هل مررت بلحظة من لحظات الكدح عندما تدرك أنك تقضي الكثير من الوقت في نسخ البيانات بين الأنظمة وتنسيق الخلايا في أوراق العمل بدلاً من وضع الاستراتيجيات والابتكار؟ حسناً، أنت لست وحدك.

حوالي 60% من المؤسسات تشير إلى أن فريقها يفقد خمس ساعات في الأسبوع في المهام اليدوية والعمليات المتكررة - أي ما يعادل 1.5 شهر في السنة تقريبًا! والعديد من هؤلاء هم من العاملين في مجال المعرفة ولديهم الوسائل اللازمة لأتمتة المهام؛ تخيل كم ستكون هذه المهام المتكررة مستنزفة للفرق الأخرى.

الخبر السار هو أنه يمكنك استعادة هذا الوقت الثمين من خلال أتمتة المهام الروتينية والمتكررة. وهذا يحررك لمتابعة الجوانب الأكثر صعوبة في عملك وزيادة الكفاءة.

للمساعدة في هذا المسعى، إليك دليلنا السريع والسهل المكون من 5 خطوات حول أتمتة المهام المتكررة.

## فهم أتمتة المهام

إعداد وصفات الأتمتة في ClickUp لأتمتة المهام

تستفيد أتمتة المهام من التكنولوجيا لتبسيط المهام وإكمالها بأقل تدخل بشري أو بدون تدخل بشري. ويتضمن ذلك استخدام البرامج والمنصات والأدوات من أجل:

• تكرار الإجراءات البشرية التي يمكن أن تكون بسيطة مثل نسخ البيانات إلى إجراءات معقدة مثل تنفيذ إجراءات تستند إلى منطق شرطي
• تنفيذ مهمة ما باتباع مجموعة محددة مسبقاً من الخطوات والتعليمات
• الاستجابة لمواقف أو أحداث محددة وتحفيز إجراءات لاحقة

الهدف من ذلك هو تفويض المهام إلى الحلول الرقمية المناسبة لتحقيق المزيد من الدقة والإنتاجية والكفاءة. ستناقش الأقسام اللاحقة الفوائد بالتفصيل.

لماذا يجب عليك أتمتة المهام المتكررة؟ أتمتة سير العمل تفيد الأفراد والشركات بالطرق التالية:

• يوفر الوقت والجهد من خلال معالجة العمليات العادية. يمكن الاستفادة من هذا الوقت في أعمال أكثر إبداعًا أو ابتكارًا أو استراتيجية
• التخلص من الأعمال المتكررة أو الزائدة عن الحاجة و تعميم سير العمل، مما يسمح للأفراد بأن يكونوا أكثر إنتاجية وإكمال المهام بشكل أسرع وتحقيق نتائج أفضل
• تقلل من الأخطاء البشرية باتباع قواعد محددة مسبقًا لعمليات تجارية دقيقة
• ينشئ علامة تجارية قائمة على الاتساق والموثوقية نظرًا لأن العمليات المؤتمتة تقدم نتائج موحدة
• يعزز معنويات الموظفين والرضا الوظيفي حيث لا ينخرط الأفراد في مهام عادية أو مملة
• تقلل التكاليف من خلال خفض تكاليف العمالة المرتبطة بالمهام اليدوية. كما أنه يحقق وفورات في التكاليف من خلال تقليل الأخطاء المكلفة التي يمكن أن تتسبب في ارتفاع تكاليف التشغيل
• يحافظ على القابلية للتوسع، مما يسمح للشركات بزيادة أعباء العمل أو السعة دون زيادة كبيرة في الموارد البشرية. وهذا يُمكِّن الشركات من مواكبة الطلبات المتقلبة ومعدلات النمو المتفاوتة
• يتيح للفرق تجميع البيانات وصيانتها وتحديثها في الوقت الفعلي، مما يدعم اتخاذ قرارات مستنيرة وتحقيق نتائج أفضل
• يحقق رضا العملاء من خلال تقديم تجربة سلسة للعملاء
• يُطلق العنان للإمكانات الحقيقية من خلال تحرير الموارد البشرية للقيام بمهام أكثر صعوبة أو تعقيدًا، مثل بناء العلاقات مع العملاء وابتكار المنتجات
• تضمن أمن البيانات وسلامتها لأنها لا تنطوي على جهد يدوي لإدخال البيانات ومعالجتها

كيفية أتمتة المهام المتكررة: دليل من 5 خطوات

كما وعدتك، إليك دليلنا المفصل خطوة بخطوة حول كيفية أتمتة المهام المتكررة:

الخطوة 1: تحديد المهمة المتكررة

أولاً، يجب عليك تحديد المهام المتكررة التي تستهلك الوقت والجهد.

إليك كيفية القيام بذلك:

1. قم بإنشاء قائمة مهام. يجب أن تتضمن جميع مهامك، مع تحديد أولويتها وتكرارها والغرض منها
2. نشر أداة لتتبع الوقت لتحديد الوقت المطلوب لإكمال كل مهمة
3. استشر الخبراء أو تعاون مع فريقك لجمع كل التفاصيل المتعلقة بالمهام المتكررة

ستكون المهام المتكررة هي تلك التي تحدث بشكل متكرر، وتستغرق وقتاً طويلاً، وقد تستغرق وقتاً طويلاً، وقد تنطوي على أخطاء. ومع ذلك، قد تكتشف أيضًا بعض المهام الأخرى المناسبة للأتمتة. قد تكون هذه

• المهام القائمة على القواعد التي تتبع قواعد أو منطقًا محددًا جيدًا. على سبيل المثالأتمتة البريد الإلكتروني لإرسال الردود التلقائية على رسائل البريد الإلكتروني الواردة
• المهام البرمجية التي يمكن أتمتتها باستخدام برنامج موجود مع ميزات الأتمتة المضمنة فيه. مثل كيف يمكنكأتمتة برنامج Excel لإجراء العمليات الحسابية
• المهام المستهلكة للوقت التي تتطلب الحد الأدنى من الإشراف البشري ولكنها تستغرق وقتاً طويلاً. على سبيل المثال,أتمتة DevOps لمراقبة الأنظمة بحثًا عن سجلات الأخطاء والإبلاغ عن الحوادث
• مهام إدخال البيانات ومعالجتها حيث يتعين عليك جمع البيانات وإدارتها وتنظيمها وتحديثها واستغلالها لتحقيق أهداف العمل. على سبيل المثال، يمكنك استخدامأداة أتمتة المبيعات بالاقتران مع إدارة علاقات العملاء لتخصيص تجربة المبيعات

قم بتحديد هذه المهام بشكل منهجي أثناء الاستعداد للمرحلة التالية - تحديد أولويات المجالات المستهدفة التي ستحقق أعلى فوائد الأتمتة.

الخطوة 2: قياس إمكانات الأتمتة

بينما قد تكون لديك قائمة طويلة من المهام المناسبة للأتمتة، دعنا نركز على المهام المتكررة.

في هذه المرحلة، تقيس إمكانية أتمتة المهام المتكررة. لحساب ذلك، ستحتاج إلى تحليل المعلمات التالية:

كيفية تقييم مدى ملاءمة المهام للتشغيل الآلي _

يتبع هذا التحليل نهجًا استراتيجيًا أثناء أتمتة المهام المتكررة. يمكنك استخدام صيغة مرجحة لإعداد قائمة تستند إلى الأولوية لجهود أتمتة المهام الخاصة بك.

الخطوة 3: استكشاف حلول التشغيل الآلي

الآن بعد أن أصبحت لديك قائمة المهام الروتينية، حان الوقت لاختيار الأداة المناسبة لأتمتة المهام.

يتضمن ذلك البحث عن برنامج أتمتة سير العمل السوق لتحديد حلول لأتمتة المهام المتكررة.

إليك كيفية المضي قدماً في ذلك:

1. تحديد احتياجاتك بوضوح وتعيين المتطلبات المقابلة من أدوات الأتمتة. فصّل متطلباتك إلى احتياجاتك ورغباتك وخططك المستقبلية للتركيز على المهام المتكررة ذات الأولوية القصوى
2. حدد الأهداف لأداة الأتمتة. من الناحية المثالية، حدد هذه الأهداف وفقًا لمعايير SMART للتعبير عن تأثير العمليات المؤتمتة على نتائج الأعمال وتحديدها كميًا
3. بمجرد أن تكون لديك فكرة أساسية، قم بإجراء بحث عبر الإنترنت عن أدوات الأتمتة الشائعة التي تتوافق مع احتياجاتك. استكشف خياراتك من خلال زيارة المواقع الإلكترونية الرسمية، والمنتديات الخاصة بالصناعة، ولوحات المناقشة، وما إلى ذلك.
4. ضع قائمة بالحلول الممكنة وقارن بين ميزات الأدوات وقم بتقييمها. ضع في اعتبارك عوامل مثل التكلفة، وقابلية التوسع، وقدرات التكامل، وسهولة الاستخدام، والتوافق مع مجموعة التقنيات الحالية، وما إلى ذلك.
5. والآن بعد أن أصبحت لديك مجموعة أصغر من الخيارات، قم بفحص مراجعات المستخدمين وشهادات العملاء ودراسات الحالة عن كثب للحصول على فكرة واقعية عما يمكن توقعه من أداة أتمتة المهام. دوّن أي ثغرات أو أوجه قصور لفهم كيفية تأثيرها على أهداف أتمتة المهام الخاصة بك
6. في هذه المرحلة، سيكون لديك ما يقرب من خيارين إلى ثلاثة خيارات متاحة. اتصل بالبائعين واشترك في العروض التوضيحية للمنتجات، والتجارب المجانية، والتجارب المجانية وتجارب المنتج للحصول على فكرة مباشرة عن قدرات كل أداة من أدوات الأتمتة
7. بعد مرحلة التجربة والاختبار، اختر أداة الأتمتة التي تختارها والتي تتوافق مع احتياجاتك المؤسسية وميزانيتك وقدرات فريقك. أنت تريد حلاً قابلاً للتطوير لاستيعاب الأهداف طويلة المدى، حتى لو كان ذلك بتكلفة بسيطة. لهذا السبب، فإن الأداة التي تقدمأتمتة سير العمل المدعومة بالذكاء الاصطناعي ستتفوق على أداة تفتقر إلى هذه الميزة

الخطوة 4: أتمتة المهام

الآن بعد أن برنامج أتمتة المهام جزءًا من المكدس التقني، فقد حان الوقت لأتمتة المهام.

إليك كيفية أتمتة المهام بإتقان:

• ابدأ بإعداد خارطة طريق مفصلة لـ خطة التنفيذ. ضع قائمة بالمهام المتعددة التي ستقوم بأتمتة المهام وتعيين جدول زمني مناسب لها. يمكنك حتى البدء في أتمتة المهام على نطاق صغير ثم التوسع بعد ذلك
• بعد ذلك، حدد أهدافًا وغايات واضحة لأتمتة المهام. حدّد مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس التي ستستخدمها لتقييم أداء المهام المؤتمتة وأدخلها في أداة الأتمتة
• ابدأ مشروعك التجريبي لأتمتة سير العمل، ومن الأفضل أن يكون مشروعًا بسيطًا يقدم فوائد ملحوظة. هذه طريقة رائعة لاختبار أتمتة سير العمل في بيئة محكومة قبل الانتقال إلى عمليات سير عمل أكثر تعقيدًا
• قم بتقييم أداء وتأثير هذه المرحلة الأولى من أتمتة المهام. تنقيح العمليات المؤتمتة بناءً على الملاحظات والنتائج الأولية ومقاييس الأداء. ضبط عمليات سير العمل وتحسين الإعدادات وإصلاح الأخطاء لتنسيق عملية سلسة
• عند تجاوز مراحل التكرار والتحسين في أتمتة المهام الروتينية، انتقل إلى التطبيق الكامل من خلال التوسع التدريجي إلى مهام وسير عمل وأقسام أخرى. إن القيام بذلك بطريقة تدريجية سيضمن استمرارية العمل والحد الأدنى من التعطيلات

يجب أن يصاحب التدريب والدعم المستمر مرحلة تنفيذ الأتمتة. يجب عليك أيضًا توعية القوى العاملة لديك حول فوائد وأفضل ممارسات أتمتة المهام.

الخطوة 5: قياس تأثير الأتمتة

تدور المرحلة الأخيرة حول قياس تأثير جهود الأتمتة الخاصة بك. هل تتذكر كيف كان عليك تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس لمعرفة ذلك؟ يمكن لمؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك أن تقيس الوقت الذي تم توفيره أو مكاسب الإنتاجية أو وفورات في التكاليف أو تقليل الأخطاء. بغض النظر عن ذلك، هنا يمكنك تتبعها لتقييم الفعالية والأداء والفوائد الإجمالية.

للقيام بذلك، يمكنك

1. التقاط البيانات في مرحلة ما قبل الأتمتة. قياس قيم مثل الوقت اللازم لإكمال المهمة ومتوسط معدل الخطأ وما إلى ذلك
2. استخدم برنامج الأتمتة لاكتساب نظرة ثاقبة في العمليات والعمليات التجارية بعد أتمتة العمليات. جمع البيانات القابلة للمقارنة
3. قم بقياس التباين لتحديد التحسن والتأثير على سير العمل. ضع هذه معايير للقياسات المستقبلية

بالإضافة إلى ذلك، تشاور مع جميع أصحاب المصلحة واجمع تعليقاتهم. فقد تسلط رؤاهم الضوء على بعض الجوانب غير الملموسة لأتمتة المهام التي قد تغفلها البيانات، مثل زيادة الروح المعنوية أو تعاون الفريق.

جدولة المراجعات الدورية ومراقبة الأداء من أجل التحسين المستمر.

## أمثلة من العالم الحقيقي لأتمتة المهام المتكررة

إليك بعض الأمثلة أمثلة على أتمتة العمليات التجارية بناءً على الخطوات الخمس الموضحة أعلاه:

التسويق: تبسيط تقويمات وسائل التواصل الاجتماعي*

1. تحديد المهام: جدولة منشورات وسائل التواصل الاجتماعي عبر منصات مختلفة تستغرق وقتًا طويلاً
2. تقييم الإمكانات: المهمة متكررة، وتتضمن اتباع جداول وعمليات نشر محددة مسبقاً، وتتطلب الحد الأدنى من الإشراف
3. استكشاف الحلول: يمكن لأدوات مثل Hootsuite أو Buffer المساعدة في أتمتة جدولة وسائل التواصل الاجتماعي
4. أتمتة: إعداد تقويم للمحتوى وتصميم ضمانات تسويقية وإنشاء منشورات واستخدام الأداة لأتمتة النشر حسب الجدول الزمني
5. قياس التأثير: تتبع زيادة الكفاءة واتساق النشر ونمو المشاركة باستخدام التحليلات

المالية: تحسين دقة الفواتير: تحسين دقة الفواتير*

1. تحديد المهام: يستغرق إدخال بيانات الفواتير يدويًا وقتًا وجهدًا كما أنه عرضة للأخطاء
2. تقييم الإمكانات: المهمة متكررة وقائمة على القواعد ومعرضة للخطأ البشري
3. استكشاف الحلول: يمكن للتعرف الضوئي على الحروف استخراج البيانات من الفواتير وتعبئة أنظمة المحاسبة تلقائيًا
4. أتمتة: دمج برنامج التعرف الضوئي على الحروف في حزمة المحاسبة وإعداد قواعد لاستخراج البيانات والتحقق من صحتها
5. قياس الأثر: تتبع تقليل وقت المعالجة، وتقليل الأخطاء، وتحسين دقة السجلات المالية

خدمة العملاء: بذل المزيد من الجهد بنفس الموارد: إنجاز المزيد بنفس الموارد

1. تحديد المهام: تستغرق الإجابة على الأسئلة المتداولة (FAQ) الكثير من وقت موظف دعم العملاء
2. تقييم الإمكانات: الرد على الأسئلة الشائعة متكرر، ويتبع نمطاً يمكن التنبؤ به، ولا ينطوي على حل المشاكل المعقدة
3. استكشاف الحلول: يمكن تدريب روبوتات الدردشة على الإجابة عن الأسئلة الشائعة وتصعيد المشكلات المعقدة إلى الوكلاء المباشرين
4. أتمتة: تصميم روبوت الدردشة الآلية مع تدفقات القرارات وأشجار الإجابات لمعالجة الاستفسارات الشائعة ودمج روبوت الدردشة الآلية في منصة خدمة العملاء
5. قياس التأثير: تتبع مقاييس مثل NPS (صافي نقاط المروجين)، وCSAT (نقاط رضا العملاء)، وFRT (وقت الاستجابة الأولى)، وتكرار الاستفسارات، وما إلى ذلك.

اقرأ أيضًا:_

/href/ https://clickup.com/blog/automation-examples// أمثلة على الأتمتة *%/href/_

## أسباب استخدام النقر فوق لأتمتة المهام

سواء كنت تبحث عن أتمتة المهام أو أتمتة كاملة الإدارة الآلية للمشاريع فإن ClickUp خيار ممتاز في كلتا الحالتين.

لتقدّر حقًا كيف يمكنك استخدام ClickUp لأتمتة المهام، ضع في اعتبارك الميزات التالية:

### أتمتة ClickUp

إنشاء قائمة بالأتمتة وإدارتها بفعالية باستخدام ClickUp أتمتة ClickUp يتيح للمستخدمين إنشاء قواعد مخصصة أو الاختيار من مكتبة وصفات أتمتة مسبقة الإنشاء لأتمتة المهام المتكررة. على سبيل المثال، يمكنك إعداد الأتمتة لتعيين المهام تلقائيًا إلى عضو مؤهل في الفريق بمجرد إنشاء المهمة.

وبالمثل، يمكنك تعيين التشغيل التلقائي لتحديث أولويات المهام استنادًا إلى معايير محددة مسبقًا أو إرسال إشعارات عند اكتمال المهمة. تعمل هذه الأتمتة المستندة إلى المشغّل كمساعد رقمي مع ضمان اطلاعك على جميع الأنشطة.

انقر فوق الدماغ

أتمتة المهام مثل إنشاء الوثائق المتعلقة بالمشروع باستخدام ClickUp Brain ClickUp Brain هو أداة قوية تقلل من العوائق التقنية التي تحول دون الاستفادة من التكنولوجيا مثل الذكاء الاصطناعي. هذا مساعد الذكاء الاصطناعي يقبل الأوامر بلغة طبيعية ويترجمها إلى قواعد أتمتة مخصصة! هذا يعني أنه يمكنك أتمتة أي مهمة أو سير عمل بمجرد وصف سير العمل المطلوب بلغة بسيطة وواضحة بينما يقوم ClickUp Brain بكل العمل نيابةً عنك.

إن إعداد الأتمتة بسيط مثل أن تقول ل Brain: "عندما يتم وضع علامة أولوية عالية على مهمة ما، قم بتعيينها إلى جين وحدد تاريخ استحقاق في اليوم التالي." سيقوم ClickUp Brain بعد ذلك بإعداد الأتمتة. وبالمثل، يمكنه أتمتة مهام مثل إعداد متطلبات المنتج، وصياغة رسائل البريد الإلكتروني، وتلخيص ملاحظات الاجتماعات، وغير ذلك الكثير! وهذا يجعل ميزات الأتمتة في متناول جميع أعضاء الفريق، بغض النظر عن خبراتهم التقنية.

نماذج النقر فوق النماذج

تعيين المنطق الشرطي في نماذج ClickUp لأتمتة جمع البيانات عرض نموذج ClickUp يلغي مهمة تسجيل البيانات يدويًا التي تستغرق وقتًا طويلاً. استخدمه لإنشاء نماذج مخصصة مفصلة عبر الإنترنت تلتقط البيانات وتحولها مباشرةً إلى مهام. إنه يخدم فائدة مزدوجة.

أولاً، لا يتعين عليك تخصيص مورد مخصص لإدخال البيانات.

ثانيًا، يضمن دقة البيانات دون الحاجة إلى نقاط توقف أو تدخل يدوي. تُعد النماذج الناتجة سهلة الاستخدام والدقيقة والقابلة للتنفيذ مفيدة بشكل خاص لأنشطة الأعمال مثل التقاط العملاء المحتملين وإعداد العملاء وطلبات الخدمة.

النقر فوق المهام المتكررة

إعداد دورية للمهام المتكررة باستخدام ميزة المهام المتكررة

استخدام انقر فوق المهام المتكررة لأتمتة المهام المتكررة - الأمر بهذه البساطة. جدولة المهام التي تتكرر يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا أو سنويًا. سواء كان الأمر يتعلق بإنشاء التقارير أو إصدار الفواتير أو المتابعة، يمكنك تخصيص أنماط التكرار بخيارات مثل "كل أسبوع بديل" أو "في اليوم الأخير من الشهر" لمواءمة سير عملك مع مهمة دورية. عند إقرانها مع ميزة "أتمتة ClickUp Automations"، تضمن هذه الميزة عدم تفويت أي شيء حتى تتمكن أنت وفريقك من التركيز على الأنشطة ذات المستوى الأعلى.

قوالب النقر فوق القوالب

من خلال مكتبة غنية من قوالب الأتمتة المخصصة، يمكنك تحسين سير العمل وزيادة الإنتاجية وتوفير الوقت. تُعد هذه الحلول الجاهزة نقطة انطلاق رائعة لـ أتمتة مهام سير العمل الشائعة

إليك بعض القوالب التي يمكنك استخدامها للبدء:

قم بتنزيل هذا القالب

أتمتة البريد الإلكتروني الصادر باستخدام قالب أتمتة البريد الإلكتروني من ClickUp

قالب ClickUp لأتمتة البريد الإلكتروني تخلص من العمل اليدوي من التواصل عبر البريد الإلكتروني وأرسل رسائل بريد إلكتروني مخصصة بناءً على قيم الحقول المخصصة أو مشغلات المهام. تخيل إرسال رسالة بريد إلكتروني ترحيبية تلقائيًا إلى عميل مسجل حديثًا أو إرسال مجموعة رسائل بريد إلكتروني خاصة بالتأهيل إلى موظف جديد! يتيح لك ذلك إرسال رسائل البريد الإلكتروني المناسبة في الوقت المناسب مع توفير وقت الفريق لمهام أخرى. يمكنك إنشاء مهام لكل بريد إلكتروني تلقائي وإعداد قواعد في ClickUp تحدد المشغّل.

تنزيل هذا القالب

قم بإنشاء مقترحات مشاريع ناجحة باستخدام نموذج مقترح مشروع الأتمتة من ClickUp

قالب ClickUp لأتمتة مقترحات المشاريع تبسيط عملية صياغة مقترحات المشاريع. يتيح لك هذا القالب أتمتة مهام مثل تعيين أنشطة إنشاء المقترحات لأعضاء الفريق، وإرسال تذكيرات وإشعارات بالمواعيد النهائية، واستشارة أصحاب المصلحة عند اكتمال المقترح. يوفر لك عرض مقترح المشروع نظرة عامة شاملة لجميع المقترحات

تنزيل هذا القالب

راقب جميع مؤشرات الأداء الرئيسية للأتمتة باستخدام قالب تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية للأتمتة من ClickUp

قالب تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية لأتمتة ClickUp لا تكتفِ بأتمتة المهام المتكررة؛ بل قم بقياس تأثير هذا الإجراء. استخدم هذا القالب لـ اختبار فعالية الأتمتة. فهو يوفر إطارًا لقياس مؤشرات الأداء الرئيسية المهمة التي يمكنك تتبعها للحكم على ما إذا كانت عمليات سير العمل المؤتمتة ترقى إلى مستوى إمكاناتها. ويتضمن حقولاً مخصصة مثل القسم، والقيمة المستهدفة، والتباين، وما إلى ذلك. تصور الجدول الزمني والمراحل الرئيسية لمبادرات الأتمتة الخاصة بك من خلال عرض الجدول الزمني وتتبع تقدم المهام الفردية من خلال عرض التقدم

لا تكرر، فقط قم بأتمتة باستخدام ClickUp

من كل ما ناقشناه حتى الآن، من الواضح أن الأتمتة لم تعد رفاهية أو ميزة "لطيفة". بل يجب عليك أتمتة المهام المتكررة إلى أقصى حد للوصول إلى مستوى جديد من الكفاءة والإنتاجية والاستفادة من الموارد. نأمل أن يحدد دليلنا البسيط المكون من 5 خطوات خارطة طريق واضحة لتنفيذ الأتمتة.

يمكن لحل إدارة المشاريع المدعوم بالذكاء الاصطناعي مثل ClickUp أن يحول عملياتك اليومية بقوة الأتمتة الذكية. اشترك مجانًا في ClickUp لزيادة إمكانات عملك إلى أقصى حد!