Las organizaciones se enfrentan a numerosos retos. Uno de ellos es cómo gestionar varios proyectos de manera eficiente con recursos limitados.
El reto se vuelve más difícil cuando te das cuenta de que cada uno de tus proyectos es único y requiere una atención específica.
El alcance de los proyectos incluirá el crecimiento estratégico con muchos factores de riesgo y el mantenimiento rutinario con tareas sencillas, lo que convierte la gestión de proyectos en un acto de equilibrio. Tendrá que determinar constantemente en qué proyectos invertir y dirigir los recursos, al tiempo que alinea los proyectos con sus metas a largo plazo.
Sin un proceso claro para la gestión de la cartera de proyectos, podría ser necesario acelerar las decisiones, desperdiciar recursos y perder oportunidades.
Profundicemos en los procesos esenciales para una gestión eficaz de la cartera de proyectos. Explore los principios, estrategias y herramientas fundamentales para mejorar sus habilidades de gestión de proyectos y optimizar la cartera de proyectos de su organización.
¿Qué es la gestión de carteras de proyectos?
La gestión de la cartera de proyectos (PPM) adopta un enfoque descendente para alinear las metas de cada proyecto con las de la organización. Se centra en la selección, priorización y gestión estratégicas de un conjunto de proyectos y la asignación de recursos en consecuencia.
Su objetivo principal es maximizar el valor de toda la cartera de proyectos, garantizando una asignación óptima de los recursos y la alineación con los objetivos estratégicos. Una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) suele estar compuesta por gestores de carteras de proyectos, gestores de proyectos y gestores de programas.
¿En qué se diferencia la gestión de la cartera de proyectos de la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos supervisa toda la cartera de proyectos, lo que implica realizar ajustes para adaptarse a las prioridades organizativas en constante evolución y cambio a lo largo de los años.
Por otro lado, la gestión de proyectos implica planificar, ejecutar y controlar proyectos individuales, centrándose en completarlos dentro del presupuesto, a tiempo y con el resultado deseado.
Se trata de detalles orientados a las tareas, incluyendo la asignación de recursos, la programación, la gestión de riesgos y la ejecución de tareas, todo ello dentro del límite del plazo del proyecto.
Importancia de la gestión de la cartera de proyectos
La gestión de la cartera de proyectos (PPM) le permite centrarse en el panorama general y abordar los retos que plantean los proyectos que se solapan entre sí.
Veamos las ventajas de la gestión de la cartera de proyectos:
Alineación estratégica
PPM le ayuda a elegir los proyectos y programas que se ajustan a la estrategia y las metas empresariales de su empresa y que más contribuyen a alcanzar dichas metas.
Mejor toma de decisiones:
PPM proporciona un marco para tomar decisiones relacionadas con los proyectos, lo que le ayuda a elegir los proyectos adecuados que debe llevar a cabo.
Esto puede implicar la interrupción o la reordenación de las prioridades de los proyectos que ya no se ajustan a las metas estratégicas.
Optimización de recursos:
PPM le ayuda a distribuir su tiempo y sus recursos de forma más eficiente entre las finanzas, los recursos humanos y otras inversiones estratégicas.
Esto evita la sobrecarga de recursos y garantiza la distribución de estos donde puedan generar el mayor impacto.
Gestión de riesgos:
Al evaluar y gestionar el riesgo a nivel de cartera, PPM le ayuda a tomar decisiones informadas.
Esto implica diversificar el riesgo entre varios proyectos o reducirlo abordando las dependencias y las limitaciones de recursos.
Comunicación y transparencia:
La PPM promueve una mejor comunicación y transparencia con visibilidad en el proceso de selección y ejecución de proyectos, lo que conduce a la aceptación por parte de las partes interesadas.
Mayor éxito de los proyectos:
Una gestión eficaz de la cartera de proyectos le ayuda a encontrar e invertir en proyectos bien planificados, bien ejecutados y supervisados de cerca, lo que aumenta las probabilidades de éxito del proyecto y maximiza el retorno de la inversión.
La PPM contribuye a su éxito a largo plazo:
La PPM va más allá de los proyectos individuales y se centra en el éxito a largo plazo de su organización.
Le ayudará a adaptarse a las circunstancias cambiantes y garantizará que la cartera de proyectos siga estando alineada con las prioridades estratégicas en constante evolución.
¿Quién se beneficia de una gestión eficaz de la cartera de proyectos de gestión de proyectos?
Las ventajas de la gestión de carteras de proyectos (PPM) se aplican a las organizaciones que gestionan varios proyectos simultáneamente. A continuación se muestran algunos ejemplos prácticos:
Sector financiero:
Los bancos, las empresas de inversión y las compañías de seguros lanzan regularmente nuevos productos, servicios y planes para sus clientes. La gestión de la cartera de proyectos ayuda a lanzar y desarrollar estos productos, gestionar las bases de datos de clientes, procesar los pagos y mantenerse al día de las tendencias del mercado.
También ayuda a las organizaciones financieras a identificar, mitigar y diversificar los riesgos financieros y normativos sustanciales a los que se enfrentan.
Empresas de tecnología de la información:
Las empresas de TI utilizan la gestión de carteras de proyectos para seleccionar y priorizar proyectos de su cartera. La PPM ayuda a controlar diversos proyectos, desde el desarrollo de software hasta la ciberseguridad y la gestión de infraestructuras.
PPM ayuda a supervisar y controlar los gastos de los proyectos, evitar sobrecostes y garantizar la rentabilidad.
Empresas constructoras:
Las empresas de construcción gestionan proyectos grandes y a largo plazo en los que el equipo puede desviarse del camino debido a condiciones cambiantes. Utilizan PPM para supervisar estos proyectos, controlar los costes y cumplir los plazos.
PPM también ayuda a las empresas de construcción a priorizar múltiples proyectos de diferentes tamaños y complejidades. PPM garantiza que los proyectos cruciales reciban la atención y los recursos necesarios.
Industria manufacturera:
Las industrias manufactureras utilizan la gestión de carteras de proyectos (PPM) para gestionar diversos proyectos.
Estos incluyen el desarrollo de productos, la optimización de los procesos, la mejora de la cadena de suministro y la garantía de que los productos se entreguen a tiempo.
PPM les ayuda a compaginar estos diferentes proyectos de forma eficaz, garantizando que sigan siendo competitivos y cumplan sus metas.
Equipos de gestión de proyectos:
Los equipos de gestión de proyectos son fundamentales en cualquier organización; supervisan los proyectos, gestionan los recursos y realizan el trabajo en estrecha colaboración con los gestores de proyectos.
Para facilitar su trabajo y hacerlo más eficaz, utilizan la gestión de carteras de proyectos (PPM) para mantenerse organizados y garantizar que los proyectos se ajusten a las metas de la empresa.
Sector público:
Las agencias gubernamentales utilizan la gestión de carteras de proyectos (PPM) para garantizar que todo funcione correctamente. Esto incluye la gestión de bases de datos públicas y proyectos de infraestructura, la implementación de políticas y la mejora de los servicios.
La PPM les ayuda a asignar los recursos de forma inteligente y mantiene la transparencia para servir al público de manera eficaz.
Sectores sanitario y farmacéutico:
Las organizaciones sanitarias y las empresas farmacéuticas utilizan la gestión de carteras de proyectos (PPM) para mejorar su rendimiento.
Esto ayuda a mejorar la calidad de los proyectos, desarrollar nuevos medicamentos, ampliar las instalaciones y garantizar que satisfagan las necesidades del mercado. La meta final es proporcionar una mejor atención a los pacientes.
Proceso de gestión de la cartera de proyectos
Ahora que hemos abordado la importancia de la gestión de carteras y cómo diferentes sectores utilizan la PPM, analicemos el proceso de PPM paso a paso:
Paso 1: Identifique sus objetivos empresariales
Comience por establecer las metas y los objetivos de su organización. Identifique los objetivos estratégicos que su empresa desea alcanzar y seleccione proyectos que se ajusten a ellos.
Conéctese con las partes interesadas y los líderes clave para comprender las metas de la empresa. Estas pueden ser aumentar los ingresos, expandirse a nuevos mercados o mejorar la satisfacción del cliente. A continuación, planifique cómo cada proyecto de su cartera contribuye a estas metas.
Paso 2: Recopile e investigue ideas de proyectos para su cartera
Recopile ideas de proyectos de las partes interesadas clave y los directores de departamento, investigue las tendencias del sector y analice los comentarios de los clientes.
Evalúe los proyectos basándose en criterios específicos, como la alineación con las metas de la empresa, el ROI potencial, las necesidades de recursos y los factores de riesgo, antes de añadirlos a su cartera.
Utilice los paneles de ClickUp para crear un espacio en el que su equipo pueda compartir ideas. A continuación, investigue y compruebe la viabilidad de estas ideas para ver si pueden convertirse en proyectos.
Paso 3: Valide la viabilidad de su cartera de proyectos
Analice las condiciones del mercado, los requisitos técnicos y de recursos, la viabilidad financiera, los riesgos potenciales y los rendimientos esperados de cada proyecto. A continuación, compare estos factores con los recursos y el presupuesto disponibles.
Los proyectos que se ajusten a la disponibilidad de recursos y a los objetivos estratégicos se considerarán viables. Evalúe sus proyectos de forma crítica para asegurarse de que son realistas y alcanzables.
Paso 4: Asigne sus recursos
La asignación de recursos consiste en distribuir de forma eficaz los recursos humanos, los presupuestos, la infraestructura y el tiempo entre sus proyectos.
Decida cuánto se asignará de cada recurso a proyectos específicos para garantizar el éxito. Distribuya los recursos limitados entre los proyectos críticos en función de sus prioridades.
Paso 5: Ejecute, gestione y supervise su cartera de proyectos
Este paso implica poner en práctica sus planes.
Asigne equipos y gestores de proyectos, establezca cronogramas y realice el seguimiento del progreso de sus proyectos. Las revisiones y los informes periódicos le ayudarán a mantener el rumbo y a realizar los ajustes necesarios.
En la gestión de la cartera de proyectos, su rol es garantizar que todo funcione correctamente. Oriente al equipo para que cumpla los plazos, gestione los conflictos, ajuste la cartera a medida que cambian las tendencias y realice el seguimiento del progreso de los proyectos.
Las revisiones periódicas le ayudarán a ajustar y mejorar el proceso basándose en los datos recopilados.
Si busca una plataforma centralizada para planificar, priorizar, supervisar y controlar sus proyectos e iniciativas, lo que necesita es un software de gestión de carteras de proyectos.
¿Qué es un software de gestión de carteras de proyectos?
El software de gestión de carteras de proyectos (PPM) es una solución que le ayuda a obtener una visión general completa de la sostenibilidad y el progreso de múltiples proyectos.
Ayuda a los gestores de carteras de proyectos como usted a gestionar proyectos complejos de manera eficiente para satisfacer las demandas de las partes interesadas.
Funciones imprescindibles del software de gestión de carteras de proyectos
Las expectativas respecto al software de gestión de carteras de proyectos (PPM) pueden variar entre organizaciones, por lo que debe elegir el software en función de sus necesidades específicas.
El software PPM suele incluir diversas funciones, como:
- Planificación y programación de proyectos: esta función es esencial para definir el alcance, priorizar tareas y establecer cronogramas para mejorar el rendimiento de los proyectos.
- Gestión de recursos: el software PPM simplifica el análisis, la asignación y el seguimiento de los recursos, garantizando su uso eficiente.
- Gestión financiera: es fundamental presupuestar y realizar el seguimiento de los costes de los proyectos para mantenerse dentro de los presupuestos planificados.
- Colaboración y comunicación x: La colaboración entre los miembros del equipo y las partes interesadas es esencial para compartir ideas, proporcionar comentarios y garantizar una comunicación fluida, lo cual es otro factor a tener en cuenta.
- Personalización y escalabilidad: un software de PPM que se adapta a los requisitos únicos de su empresa y permite flexibilidad a medida que cambian las necesidades es esencial para gestionar su cartera de proyectos.
Tipos de software de gestión de carteras de proyectos
El software PPM se divide en dos categorías: de escritorio y basado en la nube. Seleccione el que mejor se adapte a las necesidades y preferencias de su organización.
Software PPM para escritorio
El software PPM de escritorio es un software de gestión de proyectos que funciona sin conexión. Se puede utilizar sin conexión a internet, lo que resulta muy útil para empresas con proyectos en zonas remotas.
Una ventaja clave es el nivel de seguridad y control que proporciona. Usted tiene la propiedad y el control total de sus datos, lo que reduce las preocupaciones sobre la privacidad y la seguridad de los datos.
Software PPM basado en la nube
El software PPM basado en la nube es una herramienta de gestión de carteras de proyectos accesible desde cualquier lugar con conexión a internet. Esto lo hace ideal para equipos de servicios profesionales, ya que permite acceder a los datos del proyecto en tiempo real.
Los miembros del equipo pueden colaborar y compartir actualizaciones al instante. Además, suele utilizar un modelo de suscripción, por lo que se paga en cuotas más pequeñas, lo que le ofrece una mayor flexibilidad en cuanto a los costes en comparación con las elevadas tarifas únicas.
¿Cómo utilizar el software de gestión de carteras de proyectos?
Las funciones del software PPM y los pasos necesarios para utilizarlo variarán en función del que elija.
En esta sección utilizaremos ClickUp como ejemplo, ya que ofrece herramientas de gestión de carteras de proyectos versátiles y fáciles de usar, que proporcionan excelentes soluciones de gestión de proyectos.
1. Cree un entorno de trabajo de ClickUp
Empiece con ClickUp registrándose de forma gratuita y creando un entorno de trabajo de ClickUp para su cartera de proyectos.
2. Añada la plantilla de gestión de la cartera de proyectos
Después de crear su entorno de trabajo, añada la plantilla de gestión de carteras de proyectos de ClickUp. Esta plantilla ofrece nueve estados: en curso, listo, completado y más.
La plantilla de gestión de carteras de proyectos también ofrece tres vistas (informes de estado semanales, equipo y hoja de ruta de la oficina de gestión de proyectos) para mostrar claramente el progreso y el éxito de su proyecto.
3. Personalice la plantilla
Personalice la estructura de la plantilla utilizando espacios, carpetas y listas.
Las tareas de ClickUp le ayudan a gestionar las tareas de los proyectos. Puede clasificar los proyectos en tareas manejables en proyectos existentes, en curso, nuevos y futuros.
4. Utilice la vista Tabla de ClickUp para obtener una visión general de su cartera de proyectos.
Necesita tener una visión clara de sus proyectos, además de planificarlos e iniciarlos. La vista Tabla de ClickUp ofrece algunas funciones muy útiles:
Visualización de datos: presenta los datos de tus proyectos en formato de tabla para ayudarte a organizarlos y estructurarlos y poder ver mejor el progreso.
Arrastrar y soltar: Reorganice las tareas para clasificarlas según diferentes criterios.
Exportar y compartir: comparta la información del proyecto con las partes interesadas al instante.
5. Utilice el panel de ClickUp para obtener información detallada sobre sus proyectos
Los paneles de ClickUp son tu entorno de trabajo visual de referencia para obtener información detallada sobre los proyectos y gestionarlos de forma centralizada.
Elija entre más de 50 widgets para añadir y organizar en su panel de control de gestión de programas, creando una vista clara e informativa de sus datos de PPM.
Tomemos como ejemplo una agencia de publicidad que gestiona numerosas campañas de clientes. Pueden optimizar su proceso de PPM con los paneles de ClickUp. Al crear diseños de paneles, obtienen:
- Un widget de resumen de proyectos que muestra diversas métricas de proyectos.
- Un widget de seguimiento del progreso para visualizar cuánto ha avanzado cada proyecto.
- Un widget de control de tiempo para una representación visual de los cronogramas de los proyectos, lo que permite una programación eficiente de los mismos.
Mantenga su organización por el buen camino con la gestión de la cartera de proyectos.
El software de gestión de carteras de proyectos (PPM) es una herramienta de navegación que ayuda a su organización a acercarse a sus metas y objetivos empresariales.
Le ayudará a identificar qué diferencia a cada proyecto de su cartera y cómo crear un equilibrio a la hora de realizar la selección y ejecutar sus proyectos.
Tanto si opta por múltiples plataformas como si se decanta por ClickUp, asegúrese de prepararse para obtener resultados satisfactorios en sus proyectos. ¡Empiece a utilizar ClickUp GRATIS y tome el control de su cartera de proyectos!