Was ist agiles Projektmanagement? Erklärung und erste Schritte

Ihr Team hat gerade sechs Monate damit verbracht, genau das zu entwickeln, was der Client verlangt hat. Die Demo verläuft perfekt. Und dann sagen sie: „Das ist nicht mehr das, was wir brauchen. Der Markt hat sich verändert.“

Ich habe schon unzählige Male miterlebt, wie dieses Szenario Projekte, Budgets und die Moral im Team zunichte gemacht hat.

Das Problem ist nicht, dass sich Anforderungen ändern. Das tun sie immer. Das Problem ist, Prozesse zu entwickeln, die so tun, als würden sie sich nicht ändern.

Irgendwann haben Software-Teams etwas Wichtiges erkannt: Was wäre, wenn wir aufhören würden, uns gegen Veränderungen zu wehren, und stattdessen damit rechnen würden?

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Aus diesem Umdenken entstand das agile Projektmanagement.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Was ist agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement ist ein iterativer Ansatz, der durch kurze Zyklen der Arbeit – sogenannte Sprints –, die in der Regel zwei bis vier Wochen dauern, Wert schafft. Dabei planen, führen, überprüfen und passen Teams ihre Arbeit kontinuierlich an, anstatt einem starren, sequenziellen Plan zu folgen.

Anstatt monatelang alles zu entwickeln, bevor sie Feedback erhalten, veröffentlichen Teams alle paar Wochen funktionsfähige Software und passen diese auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse an.

Dies löst direkt das Problem, mit dem die meisten Teams konfrontiert sind: lange Zyklen der Entwicklung, bei denen Alles auf einmal geliefert wird, nur um dann festzustellen, dass sich die Anforderungen bereits vor Monaten geändert haben.

Beim traditionellen Wasserfall-Projektmanagement werden die Anforderungen zu Beginn festgeschrieben, und das Projekt durchläuft lineare Phasen, wobei jede Phase abgeschlossen sein muss, bevor die nächste beginnen kann.

Die Einbindung der Kunden findet hauptsächlich während der anfänglichen Anforderungserfassung und der abschließenden Übergabe statt, dazwischen gibt es nichts Greifbares.

Agile kehrt dies komplett um. Kunden sind während des gesamten Projektlebenszyklus eingebunden und sehen in jedem Sprint funktionierende Software.

Teams begrüßen Änderungen an den Anforderungen auch noch in späten Entwicklungsphasen und betrachten diese als Wettbewerbsvorteile statt als kostspielige Probleme.

Die Methodik legt den Fokus auf den Wert des Kunden innerhalb festgelegter Zeit- und Kostenrahmen, indem sie Veränderungen zur Regel statt zur Ausnahme macht.

Warum agiles Projektmanagement wichtig ist

Unternehmen, die eine erfolgreiche agile Transformation durchlaufen haben, berichten von etwa 30 % Steigerungen bei Effizienz, Kundenzufriedenheit und Mitarbeiterengagement.

Als sie auf zweiwöchige Sprints umstellten, lieferten sie ihr erstes funktionsfähiges Feature innerhalb von vier Wochen aus und passten die Ausrichtung auf der Grundlage von echtem Kundenfeedback an. Diese Kursänderung rettete die Produktlinie.

Ich habe miterlebt, wie ein Fortune-500-Client neun Monate lang mit der Wasserfall-Planung zu kämpfen hatte, bevor er erkannte, dass sich sein Markt komplett verändert hatte.

Als sie auf zweiwöchige Sprints umstellten, lieferten sie ihr erstes funktionsfähiges Feature innerhalb von vier Wochen aus und passten die Ausrichtung auf der Grundlage von echtem Kundenfeedback an. Diese Kursänderung rettete die Produktlinie.

Untersuchungen der Standish Group zeigen, dass agile Projekte eine Erfolgsquote von 42 % erreichen, während diese bei Wasserfall-Projekten nur bei 13 % liegt. Gleichzeitig scheitern Wasserfall-Projekte in 59 % der Fälle, agile Projekte hingegen nur in 11 %.

Das sind keine kleinen Unterschiede. Sie stehen für grundlegende Verbesserungen darin, wie Teams mit Unsicherheiten umgehen und auch bei sich ändernden Anforderungen Wert schaffen.

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Die Grundprinzipien des agilen Projektmanagements

Das Agile Manifest legte im Jahr 2001 vier Werte fest, die moderne Teams bis heute leiten. Dabei handelt es sich nicht um abstrakte Philosophie, sondern um praktische Prioritäten, die die täglichen Entscheidungen formen.

Diese Werte bedeuten nicht, dass Prozesse, Dokumentation, Verträge oder Pläne gänzlich aufgegeben werden müssen. Sie legen lediglich fest, was den größten Wert bringt, wenn eine Entscheidung getroffen werden muss.

So funktioniert Agilität [Schritt für Schritt]

Teams setzen Agilität durch wiederholte Sprint-Zyklen um, in denen Ideen in funktionsfähige Software umgesetzt werden.

Jeder Sprint folgt dem gleichen Rhythmus, dauert in der Regel zwei Wochen und sorgt so für Vorhersehbarkeit, während gleichzeitig die Flexibilität innerhalb dieser Struktur gewahrt bleibt.

1. Sprint-Planung

Der Zyklus beginnt mit der Sprintplanung, bei der das Team auswählt, welche Product-Backlog-Elemente es seiner Einschätzung nach während des Sprints abschließen kann.

Dabei geht es jedoch nicht darum, Aufgaben zufällig auszuwählen. Der Product Owner erläutert, was derzeit am wertvollsten ist, und die Entwickler beurteilen, was angesichts ihrer aktuellen Kapazität und bisherigen Velocity machbar ist.

Gemeinsam legen sie ein Ziel für den Sprint fest, das der Arbeit eine Bedeutung verleiht, die über das bloße Abschließen einer Checkliste hinausgeht.

Das Team unterteilt ausgewählte Aufgaben zudem in kleinere Teilaufgaben und erstellt einen Plan, wie die Arbeit erledigt werden soll.

2. Tägliche StandUp-Meetings

Jeden Tag während des Sprints hält das Team einen fünfzehnminütigen Checkpoint ab, um sich abzustimmen.

Dabei handelt es sich nicht um Statusberichte an einen Vorgesetzten. Vielmehr sind es Arbeitssitzungen, in denen Entwickler den Fortschritt in Richtung des Sprint-Ziels überprüfen und Hindernisse identifizieren, die die Arbeit behindern.

Jeder gibt an, was er gestern erreicht hat, woran er heute arbeitet und was den Fortschritt behindert.

Das strenge Limit sorgt für einen klaren Fokus, und detaillierte Diskussionen finden anschließend nur mit den relevanten Personen statt.

3. Durchführung von Sprints

Zwischen den Zeremonien erstellen die Entwickler funktionsfähige Inkremente, die der Definition von „Erledigt“ des Teams entsprechen. Dabei verwalten sie ihre Arbeit selbstständig und passen ihre Pläne täglich auf der Grundlage ihrer Erkenntnisse an.

Das Sprint-Ziel bleibt unverändert, doch wie das Team es erreicht, kann sich ändern, wenn es auf technische Herausforderungen stößt oder bessere Ansätze entdeckt.

Es werden keine Änderungen vorgenommen, die das Ziel des Sprints gefährden würden; allerdings kann der Umfang präzisiert und mit dem Product Owner neu verhandelt werden, wenn das Team weitere Informationen gewinnt.

4. Sprint-Review

Am Ende eines Sprints präsentiert das Team den Stakeholdern die fertiggestellten Arbeiten im Rahmen einer Arbeitssitzung statt einer formellen Präsentation, sodass das Feedback unmittelbar in die Festlegung der nächsten Prioritäten einfließen kann.

Die Beteiligten sehen funktionierende Software, die sie tatsächlich testen können, und geben Feedback auf der Grundlage realer Erfahrungen statt theoretischer Anforderungen.

Das Product Backlog wird oft direkt vor Ort angepasst, basierend auf den Erkenntnissen, die alle aus der Betrachtung des Inkrements gewinnen.

5. Sprint-Retrospektive

Die Abschlusszeremonie bildet den Abschluss jedes Sprints, indem untersucht wird, was gut gelaufen ist, welche Probleme aufgetreten sind und welche Verbesserungen für den nächsten Sprint am wichtigsten sind.

Das Team bewertet, wie der Sprint in Bezug auf Einzelpersonen, Interaktionen, Prozesse und Tools verlaufen ist.

Sie identifizieren die wirkungsvollsten Änderungen zur Steigerung der Effektivität und setzen diese entweder sofort um oder nehmen sie in das Backlog des nächsten Sprints auf.

Dieser integrierte Verbesserungsmechanismus verhindert, dass Teams Sprint für Sprint dieselben Fehler wiederholen.

Dieser Rhythmus schafft Transparenz, bei der jeder den Fortschritt der Arbeit sieht, eine regelmäßige Überprüfung, bei der der Fortschritt häufig begutachtet wird, und eine Anpassung, bei der der Prozess angepasst wird, wenn bei der Überprüfung Probleme zutage treten.

Die gängigsten agilen Ansätze

Agilität ist keine einzelne Methodik, sondern eine Familie von Rahmenwerken. Drei davon dominieren die moderne Umsetzung, und die Wahl zwischen ihnen hängt davon ab, welche Art von Arbeit Ihr Team bewältigt und wie vorhersehbar der Arbeitsaufkommen ist.

Scrum

Scrum ist mit einer Verbreitung von 63 % das beliebteste Framework – und das aus gutem Grund.

Sie bieten strukturierte Rollen wie Product Owner, Scrum Master und Entwickler sowie festgelegte Rituale und klare Artefakte, die den Teams einen konkreten Ausgangspunkt bieten.

Die zeitlich begrenzte Sprint-Struktur sorgt für Rhythmus und Vorhersehbarkeit und ermöglicht gleichzeitig Anpassungen innerhalb jedes Zyklus.

Dieses Rahmenwerk eignet sich am besten für die komplexe Produktentwicklung in Teams mit maximal 10 Mitgliedern, bei der sich ändernde Anforderungen von einer anpassungsfähigen Planung profitieren.

Wenn Sie etwas Neues entwickeln, bei dem sich die Kundenbedürfnisse im Laufe des Entwicklungsprozesses ändern, können Sie dank des iterativen Ansatzes von Scrum alle paar Wochen die Richtung anpassen, anstatt sich auf einen starren Langzeitplan zu committen.

Kanban

Kanban verfolgt einen anderen Ansatz, indem es den kontinuierlichen Flow anstelle fester Iterationen in den Vordergrund stellt.

Teams visualisieren ihre Arbeit auf Boards und legen Limite für die Anzahl der laufenden Aufgaben fest, um Überlastung und Kontextwechsel zu vermeiden.

Die Arbeit wird durch das System geleitet, sobald Kapazitäten frei werden, wodurch ein reibungsloser, vorhersehbarer Flow entsteht.

Dies eignet sich hervorragend für den Produktionssupport, Wartungsteams mit unvorhersehbaren, kontinuierlichen Arbeitsabläufen und Betriebsteams, die fortlaufende Dienstleistungen erbringen und ständig mit neuen Aufgaben konfrontiert sind.

Wenn Ihr Team Support-Tickets, Fehlerbehebungen oder Infrastrukturanfragen bearbeitet, die nicht bis zur nächsten Sprint-Planungssitzung warten können, passt das kontinuierliche Modell von Kanban wie geschaffen.

Extreme Programming (XP)

XP legt großen Wert auf technische Exzellenz durch disziplinierte Entwicklungspraktiken. Beim Pair Programming arbeiten zwei Entwickler gemeinsam an einem Arbeitsplatz, um den Code kontinuierlich zu überprüfen.

Bei der testgetriebenen Entwicklung werden fehlgeschlagene Tests vor dem Code geschrieben. Bei der kontinuierlichen Integration wird der Code sofort nach dem Hinzufügen getestet, um Probleme schnell zu erkennen.

Dies eignet sich am besten, wenn die Codequalität im Vordergrund steht, die Teams klein sind und für effektives Pairing an einem Ort zusammenarbeiten können und sich die Anforderungen häufig ändern.

XP bietet technische Praktiken, die dafür sorgen, dass Codebasen auch bei sich ändernden Anforderungen wartbar bleiben, was es besonders wertvoll für langlebige Produkte macht, bei denen technische Schulden kostspielig werden.

Kombination von Frameworks

Teams kombinieren häufig verschiedene Frameworks, um das Beste aus jedem Ansatz herauszuholen.

Scrum plus XP ist die beliebteste Hybridmethode: Dabei wird Scrum für das Projektmanagement genutzt, während XP durch disziplinierte Entwicklungspraktiken die technische Qualität sicherstellt.

Diese Kombination bietet Ihnen die sprintbasierte Planung und Einbindung der Stakeholder aus Scrum sowie die Praktiken zur Codequalität aus XP, die verhindern, dass sich technische Schulden ansammeln.

Wann ist Agilität am sinnvollsten?

Agilität funktioniert am besten, wenn bestimmte Bedingungen gegeben sind:

Diese Szenarien haben eines gemeinsam: Unsicherheit, die eher durch iteratives Erkunden als durch einen Vorausplan bewältigt wird.

Die Kehrseite ist ebenso wichtig. Feste Anforderungen ohne zu erwartende Änderungen verschwenden die Flexibilität der agilen Methoden, da Sie den Aufwand für Anpassungen tragen, ohne dass diese tatsächlich nötig sind.

Ebenso stellen stark regulierte Branchen wie die Pharmaindustrie eine besondere Herausforderung dar, da sie eine umfangreiche Dokumentation erfordern, die der schlanke Ansatz agiler Methoden von Natur aus nicht bietet.

Manche Projekte unterliegen zudem Einschränkungen, die eine iterative Vorgehensweise unpraktisch machen. Bei Bauprojekten bestehen strenge Abhängigkeiten, sodass ein sequenzieller Ansatz einfach sinnvoller ist.

Und wenn Verträge Festpreisstrukturen mit vorab festgelegten Ergebnissen und strengen Vertragsstrafen enthalten, stehen sie in grundlegendem Widerspruch zum agilen Ansatz, der einen sich weiterentwickelnden Projektumfang begrüßt.

Bevor Sie sich committen, sollten Sie drei Voraussetzungen prüfen, die über die Durchführbarkeit entscheiden:

Wenn Sie eine der Fragen mit „Nein“ beantworten, sind hybride Ansätze, die agile Praktiken mit einer traditionellen Struktur für Projekte verbinden, oft sinnvoller, als eine Methodik zu erzwingen, die nicht zu Ihren Rahmenbedingungen passt.

Erste Schritte mit agilem Projektmanagement

Der Einstieg in agiles Arbeiten erfordert einen wohlüberlegten Weg und nicht den Versuch einer sofortigen Umstellung. Hier erfahren Sie, wie Sie vom Plan zu Ihrem ersten erfolgreichen Sprint gelangen.

Bevor wir uns mit den Einzelheiten befassen, vermittelt dieses Video ein solides Grundverständnis davon, wie Agilität in der Praxis tatsächlich aussieht:

Bevor Sie eine agile Transformation ankündigen, sollten Sie prüfen, ob Ihr Umfeld diese tatsächlich unterstützen kann. Betrachten Sie zunächst Ihre Projektart und vergewissern Sie sich, dass sie sich ständig ändernde Anforderungen mit sich bringt und häufiges Feedback erfordert. Prüfen Sie dann, ob die Teammitglieder bereit sind, ihre Arbeitsweise zu ändern, oder ob Sie auf hartnäckigen Widerstand stoßen werden. Stellen Sie schließlich sicher, dass die Beteiligten und die Führungskräfte verstehen, dass sie während des gesamten Prozesses aktiv mitwirken müssen, anstatt am Ende lediglich Statusberichte zu erhalten. Sollten eines dieser Elemente fehlen, beheben Sie diese Lücken, bevor Sie weitermachen. Agile Transformationen scheitern weitaus häufiger an mangelndem Support durch das Unternehmen statt an technischen Problemen bei der Umsetzung.

Sobald Sie sich vergewissert haben, dass Sie bereit sind, wählen Sie ein Framework aus und wenden Sie es mindestens drei Monate lang konsequent an. Scrum bietet eine Struktur, die sich gut für Produktentwicklungsteams eignet, während Kanban für Arbeitsabläufe mit kontinuierlichem Durchlauf wie Support und Wartung geeignet ist. Wenn technische Qualität Ihr Hauptanliegen ist, konzentriert sich XP auf Entwicklungspraktiken wie Paarprogrammierung und testgetriebene Entwicklung. Der Schlüssel liegt darin, einen Ansatz vollständig zu beherrschen, bevor Sie Frameworks miteinander kombinieren, denn Sie müssen verstehen, warum jedes Element existiert, bevor Sie damit beginnen, es an Ihre Situation anzupassen.

Nachdem Sie sich für ein Framework entschieden haben, wählen Sie ein Projekt aus, das für das Geschäft wichtig ist, dessen Scheitern das Geschäft jedoch nicht in den Ruin treiben würde. So haben Sie Spielraum zum Lernen, ohne dass katastrophale Folgen drohen. Planen Sie zwei bis drei Sprints (vier bis zwölf Wochen) als Evaluierungszeitraum ein und halten Sie das Team mit vier bis fünf Personen klein, damit der Koordinationsaufwand nicht darüber hinwegtäuscht, ob Agilität an sich funktioniert. Stellen Sie sicher, dass sich die Teammitglieder voll und ganz dem Pilotprojekt widmen können, anstatt ihre Aufmerksamkeit auf mehrere Projekte zu verteilen.

Ihr Pilotprojekt benötigt drei Schlüsselrollen, die vom ersten Tag an reibungslos funktionieren. Der Product Owner muss befugt sein, tägliche Ausgabenentscheidungen zu treffen, ohne die Genehmigung der Vorgesetzten einholen zu müssen, und er muss für das Team erreichbar bleiben, anstatt tagelang zu verschwinden. Ihr Scrum Master sollte den Prozess moderieren und Hindernisse beseitigen, anstatt Mitarbeiter im herkömmlichen Sinne zu führen. Stellen Sie schließlich ein funktionsübergreifendes Entwicklungsteam zusammen, das über alle erforderlichen Kompetenzen verfügt, um die Arbeit abzuschließen, ohne dass externe Abhängigkeiten es ausbremsen. Diese Rollen sind keine optionalen Extras, auf die Sie verzichten können. Sie sind strukturelle Voraussetzungen dafür, dass Agilität wie vorgesehen funktioniert.

Beginnen Sie die Sprintplanung damit, dass der Product Owner die aktuellen Prioritäten erläutert, während das Team die Arbeiten auswählt, die es seiner Meinung nach abschließen kann. Definieren Sie gemeinsam, was „erledigt“ für Ihr Team konkret bedeutet, damit alle denselben Maßstab anlegen. Planen Sie anschließend alle wiederkehrenden Zeremonien wie das tägliche Stand-up-Meeting, die Sprint-Review und die Retrospektive ein und schützen Sie diese Zeit vor anderen Meetings. Beginnen Sie dann mit der Arbeit und rechnen Sie damit, dass sich der erste Sprint etwas holprig anfühlt – das ist ganz normal. Teams benötigen in der Regel drei bis fünf Sprints, um ihren Rhythmus zu finden und eine verlässliche Velocity zu etablieren.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert es, bis wir Ergebnisse von Agilität sehen?

Bereits im ersten Sprint zeigen sich unmittelbare Verbesserungen in der Teamkommunikation. Bei der Transformation von John Deere konnte die Zykluszeit innerhalb von sechs Monaten um 79 % reduziert werden. Mittelfristig lassen sich Produktivitätssteigerungen von bis zu 165 % erzielen. Langfristig, nach zwölf bis vierundzwanzig Monaten, entsteht eine sich selbst tragende Kultur mit maximalem ROI.

Was ist der Unterschied zwischen Agilität und Scrum?

Agilität ist eine Philosophie, die auf dem Agilen Manifest mit seinen Werten und Prinzipien basiert. Scrum ist ein Framework zur Umsetzung von Agilität mit definierten Rollen, Ereignissen und Artefakten. Stellen Sie sich Agilität als eine Philosophie für einen gesunden Lebensstil vor, während Scrum ein konkreter Ernährungs- und Trainingsplan ist.

Können kleine Teams mit zwei bis drei Personen agile Methoden effektiv einsetzen?

Ja, oft sogar effektiver. Der Scrum Guide empfiehlt drei Mitglieder als Mindestanzahl, aber auch kleinere Teams lassen sich gut einsetzen. Sie kommunizieren ständig miteinander, wodurch formelle StandUp-Meetings entfallen. Größere Teams verursachen drei- bis viermal höhere Kosten und weisen mehr Fehler auf. Führen Sie Retrospektiven durch und ziehen Sie Kanban- oder XP-Praktiken in Betracht.

Fazit

Es ist kein Geheimnis, dass agiles Projektmanagement zu den weltweit beliebtesten Methoden des Projektmanagements zählt.

Es ist ganz einfach und geht schnell – so kann Ihr Team Aufgaben und Projekte im Handumdrehen bewältigen!

Da dabei zudem der Fokus auf Anpassungen als Reaktion auf Kundenfeedback liegt, können Sie sicher sein, dass Sie ein Produkt auf den Markt bringen, das Ihre Kunden lieben.

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