Las organizaciones se enfrentan a numerosos retos. Uno de ellos es cómo gestionar eficazmente varios proyectos con recursos limitados.
El reto se hace más difícil cuando te das cuenta de que cada uno de tus proyectos es único y requiere una atención específica.
El alcance de los proyectos incluirá crecimiento estratégico con muchos factores de riesgo y mantenimiento rutinario con tareas sencillas, lo que convierte la gestión de proyectos en un acto de equilibrio. Tendrá que determinar constantemente en qué proyectos invertir y dirigir los recursos, al tiempo que alinea los proyectos con sus metas a largo plazo.
Sin un proceso claro de gestión de carteras de proyectos, podría ser necesario precipitar las decisiones, malgastar recursos y perder oportunidades.
Profundicemos en los procesos esenciales para una gestión eficaz de la cartera de proyectos. Explore los principios básicos, las estrategias y las herramientas para mejorar sus habilidades de PPM y optimizar la cartera de proyectos de su organización.
¿Qué es la gestión de carteras de proyectos?
La gestión de la cartera de proyectos (PPM) requiere un enfoque descendente para alinear cada meta de proyecto con la de la organización. Se trata de seleccionar, priorizar y gestionar estratégicamente un conjunto de proyectos y asignar los recursos en consecuencia.
Su principal objeto es maximizar el valor de toda la cartera de proyectos, garantizando una óptima asignación de recursos y alineación con objetivos estratégicos . Una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) suele estar formada por gestores de carteras de proyectos, gestores de proyectos y gestores de programas.
¿En qué se diferencia la gestión de carteras de proyectos de la gestión de proyectos?
La gestión de carteras de proyectos supervisa toda la cartera de proyectos, lo que implica ajustes para alinearse con la evolución y el cambio de las prioridades de la organización a lo largo de los años.
En cambio, gestión de proyectos implica la planificación, ejecución y control de proyectos individuales, centrándose en completarlos dentro del presupuesto, a tiempo y con el resultado deseado.
Se ocupa de detalles orientados a las tareas, como la asignación de recursos, la programación, la gestión de riesgos y la ejecución de tareas, todo ello dentro del plazo limitado del proyecto.
Importancia de la gestión de la cartera de proyectos
La gestión de la cartera de proyectos (PPM) le permite centrarse en el panorama general y abordar los retos causados por múltiples proyectos que se solapan.
Veamos las ventajas de la gestión de la cartera de proyectos:
Alineación estratégica
PPM le ayuda a elegir los proyectos y programas que se ajustan a la estrategia y las metas de negocio de su empresa y que más contribuyen a la consecución de estos objetivos.
Mejor toma de decisiones:
PPM proporciona un marco para la toma de decisiones relacionadas con los proyectos, ayudándole a elegir los proyectos adecuados.
Puede implicar la interrupción o el cambio de prioridad de proyectos que ya no se ajustan a las metas estratégicas.
Optimización de recursos:
PPM le ayuda a asignar su tiempo y sus recursos de forma más eficiente entre las finanzas, los recursos humanos y otras inversiones estratégicas.
Evita que los recursos se extiendan en exceso y garantiza que sus recursos se distribuyan donde generen el mayor impacto.
Gestión de riesgos:
Al evaluar y gestionar el riesgo a nivel de cartera, PPM le ayuda a tomar decisiones con conocimiento de causa.
Implica diversificar el riesgo entre múltiples proyectos o reducir el riesgo abordando las dependencias y las limitaciones de recursos.
Comunicación y transparencia:
PPM promueve una mejor comunicación y transparencia con visibilidad en el proceso de selección y ejecución del proyecto, lo que conduce a la aceptación de las partes interesadas.
Mejora del intento correcto del proyecto:
Un PPM eficaz le ayuda a encontrar e invertir en proyectos bien planificados, bien ejecutados y estrechamente supervisados, aumentando las probabilidades de éxito del proyecto y maximizando su ROI.
PPM contribuye a su intento correcto a largo plazo:
El PPM va más allá de los proyectos individuales y se centra en el intento correcto a largo plazo de su organización.
Le ayuda a adaptarse a las circunstancias cambiantes y garantiza que la cartera de proyectos se mantenga alineada con las prioridades estratégicas en evolución.
¿Quién se beneficia de una gestión eficaz de la cartera de proyectos?
Las ventajas de la gestión de la cartera de proyectos (GCP) se aplican a las organizaciones que gestionan varios proyectos simultáneamente. He aquí algunos ejemplos prácticos:
Sector financiero:
Los bancos, las empresas de inversión y las compañías de seguros lanzan periódicamente nuevos productos, servicios y planes para sus clientes. PPM ayuda a lanzar y desarrollar estos productos, gestionar las bases de datos de clientes, procesar los pagos y mantenerse al día de las tendencias del mercado.
También ayuda a las organizaciones financieras a identificar, mitigar y diversificar los importantes riesgos financieros y normativos a los que se enfrentan.
Empresas de tecnología de la información:
Las empresas de TI utilizan la gestión de carteras de proyectos para elegir y priorizar los proyectos de su cartera. PPM ayuda a controlar diversos proyectos, desde el desarrollo de software hasta la ciberseguridad y la gestión de infraestructuras.
PPM ayuda a supervisar y controlar los gastos de los proyectos, evitar los excesos presupuestarios y garantizar la rentabilidad.
Empresas de construcción:
Las empresas de construcción gestionan grandes proyectos a largo plazo en los que el equipo puede desviarse del camino debido a las condiciones cambiantes. Utilizan PPM para supervisar estos proyectos, controlar los costes y cumplir los plazos.
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PPM también ayuda a las empresas de construcción a priorizar múltiples proyectos de diferentes tamaños y complejidades. PPM garantiza que los proyectos cruciales reciban la atención y los recursos necesarios.
Industria manufacturera:
Las industrias manufactureras utilizan la gestión de cartera de proyectos (PPM) para gestionar diversos proyectos.
Entre ellos se incluyen el desarrollo de productos, la mejora de la eficiencia de los procesos, la mejora de la cadena de suministro y la entrega puntual de los productos.
La gestión de la cartera de proyectos les ayuda a compaginar estos proyectos de forma eficaz, garantizando su competitividad y la reunión de sus metas.
Equipos de gestión de proyectos:
Los equipos de gestión de proyectos son vitales en cualquier organización; supervisan proyectos, gestionan recursos y trabajan en estrecha colaboración con los gestores de proyectos.
Para hacer su trabajo más fácil y eficaz, utilizan la gestión de cartera de proyectos (PPM) para mantenerse organizados y garantizar que los proyectos se alinean con las metas de la empresa.
Sector público
Las agencias gubernamentales utilizan PPM para asegurarse de que todo funciona sin problemas. Esto incluye la gestión de bases de datos públicas y proyectos de infraestructura, la aplicación de políticas y la mejora de los servicios.
PPM les ayuda a asignar recursos de forma inteligente y a mantener la transparencia para servir al público con eficacia.
Sectores sanitario y farmacéutico:
Las organizaciones sanitarias y las empresas farmacéuticas utilizan PPM para mejorar su rendimiento.
Ayuda en los proyectos de mejora de la calidad, el desarrollo de nuevos medicamentos, la ampliación de instalaciones y la reunión de las necesidades del mercado. La meta final es ofrecer una mejor atención a los pacientes.
Proceso de gestión de la cartera de proyectos
Ahora que ya hemos visto la importancia de la gestión de carteras y cómo la utilizan los distintos sectores, vamos a desglosar el proceso PPM paso a paso:
Paso 1: Identificar los objetivos de su empresa
Empiece por ajustar las metas y objetivos de su organización. Identifique las metas estratégicas que su empresa quiere alcanzar y elija proyectos que se alineen con esos objetivos.
Conéctese con las partes interesadas clave y los líderes para comprender las metas de la empresa. Por ejemplo, aumentar los ingresos, expandirse a nuevos mercados o mejorar la satisfacción del cliente. A continuación, correlacione los proyectos de su cartera con esos objetivos.
Paso 2: Recopilar e investigar ideas de proyectos para su cartera
Recopile ideas de proyectos de las partes interesadas clave y los directores de departamento, investigue las tendencias del sector y analice los comentarios de los clientes.
Evalúe los proyectos en función de criterios específicos como la alineación con las metas de la empresa, el posible rendimiento de la inversión, las necesidades de recursos y los factores de riesgo antes de añadirlos a su cartera.
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Utilice
Paneles de ClickUp
para ajustar un espacio para que tu equipo comparta ideas. Como siguiente paso, investiga y comprueba la viabilidad de estas ideas para ver si pueden convertirse en proyectos.
Paso 3: Validar la viabilidad de tu cartera de proyectos
Analice las condiciones del mercado, los requisitos técnicos y de recursos, la viabilidad financiera, los riesgos potenciales y los beneficios previstos de cada proyecto. A continuación, compare estos factores con sus recursos y presupuesto disponibles.
Los proyectos que se ajusten a su disponibilidad de recursos y a sus objetivos estratégicos se considerarán viables. Evalúe sus proyectos de forma crítica para asegurarse de que son realistas y factibles.
Paso 4: Asigne sus recursos
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La asignación de recursos consiste en asignar eficazmente los recursos humanos, los presupuestos, la infraestructura y el tiempo a sus proyectos.
Decida qué cantidad de cada recurso se asignará a proyectos específicos para garantizar el intento correcto. Asigne recursos limitados a proyectos críticos en función de sus prioridades.
Paso 5: Ejecutar, gestionar y supervisar la cartera de proyectos
Este paso consiste en poner en práctica sus planes.
Asigne equipos y gestores de proyectos, ajuste cronogramas y siga el progreso de sus proyectos . Las comprobaciones y la elaboración de informes periódicos le ayudarán a mantener el rumbo y hacer los ajustes necesarios.
En la gestión de carteras de proyectos, su rol consiste en garantizar que todo funcione a la perfección. Guíe al equipo para que cumpla los plazos, gestione los conflictos, ajuste la cartera cuando cambien las tendencias y haga un seguimiento del progreso del proyecto.
Las revisiones periódicas le ayudan a afinar y mejorar el proceso basándose en los datos recopilados.
Si busca una plataforma centralizada para planificar, priorizar, supervisar y controlar sus proyectos e iniciativas, el software de gestión de carteras de proyectos es lo que necesita.
¿Qué es un software de gestión de carteras de proyectos?
El software de gestión de cartera de proyectos (PPM) es una solución que le ayuda a obtener una visión completa de la sostenibilidad y el progreso de múltiples proyectos.
Ayuda a los gestores de carteras de proyectos como usted a gestionar proyectos complejos con eficacia para satisfacer las demandas de las partes interesadas.
Funciones imprescindibles del software de gestión de carteras de proyectos
Las expectativas para el software de gestión de la cartera de proyectos (PPM) pueden variar entre organizaciones, así que elija el software en función de sus necesidades únicas.
El software PPM suele incluir varias funciones como:
- Planificación y programación de proyectos: Esta función es esencial para definir el alcance, priorizar tareas y ajustar cronogramas para mejorar el rendimiento del proyecto
- Gestión de recursos: El software PPM simplifica el análisis, la asignación y el seguimiento de los recursos, garantizando que se utilicen de manera eficiente
- Gestión financiera: Es crucial presupuestar y hacer un seguimiento de los costes del proyecto para no salirse de los presupuestos planificados
- Colaboración y Comunicación x: La colaboración entre los miembros del equipo y las partes interesadas es esencial para compartir ideas, proporcionar retroalimentación, y garantizar una comunicación fluida es otro factor a considerar
- Personalización y escalabilidad: Un software PPM que se adapte para satisfacer las necesidades únicas de su empresa, permitiendo flexibilidad a medida que cambian las necesidades, es esencial para gestionar su cartera de proyectos
Tipos de software de gestión de cartera de proyectos
El software PPM se divide en dos categorías: de escritorio y basado en la nube. Seleccione el que mejor se adapte a las necesidades y preferencias de su organización.
Software PPM de escritorio
El software PPM de escritorio es una
software de gestión de carteras de proyectos
que funciona sin conexión. Puede utilizarlo sin conexión (a internet), lo que resulta práctico para empresas con proyectos en zonas remotas.
Una ventaja clave es el nivel de seguridad y control que proporciona. Tienes plena propiedad y control sobre tus datos, lo que reduce los problemas de privacidad y seguridad.
Software PPM en la nube
El software PPM basado en la nube es una herramienta de gestión de cartera de proyectos accesible desde cualquier lugar con conexión (a internet). Esto lo hace ideal para equipos de servicios profesionales, ya que puede acceder a los datos del proyecto en tiempo real.
Los miembros del equipo pueden colaborar y compartir actualizaciones al instante. Además, a menudo utiliza un modelo de suscripción, por lo que se paga en cuotas más pequeñas, lo que ofrece una mayor flexibilidad de costes en comparación con las elevadas cuotas únicas.
¿Cómo utilizar el software de gestión de la cartera de proyectos?
Las funciones de
y los pasos necesarios para utilizarlo variarán en función del que elija.
Nosotros utilizaremos
ClickUp
como ejemplo en esta sección porque ofrece herramientas de gestión de carteras de proyectos versátiles y fáciles de usar, que proporcionan excelentes
soluciones de gestión de proyectos
.
1. Crear un entorno de trabajo de ClickUp
Comience con
ClickUp registrándose gratis/a
y creando un entorno de trabajo de ClickUp para su cartera de proyectos.
2. Añada la plantilla de gestión de carteras de proyectos
La plantilla de cartera de gestión de proyectos le permite realizar fácilmente un seguimiento de los proyectos en todos los departamentos y programas, al tiempo que supervisa su estado y progreso.
Después de crear su entorno de trabajo, añada las plantillas de ClickUp
Plantilla de gestión de carteras de proyectos
. Esta plantilla ofrece nueve estados: en curso, listo, completado, etc.
El sitio
Plantilla de gestión de carteras de proyectos
también proporciona tres vistas (Informes Semanales de Estado, Equipo y Hoja de Ruta de la PMO) para mostrar claramente el progreso y el intento correcto de su proyecto.
3. Personalice la plantilla
Gestione tareas y proyectos, y colabore eficazmente con su equipo utilizando ClickUp
Personalice la estructura de la plantilla mediante espacios, carpetas y listas.
Tareas de ClickUp
le ayudan a gestionar las tareas de los proyectos. Puede clasificar los proyectos en tareas manejables en proyectos existentes, en curso, nuevos y futuros.
4. Utilice la vista Tabla de ClickUp para obtener una Panorámica de su cartera de proyectos
Muévase entre la versátil vista Tabla y la vista Calendario de ClickUp 3.0 para visualizar mejor todo su trabajo
Necesita tener una visión clara de sus proyectos junto con la planificación y el inicio.
Vista Tabla de ClickUp
ofrece algunas funciones útiles:
Visualización de datos: Presenta los datos de su proyecto en formato de tabla para ayudarle a organizarlos y estructurarlos para obtener una mejor vista del progreso.
Arrastrar y soltar: Reorganiza las tareas para ordenarlas en función de diferentes criterios.
Exportar y compartir: Comparte la información del proyecto con las partes interesadas al instante.
5. Utilice el panel ClickUp para obtener información detallada sobre sus proyectos
Paneles de ClickUp
es su herramienta
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para obtener información detallada de los proyectos para su gestión centralizada.
Elija entre más de 50 widgets para añadir y organizar en su
creando una vista clara e informativa de sus datos PPM.
Tomemos como ejemplo una agencia de publicidad que gestiona numerosas campañas de clientes. Pueden agilizar su proceso de PPM con los paneles de ClickUp. Mediante la creación de diseños de paneles, obtienen:
- Un widget de Panorámica del proyecto que muestra varias métricas del proyecto
- Un widget de seguimiento del progreso para visualizar cuánto ha avanzado cada proyecto
- Un widget de control de tiempo para una representación visual de los cronogramas de los proyectos, lo que permite una programación eficaz de los mismos
Mantenga su organización en el buen camino con la gestión de la cartera de proyectos
El software de gestión de la cartera de proyectos (PPM) es una herramienta de navegación que ayuda a su organización a acercarse a sus metas y objetivos empresariales.
Le ayuda a identificar qué hace diferente a cada proyecto de su cartera y cómo crear un equilibrio a la hora de seleccionar y ejecutar sus proyectos.
Tanto si opta por varias plataformas como si se decide por ClickUp, asegúrese de ajustarse para obtener unos resultados de proyecto correctos.
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¡y tome el control de su cartera de proyectos!