Cách sử dụng Copilot trong nhóm Microsoft Teams một cách hiệu quả

Microsoft Copilot đã ra mắt đủ lâu để những lo ngại về việc “AI sẽ thay thế công việc của bạn” đã lắng xuống và mọi người đang dần nhận ra những lợi ích thực sự của nó.

Câu trả lời ngắn gọn là: rất nhiều, nếu bạn biết tìm ở đâu.

Hầu hết người dùng chỉ dừng lại ở việc yêu cầu Copilot tóm tắt cuộc họp. Điều đó cũng tốt, nhưng nó chỉ mới chạm đến bề mặt của những tính năng đang sẵn có ngay trên thanh công cụ của bạn.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Copilot trong Microsoft Teams, và lý do tại sao ClickUp là một giải pháp thay thế vượt trội.

Microsoft Copilot trong nhóm là gì?

Microsoft Copilot trong nhóm là một trợ lý AI được hỗ trợ bởi các mô hình ngôn ngữ lớn, hoạt động ngay trong các trung tâm giao tiếp của bạn. Nó đọc các bản ghi, lịch sử trò chuyện và tệp tin được chia sẻ để tạo bản tóm tắt, trả lời câu hỏi và soạn thảo các nội dung tiếp theo.

Bạn sẽ tìm thấy Copilot trên bốn giao diện chính trong nhóm:

Những điều bạn cần chuẩn bị trước khi sử dụng Copilot trong nhóm

Để truy cập Copilot, bạn cần có kế hoạch đăng ký Microsoft 365 bao gồm tính năng này. Nếu bạn không chắc chắn liệu kế hoạch của mình có đủ điều kiện hay không, hãy liên hệ với quản trị viên CNTT của bạn.

Một số điều khác cần chuẩn bị:

Cách sử dụng Copilot trong các cuộc họp

Copilot tóm tắt các điểm thảo luận chính, bao gồm ai đã phát biểu và nội dung họ nói, đề xuất các mục cần thực hiện, và trả lời câu hỏi theo thời gian thực trong hoặc sau cuộc họp. Dưới đây là cách sử dụng Copilot ở từng giai đoạn. 👇

Bước 1: Cài đặt Copilot trước cuộc họp

Với tư cách là người tổ chức cuộc họp, hãy truy cập trình lập lịch cuộc họp và mở Tùy chọn cuộc họp trực tuyến > Copilot và các công cụ AI khác. Bạn sẽ thấy ba cài đặt để lựa chọn:

Chọn tùy chọn phù hợp với cuộc họp của bạn. Đối với hầu hết các phiên công việc, tùy chọn ‘Trong và sau cuộc họp’ là hữu ích nhất.

Bước 2: Mở Copilot trong cuộc họp

Khi đã tham gia cuộc họp, hãy chọn Copilot từ các lựa chọn điều khiển cuộc họp để mở bảng điều khiển riêng tư. Không ai khác trong cuộc họp có thể nhìn thấy cuộc hội thoại của bạn với Copilot.

Chọn ‘Chế độ xem gợi ý’ để duyệt qua các đề xuất, hoặc chỉ cần nhập nội dung của riêng bạn vào hộp soạn thảo. Một số gợi ý đáng thử:

Xem video này để tìm hiểu thêm về cách viết lời nhắc cho Microsoft Copilot:

Nếu bạn tham gia cuộc họp muộn hơn 5 phút sau khi cuộc họp bắt đầu và Copilot đang hoạt động, nó sẽ gửi thông báo đề nghị cập nhật nội dung cho bạn. Nhấp vào Mở Copilot và bản tóm tắt sẽ hiển thị ở phía bên phải màn hình của bạn.

Trên ứng dụng máy tính, bạn cũng có thể tách bảng điều khiển ra thành một cửa sổ riêng biệt để có thể thực hiện nhiều tác vụ cùng lúc mà không bị lạc mất chủ đề cuộc trò chuyện.

Bước 3: Xuất các phản hồi của Copilot

Nếu một phản hồi đáng để lưu lại, bạn không cần phải sao chép và dán nó.

Các phản hồi có độ dài trên 1.300 ký tự có thể được mở trực tiếp trong Word, và các phản hồi được định dạng bảng có thể được mở trong Excel để chỉnh sửa thêm và hợp tác nhóm.

Bước 4: Sử dụng Copilot sau cuộc họp

Bạn có thể truy cập Copilot sau cuộc họp từ cửa sổ trò chuyện của cuộc họp và từ tab Tóm tắt.

Để đặt câu hỏi về những gì đã được nói sau khi cuộc họp kết thúc, cần phải có bản ghi chép. Nếu không có bản ghi chép, Copilot chỉ có thể tham chiếu nội dung trò chuyện, chứ không phải những gì đã được nói.

Sử dụng Copilot trong các cuộc trò chuyện và kênh

Copilot trong các cuộc trò chuyện và kênh trên Teams giúp bạn nhanh chóng nắm bắt nội dung cuộc hội thoại bằng cách xem lại các điểm chính, mục cần thực hiện và quyết định mà không cần phải cuộn qua các chủ đề dài. Dưới đây là cách sử dụng Copilot trong từng trường hợp cụ thể.

Cách sử dụng Copilot trong cuộc trò chuyện riêng tư hoặc nhóm

Copilot tham chiếu chủ đề tin nhắn mà nó được mở trong đó, với lịch sử 30 ngày làm khung thời gian mặc định trừ khi bạn chỉ định khác. Thêm một khung thời gian cụ thể như ‘tuần trước’ hoặc ‘tháng 12 năm 2024’ vào lời nhắc của bạn sẽ thu hẹp kết quả hơn nữa.

Sau khi nhận được phản hồi, bạn có thể lựa chọn Nguồn để xem chính xác Copilot đã lấy thông tin từ tin nhắn nào, và trò chuyện sẽ cuộn đến tin nhắn cụ thể đó.

Cách sử dụng Copilot trong nhóm Teams

Cách tóm tắt chủ đề tin nhắn trong kênh

Nếu bạn chỉ muốn xem tóm tắt nhanh một chủ đề mà không cần mở bảng điều khiển Copilot đầy đủ, việc cần làm là thực hiện theo hai cách.

Từ cuộc thảo luận trong kênh, lựa chọn Thêm hành động trên bất kỳ bài đăng nào và lựa chọn Tóm tắt chủ đề. Hoặc, mở toàn bộ chủ đề và lựa chọn Tóm tắt chủ đề ở phía dưới.

Một chủ đề cần có ít nhất 1.000 ký tự văn bản trước khi bạn có thể tạo bản tóm tắt.

Cách chỉnh sửa và điều chỉnh tin nhắn

Hộp soạn thảo trong Teams tích hợp Copilot để giúp bạn chỉnh sửa và biên tập tin nhắn trò chuyện và kênh, điều chỉnh giọng điệu và độ dài trong tất cả các cuộc trao đổi của bạn. Tính năng này hoạt động cả trước và sau khi bạn nhấn gửi.

Bước 1: Sửa lại tin nhắn trước khi gửi

Bạn cũng có thể chỉnh sửa chỉ một lựa chọn cụ thể của tin nhắn thay vì toàn bộ nội dung. Hãy bôi đen văn bản bạn muốn thay đổi trước khi nhấn "Rewrite with Copilot" và Copilot sẽ chỉ chỉnh sửa phần đó.

Dưới đây là chức năng của từng tùy chọn:

Bước 2: Chỉnh sửa tin nhắn bạn đã gửi

🚀 Lợi thế của ClickUp: Các cuộc họp thường thất bại ở ba khía cạnh: khâu chuẩn bị yếu kém, các cuộc thảo luận thiếu bối cảnh và việc theo dõi sau cuộc họp không bao giờ được thực hiện. Các Siêu đại lý AI của ClickUp giải quyết trực tiếp cả ba vấn đề này.

Chúng hoạt động ngay trong Không gian Làm việc của bạn, nắm bắt mọi diễn biến trong các công việc, tài liệu và cuộc trò chuyện, đồng thời hỗ trợ tích cực cho các cuộc họp của bạn từ đầu đến cuối.

Dưới đây là cách thức thực hiện trong thực tế:

🪄 Trước cuộc họp, họ sẽ chuẩn bị phòng họp cho bạn

• Lấy thông tin cập nhật từ các công việc và dự án liên quan
• Xây dựng một chương trình làm việc rõ ràng, có cấu trúc dựa trên công việc thực tế
• Phát hiện các rào cản, rủi ro và các quyết định đang chờ xử lý
• Lấy bối cảnh từ các cuộc thảo luận và tài liệu trước đây

🪄 Trong cuộc họp, họ giúp mọi thứ diễn ra suôn sẻ và đúng hướng

• Trả lời câu hỏi ngay lập tức dựa trên bối cảnh không gian làm việc
• Tóm tắt các cuộc thảo luận để không bỏ sót bất kỳ thông tin nào
• Đề xuất các bước tiếp theo trong khi cuộc hội thoại vẫn đang diễn ra

🪄 Sau cuộc họp, họ biến lời nói thành hành động

• Chuyển đổi các cuộc thảo luận thành công việc với người chịu trách nhiệm và thời hạn
• Tự động chia sẻ tóm tắt với các bên liên quan
• Kích hoạt email nhắc nhở để công việc được bắt đầu ngay lập tức
• Luôn liên kết mọi thứ trở lại cuộc hội thoại ban đầu

Sử dụng Copilot trò chuyện trong nhóm

Tất cả các tính năng đã được đề cập đến nay, bao gồm tóm tắt cuộc họp, cập nhật cuộc trò chuyện, chỉnh sửa tin nhắn, đều hoạt động trong một bối cảnh cụ thể: một cuộc họp, một cuộc trò chuyện, một chủ đề tin nhắn.

Copilot Chat khác biệt. Công cụ này hoạt động cùng bạn để tổng hợp dữ liệu từ các tài liệu, bản trình bày, email, lịch, ghi chú và danh bạ của bạn, giúp bạn có thể truy vấn thông tin trên toàn bộ môi trường Microsoft 365 của mình.

Cách mở trò chuyện Copilot

Mẹo để tận dụng tối đa MS Copilot trong nhóm

Copilot hoạt động hiệu quả nhất khi bạn sử dụng nó một cách có chủ đích. Dưới đây là những gì Microsoft khuyến nghị, cùng với một số điều cần biết về các giới hạn của nó.

Viết các lời nhắc như một bản tóm tắt

Yếu tố quan trọng nhất quyết định mức độ hữu ích của Copilot chính là cách bạn đưa ra yêu cầu. ‘Tóm tắt cuộc họp này’ sẽ cho bạn một đoạn văn chung chung, bao quát mọi thứ nhưng lại không đi vào chi tiết cụ thể nào.

‘Tóm tắt các quyết định chính liên quan đến việc ra mắt sản phẩm, liệt kê người chịu trách nhiệm cho từng bước tiếp theo và đánh dấu những vấn đề chưa được giải quyết’ sẽ giúp bạn có được tài liệu để chuyển tiếp cho nhóm của mình. Càng cung cấp nhiều bối cảnh về những gì bạn cần và lý do tại sao, kết quả đầu ra sẽ càng chính xác và phù hợp với mục tiêu.

Tinh chỉnh, đừng bắt đầu lại

Nếu phản hồi đầu tiên chưa chính xác, đừng bắt đầu lại từ đầu. Hãy tiếp tục trong cùng phiên làm việc với một số điều chỉnh. Các đề xuất như “Làm cho nó ngắn gọn hơn”, “chỉ tập trung vào các mục cần thực hiện và loại bỏ phần còn lại”, hoặc “quay lại và bổ sung ai đã nói gì về dòng thời gian” đều rất hiệu quả.

Copilot lưu giữ bối cảnh trong suốt phiên làm việc, giúp bạn có thể tiếp tục điều chỉnh và hoàn thiện kết quả mà không bị lạc hướng hoặc phải giải thích lại từ đầu.

🚀 Lợi thế của ClickUp: Bạn không nên phải lục lọi các ghi chú, cuộc trò chuyện và lịch để tìm hiểu xem điều gì vừa xảy ra trong cuộc họp. Hoặc tệ hơn, phải mất thời gian chuyển đổi những thông tin đó thành các bước tiếp theo một cách thủ công.

ClickUp Brain MAX sẽ giúp bạn suy nghĩ ngay khi cuộc họp kết thúc. Nó kết nối bối cảnh cuộc họp, các cuộc hội thoại trước đây và công việc đang thực hiện, sau đó cung cấp chính xác những gì bạn cần để tiến lên phía trước.

Tìm hiểu thêm về công cụ hỗ trợ AI trên máy tính để bàn này và cách nó giúp loại bỏ tình trạng " AI Sprawl" tại đây:

Thêm khung thời gian vào mọi truy vấn trò chuyện mà bạn quan tâm

Trong các cuộc trò chuyện và kênh, Copilot mặc định sẽ lấy dữ liệu từ lịch sử tin nhắn trong 30 ngày gần nhất. Khoảng thời gian này khá rộng và trên một nhóm hoạt động tích cực, điều này có thể dẫn đến kết quả thiếu tập trung.

Việc chỉ định ‘tuần trước’, ‘hai tuần đầu tiên của tháng 1’ hoặc thậm chí ‘hôm qua’ sẽ thu hẹp phạm vi tìm kiếm đáng kể và giúp bạn nhận được câu trả lời chính xác hơn, phù hợp hơn mà không bị nhiễu thông tin.

Hãy xem qua Thư viện lời nhắc trước khi viết lời nhắc từ đầu

Microsoft duy trì một thư viện lời nhắc Copilot chuyên dụng với các lời nhắc đã được kiểm tra và sẵn sàng sử dụng, được sắp xếp theo công việc và ứng dụng.

Trước khi dành thời gian tìm cách diễn đạt một điều gì đó sao cho phù hợp nhất, bạn nên kiểm tra xem Microsoft đã tạo sẵn một lời nhắc cho trường hợp sử dụng đó chưa. Đặc biệt đối với người dùng mới, đây là một trong những cách nhanh nhất để nắm bắt những việc cần làm của Copilot trong các phần khác nhau của nhóm Teams.

Cách ClickUp Brain nâng cao năng suất cuộc họp nhóm

Các công cụ AI như Copilot có thể tóm tắt nội dung cuộc họp. Tuy nhiên, bạn vẫn cần phải phân tích bản tóm tắt đó, tạo công việc và phân công công việc thủ công.

ClickUp Brain xử lý toàn bộ luồng đó trong Không gian Làm việc AI hội tụ đầu tiên trên thế giới. AI theo ngữ cảnh của nó đảm bảo mọi nội dung được thảo luận trong cuộc họp đều có thể chuyển thành kết quả có cấu trúc gắn liền với công việc thực tế.

Dưới đây là cách Copilot cải thiện từng phần trong quy trình làm việc của cuộc họp, kèm theo các phương pháp thực tế để sử dụng nó. 🔁

Tóm tắt những điều thực sự quan trọng

Bạn vừa kết thúc một cuộc gọi lập kế hoạch nội dung mà cảm thấy rất chắc chắn. Ý tưởng rõ ràng, mọi người đều đồng ý về hướng đi, nhưng câu hỏi thực sự lại xuất hiện ngay sau đó: ai sẽ làm gì và đến khi nào?

ClickUp Brain phân tích bối cảnh cuộc họp được ghi lại bởi công cụ ghi chú cuộc họp AI của ClickUp và trích xuất các thông tin quan trọng.

Từ cuộc gọi đó, ClickUp Brain nhấn mạnh:

Bạn mở bản tóm tắt và ngay lập tức biết được những gì đã thay đổi và những gì cần chú ý.

Đánh giá về ClickUp trên G2 nêu bật:

ClickUp đã trở thành công cụ không thể thiếu của chúng tôi trong quản lý dự án và sản phẩm. Từ việc tối ưu hóa hợp tác nhóm đến việc duy trì tiến độ của các deliverables phức tạp, nó đã tạo ra sự khác biệt đáng kể trong cách chúng tôi làm việc. Công cụ ghi chú AI tích hợp sẵn thực sự hữu ích, đặc biệt là trong việc tóm tắt cuộc họp và tiết kiệm thời gian cho các bước theo dõi. Chúng tôi cũng rất thích tính năng xuất bản các ghi chú phát hành rõ ràng, có cấu trúc ngay trên nền tảng này, giúp điều phối các bên liên quan trong và ngoài công ty. Ứng dụng này dễ sử dụng, linh hoạt, trực quan và có đầy đủ các tính năng thực sự mang lại sự khác biệt, không chỉ là những tính năng hình thức.

Chuyển đổi quyết định thành công việc được giao

Đây là lúc hầu hết các cuộc họp trở nên chậm chạp.

ClickUp Brain loại bỏ sự chậm trễ đó và tạo các nhiệm vụ ClickUp từ cuộc thảo luận của bạn:

Mỗi công việc đã được đặt đúng vào dự án tương ứng, kèm theo bối cảnh từ cuộc họp. Không ai phải thắc mắc về trách nhiệm của mình.

Soạn thảo các bản cập nhật dựa trên ngữ cảnh thực tế

Bạn vẫn cần hoàn tất việc theo dõi tiến độ với nhóm hoặc các bên liên quan. ClickUp Brain sẽ sử dụng chính bối cảnh cuộc họp đó để soạn thảo:

Biến các cuộc hội thoại thành hành động với ClickUp

Các công cụ AI như Copilot đã thay đổi cách các nhóm xử lý các cuộc họp và cuộc hội thoại. Thay vì phải vất vả để theo kịp, bạn có thể nhận được các bản tóm tắt tức thì, câu trả lời nhanh chóng và giao tiếp rõ ràng hơn mà không cần phải lục lọi qua các chủ đề dài hoặc bản ghi chép.

Tuy nhiên, bản tóm tắt thôi thì chưa đủ để thúc đẩy công việc. Các nhóm vẫn cần quyết định những vấn đề quan trọng, phân công quyền sở hữu và thực hiện sau khi cuộc gọi kết thúc. Khoảng cách giữa “chúng ta đã thảo luận về vấn đề đó” và “vấn đề đó thực sự đã được hoàn thành” chính là nơi mà hầu hết các quy trình làm việc bị gián đoạn.

ClickUp Brain mang đến một phương pháp tiếp cận toàn diện hơn. Công cụ này chuyển đổi các cuộc thảo luận trong cuộc họp thành các công việc có cấu trúc, chỉ định người chịu trách nhiệm, soạn thảo các bản cập nhật và đảm bảo mọi thứ đều được kết nối với công việc đang diễn ra. Tài liệu, công việc và cuộc hội thoại luôn được đồng bộ hóa, do đó không có gì bị bỏ sót sau khi cuộc họp kết thúc.

Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Copilot trên nhóm đã thay đổi như thế nào?

Copilot vẫn có sẵn trong nhóm và chưa bao giờ bị gỡ bỏ. Sự nhầm lẫn thường xuất phát từ các thay đổi về giao diện người dùng, cập nhật yêu cầu giấy phép hoặc việc đổi tên các tính năng như Microsoft 365 Trò chuyện. Nếu biểu tượng Copilot biến mất, đó thường là vấn đề liên quan đến giấy phép hoặc chính sách quản trị viên.

2. Copilot có thể ghi chú cuộc họp mà không cần ghi âm cuộc họp không?

Đúng vậy, Copilot có thể hoạt động đầy đủ mà không cần ghi hình video. Nó chỉ cần bản ghi chép trực tiếp để tạo ghi chú cuộc họp. Chức năng ghi chép và ghi âm là hai tính năng hoàn toàn riêng biệt.

3. Sự khác biệt giữa Teams Copilot và Intelligent Recap là gì?

Copilot là công cụ tương tác và dựa trên lời nhắc, yêu cầu giấy phép Microsoft 365 Copilot. Intelligent Recap tạo bản tóm tắt tự động và yêu cầu giấy phép nhóm Premium. Hai tính năng này phục vụ các trường hợp sử dụng khác nhau và có thể cùng tồn tại trong cùng một tenant.

4. Mỗi thành viên trong nhóm có cần giấy phép Copilot để sử dụng trong các cuộc họp không?

Không, chỉ người dùng cá nhân muốn sử dụng Copilot mới cần giấy phép. Các thành viên khác trong cuộc họp không cần giấy phép vì Copilot hoạt động từ góc nhìn của người dùng có giấy phép bằng cách sử dụng bản ghi cuộc trò chuyện được chia sẻ.