Wussten Sie, dass nach Angaben der Oxford English Dictionary depriorization erst in den 1970er Jahren als Substantiv eingeführt wurde? Seltsamerweise übersehen wir dieses Wort oft. Stattdessen neigen wir dazu, uns auf Priorisierung zu konzentrieren, weil wir glauben, dass die Herstellung von Priorität to-Do-Listen ist der ultimative Schlüssel zu höchster Produktivität.
Doch in einer Welt, in der Berufstätige mit einem überwältigenden Arbeitspensum zu kämpfen haben, gibt es eine Wahrheit, der wir nicht ausweichen können - man kann nicht wirklich alle "wichtigen" Aufgaben priorisieren, ohne diejenigen zu vernachlässigen, die nicht ganz so wichtig sind.
In diesem Artikel befassen wir uns mit 10 Techniken zur effektiven Depriorisierung Ihres Arbeitspensums. Sie werden Ihnen helfen, Ihr Wohlbefinden zu verbessern, ziele zu erreichen mit minimalem Aufwand, und schließlich ihre Gesamtproduktivität steigern . Auf geht's! 🤸
Was ist Depriorisierung?
Bei der Depriorisierung handelt es sich um einen aktiven Prozess der Neuordnung und Streichung von Aufgaben aus Ihrer Agenda. Es geht darum, Aufgaben neu zu ordnen, zuzuweisen oder zu streichen, damit sie Ihren aktuellen Zielen und Prioritäten entsprechen. 🚩
Bei der Depriorisierung bewerten Sie Ihre geplanten, begonnenen oder bearbeiteten Aufgaben neu und entscheiden, ob sie derzeit Priorität haben. Wenn die Antwort nein lautet, ist es an der Zeit ihre Prioritäten zu verschieben .
Während die Priorisierung Ihre unmittelbaren Zeitinvestitionen steuert, bestimmt die Depriorisierung, welche Aufgaben Sie auf einen späteren Zeitpunkt verschieben können.
Vorteile der Depriorisierung
Die Beherrschung der Kunst der Depriorisierung bietet zahlreiche Vorteile und dient als Grundstein für die Steigerung der Produktivität. Die wichtigsten Vorteile sind:
- Verbesserter Fokus: Indem Sie Ihre Ziele eingrenzen, können Sie sich klarer auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist, und so Ablenkungen undverbessert die Konzentration *Gesteigerte Produktivität: Zuversichtlichpriorisierung von Aufgaben ermöglicht eine effizientere Zeit- undressourcenzuweisung, was zu einer besseren Nutzung der Energie führt
- Reduzierter Stress: Die Erstellung einer überschaubaren Aufgabenliste kann Stress abbauen, indem sie überwältigende Arbeitsbelastungen eliminiert und eine ausgewogenere Herangehensweise an die Bewältigung von Aufgaben ermöglicht
- Erfolgserlebnisse: Die regelmäßige Erledigung von nach Prioritäten geordneten Zielen fördert das Gefühl, etwas erreicht zu haben,steigert die Motivation und Selbstvertrauen
- Verbesserte Work-Life-Balance: Vermeidung von Überengagement und Überlastungverhindert Burnout und fördert das allgemeine Wohlbefinden
Wie man durch Depriorisierung die Produktivität steigert
Fühlen Sie sich unter einem Stapel von Aufgaben begraben und wissen nicht, welche Sie zuerst angehen und welche Sie beiseite schieben sollen? Depriorisierung ist Ihr Ritter in glänzender Rüstung!
Aber wissen Sie was? Es gibt mehr als eine Möglichkeit, Ihre Produktivität mit dieser Methode zu steigern. Machen Sie sich auf 10 bahnbrechende Techniken zur Anwendung der Depriorisierung gefasst, um Ihre Motivation zu steigern und intelligenter zu arbeiten. Und als Bonus stellen wir Ihnen einige großartige Tools vor, die Ihnen den Weg auf dieser epischen Reise erleichtern! 🕯️
1. Verwenden Sie ein Aufgabenmanagement-Tool Erhöhte Mitarbeiterproduktivität und
effiziente Aufgabenverwaltung gehen Hand in Hand. Ein starkes Aufgabenmanagement bedeutet, dass man sich von Motivationstiefs, Burnout und dem Stress beim Sortieren von Prioritäten und Zielen verabschieden kann. Deshalb ist ein robustes aufgabenmanagement-Tool ist ein absolutes Muss! 🙌
Eingeben Hochklicken -Ihre erste Adresse für Aufgabenmanagement und produktivitätswerkzeug das Ihnen hilft, Ziele zu setzen, Prioritäten zu setzen und Aufgaben innerhalb einer einzigen Plattform zu verfolgen! ClickUp Aufgaben sind das Vorzeige-Toolkit der Plattform für sowohl zusammenarbeit im Team und persönliche Aufgabenbewältigung und bietet praktische Funktionen wie:
- Vier Dringlichkeitsstufen
- To-Do-Listen
- Zeitsperrende Vorlagen
- Meilenstein-Verfolgung für mehr Motivation
- Farbcodierung für bessere Organisation
- Flexible Zielsetzung
Erhöhen Sie die Übersichtlichkeit in Ihren Projekten mit anpassbaren Aufgabentypen und verbessern Sie die Organisation Ihrer Aufgabenverwaltung
Haben Sie große Projekte, die Sie vor sich herschieben? Zerlegen Sie sie in mundgerechte Häppchen mit Unteraufgaben! Möchten Sie eine Reihe von Aufgaben auf einmal bearbeiten? Die ClickUp-Symbolleiste für Massenaktionen hält Ihnen den Rücken frei.
Für die fleißigen Bienen da draußen, ClickApps bietet mehr als 35 Optionen zur Anpassung von Arbeitsabläufen ohne Programmierkenntnisse. Und als ob das noch nicht genug wäre, ClickUp-Automatisierungen nehmen Ihnen die lästige Arbeit ab. Wählen Sie aus über 100 vorgefertigten Optionen, oder erstellen Sie Ihre eigenen Automatisierungsregeln.
Für eine schnellere Einrichtung des Arbeitsablaufs und die Priorisierung von Aufgaben können Sie die ClickUp Vorlage für einfaches Aufgabenmanagement . Es gewährleistet eine effiziente Verfolgung der täglichen Aufgaben und Ziele durch eine einfache To-Do-Liste. 🥅
Schnelles Anzeigen und Verwalten aktiver und inaktiver Automationen in verschiedenen Bereichen mit Benutzeraktualisierungen und Beschreibungen
2. Erstellen Sie eine "Nicht-zu-Tun"-Liste
Das Setzen von Prioritäten ist vielleicht das Wesentliche an erfolgreichen Projektdurchführung aber die Depriorisierung ist genauso wichtig. Deshalb kann die Erstellung einer "Nicht zu tun"-Liste Wunder für Ihre Produktivität bewirken!
Nehmen wir an, Sie möchten an einem persönlichen Projekt arbeiten, können ihm aber nicht sofort die nötige Aufmerksamkeit schenken. In diesem Fall kann es Ihnen das Leben retten, wenn Sie es als Aufgabe für den nächsten Monat" auf Ihrer Aufgabenliste notieren. 🦸♂️
ClickUp ist so etwas wie das Schweizer Armeemesser der Online-To-Do-Listen ! Es hilft Ihnen, multifunktionale Listen zu erstellen, die Sie mühelos von überall aus verwalten können - auf Ihrem Desktop, Ihrem Telefon oder in Ihrem Browser-Tab. Damit wissen Sie immer, was als Nächstes auf der Agenda steht und was Sie aufschieben können.
Sie können diese Listen genau auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden! Verwandeln Sie einfache Listen in umsetzbare Pläne und personalisieren Sie sie mit:
- Formatierung
- Farben
- Aufgaben verknüpfen
- Zuständigkeiten
Organisieren und depriorisieren Sie Ihre täglichen Aufgaben ganz einfach mit der ClickUp Daily To-Do List Template
Sie müssen nicht einmal bei Null anfangen! Die ClickUp Vorlage für die tägliche To-Do-Liste rationalisiert den Prozess und macht das Hinzufügen und Organisieren von Aufgaben schnell und einfach. Mit verschiedenen Optionen zum Anordnen von Aufgaben, Setzen von Prioritäten und organisieren von Arbeitsabläufen ist das eine echte Zeitersparnis.
3. Prioritätsstufen festlegen
Für eine effektive Depriorisierung ist es wichtig, die Aufgaben zu unterscheiden, die den größten und den geringsten Wert für Ihr Unternehmen haben. Auf diese Weise können Sie weniger wichtige Aufgaben für später beiseite legen und sich auf die konzentrieren, die eine unmittelbare Wirkung haben werden. 🎯
In ClickUp wird die Dringlichkeit durch eine vierstufiges Prioritätssystem das Ihren Entscheidungsprozess beeinflussen soll:
- Dringlich: Sofortige Aufmerksamkeit erforderlich
- Hoch: Wichtige Aufgaben, die schnell erledigt werden müssen
- Normal: Kann ein wenig warten, ist aber wichtig für strategische Planung und Forschung
- Gering: Aufgaben mit geringerer Priorität oder weniger zeitkritisch
Schnelles Festlegen der Aufgabenpriorität innerhalb einer Aufgabe, um mitzuteilen, was zuerst erledigt werden muss
Zuweisen Priorität der Aufgabe ist ein Kinderspiel: Klicken Sie einfach auf das Flaggensymbol und wählen Sie die Dringlichkeitsstufe aus dem Dropdown-Menü. Das Farbsystem sorgt für eine schnelle Erkennung: Rote Flaggen kennzeichnen dringende Aufgaben, während hellgraue Flaggen weniger wichtige Aufgaben anzeigen, die für eine Depriorisierung reif sind. 🏳️
Um sich auf dringende Angelegenheiten zu konzentrieren, können Sie Aufgaben mit hoher Priorität in Ihrem Aufgabenablage für einfachen Zugriff.
4. Begrenzen Sie Ihre Arbeitszeiten
Haben Sie Ihren Tag schon einmal mit zu vielen Prioritäten überfrachtet, so dass Ihnen am Ende die Luft wegblieb? Dafür gibt es zwei Gründe: ein schlechtes Zeitmanagement und die Vernachlässigung der Depriorisierung. ⏳ ClickUp Projekt Zeiterfassung funktionen kommen zur Rettung! Mit der kostenlosen Chrome-Erweiterung können Sie Ihre Zeit mühelos über Ihren Desktop, Ihr Handy oder Ihren Webbrowser erfassen. Starten und stoppen Sie die Zeit geräteübergreifend und wechseln Sie mit dem globalen Timer nahtlos zwischen Aufgaben. Mit der manuellen Zeiterfassung können Sie ganz einfach rückwirkend Zeit hinzufügen oder Einträge nach Datumsbereich erstellen.
Erfassen Sie die Zeit in Ihrem ClickUp-Konto mit einer kostenlosen Chrome-Erweiterung und erhalten Sie Übersichten über Ihre Zeiteinteilung
Verschaffen Sie sich einen detaillierten Überblick über Ihre erfasste Zeit nach Tag, Woche, Monat oder einem beliebigen Zeitraum mit Hilfe umfassender Zeiterfassungsbögen. Sehen Sie die Gesamtzeiten nach Datum gruppiert und greifen Sie auf einzelne Aufgaben und Zeiteinträge zu, um eine gründliche Analyse Ihrer Zeiteinteilung vorzunehmen.
Verpassen Sie keine Zeit mit ClickUp-Erinnerungen ! Erhalten Sie Benachrichtigungen per E-Mail, Desktop oder Handy, um Ihre Aufgaben im Griff zu behalten. Passen Sie Erinnerungen an mit:
- Fotos
- Sprachnotizen
- Karte mit Standorten
Nutzen Sie Integrationen mit Tools wie Google- und Outlook-Kalender, Zoom, Alexa und Microsoft Teams, um Ihre Benachrichtigungen nahtlos über verschiedene Plattformen hinweg zu synchronisieren.
5. Überprüfen Sie die Prioritäten jede Woche neu
Um sicherzustellen, dass Ihre laufenden Aufgaben die Aufmerksamkeit erhalten, die sie verdienen, ist es wichtig, die Prioritäten regelmäßig neu zu bewerten. Sie können dies täglich zu Beginn oder am Ende Ihres Tages tun. Oder Sie geben den Ton für die kommende Woche an, indem Sie am Freitagnachmittag die Prioritäten überprüfen und danach jeden Tag ändern. 🌞
Verwenden Sie diese ClickUp Prioritätsmatrix-Vorlage, um kritische Aufgaben nach Dringlichkeit, Auswirkung und Wichtigkeit zu identifizieren
Eine klare und organisierte Prioritätsbewertung ist der erste Schritt, um weniger dringende Aufgaben von Aufgaben mit hoher Priorität zu trennen. Glücklicherweise ist die ClickUp Prioritäten-Matrix-Vorlage bietet Ihnen eine 2×2-Matrix mit den Variablen Dringlichkeit und Wichtigkeit für eine nahtlose Priorisierung.
Fügen Sie einfach die Aufgabennamen zu den farbcodierten Haftnotizen in den entsprechenden Zellen hinzu, um die Prioritäten anhand dieser Kategorien zu setzen oder zu depriorisieren:
- Hohe Wichtigkeit, hohe Dringlichkeit: Erst erledigen
- Geringe Wichtigkeit, hohe Dringlichkeit: Nächstes erledigen
- Hohe Wichtigkeit, geringe Dringlichkeit: Nachher erledigen
- Geringe Wichtigkeit, geringe Dringlichkeit: Letztes Mal
6. Unteraufgaben depriorisieren
Sind Sie hin- und hergerissen zwischen dem Entwurf einer umfassenden finanzanalyse oder einen Überblick über die wichtigsten finanziellen Aspekte? Oder erwägen Sie vielleicht eine komplette Überarbeitung einer Softwareoberfläche im Vergleich zur Feinabstimmung eines bestimmten Abschnitts, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern?
Depriorisierung bedeutet nicht immer, dass Sie eine ganze Aufgabe aufgeben - es geht um die Neuordnung bestimmter Teile innerhalb einer Aufgabe oder eines Projekts. Auf diese Weise behalten Sie das, was am wichtigsten ist, und lassen den Rest los. 👋
Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, ist die Erstellung von Aufgaben-Checklisten und Unteraufgaben. Auf diese Weise können Sie wichtige Aufgaben priorisieren, während Sie Teilaufgaben, die keinen unmittelbaren Nutzen für Ihr Unternehmen bringen, zurückstellen.
Erstellen von Checklisten mit verschachtelten Unteraufgaben zur einfachen Priorisierung und Depriorisierung in ClickUp
Verwenden ClickUp Aufgaben-Checklisten zu diesen Prozess reibungsloser zu gestalten . Ihre Checklistenpunkte können Unterpunkte haben, die Sie durch Ziehen und Ablegen organisieren können. So bleiben Ihre Aufgaben mit der höchsten Priorität ganz oben, während die Aufgaben, die Sie zurückstufen möchten, ganz unten stehen. Außerdem können Sie Aufgaben zuweisen, ihre Prioritätsstufen festlegen und Fristen festlegen und den Fortschritt mithilfe von benutzerdefinierten Feldern verfolgen.
Sehen Sie Ihre Woche auf einen Blick und priorisieren Sie Ihre täglichen Aufgaben in der ClickUp Weekly Checklist Template
Wenn das Erstellen einer Checkliste von Grund auf entmutigend ist, versuchen Sie die ClickUp Wöchentliche Checkliste Vorlage . Sie ist perfekt für Anfänger und organisiert Ihre täglichen Aufgaben auf der Grundlage von benutzerdefinierten Zuständen. So sehen Sie leicht, welche Aufgaben anstehen:
- Abgebrochen
- Erledigt
- In Bearbeitung
- To-Do
Sie können diese Status sogar anpassen, z. B. durch Hinzufügen des Status "Nicht zu tun" zur einfacheren Depriorisierung. Außerdem können Sie Prioritätsstufen, Fälligkeitsdaten und sogar Ihre Stimmung verfolgen, um ein Ausbrennen zu vermeiden. 🔥
7. Visualisieren Sie Ihre Verfügbarkeit
Wenn mehrere Projekte verwalten wenn wir mehrere Projekte verwalten, schieben wir oft Aufgaben vor uns her, ohne ihre Priorität zu prüfen. Das führt dazu, dass wir zehn Aufgaben in Angriff nehmen, die auch hätten warten können, und dabei wichtigere Aufgaben vernachlässigen. Die Visualisierung der eigenen Verfügbarkeit ist der Schlüssel. 🔑
Nutzen Sie die ClickUp Workload-Ansicht um die Arbeitsbelastung jedes Teammitglieds für den von Ihnen gewählten Zeitraum zu sehen. Dies hilft, überlastete Mitglieder zu erkennen und ermöglicht eine bessere Personalplanung und Ressourcenteilung.
Verwenden Sie die Workload-Ansicht zusammen mit Zeitleisten, um Ihren Zeitplan in ClickUp mühelos zu visualisieren
Inzwischen ist die Kalender-Ansicht vereinfacht aufgabenplanung mit Funktionen wie:
- Drag-and-Drop für einfache Organisation
- Benutzerdefinierte Felder zum Anpassen des Zeitplans nach Tag, Woche oder Monat
- Farbcodierte Tags zur Verfolgung des Fortschritts und zur Vermeidung von Prioritätskonflikten ⚔️
Verwenden Sie die Zeitplanansicht für einen schnellen Aufgabenüberblick in einer einzigen Zeile oder das Gantt-Diagramm für detaillierte Projekt- und Teamzeitpläne. Beide bieten unterschiedliche Perspektiven, um die Zeit zu beherrschen, Aufgaben effizient zu verwalten und sicherzustellen, dass Aufgaben mit hoher Priorität erledigt werden.
8. Ablenkungen beseitigen
Wenn Sie die Depriorisierung in Ihre Routine einbauen, müssen Sie proaktiv mit Ihrer Zeit und Ihrem Arbeitspensum umgehen. Aus diesem Grund ist Zeitblockierung die perfekte Lösung - sie lässt Sie einen Zeitplan erstellen in Ihrem Kalender für die wichtigsten Aufgaben. Auf diese Weise zeigen Sie Ihrem Team, wann Sie verfügbar sind, und schützen Ihren Zeitplan davor, zu voll zu werden. 😩
Time Blocking unterteilt Ihren Tag in überschaubare "Zeitblöcke", die jeweils einer bestimmten Aufgabe gewidmet sind. Im Gegensatz zu einer einfachen To-Do-Liste werden bei der Zeitblockierung bestimmte Zeitrahmen für die Erledigung bestimmter Aufgaben festgelegt.
Glücklicherweise hat ClickUp eine Fundgrube von zeitsperrende Vorlagen und Funktionen, mit denen Sie Ihre Prioritätensetzung verbessern können.
Beginnen Sie mit dem Einrichten Ihrer aufgabenliste -sortieren Sie Ihre täglichen Aufgaben in drei Kategorien: To-Do, In Progress und Complete. Wenn die Liste nur für Sie bestimmt ist, können Sie Fälligkeitstermine und Zuweiser auslassen.
Fügen Sie weitere Spalten hinzu zu verfolgen Sie Ihre Aufgaben basierend auf Faktoren wie:
- Die Tageszeit - morgens, nachmittags, abends
- Die Zeit, die jede Aufgabe benötigt
- Wann Sie die Aufgabe erledigen wollen
Das ClickUp Blockieren von Zeitplänen Die Vorlage hilft Ihnen, Ihren Zeitplan zu organisieren, indem Sie Aufgaben an Ihren arbeitsreichsten Tagen zurückstellen
Die Verwendung von vorgefertigten Vorlagen für die tägliche, wöchentliche oder monatliche Zeitsperre kann einen großen Unterschied machen und Ihnen eine Menge Zeit sparen. Sehen Sie sich die ClickUp Zeitplan-Blockiervorlage für die Beherrschung von Kalendern und die Depriorisierung von Aufgaben.
Sie unterteilt die Aufgaben übersichtlich in die Kategorien Persönliches, Arbeit, Selbstfürsorge und Meetings, was die Organisation zum Kinderspiel macht. Außerdem können Sie sie mit benutzerdefinierten Feldern anpassen, um Informationen konsistent zu halten.
In der Vorlage können Sie markieren, wie beschäftigt Sie sind, indem Sie Ihren Verfügbarkeitsstatus wie folgt festlegen:
- Frei: Sie sind verfügbar, um die Aufgabe zu erledigen
- Teilweise beschäftigt: Sie haben etwas zu tun, sind aber für Anrufe/Chats verfügbar
- Gebucht: Sie sind nicht verfügbar
Auf diese Weise können Sie Ihren eigenen Zeitplan besser verstehen und in Zeiten, in denen Sie schon genug zu tun haben, Aufgaben absagen oder delegieren. 🍽️
9. Kommunizieren Sie mit Ihrem Team
Wenn Sie sich nicht entscheiden können, welche Aufgaben Sie zurückstellen sollen, um Arbeit mit hoher Priorität zu erledigen, hat Ihr Team vielleicht wertvolle Erkenntnisse. Wenn mehrere Köpfe zusammenarbeiten, sind die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt.
ClickUp nimmt effektive Zusammenarbeit sehr ernst und bietet eine konsolidierte Plattform, die mit allen notwendigen Tools für nahtlose Teamkommunikation !
Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem alle Ihre Aufgaben während Ihrer wöchentlichen Neubewertung plötzlich gleich dringend erscheinen. ClickUp-Whiteboards ermöglicht es Ihnen, Ihre digitale Leinwand mit dem gesamten Team zu teilen gemeinsames Brainstorming . 🧠
Kreative Zusammenarbeit mit dem ganzen Team durch interaktive Whiteboards in ClickUp
Die Flexibilität und die Anpassungsmöglichkeiten dieses Tools machen die Darstellung potenzieller Lösungen zu einem wahren Vergnügen! Sie können Probleme kreativ mit Diagrammen, Graphen und farbcodierten Formen lösen und Ideen mit Hilfe von Haftnotizen, Kommentaren, Dokumenten, Mediendateien und Links austauschen.
Sie brauchen sofortige Hilfe? ClickUp-Dokumente hält Ihnen den Rücken frei mit zusammenarbeit in Echtzeit funktionen! Teams können gemeinsam Dokumente bearbeiten, Aktionspunkte zuweisen, Mitglieder in Kommentaren markieren und Text schnell in umsetzbare Aufgaben umwandeln - für eine reibungslose Organisation und Effizienz im gesamten Prozess.
Verwenden Sie Docs für die gemeinsame Bearbeitung, Kommentierung und Markierung in ClickUp in Echtzeit
ClickUp dient als All-in-One-Plattform, die das Wechseln zwischen projektmanagement-Dashboards und Messaging-Apps. Die Chat-Ansicht ermöglicht die sofortige Kommunikation und die Aufrechterhaltung aufgabenspezifischer Diskussionen in einem einheitlichen Thread - so bleiben alle Beteiligten in Verbindung und beteiligt. 💬
10. An das große Ganze denken
Wenn Sie einen Schritt zurücktreten und sich einen Überblick über Ihr Projekt verschaffen, können Sie Folgendes erkennen zeitmanagement und Produktivität und hilft Ihnen, Ihre Prioritäten effektiver zu setzen.
Eingeben ClickUp Dashboards -eine umfassende Übersicht über Ihr gesamtes Projekt! Tauchen Sie ein in die Arbeitsbelastung Ihres Teams, sei es durch Scrum-Punkte oder zugewiesene Aufgaben. Es ist Ihre Drehscheibe für Diskussionen über:
- Prioritätensetzung und Depriorisierung
- Fortschrittsverfolgung
- Bewertung der Teamleistung
Verschaffen Sie sich einen 360-Grad-Überblick über Ihr Projekt mit Hilfe von Dashboards zur Bewertung des Fortschritts in ClickUp
Wählen Sie aus über 50 Karten, um Ihr Traum-Dashboard zu gestalten. Visualisieren Sie Ihren Fortschritt in Ihrem bevorzugten Stil - verwenden Sie Torten-, Linien- oder Balkendiagramme.
Verfolgen Sie die Teamleistung anhand eines festgelegten Ziels und vergleichen Sie Prognosen mit Burnup- und Burndown-Diagrammen. Geben Sie das Dashboard in Ihrem Arbeitsbereich frei oder zeigen Sie es im Büro im Vollbildmodus an, um im Team über die Prioritäten der Aufgaben zu diskutieren. 🖥️
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