Según la Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) el rendimiento general de las oficinas de gestión de proyectos es uno de los 10 factores clave del intento correcto de los proyectos. Sin él, es más probable que tenga problemas de alineación de objetivos, utilización de recursos y rendición de cuentas.
Afortunadamente, puede crear un marco de gobernanza de la PMO a su medida con esta práctica guía. Lo guiaremos a través de la gobernanza de la PMO, por qué necesita implementarla y los beneficios que puede esperar ver de un marco efectivo. 👀
Usted aprenderá acerca de los diferentes componentes de un plan de gobierno y el rol de la PMO dentro de una organización. Además, le ofreceremos un plan personalizable de cinco pasos para el ajuste de una estructura eficaz de gobierno de proyectos para su empresa.
¿Qué es la gobernanza de la PMO?
La gobernanza de la oficina de gestión de proyectos (PMO) es el marco de procesos y prácticas que definen cómo se toman las decisiones, guían cómo se gestionan los proyectos y evalúan el intento correcto de un proyecto. Este marco garantiza que todos los proyectos, políticas y procedimientos cumplan con las metas de la organización, la ética y los principios de la PMO principios de gestión de proyectos . 🙌
La gobernanza de proyectos sienta las bases para:
- Los procesos de toma de decisiones
- La asignación de recursos
- La gestión de riesgos
- Rendición de cuentas estructurada
Dependiendo de la estructura de la empresa, la gobernanza del proyecto puede estar dirigida por el director del proyecto, los miembros del consejo de administración o varios altos cargos. En las grandes organizaciones, la estructura de gobierno puede implicar múltiples controles y equilibrios por parte de altos cargos de todos los departamentos.
Almacene políticas, procedimientos y evaluaciones de riesgos en la vista Docs de ClickUp Gestión de proyectos es un componente esencial de la gestión de proyectos. Establece políticas y procedimientos claros que garantizan la responsabilidad de los responsables de la toma de decisiones. También crea transparencia, reduce la probabilidad de errores que pueden hacer descarrilar un proyecto e implementa la estandarización para las buenas prácticas de sus gestores de proyectos.
Entendiendo la OGP y su rol dentro de una organización
Una PMO es un departamento que crea y supervisa normas para todos los proyectos emprendidos por la empresa. Es diferente de gestión de proyectos una PMO es una organización de gestión de proyectos que supervisa las tareas cotidianas que contribuyen a alcanzar un objetivo específico. La gobernanza de la PMO es un marco más amplio de normas y reglamentos concebidos para regir todos los aspectos de los proyectos.
El rol de una PMO es estandarizar los procesos relacionados con los proyectos para garantizar que se alinean con los valores y objetivos de la empresa, así como con el cumplimiento de la normativa. Una PMO suele tener una propuesta de valor que resume el valor que la empresa ofrece a sus clientes.
He aquí algunos ejemplos de propuestas de valor de una PMO:
- Airbnb: "Airbnb existe para crear un mundo donde cualquiera puede pertenecer a cualquier lugar, proporcionando viajes saludables que son locales, auténticos, diversos, inclusivos y sostenibles."
- Slack: "Slack ahorra tiempo derribando silos de comunicación y sistemas"
- ClickUp: "Una app para sustituirlas a todas"
Mientras que los procesos tradicionales de gestión de la PMO se han centrado únicamente en garantizar el cumplimiento de las normas de gobierno, la PMO moderna es más estratégica, denominada PMO estratégica o PMO de empresa (EPMO). La PMO estratégica no se trata solo de adherencia, sino de crear alineación, fomentar la agilidad y utilizar la tecnología para impulsar la innovación. 💡
En lugar de centrarse en proyectos de ejecución y planes de gobierno únicamente, la PMO estratégica alinea el gobierno con las expectativas de las partes interesadas y los objetivos más amplios de la empresa teniendo en mente la propuesta de valor.
En el pasado, un líder de la PMO evaluaba si las actividades del proyecto cumplían la norma de gobierno. En la PMO moderna, el líder elige ahora proyectos y objetivos estratégicos que cumplan metas empresariales más amplias.
Metas y tareas alineadas con los objetivos generales de la organización mediante ClickUp
La PMO moderna también es menos rígida en términos de estructura de lo que era antes. Las estructuras adoptan cada vez más metodologías ágiles para garantizar que los proyectos y los jefes de equipo puedan ajustarse y adaptarse con mayor facilidad, sin alterar los protocolos de gobernanza. ⚖️
El resultado son marcos con un enfoque más interfuncional, colaboración y estructuras flexibles de toma de decisiones.
5 componentes de la gobernanza de proyectos
Hay varios componentes de la gobernanza de proyectos, y no se trata sólo de una lista de normas que hay que seguir. Vamos a sumergirnos en los diferentes componentes de la gobernanza de proyectos, incluyendo modelos, gestión de riesgos y procesos de control. 🏊
1. Modelos de gobernanza
El modelo o marco de gobernanza debe tener en cuenta las personas, la estructura y la información de tu empresa. Será la base de las reglas del proyecto, por lo que el enfoque debe adaptarse a las necesidades específicas de su empresa y proyecto.
Empiece por investigar y analizar sus proyectos para considerar el grado de rigor que debe tener su modelo de gobernanza. Para una empresa que trabaja en proyectos de alta seguridad, su modelo de gobernanza debe ser más estricto. Para una nueva empresa que trabaja en productos innovadores que requieren cambios rápidos, su modelo de gobernanza puede necesitar ser más flexible o adaptable.
Como mínimo, su modelo de gobernanza debería:
- Tener en cuenta el alcance de los proyectos
- Establecer directrices para los cronogramas de los proyectos
- Abordar la complejidad de los distintos proyectos y ciclos de vida de los proyectos
- Evaluar el riesgo y crear estructuras para reducirlo
- Involucrar a las partes interesadas
Tenga en cuenta que los modelos de gobernanza también deben estar en consonancia con las metas y valores de su empresa. Por ejemplo, el marco de gobierno que utiliza un parque temático será muy diferente del que utiliza una empresa fiscal.
¿Por qué? Porque la misión y los valores de estos organismos varían. Mientras que un parque temático podría centrarse en la seguridad de los visitantes, una empresa fiscal se centraría en el cumplimiento normativo. 🎡
Hay varios modelos diferentes de gobernanza de proyectos que puede considerar, incluyendo:
- Modelo de Tablero Asesor: Un marco en el que un grupo de expertos de la industria sirve como un consejo asesor para ayudar al CEO u otros líderes senior a tomar decisiones en varias fases del proyecto. Ejemplos comunes de industrias que utilizan este modelo incluyen departamentos de bomberos, distritos escolares y organizaciones sin ánimo de lucro
- Objetivos de Control para la Información y Tecnologías Relacionadas (COBIT): Desarrollado porISACAcOBIT es un modelo de gobierno centrado en las tecnologías de la información y centrado en la normativa, el cumplimiento y la protección de datos
- Modelo de equipo directivo: Común en pequeñas y medianas empresas, este modelo construye comités departamentales o de dirección con líderes que, en colaboración, sientan las bases de la gobernanza. Está diseñado para utilizar la experiencia de cada persona para una toma de decisiones más rápida y la responsabilidad conjunta de la gobernanza en todos los departamentos
2. Cuentas y responsabilidades
La gobernanza de la PMO establece roles y responsabilidades para todos los miembros del equipo del proyecto. Esto garantiza una mejor rendición de cuentas y define claramente quién es responsable de la toma de decisiones en cada fase del proyecto ciclo de vida de la gestión de proyectos . ✅
Al ajustar las normas de gobernanza desde el principio, los gestores de proyectos pueden crear mejores flujos de trabajo y evitar cuellos de botella. Así se elimina la confusión sobre quién se encarga de qué en un proyecto. Al mismo tiempo, el establecimiento de niveles de autoridad crea una jerarquía clara de responsabilidades y facilita la concesión de acceso y permisos a los recursos durante el proyecto.
3. Compromiso de las partes interesadas
Un buen modelo de gobernanza implica a todas las las partes interesadas del proyecto durante el proceso. Cuando se trata de la gestión de proyectos, las partes interesadas más habituales son las personas que trabajan en el proyecto y el personal de la empresa patrocinadores del proyecto o inversores. En la gobernanza, las partes interesadas son un grupo más amplio de individuos, entre los que se incluyen todas las personas afectadas por el proyecto y sus objetivos.
Al crear un modelo de gobernanza, hay que empezar por identificar a todos los posibles interesados. A continuación, su marco debe crear planes de comunicación para poner al día a todas las partes interesadas, protocolos para gestionar las expectativas y directrices sobre quién tiene poder de decisión.
4. Gestión de riesgos y problemas
Todos los proyectos tienen riesgos inherentes y su marco de gobernanza debe tratar de mitigarlos antes de que descarrilen el proyecto. Cuando elabore el marco de gobernanza de su PMO, cree un sistema para identificar, clasificar y priorizar los riesgos o problemas. Mantenga la estructura lo suficientemente flexible como para abordar diferentes tipos de problemas, pero lo suficientemente clara como para guiar a todos en el proyecto a través del plan de gestión de riesgos.
5. Gestión de proyectos procesos de control
No se puede construir un marco de gobernanza y darlo por terminado. Un plan eficaz debe controlarse y revisarse periódicamente. Hay que comparar periódicamente los resultados y esfuerzos con el modelo de gobernanza de referencia. Evalúe las áreas en las que no se siguen los protocolos y determine si se debe a instrucciones poco claras o a la necesidad de un cambio estructural. 👨🏽💻
Durante la revisión, asegúrese de recabar la opinión de los responsables de la toma de decisiones y las partes interesadas que siguen el plan de gobernanza. Con una revisión periódica, puede identificar áreas de mejora y ajustar su modelo de gobernanza a las necesidades de su empresa.
Cómo utilizar un marco de gobierno de la OGP
He aquí cómo crear y utilizar eficazmente un marco de gobernanza de proyectos. En sólo cinco pasos, puede crear un modelo que funcione para satisfacer las necesidades y valores específicos de su empresa. 🏆
- Identifique las partes interesadas : Elabore una lista de todas las personas que se verán afectadas por el proyecto, incluidos los miembros del equipo y los agentes externos, como vendedores y proveedores
- Establecer objetivos: Identificar y priorizar las metas de negocio, la misión de la empresa, los estatutos del proyecto y los valores del proyecto
- Diseñar y aplicar la estructura de gobernanza : Crear una estructura transparente en la que se definan los roles, las expectativas y la responsabilidad de todas las partes interesadas. Para las organizaciones más grandes, esto será complejo y puede incluir dividirlo en diferentes juntas, filiales o revisiones de departamento. Describa claramente cómo se tomarán las decisiones, quién es responsable y cómo se supervisarán estos procesos de gobernanza
- Defina y supervise el progreso: Explique cómo es el cumplimiento del marco de gobernanza de la PMO y supervise el progreso regularmente desde lainicio del proyecto hasta su completada
- Revisar y abordar cualquier incoherencia: La gobernanza es un proyecto continuo. Establezca un sistema de revisión y revíselo periódicamente para garantizar el cumplimiento y actualizar las prácticas a fin de subsanar cualquier deficiencia del marco de gestión existente
Estos pasos deben verse como directrices, no como una guía rígida de "cómo hacerlo". Las empresas con Estructuras de PMO necesitarán más pasos y puede que necesiten dividir estos pasos en segmentos más manejables.
No olvide adaptar su marco de gobernanza a las necesidades específicas de su empresa y revisar el modelo, sobre todo al principio, para introducir cambios sobre la marcha.
Ventajas de la gobernanza de la OGP y tendencias futuras
Está claro que la creación de una gobernanza de la PMO ayuda a su organización a cumplir las normas de conformidad, pero también aporta valor de formas que puede que no espere. De hecho, dedicar tiempo a ajustar estas normas y directrices reporta beneficios en lo que respecta a la adaptabilidad, la selección de proyectos y la toma de decisiones. ⚒️
Estas son algunas de las ventajas de un marco de gobernanza eficaz:
- **Con procesos más claros, una propuesta de valor y órganos de gobierno, es más fácil para los directivos seleccionar los proyectos que más contribuyen a los resultados de la empresa
- Expectativas y responsabilidad más claras: Con normas que guían las expectativas y la autoridad, todos los miembros del equipo saben quién es responsable de qué. Esto significa una mayor propiedad sobre sus propios roles y menos malentendidos
- Mejora de la gestión de riesgos : La gobernanza de la PMO crea una estructura de toma de decisiones que facilita a los jefes de equipo la evaluación y prevención de riesgos. Saber quién está a cargo de las decisiones también hace que sea más fácil cuando se trata de escalada - los miembros del equipo saben a quién notificar para que puedan tomar medidas rápidas
- **Con unas directrices innovadoras, los responsables pueden adaptar y cambiar los proyectos con mayor facilidad y actualizar las estructuras de gobierno para reflejar estos cambios
Gracias a la transformación digital, los procesos empresariales tradicionales están cambiando a una velocidad vertiginosa, y la gobernanza de la PMO no es una excepción. Con la llegada del teletrabajo, la inteligencia artificial y la automatización, las PMO deben adaptarse y crear estructuras que den cuenta de estos cambios.
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Estas son algunas de las tendencias futuras de la gobernanza de la PMO:
- Abrazando la transformación digital y la automatización: La IA y los algoritmos de aprendizaje automático proporcionan análisis predictivos para riesgos potenciales y retrasos en los proyectos. Al acelerar este análisis, las personas en las PMO pueden construir una gestión de riesgos más completa yplanes de proyecto y racionalizargestión de carteras de proyectos en la mitad de tiempo
- Hacia una toma de decisiones basada en los datos : Los datos son el rey y el motor de las decisiones en la mayoría de los ajustes cotidianos de las empresas. También es cada vez más un componente clave de las PMO. En lugar de designar a un responsable de la toma de decisiones, los modelos de PMO profundizan en cómo deben tomarse las decisiones, qué métricas deben influir en las decisiones y qué procesos de seguimiento deben seguirse para garantizar el rendimiento del proyecto 🎯
- Énfasis en la innovación y la mejora continua: Tradicionalmente, la gobernanza de la PMO era un proceso de una sola vez. Hoy en día, está en constante evolución con los líderes de la PMO aprendiendo de los intentos correctos-y de los fracasos. Las actualizaciones en evolución impulsan la innovación y mejoran las prácticas estándar
- Adopción de metodologías ágiles de gestión de proyectos : Dado que el cambio es una fuerza constante, los líderes de la PMO están adoptando metodologías ágiles para permitir que los proyectos pivoten y adapten su enfoque cuando cambia el entorno, sin descarrilar el progreso del proyecto
Ajuste de un marco de gobernanza eficaz de la OGP
¿Listo para ajustar un marco de gobierno de la PMO? Aquí encontrará pasos prácticos para crear un plan eficaz de gobierno de la PMO. Cada uno está respaldado por principios básicos y buenas prácticas a seguir para que pueda adaptar cada paso a las necesidades de su empresa.
1. Analice su organización actual
Antes de que pueda construir un marco de gobernanza eficaz para la PMO, debe revisar cómo se ejecutan actualmente los proyectos dentro de su empresa. Piense en qué tipos de proyectos se centra y si tienen algún marco existente. Pregúntese si tiene planes para la gestión de proyectos y si existen directrices para la asignación de recursos. 💰
Otras cosas a tener en cuenta
- Pendiente ¿Cómo gestionas los cambios en los proyectos?
- Cómo se eligen y priorizan los proyectos?
- ¿Los proyectos suelen entregarse a tiempo y qué ocurre si no es así?
- ¿Los miembros del equipo y los jefes de proyecto tienenindicadores clave de rendimiento (KPI) u otras métricas para evaluar el rendimiento del proyecto?
Una vez que averigüe qué procesos tiene ya en marcha, puede reestructurarlos o crear otros nuevos que sirvan de base a su plan de gobernanza.
2. Defina el objetivo y la estructura de su PMO
Su PMO debe tener un propósito, ya sea la creación de conocimientos de asesoramiento para cumplir con los requisitos reglamentarios o la creación de procesos para entregar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Defina claramente el propósito de su PMO y luego construya una estructura básica para cumplir esas metas.
Si necesita una PMO con fines estratégicos, querrá una estructura que describa los flujos de trabajo y los pasos de toma de decisiones que conducen a un objetivo específico. Si necesita una PMO consultiva, su estructura puede incluir un Tablero o comité consultivo como parte de la estructura. Tenga en cuenta que puede tener varios planes de PMO para diferentes objetivos o a diferentes niveles si su organización es grande o compleja.
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Utilice una herramienta como Metas de ClickUp para definir claramente sus objetivos, establecer flujos de trabajo y destacar hitos para alcanzar los resultados deseados. Con herramientas de lluvia de ideas y objetivos medibles, es fácil definir y seguir el progreso de su marco PMO.
3. Consiga a las personas adecuadas
La eficacia del marco de gobierno de una OGP depende de su personal. Usted puede optar por utilizar personas que ya están en su empresa o traer a individuos de fuera de la organización para dirigir posiciones clave dentro de la PMO. 🤝
Independientemente de cómo decida estructurarla, tenga en cuenta las habilidades necesarias para el intento correcto de su marco. Puede tratarse de habilidades blandas, como la diplomacia o la toma de decisiones, o de habilidades duras, como certificaciones de organismos reguladores.
4. Establecer claramente las buenas prácticas
La gobernanza de la PMO es un proceso de gestión del cambio, por lo que una comunicación y unas expectativas claras son la clave del intento correcto. Defina las metodologías y las buenas prácticas que espera que utilicen todos los participantes. Estas buenas prácticas deben abarcarlo todo, desde la presupuestación y el uso de recursos hasta la gestión de riesgos y los procedimientos de garantía de calidad.
Facilite que todos los equipos y personas encuentren estas buenas prácticas y las apliquen en cada fase del proyecto. Cuanto más claro sea y más fácil haga que los participantes sigan estas directrices, más probabilidades tendrá de que el proyecto sea un éxito.
5. Implantar y supervisar la gobernanza de la OGP plan
Una vez sentadas todas las bases, es hora de aplicar y supervisar el marco de gobernanza de su PMO. Utilice una herramienta como El software de gestión de proyectos de ClickUp para supervisar los flujos de trabajo, realizar un seguimiento del progreso y obtener vistas detalladas durante todo el ciclo de vida del proyecto. 📈
Cree una sistema personalizado de gestión de proyectos para definir procesos, responsabilidades y procedimientos. Añada campos personalizados, dependencias y prioridades y aproveche las vistas filtradas para sumergirse en la información que más importa. Utilícelo para gestionar todos los elementos de la gobernanza de la PMO, desde el ajuste de objetivos hasta la creación y el uso compartido de información a través de Documentos de ClickUp .
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Utilice varias Vistas ClickUp para ver proyectos y tareas en forma de listas, tableros o paneles. Con ClickUp, es fácil adaptar los procesos gracias a las funciones integradas de Herramientas de IA y automatizaciones que simplifican los flujos de trabajo. Además, gracias a su alto grado de personalización, puede cambiar cuando lo necesite sin que ello afecte significativamente al cronograma de entrega del proyecto. ⏳
ClickUp también ofrece más de 1.000 plantillas, lo que facilita la creación de directrices de PMO y procedimientos operativos estándar (POE). Utilice las plantillas plantillas de gestión de proyectos para establecer objetivos y procesos relacionados con su plan de gobierno de la PMO.
6. Revise y actualice según sea necesario
La gobernanza de la PMO no es un proyecto de una sola vez. Construya y programe regularmente un paso de revisión para revisar sus procesos y procedimientos. Cree un sistema para marcar los problemas y escalarlos a la persona adecuada para que los cambios se puedan hacer rápidamente. 🚨
Tenga en cuenta que los requisitos de su PMO pueden cambiar a medida que su organización crece o entra en nuevas industrias. Sea adaptable y proactivo a la hora de reestructurar o crear nuevas PMO cuando surja la necesidad.
Preguntas Frecuentes
¿Todavía quiere saber más sobre los marcos de gobernanza de las PMO? Aquí están las preguntas más comunes que recibimos y sus respuestas.
1. ¿Qué es un marco de la OGP?
Un marco PMO es un conjunto de normas y reglamentos que dictan cómo los equipos de gestión y los individuos deben manejar todos los aspectos del proceso del proyecto. El marco suele incluir la alineación de las normas de gobierno con las misiones y valores más amplios de la empresa. El marco exacto varía de una empresa a otra y se adapta a la complejidad y las necesidades de la empresa.
2. Pendiente ¿Cómo se ajusta la gobernanza de la OGP?
Para establecer la gobernanza de la PMO, debe analizar su organización actual, definir los objetivos y las partes interesadas e identificar el alcance del modelo de gobernanza. Con esta información, seleccionará a las personas adecuadas, creará procesos de toma de decisiones y establecerá las mejores prácticas y metodologías de gobernanza. Una vez creada la gobernanza de su PMO, deberá revisarla periódicamente y actualizarla según sea necesario.
3. ¿Cuáles son los tres pilares de la gobernanza de proyectos?
Los tres pilares de la gobernanza de proyectos son la estructura, las personas y la información. La estructura consiste en todos los procesos de toma de decisiones, flujos de trabajo y dependencias, junto con explicaciones claras de todos los procedimientos que deben seguir los miembros del equipo. El pilar de las personas representa la contratación por parte de la dirección de las personas adecuadas para cada tarea. El pilar de la información incluye planes de comunicación que faciliten las actualizaciones y expectativas claras para los debates cuando surjan problemas en el proyecto.
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Un marco PMO eficaz puede hacer que sus proyectos tengan más intentos correctos. Desde mejores flujos de trabajo hasta el asesoramiento de personas altamente cualificadas, una PMO es una forma de asegurarse de que todos sus proyectos aportan más valor a su empresa. Inscríbase en ClickUp hoy mismo y empiece a gestionar su marco PMO. Utilícelo para sentar las bases de su marco con metas y objetivos claramente definidos. Además, agilice los procesos de toma de decisiones con tareas que asignan responsabilidades y rendición de cuentas en toda su organización. Desde el uso compartido de documentación hasta la planificación de procesos más fluidos, ClickUp hace que la gobernanza de la PMO sea pan comido.✨