Ponga orden en sus equipos de proyecto: Guía completa del marco de gobernanza de proyectos

sin gobernanza, reina el caos". Esta afirmación es válida en cualquier situación que requiera estructura y persistencia sistemática. Y, en el mundo altamente competitivo y orientado a resultados de la gestión de proyectos, no hay lugar en absoluto para el caos en el lugar de trabajo. Imagínese intentar dirigir un gigante tecnológico sin normas, controles ni un plan estratégico. Es una receta para el desastre

Piense en gobernanza de proyectos como el superhéroe de su proyecto, aportando:

• Procesos Zen: Sus procesos internos están bien comunicados, son claros y no contienen errores
• El mejor amigo del tiempo: Los plazos se convierten en un paseo por el parque
• La alegría del cliente: ¿Clientes contentos? Dalo por terminado 🥳

En este artículo, vamos a descifrar el poder del _gobierno de proyectos_, conectando los puntos entre esos grandes principios de gobierno y el meollo de tu proyecto diario. Cubriremos:

1. Conceptos de gobernanza de proyectos
2. Pasos para desarrollar un marco de gobernanza de proyectos

¿Qué es la gobernanza de proyectos?

El concepto básico de gobernanza es bastante sencillo: se refiere a los procesos colectivos que permiten a diversos elementos de la sociedad ejercer poder, autoridad e influencia. La meta final es elaborar políticas que configuren el funcionamiento de la vida pública, la economía y el desarrollo social.

Cuando nos acercamos a la gestión de proyectos, encontramos un concepto similar adaptado a la toma de decisiones específicas de cada proyecto: la gobernanza de proyectos. Por definición la gobernanza del proyecto es una función de supervisión que está alineada con el modelo de gobernanza de la organización y abarca el ciclo de vida del proyecto.

Pero esta descripción técnica puede ser difícil de digerir para muchos de nosotros. En términos más sencillos, gobernanza de proyectos es la estructura a la que se recurre -también llamada modelo o marco de gobernanza- para decidir: Formas de abordar los proyectos asegúrese de que son realistas y se ajustan a la estrategia general de su organización

• Alcance del proyecto: Define los límites del proyecto. ¿Qué se incluirá y qué no? Sea específico para evitar que el proyecto se desborde más adelante
• Documéntalo todo: Anótalo todo en una carta de proyecto o documento similar. Puedes utilizarplantillas de cartas de proyectos para obtener ayuda adicional

Aquí tienes una pista: Explore la Metas de ClickUp ¡función! Le permite establecer metas y cronogramas con métricas mensurables, realizar un seguimiento del progreso en tiempo real y mantener todo súper organizado con las carpetas. Además, dispondrá de una atractiva visualización para supervisar todos sus entregables en un solo lugar.

Realice un seguimiento de sus metas hasta los KPI más esenciales y obtenga automáticamente vistas detalladas de su progreso

Paso 2: Identificar las partes interesadas y los roles clave del proyecto

Hablemos ahora de las personas que estarán en esto contigo. Identifique a las partes interesadas clave y defina sus roles. ¿Quién desempeña qué papel? Saber esto ayuda a crear un equipo de compatibilidad en el que cada uno conoce su rol para llevar el proyecto al intento correcto. Los roles de las partes interesadas incluyen al patrocinador del proyecto, al director del proyecto, al equipo del proyecto o incluso a partes externas como clientes o proveedores. 🔑

Existen dos sencillos pasos para organizar las partes interesadas de un proyecto con ClickUp:

1. Crear un registro de partes interesadas: Puede crear tareas individuales dentro de unaLista ClickUp oCarpeta para cada parte interesada. Rellene la carpetaCampos personalizados con la información de las partes interesadas correspondiente a cada tarea y utilice el campo de descripción para proporcionar detalles adicionales sobre cada una, como antecedentes, intereses, estado de prioridad y expectativas
2. Defina claramente los roles: ClickUp dispone de varias plantillas para ayudarledefinir roles y responsabilidades para garantizar la rendición de cuentas y agilizar la ejecución del proyecto. Por ejemplo, con la funciónPlantilla de matriz RACI (o matriz de asignación de responsabilidades) de ClickUppuede asignar tareas y ajustar la autoridad responsable de la toma de decisiones

Utilice la plantilla de la matriz RACI de ClickUp para definir los roles de los miembros de su plantilla en las diferentes tareas y actividades

Paso 3: Ajuste de los parámetros del proyecto en todos los departamentos

Una vez identificadas las partes interesadas, considere sus necesidades y deseos en todos los departamentos. Puede celebrar reuniones con las partes interesadas clave o con un comité de gobernanza para establecer parámetros sobre todo tipo de componentes de la gobernanza del proyecto, entre los que se incluyen:

• Creación de calendarios realistas en función de la disponibilidad de recursos
• Presupuestación de proyectos
• Expectativas de informes
• Seguimiento y comprobación de la calidad de los resultados
• Despliegue del proyecto

¿Le parece abrumador? Este paso es precisamente la razón por la que necesita una solución fiable herramienta de gestión de proyectos como ClickUp para centralizar todo el debate y la documentación que surja de la planificación de la gobernanza del proyecto.

ClickUp 3.0 está dotado de colaboración cruzada, gestión del tiempo , gestión de reuniones , tomar notas programación y herramientas de despliegue para ayudarle a navegar y supervisar ejecución del proyecto de la A a la Z. También le encantará utilizar ClickUp AI para generar documentos estructurados, aportar ideas sobre los próximos pasos y resumir textos extensos, todas ellas funciones diseñadas para ayudarle a establecer un marco de gobernanza en el momento oportuno.

Supervise las actualizaciones de los proyectos, gestione los flujos de trabajo y colabore con el equipo, todo ello desde su entorno de trabajo de ClickUp

Y aquí está la guinda del pastel: ClickUp viene con una extensa compatibilidad de formación . Dote a sus equipos de proyecto y a las partes interesadas de los conocimientos necesarios para navegar por sus herramientas y sacarles el máximo partido.

Paso 4: Establecer protocolos de comunicación dentro de los equipos del proyecto

Encuestas recientes indican que la friolera de 75% de los profesionales de proyectos prevén una mayor dependencia de las herramientas de colaboración para dinámica de equipos . Estamos totalmente de acuerdo

El ajuste de canales y protocolos de comunicación eficaces implica la creación de líneas claras y directas de comunicación entre todos los miembros del equipo y otros participantes clave en el proyecto. Todo viento en popa, ¿verdad? ⛵

Pendiente:

• Elaborar un plan de comunicación: En él se debe esbozar quién debe comunicar, qué información debe compartir, cuándo debe compartirla y cómo debe difundirla
• Utilizar plantillas reutilizables: ExplorarPlantillas reutilizables de ClickUp para dar uniformidad a su plan de comunicación y logística
• Actualizaciones y reuniones periódicas: Las actualizaciones del estado del proyecto y las reuniones pueden ayudar a garantizar que todo el mundo esté al día, fomentando un sentido de pertenencia y compromiso

Añada miembros del equipo a los debates y colabore con ClickUp Chatee en un mismo espacio y evite saltar de un software a otro

ClickUp puede mejorar la transparencia de la comunicación en cualquier modelo de gestión de proyectos:

1. Comuníquese con su equipo al instante mediante la función de mensajería integrada en la aplicación de ClickUp,Vista del chat2. Edite documentos en colaboración sin solapamientos y compártalos fácilmente a través de URL conDocumentos ClickUp3. Transmitir visualmentedependencias y relaciones entre tareas conPizarras ClickUp. Garantizar una comprensión clara de la dinámica y los plazos del proyecto para una gobernanza eficaz del mismo
2. Personalizar y gestionar tareas para alinear los procesos del equipo con los requisitos del proyecto
3. Manténgase informado connotificaciones personalizables. Recibiractualizaciones en tiempo real cuando se modifiquen las tareas, lo que garantiza que esté informado y pueda adaptar su estrategia de gobernanza con prontitud
4. Descargar ClickUppara su Android odispositivos iOS para disfrutar de un rendimiento fluido en smartphones e incluso Apple Watches

Paso 5: Implantar mecanismos de seguimiento y (elaboración de) informes

Un modelo de gobernanza ideal incluiría comprobaciones periódicas para detectar problemas desde el principio y mantenerlo todo bajo control. Este paso requiere la creación de un sistema que sirva de panel de control del proyecto y facilite el seguimiento del progreso y la elaboración de informes periódicos. Es como tomar el pulso a la salud del proyecto.

Obtenga una vista holística de los estados de los proyectos y de las tareas pendientes en todo su equipo o departamento con los paneles de ClickUp 3.0 Paneles de ClickUp entran en escena para hacerte la vida más fácil y te permiten crear un panel personalizado que te muestra todo lo que necesitas saber. Lo abres y ¡boom! 💣

Aprovecha Tarjetas personalizadas los Cuadros de Mando ClickUp le ayudan a mantener el control de su proyecto, con tablas, gráficos y todo lo necesario para evaluar si su proyecto va viento en popa o necesita un pequeño impulso. Mantenga el control en cualquier escenario de trabajo-aquí tiene tres muestras de casos de uso en empresas de los paneles de ClickUp:

Sprints de desarrollo

Gestione sin esfuerzo la carga de trabajo de su equipo, ya sea mediante puntos de scrum o tareas asignadas. Lleve a cabo debates sobre cualquier desafío de construcción, realice un seguimiento del progreso y mida el rendimiento del equipo, todo cómodamente en un solo lugar.

Gestión de recursos

Visualice la disponibilidad de recursos en su panel y asigne todo estratégicamente. Identifique rápidamente los activos y el personal utilizados de forma eficiente o infrautilizados. Genere informes de progreso a lo largo del tiempo para optimización de recursos .

Comprenda de un vistazo quién de su equipo tiene menos o más trabajo del necesario para poder reasignar fácilmente sus recursos

Gestión de empresas

Planifique, vea, realice el seguimiento y evalúe las metas periódicas de diversas tareas, garantizando una estructura de gobierno uniforme para todos los proyectos. El panel funciona como un centro de control personalizado que le ayuda a descubrir cuellos de botella en los flujos de trabajo y a tomar medidas preventivas.

Paso 6: Evaluar y ajustar continuamente

Los proyectos son dinámicos, como la vida. Revise y ajuste periódicamente su marco de gobernanza en función del rendimiento del proyecto y de los cambios en las circunstancias. La flexibilidad es clave: asegura que su marco siga siendo pertinente y se adapte a las circunstancias necesidades cambiantes del proyecto .

ClickUp simplifica las tareas de gobernanza ofreciendo una intervalo de vistas que se adaptan a la perfección a la naturaleza cambiante de los proyectos, garantizando que disponga de la perspectiva adecuada para una supervisión y gestión eficaces.

Las más de 15 vistas de ClickUp proporcionan a las organizaciones una solución de pared a pared para cada equipo

Estas son algunas de nuestras vistas favoritas y sus ventajas clave:

• Vista Tablero para el seguimiento visual del proyecto: Le permite ver las tareas que se mueven a través de las fases, ofreciendo una representación visual dinámica del progreso de su proyecto
• Vista Lista para una gestión detallada de las tareas: Le permite gestionar meticulosamente las tareas, facilitando la supervisión de las asignaciones individuales y el seguimiento del progreso paso a paso
• Vista del Calendario para la programación: Garantiza el cumplimiento de los plazos y las tareas urgentes. Ajuste fácilmente su marco de gobernanza en función decronogramas de proyectos y asegúrese de que todo sigue el calendario previsto
• Vista del (diagrama de) Gantt para cambiar los cronogramas de los proyectos: Es suherramienta de cronograma dinámicoque te ayuda a visualizar dependencias y ajustar calendarios,identificar oportunidades de mejora de procesosy adaptar su enfoque de gobernanza en función de la evolución del proyecto
• Vista del cronograma para el seguimiento de hitos: Es como el cronograma histórico de su proyecto, que le permite revisar los logros pasados, planificar el futuro y realizar ajustes informados en los componentes de gobernanza del proyecto
• Vista Equipo para la planificación de proyectos de alto nivel: ¿Necesitas una visión global? Esta vista proporciona una visión general de alto nivel de los proyectos, tareas y miembros del equipo. Es perfecta paraplanificar la capacidad y la gestión de personal

ClickUp 3.0 le ofrece la posibilidad de transformar y cambiar entre diferentes vistas mientras edita directamente las tareas con ClickUp AI

Importancia de la gobernanza de proyectos en la gestión de proyectos

Aunque la importancia de la gobernanza de proyectos es evidente en proyectos complejos, su importancia se extiende a todos los proyectos. Es absolutamente vital en estas cinco áreas:

1. Gestión de riesgos: Identifica, evalúa y aborda con prontitud los riesgos en la entrega de productos o servicios, minimizando las interrupciones y mejorando la capacidad de recuperación del proyecto
2. Participación de las partes interesadas: Establece canales de comunicación claros, fomentando el compromiso y la participación de las partes interesadascolaboración entre las partes interesadas del proyecto3. Rendición de cuentas y toma de decisiones: Define la cadena de responsabilidades, mejorando la rendición de cuentas y la racionalizaciónprocesos de toma de decisiones para mantener la estabilidad de los proyectos en entornos inciertos
3. Medición del rendimiento: Establecemétricas y KPIs para medir el rendimiento del proyecto en todos los departamentos, facilitandola mejora continua y el aprendizaje
4. Cumplimiento y adhesión a las normas: Garantiza el cumplimiento de las políticas de la organización, las normas del sector y los requisitos reglamentarios, mitigando los riesgos legales y de reputación

Es bueno saberlo: Gobernanza del proyecto frente a gobernanza de la organización

La gobernanza de proyectos y la gobernanza organizativa parecen conceptos que se solapan, pero difieren en su alcance y enfoque. El primero es específico de los proyectos, e implica el marco de gestión para la toma de decisiones y la ejecución a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Define roles, responsabilidades y procesos adaptados para orquestar el intento correcto del proyecto. 💫

Por otra parte, gobernanza organizativa tiene un alcance más amplio, aborda la estructura, las políticas y los procesos de toma de decisiones de toda la organización. Establece el marco para un funcionamiento sostenido y a largo plazo, orientando los objetivos estratégicos y la funcionalidad general a través de varios procesos de toma de decisiones procesos y funciones de la empresa -como equipo de ventas y RRHH- dentro de la organización.

He aquí una tabla que resume las diferencias clave entre la gobernanza de un proyecto y la gobernanza de una organización:

Dirija proyectos correctos: Utilice ClickUp para el gobierno de proyectos

Dirigir un proyecto sin orden es como conducir con los ojos vendados. Pruébelo usted mismo si no está convencido, pero si valora el orden y la eficacia, comprenderá su importancia.

Con la gran variedad de funciones de ClickUp, desde la perfecta gestión de tareas hasta las mejores herramientas de comunicación y gestión de problemas, el ajuste del modelo adecuado de gestión de proyectos se convierte en un juego de niños.

Así que, tanto si es un escéptico como un creyente experimentado, ClickUp merece la pena ¡! Es gratis, y siempre se puede contar con él para ayudar a anclar sus proyectos meticulosamente. Confíe en nosotros; usted se preguntará cómo se las arregló sin él hasta ahora. 😁