Als Projektmanager verbringen Sie wahrscheinlich einen Großteil Ihrer Arbeitswoche mit Papierkram und der Organisation von Informationen. Diese Verwaltungsarbeit kann wertvolle Zeit in Anspruch nehmen, die Sie für wichtigere Aufgaben nutzen könnten.
Dokumentenmanagement-Software wurde entwickelt, um manuelle Arbeit zu erleichtern, indem sie Dateien organisiert und kategorisiert, Zugriffsberechtigungen zuweist und Workflows für Genehmigungen und Überarbeitungen erstellt.
In diesem Leitfaden beschäftigen wir uns mit den besten Dokumentenmanagement-Softwareprogrammen und zeigen Ihnen, wie Sie diese als zentralen Speicherort für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Zusammenarbeit nutzen können!
Worauf sollten Sie bei einer Dokumentenmanagement-Software (DMS) achten?
Bei der Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem ist es wichtig, erstklassige Maßnahmen zur Sicherheit zu priorisieren, um vertrauliche Informationen zu schützen, Datenverstöße zu verhindern und Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Wichtige Features wie:
- Zugriffskontrollen
- Verschlüsselung
- Backup und -wiederherstellung
- Berechtigungen
- Suchfeatures
- Cloud-Zugriff
Auch die Zusammenarbeit ist ein unverzichtbares Feature Ihres Dokumentenmanagementsystems. Sie möchten, dass Ihr Team in Echtzeit an Dokumenten zusammenarbeiten, Aufgaben zuweisen, Kommentare hinterlassen und Dateien mit Sicherheit austauschen kann. Und natürlich müssen Sie Inhalte finden können, ohne zu viele Eingaben machen zu müssen!
Und schließlich hilft die Integration mit anderen Projektmanagement-Tools wie Aufgabenmanagement und Nachverfolgung Ihres Teams dabei, funktionsübergreifende Workflows zu optimieren. Diese Integration fördert die Zusammenarbeit, den Wissensaustausch und verbessert die Entscheidungsfindung.
Die 10 besten Dokumentenmanagement-Softwareprogramme
1. ClickUp
ClickUp ist eine All-in-One-Plattform für die Produktivität von Teams jeder Größe, mit der Sie ansprechende Dokumente, Wikis und andere Unterlagen erstellen können, die mit Workflows verbunden werden können, um Ideen mit Ihrem Team umzusetzen!
Mit benutzerdefinierten Anpassungsoptionen bietet ClickUp eine flexible Lösung, mit der Sie Workloads verwalten, Fortschritte verfolgen und von überall aus in Verbindung bleiben können. Die Zusammenarbeit steht im Mittelpunkt jeder Funktion, mit zahlreichen Tools, die dafür sorgen, dass funktionsübergreifende Teams auf dem neuesten Stand bleiben und sich abstimmen können.
Darüber hinaus lässt sich ClickUp mit über 1.000 anderen tools integrieren, sodass Teams ihre gesamte Arbeit synchronisieren und funktionsübergreifende Prozesse auf einer einzigen Plattform optimieren können!
Die besten Features von ClickUp
- Ein detailliertes Online-Hilfecenter, Webinare und Support unterstützen Sie dabei, die Plattform optimal zu nutzen.
- Ein dynamisches Ziel -Feature, um das Team auf OKRs auszurichten und den Fortschritt auf verschiedene Weise zu verfolgen.
- Zugewiesene und verknüpfte Kommentare in jedem ClickUp-Dokument, jeder Aufgabe oder jedem Whiteboard
- Kollaborative Whiteboards, um gemeinsam mit dem Team Ideen in Echtzeit zu entwickeln
- Berichterstellung und Dashboards für eine sofortige Übersicht über Ihre Arbeit auf hoher Ebene
- Ein umfangreicher Free Forever-Plan und erschwingliche Optionen in jedem Preisplan
- Mehrere Mitarbeiter für vollständige Transparenz über alle Fortschritte
- Über 15 anpassbare Ansichten, um Aufgaben aus jedem Blickwinkel zu verwalten
- Benutzerfreundliche Oberfläche mit Online- und Offline-Modus
- Über 50 Automatisierungen zur Optimierung jedes Projekt-Workflows
- Benutzerdefinierte Status-Einstellungen für Ihre Projektanforderungen
- Eine umfangreiche Vorlagenbibliothek für jeden Anwendungsfall, von Notizen bis hin zu Projektbeschreibungen.
Limitierungen von ClickUp
- Der umfangreiche Funktionsumfang kann für manche Benutzer eine gewisse Einarbeitungszeit erfordern.
- Nicht alle Ansichten sind in der mobilen App verfügbar – noch nicht.
Preise für ClickUp
- Free Forever-Plan
- Unlimited-Plan: 5 $ pro Benutzer und Monat
- Business-Plan: 12 $ pro Benutzer und Monat
- Business Plus-Plan: 19 $ pro Benutzer und Monat
- Enterprise-Plan: Preise auf Anfrage
Bewertungen und Rezensionen zu ClickUp
- G2: 4,7/5 (über 6.500 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 3.500 Bewertungen)
2. Revver
Revver, ehemals Rubex, ist ein Online-Dokumentenmanagementsystem, das Unternehmen dabei unterstützt, Dokumente mit Sicherheit zu organisieren, zu speichern und zu teilen. Revver Docs ist in beliebte Cloud-Speicheranwendungen wie Google Drive, Dropbox, Box und OneDrive integriert.
Die Plattform bietet außerdem einen Bereich mit Features, wie z. B. Dateiversionskontrolle, Dokumentensuchfunktionen und Sicherheit bei der Zugriffskontrolle, sodass nur autorisierte Benutzer vertrauliche Informationen anzeigen oder bearbeiten können.
Die besten Features von Revver
- Optische Zeichenerkennung (OCR) zum automatischen Ablegen von Dokumenten an ihrem vordefinierten Speicherort
- Erweiterte Suche zum Auffinden von Ordnern, in denen wichtige Dokumente fehlen
- Multi-Faktor-Authentifizierung für den Zugriff auf Dokumente
- Spezielle elektronische Signatur als Ersatz für Papierdokumente
- Dokumentenbetrachter mit zwei Bildschirmen
Limitierungen von Revver
- Im Vergleich zu anderen Dokumentenmanagementsystemen fehlen Tools für das Aufgabenmanagement.
- Für den Zugriff auf das Revver-Hilfecenter ist ein Konto erforderlich.
Preise für Revver
- Wenden Sie sich für Preisdetails an Revver.
Bewertungen und Rezensionen zu Revver
- G2: 4,3/5 (über 330 Bewertungen)
- Capterra: 4,4/5 (über 880 Bewertungen)
3. Connecteam
Connecteam ist eine Software für Mitarbeiterengagement und Teammanagement. Dank ihres Dokumenten-Features können Teams ganz einfach gemeinsam an Dokumenten, Formularen und Umfragen arbeiten.
Die zentrale Speicherung aller Mitarbeiterakten, Zertifikate und Geschäftsdokumente an einem Ort kann für Personalabteilungen und Führungskräfte eine entscheidende Veränderung bedeuten. Ein zentralisiertes System kann die Effizienz und Produktivität verbessern, indem es einen einfachen Zugriff auf Dokumente ermöglicht, die Notwendigkeit eines physischen Speichers beseitigt und das Risiko von verlorenen oder verlegten Dateien verringert. Mit einer digitalen Lösung können Mitarbeiter der Personalabteilung Dokumente einfach suchen, abrufen und mit Kollegen teilen, selbst wenn diese bei der Remote-Arbeit tätig sind!
Die besten Features von Connecteam
- Schnellaktionsfunktion für schnelle Maßnahmen, die sich auf alle Dokumente auswirken
- Berechtigungen zur Ansicht, zum Hochladen, zum Genehmigen/Ablehnen und zur Bearbeitung von Dokumenten
- Dokumentenpakete (Ordner), die einzelnen Benutzern oder intelligenten Gruppen zugewiesen werden können
- Kurse zur Erstellung spezifischer Prozesse, die Mitarbeiter durchlaufen müssen
- Ablaufdaten pro Dokument oder Eintragstyp
Limitierungen von Connecteam
- Eingeschränkte Features für die Zusammenarbeit in Echtzeit
- Keine Funktionen zur Automatisierung von Workflows
Preise für Connecteam
- Kleines Geschäft: Kostenlos für bis zu 10 Benutzer
- Basic: 29 $ pro Monat für die ersten 30 Benutzer
- Erweitert: 49 $ pro Monat für die ersten 30 Benutzer
- Expert: 99 $ pro Monat für die ersten 30 Benutzer
Bewertungen und Rezensionen zu Connecteam
- G2: 4,3/5 (über 30 Bewertungen)
- Capterra: 4,8/5 (über 260 Bewertungen)
4. Confluence
Confluence ist ein Team-Workspace-System mit Dokumentenmanagement-Features, mit denen Sie Dokumente erstellen, teilen, organisieren und mit Teams jeder Größe besprechen können. Es hilft den Mitarbeitern eines Unternehmens, effektiver und effizienter an Projekten zusammenzuarbeiten, indem es ihnen ermöglicht, ihre Arbeit an einem zentralen Speicherort zu speichern und zu freigeben.
Mit Confluence können Teams Ideen entwickeln und austauschen, Dokumente gemeinsam in Echtzeit bearbeiten, den Fortschritt von Projekten nachverfolgen, alle Beteiligten über Änderungen informieren und vieles mehr. Darüber hinaus helfen leistungsstarke Features wie Berichterstellung, Dashboards und die Integration mit anderen Tools den Teams, den Überblick über ihre Projekte zu behalten!
Vergleichen Sie Confluence mit Google Docs!
Die besten Features von Confluence
- Personalisierter Feed zur Anzeige der zuletzt besuchten Bereiche, der in Bearbeitung befindlichen Entwürfe und der Seitenaktivitäten
- Echtzeit-Bearbeitung mit einem Remote-Team oder Remote-Mitarbeitern
- Integrationen mit Box, Dropbox und Google Drive
- Beschreibungen der Seiten zur Beschleunigung der Suche nach dem Inhalt
- Funktion zum Importieren von Word-Dokumenten
Limitierungen von Confluence
- Für Teams, die nicht in der Softwareentwicklung tätig sind, ist das Tool schwer zu erlernen.
- Entwickelt und preislich auf Zusammenarbeit auf Unternehmensebene ausgerichtet (Sehen Sie sich diese Confluence-Alternativen an).
Preise für Confluence
- Kostenlos: Für 10 Benutzer (nur monatliches Abonnement)
- Standard: 5,75 $ pro Benutzer (geschätzt)
- Premium: 11 $ pro Benutzer (geschätzt)
- Enterprise: Wenden Sie sich für weitere Informationen an Confluence.
Bewertungen und Rezensionen zu Confluence
- G2: 4,1/5 (über 3.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,4/5 (über 2.000 Bewertungen)
Vergleichen Sie Confluence mit Notion!
5. DocuPhase
DocuPhase ist eine Dokumentenmanagement-Lösung, die Unternehmen dabei hilft, ihre papierbasierten Prozesse zu kontrollieren. Sie bietet eine Plattform für die Erfassung und Verwaltung von Dokumenten, die Optimierung von Workflows und die Verbesserung der Zusammenarbeit. Mit DocuPhase können Benutzer alle Arten von Dokumenten mit Sicherheit speichern, verwalten und von überall auf der Welt über Cloud- oder Vor-Ort-Installationen darauf zugreifen.
Die Plattform bietet eine Reihe von Features wie Dokumentenerfassung und -indexierung, Suchfunktionen, Dokumentenweiterleitung und -freigabe, Online-Tools für die Zusammenarbeit, Prüfpfade und Versionskontrolle!
Die besten Features von DocuPhase
- Optische Zeichenerkennung (OCR) zum Lesen und Interpretieren bestimmter Daten
- Benutzerdefinierte Berechtigungen für verschiedene Arten von Geschäftsprozessen
- Automatische voreingestellte Tags und Index-Begriffe für eingehende Dateien
- Erweiterte Funktionen zum Auffinden genau der gewünschten Informationen
- Integrationen mit NetSuite, Dynamics, Sage und mehr
Limitations of DocuPhase
- Begrenzte Schulungsmöglichkeiten zum Erlernen und Anwenden der Software
- Ausgerichtet auf die Automatisierung der Buchhaltung
Preise für DocuPhase
- Kontaktieren Sie DocuPhase für Preisinformationen.
Bewertungen und Rezensionen zu DocuPhase
- G2: 4,2/5 (über 15 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 70 Bewertungen)
6. Bloomfire
Bloomfire ist eine Software zum Wissensaustausch, die die Zusammenarbeit und Produktivität innerhalb eines Teams verbessert. Sie bietet Benutzern die Möglichkeit, Informationen, Dokumente, Videos, Bilder und andere Inhalte mit Sicherheit auf einer übersichtlichen Plattform freizugeben. Sie kann als internes Wiki, Intranet oder sogar als E-Learning-Plattform verwendet werden.
Die Plattform erleichtert das Auffinden und Verwalten von Inhalten, sodass Teams effizienter zusammenarbeiten können. Außerdem bietet sie leistungsstarke Suchfunktionen, mit denen Benutzer schnell auf die benötigten Informationen zugreifen können.
Die besten Features von Bloomfire
- Rich-Text-Editor mit Funktionen für Diagramme, Bilder, Audio und Video
- Optionen zum Markieren für die Überprüfung und zum Massenimport/-export
- Feedback-Schleifen, um Geschäftsprozesse zu unterstützen
- KI-generierte Tags für eine bessere Dokumentenspeicherung
- Durchsuchbare Q&A-Inhalte
Limitierungen von Bloomfire
- Im Vergleich zu anderen Dokumentenmanagement-Lösungen mangelt es an Integrationsmöglichkeiten.
- Fehlende Features für die Zusammenarbeit
Preise für Bloomfire
- Bloomfire ist ab 25 US-Dollar pro Benutzer und Monat erhältlich, skaliert nach Volumen und Modell.
Bewertungen und Rezensionen zu Bloomfire
- G2: 4,6/5 (über 460 Bewertungen)
- Capterra: 4,3/5 (über 200 Bewertungen)
7. SharePoint
Sharepoint ist ein Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen, mit dem Teams Inhalte innerhalb des Microsoft Office-Ökosystems gemeinsam nutzen und verwalten können. Es bietet einen zentralen Ort, an dem Teams Dokumente, Daten und Ressourcen von jedem Gerät aus speichern, organisieren und gemeinsam nutzen können. Sharepoint verfügt außerdem über leistungsstarke Features wie Tools für die Zusammenarbeit, mit denen Teams in Echtzeit zusammenarbeiten können, sowie Funktionen für die Nachverfolgung von Änderungen an Inhalten.
Die Plattform bietet außerdem zahlreiche Sicherheitsfunktionen, die zur Gewährleistung der Datensicherheit beitragen, darunter rollenbasierte Berechtigungen und Audit-Funktionen. Mit dieser leistungsstarken Plattform können Teams ihren Workflow optimieren, die Effizienz ihrer Organisation steigern und eine Umgebung schaffen, die die Zusammenarbeit fördert.
Die besten Features von SharePoint
- In-Place-Holds zum programmgesteuerten Schutz von Inhalten vor Löschung oder Bearbeitung
- Dokumentenbibliotheken mit Versionen und Zugriffskontrolle
- Offline-Ansicht und -Bearbeitung auf Mac oder PC
- 1 TB OneDrive-Speicher pro Benutzer
- Echtzeit-Zusammenarbeit
Limitierungen von SharePoint
- Um Sharepoint optimal nutzen zu können, muss zusätzliche Software von Microsoft erworben werden.
- Nicht intuitiv mit Nicht-Microsoft-Software
Preise für SharePoint
- SharePoint Online Plan 1: 5 $ pro Benutzer und Monat, Jahresabonnement
- SharePoint Online Plan 2: 10 $ pro Benutzer und Monat, Jahresabonnement
- Office 365 E3: 23 $ pro Benutzer und Monat, Jahresabonnement
Bewertungen und Rezensionen zu SharePoint
- G2: 4/5 (über 8.200 Bewertungen)
- Capterra: 4,3/5 (über 4.900 Bewertungen)
Sehen Sie sich diese SharePoint-Alternativen an!
8. Notion
Notion ist ein All-in-One-Workspace für Dokumentenmanagement und Teamzusammenarbeit. Es dient als Datenbank-Tool für Teams, um Dokumente an einem zentralen Speicherort zu erstellen, zu speichern, zu organisieren und zu freigeben.
Teams können Kapitel und Unterabschnitte erstellen, um Dokumente zu organisieren, benutzerdefinierte Vorlagen für den schnellen Zugriff auf häufig verwendete Inhalte einrichten, Tags und Kommentare hinzufügen, um wichtige Informationen zu verfolgen, und Aufgaben und Fälligkeitstermine für das gemeinsame Projektmanagement zuweisen.
Die besten Features von Notion
- Versionsverlauf, mit dem Sie zu früheren Versionen eines Dokuments zurückkehren können
- Nahtlose Integration mit Diensten für den Speicher in der Cloud für eine einfache Datenübertragung
- Kollaborative Bearbeitung, die mehrere Benutzer in einem einzigen Dokument unterstützt
- Zugriffskontrolle mit detaillierten Berechtigungen für Dateien und Seiten
- Mobiler Zugriff zum Öffnen und Senden von Dateien unterwegs
Einschränkungen von Notion
- Ein hohes Maß an Flexibilität kann auch eine Herausforderung sein, wenn es darum geht, zu wissen, wo man anfangen soll oder wie man Informationen effektiv organisiert (siehe Notion-Alternativen ).
- Eingeschränkter Zugriff auf erweiterte Steuerungsfunktionen, sofern Sie nicht den Enterprise-Plan nutzen.
Preise für Notion
- Kostenlose Version
- Standard: 8 $ pro Benutzer und Monat
- Premium: 15 $ pro Benutzer und Monat
- Enterprise: Kontaktieren Sie Notion für weitere Informationen.
Bewertungen und Rezensionen zu Notion
- G2: 4,7/5 (über 1.700 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 1.400 Bewertungen)
9. Box
Box ist eine Dokumentenmanagement-Software und ein Dateifreigabedienst. Sie bietet Lösungen für Sicherheit, Kollaboration und Kommunikation, mit denen Unternehmen ihre Dokumente, Tabellen und andere digitale Dateien in der Cloud speichern, freigeben und verwalten können. Mit Box können Benutzer von jedem Gerät aus auf ihre gespeicherten Dateien zugreifen und diese problemlos für Kollegen oder externe Partner freigeben.
Die Plattform bietet außerdem Features wie Versionierung, um Dokumentänderungen im Laufe der Zeit zu verfolgen, Verschlüsselung für zusätzliche Sicherheit sensibler Informationen und detaillierte Berechtigungskontrollen, um zu entscheiden, wer Zugriff auf welche Daten hat. Darüber hinaus bietet Box Features auf Enterprise-Niveau wie die Integration in bestehende IT-Systeme und Sicherheitsrichtlinien, benutzerdefinierte Anpassungen von Branding und Benutzererfahrungen sowie leistungsstarke Analysefunktionen.
Die besten Features von Box
- Native Schutz vor Datenlecks und Erkennung von Cyber-Bedrohungen dank fortschrittlicher Machine-Learning-Tools
- Integration mit beliebten Arbeitsanwendungen wie ClickUp, Microsoft Teams und Oracle NetSuite
- Dateien freigeben mit einem Klick zum einfachen Versenden großer Dateien
- Box Notes zum Erstellen von Plänen für Projekte und Zeitplänen
- Box Sign für unbegrenzte elektronische Signaturen
Einschränkungen von Box
- Der Versuch, mehrere PDF-Dateien über die Suchoberfläche von Box Drive zu öffnen, kann zu einem Fehler führen.
- Die Verschlüsselung mit privaten Schlüsseln ist ein kostenpflichtiges Feature.
Preise für Box
- Kontaktieren Sie Box für weitere Informationen.
Box-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,2/5 (über 4.800 Bewertungen)
- Capterra: 4,4/5 (über 5.000 Bewertungen)
10. Brandfolder
Brandfolder ist eine Online-Plattform für die Verwaltung digitaler Assets, mit der Geschäfte ihre Marken-Assets speichern, organisieren, freigeben und verfolgen können. Die Plattform dient als zentraler hub für die Verwaltung aller Branding-Materialien eines Geschäfts, darunter Bilder, Logos, Videos, Dokumente, Marketingmaterialien, Präsentationen und vieles mehr.
Mit der intuitiven Benutzeroberfläche von Brandfolder können Benutzer schnell und einfach auf alle ihre Markenressourcen zugreifen, diese verwalten, freigeben und verfolgen – und das alles an einem Ort. Darüber hinaus erleichtern die leistungsstarken tools von Brandfolder die Kontrolle über die Verwendung und Verteilung von Ressourcen, sodass das Branding Ihres Unternehmens über alle Kanäle hinweg konsistent bleibt!
Die besten Features von Brandfolder
- Öffentliche und Privat-Asset-Einstellungen für wichtige Dokumente
- Benutzerverwaltung mit schnellem Zugriff auf Benutzerinformationen
- Unterstützung mehrerer Formate für die Dokumentenerstellung
- Gast-Upload-Funktion für externe Partner
- Massen-Uploads mit Drag-and-Drop-Funktionen
Limitierungen von Brandfolder
- Das Senden mehrerer Dokumente zur Genehmigung wird nicht unterstützt.
- Keine benutzerdefinierten Anpassungsmöglichkeiten bei Nicht-Enterprise-Plänen
Preise für Brandfolder
- Kontaktieren Sie Brandfolder für Preisinformationen.
Bewertungen und Rezensionen zu Brandfolder
- G2: 4,5/5 (über 1.100 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 430 Bewertungen)
Das ultimative Tool für kollaboratives Dokumentenmanagement: ClickUp Docs
ClickUp ist die ideale Wahl für Teams, die ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem zur Verwaltung aller Arten von internen und kundenorientierten Inhalten suchen.
Die Vielseitigkeit der Plattform erstreckt sich auch auf ihre breite Palette an Projektmanagement- und Kollaborationstools, wodurch sie zu einer All-in-One-Lösung für Teams wird, die ihren Workflow optimieren möchten. Starten Sie noch heute einen ClickUp-Workspace!