كيفية الانتقال من Notion إلى ClickUp: الخطوات والأدوات وأفضل الممارسات

عندما تم إطلاق Notion 2.0 في عام 2018، غيرت طريقة تنظيم الناس لعملهم. سهّلت الصفحات وقواعد البيانات والكتل إنشاء أنظمة مخصصة دون الالتزام بأداة المشاريع التقليدية. لفترة طويلة، كانت هذه المرونة فعالة.

لكن التوثيق وحده لا يكفي للحفاظ على سير العمل.

مع ازدياد عبء العمل التنفيذي، يبدأ الاعتماد على الصفحات والجداول في إبطاء سير العمل. وعادةً ما يبدأ الفريق في البحث عن شيء أكثر تنظيماً وكفاءة.

إذا كنت في هذه المرحلة، فهذه المقالة مخصصة لك. يشرح هذا الدليل خطوة بخطوة كيفية الانتقال من Notion إلى ClickUp.

ولماذا ClickUp؟ لأنه يتعامل مع العمل بطريقة مختلفة. إنه أداة لإدارة المشاريع حيث تتلاقى المهام والجداول الزمنية والمستندات والأتمتة وإعداد التقارير في مكان واحد.

لنبدأ! 🎯

لماذا تنتقل من Notion إلى ClickUp؟

إذا كان فريقك قد تجاوز إدارة مشاريع Notion كمساحة عمل "تقوم بكل شيء" ويحتاج الآن إلى تتبع موثوق للمشاريع وأتمتة وهيكل أكثر وضوحًا، فإن ClickUp هو الخطوة التالية القوية. تساعدك مقارنة ClickUp و Notion على فهم نقاط قوة Notion ونقاط ضعفه على نطاق واسع وكيف يساعدك ClickUp.

نقاط قوة Notion ونقاط ضعفه

يعد Notion ممتازًا للتوثيق المرن والويكي المتصل وقواعد البيانات خفيفة الوزن، خاصة للمبدعين الفرديين والفرق الصغيرة.

تظهر الثغرات عندما يصبح العمل ثقيلاً بالمهام. تكون التبعيات والأتمتة والأذونات وتتبع عبء العمل محدودة. غالبًا ما تتطلب إدارة المواعيد النهائية والمالكين والتقدم عبر الفرق صيانة يدوية أو أدوات خارجية، مما يبطئ التنفيذ.

مزايا التحول إلى أداة إدارة المشاريع ClickUp

فيما يلي الفوائد الرئيسية لاستخدام ClickUp كبرنامج إدارة المهام المفضل لديك:

من الذي يجب أن يفكر في الترحيل؟

ما يمكنك ترحيله بأمان من Notion

قبل الانتقال من Notion إلى ClickUp، من المهم فهم أنواع المحتوى التي يمكن نقلها بشكل نظيف وتلك التي قد تحتاج إلى مراجعة سريعة. والخبر السار هو أن معظم عناصر Notion الأساسية المستخدمة للتخطيط والتتبع والتوثيق تنتقل بشكل موثوق عندما تكون منظمة جيدًا.

قواعد البيانات/الجداول

يمكن ترحيل قواعد البيانات المنظمة، مثل أدوات تتبع المهام وتقويمات المحتوى والجداول على غرار CRM أو قوائم المشاريع البسيطة، بأمان. يتم نقل الصفوف والخصائص والعلاقات الأساسية بشكل جيد، خاصةً عندما تكون قواعد البيانات محددة بوضوح.

الصفحات والمستندات والمحتوى

تتم ترحيل صفحات Notion التي تحتوي على محتوى مكتوب مثل العناوين والفقرات والقوائم النقطية والروابط بسلاسة. يمكن نقل الوثائق الطويلة وملاحظات الاجتماعات وقواعد المعرفة والمحتوى على غرار إجراءات التشغيل القياسية بأمان، طالما أن التسلسل الهرمي للصفحات مقصود وليس مجزأً بشكل مفرط.

المهام وقوائم المراجعة واللوحات

تنتقل قواعد البيانات على غرار المهام وقوائم المراجعة داخل الصفحات واللوحات على غرار كانبان بشكل جيد عندما تتبع بنية متسقة. تنتقل سير العمل القائمة على الحالة وإعدادات الأولوية الأساسية بشكل سلس، مما يسهل إعادة بنائها في نظام قابل للتنفيذ بعد الترحيل.

الملفات والمرفقات والملحقات

عادةً ما يتم ترحيل الملفات والصور والتضمينات الشائعة التي تم تحميلها إلى ClickUp دون أي مشاكل. يتم الاحتفاظ بالروابط الخارجية والمراجع، على الرغم من أن بعض عناصر واجهة المستخدم المضمنة من جهات خارجية قد تحتاج إلى إعادة الاتصال حسب المصدر.

ما الذي لا يتم ترحيله تلقائيًا

ليس كل شيء في بنية Notion المعقدة له ما يعادله بنقرة واحدة في ClickUp. معرفة هذه الحدود مسبقًا يمنع المفاجآت:

قائمة مراجعة ما قبل الترحيل

تحافظ قائمة المراجعة هذه على استيراد البيانات بشكل بسيط حتى تبدو مساحة عمل ClickUp الجديدة منظمة منذ اليوم الأول. ​

نظف ونظم مساحة عمل Notion الخاصة بك

قم بمراجعة مساحة عملك قبل تصدير أي شيء. إليك ما يمكنك القيام به:

دمج أو أرشفة الكتل/الصفحات غير المستخدمة

تؤدي التجارب القديمة والصفحات الشخصية والأنظمة المهجورة إلى حدوث فوضى أثناء الترحيل. قم بإجراء هذه التعديلات السريعة:

حدد التسلسل الهرمي لـ ClickUp

تم تصميم ClickUp على أساس إطار عمل واضح ومنظم يحول العمل إلى نظام منظم. إن فهم هذا التسلسل الهرمي مسبقًا يساعدك على استيراد محتوى Notion بشكل نظيف وتجنب إعادة الهيكلة لاحقًا.

إليك كيفية عمل التسلسل الهرمي في ClickUp:

قبل الاستيراد من Notion، قم بمواءمة صفحاتك وقواعد بياناتك مع هذه البنية:

أذونات التصدير وقرارات رؤية الفريق

أذونات Notion لا تنتقل. لذا، ستحتاج إلى:

كيفية الانتقال من Notion إلى ClickUp (خطوة بخطوة)

فيما يلي خارطة طريق عملية لنقل عملك بأمان من Notion باستخدام ClickUp Importer. 👇

الخطوة رقم 1: قم بتصدير بيانات Notion الخاصة بك

إليك كيفية التصدير من Notion والحصول على جميع الصفحات وقواعد البيانات دفعة واحدة:

الخطوة رقم 2: إعداد الملفات للاستيراد

قبل استيراد عملك إلى ClickUp، قم بترتيب كل شيء وتسميته بوضوح:

الخطوة رقم 3: استيراد البيانات إلى ClickUp

يحتوي ClickUp على أداة استيراد مخصصة لـ Notion تقوم بسحب الصفحات وقواعد البيانات والمستخدمين إلى مساحة ومجلد ClickUp واحد. إليك كيفية الاستيراد من Notion:

الخطوة رقم 4: إعادة إنشاء عروض قاعدة البيانات داخل ClickUp

بمجرد نقل بياناتك إلى ClickUp، فإن الخطوة التالية هي إعادة بناء طريقة عرضها:

الخطوة رقم 5: إعادة بناء العلاقات والصيغ

كما ناقشنا من قبل، لا يتم نقل علاقات Notion وعمليات التجميع كما هي. يجب إعادة بنائها باستخدام الحقول المخصصة والتبعيات والصيغ.

الخطوة رقم 6: أعد دعوة فريقك وقم بتعيين الأذونات

تتيح لك أذونات ClickUp التحكم في الوصول على مستويات المساحة والمجلد والقائمة والمستند، لذا من المهم إعادة إنشاء الحواجز التي كانت موجودة سابقًا في Notion. يؤدي القيام بذلك على الفور إلى منع الارتباك والتحرير العرضي في مساحة العمل المستوردة حديثًا. ​

📌 كيفية إعداد الأذونات في ClickUp:

يمكن تعيين الأذونات على المساحات (Enterprise) والمجلدات والقوائم والمستندات. بالنسبة لكل موقع، يمكنك اختيار ما يمكن للمستخدمين المدعوين القيام به:

اجعل القوائم أو المستندات خاصة وشاركها فقط مع أشخاص أو فرق معينة. استخدم أذونات "العرض فقط" أو "التعليق" للمتعاونين الخارجيين لمنع التعديلات غير المرغوب فيها.

🧠 حقيقة مثيرة للاهتمام: إن توسع العمل أكثر تكلفة مما تدركه معظم الفرق. فهو يضيف ما يقدر بنحو 2.5 تريليون دولار من الإنتاجية المفقودة، وتتراكم التكاليف الخفية بسرعة: فالعمليات اليدوية، والتبديل المستمر للأدوات، والتحديثات المستمرة للحالة تستنزف الميزانيات بهدوء ربعًا بعد ربع.

هذا هو بالضبط نوع التجزئة الذي يساعد ClickUp الفرق على التخلص منه، بحيث يصبح العمل أسرع وأكثر وضوحًا وأقل تكلفة على المدى الطويل.

تعيين عناصر Notion إلى ClickUp (ماذا يذهب إلى أين)

الآن، الخطوة التالية هي فهم كيفية ترجمة مكونات Notion إلى هيكل ClickUp.

صفحات Notion > ClickUp Docs

يتم استيراد جميع مستندات Notion إلى مستند ClickUp واحد. تصبح كل صفحة Notion صفحة فرعية داخل هذا المستند. يمكنك تنظيمها في صفحات متداخلة وصفحات فرعية حتى يتمكن فريقك من العثور عليها بسهولة:

على عكس Notion، لا تعمل ClickUp Docs بشكل منفصل.

يتيح لك هذا البديل لـ Notion ربط المستندات بالمجلدات والقوائم، وإنشاء المهام مباشرة من النص المحدد، وربط المستندات بالمهام لإضافة سياق. يمكن للفرق الاستمتاع بالتعاون في الوقت الفعلي، وإضافة التعليقات المباشرة، وتعيين الملاحظات، وتتبع سجل الصفحة لمعرفة التغييرات التي تم إجراؤها ومتى تم إجراؤها.

🚀 ميزة ClickUp: اجعل مستنداتك تنبض بالحياة مع ClickUp Brain — أول ذكاء اصطناعي في العالم مدرك للسياق ومدمج مباشرة في مساحة عملك.

فيما يلي بعض الطرق العملية لاستخدام ClickUp Brain:

قواعد البيانات > القوائم

تُترجم قواعد بيانات Notion بشكل أفضل إلى قوائم ClickUp. يصبح كل صف مهمة، مما يسهل تعيين الملكية وتواريخ الاستحقاق والأولويات والتبعيات.

كل مهمة هي عنصر مرن وقابل للتنفيذ مع خصائص غنية مثل:

الخصائص > الحقول المخصصة

يتم تحويل خصائص قاعدة البيانات مثل خيارات التحديد وحقول النص والأرقام والتواريخ إلى حقول مخصصة في ClickUp.

يمكنك الاختيار من بين أنواع الحقول المتخصصة مثل القوائم المنسدلة والتسميات والنقود والبريد الإلكتروني وعنوان URL والموقع أو حقول الصيغة، بحيث تعمل كل خاصية بالطريقة المطلوبة تمامًا.

بمجرد الاستيراد، تساعدك الحقول المخصصة على:

💡 نصيحة احترافية: استخدم حقول ClickUp AI لإنشاء المعلومات وتفسيرها وتوحيدها تلقائيًا داخل المهام باستخدام ClickUp Brain.

على سبيل المثال، يمكنك إضافة حقل ملخص إلى عرض القائمة أو المجلد حتى يتمكن زملاؤك في الفريق من فحص مهام متعددة دون فتح أي منها. اختر تنسيقات قصيرة أو بنقاط لمراجعات الأعمال المتأخرة واجتماعات التخطيط.

يقطع ClickUp هذا التوسع في الذكاء الاصطناعي عن طريق جلب الذكاء الاصطناعي الخاص بك إلى نفس المكان الذي تخطط فيه الفرق وتتبع وتتواصل، بحيث لا تتضاعف الأدوات التي تستخدمها، بل يتضاعف العمل.

طرق العرض في Notion > طرق العرض في ClickUp

تتوافق طرق عرض Notion مثل الجداول واللوحات والجداول الزمنية تمامًا مع طرق عرض ClickUp.

فيما يلي مقارنة بين طرق عرض ClickUp و Notion، إلى جانب المزايا التي ستحصل عليها عند التبديل:

القوالب وسير العمل > قوالب ClickUp

لا يتم ترحيل قوالب Notion كقوالب قابلة لإعادة الاستخدام بشكل افتراضي. بدلاً من ذلك، يمكنك استيراد الصفحات أو قواعد البيانات الأساسية باستخدام أداة الاستيراد الأصلية في ClickUp، تمامًا مثل أي محتوى Notion آخر.

بمجرد الاستيراد، يمكنك تحويلها إلى قوالب ClickUp قابلة لإعادة الاستخدام.

📌 كيفية إعادة إنشاء قوالب Notion في ClickUp:

الإعداد بعد الترحيل لضمان اعتماد سلس

من المهم نقل بياناتك إلى ClickUp، ولكن ما تفعله بعد الترحيل هو ما يحدد مدى اعتمادك له. وهنا تبدأ مزايا ClickUp في تحسين سير العمل والذكاء الاصطناعي والأتمتة في إظهار نتائجها.

إنشاء أتمتة ومهام ClickUp متكررة

تتيح لك ClickUp Automations أتمتة المهام المتكررة وتحويل سير عملك إلى أنظمة ذاتية الصيانة. ببضع نقرات، يمكنك إنشاء قواعد أتمتة باستخدام المشغلات والشروط والإجراءات.

فيما يلي مثال على أتمتة سير العمل:

بالإضافة إلى الأتمتة التقليدية، توفر ClickUp Agents طبقة إضافية من الذكاء من خلال تجاوز قواعد "إذا هذا، فذاك" البسيطة.

استخدم اللغة الطبيعية لتحديد ما تريده، وسوف يقوم هؤلاء الوكلاء بتلخيص الأنشطة، وصياغة قوائم المهام، وإنشاء المهام الفرعية، واقتراح قيم الحقول نيابة عنك.

يمكنك نشر وكلاء مسبقين مثل Ambient Answers، والتي يمكن تمكينها في قناة دردشة ClickUp للإجابة على أسئلة الفريق بإجابات مفصلة ومراعية للسياق باستخدام معرفتك بمساحة العمل والمصادر الخارجية.

وبالنسبة لعمليات سير العمل المخصصة، قم ببناء Super Agents الخاصة بك باستخدام أداة إنشاء بدون كود. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء وكيل موارد بشرية يجيب فقط على الأسئلة المتعلقة بمزايا الموظفين، مع الإشارة إلى مستنداتك الداخلية، وما إلى ذلك.

إنشاء لوحات معلومات لإعداد التقارير

لوحات معلومات ClickUp هي مركز التحكم الخاص بك للرؤية. فهي تتيح لك دمج عدة بطاقات لعرض المقاييس المهمة، بما في ذلك عدد المهام حسب الحالة، والعناصر المتأخرة، وسرعة السباق، وتوازن عبء العمل، وتتبع الوقت، والرسوم البيانية، والمزيد.

ابدأ بعروض شائعة مثل:

تسحب لوحات المعلومات البيانات الحية من مساحة العمل الخاصة بك، وتقوم بالتحديث في الوقت الفعلي وتدعم تصدير ملفات CSV أو Excel للتقارير غير المتصلة بالإنترنت.

🚀 ميزة ClickUp: تخلص من الحاجة إلى المستندات الأسبوعية ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالحالة باستخدام بطاقات ClickUp AI. باستخدام بطاقات AI، يمكنك:

• اطرح أسئلة أكثر ذكاءً باستخدام ClickUp Brain: قم بتشغيل مطالبات مخصصة مثل "تلخيص المهام المتأخرة واقتراح الإجراءات التالية" واحصل على إجابات مستمدة مباشرة من مساحة العمل الخاصة بك.
• أتمتة اجتماعات الفريق: استخدم بطاقات AI StandUp أو AI Team StandUp لإبراز ما تم إنجازه وما تم حظره وما هو التالي، يوميًا أو أسبوعيًا.
• احصل على نظرة عامة جاهزة للتنفيذ: أضف بطاقات AI Executive Summary للحصول على لمحة عامة عالية المستوى عن حالة المشروع والمخاطر والتقدم المحرز.

إنشاء مستندات تهيئة الفريق

لا تكون عملية الترحيل ناجحة إلا إذا استفاد فريقك منها بالفعل.

لتجنب الارتباك أو تعطل سير العمل أو عودة الأشخاص إلى استخدام الأدوات القديمة، قم بإنشاء وثائق توجيهية تشرح ما يلي:

يمكنك استخدام قوالب إدارة المشاريع داخل ClickUp Docs لجعل عملية التهيئة متسقة للموظفين الجدد في المستقبل. إن تضمين المهام في مستندات التهيئة الخاصة بك، على سبيل المثال، "أكمل مهمتك الأولى"، يشجع على التعلم العملي.

دمج الأدوات

تتيح لك تكاملات ClickUp الاتصال بمئات الأدوات الخارجية حتى تتمكن من الاستمرار في استخدام ما يعتمد عليه فريقك بالفعل.

تشمل الاتصالات الأصلية ما يلي:

نظرة عملية على أدوات الذكاء الاصطناعي التي سيستخدمها مديرو المنتجات بالفعل:

الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند الترحيل

غالبًا ما تتسرع الفرق في عملية الترحيل، لتجد نفسها في نهاية المطاف تعيد خلق نفس الفوضى في الأداة الجديدة. يوضح الجدول أدناه الأخطاء الأكثر شيوعًا وكيفية تجنبها.

نصائح أخيرة لنقل ناجح من Notion إلى ClickUp

إليك بعض النصائح الإضافية لضمان الاستخدام على المدى الطويل والتنفيذ السلس.

متى لا يجب عليك الترحيل من Notion

لا يكون الانتقال منطقيًا إلا عندما تتوافق بنية ClickUp مع طريقة عمل فريقك. فكر في الاستمرار في استخدام Notion إذا كان ما يلي ينطبق عليك:

تجاوز الصفحات والجداول مع ClickUp

Notion هو مكان رائع للتفكير والتخطيط وتوثيق الأفكار. ولكن عندما يصبح العمل قائمًا على المواعيد النهائية والتعاون، لا يكفي التوثيق وحده للحفاظ على سير الأمور.

وهذا ما يميز ClickUp عن غيره. فهو يجمع المهام والجداول الزمنية والمستندات والأتمتة وإعداد التقارير في مساحة عمل واحدة، بحيث لا تضطر إلى التنقل بين الصفحات وأدوات التتبع بعد الآن.

ولا تأتي التوثيق في المرتبة الثانية. توفر لك ClickUp Docs ما لا يوفره Notion. تظل المستندات مرتبطة بالعمل نفسه ويمكنك تحويل النص إلى مهام وربط المستندات بالمشاريع واستخدام الذكاء الاصطناعي لتلخيص المعلومات الصحيحة وكتابتها وعرضها عندما تحتاج إليها.

بفضل ClickUp Brain الذي يساعدك على التحرك بشكل أسرع، وAutomations الذي يقلل من العمل اليدوي، وDashboards الذي يمنحك رؤية واضحة للتقدم المحرز، يبدأ النظام في العمل من أجلك بدلاً من العكس.

إذا بدأت تشعر أن إعدادات Notion أصبحت صارمة، فإن الانتقال إلى ClickUp هو الخطوة العملية التالية. اشترك في ClickUp مجانًا اليوم.

الأسئلة المتداولة (FAQ)

نعم. عند استخدام ميزة استيراد Notion في ClickUp، يتم نقل قواعد البيانات من Notion إلى ClickUp كقوائم داخل مجلد واحد. يصبح كل صف مهمة، ويتم تحويل الحقول إلى حقول مخصصة حتى تظل بنية البيانات قابلة للاستخدام في ClickUp.

لا. لا يتم نقل ميزات قواعد البيانات المعقدة مثل العلاقات والتجميعات والصيغ تلقائيًا. ستحتاج إلى إعادة إنشائها يدويًا في ClickUp باستخدام العلاقات أو حقول الصيغ أو الأتمتة بعد الاستيراد.

نعم. يحتوي ClickUp على أداة استيراد Notion مدمجة في إعدادات مساحة العمل ضمن الاستيراد/التصدير. يمكنك تحميل تصدير HTML من Notion واختيار المكان الذي تريد نقل المحتوى إليه في مساحة عمل ClickUp.

يعتمد وقت الترحيل على حجم مساحة عمل Notion الخاصة بك. يمكن أن تنتهي عمليات الاستيراد الصغيرة في غضون دقائق؛ أما عمليات التصدير الأكبر حجمًا التي تتضمن العديد من الصفحات وقواعد البيانات، فقد تستغرق وقتًا أطول، ولكن ClickUp يعالجها بشكل غير متزامن بمجرد بدء العملية. عادةً ما يستغرق التخطيط بضع ساعات إجمالاً، بما في ذلك التحضير والمراجعة.

يتميز ClickUp بميزات إدارة مشاريع أصلية أوسع نطاقًا مثل ملكية المهام والتبعيات والجداول الزمنية والأتمتة ولوحات المعلومات. يتميز Notion بقوة أكبر في التوثيق الحر والتخطيطات المرنة. من أجل التنفيذ المنظم وإعداد التقارير على نطاق واسع، يوفر ClickUp المزيد من الأدوات المدمجة.