su capacidad para desempeñar adecuadamente sus funciones.
Consejo: Puede utilizar la plantilla de planificación RACI (Responsable, Acuarable, Consultado e Informado) de ClickUp para definir los roles dentro del tablero de su programa.
Paso 3: Defina los estándares del programa
Los programas se adhieren a normas específicas a lo largo de su ciclo de vida. Estas normas suelen ser definidas por los patrocinadores o clientes del programa. Sin embargo, en muchos casos, también pueden ser impuestas por regulaciones gubernamentales o industriales. Al crear un modelo de gobernanza de programas, es necesario que el organismo de gobernanza las defina y documente.
Las normas deben abarcar todos los aspectos de un programa, desde la comunicación y la elaboración de informes hasta el control de los resultados. Algunas normas del programa que puede documentar son:
- Alcance del programa
- Presupuestos para diferentes proyectos dentro del programa
- Estrategias de mitigación de riesgos
- Herramientas de gestión de programas
- Criterios de aprobación
- Métricas para el rendimiento del programa
Una vez que el organismo de gobernanza de su programa haya finalizado estas normas, documéntelas en un solo lugar utilizando ClickUp Docs. Se trata de una sólida función de documentación integrada en la suite de productividad ClickUp para ayudarle a usted y a los miembros de su equipo de proyecto a crear documentos de forma colaborativa. Todos los documentos se almacenan en espacios de proyecto dedicados para facilitar su recuperación.
¿Busca un formato estandarizado para documentar el inicio de un programa? La plantilla de propuesta de programa de ClickUp es lo que necesita. Incluye todos los campos y visualizaciones necesarios para ayudarle a anotar los objetivos clave de su programa, las prioridades de las tareas y las políticas de asignación de recursos utilizando el lenguaje estándar del sector.
Paso 4: Establezca procesos de gobernanza y POE.
Una vez que su órgano de gobernanza haya definido las normas, comience a diseñar procesos de gobernanza para garantizar que se implementen a nivel operativo. Los procesos elaborados deben abarcar la planificación, la ejecución, la supervisión y la elaboración de informes. Algunas de las áreas del proceso que tal vez desee abordar en esta fase incluyen:
- Auditoría
- Revisar
- Flujos de trabajo de aprobación
- Toma de decisiones
Este puede ser el paso más complicado, ya que debe tener en cuenta los flujos de procesos de toda su organización para desarrollar POE equilibrados. Por eso, los equipos grandes suelen utilizar pizarras blancas ClickUp para visualizar mapas de procesos mediante diagramas de flujo, mapas de actividades y otras visualizaciones. Cada pizarra blanca se puede compartir y facilita la colaboración: sus compañeros de equipo pueden compartir sus aportaciones y trabajar juntos en el mapeo de procesos en tiempo real.
Además, en la biblioteca de ClickUp hay muchas plantillas impresionantes para la gestión de programas que ayudan a modelar la gobernanza de los programas. Por ejemplo, la plantilla de registro de decisiones de ClickUp se puede utilizar para mantener un registro de todas las decisiones tomadas por los miembros del equipo y la junta de gobernanza. Puede almacenar toda la información, como categorías de decisiones, problemas y otros detalles rastreables.
Una vez que haya formulado sus procesos, ClickUp Automations puede ayudarle a automatizar las partes repetitivas de su flujo de trabajo. Puede automatizar tareas administrativas como configurar o actualizar el estado de los proyectos, traspasar tareas, enviar notificaciones y recordatorios. Su equipo ejecutivo se lo agradecerá. 😀
Paso 5: Alinee el marco con la gobernanza y la estrategia de la organización.
Sus procesos de gobernanza de programas deben estar en consonancia con las políticas y estrategias de gobernanza de su organización. Sin esta consonancia, su programa puede enfrentarse continuamente a problemas debido a conflictos internos.
Por ejemplo, si la estructura de gobernanza de su organización otorga una gran parte de la autoridad a los jefes de departamento, es posible que la implementación de un modelo de gobernanza matricial no funcione para la empresa. Los equipos, especialmente el director del proyecto y los jefes de departamento, estarán constantemente en desacuerdo, lo que perjudicará la productividad, el progreso del programa e incluso su cultura de trabajo.
En esta fase, puede designar a un revisor para que compruebe la viabilidad de su política de gobernanza. Si utiliza ClickUp, el revisor puede utilizar los comentarios o la función de Revisión para señalar las inconsistencias de su modelo.
Paso 6: Proporcione un mecanismo de escalamiento
Un mecanismo de escalamiento consiste en contar con los canales jerárquicos necesarios, con gerentes que tengan la autoridad adecuada para tomar decisiones fundamentales. La idea es tener una cadena de mando para abordar los problemas y riesgos que crean dificultades en la jerarquía.
Ese mecanismo de escalamiento debe ser sistemático, permitiendo el envío de la información y los archivos necesarios y proporcionando una forma de comunicar soluciones rápidamente.
ClickUp puede ayudarle a crear un mecanismo de escalado sólido en su modelo de gobernanza de programas. Puede crear un formulario de escalado con ClickUp Forms que los miembros del equipo pueden enviar para escalar un problema con detalles relevantes, como las partes interesadas involucradas, las diferencias de opinión, el impacto potencial de cada enfoque, etc. Cada envío se convierte en una tarea asignada al miembro de la junta del programa que puede resolver el problema.
Los miembros de la junta también pueden utilizar las más de 15 vistas de ClickUp, incluidas las vistas Lista, Tablero y Cronograma, para analizar el problema escalado. Por ejemplo, pueden utilizar la vista Lista para ordenar las tareas escaladas según su prioridad y decidir rápidamente qué asunto debe resolverse primero.
ClickUp también ofrece una función de chat en vivo para comunicarse al instante sobre problemas relacionados con su programa o cualquier otro tema urgente: puede hablar con una persona o con todo un equipo sin tener que escribir correos electrónicos formales. Incluso puede organizar una reunión de Zoom desde el entorno de trabajo de ClickUp, gracias a una integración dedicada de Zoom.
Del mismo modo, la vista Cronograma puede ayudar al gestor del programa a ver los proyectos que van retrasados y a tomar medidas correctivas para volver a encarrilarse. Los gestores de proyectos pueden utilizar esta vista para supervisar todo el ciclo de vida de la gestión de proyectos con el fin de tomar decisiones estratégicas.
Paso 7: Realice el uso compartido de la estructura con todas las partes interesadas.
Una vez que haya implementado su estructura de gobernanza del programa, realice el uso compartido con todas las partes interesadas para que puedan comprender las nuevas políticas y buenas prácticas.
Este paso es uno de los más importantes, ya que la forma en que comunica y comparte información sobre la estructura de gobernanza de su programa desempeña un rol fundamental en la ejecución sin errores de los proyectos a lo largo del proceso. También abre un canal de retroalimentación por parte de las partes interesadas afectadas por los cambios.
Gestión de la gobernanza de programas con ClickUp: la solución definitiva para la gestión de proyectos.
Para completar con éxito sus proyectos activos y obtener un retorno de la inversión estable, es necesario contar con procesos eficaces de gobernanza de programas. Sin un marco adecuado, sus equipos de proyecto entrarán en conflicto por los recursos y el orden de resolución de problemas, y las cosas pueden descarrilar rápidamente en direcciones no deseadas.
Afortunadamente, con los pasos que recomendamos, puede crear fácilmente un consejo de gobernanza de programas, así como los principios de gobernanza que impulsan el éxito de sus proyectos. Y ClickUp puede facilitar considerablemente todo el proceso con plantillas y funcionalidades adaptadas a los equipos de programas. Regístrese aquí para empezar. 💖