Según el Project Management Institute (PMI), el rendimiento general de las oficinas de gestión de proyectos es uno de los 10 factores clave para el éxito de los proyectos. Sin él, es más probable que surjan problemas con la alineación de objetivos, el uso de recursos y la rendición de cuentas.
Afortunadamente, puede crear un marco de gobernanza de la PMO a medida con esta práctica guía. Le guiaremos a través de la gobernanza de la PMO, le explicaremos por qué necesita implementarla y le mostraremos los beneficios que puede esperar de un marco eficaz. 👀
Aprenderá los diferentes componentes de un plan de gobernanza y el rol de la PMO dentro de una organización. Además, le ofreceremos un plan personalizable de cinco pasos para establecer una estructura de gobernanza de proyectos eficaz para su empresa.
¿Qué es la gobernanza de la PMO?
La gobernanza de la oficina de gestión de proyectos (PMO) es el marco de procesos y prácticas que define cómo se toman las decisiones, guía la gestión de los proyectos y evalúa el éxito de estos. Este marco garantiza que todos los proyectos, políticas y procedimientos cumplan con las metas, la ética y los principios de gestión de proyectos de la organización. 🙌
La gobernanza de proyectos sienta las bases para:
- Procesos de toma de decisiones
- Asignación de recursos
- Gestión de riesgos
- Responsabilidad estructurada
Dependiendo de la estructura de la empresa, la gobernanza del proyecto puede estar dirigida por el director del proyecto, los miembros del consejo de administración o varios empleados sénior. En las grandes organizaciones, la estructura de gobernanza puede implicar múltiples controles y equilibrios por parte de los sénior de todos los departamentos.
La gobernanza de proyectos es un componente fundamental de la gestión de proyectos. Establece políticas y procedimientos claros que garantizan la responsabilidad de los responsables de la toma de decisiones. También fomenta la transparencia, reduce la probabilidad de que se produzcan errores que puedan descarrilar un proyecto e implementa la estandarización de las buenas prácticas de sus gestores de proyectos.
Comprender la PMO y su rol dentro de una organización
Una PMO es un departamento que crea y supervisa las normas para todos los proyectos que lleva a cabo la empresa. Es diferente de la gestión de proyectos, que supervisa las tareas diarias que contribuyen a alcanzar un objetivo específico. La gobernanza de la PMO es un marco más amplio de normas y reglamentos diseñado para regular todos los aspectos de los proyectos.
La función de una PMO es estandarizar los procesos relacionados con los proyectos para garantizar que se ajusten a los valores y objetivos de la empresa, así como al cumplimiento normativo. Una PMO suele tener una propuesta de valor que resume el valor que la empresa ofrece a sus clientes.
A continuación se muestran algunos ejemplos de propuestas de valor de la PMO:
- Airbnb: «Airbnb existe para crear un mundo en el que cualquiera pueda sentirse como en casa en cualquier lugar, ofreciendo viajes saludables que sean locales, auténticos, diversos, inclusivos y sostenibles».
- Slack: «Slack ahorra tiempo al eliminar los silos de comunicación y sistemas».
- ClickUp: «Una aplicación que sustituye a todas las demás».
Mientras que los procesos tradicionales de gestión de la PMO se han centrado únicamente en garantizar el cumplimiento de las normas de gobernanza, la PMO moderna es más estratégica, lo que se denomina PMO estratégica o PMO de corporación (EPMO). La PMO estratégica no se limita al cumplimiento, sino que se centra en crear alineación, fomentar la agilidad y utilizar la tecnología para impulsar la innovación. 💡
En lugar de centrarse únicamente en la ejecución de proyectos y la gestión de planes, la PMO estratégica alinea la gobernanza con las expectativas de las partes interesadas y los objetivos empresariales más amplios, teniendo en cuenta la propuesta de valor.
En el pasado, un líder de la PMO evaluaba si las actividades del proyecto cumplían con la norma de gobierno. En la PMO moderna, el líder ahora elige proyectos y objetivos estratégicos que cumplen con las metas generales de la empresa.
Las PMO modernas también son menos rígidas en términos de estructura que antes. Los marcos adoptan cada vez más metodologías ágiles para garantizar que los proyectos y los jefes de equipo puedan ajustarse y adaptarse más fácilmente, sin alterar los protocolos de gobernanza. ⚖️
El resultado son marcos con un enfoque más interfuncional, colaboración y estructuras de toma de decisiones flexibles.
5 componentes de la gobernanza de proyectos
La gobernanza de proyectos consta de varios componentes, y no se trata solo de una lista de reglas que hay que seguir. Profundicemos en los diferentes componentes de la gobernanza de proyectos, incluidos los modelos, la gestión de riesgos y los procesos de control. 🏊
1. Modelos de gobernanza
El modelo o marco de gobernanza debe tener en cuenta el personal, la estructura y la información de su empresa. Será la base de las normas del proyecto, por lo que el enfoque debe adaptarse a las necesidades específicas de su negocio y proyecto.
Comience por investigar y analizar sus proyectos para determinar el grado de rigor que debe tener su modelo de gobernanza. Para una empresa que trabaja en proyectos de alta seguridad, su modelo de gobernanza debe ser más estricto. Para una startup que trabaja en productos innovadores que requieren cambios rápidos, es posible que su modelo de gobernanza deba ser más flexible o adaptable.
Como mínimo, su modelo de gobernanza debe:
- Tenga en cuenta el alcance de los proyectos.
- Establezca directrices para los cronogramas del proyecto.
- Aborde la complejidad de los diferentes proyectos y ciclos de vida de los proyectos.
- Evalúe los riesgos y cree estructuras para reducirlos.
- Incluya las aportaciones de las partes interesadas.
Tenga en cuenta que los modelos de gobernanza también deben alinearse con las metas y valores de su empresa. Por ejemplo, el marco de gobernanza que utiliza un parque temático será muy diferente al que utiliza una empresa de asesoría fiscal.
¿Por qué? Porque la misión y los valores de estas agencias varían. Mientras que un parque temático puede centrarse en la seguridad de los visitantes, una empresa fiscal se centraría en el cumplimiento normativo. 🎡
Existen varios modelos de gobernanza de proyectos que puede considerar, entre ellos:
- Modelo de consejo asesor: Marco en el que un grupo de expertos del sector actúa como consejo asesor para ayudar al director ejecutivo u otros altos cargos a tomar decisiones en las distintas fases del proyecto. Entre los ejemplos más comunes de sectores que utilizan este modelo se incluyen los cuerpos de bomberos, los distritos escolares y las organizaciones sin ánimo de lucro.
- Objetivos de control para la información y tecnologías relacionadas (COBIT): Desarrollado por ISACA, COBIT es un modelo de gobernanza centrado en las tecnologías de la información que se centra en las normativas, el cumplimiento y la protección de datos 🔐.
- Modelo de equipo directivo: común en pequeñas y medianas empresas, este modelo crea comités departamentales o directivos con líderes que colaboran para sentar las bases de la gobernanza. Está diseñado para aprovechar la experiencia de cada persona con el fin de agilizar la toma de decisiones y la responsabilidad conjunta de la gobernanza entre departamentos.
2. Responsabilidades y obligaciones
La gobernanza de la PMO establece los roles y responsabilidades de todos los miembros del equipo del proyecto. Esto garantiza una mayor rendición de cuentas y define claramente quién es responsable de la toma de decisiones en cada fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos. ✅
Al establecer normas de gobernanza desde el principio, los gestores de proyectos pueden crear mejores flujos de trabajo y evitar cuellos de botella. Esto elimina la confusión sobre quién se encarga de qué en un proyecto. Al mismo tiempo, el establecimiento de niveles de autoridad crea una jerarquía clara de responsabilidades y facilita la concesión de acceso y permisos a los recursos durante el proyecto.
3. Participación de las partes interesadas
Un buen modelo de gobernanza involucra a todas las partes interesadas del proyecto durante el proceso. Cuando se trata de gestionar proyectos, las partes interesadas habituales son las personas que trabajan en el proyecto y los patrocinadores o inversores del mismo. En la gobernanza, las partes interesadas son un grupo más amplio de personas, que incluye a cualquiera que se vea afectado por el proyecto y sus objetivos.
Al crear un modelo de gobernanza, comience por identificar a todas las partes interesadas potenciales. A continuación, su marco debe crear planes de comunicación para mantener informadas a todas las partes interesadas, protocolos para gestionar las expectativas y directrices sobre quién tiene poder de decisión.
4. Gestión de riesgos y problemas
Todos los proyectos tienen riesgos inherentes y su marco de gobernanza debe intentar mitigarlos antes de que descarrilen el proyecto. Al diseñar su marco de gobernanza de la PMO, cree un sistema para identificar, clasificar y priorizar los riesgos o problemas. Mantenga la estructura lo suficientemente flexible como para abordar diferentes tipos de problemas, pero lo suficientemente clara como para guiar a todos los participantes en el proyecto a través del plan de gestión de riesgos.
5. Procesos de control de la gestión de proyectos
No basta con crear un marco de gobernanza y darlo por terminado. Un plan eficaz debe supervisarse y revisarse periódicamente. Es necesario comparar regularmente los resultados y los esfuerzos con su modelo de gobernanza de referencia. Evalúe las áreas en las que no se siguen los protocolos y determine si se debe a instrucciones poco claras o a la necesidad de un cambio estructural. 👨🏽💻
Durante su revisión, asegúrese de obtener comentarios de los responsables de la toma de decisiones y las partes interesadas siguiendo el plan de gobernanza. Con una revisión periódica, puede identificar áreas de mejora y ajustar su modelo de gobernanza para adaptarlo a las necesidades de su empresa.
Cómo utilizar un marco de gobernanza de la PMO
A continuación le mostramos cómo crear y utilizar de forma eficaz un marco de gobernanza de proyectos. En solo cinco pasos, podrá crear un modelo que se adapte a las necesidades y valores específicos de su empresa. 🏆
- Identifique a las partes interesadas: Cree una lista de todas las personas que se verán afectadas por el proyecto, incluidos los miembros del equipo y los actores externos, como proveedores y distribuidores.
- Establezca metas: identifique y priorice las metas empresariales, la misión de la empresa, los estatutos del proyecto y los valores del proyecto.
- Diseñe e implemente la estructura de gobernanza: Cree una estructura transparente que describa los roles, las expectativas y la responsabilidad de todas las partes interesadas. En el caso de las organizaciones más grandes, esto será complejo y puede incluir su desglose en diferentes juntas, filiales o revisiones departamentales. Describa claramente cómo se tomarán las decisiones, quién es responsable y cómo se supervisarán estos procesos de gobernanza.
- Defina y supervise el progreso: explique en qué consiste el cumplimiento del marco de gobernanza de la PMO y supervise el progreso periódicamente desde el inicio hasta la completación del proyecto.
- Revise y aborde cualquier inconsistencia: La gobernanza es un proyecto continuo. Establezca un sistema de revisión y revíselo periódicamente para garantizar el cumplimiento y actualizar las prácticas con el fin de abordar cualquier deficiencia en el marco de gestión existente.
Estos pasos deben considerarse como directrices, no como una guía rígida sobre «cómo hacerlo». Las empresas con estructuras de PMO complejas necesitarán más pasos y es posible que tengan que dividirlos en segmentos más manejables.
Recuerde adaptar su marco de gobernanza a las necesidades específicas de su empresa y revisar el modelo, especialmente al principio, para realizar cambios sobre la marcha.
Ventajas de la gobernanza de la PMO y tendencias futuras
Está claro que la creación de una gobernanza de la PMO ayuda a su organización a cumplir las normas de conformidad, pero también aporta un valor añadido que quizá no esperaba. De hecho, dedicar tiempo a establecer estas normas y directrices da sus frutos en lo que respecta a la adaptabilidad, la selección de proyectos y la toma de decisiones. ⚒️
Estas son algunas de las ventajas de un marco de gobernanza eficaz:
- Mejor enfoque de los proyectos: con procesos más claros, una propuesta de valor y órganos de gobierno, a los líderes les resulta más fácil realizar la selección de los proyectos que más contribuyen a los resultados de la empresa.
- Expectativas y responsabilidades más claras: con normas que regulan las expectativas y la autoridad, todos los miembros del equipo saben quién es responsable de qué. Eso se traduce en una mayor propiedad en sus propios roles y menos malentendidos.
- Mejora de la gestión de riesgos: la gobernanza de la PMO crea una estructura de toma de decisiones que facilita a los jefes de equipo evaluar y prevenir los riesgos. Saber quién está a cargo de las decisiones también facilita la escalada: los miembros del equipo saben a quién notificar para que puedan tomar medidas rápidas.
- Mayor capacidad de adaptación: gracias a unas directrices innovadoras, los líderes pueden adaptar y modificar los proyectos con mayor facilidad y actualizar las estructuras de gobernanza para reflejar estos cambios.
Gracias a la transformación digital, los procesos tradicionales de las empresas están cambiando a una velocidad vertiginosa, y la gobernanza de la PMO no es una excepción. Con la llegada del teletrabajo, la inteligencia artificial y la automatización, las PMO deben adaptarse y crear estructuras que tengan en cuenta estos cambios.
Estas son algunas de las tendencias futuras de la gobernanza de la PMO:
- Adopción de la transformación digital y la automatización: los algoritmos de IA y aprendizaje automático proporcionan análisis predictivos de los riesgos potenciales y los retrasos en los proyectos. Al acelerar este análisis, el personal de las PMO puede elaborar planes de gestión de riesgos y proyectos más completos y optimizar la gestión de la cartera de proyectos en la mitad de tiempo.
- Hacia una toma de decisiones basada en datos: Los datos son fundamentales y constituyen la fuerza motriz detrás de las decisiones en la mayoría de los entornos empresariales cotidianos. También son cada vez más un componente clave de los marcos de PMO. En lugar de designar a un responsable de la toma de decisiones, los modelos de PMO profundizan en cómo se deben tomar las decisiones, qué métricas deben influir en ellas y qué procesos de supervisión deben seguirse para garantizar el rendimiento del proyecto 🎯.
- Énfasis en la innovación y la mejora continua: Tradicionalmente, la gobernanza de la PMO era un proceso único. Hoy en día, está en constante evolución, y los responsables de la PMO aprenden de los intentos correctos y los fracasos. Las actualizaciones en constante evolución impulsan la innovación y mejoran las prácticas estándar.
- Adopción de metodologías ágiles de gestión de proyectos: Dado que el cambio es una fuerza constante, los responsables de la PMO están adoptando metodologías ágiles que permiten a los proyectos pivotar y adaptar su enfoque cuando cambia el entorno, sin descarrilar el progreso del proyecto.
Ajustes para la configuración de un marco de gobernanza de la PMO eficaz
¿Está listo para establecer un marco de gobernanza de la PMO? Aquí encontrará pasos prácticos para crear un plan de gobernanza de la PMO eficaz. Cada uno de ellos se basa en principios básicos y buenas prácticas que debe seguir, de modo que pueda adaptar cada paso a las necesidades de su empresa.
1. Analice su organización actual
Antes de poder crear un marco de gobernanza PMO eficaz, debe revisar cómo se gestionan actualmente los proyectos dentro de su empresa. Piense en los tipos de proyectos en los que se centra y si existen marcos para ellos. Pregúntese si tiene planes para la gestión de recursos del proyecto y si existen directrices para la asignación de recursos. 💰
Otros aspectos a tener en cuenta son:
- ¿Cómo gestiona los cambios en los proyectos?
- ¿Cómo elegir y priorizar los proyectos?
- ¿Los proyectos suelen entregarse a tiempo y qué ocurre si no es así?
- ¿Disponen los miembros del equipo y los responsables del proyecto de indicadores clave de rendimiento (KPI) u otras métricas para evaluar el rendimiento del proyecto?
Una vez que haya determinado qué procesos ya tiene implementados, puede reestructurarlos o crear otros nuevos que sirvan de base para su plan de gobernanza.
2. Defina el propósito y la estructura de su PMO
Su PMO debe tener un propósito, ya sea crear información consultiva para cumplir con los requisitos normativos o desarrollar procesos para entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Defina claramente el propósito de su PMO y, a continuación, cree una estructura básica para alcanzar esas metas.
Si necesita una PMO con fines estratégicos, le interesará contar con una estructura que describa los flujos de trabajo y los pasos de toma de decisiones que conducen a un objetivo específico. Si necesita una PMO consultiva, su estructura puede incluir una junta o un comité consultivo como parte de la estructura. Tenga en cuenta que puede tener varios planes de PMO para diferentes objetivos o en diferentes niveles si su organización es grande o compleja.
Utilice una herramienta como ClickUp Metas para definir claramente sus metas, establecer flujos de trabajo y destacar los hitos para alcanzar los resultados deseados. Con herramientas de lluvia de ideas integradas y objetivos medibles, es fácil definir y realizar el seguimiento del progreso de su marco de PMO.
3. Consiga a las personas adecuadas
La eficacia de un marco de gobernanza de la PMO depende de las personas que lo integran. Puede optar por utilizar personal que ya forme parte de su empresa o incorporar a personas externas a la organización para ocupar posiciones clave dentro de la PMO. 🤝
Independientemente de cómo decida estructurarlo, tenga en cuenta las habilidades necesarias para el intento correcto de su marco. Estas pueden ser habilidades sociales, como la diplomacia o la toma de decisiones, o habilidades técnicas, como las certificaciones de organismos reguladores.
4. Establezca claramente las buenas prácticas
La gobernanza de la PMO es un proceso de gestión del cambio, por lo que una comunicación clara y unas expectativas bien definidas son clave para el éxito. Defina las metodologías y las buenas prácticas que espera que utilicen todos los participantes. Estas buenas prácticas deben abarcar todo, desde la elaboración de presupuestos y el uso de recursos hasta la gestión de riesgos y los procedimientos de garantía de calidad.
Facilite a todos los equipos y personas la búsqueda de estas buenas prácticas y su implementación en cada fase del proyecto. Cuanto más claro sea y más fácil haga que las personas sigan estas directrices, más probabilidades tendrá de que el proyecto sea un éxito.
5. Implementar y supervisar el plan de gobernanza de la PMO
Una vez sentadas las bases, es el momento de implementar y supervisar su marco de gobernanza de la PMO. Utilice una herramienta como el software de gestión de proyectos ClickUp para supervisar los flujos de trabajo, realizar el seguimiento del progreso y obtener vistas detalladas a lo largo del ciclo de vida del proyecto. 📈
Cree un sistema de gestión de proyectos personalizado para definir procesos, responsabilidades y procedimientos. Añada campos personalizados, dependencias y prioridades, y aproveche las vistas filtradas para profundizar en la información más importante. Úselo para gestionar todos los elementos de la gobernanza de la PMO, desde el establecimiento de objetivos hasta la creación y el uso compartido de información a través de ClickUp Docs.
Utilice varias vistas de ClickUp para ver los proyectos y las tareas en forma de listas, tableros o paneles. Con ClickUp, es fácil adaptar los procesos gracias a las herramientas de IA y las automatizaciones integradas que simplifican los flujos de trabajo. Además, el alto grado de personalización le permite cambiar de rumbo cuando sea necesario sin afectar significativamente al cronograma de entrega del proyecto. ⏳
ClickUp también ofrece más de 1000 plantillas, lo que facilita la creación de directrices y procedimientos operativos estándar (POE) para la PMO. Utilice las plantillas de gestión de proyectos para establecer objetivos y procesos que se ajusten a su plan de gobernanza de la PMO.
6. Revisar y actualizar según sea necesario
La gobernanza de la PMO no es un proyecto puntual. Establezca y programe periódicamente un paso de revisión para revisar sus procesos y procedimientos. Cree un sistema para señalar los problemas y escalarlos a la persona adecuada para que se puedan realizar cambios rápidamente. 🚨
Tenga en cuenta que los requisitos de su PMO pueden cambiar a medida que su organización crece o se adentra en nuevos sectores. Sea flexible y proactivo a la hora de reestructurar o crear nuevas PMO cuando sea necesario.
Preguntas frecuentes
¿Quiere saber más sobre los marcos de gobernanza de la PMO? A continuación, le ofrecemos las preguntas más frecuentes que recibimos y sus respuestas.
1. ¿Qué es un marco de trabajo de la PMO?
Un marco de PMO es un conjunto de normas y reglamentos que dictan cómo deben gestionar los equipos directivos y las personas todos los aspectos del proceso del proyecto. El marco suele incluir la alineación de las normas de gobernanza con las misiones y valores generales de la empresa. El marco exacto varía de una empresa a otra y se adapta a la complejidad y las necesidades del negocio.
2. ¿Cómo configuro la gobernanza de la PMO?
Para configurar la gobernanza de la PMO, debe analizar su organización actual, definir los objetivos y las partes interesadas, e identificar el alcance del modelo de gobernanza. Con esta información, seleccionará a las personas adecuadas, creará procesos de toma de decisiones y establecerá las buenas prácticas y metodologías de gobernanza. Una vez creada la gobernanza de la PMO, deberá revisarla periódicamente y actualizarla según sea necesario.
3. ¿Cuáles son los tres pilares de la gobernanza de proyectos?
Los tres pilares de la gobernanza de proyectos son la estructura, las personas y la información. La estructura comprende todos los procesos de toma de decisiones, los flujos de trabajo y las dependencias, junto con explicaciones claras de todos los procedimientos que deben seguir los miembros del equipo. El pilar de las personas representa la contratación por parte de la dirección de las personas adecuadas para cada tarea. El pilar de la información incluye planes de comunicación que facilitan las actualizaciones y las expectativas claras para los debates cuando surgen problemas en el proyecto.
Implemente un marco PMO eficaz para proyectos más exitosos
Un marco PMO eficaz puede hacer que sus proyectos tengan más éxito. Desde mejores flujos de trabajo hasta el asesoramiento de personas altamente cualificadas, una PMO es una forma de garantizar que todos sus proyectos aporten más valor a su empresa.
Regístrese hoy mismo en ClickUp y comience a gestionar su marco de PMO. Úselo para sentar las bases de su marco con metas y objetivos claramente definidos. Además, agilice los procesos de toma de decisiones con tareas que asignan responsabilidades y obligaciones en toda su organización. Desde el uso compartido de documentación hasta la planificación de procesos más fluidos, ClickUp hace que la gobernanza de la PMO sea muy sencilla. ✨