Bạn đã bao giờ tạo ra một lời nhắc hoạt động hoàn hảo… rồi chứng kiến nó bị hỏng ngay khi người khác tái sử dụng nó chưa?
Bởi vì phần khó khăn không phải là viết một lời nhắc hay. Mà là đảm bảo lời nhắc vẫn chính xác khi bối cảnh thay đổi, các phiên bản khác nhau hoặc các mô hình hoạt động khác nhau. Lời nhắc ban đầu chỉ là những thử nghiệm, nhưng các nhóm cần chúng hoạt động như những tài sản: được xem xét, có thể tái sử dụng và an toàn khi triển khai trong các quy trình làm việc hàng ngày.
Hãy sử dụng các mẫu PromptOps. Chúng cung cấp cho bạn một cấu trúc có thể lặp lại để tạo, thử nghiệm, ghi chép, phê duyệt và cải thiện các lời nhắc theo thời gian.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua 10 mẫu ClickUp PromptOps dành cho quy trình làm việc với AI mà bạn có thể sao chép, tùy chỉnh và tái sử dụng.
Tổng quan về các mẫu PromptOps
Dưới đây là tổng quan nhanh về các mẫu PromptOps được đề cập trong hướng dẫn này và phần của chu trình lời nhắc mà mỗi mẫu giúp bạn chuẩn hóa.
| Mẫu | Liên kết tải xuống | Phù hợp nhất cho | Các tính năng chính |
|---|---|---|---|
| Mẫu lời nhắc ChatGPT cho quản lý dự án của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Tiêu chuẩn hóa các quy trình làm việc lặp lại trong dự án bằng lời nhắc | Hơn 190 lời nhắc dành cho quản lý dự án, sản phẩm đầu ra của dự án, công cụ tạo danh sách rủi ro |
| Mẫu lời nhắc ChatGPT cho quản lý sản phẩm của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Cấu trúc lời nhắc sản phẩm với bối cảnh tính năng | Thư viện lời nhắc được phân loại, các công việc và tài liệu được liên kết, các quy trình làm việc có thể tái sử dụng |
| Mẫu lời nhắc ChatGPT cho kỹ thuật của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Quản lý các lời nhắc kỹ thuật cho quy trình làm việc của nhà phát triển | Hơn 200 lời nhắc, bảng điều khiển theo dõi sử dụng, quy trình tự động hóa làm việc |
| Mẫu lời nhắc ChatGPT cho bộ phận nhân sự của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Bảo mật và tổ chức các lời nhắc liên quan đến nhân sự | Kiểm soát quyền truy cập, quy trình onboarding, công cụ tạo câu hỏi phỏng vấn |
| Mẫu lời nhắc ChatGPT cho việc viết do ClickUp cung cấp | Tải mẫu miễn phí | Duy trì tính nhất quán về giọng điệu thương hiệu trong nội dung AI | Hướng dẫn về giọng điệu, chỉnh sửa cộng tác, nhóm lời nhắc dựa trên định dạng |
| Mẫu lời nhắc ChatGPT cho lĩnh vực tài chính của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Quản lý các lời nhắc về tài chính thông qua quy trình phê duyệt | Trạng thái vòng đời lời nhắc, quy trình làm việc báo cáo, lời nhắc phân tích tài chính |
| Mẫu lời nhắc Gemini của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Tiêu chuẩn hóa các lời nhắc trong các trường hợp sử dụng Gemini | Trung tâm lời nhắc theo bộ phận, đang theo dõi phiên bản, lời nhắc dành riêng cho từng mô hình |
| Mẫu lời nhắc và hướng dẫn AI cho bài viết blog của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Vận hành quy trình làm việc blog AI từ đầu đến cuối | Quy trình làm việc dựa trên các công việc con, lời nhắc dạng dàn ý để chỉnh sửa, hỗ trợ SEO |
| Mẫu Quy trình Hoạt động Tiêu chuẩn của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Xác định quy trình quản lý lời nhắc và quy trình làm việc | Tài liệu SOP, quy tắc quản lý phiên bản, quy trình đánh giá và loại bỏ |
| Mẫu Sổ tay triển khai của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Triển khai PromptOps trên các nhóm | Đang theo dõi việc áp dụng, kế hoạch thử nghiệm, kiểm toán việc sử dụng AI |
PromptOps là gì?
PromptOps (viết tắt của Prompt Operations) là phương pháp áp dụng các tiêu chuẩn kỹ thuật và vận hành nghiêm ngặt vào vòng đời của các lời nhắc được sử dụng với các mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs). Nó giống như “DevOps cho lời nhắc”, mang lại các quy trình có hệ thống cho cách viết, kiểm thử, quản lý phiên bản, triển khai và giám sát lời nhắc.
PromptOps thường bao gồm:
- Quản lý phiên bản lời nhắc và theo dõi thay đổi
- Kiểm tra và đánh giá dựa trên các đầu vào mẫu
- So sánh các biến thể lời nhắc
- Triển khai và khôi phục
- Theo dõi kết quả đầu ra trong môi trường sản xuất
- Quản trị, phê duyệt và tài liệu tuân thủ
✨ Thêm một điều thú vị: Dưới đây là một cái nhìn sơ lược về quy trình làm việc PromptOps 👇
- Tạo: Kỹ sư lời nhắc soạn thảo một lời nhắc mới hoặc cập nhật lời nhắc hiện có trong môi trường phát triển
- Phiên bản và đánh giá: Lời nhắc được lưu trữ trong hệ thống kiểm soát phiên bản, được đồng nghiệp đánh giá và ghi chép lại để đảm bảo tính truy xuất nguồn gốc
- Kiểm tra và đánh giá: Các kiểm tra tự động hóa đánh giá chất lượng, tính nhất quán, độ an toàn và chi phí của phản hồi trước khi phát hành
- Phát hành: Quy trình triển khai sẽ đẩy lời nhắc đã được phê duyệt lên môi trường staging hoặc sản xuất
- Theo dõi: Các nhóm theo dõi chất lượng, độ tin cậy và mức độ sử dụng của kết quả để phát hiện sớm các vấn đề
- Hoàn thiện: Những thông tin chi tiết từ các đánh giá, phản hồi của người dùng và năng suất sản xuất sẽ định hướng cho đợt cải tiến tiếp theo
🧠 Thông tin thú vị: Alan Turing đã phác thảo ý tưởng cốt lõi đằng sau trí tuệ máy móc trước cả khi AI có tên gọi. Năm 1950, ông đề xuất “trò chơi bắt chước”, và trong ghi chú sau này về bài báo đó, ông ghi chú rằng vào khoảng năm 2000, máy móc có thể đánh lừa các giám khảo con người khoảng 30% thời gian sau năm phút đặt câu hỏi.
10 mẫu ClickUp PromptOps cho quy trình làm việc AI
Việc quản lý các lời nhắc trong một bảng tính riêng biệt hoặc công cụ chuyên dụng buộc nhóm của bạn phải liên tục chuyển đổi giữa các tab. Sự bất tiện này làm gián đoạn sự tập trung và chắc chắn sẽ khiến mọi người cuối cùng ngừng sử dụng thư viện lời nhắc hoàn toàn.
Giữ các lời nhắc ngay tại nơi bạn thực hiện công việc với ClickUp. Chạy lời nhắc trực tiếp từ không gian làm việc của bạn, biến ngôn ngữ tự nhiên thành quy trình làm việc chủ động mà không cần rời khỏi nền tảng. Nhóm của bạn sẽ dễ dàng áp dụng AI vì các mẫu đã được tích hợp sẵn vào các công việc hàng ngày và quy trình làm việc AI của họ.
Vậy, hãy cùng xem qua các mẫu tốt nhất để giúp bạn chuẩn hóa quy trình làm việc với AI. 👇
1. Mẫu lời nhắc ChatGPT cho quản lý dự án của ClickUp
Các nhà quản lý dự án không nên phải tạo lại cùng một bản cập nhật, bản tóm tắt hoặc bản tóm tắt cuộc họp mỗi tuần. Tuy nhiên, khi các lời nhắc hữu ích nằm rải rác trong các ghi chú ngẫu nhiên hoặc dấu trang trình duyệt của ai đó, nhóm sẽ phải làm lại công việc thay vì chuẩn hóa nó.
Mẫu " ChatGPT Prompts for Quản lý dự án" của ClickUp cung cấp cho các nhóm dự án một thư viện lời nhắc chung ngay trong ClickUp Docs. Điều này có nghĩa là các lời nhắc hữu ích nhất của bạn cho các công việc dự án lặp lại sẽ được lưu trữ, có thể tái sử dụng và dễ dàng truy cập trong luồng công việc, thay vì bị lạc giữa các tab và công cụ khác nhau.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Tiêu chuẩn hóa các công việc quản lý dự án có thể lặp lại: Sử dụng hơn 190 lời nhắc đã được soạn sẵn cho các sản phẩm đầu ra phổ biến như bản tóm tắt dự án, bản cập nhật cho các bên liên quan và các buổi đánh giá lại
- Giữ các lời nhắc trong bối cảnh: Lưu trữ thư viện lời nhắc của bạn trong ClickUp Docs cùng với các tài liệu dự án khác, để các nhóm biết nơi tìm kiếm và tái sử dụng chúng
- Công cụ tạo danh sách rủi ro: Mô tả phạm vi dự án để nhận được bảng rủi ro được định dạng sẵn với các mức đánh giá về khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng
✅ Phù hợp nhất cho: Các nhà quản lý dự án và trưởng bộ phận PMO đang xây dựng các quy trình làm việc có sự hỗ trợ của AI có thể lặp lại.
Bạn muốn xem cách các mẫu này giúp tối ưu hóa quy trình kế hoạch dự án trong ClickUp? Chúng tôi có hướng dẫn chi tiết dành cho bạn:
📚 Xem thêm: Các lời nhắc ChatGPT tốt nhất cho quản lý dự án
2. Mẫu lời nhắc ChatGPT cho quản lý sản phẩm của ClickUp
Các lời nhắc quản lý sản phẩm sẽ phát huy hiệu quả tốt nhất khi phản ánh bức tranh toàn cảnh, bao gồm các nhân vật người dùng, mục tiêu kinh doanh và các hạn chế kỹ thuật. Nếu thiếu bối cảnh đó, ngay cả một lời nhắc mạnh mẽ cũng có thể tạo ra kết quả quá chung chung đến mức không hữu ích.
Mẫu " ChatGPT Prompts for Product Management " của ClickUp giúp các nhóm tổ chức các lời nhắc tại một nơi duy nhất, giúp việc tái sử dụng, tinh chỉnh và áp dụng chúng vào công việc sản phẩm thực tế trở nên dễ dàng hơn.
Bạn có thể kết nối mẫu này với các nhiệm vụ ClickUp và tài liệu hỗ trợ liên quan cho một tính năng, epic hoặc sáng kiến cụ thể. Nhờ đó, nhóm của bạn sẽ có một điểm tập trung duy nhất để làm việc khi sử dụng AI cho các công việc sản phẩm lặp lại, đồng thời dễ dàng truy cập vào bối cảnh dự án liên quan.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Tập trung các lời nhắc: Lưu trữ hơn 130 lời nhắc quản lý sản phẩm trong một tài liệu ClickUp thay vì phân tán chúng trong các ghi chú, trò chuyện và tab
- Tìm lời nhắc nhanh hơn: Nhóm các lời nhắc theo trường hợp sử dụng sản phẩm, để nhóm của bạn có thể nhanh chóng truy cập các lời nhắc dành cho thiết kế, kế hoạch, nghiên cứu và tài liệu
- Tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc AI: Biến các lời nhắc một lần thành một hệ thống có thể lặp lại mà nhóm của bạn có thể tái sử dụng, tinh chỉnh và cải thiện theo thời gian
✅ Phù hợp nhất cho: Các nhà quản lý sản phẩm và chuyên gia vận hành sản phẩm đang xây dựng các quy trình làm việc AI có thể tái sử dụng cho tài liệu yêu cầu sản phẩm (PRD), nghiên cứu, kế hoạch phát hành và tài liệu tính năng.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Bạn đã bao giờ gặp trường hợp một lời nhắc sản phẩm “hoàn hảo” bỗng dưng bắt đầu tạo ra kết quả chung chung sau vài đợt sprint chưa? Đó chính là hiện tượng lệch hướng lời nhắc—và đó chính xác là điều mà PromptOps được thiết kế để kiểm soát.
Thêm ClickUp Super Agent vào thư viện lời nhắc của bạn để mỗi lần chạy đều lấy bối cảnh mới nhất (PRD, công việc liên kết, quyết định, ràng buộc), kiểm tra các lỗ hổng và nhanh chóng tạo ra bản nháp nhất quán.
Bạn cũng có thể cập nhật Agent ngay lập tức khi quy trình làm việc của bạn phát triển. Điều đó có nghĩa là, bạn có thể kiểm soát các hướng dẫn của nó, thay đổi những gì nó theo dõi hoặc thêm các điều kiện kích hoạt mới. Điều này giúp quy trình tạo lời nhắc của bạn luôn chính xác, có thể lặp lại và sẵn sàng cho sự thay đổi. Thật là sự hội tụ tuyệt vời! 🤝
3. Mẫu lời nhắc ChatGPT cho kỹ thuật của ClickUp
Một lời nhắc kỹ thuật hiệu quả có thể giúp tiết kiệm thời gian gỡ lỗi, đẩy nhanh quá trình lập tài liệu và hỗ trợ các nhà phát triển hoàn thành các công việc kỹ thuật lặp đi lặp lại một cách nhanh chóng hơn.
Mẫu "ChatGPT Prompts for Engineering" của ClickUp cung cấp cho các nhóm một kho lưu trữ lời nhắc được sắp xếp theo các trường hợp sử dụng kỹ thuật, với hơn 200 lời nhắc. Thay vì các nhóm phải nhớ những gì đã hiệu quả, bạn sẽ có một hệ thống chia sẻ để thu thập, tái sử dụng và cải thiện các lời nhắc cho việc lập trình, báo cáo lỗi và các quy trình công việc khác.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Lưu lại các lời nhắc đã được kiểm chứng: Lưu trữ các lời nhắc có giá trị cao cho việc lập trình, gỡ lỗi và viết báo cáo kỹ thuật trước khi chúng biến mất trong các trò chuyện hoặc tài liệu cá nhân
- Kiểm tra và trực quan hóa việc sử dụng: Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi cách các lời nhắc được sử dụng trong các quy trình làm việc kỹ thuật và xác định những phương pháp nào đáng được chuẩn hóa
- Tự động hóa công việc lặp lại: Sử dụng ClickUp Automations để kết nối các công việc dựa trên lời nhắc với các quy trình kỹ thuật định kỳ và giảm thiểu việc chuyển giao thủ công
✅ Phù hợp nhất cho: Các nhóm kỹ thuật và các nhà phát triển cấp cao đang xây dựng các quy trình làm việc AI có thể lặp lại để gỡ lỗi, tạo mã và chia sẻ kiến thức kỹ thuật.
✨ Thưởng: Khi một trong các lời nhắc kỹ thuật của bạn dẫn đến một giải pháp thực tế, hãy chuyển nó ngay cho ClickUp Codegen. Đề cập đến @codegen (hoặc gán Codegen cho công việc), và nó có thể sử dụng bối cảnh để tạo mã, trả lời câu hỏi và thậm chí tạo pull request.
📮 Thông tin từ ClickUp: 62% số người được hỏi cho biết họ thường xuyên bị kéo vào các sự cố hoặc các trường hợp phải báo cáo lên cấp trên. Khi các quy trình báo cáo lên cấp trên không được xác định rõ ràng, các vấn đề khẩn cấp thường đổ dồn lên một vài người. Theo thời gian, họ trở thành "lưới an toàn" không chính thức cho mọi sự cố xảy ra.
Các quy tắc chuyển tiếp có cấu trúc giúp phân phối tải công việc. ClickUp tự động hóa có thể định tuyến các sự cố dựa trên mức độ ưu tiên hoặc thay đổi trạng thái, trong khi các Super Agents xử lý các công việc theo dõi định kỳ hoặc các công việc có mức độ nghiêm trọng thấp.
4. Mẫu lời nhắc ChatGPT cho bộ phận nhân sự của ClickUp
Các quy trình làm việc về nhân sự liên quan đến thông tin nhạy cảm cao về con người, do đó tuyệt đối không nên dán vào các tài khoản AI cá nhân.
Bảo mật dữ liệu nhạy cảm này trong mẫu "ChatGPT Prompts for HR" của ClickUp.
Bạn có thể sử dụng tính năng Quyền truy cập của ClickUp để hạn chế quyền xem và chỉnh sửa, đảm bảo các lời nhắc nhạy cảm được bảo mật trong Không gian Làm việc ClickUp. Nhờ đó, nhóm nhân sự của bạn có thể tận dụng tối đa sức mạnh của các hoạt động AI mà không làm ảnh hưởng đến quyền riêng tư của nhân viên.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Sắp xếp các lời nhắc theo quy trình làm việc: Sử dụng chế độ xem ClickUp để phân loại các lời nhắc về nhân sự theo các danh mục như quy trình nhập môn, cập nhật sổ tay nhân viên, phát triển sự nghiệp và các quy trình liên quan đến hành vi
- Bộ câu hỏi phỏng vấn: Nhập loại vai trò và các kỹ năng cần thiết để nhận được các câu hỏi về hành vi có mục tiêu
- Trình tạo danh sách kiểm tra quá trình nhập môn: Thêm bộ phận và ngày bắt đầu để có kế hoạch đào tạo nhân viên mới theo từng tuần
✅ Phù hợp nhất cho: Các nhà quản lý nhân sự, chuyên gia về hoạt động nhân sự và các nhóm quản lý nhân tài nội bộ phụ trách các quy trình làm việc có thể lặp lại và nhạy cảm với sự hỗ trợ của AI.
🧠 Thông tin thú vị: Việc AI khiến con người bất ngờ với một nước đi không ngờ tới không phải là điều mới mẻ. DeepMind cho biết nước đi huyền thoại số 37 của AlphaGo chỉ có 1/10.000 khả năng được con người thực hiện, và nó đã trở thành một trong những khoảnh khắc biểu tượng nhất trong lịch sử AI.
5. Mẫu lời nhắc ChatGPT cho việc viết của ClickUp
Các lời nhắc AI chung chung dành cho việc tạo/lập nội dung thường tạo ra nội dung chung chung, cứng nhắc, hoàn toàn không phản ánh được giọng điệu độc đáo của thương hiệu bạn.
Lưu trữ các hướng dẫn về giọng điệu thương hiệu cùng với các lời nhắc được hỗ trợ trong Mẫu Lời nhắc ChatGPT cho Viết của ClickUp. Và điều tuyệt vời nhất là gì? Bạn có thể tinh chỉnh chúng cùng nhau theo thời gian thực. Điều này có nghĩa là tất cả các nhà văn và trình chỉnh sửa của bạn có thể đồng thời cập nhật các mô tả về giọng điệu và các câu ví dụ. Các chỉnh sửa hiển thị theo thời gian thực, do đó nhóm của bạn luôn làm việc dựa trên phiên bản lời nhắc mới nhất.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Trình tạo dàn ý blog: Nhập từ khóa mục tiêu và đối tượng mục tiêu để nhận được dàn ý kèm theo các gợi ý góc nhìn cụ thể với ClickUp Brain
- Sắp xếp các lời nhắc theo định dạng: Nhóm các lời nhắc viết cho blog, tiểu sử, sách, bài luận tranh luận và nhiều nội dung khác vào một tài liệu có thể tìm kiếm
- Cùng nhau hoàn thiện các lời nhắc: Sử dụng ClickUp Tài liệu để cập nhật hướng dẫn về giọng điệu, ví dụ và cách diễn đạt lời nhắc một cách hợp tác và theo thời gian thực
✅ Phù hợp nhất cho: Các trưởng nhóm nội dung, đội ngũ thương hiệu và quản lý biên tập đang xây dựng quy trình làm việc với AI để tạo/lập nội dung phù hợp với thương hiệu.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Thanh lệnh AI của ClickUp để lấy chính xác bối cảnh mà người viết cần — wiki về giọng điệu thương hiệu mới nhất của bạn, tài liệu “lời nhắc viết” đã được phê duyệt và các công việc chiến dịch được liên kết. Trong ClickUp, hãy khởi chạy thanh lệnh này bằng Cmd + K / Ctrl + K. Trên ứng dụng máy tính, bạn cũng có thể sử dụng Cmd + J / Ctrl + J để tìm kiếm và hỏi AI từ bất kỳ đâu trên máy tính của mình.
6. Mẫu lời nhắc ChatGPT cho lĩnh vực tài chính của ClickUp
Khi nhóm của bạn sử dụng AI để lập ghi chú ngân sách, bình luận về chênh lệch hoặc báo cáo, thách thức chính nằm ở việc xác định các lời nhắc đã được xem xét, phiên bản hiện tại và các tùy chọn tái sử dụng an toàn.
Mẫu " ChatGPT Prompts for Finance " của ClickUp giúp bạn quản lý thư viện lời nhắc trong khung tài liệu. Bạn có thể phân loại các lời nhắc tài chính theo trường hợp sử dụng, tinh chỉnh chúng theo thời gian và tạo ra một hệ thống có kiểm soát hơn cho các công việc AI có thể lặp lại.
Kết hợp với các trạng thái tùy chỉnh của ClickUp để di chuyển các lời nhắc qua các giai đoạn như Bản nháp, Đang xem xét, Đã phê duyệt hoặc Đã ngừng sử dụng.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Trình tạo báo cáo định kỳ: Nhập các chỉ số chính để nhận được bản tóm tắt sẵn sàng trình bày cho ban lãnh đạo, trong đó nêu rõ các giả định
- Hướng dẫn phân tích chênh lệch: Thêm các mục chi tiết và số liệu thực tế để nhận được giải thích bằng ngôn ngữ tự nhiên về các chênh lệch ngân sách
- Hỗ trợ quy trình làm việc trong lĩnh vực tài chính: Với ClickUp for Finance Teams, bạn có thể kết nối thư viện lời nhắc của mình với các chu kỳ báo cáo, quy trình phê duyệt và bảng điều khiển được sử dụng trong các hoạt động lập ngân sách và tài chính
✅ Phù hợp nhất cho: Các nhà quản lý FP&A, nhóm kế toán và trưởng bộ phận vận hành tài chính đang xây dựng các quy trình làm việc AI có kiểm soát để phục vụ báo cáo và phân tích.
🎥 Ngày nay, AI đang thay đổi toàn bộ hướng đi của lĩnh vực kế toán cho các nhóm tài chính. Từ phân tích dự báo đến kiểm toán, AI có mặt ở khắp mọi nơi, giúp các quy trình làm việc diễn ra trơn tru hơn mà vẫn đảm bảo độ chính xác. Muốn xem nó hoạt động như thế nào? Hãy xem video này:
7. Mẫu lời nhắc Gemini của ClickUp
Các mô hình AI khác nhau sẽ phản hồi khác nhau đối với cùng một lời nhắc, có nghĩa là một lời nhắc tuyệt vời trên ChatGPT có thể hoàn toàn không hiệu quả trên Gemini của Google.
Đó là lý do tại sao bạn có Mẫu lời nhắc Gemini của ClickUp. Đây là một trung tâm lời nhắc được phân loại và trình bày dưới dạng các trang con có thể nhấp vào (Chiến lược & Lập kế hoạch, Tiếp thị & Bán hàng, Nhân sự, Pháp lý, Công nghệ, v.v.). Điều này giúp các nhóm duyệt, tái sử dụng và tinh chỉnh các lời nhắc theo chức năng. Đây là giải pháp tối ưu để các nhóm chuẩn hóa cách sử dụng Gemini trên các bộ phận, mà không biến việc chia sẻ lời nhắc thành một dự án phụ.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Trình phân tích bảng tính: Tải lên ảnh chụp màn hình hoặc tệp để nhận bản tóm tắt bằng ngôn ngữ thông thường về các xu hướng và các giá trị ngoại lệ
- Giữ cho các lời nhắc luôn cập nhật: Cập nhật nội dung, ví dụ và các quy tắc hướng dẫn trong một tài liệu, sau đó sử dụng lịch sử phiên bản để theo dõi các thay đổi theo thời gian
- Duyệt theo bộ phận: Các lời nhắc được sắp xếp trong các trang con chuyên biệt như Tài chính, Hoạt động và Dịch vụ Khách hàng, giúp việc “tìm lời nhắc phù hợp” chỉ cần một cú nhấp chuột
✅ Phù hợp nhất cho: Các nhà lãnh đạo vận hành hoặc nhóm hỗ trợ triển khai hướng dẫn sử dụng Gemini trên nhiều hàm.
8. Mẫu lời nhắc và hướng dẫn AI cho bài viết blog của ClickUp
Các nhóm nội dung thường gặp khó khăn trong việc tích hợp các giai đoạn nghiên cứu, soạn thảo và chỉnh sửa của một bài viết blog vào một quy trình làm việc AI thống nhất.
Bạn có thể chuẩn hóa toàn bộ quy trình này bằng cách sử dụng mẫu" AI Prompt and Guide for Blog Posts" của ClickUp. Khi một tác giả bắt đầu viết bài mới, việc áp dụng mẫu này sẽ tự động tạo ra các công việc con (Subtasks) cần thiết trên ClickUp cho các giai đoạn lập dàn ý, soạn thảo và chỉnh sửa.
Các công việc con giúp tăng cường mức độ tổ chức cho cấu trúc phân cấp của bạn, chia nhỏ nội dung lớn thành các bước dễ quản lý với các lời nhắc chính xác được liên kết với từng bước.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Trình tạo nhóm chủ đề: Nhập từ khóa gợi ý để nhận bản đồ nhóm kèm theo các ý tưởng bài viết hỗ trợ
- Người soạn thảo phần: Thêm tiêu đề khung sườn và mục tiêu số từ để nhận bản nháp phù hợp với hướng dẫn về giọng điệu của bạn
- Công cụ đề xuất liên kết nội bộ: Mô tả thư viện nội dung hiện có của bạn để nhận các đề xuất liên kết phù hợp với ngữ cảnh
✅ Phù hợp nhất cho: Các trưởng nhóm nội dung và quản lý blog muốn có quy trình làm việc lặp lại, được hỗ trợ bởi AI để soạn thảo, chỉnh sửa và kiểm tra SEO cho các bài đăng trên blog.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Brain trong từng công việc con của blog (dàn ý → bản nháp → chỉnh sửa) để đảm bảo tính nhất quán ở mọi bước. Brain có thể soạn thảo và hoàn thiện nội dung dựa trên ngữ cảnh trong Không gian Làm việc của bạn, giúp bạn không phải dán lại hướng dẫn mỗi lần.
Nếu góc nhìn thay đổi giữa chừng khi soạn thảo, chỉ cần yêu cầu Brain cập nhật riêng phần đó (phần mở đầu, một tiêu đề H2, Câu hỏi thường gặp) thay vì phải viết lại toàn bộ bài viết. Tốt hơn nữa, sau khi hoàn tất, hãy yêu cầu Brain giao bài viết cho người xuất bản.
Một quy trình làm việc duy nhất để quản lý tất cả!
9. Mẫu Quy trình Hoạt động Tiêu chuẩn của ClickUp
Ai đó chỉnh sửa lời nhắc, bỏ qua bước đánh giá, vẫn triển khai nó—và hai tuần sau, không ai giải thích được tại sao chất lượng lại giảm sút hay phiên bản nào đã được triển khai.
Mẫu Quy trình Hoạt động Tiêu chuẩn (SOP) của ClickUp là một tài liệu hướng dẫn dựa trên tài liệu dành cho các nhóm quản lý các lời nhắc như tài sản sản xuất. Đây là nơi bạn thiết lập quy trình làm việc cho các lời nhắc—bao gồm các quy tắc sơ thảo, các bước kiểm duyệt, đánh giá, kiểm tra triển khai và giám sát—sau đó cập nhật liên tục khi hệ thống phát triển.
Xây dựng nó dưới dạng wiki SOP lồng nhau: mỗi quy trình làm việc một trang (lời nhắc mới, chỉnh sửa lời nhắc, khôi phục lời nhắc), cùng với các trang con dành cho các tiêu chuẩn như giọng điệu, an toàn, định dạng và kỳ vọng về kết quả kiểm thử.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Tiêu chí đánh giá: Xác định các tiêu chí để phê duyệt lời nhắc dựa trên chất lượng đầu ra và tính nhất quán về định dạng
- Quy tắc quản lý phiên bản: Thiết lập các quy tắc rõ ràng về thời điểm nên tạo phiên bản mới so với việc chỉnh sửa lời nhắc hiện có tại chỗ
- Quy trình ngừng sử dụng: Phác thảo các bước cụ thể để đánh dấu và loại bỏ các lời nhắc lỗi thời không còn mang lại kết quả tốt
✅ Phù hợp nhất cho: Các kỹ sư lời nhắc và nhóm AI đang chuẩn hóa các thay đổi, đánh giá và xem xét lời nhắc.
🧠 Thông tin thú vị: ELIZA, chatbot nổi tiếng đầu tiên, đã thuyết phục đến mức ngay cả người tạo ra nó, Joseph Weizenbaum, cũng cảm thấy lo lắng trước tốc độ mà mọi người gán ghép sự hiểu biết lên nó. Phản ứng đó đã trở nên nổi tiếng với tên gọi "hiệu ứng ELIZA".
10. Mẫu Sổ tay triển khai của ClickUp
Việc triển khai chiến lược AI mới trên toàn tổ chức thường thất bại do ban lãnh đạo thiếu thông tin về tỷ lệ áp dụng thực tế. Theo dõi thành công của thư viện lời nhắc và quá trình triển khai cẩm nang thực hiện bằng cách sử dụng Mẫu Cẩm nang Thực hiện của ClickUp.
Thực tế, bạn cũng có thể kết hợp với Bảng điều khiển ClickUp để có cái nhìn tổng quan trực quan về dữ liệu không gian làm việc của mình. Điều này mang lại hiệu quả tuyệt vời khi theo dõi số lượng lời nhắc được thêm vào, tỷ lệ sử dụng hàng tuần và các bộ phận đang tích cực tham gia. Điều này đảm bảo chiến lược PromptOps của bạn thực sự tạo ra giá trị kinh doanh thay vì bị bỏ không.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Kiểm tra việc sử dụng AI: Lập danh sách những người hiện đang sử dụng công cụ AI nào và các lời nhắc của họ hiện đang được lưu trữ ở đâu
- Kế hoạch thử nghiệm: Lựa chọn một bộ phận để xây dựng thư viện ban đầu và xác định các chỉ số thành công rõ ràng
- Công cụ theo dõi mức độ áp dụng: Theo dõi số lượng lời nhắc được thêm vào và điểm đánh giá chất lượng đầu ra trung bình để đảm bảo hệ thống thực sự hoạt động hiệu quả
✅ Phù hợp nhất cho: Các nhà quản lý chương trình AI đang triển khai PromptOps và đang theo dõi mức độ áp dụng trong các bộ phận.
Xây dựng hệ thống PromptOps có thể lặp lại với ClickUp
Rào cản lớn nhất đối với việc áp dụng AI luôn là sự hỗn loạn trong hoạt động. Các lời nhắc nằm rải rác trong các tài liệu ngẫu nhiên, việc phê duyệt diễn ra qua trò chuyện, bối cảnh bị phân tán, và không ai chắc chắn phiên bản nào an toàn để tái sử dụng.
Các mẫu PromptOps giải quyết vấn đề về cấu trúc. Và ClickUp giúp bạn duy trì cấu trúc đó.
Khi thư viện lời nhắc, quy trình quản trị và các công việc mà chúng hỗ trợ được tập trung trong một không gian làm việc thống nhất, việc duy trì, tin cậy và mở rộng quy mô lời nhắc giữa các nhóm sẽ trở nên dễ dàng hơn. Và các nhóm áp dụng điều này ngay từ bây giờ sẽ gia tăng lợi thế của mình khi các mô hình tiếp tục được cải thiện.
Sẵn sàng chưa? Bắt đầu miễn phí với ClickUp. ✅
Câu hỏi thường gặp
Mẫu lời nhắc là một cấu trúc có thể tái sử dụng, chỉ cần điền vào chỗ trống, được thiết kế cho một công việc cụ thể, trong khi kỹ thuật lời nhắc là kỹ năng rộng hơn trong việc tạo ra các lời nhắc hiệu quả từ đầu. Hãy xem kỹ thuật lời nhắc như một kỹ năng kỹ thuật và các mẫu lời nhắc như sản phẩm hoàn chỉnh mà bất kỳ ai trong nhóm cũng có thể sử dụng một cách dễ dàng.
Lưu trữ các mẫu lời nhắc tại một địa điểm chia sẻ, có thể tìm kiếm mà toàn bộ nhóm của bạn đã sử dụng cho công việc hàng ngày, thay vì phân tán chúng trong các ghi chú cá nhân. Gán thẻ cho từng mẫu bằng siêu dữ liệu về bộ phận và trường hợp sử dụng để đồng nghiệp có thể lọc và tìm thấy hướng dẫn phù hợp chỉ trong vài giây.
Cấu trúc cốt lõi của một mẫu lời nhắc có thể áp dụng cho các mô hình khác nhau, nhưng kết quả cuối cùng sẽ khác nhau vì mỗi mô hình diễn giải các hướng dẫn theo cách riêng. Hãy thử nghiệm từng mẫu trên mọi mô hình bạn sử dụng và ghi chú xem mẫu nào hoạt động tốt nhất cho công việc cụ thể đó.