Als Projektmanager verbringen Sie wahrscheinlich einen großen Teil Ihrer Arbeitszeit mit der Bearbeitung von Papierkram und der Organisation von Informationen. Diese Verwaltungsarbeit kann wertvolle Zeit in Anspruch nehmen, die Sie für höherwertige Aufgaben verwenden könnten.
Software für die Dokumentenverwaltung nimmt Ihnen diese Arbeit ab, indem sie Dateien organisiert und kategorisiert, Zugriffsberechtigungen zuweist und Workflows für Genehmigungen und Revisionen erstellt.
In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen die besten Dokumentverwaltungsprogramme vor und zeigen Ihnen, wie Sie sie als zentralen Ort für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Zusammenarbeit nutzen können!
Worauf sollten Sie bei einer Dokumentenmanagement-Software (DMS) achten?
Bei der Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem sollten Sie unbedingt Wert auf erstklassige Sicherheitsmaßnahmen legen, um vertrauliche Informationen zu schützen, Datenschutzverletzungen zu verhindern und Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Wichtige Funktionen wie:
- Zugangskontrollen
- Verschlüsselung
- Datensicherung und -wiederherstellung
- Berechtigungen
- Suchfunktionen
- Cloud-Zugang
Auch die Zusammenarbeit ist ein Muss für Ihr Dokumentenmanagementsystem. Sie möchten, dass Ihr Team in der Lage ist an Dokumenten in Echtzeit zusammenarbeiten aufgaben zuweisen, Kommentare hinterlassen und Dateien auf sichere Weise gemeinsam nutzen. Und natürlich müssen Sie in der Lage sein, Inhalte zu finden, ohne zu viele Eingabeaufforderungen einzugeben!
Und schließlich ist die Integration mit anderen projektmanagement-Tools wie aufgabenverwaltung und projektverfolgung hilft Ihrem Team bei der Rationalisierung funktionsübergreifende Arbeitsabläufe . Diese Integration fördert die Zusammenarbeit, wissensaustausch und verbessert die Entscheidungsfindung.
Die 10 besten Softwarelösungen für Dokumentenmanagement im Jahr 2024
1. ClickUp 
Mit Hilfe von ClickUp Docs können Sie Ihre Produktanforderungen mit Hilfe einer eingebetteten Listenansicht darstellen
ClickUp ist eine All-in-One-Produktivitätsplattform, die für Teams jeder Größe entwickelt wurde, um schöne Docs zu erstellen, wikis und andere Dokumente, die mit Workflows verbunden werden können, um Ideen mit Ihrem Team umzusetzen!
Mit umfassenden Anpassungsoptionen bietet ClickUp eine flexible Erfahrung, um Arbeitslasten zu verwalten, Fortschritte zu verfolgen und von überall aus in Verbindung zu bleiben. Die Zusammenarbeit ist das Herzstück jeder Funktion, mit zahlreichen Tools, die darauf ausgelegt sind, funktionsübergreifende Teams auf dem Laufenden zu halten und zu koordinieren.
Außerdem lässt sich ClickUp mit mehr als 1.000 anderen Arbeitstools integrieren, so dass Teams ihre gesamte Arbeit synchronisieren und funktionsübergreifende Prozesse auf einer einzigen Plattform rationalisieren können!
Die besten Funktionen von ClickUp
- Eine detaillierte OnlineHilfe-Center,webinareund Unterstützung, damit Sie die Plattform optimal nutzen können
- Eine dynamischeZiele funktion, um das Team auf OKRs auszurichten und den Fortschritt auf verschiedene Weise zu verfolgen
- Zugewiesene und verknüpfte Kommentare in jedemClickUp-Dokument, Aufgabe, oderPinnwand* Kollaborative Whiteboards zur Entwicklung von Ideen in Echtzeit zusammen mit dem Team
- Berichte undDashboards für einen sofortigen Überblick über Ihre Arbeit auf höchster Ebene
- Ein umfangreicher Free Forever Plan und erschwingliche Optionen für jedespreisplan* Mehrere Beauftragte von Aufgaben für totale Transparenz über alle Fortschritte
- Über15 anpassbare Ansichten zur Verwaltung von Aufgaben aus jedem Blickwinkel
- Einfach zu bedienende Benutzeroberfläche mit Online- undoffline-Modus* 50+Automatisierungen zur Rationalisierung jedes Projektablaufs
- Angepasste Aufgabenstatus für Ihre Projektanforderungen
Eine großeVorlagen-Bibliothek für jeden Anwendungsfall von Notizen bisprojektbeschreibungen
ClickUp Einschränkungen
- Die zahlreichen Funktionen können für einige Benutzer eine Lernkurve verursachen
- Es sind noch nicht alle Ansichten in der mobilen App verfügbar
ClickUp Preise
- Kostenloser Plan für immer
- Unbegrenzter Plan: $5 pro Benutzer pro Monat
- Business Plan: $12 pro Benutzer pro Monat
- Business Plus Plan: $19 pro Benutzer pro Monat
Enterprise Plan: Kontakt für Preise
ClickUp Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.7/5 (6.500+ Bewertungen)
- Capterra: 4.7/5 (3,500+ Bewertungen)
2. Revver
über Revver Revver, ehemals Rubex, ist ein Online-Dokumentenmanagementsystem, das Unternehmen bei der sicheren Organisation, Speicherung und gemeinsamen Nutzung von Dokumenten unterstützt. Revver Docs ist mit gängigen Cloud-Speicheranwendungen wie Google Drive, Dropbox, Box und OneDrive integriert.
Die Plattform bietet außerdem eine Reihe von Funktionen, wie z. B. Dateiversionskontrolle, Dokumentensuchfunktionen und eine sichere Zugriffskontrolle, so dass nur autorisierte Benutzer vertrauliche Informationen anzeigen oder bearbeiten können.
Revver beste Eigenschaften
- Optische Zeichenerkennung (OCR) fürdokumente automatisch abzulegen an ihrem vordefinierten Ort abzulegen
- Erweiterte Suche zum Auffinden von Ordnern, in denen wichtige Dokumente fehlen
- Multi-Faktor-Authentifizierungskontrolle für den Zugriff auf Dokumente
- Dedizierte eSignatur als Ersatz für Papierdokumente
- Dokumentenbetrachter mit zwei Bildschirmen
Revver-Einschränkungen
- Im Vergleich zu anderen Dokumentenmanagement-Systemen fehlen Aufgabenmanagement-Tools
- Für den Zugriff auf das Revver Help Center ist ein Konto erforderlich
Revver Preise
- Kontaktieren Sie Revver für Preisinformationen
Revver Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.3/5 (330+ Bewertungen)
- Capterra: 4.4/5 (880+ Bewertungen)
3. Connecteam
über Connecteam Connecteam ist ein Programm zur Mitarbeiterbindung und team-Management software. Die Dokumentenfunktion macht es Teams leicht, gemeinsam an Dokumenten, Formularen und Umfragen zu arbeiten.
Alle Mitarbeiterakten, Bescheinigungen und Geschäftsdokumente an einem Ort zu haben, kann für Personalabteilungen und Manager ein entscheidender Vorteil sein. Ein zentralisiertes System kann die Effizienz und Produktivität steigern, indem es den einfachen Zugriff auf Dokumente ermöglicht, die Notwendigkeit der physischen Aufbewahrung beseitigt und das Risiko von verlorenen oder verlegten Akten verringert. Mit einer digitalen Lösung können die Mitarbeiter der Personalabteilung problemlos Dokumente suchen, abrufen und mit Kollegen austauschen, selbst wenn diese an einem anderen Ort arbeiten!
Connecteam beste Eigenschaften
- Quick Actions-Funktionalität für schnelle Aktionen, die sich auf alle Dokumente auswirken
- Berechtigungen für Nur anzeigen, Hochladen, Genehmigen/Ablehnen und Bearbeiten von Dokumenten
- Dokumentenpakete (Ordner), die einzelnen Benutzern oder intelligenten Gruppen zugewiesen werden können
- Kurse zur Erstellung spezifischer Prozesse, die die Mitarbeiter durchlaufen müssen
- Verfallsdaten pro Dokument oder Eintragstyp
Connecteam-Einschränkungen
- Begrenzte Echtzeit-Zusammenarbeitsfunktionen
- Fehlende Funktionen zur Workflow-Automatisierung
Preise für Connecteam
- Kleinunternehmen Unternehmen: Kostenlos für bis zu 10 Benutzer
- Basic: $29 pro Monat für die ersten 30 Benutzer
- Erweitert: $49 pro Monat für die ersten 30 Benutzer
- Experte: $99 pro Monat für die ersten 30 Benutzer
Connecteam Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.3/5 (30+ Bewertungen)
- Capterra: 4.8/5 (260+ Bewertungen)
4. Confluence
über Confluence Confluence ist ein Team-Workspace-System mit Dokumentenmanagement-Softwarefunktionen zum Erstellen, Freigeben, Organisieren und Besprechen von Arbeit in Teams jeder Größe. Es hilft den Menschen in einer Organisation, effektiver und effizienter an Projekten zusammenzuarbeiten, indem es ihnen ermöglicht, ihre Arbeit an einem zentralen Ort zu speichern und zu teilen.
Mit Confluence können Teams Ideen erstellen und austauschen, dokumente bearbeiten kollaborativ in Echtzeit bearbeiten, den Projektfortschritt verfolgen, alle Beteiligten mit Benachrichtigungen über Änderungen auf dem Laufenden halten und vieles mehr. Darüber hinaus helfen leistungsstarke Funktionen wie Berichte, Dashboards und die Integration mit anderen Tools den Teams, den Überblick über ihre Projekte zu behalten! Vergleich Confluence vs. Google Docs !
Confluence beste Eigenschaften
- Personalisierter Feed zur Anzeige der zuletzt von einer Person besuchten Bereiche, der in Arbeit befindlichen Seitenentwürfe und der Seitenaktivitäten
- Bearbeitung in Echtzeit mit einem entfernten Team oder entfernten Mitarbeitern
- Integration mit Box, Dropbox und Google Drive
- Seitenbeschriftungen zur Beschleunigung der Suche nach Inhalten
- Importfunktion für Word-Dokumente
Confluence-Einschränkungen
- Teams, die nicht in der Softwareentwicklung tätig sind, finden das Tool schwer zu erlernen
- Konzipiert und bepreist für die Zusammenarbeit auf Unternehmensebene (Sehen Sie sich dieseConfluence-Alternativen)
Confluence Preise
- Kostenlos: Für 10 Benutzer (nur monatliches Abonnement)
- Standard: $5,75 pro Benutzer (geschätzt)
- Premium: $11 pro Benutzer (geschätzt)
- Unternehmen: Kontaktieren Sie Confluence für Details
Confluence Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.1/5 (3.000+ Bewertungen)
- Capterra: 4.4/5 (2.000+ Bewertungen) Vergleich Confluence zu Notion !
5. DocuPhase
über DocuPhase DocuPhase ist eine Dokumentenmanagement-Lösung, die Unternehmen hilft, die Kontrolle über ihre papierbasierten Prozesse . Es bietet eine Plattform für die Erfassung und Verwaltung von Dokumenten, die Rationalisierung von Workflow-Prozessen und die Verbesserung der Zusammenarbeit. Mit DocuPhase können Benutzer alle Arten von Dokumenten sicher speichern, verwalten und von überall auf der Welt über Cloud- oder On-Premise-Installationen darauf zugreifen.
Die Plattform verfügt über eine Reihe von Funktionen wie Dokumentenerfassung und -indizierung, Suchfunktionen, Dokumentenweiterleitung und -genehmigung, Online-Zusammenarbeitstools, Prüfpfade und Versionskontrolle!
DocuPhase beste Eigenschaften
- Optische Zeichenerkennung (OCR) zum Lesen und Interpretieren bestimmter Daten
- Benutzerdefinierte Berechtigungen für verschiedene Arten von Geschäftsprozessen
- Automatisch voreingestellte Tags und Indizierungsbegriffe für eingehende Dateien
- Erweiterte Suchfunktionen zum Auffinden der genauen Informationen
- Integrationen mit NetSuite, Dynamics, Sage und mehr
DocuPhase-Einschränkungen
- Begrenzte Schulungsmöglichkeiten zum Erlernen und Annehmen der Software
- Ausgerichtet auf die Automatisierung der Buchhaltung
Preise für DocuPhase
- Kontaktieren Sie DocuPhase für Preise
DocuPhase Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.2/5 (15+ Bewertungen)
- Capterra: 4.5/5 (70+ Bewertungen)
6. Bloomfire
über bloomfire Bloomfire ist eine software zum Austausch von Wissen die dazu beiträgt, die Zusammenarbeit und Produktivität innerhalb eines Teams zu verbessern. Sie bietet den Nutzern die Möglichkeit, Informationen, Dokumente, Videos, Bilder und andere Inhalte sicher auf einer organisierten Plattform zu speichern und zu teilen. Es kann als internes Wiki verwendet werden, intranet oder sogar eine E-Learning-Plattform.
Die Plattform erleichtert das Auffinden und Verwalten von Inhalten, so dass die Teams effizienter zusammenarbeiten können. Außerdem bietet sie leistungsstarke Suchfunktionen, damit die Nutzer schnell auf die benötigten Informationen zugreifen können.
Bloomfire beste Eigenschaften
- Rich-Text-Editor mit Diagrammen, Bildern, Audio- und Videofunktionen
- Optionen für Markierung zur Überprüfung und Massenimport/-export
- Feedback-Schleifen zur Unterstützung von Geschäftsprozessen
- KI-generierte Tags für eine bessere Dokumentenspeicherung
- Durchsuchbare Q&A-Inhalte
Bloomfire-Einschränkungen
- Mangel an Integrationen im Vergleich zu anderen Dokumentenmanagement-Lösungen
- Fehlende Funktionen für die Zusammenarbeit
Bloomfire Preise
- Bloomfire beginnt bei $25 pro Benutzer und Monat, gestaffelt nach Volumen und Modell
Bloomfire Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.6/5 (460+ Bewertungen)
- Capterra: 4.3/5 (200+ Bewertungen)
7. SharePoint
über SharePoint Sharepoint ist ein unternehmensweites Dokumentenmanagementsystem, das Teams bei der gemeinsamen Nutzung und Verwaltung von Inhalten innerhalb der Microsoft Büro ökosystem. Es bietet einen zentralen Bereich für Teams zum Speichern, Organisieren und Freigeben von Dokumenten, Daten und Ressourcen von jedem Gerät aus. Sharepoint verfügt außerdem über leistungsstarke Funktionen wie Kollaborationstools, mit denen Teams in Echtzeit zusammenarbeiten können, und Versionskontrollfunktionen, um Änderungen an Inhalten zu verfolgen.
Darüber hinaus bietet die Plattform zahlreiche Sicherheitsfunktionen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, z. B. rollenbasierte Berechtigungen und Auditing-Funktionen. Mit dieser leistungsstarken Plattform können Teams ihre Arbeitsabläufe rationalisieren, die organisatorische Effizienz steigern und eine Umgebung mit besserer Zusammenarbeit schaffen.
SharePoint beste Eigenschaften
- In-Place Holds zum programmatischen Schutz von Inhalten vor Löschung oder Bearbeitung
- Dokumentenbibliotheken mit Versionierung und Zugriffskontrolle
- Offline-Anzeige und -Bearbeitung auf Mac oder PC
- 1 TB OneDrive-Speicher pro Benutzer
- Zusammenarbeit in Echtzeit
SharePoint-Einschränkungen
- Erfordert den Kauf zusätzlicher Microsoft-Software, um Sharepoint in vollem Umfang nutzen zu können
- Nicht intuitiv mit Nicht-Microsoft-Software
SharePoint-Preise
- SharePoint Online Plan 1: $5 pro Benutzer und Monat, Jahresabonnement
- SharePoint Online Plan 2: $10 pro Benutzer pro Monat, Jahresabonnement
- Office 365 E3: $23 pro Benutzer pro Monat, Jahresabonnement
SharePoint-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4/5 (8.200+ Bewertungen)
- Capterra: 4.3/5 (4,900+ Bewertungen)
Sieh dir das an SharePoint Alternativen* !
8. Begriff
über Begriff Notion ist ein All-in-One-Arbeitsbereich für Dokumentenmanagement und Teamzusammenarbeit. Es dient als Datenbank-Tool für Teams zum Erstellen, Speichern, Organisieren und Freigeben von Dokumenten an einem zentralen Ort.
Teams können Kapitel und Unterabschnitte erstellen, um Dokumente zu organisieren, benutzerdefinierte Vorlagen für den schnellen Zugriff auf häufig verwendete Inhalte einrichten, Tags und Kommentare hinzufügen, um wichtige Informationen im Auge zu behalten, und Aufgaben und Fälligkeitsdaten für die gemeinsame Projektverwaltung zuweisen.
Die besten Funktionen von Notion
- Versionshistorie, die es Ihnen ermöglicht, zu früheren Versionen eines Dokuments zurückzukehren
- Nahtlose Integration mit Cloud-Speicherdiensten zur einfachen Datenübertragung
- Gemeinsame Bearbeitung, die mehrere Benutzer in einem einzigen Dokument unterstützt
- Zugriffskontrolle mit granularen Berechtigungen für Dateien und Seiten
- Mobiler Zugriff zum Öffnen und Senden von Dateien von unterwegs
Einschränkungen von Notion
- Ein hohes Maß an Flexibilität kann auch eine Herausforderung sein, wenn man nicht weiß, wo man anfangen soll oder wie man Informationen effektiv organisieren kann (sieheAlternativen zu Begriffen)
- Eingeschränkter Zugriff auf erweiterte Steuerelemente, es sei denn, Sie haben den Enterprise-Plan
Notion Preise
- Kostenlose Version
- Standard: $8 pro Benutzer pro Monat
- Premium: $15 pro Benutzer pro Monat
- Unternehmen: Kontaktieren Sie Notion für Details
Notion Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.7/5 (1.700+ Bewertungen)
- Capterra: 4.7/5 (1,400+ Rezensionen)
9. Box
über Box Box ist eine Dokumentenverwaltungssoftware und ein Dateifreigabedienst. Er bietet sichere Speicher-, Kollaborations- und Kommunikationslösungen, mit denen Unternehmen ihre Dokumente, Tabellenkalkulationen und andere digitale Dateien in der Cloud speichern, teilen und verwalten können. Mit Box können Benutzer von jedem Gerät aus auf ihre gespeicherten Dateien zugreifen und sie problemlos mit Kollegen oder externen Partnern teilen.
Die Plattform bietet außerdem Funktionen wie Versionskontrolle, um Änderungen an Dokumenten im Laufe der Zeit zu verfolgen, Verschlüsselung für zusätzliche Sicherheit sensibler Informationen und granulare Berechtigungskontrollen, um zu entscheiden, wer auf welche Daten zugreifen darf. Darüber hinaus bietet Box unternehmenstaugliche Funktionen wie die Integration in bestehende IT-Systeme und Sicherheitsrichtlinien, die Anpassung von Branding und Benutzererfahrung sowie leistungsstarke Analysefunktionen.
Die besten Funktionen von Box
- Nativer Schutz vor Datenlecks und Erkennung von Cyber-Bedrohungen durch fortschrittliche Tools für maschinelles Lernen
- Integration mit beliebten Arbeitsanwendungen wie ClickUp, Microsoft Teams und Oracle NetSuite
- Dateifreigabe mit einem Klick zum einfachen Versenden großer Dateien
- Box Notes für die Erstellung von Projektplänen und Zeitplänen
- Box Sign für unbegrenzte e-Signaturen
Einschränkungen von Box
- Der Versuch, mehrere PDF-Dateien über die Box Drive-Suchschnittstelle zu öffnen, kann einen Fehler verursachen
- Die Verschlüsselung mit privatem Schlüssel ist eine kostenpflichtige Funktion
Box-Preise
- Kontaktieren Sie Box für Details
Box Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.2/5 (4.800+ Bewertungen)
- Capterra: 4.4/5 (5.000+ Bewertungen)
10. Brandfolder
über Brandfolder Brandfolder ist eine Online-Plattform für die Verwaltung digitaler Assets, auf der Unternehmen ihre Markenressourcen speichern, organisieren, gemeinsam nutzen und verfolgen können. Die Plattform dient als zentraler Knotenpunkt für die Verwaltung aller Branding-Materialien eines Unternehmens, einschließlich Bildern, Logos, Videos, Dokumenten, Marketingmaterial, Präsentationen und mehr.
Mit der intuitiven Benutzeroberfläche von Brandfolder können Benutzer schnell und einfach auf alle Marken-Assets an einem Ort zugreifen, sie verwalten, teilen und verfolgen. Mit den leistungsstarken Werkzeugen von Brandfolder lässt sich zudem leicht steuern, wie die Assets verwendet und verteilt werden, damit das Branding Ihres Unternehmens über alle Kanäle hinweg konsistent bleibt!
Brandfolder beste Eigenschaften
- Öffentliche und private Asset-Einstellungen für wichtige Dokumente
- Benutzerverwaltung mit schnellem Zugriff auf Benutzerdaten
- Unterstützung mehrerer Dateiformate für die Dokumentenerstellung
- Gast-Upload-Funktionalität für externe Partner
- Massenuploads mit Drag-and-Drop-Aktionen
Brandfolder-Einschränkungen
- Das Versenden mehrerer Dokumente zur Genehmigung wird nicht unterstützt
- Fehlende Anpassungsmöglichkeiten bei Nicht-Enterprise-Tarifen
Preise für Brandfolder
- Kontaktieren Sie Brandfolder für Preise
Brandfolder Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4.5/5 (1,100+ Bewertungen)
- Capterra: 4.7/5 (430+ Bewertungen)
Das ultimative Werkzeug für kollaboratives Dokumentenmanagement: ClickUp Docs
ClickUp ist die ideale Wahl für Teams, die ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem zur Verwaltung aller Arten von internen und kundenorientierten Inhalten suchen.
Die Vielseitigkeit der Plattform erstreckt sich auch auf die breite Palette an Projektmanagement- und Kollaborationstools, was sie zu einer All-in-One-Lösung für Teams macht, die ihre Arbeitsabläufe optimieren möchten. Einen ClickUp-Arbeitsbereich starten heute!