Haben Sie jemals das Gefühl, dass Sie zu viele Aufgaben jonglieren müssen, was zu unvollendeter Arbeit und ständigen Kontextwechseln führt? Dieses häufige Problem verdeutlicht die Auswirkungen einer übermäßigen Anzahl von In Bearbeitung befindlichen Aufgaben (IB).
Auch wenn es sich produktiv anfühlt, viele Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten, führt dies oft zu einem Stau im Workflow und zu Lieferverzögerungen.
IB-Limits, die ihren Ursprung in Kanban und agilen Methoden haben, bieten eine leistungsstarke Lösung. Durch die strategische Begrenzung der Menge der in Bearbeitung befindlichen Arbeit kann Ihr Team einen besseren Flow, qualitativ hochwertigere Ergebnisse und weniger Verschwendung erzielen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was IB-Limits sind, warum sie so wichtig sind und wie Sie sie effektiv implementieren können.
⚡️Bonus: Wir zeigen Ihnen außerdem, wie Sie mit Tools wie ClickUp mit anpassbaren Kanban-Boards Ihre Arbeit visualisieren, klare IB-Limits festlegen und sicherstellen können, dass Ihr Team fokussiert bleibt, um einen nahtlosen Workflow zu gewährleisten.
Was sind IB-Limits?
IB-Limit (Limit für In Bearbeitung) ist eine vordefinierte maximale Anzahl von Aufgaben oder Elementen, die sich in einer bestimmten Phase Ihres Workflows gleichzeitig „in Bearbeitung“ befinden können. Anstatt eine unbegrenzte Anzahl von Aufgaben zuzulassen, legen Sie bewusst eine Obergrenze für die maximale Anzahl von Arbeiten fest, die gleichzeitig in Bearbeitung sein können.
Das bedeutet, dass sobald eine Phase, wie z. B. „In Entwicklung” oder „In Überprüfung”, ihr Limit erreicht hat, keine neuen Arbeiten zu dieser Phase hinzugefügt werden können, bis ein vorhandenes Element aus dieser Phase entfernt wurde.
Die Idee dahinter ist, zu verhindern, dass Teammitglieder mehrere Aufgaben gleichzeitig beginnen. Stattdessen fördern IB-Limits die Konzentration und zwingen Ihr Team, aktive Aufgaben abzuschließen, bevor neue in den Workflow aufgenommen werden.
Das bedeutet nicht, dass die Teams langsamer arbeiten, sondern dass sie smarter arbeiten und einen stetigen Flow fertiger Arbeit gewährleisten, anstatt eine große Menge unfertiger Arbeit anzusammeln.
📌 Beispiel für ein IB-Limit:
Stellen Sie sich vor, Ihr Team verwendet ein Kanban-Board mit Spalten wie „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“, „In Überprüfung“ und „Erledigt“. Wenn Sie für die Spalte „In Bearbeitung“ ein IB-Limit von „3“ festlegen, bedeutet dies, dass sich nur drei Aufgaben gleichzeitig in der Phase „In Bearbeitung“ befinden können.
Sobald ein Entwickler eine Aufgabe abgeschlossen und in den Status „In Überprüfung“ verschoben hat, kann eine andere Aufgabe aus „Zu erledigen“ in „In Entwicklung“ verschoben werden
Diese einfache Einschränkung zwingt Entwickler dazu, zu überprüfen, wie viele Aufgaben aktiv sind, und diese abzuschließen, wodurch eine höhere Qualität der Ergebnisse gewährleistet wird.
⚡️Vorlagenarchiv: Kostenlose Kanban-Board-Vorlagen zur Organisation Ihres Workflows
Warum die Implementierung von Kanban-IB-Limits entscheidend ist
Stellen Sie sich IB-Limits als Fluglotsen für die Arbeit Ihres Teams vor, die dafür sorgen, dass alles reibungslos und pünktlich im Flow bleibt.
Lassen Sie uns gemeinsam besprechen, wie diese Limits den Workflow Ihres Teams zum Besseren verändern können.
1. Beseitigung von Engpässen und Übergabeverzögerungen
Die Einstellung von IB-Limits ist ein leistungsstarkes Mittel, um Engpässe in Ihrem Workflow-Prozess aufzudecken und zu beseitigen.
Wenn zu viele Arbeiten in Bearbeitung sind, häufen sich die Aufgaben, es kommt zu digitalen Staus und frustrierenden Verzögerungen bei der Übergabe.
Durch die aktive Begrenzung der in Bearbeitung befindlichen Aufgaben werden diese Blockaden sofort sichtbar. Dies zwingt Ihr Team dazu, Einschränkungen zu beseitigen und die Arbeit voranzutreiben, anstatt einfach neue Aufgaben zu beginnen.
Dieser optimierte Ansatz reduziert Leerlaufzeiten und sorgt für einen kontinuierlichen Arbeitsfluss, was zu einem wesentlich effizienteren Lieferprozess führt.
2. Reduzierung von Kontextwechseln und Verbesserung der Konzentration
Ständiger Kontextwechsel ist ein großer Produktivitätskiller. Wenn Teammitglieder mehrere Aufgaben gleichzeitig jonglieren, wird ihre Aufmerksamkeit fragmentiert, was die Gesamteffizienz und die Fähigkeit, sich tief zu konzentrieren, verringert.
Die Begrenzung der in Bearbeitung befindlichen Arbeit wirkt dem direkt entgegen, indem sie dazu anregt, sich auf weniger Aufgaben gleichzeitig zu konzentrieren.
Mit weniger aktiven Aufgaben sinkt die Versuchung, den Kontext zu wechseln.
3. Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation
IB-Limits fördern auf natürliche Weise eine stärkere Zusammenarbeit und Kommunikation im Team. Anstatt dass einzelne Teammitglieder unabhängig voneinander neue Aufgaben beginnen, werden sie durch die Einschränkung dazu angehalten , zusammenzuarbeiten, um die vorhandene Arbeit durch den Workflow zu bringen.
Dieser gemeinsame Fokus reduziert die Wahrscheinlichkeit von Kommunikationsfehlern und überflüssigen Meetings. Abhängigkeiten werden klarer, da Teams sich abstimmen müssen, um aktuelle Aufgaben abzuschließen.
Dieses gemeinsame Objektiv stellt sicher, dass alle aufeinander abgestimmt sind, wodurch der gesamte Kommunikations-Flow und die gemeinsame Problemlösung verbessert werden, um effizient Wert zu schaffen.
⚡️ Vorlagenarchiv: Kostenlose Vorlagen für Kommunikationspläne zur Optimierung der Teamkommunikation
4. Kontinuierliche Verbesserung vorantreiben
IB-Limits sind ein leistungsstarkes Tool für kontinuierliche Verbesserungen. Sie zeigen sofort, wo es in Ihren Prozessen zu Arbeitsengpässen kommt. Diese Sichtbarkeit ist entscheidend für die Identifizierung von Schwachstellen.
Ihr Team kann dann regelmäßig Bewertungen vornehmen und Anpassungen vornehmen. Die Implementierung von IB-Limits fördert einen iterativen Ansatz, der zu kontinuierlichen Verbesserungen der Workflow-Effizienz und -Lieferung führt.
So berechnen und legen Sie die IB-Limits Ihres Teams fest
Nachdem wir nun den Wert von IB-Limits verstanden haben, besteht der nächste wichtige Schritt darin, zu lernen, wie man sie effektiv implementiert.
Die Kapazitäten und Workflows Ihres Teams verstehen
Bevor Sie IB-Limits festlegen, müssen Sie die Kapazität Ihres Teams und den bestehenden Workflow verstehen.
Beginnen Sie mit einer Analyse der Größe Ihres Teams, der individuellen Fähigkeiten und der durchschnittlichen Anzahl aktiver Aufgaben, die Ihr Team in der Regel bearbeitet. Diese Bewertung liefert eine realistische Ausgangsbasis für Ihren aktuellen Zustand.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für die Workload von Mitarbeitern, um eine klare visuelle Übersicht über die Kapazitäten Ihrer Teammitglieder zu erhalten, sodass Sie Überlastungen erkennen können, bevor sie auftreten.
Diese Vorlage enthält:
Erstellen Sie anschließend eine Karte Ihrer aktuellen Arbeits- und Lieferprozesse. Identifizieren Sie alle Phasen, die eine Aufgabe von Anfang bis Ende durchläuft.
Dieses detaillierte Verständnis des Workflows Ihres Teams ist entscheidend für die Berechnung der anfänglichen IB-Limits, die auf Ihren tatsächlichen Betriebsrhythmus abgestimmt sind.
Das ideale IB-Limit: Ein Ausgangspunkt, keine feste Regel
Es gibt kein „ideales” IB-Limit, das für jedes Team passt.
Stattdessen sollten sich Manager fragen: „Wofür werden IB-Limits definiert? “
Sie werden definiert, um den spezifischen Workflow Ihres Teams zu optimieren. Das ideale IB-Limit wird durch einen iterativen Prozess aus Experimenten und Anpassungen ermittelt.
Es ist oft am besten, mit niedrigen Limits zu beginnen, was sich anfangs vielleicht etwas ungewohnt anfühlt, aber schnell Ineffizienzen aufdeckt. Seien Sie bereit, die IB-Limits Ihres Teams anzupassen, sobald Sie Erkenntnisse gewinnen. Beispielsweise sollte Ihr Content-Autor nicht mehr als drei lange Thought-Leadership-Artikel gleichzeitig bearbeiten. Er kann einen neuen Artikel beginnen, wenn er mindestens einen aus seiner Warteschlange abgeschlossen oder veröffentlicht hat.
Manchmal können unerwartete Probleme oder dringende Aufgaben den Flow stören. Daher ist es wichtig, flexibel zu bleiben und Limits regelmäßig anzupassen, um die Bedürfnisse Ihres Teams besser zu unterstützen.
📖 Lesen Sie auch: Workload-Management-Tool zur Steigerung der Produktivität
Wie implementiert man Kanban-IB-Limits?
Das Verständnis des „Was” und „Warum” von IB-Limits bildet die Grundlage. Lassen Sie uns nun die praktische Umsetzung dieser leistungsstarken Einschränkungen zur Optimierung des Workflows Ihres Teams untersuchen.
Die Prinzipien sind zwar universell gültig, aber die Verwendung einer robusten Projektmanagement-Plattform wie Clickup kann den Prozess erheblich optimieren.
Visualisieren Sie die Arbeit auf Ihrem Kanban-Board
Der erste entscheidende Schritt bei der Implementierung eines Kanban-Systems und damit von IB-Limits ist die klare Visualisierung Ihrer Arbeit.
Ein Kanban-Board bietet diese wichtige Übersicht und verwandelt Ihren Workflow-Prozess in eine leicht verständliche visuelle Karte. Jede Spalte auf Ihrem Board steht in der Regel für eine Phase Ihres Prozesses, von „Zu erledigen“ bis „Erledigt“
In ClickUp können Sie ganz einfach eine dedizierte ClickUp Board-Ansicht für jeden Space, Ordner oder jede Liste erstellen.
Beginnen Sie mit der Einrichtung eines dedizierten ClickUp Kanban-Boards, das die Phasen des Workflows Ihres Teams genau widerspiegelt.
Hier können Sie die ClickUp-Status an Ihre individuellen Prozesse anpassen, z. B. „Ausstehend“, „In Bearbeitung“, „In Überprüfung“ oder „Geschlossen“.
Diese visuelle Klarheit ist von entscheidender Bedeutung, da sie jedem Teammitglied hilft, den Flow einzelner Aufgaben schnell zu erkennen und genau zu identifizieren, wo sich die aktuelle Arbeit im gesamten Kanban-System befindet.
Einstellungen für IB-Limits für Ihr Team
Sobald Ihr Kanban-Board Ihren Workflow visuell darstellt, besteht der nächste wichtige Schritt darin, Ihre IB-Limits zu definieren und festzulegen. Dazu müssen Sie eine maximale Anzahl von Aufgaben oder Elementen zuweisen, die sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer bestimmten Phase des Workflows befinden dürfen.
Das Ziel besteht darin, den maximalen Umfang der in Bearbeitung befindlichen Aufgaben bewusst zu begrenzen, um die Konzentration zu gewährleisten und Stress durch Überlastung zu vermeiden. Um die Workload des Teams unter Kontrolle zu halten, muss die Erstellung von Aufgaben einfach und gründlich sein.
ClickUp bietet leistungsstarke Flexibilität, um diese Limits mithilfe einer Kombination seiner Features durchzusetzen.
Mit ClickUp Aufgaben können Sie mit nur einem Klick eine Aufgabe erstellen oder einem beliebigen Teammitglied zuweisen.
Sie können auch mehrere Unteraufgaben, Anhänge, Kommentare und Aufgabenabhängigkeiten hinzufügen. Außerdem kann jeder Aufgabe eine klare Priorität und Zeitschätzung zugewiesen werden. Das Feature umfasst auch Zeiterfassungsfunktionen, mit denen Sie die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit messen und überprüfen können.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für das Aufgabenmanagement, um Ihre Arbeit strukturiert zu organisieren, zu priorisieren und nachzuverfolgen, sodass Sie die laufenden Arbeiten leichter unter Kontrolle behalten können.
Diese Vorlage bietet folgende Features:
- Vordefinierte Status und Prioritäten für eine effiziente Verwaltung von Workflows
- Benutzerdefinierte Felder für Fristen, Aufwandsschätzungen oder IB-Tags
- Kalender-, Board- und Listenansichten zur Visualisierung der Aufgabenverteilung
- Kanban-Boards per Drag & Drop, um IB-Limits festzulegen und einzuhalten
Mit dieser Vorlage können Sie schlank bleiben, Kontextwechsel vermeiden und gerade genug Arbeit auf einmal erledigen – das sind die Kernpunkte effektiver IB-Limit-Strategien.
Um Benachrichtigungen zu automatisieren, können ClickUp-Automatisierungen so konfiguriert werden, dass Sie benachrichtigt werden oder Maßnahmen ergriffen werden, wenn eine Spalte eine bestimmte Anzahl von Aufgaben überschreitet.
In diesem kurzen Video erfahren Sie, wie Sie Aufgaben mithilfe von KI automatisieren können. 👇🏼
Überwachen und Anpassen Ihrer Fortschrittslimits
Die Implementierung von IB-Limits ist wirklich nur der Anfang; ihre wahre Stärke liegt in der kontinuierlichen Verbesserung durch regelmäßige Überwachung und Anpassung.
Nachdem Sie Ihre ersten Limits für den Fortschritt festgelegt haben, ist es wichtig zu beobachten, wie sich der Workflow Ihres Teams anpasst.
Suchen Sie nach hartnäckigen Engpässen oder Bereichen, in denen sich trotz korrekter Einstellungen der Kanban-IB-Limits Arbeit ansammelt, da diese auf weiteren Optimierungsbedarf hinweisen.
ClickUp bietet leistungsstarke Tools, die Sie in dieser entscheidenden Überwachungsphase unterstützen.
Mit der ClickUp Workload-Ansicht können Sie die aktuelle Kapazität eines Einzelnen und eines Teams leicht nachvollziehen und so verhindern, dass Teammitglieder überlastet werden, bevor dies Ihre definierten Fortschrittslimits beeinträchtigt.
Mit den anpassbaren ClickUp-Dashboards können Sie Widgets erstellen, die die Anzahl der Aufgaben in bestimmten Status oder die gesamte Arbeit in Bearbeitung nachverfolgen und Ihnen so einen Überblick über Ihre IB-Levels auf einen Blick bieten.
Herausforderungen bei der Anwendung von IB-Limits überwinden
Jede Änderung an etablierten Arbeitsprozessen kann mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden sein. Die Implementierung von IB-Limits bildet da keine Ausnahme.
Wenn Sie diese häufigen Probleme verstehen und sich darauf vorbereiten, kann Ihr Team den Übergang reibungslos bewältigen
Die Lernkurve von IB-Limits
Die Einführung von IB-Limits bringt eine deutliche Lernkurve und anfängliche kurzfristige Umstellung mit sich. Team-Mitglieder könnten sich eingeschränkt fühlen, da diese neuen Beschränkungen einen anderen Arbeitsprozess erfordern und versteckte Ineffizienzen aufdecken.
Betrachten Sie diese Unannehmlichkeiten als vorübergehenden Schritt, der Teil der Identifizierung von Schwachstellen und der Umstellung auf einen fokussierteren, effizienteren Workflow mit höherer Qualität ist.
✅ So hilft ClickUp: Die visuelle Transparenz von ClickUp durch anpassbare Ansichten hilft agilen Teams, die Arbeit in Bearbeitung klar zu sehen. Diese Sichtbarkeit fördert eine schnellere Anpassung an Arbeitslimits und sorgt für einen reibungslosen Übergang
Umgang mit Geschäftsanforderungen und Kundenerwartungen
Agile Teams fühlen sich oft durch komplexe Geschäftsanforderungen und hohe Kundenerwartungen unter Druck gesetzt, was dazu führt, dass zu viele Projekte gleichzeitig gestartet werden.
Daher erscheint es kontraintuitiv, die Anzahl der in Bearbeitung befindlichen Arbeiten zu begrenzen.
Eine echte Workflow-Effizienz und ein kontrollierter Lieferprozess lassen sich jedoch nur durch die Begrenzung des IB erreichen. Dadurch wird die Kapazität des Teams besser sichtbar, was realistischere Commitments und eine bessere Verwaltung dringender Aufgaben ermöglicht.
✅ So hilft ClickUp: Die robuste Aufgabenpriorisierung und die benutzerdefinierten Status von ClickUp visualisieren klar, welche Geschäftsanforderungen tatsächlich in Bearbeitung sind.
Diese transparente Ansicht hilft Ihnen dabei, die Erwartungen der Stakeholder zu verwalten, indem sie den tatsächlichen Fortschritt während des gesamten Lieferprozesses aufzeigt und so den Eindruck fragmentierter Aktivitäten verhindert.
📮 ClickUp Insight: Sie glauben, Ihre To-Do-Liste funktioniert? Denken Sie noch einmal darüber nach. Unsere Umfrage zeigt, dass 76 % der Fachleute ihr eigenes Priorisierungssystem für das Aufgabenmanagement verwenden. Jüngste Untersuchungen bestätigen jedoch, dass 65 % der Arbeitnehmer dazu neigen, sich ohne effektive Priorisierung auf einfache Erfolge zu konzentrieren, anstatt auf Aufgaben mit hohem Wert.
Die Aufgabenprioritäten von ClickUp verändern die Art und Weise, wie Sie komplexe Projekte visualisieren und angehen, indem sie wichtige Aufgaben einfach hervorheben. Mit den KI-gestützten Workflows und benutzerdefinierten Prioritätskennzeichnungen wissen Sie immer, was zuerst zu tun ist.
Schlechte Kommunikation und übermäßige Meetings angehen
Unkontrollierte Arbeiten in Bearbeitung führen oft zu schlechter Kommunikation und überflüssigen Meetings.
Wenn Teammitglieder ständig zwischen zu vielen Projekten oder einzelnen Aufgaben wechseln, verschwimmen Prioritäten und es können Informationssilos entstehen.
Dies führt zu mehr Meetings, um den Überblick zu behalten, den Status zu klären und Engpässe zu identifizieren, was letztendlich den Workflow verlangsamt und unnötige Verschwendung verursacht.
Die Begrenzung des IB erzwingt eine natürliche Priorisierung und Zusammenarbeit, wodurch die Kommunikation fokussierter und effizienter wird.
✅ So hilft ClickUp: Sie können die Kommunikation zu Aufgaben in ClickUp Aufgaben zentralisieren und so überflüssige Meetings reduzieren. Features wie ClickUp Chat, Kommentare, Erwähnungen und gemeinsame Dokumente optimieren Diskussionen und machen den Workflow Ihres Teams transparent und fokussiert
Nutzen Sie den Flow: Ihr Weg zum Workflow-Meister
Wir haben erläutert, wie die strategische Implementierung von IB-Limits die Effizienz der Workflows Ihres Teams verbessern kann.
Durch die Förderung konzentrierter Arbeit, die Beseitigung von Engpässen und die Reduzierung ständiger Kontextwechsel können Sie eine höhere Ausgabequalität erzielen und die Zusammenarbeit im Team erheblich verbessern. Dies ist ein grundlegender Wandel hin zur konsistenten Wertschöpfung.
Denken Sie daran, dass die Einführung von IB-Limits ein iterativer Prozess ist. Es geht nicht darum, sofort die perfekte Nummer zu finden, sondern regelmäßig Ihre Fortschritte zu bewerten, neue Schwachstellen zu identifizieren und Ihre Limits anzupassen, um sie optimal an die sich entwickelnden Anforderungen und den Workflow Ihres Teams anzupassen.
Mit den vielseitigen Features von ClickUp, von anpassbaren Board-Ansichten zur Visualisierung der Arbeit bis hin zu leistungsstarken Automatisierungen und Dashboards zur Überwachung, können Sie Ihr Team in die Lage versetzen, Ihre Kanban-IB-Limits effektiv umzusetzen, zu verwalten und kontinuierlich zu optimieren. Meistern Sie Ihren Workflow mit ClickUp: Melden Sie sich kostenlos an!