Todoist vs. Microsoft To Do: Das Dilemma der Aufgabenverwaltung

Sie bearbeiten eine Reihe von Projekten und fühlen sich wie auf dem Gipfel der Welt! Aber irgendwann häufen sich Ihre Aufgaben wie ein Schneeball – Sie verlieren die Kontrolle und können sich nicht mehr daran erinnern, was Sie eigentlich zu erledigen haben. Ein oder zwei (oder drei oder vier!) Aufgaben rutschen durch das Netz, und schon bricht das Chaos aus!

Sie können sich nicht konzentrieren und finden keinen Ausweg aus dem endlosen Zyklus schlechter Aufgabenverwaltung.

Hier kommen Aufgabenverwaltungs-Apps ins Spiel – sie helfen Ihnen dabei, Ihre Tage zu organisieren, Prioritäten zu setzen und Termine einzuhalten. Zwei Juwelen in der Krone der Aufgabenverwaltungs-Apps sind Todoist und Microsoft To Do.

Auf den ersten Blick bieten beide Apps die gleichen Features – intelligente To-do-Listen zur Organisation von Arbeit und Privatleben. Bei genauerer Betrachtung zeigen sich jedoch Unterschiede in ihren Fähigkeiten und verfügbaren Optionen.

In diesem Artikel werden wir uns eingehend mit den wichtigsten Features beider Apps befassen und ihre Vor- und Nachteile diskutieren, damit Sie sich im Dilemma „Todoist vs. Microsoft“ für eine Seite entscheiden und Ihre wichtigsten Aufgaben wie ein Profi bewältigen können. 💪

Was ist Todoist?

Todoist ist eine beliebte Plattform für die Aufgabenverwaltung, mit der Sie Listen mit Aufgaben erstellen können, um Ihren Tag zu strukturieren und den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten. Ganz gleich, ob Sie Todoist für die Arbeit, für private Angelegenheiten oder für beides nutzen, Todoist kann Ihre Organisationsfähigkeiten verbessern – es erleichtert die sorgfältige Tagesplanung und sorgt dafür, dass keine Aufgabe übersehen oder unbeachtet bleibt.

Einige der Grund-Features, die Ihnen Todoist bietet, sind:

Legen Sie Prioritäten für Ihre Aufgaben fest, passen Sie Erinnerungen an und geben Sie Ihre To-do-Listen an Kollegen (oder Familienmitglieder oder Mitbewohner) frei, um sie auf dem Laufenden zu halten.

Todoist bietet Dutzende von Integrationen, sodass Sie eine Verbindung zu Ihrer E-Mail- oder Kalender-Software herstellen und Aufgaben mühelos zuweisen und planen können.

Da Todoist viel mehr als einfache To-do-Listen bietet, auf denen Sie Aufgaben abhaken können, ist es für alle nützlich, die ihre Organisation und Sorgfalt auf ein neues Niveau heben möchten. 📈

Features von Todoist

Ja, Todoist ist beliebt, aber was unterscheidet diese Plattform von anderen To-Do-Liste-Apps? Schauen wir uns einige ihrer herausragenden Features an.

1. Kanban-Boards

Kanban-Boards sind beliebte agile Projektmanagement-Tools, mit denen Sie Ihre Projekte und Prozesse visualisieren und Workflows optimieren können. Todoist ist zwar keine PM-Plattform, sondern ein Tool zum Verwalten von Aufgaben, Einrichten von Erinnerungen, Überwachen von Aufgabenaktivitäten und mehr. Es erkennt die Vorteile von Kanban-Boards und ermöglicht seinen Benutzern, diese zu nutzen.

Wie jede andere To-Do-Listen-App ermöglicht Todoist Ihnen, Ihre Aufgaben als Listen anzuzeigen. Nehmen wir an, Sie haben eine Liste mit dem Namen „Marketingstrategie” mit mehreren Kategorien wie „Ideen”, „Zu erledigen” und „In Bearbeitung”. Wenn Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke Ihrer Liste klicken und „Als Board anzeigen” auswählen, werden die Liste und ihre Kategorien in ein Kanban-Board umgewandelt, in dem die Aufgaben als Karten angezeigt werden.

Mit Todoist können Sie die Karten per Drag & Drop verschieben, um Ihre Prozesse mühelos zu aktualisieren.

2. Vorlagen

Sie möchten Ihre To-do-Listen nicht von Grund auf neu erstellen? Todoist versteht, dass Sie möglicherweise keine Zeit haben oder befürchten, etwas zu übersehen, und bietet Ihnen daher fantastische Vorlagen. Diese enthalten vorgefertigte Aufgaben, die Sie an Ihre Prozesse anpassen können.

Die Plattform bietet über 60 Vorlagen, die in zahlreiche Kategorien wie Marketing & Vertrieb, Kreativ, Design & Produkt und Management unterteilt sind. Wenn Sie die Kategorien nicht manuell durchsuchen möchten, verwenden Sie die Suchleiste, um anhand der eingegebenen Stichwörter die richtige Vorlage zu finden.

Angenommen, Sie planen ein Ereignis – nutzen Sie die Vorlage für die Veranstaltungsplanung von Todoist, die Aufgaben nach dem Zeitpunkt ihrer Fertigstellung sortiert. Es gibt drei Kategorien: Vor dem Ereignis, Am Tag des Ereignisses und Nach dem Ereignis. Jede Kategorie ist zur besseren Organisation weiter unterteilt. In „Vor dem Ereignis“ gibt es beispielsweise Unterkategorien wie Veranstaltungsort, Catering und Referenten. Haken Sie Aufgaben von Ihrer Liste ab, erledigen Sie alles und genießen Sie den Erfolg Ihres Ereignisses. 🏅

3. Nachverfolgung der Trends der Produktivität

Zu wissen, wie produktiv Sie in der Vergangenheit waren, kann Sie motivieren, weiterzumachen, und Ihnen wertvolle Einblicke in Ihre bisherigen Erfolge geben. Mit Todoist können Sie Produktivitätsziele festlegen und Trends verfolgen, um zu sehen, wie viel Sie täglich und wöchentlich erreicht haben, und Ihre Zielerreichung nachverfolgen.

Mit der App können Sie außerdem Ihren Aktivitätsverlauf einsehen, ihn nach Projekt oder Person filtern und objektive Daten über Ihre Effizienz und die Ihres Teams abrufen.

Todoist zeigt nicht nur die Anzahl der erledigten Aufgaben an, sondern ermöglicht es Ihnen auch, die tatsächlich von Ihrer Liste gestrichenen Aufgaben zu sehen. So können Sie die Nachverfolgung Ihrer Aktivitäten durchführen und Wege visualisieren, die zur Fertigstellung großer Projekte führen! 🥰

Eine weitere wertvolle Option ist Todoist Karma – damit erhalten Sie Punkte für die Nutzung erweiterter Features und das Abschließen von Aufgaben. Wenn Sie gerne im Wettbewerb stehen und das Gefühl von Erfolg genießen, werden Sie diese spielerische Funktion lieben.

Preise für Todoist

*Der angegebene Preis bezieht sich auf das jährliche Abrechnungsmodell.

Was ist Microsoft To Do?

Microsoft To Do ist eine einfache Aufgabenverwaltungs-App, die auf To-do-Listen basiert. Mit ihr können Sie Ihre Arbeit in kleinere, überschaubare Einheiten (Aufgaben) unterteilen und diese nacheinander abarbeiten, bis Sie Ihre Ziele erreicht haben. ✔️

Microsoft To Do ist die perfekte Wahl für Benutzer, die Einfachheit suchen. Mit dieser App behalten Sie den Überblick über Ihren Tag und können von Anfang an mit anderen zusammenarbeiten, ohne Zeit damit zu verschwenden, sich mit der Benutzeroberfläche vertraut zu machen.

Die Plattform bietet vielleicht keine ausgefallenen Extras, aber für viele Benutzer ist sie mehr als ausreichend, um ihre Verpflichtungen erfolgreich zu verwalten. Neben der Erstellung von Listen zum Zu erledigen können Sie Fälligkeitsdaten und Erinnerungen festlegen, Prioritäten setzen, kategorisieren, Anhänge hinzufügen und Notizen hinzufügen, um Ihre Organisation zu verbessern.

Features von Microsoft To Do

Schauen wir uns einmal an, welche Features eine scheinbar einfache To-Do-App wie Microsoft To Do so attraktiv machen.

1. Listen mit Aufgaben

Standardmäßig verfügt Microsoft To Do über mehrere Listen für Aufgaben, mit denen Sie die Nachverfolgung Ihrer geplanten Aktivitäten und Aufgaben durchführen können.

Die erste Liste ist Mein Tag, in der Sie Aufgaben finden, die für „heute” und die folgenden Tage geplant sind. Sie gibt Ihnen eine allgemeine Übersicht über Ihre Tagesplanung, und Sie können Sortieroptionen verwenden, um Aufgaben nach Faktoren wie Wichtigkeit, Fälligkeitsdatum, Anfangsbuchstabe oder Erstellung zu ordnen.

Die nächste Liste ist Wichtig und zeigt Aufgaben, die Sie durch Drücken des Sterns auf der rechten Seite als wichtig markiert haben. ⭐

Die dritte Liste ist Geplant, in der Sie alle Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum finden.

Die Liste „Mir zugewiesen“ zeigt alle Aufgaben an, die Ihnen in der App oder in Microsoft Planner (der Planungs-App von Microsoft) zugewiesen wurden. Die Aufgabenliste schließlich fasst alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben umfassend zusammen.

Sie müssen diese Listen nicht verwenden – mit Microsoft To Do können Sie Ihre eigenen Listen erstellen, indem Sie auf die Option „Neue Liste“ im Menü auf der rechten Seite des Bildschirms klicken.

2. Erinnerungen

Stellen Sie sich vor, Sie öffnen Ihre To-Do-Liste-App und sehen, dass Sie für heute ein wichtiges Meeting geplant haben. Aber es ist 11 Uhr und das Meeting war um 10 Uhr. Glücklicherweise können Sie solche Alptraumszenarien verhindern, indem Sie die Funktion für Erinnerungen in Microsoft To Do nutzen. ⏰

Neben dem Hinzufügen von Fälligkeitsdaten für Ihre Aufgaben können Sie auch Erinnerungen einstellen, um den Überblick zu behalten und wichtige Aktivitäten nicht zu verpassen.

Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus, indem Sie eine Aufgabe auswählen und die Option „Erinnere mich” in der Symbolleiste auf der rechten Seite des Bildschirms auswählen. Microsoft To Do sendet Ihnen zur angegebenen Zeit eine Benachrichtigung auf Ihr Gerät und hilft Ihnen so, Stress zu reduzieren, Termine einzuhalten und Ihre Arbeit wie ein Profi zu verwalten.

3. Einstellungen für Aufgaben

Wenn man bedenkt, dass Microsoft To Do eine einfache Aufgabenverwaltungs-App ist, bietet sie überraschend detaillierte Einstellungen für die Organisation Ihrer Benutzeroberfläche und Listen.

Die Einstellungen finden Sie in der oberen rechten Ecke der App – klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol, um darauf zuzugreifen. ⚙️

Sie sehen eine Liste mit Einstellungen, die Sie durch Umlegen der Umschaltfläche anpassen können. Sie können beispielsweise festlegen, dass neue Aufgaben oben angezeigt werden, ein Ton bei Fertigstellung abgespielt wird oder Erinnerungs-Benachrichtigungen gesendet werden.

Von allgemeinen Einstellungen über die benutzerdefinierte Anpassung von Listen bis hin zu verbundenen Apps – mit Microsoft To Do haben Sie die volle Kontrolle und können einen Bereich schaffen, der Ihren Planungsanforderungen entspricht.

Preise für Microsoft To Do

Todoist vs. Microsoft To Do: Vergleich der Features

Todoist und Microsoft To Do dienen dem gleichen Zweck: Sie helfen Ihnen dabei, To-do-Listen zu erstellen und Aufgaben zu verwalten, um Ihre Organisation und Produktivität zu verbessern. Die Wahl eines Favoriten ist keineswegs einfach. Sehen wir uns also an, wie die beiden Apps in drei entscheidenden Aspekten abschneiden: Integrationen, Zusammenarbeit und Aufgaben Erstellung.

1. Integrationen

Die Verbindung mit verschiedenen Plattformen für Produktivität, Projektmanagement und Kollaboration kann die Effizienz steigern und zusätzliche Funktionen freischalten. Sowohl Todoist als auch Microsoft To Do bieten Dutzende von Integrationsoptionen, um Ihren Anforderungen gerecht zu werden.

Todoist lässt sich mit über 80 Apps integrieren, die in Kategorien wie Dateifreigabe und Inhalte, Zeiterfassung und Sprachassistenten unterteilt sind.

Microsoft To Do konzentriert sich, wie Sie sich denken können, mehr auf Integrationen innerhalb des Microsoft-Ökosystems. Sie können eine mühelose Verbindung zu Apps wie Outlook, OneDrive und Microsoft Teams herstellen.

Sowohl Todoist als auch Microsoft To Do können mit Zapier verbunden werden und eröffnen so die Möglichkeit für Tausende von Software-Integrationen.

In diesem Feld gibt es keinen eindeutigen Gewinner. Microsoft To Do könnte die richtige Wahl sein, wenn Sie bereits mit Microsoft-Apps arbeiten. Wenn Sie jedoch mehr Vielseitigkeit wünschen, scheint Todoist die bessere Wahl zu sein.

2. Optionen für die Zusammenarbeit

Wenn Sie in einem Team arbeiten, werden Sie an Optionen interessiert sein, die die Zusammenarbeit und Kommunikation fördern.

Todoist bietet eine ganze Reihe solcher Features, darunter die Kommentierung von Aufgaben, die mühelose Delegierung von Aufgaben und die Nachverfolgung. Es fördert eine kollaborationsfreundliche Umgebung, in der Sie die Trends der Produktivität jedes Teammitglieds überwachen und diese Informationen für die zukünftige Planung und das Workload-Management nutzen können.

Im Gegensatz dazu glänzt Microsoft To Do in diesem Bereich nicht. Sie können zwar bestimmten Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, aber der Vorgang ist etwas zeitaufwändig. Sie können zu jeder Aufgabe Notizen hinterlassen, aber keine Kommentare hinzufügen, was eine reibungslose Zusammenarbeit und Kommunikation behindern kann.

Todoist hat die Nase vorn, was die Features für die Zusammenarbeit angeht – es eignet sich für kleine und große Teams und ermöglicht es Ihnen, Trends und Muster zu beobachten. Microsoft To Do hingegen kann eine gute Option für Einzelpersonen und kleinere Teams sein.

3. Features zur Aufgaben Erstellung

Sie möchten keine App für To-Do-Listen, die das Erstellen von Aufgaben, ihren eigentlichen Zweck, zu einem Albtraum macht. Glücklicherweise ist dies bei keinem unserer beiden Kandidaten der Fall – bei beiden können Sie Aufgaben mit wenigen Klicks erstellen. Sie können auch Mitarbeiter, Fälligkeitsdaten und Prioritäten hinzufügen. Es gibt jedoch einige Unterschiede, die Sie beachten sollten.

Mit Todoist können Sie beispielsweise Unteraufgaben innerhalb von Unteraufgaben erstellen, während dies mit Microsoft To Do nicht möglich ist. Außerdem können Sie mit Todoist Abschnitte innerhalb Ihrer Listen erstellen, um Aufgaben nach den gewünschten Kriterien zu organisieren, was in Microsoft To Do nicht möglich ist.

Aufgaben-Erinnerungen sind ein Feature, das in beiden Apps verfügbar ist, aber hier hat Microsoft To Do einen leichten Vorteil. Im Gegensatz zu Todoist, wo Sie ein Pro-Abonnement benötigen, um auf diese Funktion zugreifen zu können, bietet Microsoft To Do sie kostenlos an. Es ist jedoch erwähnenswert, dass Sie mit dem Pro-Abonnement von Todoist den zusätzlichen Vorteil haben, natürliche Sprache für die Einstellung von Erinnerungen (und anderen Aufgabendetails) zu verwenden, was die Investition lohnenswert machen könnte.

Was das Setzen von Prioritäten angeht, können Sie in Microsoft To Do Aufgaben mit hoher Priorität mit einem Stern markieren. In Todoist können Sie zwischen vier Prioritätsstufen wählen und Ihre Workflows so organisieren, dass Sie Termine mühelos einhalten können. 💪

Todoist vs. Microsoft To Do auf Reddit

Was sagen Reddit-Benutzer zum Showdown zwischen Microsoft To Do und Todoist? Schauen wir uns einige ihrer Kommentare an.

Ein Benutzer erwähnte, dass er beide Tools verwendet, aber Todoist aufgrund seiner erweiterten Optionen bevorzugt:

„Ich wechsle immer wieder zwischen den beiden, aber Todoist gefällt mir besser. Die Optionen für natürliche Sprache und wiederholende Aufgaben sind ein großer Pluspunkt. ”

Ein anderer Benutzer sprach sich aufgrund der Integrationsmöglichkeiten für Microsoft To Do aus:

„Wenn Ihr Büro die 365-Suite zusammen mit Planner vollständig nutzt, ist die Integration sehr praktisch, da die Ihnen über Planner zugewiesenen Aufgaben nahtlos eingebunden werden. ”

Lernen Sie ClickUp kennen – die beste Alternative zu Todoist und Microsoft To Do.

Die Wahl zwischen Todoist und Microsoft To Do ist oft eine Frage des Kompromisses. Auf der einen Seite haben Sie robuste Optionen zur Aufgabenverwaltung, allerdings mit einer etwas komplizierteren Benutzeroberfläche. Auf der anderen Seite haben Sie eine benutzerfreundliche App aus der Microsoft-Suite, jedoch ohne erweiterte Features.

Was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass Sie sich nicht entscheiden müssen? ClickUp kann Ihre bevorzugte Plattform für die Aufgabenverwaltung sein und Ihnen dabei helfen, ein Maß an Organisation und Produktivität zu erreichen, das Sie nie für möglich gehalten hätten. Es bietet fantastische Optionen für die Planung, Organisation, Zuweisung und Nachverfolgung von Aufgaben und legt dabei den Schwerpunkt auf die Zusammenarbeit in Echtzeit.

Dank seiner unglaublich vielfältigen Features wurde ClickUp in die Forbes 2023 Cloud 100 aufgenommen – eine Liste der 100 besten privaten Cloud-Unternehmen. Sehen wir uns einige Features an, die es zu einer fantastischen Alternative zu Todoist und Microsoft To Do machen!

1. ClickUp Dokumente

Das Zuweisen, Organisieren und die Zusammenarbeit bei Aufgaben wird mit ClickUp Docs – dem einzigartigen DokumentenverwaltungsFeature der Plattform – zum Kinderspiel.

Mit dieser Option können Sie projekt- und aufgabenbezogene Dokumente erstellen, bearbeiten und freigeben. Ob Sie nun Anweisungen geben oder zusätzliche Info für Ihr Team hinzufügen möchten, ClickUp Docs kann eine wertvolle Ergänzung Ihres Projektmanagement-Arsenals sein. Ermöglichen Sie Ihren Teammitgliedern, aufgabenbezogene Dokumente zu bearbeiten und in Echtzeit zusammenzuarbeiten, unabhängig vom Standort.

Sobald Sie ein Dokument abgeschlossen haben, können Sie es mit einer Aufgabe verknüpfen, um die Organisation zu verbessern und Ihre Workflows zu zentralisieren.

Jedes Element in ClickUp Docs ist anpassbar, sodass Sie Ihre Dokumente an die Art Ihrer Aufgaben und Projekte sowie an die allgemeine Teamdynamik anpassen können.

2. ClickUp AI

Bringen Sie Ihre Aufgabenverwaltung mit ClickUp AI auf Hochtouren. Dieser einzigartige Schreibassistent nutzt die Leistungsfähigkeit KI, um Ihnen bei der Erstellung, Organisation und Verwaltung von Aufgaben und Projekten zu helfen.

Verwenden Sie ClickUp AI, um Dokumente zusammenzufassen und relevante Informationen zu extrahieren, auf deren Grundlage Sie Aufgaben erstellen und zuweisen können. Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen und das Tool Aktionspunkte für Ihre Dokumente und Aufgaben generieren lassen!

Diese leistungsstarke Option macht das Erstellen von Dokumenten und Aufgaben zum Kinderspiel – sie kann Ideen generieren und Ihnen beim Brainstorming helfen. Sie können sie auch als persönlichen Editor verwenden, um Ihre Texte klarer und ansprechender zu gestalten.

ClickUp bietet zahlreiche KI-Prompt-Vorlagen, mit denen Sie mit Chatbots wie ChatGPT „kommunizieren” können, um maximale Produktivität zu erzielen. Die zusätzlichen KI-Features sind zwar nicht in der kostenlosen Version von ClickUp enthalten, aber das Tool kann Ihnen Zeit bei der Fertigstellung von Aufgaben sparen und Ihnen helfen, bessere Mitteilungen zu verfassen.

3. ClickUp-Vorlage für die tägliche Liste zum Zu erledigen

Vorlagen können die Verwaltung von Aufgaben schneller und einfacher machen – statt Ihre To-do-Listen von Grund auf neu zu erstellen, können Sie vorgefertigte Einträge verwenden und so Zeit sparen, wenn Sie Aufgaben abschließen. ClickUp bietet eine beeindruckende Bibliothek mit über 1.000 Vorlagen, von denen sich viele um die Verwaltung mehrerer Aufgaben, die Organisation und Funktionen für die Zusammenarbeit auf derselben Plattform drehen.

Die ClickUp-Vorlage für tägliche Listen zum Zu erledigen ist die perfekte Wahl, wenn Sie nach einfachen, schnörkellosen Projektvorlagen suchen, die Sie auf dem richtigen Weg halten.

Diese Aufgabenvorlage ist eine To-do-Liste mit drei Unteraufgaben: Morgenroutine, Nachmittagsroutine und Abendroutine. Jede Unteraufgabe ist weiter in Kategorien unterteilt, z. B. „Buch lesen“ und „Ballaststoffreiches Frühstück essen“ unter „Morgenroutine“. Kategorisieren Sie jede Aufgabe und verfolgen Sie Ihren Fortschritt.

Natürlich konzentriert sich diese Vorlage für eine tägliche Checkliste eher auf Ihr Privatleben als auf Ihre Arbeit. Das können Sie jedoch schnell ändern, da jedes Element anpassbar ist. Ersetzen Sie die aktuellen Listen und Unteraufgaben durch arbeitsbezogene Inhalte, fügen Sie Ihre Teammitglieder hinzu, fügen Sie Aufgabenkommentare hinzu, haken Sie Punkte auf Ihrer Checkliste ab und genießen Sie das Gefühl, etwas erreicht zu haben! 😎

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ClickUp: Aufgaben mit geschlossenen Augen jonglieren

Die Auswahl eines Tools zur effizienten Verwaltung von Aufgaben sollte keine Kompromisslösung sein – Sie verdienen das Beste, und das ist ClickUp!

Mit seinen praktischen Optionen zur Erstellung und Verwaltung von Aufgaben, einem KI-Assistenten und über 1.000 Integrationen und Vorlagen kann ClickUp Ihre Geheimwaffe sein, um Ihre Aufgaben zu meistern und Ihre Produktivität zu steigern. Probieren Sie den kostenlosen Free-Plan von ClickUp aus und entdecken Sie seine Vorteile. 🙌