Ngày nay, nhiều nhóm dựa vào các công cụ AI. Tuy nhiên, nếu không có các lời nhắc chuẩn hóa, họ thường gặp phải kết quả đầu ra không nhất quán, đòi hỏi phải chỉnh sửa lại rất nhiều.
Báo cáo "State of AI" của Deloitte cũng khẳng định điều này: 37% tổ chức vẫn chỉ sử dụng AI ở mức độ bề mặt, với ít hoặc không có sự thay đổi về quy trình.
Bài viết này phân tích chi tiết các mẫu quy trình làm việc với lời nhắc AI thực sự là gì và tại sao chúng lại là "lớp trung gian" còn thiếu giữa nhóm của bạn và kết quả AI đáng tin cậy. Bài viết cũng hướng dẫn bạn qua 10 tùy chọn sẵn sàng sử dụng, bao quát các lĩnh vực như nội dung, quản lý dự án, kỹ thuật, nhân sự, tài chính và nhiều lĩnh vực khác.
Mẫu quy trình làm việc với lời nhắc AI là gì?
Mẫu quy trình làm việc với lời nhắc AI là một tài liệu có thể tái sử dụng, kết hợp cấu trúc lời nhắc đã được kiểm chứng với các bước quy trình xung quanh nó. Mẫu này bao gồm các trường trống dành cho các yếu tố như vai trò, bối cảnh, các ràng buộc và định dạng đầu ra — nhờ đó bạn không cần phải viết lời nhắc từ đầu mỗi khi cần kết quả từ AI.
Nếu không có sự chuẩn hóa, chúng tôi đã chứng kiến các nhóm mà cùng một yêu cầu — “viết email cập nhật dự án” — lại tạo ra các kết quả có phạm vi từ 50 đến 500 từ, với giọng điệu và mức độ chi tiết hoàn toàn khác nhau. Không ai biết được lời nhắc nào thực sự hiệu quả.
Một mẫu quy trình làm việc với lời nhắc AI tốt cần kết hợp ba yếu tố sau:
- Khung mẫu lời nhắc: Một định dạng có cấu trúc với các ô trống rõ ràng dành cho các biến số như đối tượng, giọng điệu và loại sản phẩm đầu ra
- Bối cảnh quy trình làm việc: Yếu tố nào kích hoạt lời nhắc, ai sẽ xem xét kết quả và kết quả sẽ được chuyển đến đâu tiếp theo
- Ghi chú về các lần lặp: Những thay đổi và lý do, để mẫu ngày càng được cải thiện theo thời gian
🎥 Trước khi tìm hiểu về các mẫu quy trình làm việc, bạn nên nắm vững những nguyên tắc cơ bản để đặt câu hỏi cho AI một cách hiệu quả. Video này hướng dẫn các kỹ thuật cần thiết để nhận được phản hồi tốt hơn từ các công cụ AI:
Tại sao các mẫu lời nhắc AI giúp các nhóm tiết kiệm thời gian
Hiện nay, mọi nhóm đều sử dụng AI tại nơi làm việc. Tuy nhiên, phần lớn bỏ qua bước thống nhất về cách sử dụng chúng — McKinsey phát hiện ra rằng ít hơn một phần ba các tổ chức tuân thủ các thực hành đúng đắn về triển khai và mở rộng quy mô AI tạo sinh.
Sử dụng các mẫu lời nhắc AI mang lại nhiều lợi ích:
- Chất lượng đầu ra nhất quán: Khi mọi người đều sử dụng cùng một khung mẫu, nhân viên mới cũng có thể tạo ra các bản nháp có chất lượng tương đương với thành viên cấp cao trong nhóm
- Thay đổi nhanh chóng: Các trường giữ chỗ rõ ràng cho phép bạn thay đổi đối tượng, giọng điệu hoặc sản phẩm đầu ra chỉ trong vài giây thay vì phải viết lại từ đầu
- Kiến thức bền vững: Các lời nhắc tốt là tài sản quý giá. Các mẫu giúp biến công thức bí mật của một cá nhân thành tài sản được chia sẻ, tồn tại bền vững qua các thay đổi nhân sự
- Giảm thiểu việc chuyển đổi giữa các công cụ: Khi các mẫu lời nhắc của bạn được lưu trữ trong cùng một không gian làm việc nơi bạn quản lý các dự án và công việc, bạn sẽ giảm bớt sự phiền phức khi phải chuyển đổi giữa các ứng dụng
📮ClickUp Insight: Một nửa số người tham gia khảo sát của chúng tôi gặp khó khăn trong việc áp dụng AI; 23% không biết bắt đầu từ đâu, trong khi 27% cần thêm đào tạo để thực hiện các việc cần làm nâng cao.
ClickUp giải quyết vấn đề này bằng giao diện trò chuyện quen thuộc, giống như nhắn tin bằng văn bản. Các nhóm có thể bắt đầu ngay với những câu hỏi và yêu cầu đơn giản, sau đó tự nhiên khám phá các tính năng tự động hóa và quy trình làm việc mạnh mẽ hơn trong quá trình sử dụng mà không gặp phải đường cong học tập dốc khiến nhiều người e ngại.
📮ClickUp Insight: Một nửa số người tham gia khảo sát của chúng tôi gặp khó khăn trong việc áp dụng AI; 23% không biết bắt đầu từ đâu, trong khi 27% cần thêm đào tạo để thực hiện các việc cần làm nâng cao.
ClickUp giải quyết vấn đề này bằng giao diện trò chuyện quen thuộc, giống như nhắn tin bằng văn bản. Các nhóm có thể bắt đầu ngay với những câu hỏi và yêu cầu đơn giản, sau đó tự nhiên khám phá các tính năng tự động hóa và quy trình làm việc mạnh mẽ hơn trong quá trình sử dụng mà không gặp phải đường cong học tập dốc khiến nhiều người e ngại.
10 mẫu quy trình làm việc với lời nhắc AI tốt nhất
Một số mẫu này được thiết kế cho ClickUp, một số cho ChatGPT hoặc Copilot, và một mẫu tổ chức các lời nhắc bằng Microsoft Danh sách công việc. Hãy chọn mẫu phù hợp với hệ thống công cụ của bạn. 👀
1. Lời nhắc và hướng dẫn AI cho bài viết blog của ClickUp
Mẫu " AI Prompt & Guide for Blog Posts " của ClickUp cung cấp cho các nhóm nội dung một quy trình làm việc lặp lại cho các đề cương, bản nháp và bản tóm tắt bài viết blog.
👀 Ví dụ về lời nhắc: “Bạn là một chuyên gia chiến lược nội dung cấp cao. Hãy viết một bản phác thảo bài blog dài 1.200 từ về [CHỦ ĐỀ] với mục tiêu dành cho [ĐỐI TƯỢNG]. Sử dụng giọng điệu trò chuyện. Bao gồm một tiêu đề H1, năm phần H2 và một lời kêu gọi hành động (CTA) kết luận để [HÀNH ĐỘNG]. Ưu tiên lời khuyên thực tiễn hơn lý thuyết. ”
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Các trường đã điền sẵn cho chủ đề, đối tượng, giọng điệu, từ khóa SEO và lời kêu gọi hành động (CTA) giúp loại bỏ sự phỏng đoán khi tạo lời nhắc
- Kết nối với các nhiệm vụ ClickUp, giúp theo dõi từng bài đăng khi nó trải qua các giai đoạn soạn thảo, kiểm duyệt và xuất bản
- Tích hợp các nguyên tắc cơ bản của kỹ thuật tạo lời nhắc như phân công vai trò và các ràng buộc về đầu ra, giúp bản nháp đầu tiên có thể sử dụng được, không phải là nội dung chung chung
🚀 Phù hợp nhất cho: Các nhóm tiếp thị nội dung có lịch đăng tải định kỳ.
2. Lời nhắc ChatGPT cho quản lý dự án
Mẫu "ChatGPT Prompts for Quản lý dự án" của ClickUp cung cấp cho bạn các lời nhắc ChatGPT được tạo sẵn để viết bản tóm tắt dự án, tóm tắt trạng thái cập nhật, xây dựng danh sách rủi ro và chia các epic thành các công việc. Mỗi lời nhắc đều có các ô trống để điền tên dự án, dòng thời gian, kích thước nhóm và các sản phẩm đầu ra.
👀 Ví dụ về lời nhắc: “Hãy đóng vai trò là người quản lý dự án. Tóm tắt bản cập nhật dự án sau đây thành ba điểm chính dành cho đối tượng là các nhà lãnh đạo cấp cao. Nêu rõ: (1) tiến độ so với các cột mốc quan trọng, (2) rủi ro hàng đầu, (3) ưu tiên trong tuần tới. Bản cập nhật dự án: [DÁN NỘI DUNG CẬP NHẬT]. ”
Các ô trống có cấu trúc buộc bạn phải cung cấp cho AI bối cảnh cần thiết, điều này có nghĩa là kết quả đầu tiên sẽ hữu ích thay vì chung chung và mơ hồ. Và nếu bạn muốn bỏ qua hoàn toàn bước sao chép-dán, ClickUp Brain có thể tạo tóm tắt và phân chia công việc trực tiếp từ dữ liệu công việc hiện có.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Bao quát toàn bộ vòng đời quản lý dự án: bản tóm tắt, bản cập nhật, danh sách rủi ro và phân tích chi tiết các epic
- Các ô trống dành cho chi tiết cụ thể của dự án giúp giảm số lần điều chỉnh lời nhắc
- Các lời nhắc được cấu trúc để tạo ra kết quả sẵn sàng cho cấp lãnh đạo, không phải là những đoạn văn dài dòng
- Tích hợp tự nhiên với ClickUp Brain nếu bạn muốn tự động lấy dữ liệu công việc
🚀 Phù hợp nhất cho: Các nhà quản lý dự án và trưởng nhóm sử dụng ChatGPT cùng với công cụ quản lý dự án của họ
🚀 Phù hợp nhất cho: Các nhà quản lý dự án và trưởng nhóm sử dụng ChatGPT cùng với công cụ quản lý dự án của họ
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Loại bỏ hoàn toàn các ô trống với ClickUp Brain.
Mỗi mẫu trong danh sách này đều có các [KHOẢNG TRỐNG] mà bạn phải điền thủ công: tên dự án, đối tượng mục tiêu, dòng thời gian và sản phẩm đầu ra. Cách này có hiệu quả, nhưng tốn thời gian và bạn phải tự thu thập bối cảnh.
ClickUp Brain đã biết tên công việc, người được giao, ngày đáo hạn, mô tả và dữ liệu từ các ứng dụng được kết nối của bạn. Thay vì dán bối cảnh vào lời nhắc, Brain sẽ lấy trực tiếp từ Không gian Làm việc ClickUp. Một lời nhắc cập nhật trạng thái mà phải mất năm phút để sao chép và dán trong ChatGPT chỉ mất vài giây trong ClickUp vì bối cảnh đã có sẵn.
3. Lời nhắc ChatGPT cho Quản lý Sản phẩm
Mẫu "ChatGPT Prompts for Product Management" của ClickUp bao gồm các tài liệu yêu cầu sản phẩm (PRD), bản nháp câu chuyện người dùng, chủ đề phản hồi của khách hàng và ghi chú phát hành. Các lời nhắc được sắp xếp theo giai đoạn vòng đời sản phẩm, giúp bạn không phải cuộn qua danh sách phẳng để tìm đúng mẫu cần thiết.
Mỗi lời nhắc đều tích hợp sẵn bối cảnh vai trò, và định dạng câu chuyện người dùng “Với tư cách là… tôi muốn… để…” đã trở thành tiêu chuẩn cho các lời nhắc AI dành cho các nhà quản lý sản phẩm. Việc tích hợp định dạng này vào mẫu có nghĩa là kết quả sẽ được trình bày theo cấu trúc mà nhóm của bạn đã quen sử dụng, không cần phải định dạng lại.
👀 Ví dụ về lời nhắc: “Bạn là một quản lý sản phẩm. Hãy soạn thảo năm câu chuyện người dùng theo định dạng ‘Với tư cách là [loại người dùng], tôi muốn [hành động] để [kết quả]’ cho một tính năng có [MÔ TẢ TÍNH NĂNG]. Hãy sắp xếp theo mức độ ảnh hưởng dự kiến đối với người dùng.”
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Các lời nhắc được liên kết với các giai đoạn thực tế của sản phẩm: khám phá, định nghĩa, phát triển và ra mắt
- Kết quả câu chuyện người dùng tuân theo định dạng tiêu chuẩn ngành ngay từ đầu
- Bao gồm các lời nhắc để tổng hợp các chủ đề phản hồi của khách hàng, không chỉ để viết tài liệu
- Bối cảnh vai trò trong mỗi lời nhắc giúp AI tránh đưa ra các câu trả lời chung chung, chỉ dừng lại ở bề mặt
🚀 Phù hợp nhất cho: Các nhà quản lý sản phẩm và nhóm vận hành sản phẩm đang quản lý danh sách công việc tồn đọng và lộ trình phát triển.
🚀 Phù hợp nhất cho: Các nhà quản lý sản phẩm và nhóm vận hành sản phẩm đang quản lý danh sách công việc tồn đọng và lộ trình phát triển.
🚀 Các lời nhắc AI này giúp các nhà quản lý dự án suy nghĩ hiệu quả hơn, hành động nhanh hơn và tránh phải bắt đầu lại từ đầu mỗi lần.
4. Lời nhắc ChatGPT dành cho kỹ thuật
Mẫu ChatGPT Prompts for Engineering của ClickUp bao gồm danh sách kiểm tra đánh giá mã nguồn, tài liệu kỹ thuật, mẫu báo cáo lỗi và hồ sơ quyết định kiến trúc. Mỗi lời nhắc đều có các ô trống để điền ngôn ngữ lập trình, khung công nghệ và trình độ kỹ thuật của đối tượng, giúp kết quả đầu ra phù hợp với hệ thống công nghệ thực tế của bạn.
Yêu cầu về kết quả được đánh số trong các lời nhắc như ví dụ dưới đây buộc hệ thống phải cung cấp phản hồi dễ đọc và có thể áp dụng ngay, thay vì một khối văn bản dài dòng. Đó chính là sự khác biệt giữa kết quả AI mà bạn thực sự sử dụng và kết quả AI mà bạn chỉ lướt qua rồi đóng lại.
👀 Ví dụ về lời nhắc: “Kiểm tra đoạn mã sau đây cho [LANGUAGE]. Xác định: (1) các lỗi tiềm ẩn, (2) các vấn đề về hiệu suất, (3) các cải tiến về tính dễ đọc. Giải thích từng phát hiện trong một câu. Mã: [PASTE CODE]. ”
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Các lời nhắc bao quát toàn bộ quy trình làm việc kỹ thuật: đánh giá mã nguồn, tài liệu, báo cáo lỗi và ADR
- Các trường trống về ngôn ngữ và khung công nghệ giúp kết quả đầu ra phù hợp với hệ thống công nghệ của bạn
- Các ràng buộc về kết quả được đánh số giúp phản hồi từ AI dễ dàng xem xét và thực hiện
- Các cài đặt theo đối tượng cho phép bạn tạo tài liệu dành cho kỹ sư hoặc các bên liên quan không chuyên về kỹ thuật
🚀 Phù hợp nhất cho: Kỹ sư phần mềm, quản lý kỹ thuật và các nhóm DevOps.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Gửi lời nhắc từ bất kỳ đâu (thậm chí bằng giọng nói) với ClickUp Brain MAX .
Các mẫu lời nhắc chỉ thực sự hữu ích nếu bạn có thể truy cập chúng ngay khi ý tưởng nảy ra, chứ không chỉ khi bạn tình cờ mở đúng tab trình duyệt.
Brain MAX là một trợ lý AI trên máy tính để bàn, luôn hiện diện trong khay hệ thống và khởi chạy chỉ bằng một phím tắt. Sử dụng nó để chạy các lệnh nhắc, tìm kiếm trên ClickUp và các ứng dụng được kết nối như Google Drive, GitHub và SharePoint, đồng thời nhận được câu trả lời mà không cần chuyển đổi cửa sổ.
Và nếu việc gõ một lời nhắc chi tiết khiến bạn cảm thấy phiền phức, tính năng "Talk to Text" của Brain MAX cho phép bạn đọc lời nhắc một cách tự nhiên. Chỉ cần nói như cách bạn giải thích công việc cho đồng nghiệp, và AI sẽ xử lý phần còn lại.
5. Lời nhắc ChatGPT dành cho bộ phận nhân sự
Mẫu lời nhắc ChatGPT cho bộ phận nhân sự của ClickUp này xử lý các quy trình nhân sự cốt lõi như mô tả công việc, ngân hàng câu hỏi phỏng vấn, danh sách kiểm tra nhập môn và tóm tắt khảo sát nhân viên. Mẫu này bao gồm các nguyên tắc hướng dẫn như “Sử dụng ngôn ngữ trung tính về giới tính” và “Tránh các yêu cầu không thực sự cần thiết cho vai trò công việc”.
Hướng dẫn "bias-guardrail" giúp khắc phục các thách thức phổ biến của AI bằng cách ngăn chặn AI mặc định sử dụng các mẫu ngôn ngữ mang tính loại trừ — điều này xảy ra thường xuyên hơn bạn nghĩ nếu không có hướng dẫn này.
👀 Ví dụ về lời nhắc: “Viết mô tả công việc cho vị trí [TÊN VỊ TRÍ] tại một công ty [KÍCH THẾ CÔNG TY] trong ngành [NGÀNH NGHỀ]. Bao gồm: tóm tắt vai trò, năm trách nhiệm chính, yêu cầu về trình độ và các tiêu chí ưu tiên. Sử dụng ngôn ngữ trung lập về giới tính trong toàn bộ nội dung.”
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Bao quát toàn bộ chu kỳ Quản lý Nhân sự: tuyển dụng, đào tạo và định hướng, gắn kết nhân viên và chấm dứt hợp đồng
- Các biện pháp phòng ngừa thiên vị được tích hợp sẵn trong các lời nhắc theo mặc định
- Các câu hỏi phỏng vấn được cấu trúc theo năng lực, không chỉ theo vai trò
- Các lời nhắc tóm tắt khảo sát giúp bạn tổng hợp phản hồi của nhân viên thành các chủ đề một cách nhanh chóng
🚀 Phù hợp nhất cho: Các nhà quản lý nhân sự, chuyên viên tuyển dụng và các nhóm People Ops.
6. Lời nhắc ChatGPT cho lĩnh vực tài chính
Mẫu ChatGPT Prompts for Finance của ClickUp xử lý các giải thích về chênh lệch ngân sách, tóm tắt báo cáo điều hành, quy tắc phân loại chi phí và ma trận so sánh nhà cung cấp. Mỗi mẫu đều có các ô trống để điền thông tin về kỳ báo cáo, tiền tệ và cấp bậc của đối tượng đọc.
Hướng dẫn đầu ra theo từng đoạn trong các lời nhắc như ví dụ dưới đây phản ánh định dạng quản lý tài chính dự án mà các nhóm đã trình bày cho ban lãnh đạo. Thay vì phải chỉnh sửa lại một khối văn bản do AI tạo ra thành một bản trình bày chuyên nghiệp, bạn sẽ nhận được một bản tường thuật có cấu trúc mà bạn có thể đưa thẳng vào bản trình bày.
👀 Ví dụ về lời nhắc: “Tóm tắt dữ liệu ngân sách quý sau đây thành một bản tóm tắt điều hành gồm ba đoạn. Đoạn 1: hiệu suất tổng thể so với kế hoạch. Đoạn 2: ba yếu tố chính gây ra chênh lệch. Đoạn 3: các hành động được đề xuất. Dữ liệu: [DÁN DỮ LIỆU]. ”
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Các lời nhắc được cấu trúc dành cho đối tượng là các nhà lãnh đạo, không phải là dữ liệu thô
- Các trường trống dành cho kỳ báo cáo, tiền tệ và cấp bậc giúp kết quả đầu ra sẵn sàng để trình bày
- Các lời nhắc so sánh nhà cung cấp tạo ra các ma trận so sánh song song, không phải văn bản
- Các lời nhắc giải thích sự biến động giúp bạn giải thích lý do đằng sau các số
🚀 Phù hợp nhất cho: Các nhà phân tích tài chính, kiểm soát viên và các nhóm FP&A.
💟 Phần thưởng: Biến lời nhắc hay nhất của bạn thành một Siêu đại lý luôn sẵn sàng!
Khi bạn tìm thấy một lời nhắc hiệu quả, chẳng hạn như bản tóm tắt trạng thái hàng tuần hoặc danh sách kiểm tra phân loại lỗi, hãy ngừng thực hiện thủ công. Thay vào đó, hãy tạo một ClickUp Super Agent dựa trên lời nhắc đó.
Super Agents là những đồng nghiệp được hỗ trợ bởi AI, hoạt động ngay trong ClickUp với bối cảnh không gian làm việc đầy đủ. Chúng có thể thực thi các quy trình làm việc nhiều bước 24/7, được kích hoạt bởi sự thay đổi trạng thái công việc, lịch trình hoặc một đề cập đơn giản.
Bạn kiểm soát các công cụ và nguồn dữ liệu mà chúng truy cập, ai có thể kích hoạt chúng và các giới hạn hoạt động mà chúng tuân thủ. Đó là sự khác biệt giữa một lời nhắc mà bạn phải nhớ sử dụng và một quy trình tự động không bao giờ quên.
Tìm hiểu thêm về Super Agents tại đây 👇
7. Lời nhắc ChatGPT cho việc viết
Mẫu ChatGPT Prompts for Writing của ClickUp không chỉ dừng lại ở việc tạo/lập nội dung cơ bản mà còn bao quát các loại nội dung như email, nội dung trên mạng xã hội, thông báo nội bộ và phần mô tả trong đề xuất. Mẫu này bao gồm tính năng “style mimic” (bắt chước phong cách), cho phép bạn dán một mẫu giọng điệu thương hiệu của mình và yêu cầu AI sao chép theo.
Mô phỏng phong cách là thủ thuật ít được sử dụng nhất để xây dựng nhận diện thương hiệu với AI. Thay vì mô tả giọng điệu của bạn bằng những thuật ngữ trừu tượng như “chuyên nghiệp nhưng thân thiện”, bạn hãy cho AI thấy nó trông như thế nào. Kết quả sẽ gần gũi với thương hiệu hơn ngay từ bản nháp đầu tiên.
👀 Ví dụ về lời nhắc: “Viết một [ĐỊNH DẠNG: email / bài đăng trên LinkedIn / bản ghi nhớ nội bộ] về [CHỦ ĐỀ] dành cho [ĐỐI TƯỢNG]. Giọng điệu: [GIỌNG ĐIỆU]. Độ dài: [SỐ LƯỢNG TỪ]. Phù hợp với phong cách viết của mẫu này: [DÁN MẪU]. ”
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Phù hợp với mọi định dạng công việc phổ biến: email, bài đăng trên mạng xã hội, ghi chú và đề xuất
- Các lời nhắc bắt chước phong cách giúp bạn có được kết quả phù hợp với thương hiệu mà không cần mô tả dài dòng về giọng điệu
- Các ô trống dành cho định dạng, đối tượng và số từ giúp kết quả đầu ra ngắn gọn và hướng đến mục tiêu
- Phù hợp với mọi nhóm làm việc với nội dung, không chỉ riêng bộ phận marketing
🚀 Phù hợp nhất cho: Các nhóm tiếp thị, chuyên gia truyền thông và bất kỳ ai phải viết lách trong công việc.
8. Lời nhắc Gemini của ClickUp
Mẫu Gemini Prompts của ClickUp là một tài liệu ClickUp Doc sẵn sàng sử dụng, chứa 600 lời nhắc được soạn sẵn cho Google Gemini, được sắp xếp theo chức năng kinh doanh.
Dù bạn cần hỗ trợ về nội dung tiếp thị, phân tích dữ liệu, kế hoạch dự án hay giao tiếp với khách hàng, luôn có sẵn một mẫu lời nhắc mà bạn có thể sử dụng ngay thay vì phải viết từ đầu.
Và vì các mẫu này được lưu trữ trong ClickUp Doc, nhóm của bạn có thể cùng nhau chỉnh sửa, thêm ghi chú và phát triển các lời nhắc phù hợp nhất với quy trình công việc của mình.
👀 Ví dụ về lời nhắc: “Phân tích dữ liệu phản hồi của khách hàng sau đây và xác định năm chủ đề lặp lại hàng đầu. Đối với mỗi chủ đề, hãy cung cấp một câu tóm tắt và đánh giá cảm xúc của nó là tích cực, trung lập hoặc tiêu cực. Dữ liệu: [DÁN PHẢN HỒI]. ”
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- 600 lời nhắc dành cho nhiều hàm kinh doanh khác nhau, giúp bạn không bao giờ phải bắt đầu từ trang trắng
- Được cung cấp dưới dạng tài liệu ClickUp, giúp bạn dễ dàng chia sẻ, chỉnh sửa và tùy chỉnh cùng nhóm của mình
- Các lời nhắc thân thiện với người mới bắt đầu, sẵn sàng sử dụng ngay; không cần kinh nghiệm về kỹ thuật lời nhắc
- Tích hợp tự nhiên với ClickUp Brain, cho phép bạn truy cập nhiều mô hình AI (bao gồm Gemini) trong một không gian làm việc
🚀 Phù hợp nhất cho: Các nhóm sử dụng Google Gemini muốn có một thư viện lời nhắc lớn và có tổ chức mà họ có thể tùy chỉnh theo thời gian.
9. Tự động hóa email với mẫu ClickUp
Mẫu Tự động hóa Email với ClickUp này kết hợp quy trình làm việc với lời nhắc AI với Tự động hóa ClickUp. Tự động hóa được xây dựng dựa trên các sự kiện kích hoạt, điều kiện và hành động, và mẫu này hướng dẫn bạn cách tích hợp tự động hóa email vào quy trình làm việc công việc hiện có của bạn. ✨
Khi trạng thái công việc chuyển sang Hoàn thành, một tự động hóa sẽ kích hoạt ClickUp Brain bằng cách sử dụng tên công việc, người được giao và mô tả làm bối cảnh, và email đã soạn thảo sẽ được lưu vào một tài liệu ClickUp Doc được liên kết để xem xét.
Không ai cần phải nhớ viết email cập nhật vì email sẽ tự động được tạo khi trạng thái thay đổi.
👀 Ví dụ về lời nhắc: “Sử dụng tên công việc, người được giao, ngày hoàn thành và mô tả bên dưới, hãy soạn một email cập nhật chuyên nghiệp cho khách hàng. Xác nhận việc hoàn thành, tóm tắt những gì đã được giao và nêu rõ cột mốc tiếp theo. Giọng điệu: thân thiện nhưng chuyên nghiệp.”
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Email sẽ tự động được soạn thảo ngay khi một công việc đạt trạng thái Hoàn thành
- Tự động lấy dữ liệu công việc thực tế (tên, người được giao, mô tả) vào lời nhắc
- Bản nháp sẽ được lưu vào một tài liệu liên kết để xem xét trước khi gửi, do đó không có nội dung nào được gửi đi mà chưa được kiểm tra
- Loại bỏ bước dễ bị bỏ qua nhất trong giao tiếp với khách hàng: việc thực sự viết bản cập nhật
🚀 Phù hợp nhất cho: Các nhóm làm việc trực tiếp với khách hàng và quản lý tài khoản thường xuyên gửi email cập nhật lặp đi lặp lại
10. Thư viện lời nhắc Copilot của Microsoft
Thư viện Copilot Prompts Gallery của Microsoft là một thư viện có thể duyệt qua, chứa các lời nhắc sẵn sàng sử dụng cho Microsoft 365 Copilot, được sắp xếp theo quy trình làm việc: Cập nhật, Tạo, Phân tích, Viết mã, Thực thi, Lập lịch và hơn thế nữa. Thay vì nhìn chằm chằm vào hộp trò chuyện trống rỗng, bạn chọn một lời nhắc dựa trên công việc và Copilot sẽ chạy lời nhắc đó trên các email, cuộc họp, tài liệu và dự án của bạn.
Các lời nhắc này tự động trích xuất bối cảnh từ dữ liệu Microsoft 365 của bạn. Lời nhắc “cập nhật nội dung cuộc họp” tóm tắt các quyết định và mục cần thực hiện từ lịch thực tế của bạn. Lời nhắc “lấy các email đang chờ trả lời” quét hộp thư đến thực tế của bạn. Các lời nhắc này thu thập bối cảnh cho bạn.
👀 Ví dụ về lời nhắc: “Giúp tôi cập nhật những nội dung tôi đã bỏ lỡ trong các cuộc họp gần đây, bao gồm các quyết định quan trọng, mục cần thực hiện và các bước tiếp theo.”
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Các lời nhắc được sắp xếp theo quy trình làm việc (cập nhật, tạo, phân tích, mã, v.v.) để bạn có thể nhanh chóng tìm thấy những gì mình cần
- Mỗi lời nhắc sẽ lấy bối cảnh thời gian thực từ dữ liệu Microsoft 365 của bạn: email, cuộc họp, tài liệu và dự án
- Bao gồm phạm vi rộng của các công việc khác nhau, từ tổng kết hàng tuần và phân loại email đến dịch mã nguồn và phân tích đối thủ cạnh tranh
- Không cần thiết kế lời nhắc vì thư viện đã xử lý cấu trúc, bạn chỉ cần nhấp và bắt đầu
🚀 Phù hợp nhất cho: Các tổ chức đang sử dụng SharePoint hoặc Microsoft 365.
📮ClickUp Insight: 62% số người tham gia khảo sát của chúng tôi tin dùng các công cụ AI trò chuyện như ChatGPT và Claude. Giao diện chatbot quen thuộc cùng khả năng đa năng của chúng—tạo nội dung, phân tích dữ liệu và nhiều hơn nữa—có thể là lý do khiến chúng trở nên phổ biến trong nhiều vai trò và ngành nghề khác nhau.
Tuy nhiên, nếu người dùng phải chuyển sang tab khác để đặt câu hỏi cho AI mỗi lần, chi phí chuyển đổi và chi phí chuyển đổi bối cảnh liên quan sẽ tích lũy theo thời gian.
Tuy nhiên, điều này không áp dụng cho ClickUp Brain. Nó hoạt động ngay trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn, biết bạn đang làm gì, có thể hiểu các lời nhắc dạng văn bản thuần túy và cung cấp cho bạn những câu trả lời cực kỳ phù hợp với các công việc của bạn! Trải nghiệm sự cải thiện năng suất gấp đôi với ClickUp!
Các phương pháp hay nhất cho quy trình làm việc với lời nhắc AI
Bạn đã có các mẫu. Bây giờ đây là cách để đảm bảo chúng thực sự được áp dụng rộng rãi trong nhóm của bạn. 👀
- Quản lý phiên bản cho các lời nhắc: Gán số phiên bản và nhật ký thay đổi cho mỗi mẫu. Trong ClickUp Docs, mọi chỉnh sửa đều được theo dõi tự động qua lịch sử phiên bản, giúp bạn có thể khôi phục lại phiên bản trước nếu phiên bản mới không đạt hiệu quả như mong đợi
- Chỉ định người có quyền sở hữu lời nhắc: Cần có người chịu trách nhiệm duy trì từng mẫu. Nếu không có quyền sở hữu, các lời nhắc sẽ trở nên lỗi thời. Thêm một dòng: “Người có quyền sở hữu: [Tên]. Ngày xem xét gần nhất: [Ngày]”
- Thử nghiệm trên các mô hình AI: Một lời nhắc hoạt động tốt trên GPT-4o có thể không hiệu quả trên Claude hoặc Gemini. Hãy thử nghiệm trên các mô hình mà nhóm của bạn đang sử dụng và ghi chú lại những kết hợp nào mang lại kết quả tốt nhất
- Thiết kế quy trình làm việc trước tiên: Hãy thiết kế quy trình tự động hóa trước tiên: Xác định yếu tố kích hoạt lời nhắc, người xem xét kết quả và bước tiếp theo. Tự động hóa các bước kích hoạt và định tuyến bằng ClickUp Automations để con người chỉ cần xem xét
- Kế hoạch cho trường hợp kết quả không đạt yêu cầu: Mỗi mẫu nên hướng dẫn người dùng về việc cần làm khi AI không đáp ứng yêu cầu—sử dụng lời nhắc dự phòng, nhờ người kiểm duyệt hoặc thực hiện bước tạo lại.
- Lưu trữ các lời nhắc tại nơi làm việc: Thư viện lời nhắc trong một ứng dụng riêng biệt sẽ gây ra tình trạng phân tán công cụ, dẫn đến sự trùng lặp công việc và không thể hiển thị dấu vết AI của tổ chức bạn. Bạn tìm thấy lời nhắc trong một công cụ, chạy nó trong một công cụ khác và dán kết quả vào một công cụ thứ ba. Để đạt hiệu quả tối đa, hãy giữ các lời nhắc kết nối với công việc của bạn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Loại bỏ việc chuyển đổi bối cảnh giữa cửa sổ trò chuyện và bảng dự án — lưu trữ các lời nhắc trong ClickUp Tài liệu, liên kết chúng với Nhiệm vụ ClickUp và chạy chúng bằng ClickUp Brain, tất cả trong cùng một không gian làm việc.
Hãy ngừng việc nhập lời nhắc. Hãy bắt đầu xây dựng quy trình làm việc.
Các mẫu lời nhắc là một điểm khởi đầu tuyệt vời, nhưng chúng vẫn đòi hỏi thao tác thủ công. Sự thay đổi thực sự xảy ra khi các lời nhắc của bạn đã tích hợp sẵn bối cảnh, được kích hoạt tự động thay vì dựa vào trí nhớ, và tự động kết nối các bước mà không cần bạn phải theo dõi từng bước một.
Đây chính là điểm mạnh của không gian làm việc AI tích hợp của ClickUp.
ClickUp Brain tự động thu thập bối cảnh công việc của bạn, giúp các lời nhắc trở nên thông minh hơn ngay từ kết quả đầu tiên. Brain MAX cho phép bạn chạy chúng từ bất kỳ đâu trên màn hình máy tính, bằng bàn phím hoặc giọng nói. Và khi bạn tìm thấy một lời nhắc đáng để lặp lại, Super Agents sẽ biến nó thành một đồng đội luôn sẵn sàng, thực thi toàn bộ quy trình làm việc trong khi bạn tập trung vào công việc thực sự cần sự can thiệp của con người.
Các nhóm vượt qua được thách thức trong việc áp dụng AI không phải là những nhóm sở hữu các mô hình phức tạp nhất. Đó là những nhóm đã tiêu chuẩn hóa cách họ tương tác với AI — và tích hợp quy trình đó vào chính nơi công việc được thực hiện.
Bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí. 🙌
Câu hỏi thường gặp về các mẫu quy trình làm việc với lời nhắc AI
Sự khác biệt giữa mẫu lời nhắc AI và thư viện lời nhắc là gì?
Mẫu lời nhắc giúp bạn viết lời nhắc AI bằng cách cung cấp một cấu trúc duy nhất có thể tái sử dụng với các vị trí giữ chỗ mà bạn điền vào cho một công việc cụ thể. Thư viện lời nhắc là tập hợp nhiều mẫu, được sắp xếp và phân loại để các nhóm có thể tìm thấy mẫu phù hợp cho bất kỳ trường hợp sử dụng nào — giống như tủ hồ sơ so với từng tài liệu riêng lẻ bên trong đó.
Tôi có thể sử dụng các mẫu quy trình làm việc với lời nhắc AI này với các công cụ khác ngoài ChatGPT không?
Có. Hầu hết các mẫu lời nhắc đều tương thích với nhiều công cụ và hoạt động với ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude hoặc ClickUp Brain. Sử dụng tính năng tự động hóa nhập liệu để loại bỏ việc sao chép và dán thủ công khi tham chiếu dữ liệu công việc — ClickUp Brain chạy ngay trong không gian làm việc của bạn với quyền truy cập đầy đủ vào các công việc, tài liệu và bối cảnh dự án của bạn.
Làm thế nào để chia sẻ quy trình làm việc với lời nhắc AI giữa các bộ phận khác nhau?
Xây dựng quy trình chuyển giao kiến thức có khả năng mở rộng bằng cách lưu trữ các mẫu tại một địa điểm chung, tập trung mà mọi bộ phận đều có thể truy cập — chẳng hạn như ClickUp Tài liệu hoặc Mẫu Thư viện Lời nhắc của Microsoft Danh sách công việc. Thẻ từng mẫu theo bộ phận và trường hợp sử dụng để mọi người có thể lọc ra những nội dung phù hợp.
Việc sử dụng mẫu lời nhắc AI có hoạt động khác nhau tùy thuộc vào mô hình AI không?
Đối với hầu hết các công việc kinh doanh, kỹ thuật tạo lời nhắc AI hiệu quả quan trọng hơn việc lựa chọn mô hình, nhưng một số mô hình xử lý các định dạng đầu ra như bảng, mã hoặc văn bản dài tốt hơn các mô hình khác. Hãy thử nghiệm các mẫu của bạn trên các mô hình khác nhau và ghi lại kết quả ngay trong chính mẫu đó.