Ya sea en la vida, en la empresa, en un proyecto o en una tarea, el riesgo es una parte inevitable.
Estos desafíos inesperados podrían incluir recesiones económicas, variaciones del mercado, amenazas a la ciberseguridad o interrupciones en la cadena de suministro que desbaraten el progreso y supongan costosos contratiempos. Por esta razón, un plan de gestión de riesgos podría ser la delgada línea entre el éxito y el fracaso.
🧠 Dato curioso: ¡Las investigaciones indican que el 41 % de las organizaciones han sido testigos de tres o más eventos de riesgo crítico en un año natural!
Pero, ¿cómo es un plan de gestión de riesgos? ¿Cuáles son sus componentes principales?
Esta guía responde a sus preguntas más candentes, desde los aspectos básicos hasta los escenarios del mundo real. ¡Así que, vamos a ello!
⏰ Resumen de 60 segundos
- Un plan de gestión de riesgos es un enfoque estructurado para identificar y mitigar los riesgos
- Los componentes clave de un plan de gestión de riesgos incluyen: Registro de riesgos. Estructura de desglose de riesgos. Matriz de evaluación de riesgos. Metodología de gestión de riesgos. Plan de respuesta a riesgos. Plan de comunicación de riesgos. Presupuesto y documentación de riesgos
- Registro de riesgos
- Estructura de desglose de riesgos
- Matriz de evaluación de riesgos
- Metodología de gestión de riesgos
- Plan de respuesta ante riesgos
- Plan de comunicación de riesgos
- Presupuesto y documentación de riesgos
- Algunos tipos comunes de planes de gestión de riesgos abarcan planes de gestión de riesgos financieros, de TI, de proyectos y de empresa
- La preparación de un plan de gestión de riesgos es un proceso de 7 pasos que implica la identificación de riesgos, la evaluación, la planificación de respuestas, la asignación de propiedad, la documentación desencadenante, la planificación de copias de seguridad y el ajuste de los umbrales de riesgo
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- Estructura de desglose de riesgos
- Matriz de evaluación de riesgos
- Metodología de gestión de riesgos
- Plan de respuesta al riesgo
- Plan de comunicación de riesgos
- Presupuesto y documentación de riesgos
¿Qué es un plan de gestión de riesgos?
Un plan de gestión de riesgos es un enfoque estructurado para supervisar, identificar, analizar y responder a los riesgos potenciales que afectan a una empresa o proyecto. Es una estrategia proactiva de mitigación de riesgos que minimiza la incertidumbre, aborda los desafíos, protege los recursos y facilita las operaciones.
Cuando se implementa correctamente, un plan adecuado de gestión de riesgos mejora la toma de decisiones, aumenta la resiliencia operativa y mantiene la confianza de las partes interesadas incluso en circunstancias inesperadas.
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Componentes clave de un plan de gestión de riesgos eficaz
Un programa de gestión de riesgos está muy estructurado y contiene varios elementos. Algunos de los componentes clave son:
1. Registro de riesgos
El registro de riesgos es un documento centralizado que registra todos los riesgos identificados del proyecto. Normalmente, se crea durante la fase de planificación.
Una vez que tenga una lista de riesgos potenciales, correlacionará su impacto, probabilidad de repetición y estrategias de mitigación de riesgos contra ellos. El registro de riesgos es una referencia para que las partes interesadas clave hagan un seguimiento de los riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
2. Estructura de desglose de riesgos (EDR)
El RBS es un marco jerárquico que clasifica los riesgos en función de sus fuentes. Estas fuentes pueden ser factores técnicos, operativos, financieros o externos.
Un diseño tan estructurado facilita a los miembros del equipo y a las partes interesadas clave el análisis y la priorización sistemática de los riesgos, así como la asignación de recursos durante los esfuerzos de mitigación de riesgos.
3. Matriz de evaluación de riesgos
La matriz de evaluación de riesgos es una ilustración visual del registro de riesgos. En esta matriz, se asignan prioridades a cada riesgo, lo que ayuda a identificar los riesgos de alto impacto.
La matriz de evaluación de riesgos también potencia la toma de decisiones informadas al garantizar que el plan de gestión de riesgos se centre en las amenazas más críticas para minimizar las interrupciones.
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4. Metodología de gestión de riesgos
Este componente del plan de gestión de riesgos describe el enfoque de la organización para identificar, analizar, mitigar y supervisar los riesgos.
Contiene marcos como el análisis de riesgos cualitativo y cuantitativo, técnicas de control de riesgos y mecanismos de supervisión de riesgos. Este paso es crucial para un plan de gestión de riesgos eficaz.
5. Roles y responsabilidades
Esta sección define claramente los roles y responsabilidades dentro del plan de gestión de riesgos e identifica a las partes interesadas responsables de la identificación, evaluación, mitigación y comunicación de riesgos.
La asignación clara de roles y responsabilidades mantiene la rendición de cuentas y prepara la fase para un manejo eficaz de los riesgos cuando sea necesario.
6. Plan de respuesta al riesgo
Un plan de respuesta al riesgo describe las acciones necesarias para abordar los riesgos identificados. Contiene principalmente estrategias de evitación, mitigación, transferencia y aceptación.
Fundamentalmente, el plan de respuesta minimiza el impacto de los riesgos y mejora la preparación. En general, es crucial para reducir los retrasos o el fracaso de los proyectos.
7. Plan de comunicación de riesgos
El plan de comunicación de riesgos detalla cómo las partes interesadas clave compartirán toda la información relacionada con los riesgos. Las actualizaciones oportunas durante una crisis pueden ayudar a mantener la transparencia y dar un toque de proactividad a los planes de mitigación de riesgos.
Esta plantilla de plan de comunicación de ClickUp incluye estructuras predefinidas (elaboración de) informes, canales de comunicación y la frecuencia de los debates sobre riesgos. Contar con un plan de comunicación estructurado evita malentendidos, al tiempo que permite el uso compartido de actualizaciones críticas mientras los equipos trabajan juntos para gestionar los riesgos de manera eficaz.
8. Presupuesto de gestión de riesgos
Algunos riesgos de los proyectos pueden conllevar un elemento financiero. En este caso, los gestores de proyectos pueden asignar un presupuesto para cubrir cualquier coste relacionado con el riesgo. Esto incluye el gasto en herramientas de análisis de riesgos, planificación de contingencias y medidas de respuesta a crisis.
9. Documentación e (elaboración de) informes
La sección de documentación y (elaboración de) informes del plan de gestión de riesgos sienta las bases para la mejora continua. Utilícela para analizar la repetición de riesgos, la eficacia de la respuesta y los resultados. Esta es una referencia para ayudarle a ajustar sus estrategias de riesgo para futuros proyectos y cumplir con los estándares vigentes de la industria.
📚 Lecturas adicionales: Plantillas gratis de evaluación de riesgos en Excel y ClickUp
🔎 ¿Sabías que...?
Los cinco principales riesgos para las empresas globales incluyen:
- Incidencias cibernéticas (38 %)
- Interrupción de la actividad de la empresa (31 %)
- Catástrofe natural (29 %)
- Cambios normativos (25 %)
- Cambio climático (19 %)
Tipos de planes de gestión de riesgos con ejemplos
Sus necesidades de gestión de riesgos dependen del sector, la organización o el proyecto.
Sin embargo, existen amplias categorías de planes de gestión de riesgos que puede personalizar en función de sus requisitos específicos y únicos. Veamos estos diferentes tipos de planes de gestión de riesgos:
1. Plan de gestión de riesgos de la empresa
Un plan de gestión de riesgos de la empresa identifica y mitiga los riesgos que podrían afectar a las operaciones, la reputación o la estabilidad financiera. Entre ellos se incluyen problemas de cumplimiento normativo, fluctuaciones del mercado, interrupciones de la cadena de suministro y daños a la reputación.
Un plan sólido de gestión de riesgos de la empresa protege a la compañía frente a incertidumbres externas e internas.
📌 Ejemplo real:
Los bancos británicos como Barclays, Lloyds y NatWest se enfrentaron a una posible inestabilidad financiera debido a las fluctuaciones de los tipos de interés. Para combatirla, implementaron swaps de tipos de interés para protegerse contra la caída de los tipos. Esta estrategia de «oruga» generará más de 50 000 millones de libras esterlinas en tres años. La cobertura estructural es un componente clave de los planes de gestión de riesgos empresariales de los bancos.
2. Plan de gestión de riesgos del proyecto
Un plan de gestión de riesgos de proyecto identifica, evalúa y mitiga los riesgos que obstaculizan el intento correcto del proyecto. Estos riesgos incluyen la desviación del alcance, las limitaciones de recursos, los retrasos en la programación y los sobrecostes. Un plan convincente tiene en cuenta todos los riesgos del proyecto, desde la planificación hasta la ejecución.
📌 Ejemplo real:
El puente internacional Gordie Howe implica la construcción de un puente de seis carriles en el paso fronterizo entre Estados Unidos y Canadá. Es el proyecto de infraestructura más grande de América del Norte, con un plan integral de gestión de riesgos del proyecto dada su complejidad. Esto incluye una evaluación periódica de riesgos, planificación de contingencias y un seguimiento continuo para garantizar el intento correcto del proyecto.
3. Plan de gestión de riesgos de TI
El plan de gestión de riesgos de TI minimiza los riesgos tecnológicos, de ciberseguridad y de protección de datos. Esto protege los sistemas de las ciberamenazas, los actores malintencionados, los fallos de software, los incumplimientos de las normas y otros riesgos del proyecto.
📌 Ejemplo real:
Capital One reconoció la necesidad de modernizar su infraestructura de TI para satisfacer las demandas de los clientes y la eficiencia operativa. La empresa implementó un plan de gestión de riesgos de TI mientras migraba sus operaciones a la nube. Las estrategias proactivas de mitigación de riesgos ayudaron a la empresa a reforzar sus medidas de ciberseguridad y a mejorar la resistencia del sistema durante la transformación digital.
4. Plan de gestión de riesgos financieros
Como su nombre indica, el plan de gestión de riesgos financieros minimiza los riesgos relacionados con la volatilidad del mercado, los tipos de interés, la exposición al crédito y los problemas de liquidez. Abarca estrategias para gestionar las convulsiones económicas, las pérdidas de inversión y las perturbaciones financieras inesperadas.
📌 Ejemplo real:
El Fondo de Pensiones Global del Gobierno de Noruega reconoció los riesgos financieros asociados con la degradación ambiental y el agotamiento de los recursos naturales. Como resultado, su plan de gestión de riesgos financieros tiene en cuenta los riesgos ecológicos para proteger las inversiones contra los impactos económicos del agotamiento natural y el cambio climático.
5. Plan de gestión de riesgos de cumplimiento
Un plan de gestión de riesgos de cumplimiento mantiene el cumplimiento legal y normativo con las normas vigentes. El incumplimiento de estos requisitos podría dar lugar a sanciones, disputas legales y daños a la reputación. Este plan ayuda a identificar los riesgos regulatorios, supervisar el cumplimiento y aplicar medidas correctivas.
📌 Ejemplo real:
Tras el escándalo de las cuentas falsas de 2016, Wells Fargo se enfrentó a importantes problemas de cumplimiento. Para superarlos, la empresa mejoró su plan de gestión de riesgos de cumplimiento contratando a expertos externos para los roles de cumplimiento y siguiendo planes estructurados para abordar las preocupaciones regulatorias. Ha cerrado cinco acciones regulatorias, lo que confirma su compromiso con el plan de gestión de riesgos de cumplimiento establecido.
6. Plan de gestión de riesgos operativos
Un plan de gestión de riesgos operativos permite a las empresas mitigar los riesgos asociados a los procesos diarios, como las interrupciones de la cadena de suministro, los fallos de los equipos y la escasez de mano de obra.
En general, un plan de este tipo mantiene el buen funcionamiento de la empresa a pesar de los retos operativos.
📌 Ejemplo real:
Un incendio en la subestación de North Hyde del aeropuerto de Heathrow provocó un corte de energía e interrumpió las operaciones. El plan de gestión de riesgos operativos implicó la reconfiguración de la red, el despliegue de sistemas de energía de copia de seguridad, la coordinación con las aerolíneas y la comunicación del estado más reciente a las partes interesadas para aumentar la transparencia. Un plan de gestión de riesgos tan proactivo ayudó a restablecer las operaciones más rápidamente.
Cómo crear un plan de gestión de riesgos
La creación de un plan de gestión de riesgos implica identificar, evaluar y mitigar los riesgos de manera eficaz. Tomemos el ejemplo de una empresa de desarrollo de software que busca lanzar un nuevo producto para comprender el proceso.
Realizar la identificación de riesgos
El primer paso es la identificación de riesgos. Debe tener en cuenta todos los riesgos potenciales que puedan afectar al proyecto. Piense en ideas con su equipo de proyecto, analice proyectos anteriores y revise las amenazas específicas del sector para identificar todos los posibles riesgos del proyecto.
Por ejemplo, los riesgos en un proyecto de desarrollo de software podrían incluir desviaciones del alcance, errores de software y vulnerabilidades de ciberseguridad. Documentar estos riesgos del proyecto en las primeras fases puede prepararle mejor para hacerles frente.
Realizar evaluaciones de riesgos
Una vez que tenga su lista de riesgos identificados, evalúe su probabilidad y su impacto potencial. Dependiendo de su probabilidad y gravedad, puede utilizar una lista de control de evaluación de riesgos o una matriz para clasificar los riesgos como bajos, medios o altos.
Una incidencia de ciberseguridad en un escenario de desarrollo de software podría tener un impacto alto pero una probabilidad baja. Sin embargo, los retrasos en las pruebas podrían tener un impacto alto y una probabilidad alta. Realice evaluaciones de riesgos de esta manera para priorizar los riesgos y abordar primero los más críticos.
La plantilla de Pizarra de evaluación de riesgos de ClickUp ayuda a su equipo de proyecto a correlacionar visualmente los riesgos potenciales y clasificarlos por gravedad. A continuación, pueden crear y asignar planes de respuesta eficaces para neutralizar el riesgo si se produce.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Permita la colaboración entre equipos para desarrollar estrategias de reducción de riesgos
- Implemente estados personalizados como Abierto y Completado para hacer seguimiento al progreso de la evaluación de riesgos
- Optimice el seguimiento de la evaluación de riesgos con etiquetas, subtareas anidadas, múltiples personas asignadas y rótulos de prioridad
Preparar un plan de respuesta al riesgo
El plan de respuesta al riesgo guía al equipo del proyecto en estrategias para mitigar, transferir, aceptar o evitar riesgos. Las acciones varían para cada riesgo identificado, pero el objetivo es el mismo: reducir su impacto. Un plan de respuesta evita la toma de decisiones reactivas y te prepara para afrontar mejor la calamidad.
Utilizando la ciberseguridad como ejemplo, la respuesta inmediata sería poner en cuarentena los conjuntos de datos y abordar rápidamente la brecha. A largo plazo, se debe reforzar el cifrado y realizar auditorías de seguridad frecuentes.
Cuando se encuentre con un riesgo, puede:
Aceptar: Reconocer el riesgo y preparar planes de contingencia en caso de que se materialice ✅
Evitar: Eliminar el riesgo introduciendo ajustes en los procesos o en el plan 🛠️
Mitigar: Minimizar la probabilidad o el impacto del riesgo mediante medidas preventivas 🎯
Transferencia: Trasladar la responsabilidad del riesgo a un tercero 🔁
Asignar propietarios de riesgos
Un propietario de riesgo es responsable de supervisar y gestionar el riesgo que se le ha asignado. Este mecanismo garantiza la rendición de cuentas y la actuación inmediata en caso de un evento de riesgo.
El equipo de seguridad informática sería el propietario de todos los riesgos de ciberseguridad, y el director del proyecto supervisaría cualquier riesgo relacionado con el alcance. Esta propiedad clara y delimitada evita confusiones y desencadena esfuerzos de mitigación indicados.
Documentar los desencadenantes de riesgos
Los desencadenantes de riesgo son señales de advertencia tempranas que indican un evento de riesgo. Identificar estos desencadenantes de antemano permite al equipo del proyecto actuar antes de que el problema se agrave.
Por ejemplo, los cambios frecuentes en los requisitos del cliente pueden desencadenar una ampliación del alcance. El gestor de proyectos puede implementar un proceso de control de cambios para supervisar esto y prevenir los riesgos relacionados con el alcance.
Crear un plan de copia de seguridad
Un plan de respaldo o de contingencia ofrece estrategias alternativas para cuando un riesgo se convierte en una crisis. Esto puede implicar el despliegue de recursos adicionales, la obtención de fondos de emergencia o la reestructuración de los cronogramas de los proyectos. Una vez más, si un desarrollador clave abandona el equipo a mitad del desarrollo del software, el plan de respaldo puede implicar la formación cruzada de los empleados, la contratación de un contratista o la subcontratación de la tarea para evitar retrasos.
Identificar la tolerancia al riesgo y el umbral
Cada proyecto tiene una tolerancia al riesgo y un umbral de riesgo. El umbral define principalmente cuánto riesgo está dispuesta a tolerar una organización. Establecer un umbral de riesgo claro favorece la toma de decisiones. Ayuda a los gestores de proyectos a evaluar cuándo continuar, cambiar de rumbo o escalar un problema. El umbral también afecta a la viabilidad de un proyecto, evitando pérdidas excesivas y otros riesgos.
Por ejemplo, si el retraso en las pruebas de software supera un cierto número de días, la alta dirección puede externalizar el proceso o incorporar más probadores para acelerarlo.
¿Cómo puede ayudar la IA en la gestión de riesgos?
- Para maximizar la eficiencia, las herramientas de IA pueden automatizar la recopilación de datos, la asignación de tareas y la creación de informes dentro de los flujos de trabajo de gestión de riesgos
- Para una mejor comprensión de los riesgos, la IA proporciona información analítica, identificando patrones y prediciendo riesgos potenciales a través del análisis de datos y el PLN
- Para fomentar una colaboración fluida, una herramienta de IA integrada puede ayudar a resumir los debates y automatizar las notificaciones, garantizando una comunicación clara y oportuna entre las partes interesadas
¿Busca una herramienta de IA que se encargue de todo esto y más? ClickUp Brain, el asistente de IA integrado de ClickUp, puede ayudarle.
Herramientas y plantillas para la gestión de riesgos
Muchas organizaciones utilizan herramientas y plantillas especializadas para agilizar la gestión de riesgos. He aquí una panorámica de las diferentes opciones disponibles:
Software de registro de riesgos (el mejor para el seguimiento centralizado de riesgos)
El software de registro de riesgos ayuda a las empresas a mantener una base de datos estructurada de los riesgos potenciales y su estado, impacto y acciones de mitigación asignadas. Este marco ofrece una vista centralizada de todos los riesgos identificados, lo que permite a los equipos realizar un seguimiento y actualizar la información de riesgos en tiempo real.
Además, las herramientas avanzadas de registro de riesgos incluyen automatización, flujos de trabajo personalizables e integración con herramientas de gestión de proyectos.
Software de gestión de riesgos corporativos (ERM) (el mejor para la supervisión de riesgos estratégicos)
El software de gestión de riesgos corporativos tiene como objetivo las organizaciones que buscan un enfoque holístico de la gestión de riesgos en todos los departamentos. Ofrece análisis de riesgos a nivel de toda la corporación, se alinea con las metas estratégicas y garantiza el cumplimiento de las regulaciones de la industria.
Las herramientas de ERM suelen incluir paneles de (elaboración de) informes, análisis predictivos y automatización del flujo de trabajo para una gobernanza eficaz de los riesgos.
Herramienta de gobernanza, riesgo y cumplimiento (GRC) (la mejor para el cumplimiento normativo y de políticas)
Como su nombre indica, el software GRC integra los procesos de gobernanza, riesgo y cumplimiento en un único flujo de trabajo. Esto es crucial para las organizaciones de sectores específicos que desean cumplir con los requisitos reglamentarios y, al mismo tiempo, gestionar eficazmente los riesgos potenciales.
Además, las herramientas de GRC están repletas de funciones como el seguimiento de auditorías, la gestión de políticas y la automatización de la elaboración de informes de cumplimiento, que añaden el cumplimiento al marco de gestión de riesgos y gobernanza.
ClickUp (lo mejor para una gestión integral de riesgos)
ClickUp es la app, aplicación, Todo, que ofrece herramientas integrales para mejorar la gestión de riesgos haciéndola más estructurada y proactiva.
Con la ayuda de ClickUp, los equipos identifican, evalúan y mitigan los riesgos de manera eficiente aprovechando sus funciones personalizables, como Paneles, Campos personalizados, Automatizaciones y Tareas. Con la colaboración y la visibilidad en tiempo real, los equipos de proyecto se adelantan a los riesgos potenciales y garantizan el éxito del proyecto.
Para el seguimiento de riesgos, ClickUp permite a los usuarios crear un Registro de riesgos utilizando Campos personalizados para categorizar los riesgos por gravedad, probabilidad e impacto. Teams puede asignar prioridades específicas a los riesgos y utilizar Estados de tareas para realizar un seguimiento del progreso de la mitigación de riesgos.
Si crear uno desde cero le parece demasiado trabajo, tiene la plantilla de registro de riesgos de ClickUp para empezar. Utilícela para identificar los riesgos, su impacto y las estrategias de mitigación, y manténgase sistemático y organizado sin ningún problema.
También dispone de Pizarras ClickUp para proporcionar una vista centralizada de todos los riesgos del proyecto, lo que facilita el seguimiento de las tendencias y la adopción de medidas preventivas. Convierta los datos en una matriz de evaluación de riesgos, visualice los posibles riesgos y clasifíquelos en secciones codificadas por colores para asegurarse de que nada se le escape.
Además, las vistas Gantt y Cronograma proporcionan representaciones visuales de las tareas y posibles retrasos, lo que ayuda a los equipos a abordar los riesgos antes de que afecten a los plazos del proyecto.
Esto es lo que Raúl Becerra, director de producto de Atrato, dijo sobre el uso de ClickUp para la supervisión de riesgos:
ClickUp no solo me permite realizar un seguimiento de los proyectos y detectar los riesgos de forma temprana, sino que también me ayuda como colaborador individual en mis tareas diarias.
ClickUp no solo me permite realizar un seguimiento de los proyectos y detectar los riesgos de forma temprana, sino que también me ayuda como colaborador individual con mis tareas diarias.
Las tareas de ClickUp le permiten asignar riesgos como tareas, lo que facilita su observación. Cada tarea es rastreable y puede asignar prioridades, designar propietarios de riesgos y automatizar planes de respuesta.
ClickUp ayuda a mitigar aún más los riesgos mediante la automatización de los flujos de trabajo, el ajuste de las dependencias y la asignación de responsabilidades. Las automatizaciones desencadenan alertas o reasignan tareas cuando cambian los niveles de riesgo, lo que garantiza una gestión proactiva.
Para la documentación, ClickUp Docs permite a los equipos almacenar evaluaciones de riesgos, planes de contingencia y registros de riesgos anteriores en un formato centralizado y de fácil acceso. Las funciones de colaboración en tiempo real facilitan a los equipos el debate y la actualización dinámica de la información relacionada con los riesgos.
Además, las integraciones con herramientas de almacenamiento en la nube garantizan que todos los documentos críticos estén conectados dentro de la plataforma para evaluar los riesgos.
➡️ Leer más: Plantillas gratis de registro de riesgos para la gestión de proyectos en Excel, Word y ClickUp
Manténgase libre de riesgos con ClickUp
Un plan estructurado de gestión de riesgos ayuda a las organizaciones a anticipar, evaluar y responder a las incertidumbres que, de otro modo, podrían interrumpir las operaciones. Tanto si gestiona riesgos empresariales, de proyectos, informáticos o financieros, una estrategia clara de gestión de riesgos impulsa la toma de decisiones informadas y la estabilidad a largo plazo.
Gestionar los riesgos sin las herramientas y plantillas adecuadas puede resultar abrumador. Aquí es donde ClickUp ofrece una solución integral para todas sus necesidades de gestión de riesgos y está equipado con funciones para facilitar el seguimiento, la evaluación y la respuesta a los riesgos.
¡Regístrese hoy mismo en ClickUp y tome el control de su proceso de gestión de riesgos! 🏆