Die 8 besten Notiz-Apps für 2026

Wenn Sie auf der Suche nach den besten Notiz-Apps sind, haben Sie wahrscheinlich schon drei davon. Oder zumindest ein Handy voller Screenshots, die eigentlich zu Notizen werden sollten.

Einen Gedanken festzuhalten war noch nie das Schwierige. Das kann jede App auf dieser Liste gut. Die eigentliche Frage ist, welche App die Lücke zwischen dem Aufschreiben und der späteren Auffindbarkeit und Verwendbarkeit schließt.

Apple Notes und OneNote punkten in den ersten drei Sekunden, verlieren aber an Boden, sobald die Bibliothek einige hundert Notizen überschreitet. Notion und Obsidian sind darauf ausgelegt, Inhalte zu finden und Verbindungen herzustellen, und bei beiden muss man zuerst die Struktur aufbauen. Goodnotes ist die Lösung für Handschrift und Granola für die Erfassung von Meetings – und bei beiden hört es damit auch schon auf.

Ich habe alle acht Apps anhand derselben Frage bewertet: Wie viel manueller Aufwand ist erforderlich, um eine Notiz zu erstellen und sie entweder ein Jahr später wiederzufinden oder sie einem Kollegen so zu übergeben, dass dieser die Arbeit problemlos fortsetzen kann?

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Die besten Notiz-Apps auf einen Blick

Was sind Notiz-Apps?

Notiz-Apps sind Softwareprogramme, mit denen man Ideen festhalten und an einem Ort speichern kann, an dem man sie wiederfindet. Die einfachsten davon (Apple Notes, OneNote) ersetzen ein Notizbuch aus Papier. Die anspruchsvolleren (ClickUp, Notion) dienen gleichzeitig als Wissensmanagement-Tools, bei denen Erfassung und Abruf im selben System erfolgen.

Diese Unterscheidung ist heute wichtig, da KI jedes Meeting aufzeichnen kann, an dem Sie teilnehmen.

Ein Protokoll ist eine Aufzeichnung, eine Notiz hingegen ist ein Gedanke, den Sie verarbeitet haben. Daher hängt die Wahl der App davon ab, was nach der Erfassung geschieht: Eine Notiz-App, die sich auf die Speicherung von Text beschränkt, ist lediglich ein besseres Notizbuch. Im Gegensatz dazu bietet Ihnen eine Notiz-App, die Ihre Notizen mit der Suche, Aufgaben und den Personen verbindet, die darauf reagieren müssen, einen durchgängigen Workflow: Erfassung, Abruf und Weitergabe.

Worauf Sie bei Notiz-Apps achten sollten

Bewerten Sie jede App anhand dieser sechs Kriterien, bevor Sie die Features vergleichen: Erfassungsgeschwindigkeit, Umfang der Abrufmöglichkeiten, der Weg von der Notiz zur Aufgabe, Eigentümerschaft der Dateien, Synchronisierung über Ihre tatsächlich genutzten Geräte hinweg und KI, die Ihre Notizen liest. Zusammen lassen diese Kriterien vorhersagen, ob Sie die App in sechs Monaten noch nutzen werden.

Die 8 besten Apps für Notizen, die Sie ausprobieren sollten

Sechs allgemeine Notepads, eine Handschrift-App und ein Notepad für Meetings, jeweils bewertet hinsichtlich Erfassung, Abruf, Weitergabe, Eigentümerschaft, Synchronisierung und KI.

1. Microsoft OneNote (Beste kostenlose Notiz-App)

OneNote behandelt jede Seite wie einen unendlichen Schreibtisch. Klicken Sie an eine beliebige Stelle und beginnen Sie zu tippen; fügen Sie daneben ein Foto ein, skizzieren Sie darunter ein Diagramm, heften Sie eine Sprachaufzeichnung in die Ecke. Das Notizbuch ist wie ein Ringbuch in Abschnitte und Seiten unterteilt, weshalb sich Studenten, Berater und alle, die lange, ausführliche Notizen machen, hier wie zu Hause fühlen.

Besonders nützlich wird die App bei der Wiedergabe. Nehmen Sie Audio auf, während Sie tippen, und jede Zeile erhält einen Zeitstempel, der mit diesem Moment in der Aufnahme verknüpft ist. Möchten Sie noch einmal nachlesen, was gesagt wurde, als Sie „Preise überprüfen“ notiert haben? Klicken Sie einfach auf die Zeile. Handschriftliche Notizen auf einem Surface oder iPad werden in getippten Text oder eine Live-Gleichung umgewandelt, die Math Assistant löst und grafisch darstellt. Markieren Sie eine beliebige Zeile als „Zu erledigen“ oder „Frage“, und eine Tag-Übersicht sammelt alle markierten Zeilen aus dem gesamten Notizbuch auf einer Seite.

Abonnenten erhalten Copilot direkt in der App. Es fasst einen Abschnitt zusammen, erstellt aus einer Seite mit Meeting-Notizen eine Liste mit Aufgaben oder überarbeitet einen unübersichtlichen Absatz. Copilot-Notizbücher gehen noch einen Schritt weiter: Sie sammeln Seiten, Dateien und Links in einem Notizbuch, und Copilot beantwortet Fragen auf der Grundlage dieses Materials.

Wichtigste Features und Highlights

Preise für Microsoft OneNote

Bewertungen und Rezensionen zu Microsoft OneNote

Was sagen echte Benutzer über Microsoft OneNote?

Ein G2-Rezensent berichtet über die Nutzung von Microsoft OneNote in der Arbeit:

Bei der Arbeit nutze ich Microsoft OneNote als zentralen Workspace für die Pflege von technischer Dokumentation, Projektrecherchen, Sprint-Planung, Meeting-Protokollen und technischen Referenzen. Ich organisiere Informationen in Notizbüchern, Abschnitten und Seiten für verschiedene Projekte, wodurch es einfach ist, frühere Entscheidungen nachzuvollziehen, laufende Arbeiten zu verfolgen und formelle Projektdokumentation zu erstellen. Es ist zu einem wichtigen Bestandteil meines täglichen Workflows geworden, da alles, was mit einem Projekt zu tun hat, an einem Ort übersichtlich organisiert bleibt.

2. Apple Notes (Am besten geeignet für Benutzer, die ausschließlich Apple-Geräte verwenden)

„Apple Notes“ ist bereits auf jedem iPhone, iPad und Mac vorinstalliert, erfordert kein zusätzliches Konto außer dem, das Sie bereits haben, und bietet eine Synchronisierung über iCloud, ohne dass eine Einrichtung erforderlich ist. Damit ist es der richtige erste Versuch für jeden, der sich im Apple-Ökosystem bewegt.

Ein Wisch in die Ecke mit dem Pencil öffnet eine „Schnellnotiz“ – ganz gleich, in welcher App Sie sich gerade befinden – und die Notiz enthält einen Link zurück zu der Seite oder dem Dokument, das Sie gerade gelesen haben. Tags, die an beliebiger Stelle in einer Notiz eingegeben werden, speisen „Smart Folders“, die sich anhand der von Ihnen festgelegten Einstellungen automatisch füllen. Scannen Sie einen Beleg ein, und die Suche kann die darin enthaltenen Wörter sogar noch ein Jahr später finden. Wenn du Audio in einer Notiz aufnimmst, erscheint daneben eine Transkription, die durchsuchbar und kopierbar ist. Mit den jüngsten Updates wurden eine „Notizen“-App auf der Apple Watch, der Import und Export von Markdown sowie die Transkription von Telefonaten direkt in eine Notiz hinzugefügt.

Apple Intelligence bietet neue Schreibtools zum Korrekturlesen, Umschreiben und Zusammenfassen. Außerdem gibt es Zusammenfassungen von Audio-Transkripten und den „Image Wand“, der eine grobe Skizze in ein fertiges Bild verwandelt. Das Feature ist im Betriebssystem-Update kostenlos enthalten, jedoch nur auf neuerer Hardware: iPhone 15 Pro und neuer sowie iPads und Macs mit M1 oder neuer.

Wichtigste Features und Highlights

Preise für Apple Notes

Bewertungen und Rezensionen zu „Apple Notes“

3. ClickUp (Am besten geeignet für Notizen, die zu zugewiesenen Arbeiten werden)

Die meisten Menschen führen ihre Notizen in einer App und arbeiten in einer anderen. In dieser Lücke gehen Verpflichtungen oft unter. ClickUp vereint Notizen, Dokumente und Aufgaben in derselben Datenbasis. Schreiben Sie eine Entscheidung in ClickUp Docs, markieren Sie den Satz, und schon wird daraus eine Aufgabe mit einem Eigentümers und einem Fälligkeitsdatum. Das Dokument bleibt mit der Aufgabe verknüpft, sodass die Begründung nur einen Klick von der daraus resultierenden Arbeit entfernt ist.

ClickUp AI übernimmt das für Meetings. Die App verbindet sich mit Anrufen über Zoom, Google Meet und Microsoft Teams, erstellt eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Erkenntnissen und nächsten Schritten und speichert diese in einem privaten Dokument. Die Aktionspunkte werden zu ClickUp-Aufgaben, die das Team übernehmen kann. Da diese Notizen direkt neben der Arbeit gespeichert sind, beantwortet Brain² Fragen wie „Was haben wir bezüglich des Starttermins beschlossen?“ anhand Ihrer Dokumente und Kommentare – inklusive eines Links zur Quelle. Brain MAX, die Desktop-Ergänzung, erweitert diese Suche auf Google Drive, SharePoint und GitHub, und die Funktion „Talk to Text“ wandelt Diktate in jedem Textfeld in eine Aufgabe oder eine Notiz um.

Schnelle Erfassungsfunktionen bietet ClickUp Notepad, ein privater Notizbereich, der mit Ihrem Konto in jedem ClickUp-Workspace verknüpft ist, in jedem Plan verfügbar ist und mit einem Klick in eine Aufgabe oder ein Dokument umgewandelt werden kann. Markieren Sie ein Dokument als Wiki, und Brain behandelt es bei der Beantwortung von Abfragen als maßgebliche Quelle. Wenn bei einer Retrospektive Dinge auftauchen, die behoben werden müssen, nehmen Super-Agenten diese auf, reagieren auf @Erwähnungen und führen mehrstufige Workflows auf Basis von Auslösern aus.

Wichtigste Features und Highlights

Preise für ClickUp

ClickUp-Bewertungen und Rezensionen

Was sagen echte Benutzer über ClickUp?

Der Wert, den ein G2-Rezensent an ClickUp für Notizen schätzt:

Ich finde es toll, wie ClickUp so ziemlich alles für mich erledigt, von alltäglichen Aufgaben bis hin zu wiederkehrenden Projekten und Erinnerungen. Ich bin total begeistert von ihrem KI-Notiztool und ClickUp Brain; sie sind ein echter Segen. Die KI-Agenten sind fantastisch – sie funktionieren wie andere Apps, sind aber in ClickUp integriert, was sehr nützlich ist. Ich habe Agenten mit spezifischen Aufgaben, Nachverfolgungen und Aktualisierungen in meiner Wissensdatenbank erstellt, was alles um einiges einfacher macht. Ich nutze diese KI-Agenten zur Unterstützung bei der Berichterstellung sowie zur Überwachung von Abläufen, Projekten und Vorgängen, was unglaublich hilfreich ist.

4. Notion (Am besten geeignet für Team-Wikis und strukturiertes Wissen)

Notion ist ein Dokumenten-Workspace, in dem jede Seite zu einer Datenbank werden kann. Jeder Absatz, jedes Bild und jede Aufgabe ist ein Block, den Sie verschieben oder umwandeln können. Fügen Sie eine Seite mit Notizen zu einem Meeting in eine Datenbank ein, und sie wird zu einer Zeile mit Eigenschaften: Datum, Projekt, Teilnehmer, Status. Filtern Sie nach Projekt, und alle Meetings zum Produktstart werden angezeigt, ohne dass Sie eine einzige Seite verschieben müssen.

Teams, die gemeinsames Wissen aufbauen, profitieren am meisten davon: Einarbeitungsdokumente, Produktspezifikationen, Forschungsbibliotheken und Besprechungsarchive, die eine Struktur benötigen, anstatt chronologisch gestapelt zu werden. Verknüpfungen verbinden eine Besprechungsnotiz mit dem Projekt, zu dem sie gehört; Zusammenfassungen fassen Schätzungen zusammen oder zählen offene Elemente über die zugehörigen Seiten hinweg zusammen. Features wie der Web Clipper können eine Seite in einer Datenbank speichern und dabei die URL als Eigenschaft erfassen, und wiederkehrende Vorlagen erstellen jeden Montag eine neue Seite mit den Wochennotizen.

„AI Meeting Notes“ zeichnet den Ton Ihres Computers und Ihres Mikrofons auf und erstellt ein Transkript, eine Zusammenfassung sowie Aktionspunkte in einem Block auf der Seite. „Notion Agents“ können mehrstufige Aufgaben bis zu 20 Minuten lang ausführen, verbundene Apps durchsuchen, Seiten erstellen und Datenbanken im Rahmen Ihrer Berechtigungen aktualisieren. Für beide Funktionen ist der Business-Plan erforderlich. Nutzer der kostenlosen und der Plus-Version erhalten lediglich eine eingeschränkte KI-Testversion.

Wichtigste Features und Highlights

Preise für Notion

Bewertungen und Rezensionen zu Notion

Was sagen echte Benutzer über Notion?

Ein G2-Rezensent über die Gründe für Notion:

Was mir an Notion am besten gefällt, ist seine Flexibilität und der All-in-One-Workspace-Ansatz. Die App vereint Notizen, Dokumentation, Aufgabenmanagement und Datenbanken auf einer einzigen Plattform und erleichtert so die Organisation sowohl persönlicher als auch von Team-Projekten. Die übersichtliche Benutzeroberfläche, die Features für die Zusammenarbeit und die anpassbaren Vorlagen tragen zur Steigerung der Produktivität bei und sorgen für eine gut strukturierte Informationsverwaltung.

5. Obsidian (Am besten geeignet für lokal orientiertes, verknüpftes Denken)

Obsidian speichert jede Notiz als einfache Markdown-Datei in einem Ordner auf Ihrem eigenen Gerät. Wenn Sie eine Notiz öffnen, listet der Backlinks-Bereich alles auf, was auf sie verweist, einschließlich Notizen, die sie erwähnen, ohne einen Link zu setzen. Die Grafikansicht stellt das gesamte Netzwerk dar.

Der Speicherbestand besteht lediglich aus Dateien, sodass eine uneingeschränkte Portabilität gewährleistet ist. Öffnen Sie ihn in einem beliebigen Editor, sichern Sie ihn mit einem beliebigen Tool, und es muss nichts exportiert werden, wenn Sie das Programm verlassen. Canvas verteilt Notizen und Bilder auf einem unbegrenzten Board, das in einem offenen JSON-Format gespeichert wird. „Bases“, die in einer kürzlich veröffentlichten Version hinzugefügt wurden, verwandeln einen Ordner mit Notizen in eine Tabelle, in der jede Zeile eine Notiz und jede Spalte eine Eigenschaft darstellt, mit Formeln für abgeleitete Werte.

Community-Plugins wie „Copilot“ und „Smart Connections“ ermöglichen das Chatten mit Ihrem Archiv und Vorschläge für verwandte Notizen. Sie entscheiden, welches Modell auf Ihre Dateien zugreift – einschließlich eines lokalen Modells. Der kostenlose „Web Clipper’s Interpreter“ kann ein lokales Ollama-Modell ausführen, um eine Seite in eine Vorlage zusammenzufassen, bevor sie in Ihrem Archiv landet.

Wichtigste Features und Highlights

Preise für Obsidian

Bewertungen und Rezensionen zu Obsidian

Was sagen echte Benutzer über Obsidian?

Ein Capterra-Rezensent bewertet Obsidian aus der Perspektive eines Sprachlehrers:

Als Sprachlehrer habe ich endlich eine Software gefunden, die meine chaotische Mischung aus norwegischen, schwedischen und albanischen Notizen bewältigt. Die bidirektionale Verknüpfung hilft mir, grammatikalische Konzepte sprachübergreifend zu verbinden: Wenn ich norwegische Verbkonjugationen erkläre, kann ich sofort auf ähnliche schwedische Muster verweisen. Dank des Markdown-Formats geht beim Kopieren zwischen Geräten keine Formatierung verloren. Außerdem ist die Software für den privaten Gebrauch völlig kostenlos, was wichtig ist, wenn man in einem kleinen Sprachzentrum arbeitet.

6. Goodnotes (Am besten geeignet für handschriftliche Notizen auf einem iPad)

Ein im März in einer Vorlesung hingekritzelter Name lässt sich im Oktober finden, wenn Sie Goodnotes verwenden. Die Suche indexiert Handschrift, getippten Text und PDFs, die eine OCR-Ebene enthalten. Importieren Sie ein PDF, markieren Sie es mit Stift und Textmarker – halten Sie einen Strich gedrückt, und er wird in eine saubere, exportierbare Form bzw. ein Element umgewandelt.

Wenn Sie während eines Meetings Notizen machen, wird jeder Strich mit einem Zeitstempel versehen, sodass Sie durch Antippen einer Zeile später wiedergeben können, was gesagt wurde, während Sie geschrieben haben. „Study Sets“ importieren eine CSV-Datei mit Begriffen, und „Smart Learn“ plant Lernkarten nach dem Prinzip der verteilten Wiederholung. Goodnotes läuft nun auch unter Windows, Android und im Web, allerdings ist die Synchronisierung der Bibliothek zwischen den Plattformen nur im höheren Tarif verfügbar.

Rechtschreibprüfung für Handschrift, Formerkennung und Handschrift-zu-Text-Umwandlung laufen direkt auf dem Gerät. „Math Assist“ erkennt handgeschriebene Gleichungen, und die Funktionen „Solve“ und „Teach Me“ führen Schritt für Schritt oder mit Hinweisen durch die Lösung. Der „Create Mode“ übernimmt die Bearbeitung und erstellt Inhalte direkt im Notizbuch, und „KI für Meetings“ stellt eine Verbindung zu Ihrem Kalender her, transkribiert das Gespräch und erstellt einen Notizentwurf.

Wichtigste Features und Highlights

Preise für Goodnotes

Bewertungen und Rezensionen zu Goodnotes

Was sagen echte Benutzer über Goodnotes?

Ein G2-Rezensent über Goodnotes:

Ich nutze Goodnotes sowohl für berufliche als auch für private Notizen. Damit habe ich meine zahlreichen physischen Notizbücher durch ein einziges iPad und Goodnotes ersetzt. Es ist äußerst hilfreich, Notizen schnell festhalten zu können und sie später zu etwas Sinnvollerem weiterzuentwickeln. Mir gefällt der Funktionsumfang von Goodnotes sehr gut, da ich damit schnell und einfach Notizen erstellen kann, wobei die App ihrem Kernkonzept treu bleibt.

7. Granola (Beste KI-Notiz-App für Meetings)

Granola kehrt das übliche Design von Meeting-Bots um. Die Desktop-App hört den Ton Ihres Computers und das Mikrofon ab, während Sie während der Unterhaltung grobe Notizen tippen. Nach Beendigung der Unterhaltung führt die App Ihre Notizen mit dem Transkript zusammen, um eine fertige Zusammenfassung zu erstellen, die Ihrer Struktur und Ihren Schwerpunkten folgt.

Geben Sie während eines Anrufs einen Schrägstrich ein, um eine Vorlage anzuwenden, und erstellen Sie die Notiz anschließend mit einer anderen Vorlage neu. Der Chat funktioniert innerhalb eines einzelnen Meetings, eines Ordners oder über alle Ihre Meetings hinweg. „Rezepte“ sind gespeicherte Befehle, die über das Schrägstrich-Menü aufgerufen werden, um Entscheidungen zu erfassen, Aktionspunkte zu ermitteln oder eine Folge-E-Mail zu entwerfen.

In „Spaces“ und verschachtelten Ordnern lassen sich Teambesprechungen mit Zugriffskontrollen auf Link-Ebene abhalten, und ein MCP-Server verbindet Ihre Meetings mit Claude, ChatGPT oder Cursor. Die iPhone-App zeichnet persönliche Unterhaltungen und ausgehende Telefonate auf, und die Windows-App schließt die bisherige Lücke, die es bisher nur für den Mac gab.

Wichtigste Features und Highlights

Granola-Preise

Bewertungen und Rezensionen zu Granola

Was sagen echte Benutzer über Granola?

Das sagt ein G2-Rezensent über Granola:

Am besten gefällt mir die Chat-Funktion direkt in Granola. Ich kann im Verlauf zurückblättern, ohne nach dem Chat suchen zu müssen. Es ist toll, einfach zu sagen: „Erzähl mir etwas über dieses Interview“, und schon erhalte ich die Details. Außerdem schätze ich die wirklich gute Integration zwischen der Cloud und Granola, die es den Mitarbeitern ermöglicht, Granola täglich zu analysieren und mir mitzuteilen, was ich zu erledigen habe und was besprochen wurde. Ich bin mit Claude verbunden, und das erledigt so ziemlich alles für mich.

8. Evernote (Am besten geeignet für Web-Clipping und Legacy-Bibliotheken)

Evernote ist heute ein anderes Produkt von Bending Spoons als das, an das sich langjährige Benutzer erinnern.

Gemeinsam nutzbare Workspaces, Inline-Kommentare und eine deutlich schnellere Synchronisierung bei großen Konten wurden seit der Übernahme eingeführt. Zwei Dinge haben sich nicht geändert: Der Web Clipper speichert nach wie vor einen Artikel, eine vereinfachte Ansicht, einen Screenshot oder eine Auswahl in einem Notizbuch, das Sie vor dem Speichern auswählen, und die Suche umfasst weiterhin PDF-Dateien, Whiteboard-Fotos und Handschrift in Bildern.

Der Workflow geht mittlerweile über die reine Erfassung hinaus. Eine in einer Notiz erstellte Aufgabe wird in eine eigene Aufgabenansicht mit Fälligkeitsdaten und Erinnerungen übernommen. Das Dashboard auf der Startseite fasst Ihren Notizblock, die zuletzt erfassten Inhalte, Aufgaben und einen verbundenen Google Kalender oder Outlook auf einem Bildschirm zusammen, und jedes Ereignis im Kalender generiert automatisch eine vorformatierte Notiz, in der die Teilnehmer bereits eingetragen sind.

Was die KI betrifft, so chattet der Assistent über Ihr gesamtes Konto hinweg. Grenzen Sie eine Frage durch @-Erwähnungen von Notizbüchern oder Tags ein, und er zitiert die Notizen, aus denen er die Informationen bezogen hat. Die semantische Suche gleicht Bedeutungen statt exakter Schlüsselwörter ab. „AI Meeting Notes“ zeichnet Anrufe von bis zu einer Stunde auf und transkribiert sie, „AI Transcribe“ verarbeitet hochgeladene Audio- und Video-Dateien, und ein MCP-Server (in der Beta-Phase) ermöglicht es Claude und ChatGPT, mit Ihrer Berechtigung Notizen zu lesen, zu durchsuchen und zu erstellen.

Wichtigste Features und Highlights

Preise für Evernote

Evernote-Bewertungen und Rezensionen

Was sagen echte Benutzer über Evernote?

Ein G2-Rezensent über Evernote:

Was mir an Evernote am besten gefällt, ist, wie einfach es ist, Notizen an einem Ort zu organisieren und zu verwalten. Besonders gut gefällt mir die Möglichkeit, Notizbücher anzulegen, Tags zu verwenden, Bilder und Dateien hinzuzufügen und schnell nach bestimmten Informationen zu suchen. So lassen sich Ideen, Aufgaben und wichtige Informationen einfach und bequem im Blick behalten.

Wo die Notizen der einzelnen Apps landen

Drei der acht Notiz-Apps wandeln eine Zeile in einer Notiz nativ in eine Aufgabe um: ClickUp, Notion und Evernote. Zwei ermöglichen die Suche in handschriftlichen Notizen ohne Plug-in: Goodnotes und Evernote, dicht gefolgt von OneNote und Apple Notes. Die Tabelle zeigt, wohin eine Notiz nach dem Erstellen weitergeleitet werden kann.

Die Abruflücke: Warum versagen Notiz-Apps nach drei Monaten?

Notiz-Apps versagen zwischen dem Erstellen und dem Abrufen von Notizen. Die Telemetriedaten von Microsoft verdeutlichen die Form des Problems: Während des Arbeitstages werden Mitarbeiter alle zwei Minuten durch Meetings, E-Mails oder Benachrichtigungen unterbrochen, und 60 % der Meetings finden spontan statt.

Bei einem außerplanmäßigen Meeting gibt es kein Dokument mit Tagesordnung, daher landet die Notiz in der App, die gerade geöffnet war. Drei Monate später geben 62 % der Befragten an, dass sie während ihres Arbeitstages zu viel Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen.

Die Preisunterschiede zwischen den Plänen sind deutlich erkennbar. Die Erfassung ist bei jeder App auf dieser Liste kostenlos. Abruf und Weitergabe kosten Geld. Die KI-Besprechungsnotizen und die vernetzte Suche von Notion sind nur im Business-Plan enthalten. Goodnotes führt die Synchronisierung Ihrer Bibliothek plattformübergreifend nur in einem kostenpflichtigen Tarif durch. Der Free-Plan von Granola zeigt die letzten 30 Tage an und blendet den Rest aus. Der kostenlose Tarif von Evernote ist auf 50 Notizen begrenzt. Der Teil des Workflows, der eine Notiz später nützlich macht, liegt hinter der Bezahlschranke.

Das ist auch der Grund, warum einer Zusammenfassung des Meetings weniger Vertrauen entgegengebracht wird, als es eigentlich sein sollte. Eine Zusammenfassung ist nur so gut wie die letzte Überprüfung, bei der jemand sie mit den Vereinbarungen der Teilnehmer abgeglichen hat. Außerdem wird eine Zusammenfassung, die in einer anderen App als die Aufgaben gespeichert ist, nie überprüft. Strukturierte Methoden wie die „Charting“-Methode zum Notieren helfen auf Seitenebene, beheben aber nicht das Problem einer App, die lediglich Text speichert und es dabei belässt.

Entweder entscheiden Sie sich für einen kostenpflichtigen Plan, der Notizen mit der Suche und Aufgaben verknüpft, oder Sie bewahren Notizen innerhalb des Tools auf, in dem bereits Aufgaben verwaltet werden, und nehmen dabei einen einfacheren Editor in Kauf. Beides funktioniert. Die Kosten für einen ansprechenden Editor, der von allen nachgelagerten Funktionen abgekoppelt bleibt, verursachen zusätzliche Kosten, ohne die Lücke zu schließen.

Wie verändert KI Notiz-Apps?

Gartner prognostiziert, dass bis Ende dieses Jahres 40 % der Anwendungen der Unternehmen aufgabenspezifische KI-Agenten enthalten werden – gegenüber weniger als 5 % im Vorjahr. Notiz-Apps sind dieser Entwicklung bereits einen Schritt voraus, und die darin integrierte KI lässt sich in vier Ebenen unterteilen, die es zu unterscheiden gilt, bevor man sich für eine App entscheidet.

Die erste Ebene befasst sich mit dem Verfassen Ihrer Notizen: Umschreiben, Zusammenfassen, Tonfall anpassen. Apples Schreibtools, OneNotes „Copilot“ und Evernotes „AI Edit“ gehören dazu – das ist mittlerweile Standard. Die zweite Ebene hört bei Meetings zu: Granola, ClickUp AI Notetaker, Notion „AI Meeting Notes“, Goodnotes AI for Meetings und Evernotes „AI Meeting Notes“ transkribieren alle Anrufe und erstellen Notizen.

Die Unterschiede bestehen darin, ob ein Bot integriert ist (ClickUp ja, Granola und Notion nein), ob Audioaufzeichnungen gespeichert werden (Granola niemals) und ob Aktionspunkte zu Aufgaben werden, die jeder übernehmen kann (ClickUp und Notion ja).

Die dritte Ebene analysiert Ihre Notizen und liefert Antworten mit Quellenangabe: Brain² in ClickUp, Notion Agent, der KI-Assistent von Evernote mit Quellenangaben und Granolas Chat in einem Ordner mit Meetings. Die vierte Ebene handelt: Notions benutzerdefinierte Agenten werden durch einen Auslöser wie eine fertige Meeting-Notiz aktiviert, und ClickUps Super-Agenten erkennen @Erwähnungen und führen mehrstufige Arbeiten aus. Obsidian steht bewusst außerhalb dieser vier Ebenen und lässt Community-Plugins sowie ein lokales Modell die Lücke füllen.

Bevor Sie für eine dieser Apps bezahlen, sollten Sie sich zwei Fragen stellen: Kann die KI Ihre Notizen lesen und kann sie die Notiz als Aufgabe hinterlegen?

So wählen Sie die richtige App für Notizen aus

Gehen Sie davon aus, was bei Ihren Notizen derzeit tatsächlich nicht funktioniert – dann wird die Auswahlliste schnell kleiner.

Zuerst die Aufgabe, dann die App

Es gibt keine einzige Notiz-App, die die beste ist. OneNote bietet den sichersten kostenlosen Einstieg. Apple Notes ist die schnellste Erfassung auf Apple-Hardware. Obsidian ist der Tresor, der Ihnen auch in 10 Jahren noch gehört. Notion ist das Wiki, das ein Team gemeinsam durchsuchen kann. Goodnotes macht Handschrift durchsuchbar, Granola übersteht einen Tag voller Telefonate, und Evernote schneidet Webinhalte immer noch besser aus als alle anderen hier.

Die eine Frage, die es zu klären gilt, bevor Sie sich entscheiden: Ab wann sind Ihre Notizen nicht mehr nützlich? Wenn die Antwort lautet: „Wenn ich versuche, sie zu finden“, sollten Sie das Abrufen optimieren. Wenn die Antwort lautet: „Wenn jemand anderes darauf reagieren muss“, liegt die Lücke in der Weitergabe, und ein vernetzter Workspace ist besser als ein besseres Notizbuch.

Sie können ClickUp kostenlos ausprobieren und es bei einem regelmäßig stattfindenden Meeting testen, bevor Sie weitere Daten übertragen. Lassen Sie den KI-Notetaker die Notizen erstellen, beobachten Sie, ob die Aktionspunkte übernommen werden, und entscheiden Sie dann. Wenn Sie von Evernote, Notion oder OneNote umsteigen, importieren Sie zunächst ein Notizbuch, testen Sie es zwei Wochen lang und übertragen Sie erst dann das gesamte Archiv.

Häufig gestellte Fragen zu den besten Notiz-Apps (FAQs)

OneNote eignet sich für die meisten Studierenden. Die App ist kostenlos, hat kein Notizlimit, läuft auf jedem Laptop oder Smartphone, und die unbegrenzte Arbeitsfläche bietet Platz für Vorlesungsnotizen mit Diagrammen und Audioaufnahmen auf einer Seite. Goodnotes ist die erste Wahl für iPad-Eigentümer, die von Hand schreiben, da die Suchfunktion die Handschrift erkennt und „Study Sets“ Notizen in Lernkarten mit verteilten Wiederholungen umwandeln. Studierende, die ein gemeinsames Lern-Wiki aufbauen möchten, sollten Notion in Betracht ziehen, das seinen Plus-Plan für alle Nutzer mit einer E-Mail-Adresse ihrer Hochschule kostenlos anbietet.

Obsidian funktioniert vollständig offline, da jede Notiz eine Datei auf Ihrem Gerät ist. Mit Apple Notes, OneNote und Goodnotes können Sie ebenfalls ohne Verbindung schreiben und die Synchronisierung durchführen, sobald Sie wieder verbunden sind. Notion funktioniert offline nur in den Desktop- und Mobil-Apps, und eine Datenbank lädt lediglich die ersten 50 Zeilen der ersten Ansicht herunter. Evernote lädt Notizbücher zur Offline-Bearbeitung herunter, und Granola benötigt eine Verbindung, um eine Zusammenfassung zu erstellen. Testen Sie jede App bei deaktiviertem WLAN, bevor Sie sich committen, falls Sie im Flugzeug oder im Zug schreiben.

OneNote eignet sich besser für persönliche Notizen; Notion ist besser für Notizen, die später von einem Team durchgesehen werden. OneNote ist kostenlos und unbegrenzt nutzbar, funktioniert offline auf jeder Plattform und unterstützt Handschrift, Audio und getippten Text auf einer Seite. Notion verwandelt jede Notiz in eine Zeile in einer Datenbank, die du nach Projekten filtern kannst, aber du musst zuerst die Struktur aufbauen, und die schnelle Erfassung dauert länger. Entscheide dich für OneNote, wenn du der einzige Leser bist. Entscheiden Sie sich für Notion, wenn die Notizen zu einem Wiki werden sollen.

„Apple Notes“ mit gesperrten Notizen oder „Obsidian“ mit einem lokalen Tresor. Apple verschlüsselt jede Notiz, die Sie mit einem Passwort oder Face ID sperren, und Konten mit „Advanced Data Protection“ erhalten eine End-to-End-Verschlüsselung für iCloud-Notizen. Obsidian speichert Notizen als einfache Dateien auf Ihrem Gerät, und sein optionaler Dienst für die Synchronisierung ist End-to-End-verschlüsselt. „Notion“ und „Evernote“ verschlüsseln Daten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand, verwahren die Schlüssel jedoch selbst. Speichern Sie in keinem dieser Dienste Passwörter oder ID-Nummern.

Exportieren Sie zunächst, importieren Sie dann ein Notizbuch und nutzen Sie es zwei Wochen lang, bevor Sie das Archiv verschieben. Evernote exportiert Notizbücher als ENEX-Dateien, die von Apple Notes auf dem Mac und Notion direkt importiert werden können. Das Importer-Plugin von Obsidian liest Exporte aus Evernote, Notion, Apple Notes, Google Keep, OneNote und Bear im Markdown-Format ein. Apple Notes importiert und exportiert nun Markdown, und Notion exportiert Markdown, CSV, HTML und PDF. Überprüfen Sie nach dem Import Anhänge und interne Links; diese gehen am häufigsten verloren.

Ja. Granola hört über die Audioausgabe und das Mikrofon Ihres Computers zu, sodass kein Bot in der Teilnehmerliste erscheint. Sie tippen während des Gesprächs grobe Notizen ein, und Granola führt diese anschließend mit dem Transkript zu einer fertigen Zusammenfassung zusammen. Die KI-Meetingsnotizen von Notion funktionieren auf die gleiche Weise: Sie erfassen den Ton vom Gerät aus, anstatt als Teilnehmer beizutreten. ClickUp AI Notetaker verfolgt den umgekehrten Ansatz: Es nimmt an dem Anruf in Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams teil, wodurch es die Sprecher identifizieren und eine vollständige Aufzeichnung erstellen kann – was jedoch bedeutet, dass die Teilnehmer es im Raum sehen. Entscheiden Sie sich je nachdem, ob Sichtbarkeit wichtiger ist als eine vollständige Aufzeichnung.

Notion eignet sich besser, wenn ein Team gemeinsame Notizen durchsuchen, filtern und aktualisieren muss. Obsidian ist die bessere Wahl, wenn Sie alleine arbeiten und Ihre Dateien für immer behalten möchten. Notion speichert alles in der Cloud, wandelt jede Seite in eine Datenbankzeile mit Eigenschaften um und bündelt KI-Features im Business-Plan für 20 $ pro Mitglied und Monat. Obsidian speichert einfache Markdown-Dateien auf Ihrem Gerät, verknüpft sie mit Backlinks und einer Grafikansicht und ist kostenlos nutzbar, mit optionaler Synchronisierung für 4 $ pro Benutzer und Monat. Entscheiden Sie sich für Notion, wenn Zusammenarbeit und Struktur am wichtigsten sind. Entscheiden Sie sich für Obsidian, wenn Portabilität und Datenschutz im Vordergrund stehen.