كيف تترك انطباعًا رائعًا في اجتماع انطلاق مشروعك
الوكالات

كيف تترك انطباعًا رائعًا في اجتماع انطلاق مشروعك

تخيل حضور الدورة الثالثة اجتماع العميل فقط لتدرك أن مشروعهم ليس كما كنت تعتقد أنه سيكون على الإطلاق.

هل سقط فكك؟

هل تصرخ داخلياً؟ 😱

من الصعب التعافي من ذلك... خاصةً إذا كانت وكالتك معروفة باهتمامها بالتفاصيل!

يمكنك تجنب هذا الموقف المحرج (والمحتمل أن يهدد حياتك المهنية) من خلال اجتماع انطلاق المشروع. هذا الاجتماع المبدئي هو فرصة لجميع أصحاب المصلحة للتفاهم في وقت مبكر من المشروع.

قم بإعداد مشاريع عملائك للنجاح من خلال التعرف على أساسيات اجتماعات الانطلاق في هذا الدليل. سنرشدك إلى ماهية الاجتماع الافتتاحي للمشروع، وكيفية عقد اجتماع، وبعض الموارد التي يمكنك استخدامها للبدء.

_جاهز؟ دعنا نبدأ هذا الدليل الخاص بالاجتماعات (يقصد التورية)!

ما هو الاجتماع الافتتاحي للمشروع؟

اجتماع بدء المشروع هو اجتماع مع العميل يُعقد في بداية كل مشروع جديد. في مرحلة إدارة المشروع ، تتم الانطلاقة بعد مرحلة التخطيط وتشير إلى بدء مرحلة التنفيذ.

والهدف من هذا الاجتماع هو مواءمة جميع أعضاء فريق الوكالة والعميل حول التفاصيل الحاسمة للمشروع. وتشمل هذه التفاصيل بشكل أساسي ما يلي:

  • خطة المشروع : وصف للمشروع، مع استعراض ما يجب تنفيذه وكيفية تنفيذه
  • هدف المشروع : ما الذي سينجزه المشروع والذي سيساعد عميلك على النجاح
  • المنجزات : العنصر أو مجموعة العناصر التي تحتاج وكالتك إلى إنشائها وتسليمها
  • الجدول الزمني : الجدول الزمني للمشروع الذي ستقدم خلاله المخرجات إلى عميلك
  • الموارد : كيف ستقوم بتخصيص أعضاء فريق المشروع وأدواته للمشروع

إذا كان لديك مشروع صغير، فستحتاج على الأرجح إلى اجتماع انطلاق واحد فقط. ومع ذلك، فإن المشروع الكبير ذو المراحل المتعددة عادة ما يكون له اجتماع انطلاق في بداية كل مرحلة.

قد يتطلب المشروع طويل الأجل والمستمر أيضًا عدة اجتماعات انطلاق لمواءمة أعضاء الفريق مع أي توجيهات جديدة يقدمها العميل.

من يحضر اجتماع انطلاق المشروع؟

يجب أن يكون جميع المشاركين في المشروع - بما في ذلك أعضاء فريقك ونقطة (نقاط) الاتصال في شركة العميل - حاضرين في اجتماع الانطلاق. ويشمل ذلك عادةً ما يلي:

  • مدير المشروع : الشخص الذي سيقوم بتنسيق المشروع وامتلاكه
  • مدراء الفرق: الأشخاص الذين سيقودون الفرق المشاركة في المشروع
  • أعضاء فريق المشروع: الأشخاص الذين سيعملون في وكالتك على إنتاج المخرجات والتعامل معها
  • العميل ورعاة المشروع: نقاط الاتصال التي تمثل الشركة التياستعانت بمصادر خارجية لمشروعها إلى وكالتك

بالإضافة إلى ذلك، قم بدعوة أي أصحاب المصلحة في المشروع مثل المقاولين الأفراد ونقاط الاتصال في أي وكالات شريكة.

هل من الضروري عقد اجتماع لبدء المشروع؟

بالتأكيد! يزامن الاجتماع الافتتاحي بين وكالتك والعميل في كل جانب من جوانب المشروع المطروح ويضعك في حالة نجاح المشروع .

يمكنك مشاركة جميع تفاصيل المشروع مع أعضاء فريق المشروع والعميل من خلال مستند مركزي، وتنتهي من المشروع. ولكن من المحتمل أن يترك ذلك بعض التفاصيل مفتوحة للتفسير وأسئلة مهمة دون إجابة.

والنتيجة؟ سوء التواصل والفوضى الداخلية - مما يؤدي في النهاية إلى فشل المشروع!

نبض في ClickUp

تتيح لك ميزة Pulse في ClickUp رؤية فريقك بالكامل في لمحة سريعة حتى تتمكن من معرفة من المتصل بالإنترنت وما الذي يعملون عليه

يقلل الاجتماع الافتتاحي من سوء التواصل من خلال السماح لجميع أصحاب المصلحة بإجراء مناقشات في الوقت الفعلي حول المشروع. إنها فرصة لتحديد التوقعات حول المشروع - ما الذي سيتم تسليمه ومتى سيتم تسليمه وكيف سيتم تسليمه.

تساعد هذه المناقشات المثمرة على جعل جميع المشاركين على نفس الصفحة وتمنع حدوث أي سوء فهم مشترك تحديات إدارة المشروع من الظهور لاحقًا.

_الجميع يربح!

كيف تدير اجتماع انطلاق مشروع سلس

يعتمد الكثير من الأمور على مدى فعالية اجتماعك الافتتاحي للمشروع، لذا احرص على أن يكون اجتماعك الافتتاحي فعالاً من خلال التخطيط الدقيق والتخطيط المتين برنامج إدارة الاجتماعات .

لحسن حظك، لقد توصلنا إلى قائمة بالخطوات التي يمكنك اتخاذها لإجراء جدول أعمال اجتماع انطلاق المشروع بسلاسة وسهولة!

الخطوة 1: قم بترتيب أولوياتك قبل جمع أصحاب المصلحة

التحضير هو المفتاح لنجاح انطلاق المشروع.

قبل أن ترسل تلك الدعوة، استعد لاجتماعك الافتتاحي المثالي بهذه الخطوات الأربع:

  1. إعداد قائمة المدعوين: حدّد الأشخاص من وكالتك والعملاء وأي أصحاب مصلحة رئيسيين آخرين يجب أن يحضروا الاجتماع. احصل على عناوين بريدهم الإلكتروني إذا لم تكن قد حصلت عليها بالفعل وتأكد من أن الأشخاص لديهم إمكانية الوصول إلى المستندات اللازمة.
  2. اجمع المعلومات الأساسية: تعاون مع العميل وأصحاب المصلحة الآخرين لتجميع كل التفاصيل المعروفة عن المشروع - الغرض من المشروع، ونطاق المشروع، والتسليمات المتوقعة للمشروع، وخطة الإدارة - فيميثاق المشروع. بهذه الطريقة، لن تحتاج إلى تبديل علامات التبويب أثناء الاجتماع.
  3. اختر مدون ملاحظات: لا تنس أن تكلف شخصاً ما بمسؤولية تسجيلملاحظات الاجتماع في فريقك. استخدامالمفكرة في ClickUp يساعدهم في إنزالمحضر الاجتماع. حتى أنه يسمح لهم بـتحويل ملاحظاتهم إلى مهام!
  4. إنشاء أ جدول أعمال الاجتماع الافتتاحي: قم بإعداد قائمة بجميع نقاط/مواضيع النقاش وخصص وقتاً كافياً لكل منها.

التنسيق الغني وأوامر الشرطة المائلة في مستندات النقر

يتيح ClickUp Docs التنسيق المنسق و أوامر الشرطة المائلة للعمل بكفاءة أكبر

Psst...يمكنك بسهولة إنشاء جداول أعمال اجتماعات احترافية باستخدام المستندات في ClickUp باستخدام هذه الميزات:

  • القالب: وفر الوقت باستخدام أحد القوالب الاحترافيةقوالب بدء المشروع لإنشاء جدول أعمال اجتماعك
  • خيارات تحرير النصوص الغنية: أضف الوضوح إلى جدول أعمالك وقلل من سوء الفهم من خلال تنسيق نصوصك. اضبط حجم الخط (صغير، عادي، كبير)، وأضف العناوين، واستخدم ألوان خطوط مختلفة، وقم بتمييز التفاصيل المهمة، والمزيد!
  • صفحات متداخلة: تداخل صفحات متعددة (مثل ميثاق المشروع) داخل المستند الرئيسي للحفاظ على كل شيء في مكان واحد
  • عرض التضمين: تضمين روابط تفاعلية مثل مقاطع فيديو YouTube وجداول بيانات Google والمزيد من الأنظمة الأساسية الأخرى في مستنداتك

بمجرد أن تصبح جاهزًا، يمكنك مشاركة جدول الأعمال مباشرةً أو إرفاقه ببريد إلكتروني باستخدام انقر فوق البريد الإلكتروني لإرساله إلى الحضور.

الخطوة 2: بدء المقدمات

لقد قمت بكل التحضيرات اللازمة. والآن حان وقت بدء العرض وبدء الاجتماع!

ابدأ بتعريف عميلك (ورعاته، إن وجدوا) - مع لمحة موجزة عما سيكونون مسؤولين عنه. يحصل عميلك أيضًا على فرصة تقديم نفسه لبقية أعضاء فريقك وشرح حصته في المشروع.

ضع في اعتبارك طرح سؤال لكسر الجليد لتخفيف بعض القلق في الاجتماع في وقت مبكر وجعل جميع المشاركين يشعرون بالراحة. سيساعد هذا السؤال الممتع فريقك أيضًا على بناء علاقة مع العميل.

الخطوة 3: راجع لماذا المشروع

إن رحلة بدون وجهة واضحة هي وصفة لكارثة. ولهذا السبب فإن الخطوة التالية هي توضيح سبب استثمار العميل للوقت والموارد في هذا المشروع.

اطلب من عميلك مشاركة أهداف المشروع الرئيسية - وهو عنصر أساسي من عناصر نطاق المشروع . يجب أن يشاركوا صراحةً ما سيحققه المشروع وكيف سيساعدهم في تحقيق أهدافهم.

لوحة معلومات ClickUp

إنشاء لوحات معلومات مخصصة في ClickUp للحصول على نظرة عامة عالية المستوى لجميع أعمالك

حثهم على أن يكونوا محددين قدر الإمكان من خلال مشاركة مؤشرات الأداء الرئيسية للأعمال أو المعايير التي ستساعد في تحديد شكل النجاح. آخر ما يحتاجه فريقك هو أهداف غامضة يمكن تفسيرها بطرق متعددة.

على سبيل المثال، قد يكون الهدف المحدد جيدًا لمشروع التسويق عبر البريد الإلكتروني هو زيادة التحويلات بنسبة 5% قبل نهاية الربع الأول.

يبدو هدفاً طموحاً. لكنه هدف واضح (زيادة التحويلات) ومحدد للغاية (بنسبة 5% قبل الربع الثاني)!

ملاحظة جانبية: ستحتاج إلى طريقة فعالة لتسجيل أهدافك وتتبعها لاحقًا. تخلص من جداول البيانات الخاصة بك وقم فقط بإدخال البيانات في ClickUp. هذا برنامج إدارة المشاريع يجعل من السهل جدًا تتبع التقدم المحرز وتحقيق الأهداف بمجرد بدء المشروع.

فكيف يمكنك القيام بذلك؟ باستخدام أهداف النقر !

يمكنك إنشاء أهداف تحتوي على أهداف مختلفة، مثل:

  • أرقام: قيم رقمية مثل النسبة المئوية للزيادات
  • عملة: أهداف نقدية مثل زيادة الأرباح
  • صحيح/خطأ: تم أو لم يتم، نعم أو لا

عند إكمال أهدافك، سيقوم ClickUp تلقائيًا بتحديث النسبة المئوية لتقدمك. بهذه الطريقة، سترى مدى قربك من تحقيق هدفك.

تتبّع تقدمك باستمرار مع أهدافك في ClickUp

راقب نسبتك المئوية إلى الهدف مع تقدم أهدافك المكتملة في أهداف ClickUp

الخطوة 4: تحدث عن الإنجازات المتوقعة

بحلول هذا الوقت، يكون جميع المشاركين قد فهموا الآن ماهية المشروع والهدف (الأهداف) التي سيساعد على تحقيقها. الخطوة التالية هي أن تحدد بوضوح ما الذي ستقوم وكالتك بإنشائه وتسليمه لعميلك لمساعدته على النجاح.

يجب أن تكون جميع المخرجات مرتبطة بالغرض من المشروع. إذا لم تتمكن من إجراء هذا الربط، فمن المحتمل أن تقع المهمة خارج نطاق المشروع ولا ينبغي النظر فيها.

كن واضحًا عند وصف المخرجات واحصل على موافقة صريحة من العميل على كل مهمة. بالعودة إلى مثال التسويق عبر البريد الإلكتروني أعلاه، يمكن أن تكون بعض المخرجات المحتملة:

  • تفاصيل كاملة للحملة مع تسلسل وتواتر رسائل البريد الإلكتروني
  • الـالمحتوى الترويجي الذي ستتم مشاركته مع رسائل البريد الإلكتروني
  • تقارير أداء الحملة

سيساعد وصف المخرجات وكالتك على تجنب ما يلي الإفراط في الخدمة عملائك دون أي ربح إضافي. كما أنه سيمنح فريقك الوضوح بشأن ما يحتاجون إليه بالضبط لتحقيق النجاح.

_تذكر: من الأفضل تحديد التوقعات الآن بدلاً من إدارتها لاحقاً!

الخطوة 5: قم بتعيين الأدوار لأعضاء فريقك

جميع المشاركين لديهم فهم جيد للمشروع. والآن حان الوقت لمناقشة من يحتاج إلى القيام بماذا.

بعبارة أخرى، حان الوقت لتعيين الأدوار والمسؤوليات الرئيسية للأشخاص في فريق المشروع.

قد يعرف بعض أو كل الأشخاص من وكالتك مسؤولياتهم بالفعل في هذه المرحلة. لكن تسليط الضوء عليها خلال اجتماع بدء المشروع سيساعد الجميع - العميل ورعاته وفريقك- على فهم من المسؤول عن ماذا، وتوجيه استفساراتهم إلى الأشخاص المؤهلين للإجابة عليها.

الخطوة 6: تحديد الجدول الزمني للمشروع والمعالم الرئيسية

لقد غطيت السبب (الغرض/الهدف)، ماذا (المخرجات)، و من (الأدوار) لمشروعك. قم برسم الصورة الكاملة من خلال تغطية _متى - أي الجدول الزمني للمشروع .

شارك كيف تخطط لتخطيط مخرجات المشروع على جدول زمني بمواعيد نهائية واضحة، واحصل على موافقة العميل.

هذا الجزء هو فرصتك للتراجع عن أي طلبات غير واقعية من العميل فيما يتعلق بالمواعيد النهائية. اشرح عملياتك الداخلية واعتمد على معايير الصناعة لأوقات التسليم لتثقيفهم.

تقديم لمحة عامة عن معالم المشروع أيضًا. بهذه الطريقة، سيفهم جميع المشاركين كيفية قياس التقدم المحرز في المشروع خلال مرحلة التنفيذ.

بالحديث عن المعالم، يمكنك تعيينها وتتبعها في مخطط جانت الخاص بـ ClickUp . إنه مخطط سهل القراءة للقيام بأشياء مثل:

  • إنشاء جدول زمني للمشروع
  • جدولة المهام
  • حسابالمسار الحرج
    • إدارةالتبعيات فقط بتنسيق خطي.

يمكنك إنشاء المخطط الزمني وإعادة ترتيبه بسرعة باستخدام وظيفة السحب والإفلات. اقرأ مخطط جانت مقابل المخطط الزمني لنرى كيف يختلفان.

سحب وإسقاط المهام عرض التقويم

قم بسحب المهام وإفلاتها في طريقة عرض التقويم في ClickUp

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك دائماً تعيين تواريخ استحقاق للمهام حتى يعرف المكلفون بالمهام متى يجب عليهم إكمال عملهم. بالنسبة للأحداث المهمة في جدولك الزمني، يمكنك إنشاء تذكيرات .

يمكنك حتى تفويضها للآخرين، حتى لا ينسوا عنصر عمل أساسي.

الخطوة 7: اتفق مع عميلك على خطة للتواصل وإعداد التقارير

يريد عميلك أن يعرف كيف ستقوم وكالتك بإبقائه على اطلاع دائم بتقدم المشروع وأدائه. من الأهمية بمكان أن يتم توضيح ذلك الآن أو في عملية تأهيل العميل . يستلزم ذلك الإجابة على أسئلة مثل:

  • في أي وتيرة سيتم إبلاغ العميل بالتقدم المحرز؟ هل سيتم ذلك أسبوعيًا أم مرتين في الشهر أم مرة كل شهر؟
  • أين سيتم التواصل؟ هل العميل على استعداد للانضمام إلى منصة تستخدمها وكالتك؟
  • من ستكون نقاط الاتصال التي ستمثل وكالتك؟ ماذا عن العميل؟

اتفق على الخطة التي تناسب فريقك وعميلك. مع ClickUp، يمكنك استخدام عرض التقويم لجدولة اجتماعات منتظمة. يمكن للفرق البعيدة الاستفادة من تكامل Zoom للانضمام بسهولة إلى الاجتماعات من داخل المهمة.

تحقق من هذه

_/مرجع/ https://clickup.com/blog/client-onboarding-software// أدوات تأهيل العميل على متن الطائرة *%!_

!

تنزيل هذا القالب

4. قالب ClickUp للخدمات الاحترافية

قالب ClickUp للخدمات الاحترافية

تعاون بثقة مع العملاء واجعلهم سعداء مع هذا القالب الفريد من نوعه لفرق الخدمات المهنية

عمل رائع على انطلاق مشروع ناجح. حان الوقت الآن لمتابعة المشروع حتى النهاية للتأكد من أن عملاءك ليسوا سعداء فقط بل يتعاونون معك بكفاءة.

ومع ذلك، فإن قول ذلك أسهل من فعله عندما يكون لدى وكالتك الكثير من المشاريع الجارية التي تحتاج إلى اهتمامك. كل ذلك التبديل بين السياقات أثناء الانتقال من عميل إلى آخر بالتأكيد له تأثيره - ولهذا السبب تحتاج إلى عرض منظم لمشاريعك.

إن قالب ClickUp للخدمات الاحترافية يجعل الأمر أسهل بنقرة واحدة! ما عليك سوى إنشاء قائمة كاملة قابلة للتخصيص وتنظيم جميع مكونات مشروع عميلك مع تتبع التقدم المحرز في الوقت الفعلي.

والجزء الأفضل؟ من السهل إعادة استخدام التنسيق الذي تقوم بتخصيصه للعملاء الآخرين أيضًا.

قم بتنزيل هذا القالب

5. قالب مستند استكشاف الوكالة/العميل ClickUp

قالب مستند اكتشاف العميل/وكالة ClickUp/عميل وكالة ClickUp

تتبع كل شيء في قالب مستندات ClickUp المفصل هذا لإبهار العملاء من أول مكالمة

تُعد المكالمات الأولى ضرورية لمقابلة عملائك لأول مرة قبل أن تبدأ في مناقشة الأعمال الداخلية لكيفية التواصل والعمل معًا. لهذا السبب من المهم أن تسجل كل شيء في مكالمتك الأولى، بحيث يكون لديك الكثير لتعمل عليه - سواء كان ذلك باقتراح عقد أو تقديم الخطوات التالية.

استخدام قالب مستند اكتشاف ClickUp سيساعدك على تسجيل وتتبع كل ما تحتاجه لبدء اجتماع مع عميل جديد أو محتمل. قم بتخصيص هذا المستند ليضم أهم عمليات وكالتك وأسئلتها ونقاط البيع الرئيسية التي تقدمها للعملاء حتى لا تضيع عندما يطرحون سؤالاً حول عائد الاستثمار أو التكاليف أو معدلات النجاح.

هذا مستند رائع لاجتماع استهلالي داخلي للمشروع أو لمدير مشروع مخصص لاستخدامه.

قم بتنزيل هذا النموذج

ابدأ العمل مع ClickUp

ليس هناك ما يضمن أن مشروعك سيكون سلساً بعد اجتماع الانطلاق. ولكن وجود خطة سيزيد من فرص نجاح اجتماع انطلاق المشروع لبدء الأمور سيقلل بالتأكيد من سوء التواصل والاختناقات.

ومع وجود أداة اجتماع مثل ClickUp تصبح هذه العملية سهلة للغاية.

وهذا ليس كل شيء..

تخيل ما يمكن لـ ClickUp القيام به لمشروعك بأكمله من خلال إمكانيات إدارة المهام وسير العمل والموارد والوقت والمستندات. إنها فقط إدارة المشروع المناسبة أداة لوكالات التسويق !

اجعل اجتماع بدء المشروع الخاص بك اجتماعًا رئيسيًا عندما احصل على ClickUp مجانًا اليوم !

ClickUp Logo

تطبيق واحد ليحل محلهم جميعًا