Si alguna vez ha gestionado un proyecto, probablemente sepa lo estresante que puede llegar a ser este trabajo. Como gestor de proyectos, siempre tienes que resolver problemas de alto riesgo y tomar decisiones.
Ahora imagínese pendiente de todo un programa, que no es más que un gran conjunto de proyectos activos. Las complejidades se amplifican, las partes interesadas se multiplican y el proceso de toma de decisiones es mucho más crítico y exigente desde el punto de vista cognitivo.
Ahí es donde un programa
viene al rescate. 🥰
Es un conjunto de mecanismos de gobierno que guían a los líderes y altos directivos gestión de múltiples proyectos **La meta es minimizar los riesgos del programa y garantizar que todos los proyectos se lleven a cabo con éxito resultados del proyecto están alineados.
En este artículo, analizaremos los distintos conceptos en torno a las estructuras de gobernanza de programas para impulsar la eficacia organizativa, minimizar los conflictos y reducir los riesgos relacionados con los procesos. Cubriremos:
- Modelos de gobernanza de programas
- Roles específicos de los programas dentro de la gobernanza organizativa
- Pasos para establecer una sólida estructura de gobierno de programas
¿Qué es la gobernanza de programas?
Un programa se refiere a un grupo de proyectos que intentan alcanzar colectivamente una meta compartida. El programa en sí mismo se trata como una entidad individual dentro de una organización, por lo que necesita la visión para operar dentro de las metas generales de la empresa.
Ahí es donde entra en juego la gobernanza del programa. **Se refiere a la formulación, aplicación y seguimiento de las buenas prácticas y estructuras comunes a todos los proyectos de un programa
Desde el alcance de cada proyecto y los resultados previstos hasta los riesgos y limitaciones del programa, la gobernanza del programa le proporciona un marco básico para abordar los problemas cotidianos, así como para ayudar a las partes interesadas clave a saber a qué se están comprometiendo. 🤝
Normalmente, un modelo de gobernanza de programas abarca cinco aspectos:
- Ámbito: Naturaleza y alcance de los proyectos cubiertos por el modelo de gobernanza
- Criterios de éxito: Las condiciones que deben cumplirse para que un proyecto se considere exitoso
- Plan de ejecución u hoja de ruta: Los procesos y políticas que deben seguirse al ejecutar los proyectos
- Roles y cadena de mando: Roles y obligaciones de cada miembro del Tablero de gobierno y proceso de nombramiento de nuevos miembros
- Mecanismo de escalado: Cuándo y cómo deben escalarse los problemas del proyecto para su resolución por el consejo de gobierno
Modelo de gobernanza del programa: Principales ventajas
Un modelo de gobernanza de programas aporta coherencia, estandarización de procesos y previsibilidad de los resultados, las comunicaciones y la toma de decisiones. Esto minimiza el riesgo de fracaso del programa al tiempo que aumenta la eficacia de cada proyecto y de cada equipo de proyecto.
Otras ventajas fundamentales de la gobernanza de programas son:
- Optimización de la asignación de recursos: Ayuda a garantizar que cada proyecto se gestiona con eficacia y obtiene una parte justa de los recursos necesarios para su completada
- Mejora del compromiso de las partes interesadas: Proporciona un marco para un compromiso más profundo y racionalizado entre todas las partes interesadas
- Mejor seguimiento de la rendición de cuentas del proyecto: Entérminos de gestión de proyectoscrea un mecanismo para que cada miembro del equipo rinda cuentas de la parte de tareas que le corresponde
Componentes y roles del programa
Al igual que un gobierno elabora las políticas de una nación, el modelo de gobernanza de un programa lo establece el Tablero de gobernanza del programa de la empresa o el comité de dirección. Este Tablero puede estar formado por el patrocinador del programa, el patrocinador individual del proyecto, altos directivos de la organización y representantes del cliente, entre otros.
Otros componentes y roles importantes del programa son:
- Equipo de gestión del programa: Incluye a líderes clave y gestores de cartera que proporcionan información puntual al Tablero y se coordinan cuando es necesario
- Oficina de gestión del programa: Puede tratarse de un departamento específico de la organización que se encarga del trabajo administrativo relacionado con el programa y realiza comprobaciones periódicas de los resultados del proyecto
- Documentación clave: Se refiere a los estatutos del proyecto, las normas del programa y otra información documentada que facilita las actividades del programa
Relaciones entre la gobernanza y la gestión del programa
El camino hacia una mejor gestión de programas pasa por una sólida gobernanza del programa. La relación entre ambos conceptos es más parecida a la de un mapa y un viaje.
Del mismo modo que un Mapa muestra la ruta para llegar a un determinado destino junto con el tiempo previsto y las rutas alternativas de emergencia, la gobernanza de un programa traza el camino para gestionar un programa y manejar los riesgos mientras se marcan sus objetivos. ✅
Consejo de bonificación: ¿Busca una forma sencilla de supervisar todos sus programas? Puede utilizar el Plantilla de gestión de programas ClickUp para seguir y gestionar el progreso de su programa a través de varias fases en su vista Gantt integrada. Y es totalmente gratis, gratuito/a
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Diferentes tipos de modelos de gobernanza de programas
Existen tres tipos principales de modelos o marcos de gobernanza de programas, cada uno de los cuales trata de organizar sus recursos y equipos de forma diferente.
1. Marco de gobernanza funcional
En este tipo de modelo de gobernanza, los recursos y las personas se organizan en torno a las funciones de sus departamentos. Hay un jefe de función designado para gestionar las operaciones dentro de cada departamento que tiene un rol definitivo en el programa.
En este tipo de modelo de gobernanza, el gestor de proyectos tiene una autoridad limitada sobre los recursos y las personas, ya que la mayoría de las tareas de toma de decisiones recaen en los jefes de función. Si el gestor necesita recursos adicionales para una determinada función, debe solicitarlos al jefe correspondiente. 🏬
La principal ventaja de la gobernanza funcional es que permite la especialización. Los jefes de función disfrutan de un control total sobre los procesos y la información intradepartamental, lo que les ayuda a responsabilizarse directamente de las tareas dentro del marco de gobernanza.
Y más arriba en la jerarquía, el jefe de departamento puede responder a consultas y sugerir planes de recursos con mayor confianza.
2. Marco de gobernanza de proyectos
Este modelo de gobernanza organiza los recursos y las personas en torno a proyectos y no a funciones. La autoridad para tomar las decisiones recae en el director del proyecto, que asigna las tareas a varios miembros del equipo, incluidos los jefes de función (si existen los roles).
Si un proyecto está a punto de retrasarse, el gestor de proyectos puede utilizar su sabiduría para asignar recursos adicionales de cualquier departamento, gracias a una configuración de colaboración cruzada.
El modelo de gobernanza del proyecto permite una mayor autonomía a nivel de proyecto y acelera la ejecución de los flujos de trabajo del proyecto.
Sin embargo, puede dificultar la especialización, ya que los jefes de función no siempre tienen idea de cuándo un proyecto va a requerir recursos adicionales. Un marco mal organizado puede dar lugar a que los jefes de departamento no tengan una idea clara de las futuras necesidades de recursos, lo que aumenta el riesgo de cuellos de botella.
3. Marco de gobernanza matricial
El modelo de gobernanza matricial aprovecha las capacidades tanto de la gobernanza funcional como de la basada en proyectos y suele ser el preferido por los directivos previsores en equipos grandes y multifuncionales.
En este marco de gobernanza de programas, los recursos y las personas pertenecen a sus respectivos departamentos, y hay un jefe de función que los gestiona. **La diferencia es que aquí también hay un director de proyecto o de programa que coordina a los jefes de función y a las partes interesadas
El grado de autoridad del coordinador en un modelo matricial es subjetivo. En los modelos matriciales más débiles, la autoridad para tomar decisiones se inclina hacia los jefes de departamento, mientras que en los modelos más sólidos es el director de proyecto quien tiene más peso en las decisiones.
Lo mejor es aspirar a un modelo de gobernanza matricial equilibrado, en el que los directores de proyecto y los jefes de función compartan la misma autoridad y propiedad sobre las decisiones. Y en caso de retos de la gestión de proyectos o conflictos, se pone en marcha un mecanismo de escalada en el que el director del proyecto o el jefe de la función elevan el asunto al Tablero de gobernanza de proyectos y programas. El Tablero escucha a ambas partes antes de tomar la decisión final.
Cómo establecer una estructura de gobierno del programa: 7 pasos
El establecimiento de una estructura de gobierno de programas es un proceso de siete pasos para la mayoría de las organizaciones. Pero para aplicarlo correctamente, se necesita la compatibilidad de un sistema de calidad Software de gestión de proyectos herramientas similares ClickUp .
Las herramientas de gestión de proyectos sirven como hub centralizado de toda la información y procesos del proyecto, facilitando a cualquier gestor de programas el seguimiento de todo. Además, el software también desempeña un rol crucial a la hora de comprobar de antemano la eficacia de cualquier marco de gobernanza de proyectos o programas.
Exploremos todos los pasos para implementar el marco; también hemos demostrado algunas funciones útiles dentro de ClickUp para simplificar el proceso. 🌝
Paso 1: Identificar a las partes interesadas clave
El primer paso consiste en identificar a todas las partes interesadas de un programa. Cualquiera que se vea afectado por el programa es una parte interesada, y es importante identificarlos, así como el nivel de influencia o interés que tienen. Algunas de las principales partes interesadas pueden ser el patrocinador y el gestor del programa, así como los usuarios finales, propietarios de empresas, gestores de proyectos, reguladores y socios externos. Agrupación de las partes interesadas del proyecto le ayudará a planificar sus prioridades y su comunicación con mayor claridad. El sitio Plantilla de análisis de las partes interesadas de ClickUp es un buen punto de partida para identificar, agrupar y analizar las partes interesadas del programa y su influencia en los proyectos dentro del programa, así como documentar cuáles son sus beneficios esperados. 📒
Utilice esta plantilla de ClickUp para analizar la influencia de diversos grupos e individuos en su programa o proyecto
Paso 2: Establezca su Tablero de gobierno y defina los roles y responsabilidades individuales
Una vez que haya definido a todas las partes interesadas, tiene que constituir su Tablero principal del programa. El número de miembros y los roles y responsabilidades individuales dependerán de la complejidad de su cartera.
Es posible que desee crear diferentes niveles de órganos de gobierno, como un comité de dirección para trabajar en la estrategia del programa, un consejo de gobierno para supervisar la aplicación de las buenas prácticas y un equipo de programa dedicado a las tareas ejecutivas.
La clave está en asegurarse de que los miembros no se vean abrumados con sus responsabilidades que afectarían a su estilo de trabajo y su capacidad para desempeñar correctamente sus funciones.
Consejo: Puede utilizar el Plantilla de planificación ClickUp RACI (Responsable, Contable, Consultado e Informado) para definir los roles dentro de su Tablero de Programa.
Paso 3: Definir las normas del programa
Los programas se adhieren a normas específicas a lo largo de su ciclo de vida. Estas normas suelen estar definidas por los patrocinadores o clientes del programa. Sin embargo, en muchos casos, también pueden ser exigidas por las normativas gubernamentales o del sector. Al crear un modelo de gobernanza de programas, es necesario que el órgano de gobernanza las defina y documente.
Las normas deben abarcar todos los aspectos de un programa, desde la comunicación y (elaboración de) informes hasta el control de los resultados. Algunas normas de programas que se pueden documentar son
- Alcance del programa
- Presupuestos para los distintos proyectos del programa
- Estrategias de mitigación de riesgos
- Herramientas de gestión de programas
- Criterios de aprobación
- Métricas de rendimiento del programa
Una vez que el órgano de gobierno de su programa haya finalizado estas normas, documéntelas en un único lugar utilizando Documentos de ClickUp . Se trata de una sólida función de documentación integrada en ClickUp suite de productividad para ayudarle a usted y a los miembros de su equipo de proyecto a crear documentos en colaboración. Todos los documentos se almacenan en espacios específicos del proyecto para facilitar su recuperación.
Almacene políticas, procedimientos y evaluaciones de riesgos en la vista Docs de ClickUp
¿Busca un formato estandarizado para documentar el inicio de un programa? En Plantilla de propuesta de programa ClickUp es su mejor opción. Incluye todos los campos y visualizaciones necesarios para ayudarle a anotar los objetivos clave de su programa, las prioridades de las tareas y los criterios de selección asignación de recursos utilizando el lenguaje estándar del sector.
Paso 4: Establecer procesos de gobernanza y procedimientos operativos normalizados (POE)
Una vez que su órgano de gobierno haya definido las normas, empiece a diseñar procesos de gobierno para garantizar su aplicación a nivel operativo. Los procesos elaborados deben abarcar la planificación, ejecución, seguimiento y (elaboración de) informes. **Algunas de las áreas de proceso que puede abordar en esta fase son las siguientes
- Auditoría
- Revisión
- Flujos de trabajo de aprobación
- Toma de decisiones
Este puede ser el paso más complicado, ya que debe tener en cuenta los flujos de procesos en toda la organización para desarrollar POE equilibrados. Por eso, los equipos grandes suelen utilizar Pizarras ClickUp para visualizar procesar mapas utilizando diagramas de flujo, mapas de actividades y otras visualizaciones. Todas las Pizarras son compartibles y permiten la colaboración: sus compañeros de equipo pueden compartir sus aportaciones y correlacionar procesos en tiempo real.
Utilice las Pizarras ClickUp para gestionar sus proyectos de diseño
Además, hay muchas plantillas de Pizarra para la gestión de programas de la biblioteca ClickUp que ayudan a modelar la gobernanza de los programas. Por ejemplo, la plantilla Plantilla de registro de decisiones de ClickUp puede utilizarse para mantener un registro de todas las decisiones tomadas por los miembros del equipo y el consejo de gobierno. Puede almacenar toda la información, como categorías de decisiones, problemas y otros detalles rastreables.
Utilice la plantilla de registro de decisiones de ClickUp para llevar un registro de todas las decisiones tomadas por los miembros de su equipo en un programa y analizarlas posteriormente
Una vez que haya formulado sus procesos Automatizaciones ClickUp puede ayudarte a automatizar las partes repetitivas de tu flujo de trabajo. Puedes automatizar tareas de administrador como el ajuste o la actualización del estado de los proyectos, el traspaso de tareas, las notificaciones y los recordatorios. Tu equipo ejecutivo te lo agradecerá 😀
Paso 5: Alinear el marco con la gobernanza y la estrategia de la organización
Los procesos de gobernanza de su programa deben alinearse con las políticas de gobernanza y estrategias de su organización. Sin esta alineación, su programa puede enfrentarse continuamente a problemas debidos a conflictos internos.
Por ejemplo, si la estructura de gobierno de su organización pone una gran parte de la autoridad en manos de los jefes de función, puede que la implantación de un modelo de gobierno matricial no funcione en la empresa. Los equipos, especialmente el jefe de proyecto y los jefes de función, estarán constantemente enfrentados, lo que perjudicará a la productividad, al progreso del programa e incluso a su cultura de trabajo.
En esta fase puede nombrar a un revisor para que compruebe la viabilidad de su política de gobierno. Si utiliza ClickUp, el revisor puede utilizar Comentarios o Revisión para señalar inconsistencias en tu modelo.
Paso 6: Proporcionar un mecanismo de escalada
Un mecanismo de escalada consiste en disponer de los canales jerárquicos necesarios alineados con directivos con la autoridad adecuada para tomar decisiones fundamentales. La idea es tener una cadena de mando para abordar los problemas y riesgos que crean problemas en la jerarquía.
Ese mecanismo de escalada debe ser sistemático, permitir el envío de la información y los archivos necesarios y proporcionar una forma de comunicar soluciones rápidamente.
ClickUp puede ayudarle a crear un sólido mecanismo de escalado en su modelo de gobernanza de programas. Puede crear un formulario de escalado utilizando Formularios de ClickUp que los miembros del equipo pueden enviar para escalar un problema con detalles relevantes como las partes implicadas, las diferencias de opinión, el impacto potencial de cada enfoque, etc. Cada envío se convierte en una tarea asignada al miembro del Tablero del programa que puede resolver el problema.
Los miembros del Tablero también pueden utilizar Las más de 15 vistas de ClickUp incluidas las vistas Lista, Tablero y Cronograma, para analizar el problema escalado. Por ejemplo, puede utilizar la vista Vista Lista para ordenar la escalada tareas basadas en la prioridad y decidir rápidamente qué asunto debe resolverse primero.
ClickUp también ofrece un servicio en directo de Chat de ClickUp función para la comunicación instantánea sobre problemas de su programa o cualquier otra discusión urgente: puede hablar con una persona o con todo un equipo sin tener que escribir correos electrónicos formales. Incluso puede organizar una reunión de Zoom desde el entorno de trabajo de ClickUp, gracias a una función dedicada Integración de Zoom .
Lleve la comunicación del equipo en una sola plataforma con ClickUp Chat
Del mismo modo, la vista Cronograma puede ayudar al gestor del programa a ver los proyectos que se están retrasando y a tomar medidas correctivas para volver a encarrilarlos. Los gestores de proyectos pueden utilizar esta vista para supervisar todo el proceso ciclo de vida de la gestión de proyectos para la toma de decisiones estratégicas.
Analice las tareas y proyectos que corren el riesgo de retrasarse en la vista cronograma de ClickUp
Paso 7: Comparta la estructura con todas las partes interesadas
Una vez que haya establecido la estructura de gobierno de su programa, compártala con todas las partes interesadas para que puedan comprender las nuevas políticas y buenas prácticas.
Este paso es uno de los más importantes, ya que la forma de comunicar y compartir la información sobre la estructura de gobernanza del programa desempeña un rol fundamental para que no se produzcan errores ejecución de los proyectos de la línea. También abre un canal de retroalimentación con las partes interesadas afectadas por los cambios.
Gobierno de programas con ClickUp: La solución definitiva para los gestores de proyectos
Los procesos eficaces de gobernanza de programas son necesarios para completar con éxito sus proyectos activos y obtener un ROI estable. Sin un marco adecuado, se encontrará con que sus equipos de proyecto están en conflicto por los recursos y los pedidos de resolución de problemas, y las cosas pueden descender rápidamente en direcciones no deseadas.
Afortunadamente, con nuestros pasos recomendados, puede crear fácilmente un Tablero de gobierno del programa, así como los principios de gobierno que impulsan sus proyectos hacia el intento correcto. Y ClickUp puede hacer que todo el proceso sea mucho más sencillo con plantillas y funciones adaptadas a los equipos de programas. Regístrese aquí para empezar . 💖