Bạn đã từng sử dụng Microsoft Word và tự hỏi liệu nó có thể viết nội dung cho bạn không? Bạn thực sự có thể làm điều này với công cụ AI của Microsoft, Copilot!
Các tính năng của Microsoft Copilot thực sự phát huy tác dụng khi công cụ này được kết hợp với Word. Trợ lý AI được xây dựng trên các mô hình ngôn ngữ lớn có thể viết nội dung, tinh chỉnh, dịch, tạo tóm tắt và thậm chí chuyển đổi thông tin của bạn thành bảng và biểu đồ! Công cụ này có thể thực hiện tất cả những việc này chỉ với một vài lời nhắc bằng ngôn ngữ tự nhiên. Công cụ này có thể thực sự hữu ích trong việc hợp lý hóa quá trình sáng tạo của bạn.
Tuy nhiên, việc kết hợp Microsoft Copilot và Word có thể đòi hỏi một chút thời gian để làm quen. Chúng tôi có một số cách giúp bạn dễ dàng bắt đầu sử dụng Copilot trên tài liệu Word của mình.
Sử dụng Microsoft Copilot trong Word: Hướng dẫn từng bước
Có ba cách để kích hoạt Copilot trong Word, trong đó cách đơn giản nhất là sử dụng phím tắt trên bàn phím.
⭐ Mẫu nổi bật
Bạn mệt mỏi với sự phụ thuộc vào dữ liệu, những thách thức phức tạp trong tài liệu và phản hồi chậm chạp với Copilot? Sử dụng AI Prompt & Guide for Blog Posts của ClickUp để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn với hiệu quả, tự động hóa và sự hợp tác trơn tru nhờ công nghệ AI!🚀
Phương pháp 1: Bắt đầu nhanh với nút Copilot trên thanh công cụ
Bước 1: Để bắt đầu sử dụng Microsoft Copilot trong Word, hãy đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn và tìm biểu tượng Copilot trên dải băng hoặc thanh công cụ ở trên cùng bên phải cửa sổ Word
Bước 2: Nhấp vào nút này để kích hoạt CopilotBước 3: Sau khi được kích hoạt, Copilot sẽ cung cấp hỗ trợ và đề xuất khi cần thiết
Ghi chú: Mặc dù phương pháp này rất đơn giản và tiết kiệm thời gian, nhưng nó có thể không khả dụng với các phiên bản Microsoft Word cũ hơn.
Phương pháp 2: Truy cập Copilot bằng cách nhấp chuột phải
Bước 1: Bắt đầu bằng cách mở tài liệu WordBước 2: Nhấp chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trong tài liệu để hiển thị menu Tùy chọnBước 3: Tìm tùy chọn 'Copilot Suggestions' (Đề xuất Copilot) hoặc tùy chọn tương tự trong menuBước 4: Nhấp vào tùy chọn để bắt đầu sử dụng Copilot
Phương pháp 3: Phím tắt bàn phím để truy cập nhanh
Bước 1: Kích hoạt Copilot nhanh chóng bằng phím tắt. Đầu tiên, bắt đầu với bất kỳ tài liệu Word nàoBước 2: Nhấn đồng thời phím Win + C trên bàn phím
Bước 3: Trợ lý viết của bạn đã sẵn sàng để viết
Giới hạn khi sử dụng Copilot trong Word
Bây giờ bạn đã biết cách sử dụng Microsoft Copilot trong Word.
Nhưng đây là vấn đề: Có thể bạn không thấy biểu tượng Microsoft Copilot trong Word. Nếu bạn thắc mắc tại sao, có thể nguyên nhân là do giấy phép Microsoft 365 của bạn.
Để truy cập Copilot trong Word, bạn cần có gói có giấy phép hiện tại liên kết với tài khoản Microsoft của bạn, chẳng hạn như Microsoft 365 E5, Microsoft 365 Business Premium hoặc các gói khác. Nếu bạn không chắc chắn về gói của mình hoặc cần bật Copilot trong Word, hãy liên hệ với bộ phận CNTT của tổ chức hoặc quản trị viên Microsoft 365.
Tuy nhiên, có một số yếu tố khác có thể cản trở bạn, ngay cả sau khi bạn đã được cấp phép sử dụng.
- Phụ thuộc vào dữ liệu: Thách thức lớn nhất với Copilot là bạn phải nhập mọi thứ bằng tay vì nó không thể truy cập tài liệu bên ngoài. Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng viết một báo cáo về xu hướng ngành mà không thể truy cập các bài báo hoặc tài liệu nghiên cứu mới nhất. Điều đó sẽ khiến bạn mất rất nhiều thời gian và nỗ lực
- Thách thức từ tài liệu phức tạp: Copilot đôi khi có thể bị lạc trong sự phức tạp của tài liệu. Ví dụ: cố gắng yêu cầu Copilot tóm tắt một báo cáo tài chính phức tạp chứa đầy số, biểu đồ và hình ảnh phức tạp có thể mất rất nhiều thời gian
- Rào cản ngôn ngữ: Mặc dù Copilot đang ngày càng cải thiện khả năng hiểu và phản hồi bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau, nhưng nó vẫn chưa thành thạo trong tất cả các ngôn ngữ
- Mất trí nhớ lịch sử trò chuyện: Các công cụ AI tốt nhất có thể theo kịp nhiều tương tác. Tuy nhiên, Copilot có bộ nhớ ngắn. Nó không thể nhớ các cuộc hội thoại trước đó, điều này có thể gây khó chịu khi bạn phải lặp đi lặp lại cùng một thông tin nhiều lần
- Lỗi và thời gian tải: Công việc càng phức tạp, phản hồi càng chậm và khả năng xảy ra lỗi càng cao. Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng tóm tắt một tài liệu pháp lý dài, nhưng Copilot hết thời gian trước khi hoàn thành
Nếu bạn cảm thấy những vấn đề này gây khó chịu, bạn nên tìm kiếm các giải pháp thay thế cho Microsoft Word và Copilot.
ClickUp Brain: Giải pháp thay thế nâng cao cho MS Copilot và Word
Copilot có thể là một bước đi đúng hướng để nhóm của bạn làm việc cùng AI, đặc biệt nếu bạn sử dụng các ứng dụng Microsoft khác. Tuy nhiên, nó cũng có những giới hạn.
Bạn có thể xem xét sử dụng các công cụ AI hiệu quả hơn thay thế cho Copilot. Có nhiều giải pháp dễ sử dụng, tích hợp nhiều tính năng và giúp bạn cộng tác với nhóm của mình trong thời gian thực.
Hãy làm quen với ClickUp Docs và ClickUp Brain — hai công cụ duy nhất bạn cần để cộng tác hiệu quả trên các tài liệu trong nhóm của mình.
Hãy tưởng tượng một thế giới nơi nhóm của bạn có thể tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu trong thời gian thực mà không phải chờ người khác hoàn thành việc chỉnh sửa của họ. ClickUp Docs biến tầm nhìn này thành hiện thực.
Với các tính năng như chỉnh sửa thời gian thực, phát hiện cộng tác và ghi nhận tác giả, mọi thành viên trong nhóm đều được cập nhật thông tin.
Dưới đây là các tính năng khóa của ClickUp Docs
- Chỉnh sửa thời gian thực: Chuyển sang tài liệu và chỉnh sửa trực tiếp cùng các thành viên trong nhóm
- Phát hiện cộng tác: Xem ngay ai đang xem, bình luận hoặc chỉnh sửa tài liệu của bạn
- Ghi công tác giả: Dễ dàng xác định ai đã đóng góp gì vào tài liệu của bạn
- Đồng bộ hóa thời gian thực: Xem các cập nhật của bạn xuất hiện ngay lập tức trên tất cả các thiết bị của bạn
- Lồng nhau: Sắp xếp nội dung tài liệu của bạn theo phân cấp rõ ràng
- Mối quan hệ: Liên kết tài liệu với công việc và nội dung liên quan khác một cách liền mạch
- Ghi chú và kiểm tra: Thêm phản hồi trực tiếp vào hình ảnh và tệp PDF mà không gặp rắc rối
- Bình luận được chỉ định: Thêm bình luận vào bất kỳ vị trí nào trong tài liệu và chỉ định chúng cho những người có liên quan. Chia sẻ hình ảnh, liên kết và video ngay trong bình luận của bạn
- Nhập/Xuất: Dễ dàng chuyển tài liệu từ Evernote, Tài liệu Google hoặc Word
- Chỉ mục Google: Giúp tài liệu được chia sẻ công khai dễ dàng tìm thấy thông qua tìm kiếm Google
- Trợ lý viết AI: Hãy để AI giúp bạn tạo văn bản, tóm tắt tài liệu, diễn giải và định dạng lại nội dung
- Tạo/lập nội dung: Nhận trợ giúp để viết mọi thứ, từ bản tóm tắt đến bản sao tiếp thị, mô tả sản phẩm và bài đăng trên blog
- Mẫu có thể tùy chỉnh: Tiết kiệm thời gian và nỗ lực với bộ mẫu tài liệu được tạo sẵn và không ngừng được bổ sung, phục vụ mọi nhu cầu từ hợp đồng, đánh giá hiệu suất đến wiki và PRD
- Tích hợp quản lý dự án: Giữ mọi thứ được tổ chức bằng cách kết nối các tài liệu với các dự án của bạn
Bây giờ, để giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của các tính năng này, hãy xem ClickUp Docs và Clickup Brain có thể giúp bạn như thế nào trong một số tình huống cụ thể.
Tình huống 1: Làm chủ ghi chú cuộc họp
Là một quản lý dự án phải xoay xở nhiều dự án và các cuộc họp liên tiếp, bạn phải đối mặt với thách thức theo dõi tất cả các cuộc thảo luận và mục hành động từ mỗi cuộc họp.
Giải pháp là gì? Tính năng ghi chú dựa trên AI của ClickUp.
Cách thức hoạt động như sau.
Hãy tưởng tượng bạn đang tham gia một cuộc họp quan trọng về dự án với nhiều bên liên quan. Khi mọi người thảo luận về các điểm chính và quyết định, ClickUp Clips ghi lại mọi thứ trong thời gian thực, trong khi ClickUp Brain tạo bản ghi từ bản ghi âm bằng tính năng Nhận dạng giọng nói tự động (ASR).
Bạn không còn phải vội vàng ghi chú hay lo lắng về việc bỏ sót thông tin quan trọng. ClickUp Brain thậm chí còn phân biệt giữa các người nói, đảm bảo ghi nhận chính xác ý tưởng của từng người.
Khi cuộc họp kết thúc, ClickUp Brain sẽ tóm tắt nội dung thảo luận, nêu bật các mục hành động và cung cấp bản tóm tắt cuộc họp ngắn gọn, mà bạn có thể xuất dưới dạng tài liệu ClickUp.
Ngoài ra, chỉ cần thêm vào đây, nó có thể làm tất cả những việc này cho bạn bằng nhiều ngôn ngữ!
Trường hợp 2: Tối ưu hóa tài liệu kỹ thuật
Là một nhà phát triển làm việc trong một dự án phần mềm phức tạp, bạn gặp khó khăn trong việc tạo và duy trì tài liệu kỹ thuật chi tiết. Các tính năng AI của ClickUp Docs cho tài liệu kỹ thuật có thể rất hữu ích trong trường hợp này.
Cách thức hoạt động như sau.
Giả sử bạn cần tài liệu hóa một API mới mà bạn đã phát triển. Thay vì mất hàng giờ để viết và sắp xếp các chi tiết kỹ thuật theo cách thủ công, bạn có thể sử dụng ClickUp Docs.
Bạn bắt đầu bằng cách nhập các đoạn mã và cấu hình hệ thống vào tài liệu trong ClickUp. ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp, sẽ phân tích các đầu vào của bạn và tạo ra một tài liệu kỹ thuật chi tiết, bao gồm các ví dụ mã và giải thích.
ClickUp Brain đảm bảo tính nhất quán và loại bỏ lỗi, giúp tài liệu của bạn rõ ràng và chuyên nghiệp. Bạn cũng có thể liên kết các nhiệm vụ và chi tiết dự án có liên quan trong tài liệu.
Điều này giúp bạn dễ dàng chia sẻ tài liệu với nhóm của mình, với tùy chọn liên kết công khai hoặc riêng tư.
Ngoài ra, tính năng kiểm soát phiên bản của ClickUp cho tài liệu giúp các nhóm theo dõi các thay đổi và khôi phục các phiên bản trước đó trong trường hợp có sự không nhất quán, thêm một lớp bảo mật cho các tài liệu quan trọng.
Tình huống 3: Tạo nội dung tiếp thị
Là thành viên của nhóm tiếp thị ra mắt sản phẩm mới, bạn cần trợ giúp để nhanh chóng soạn thảo các tài liệu tiếp thị hấp dẫn và thuyết phục. Trợ lý viết AI của ClickUp Docs là đối tác hoàn hảo cho những trường hợp như vậy.
Cách thức hoạt động như sau.
Giả sử nhóm của bạn cần tạo một loạt bài đăng trên blog, nội dung mạng xã hội và mô tả sản phẩm cho sự kiện ra mắt sản phẩm sắp tới.
Với ClickUp Docs, bạn bắt đầu bằng cách nhập thông tin cơ bản về sản phẩm và chi tiết về đối tượng mục tiêu. Trợ lý viết AI sau đó sẽ tạo bản nháp hấp dẫn cho từng nội dung.
ClickUp Brain đề xuất các cách diễn đạt thay thế, giúp bạn tìm ra từ ngữ hoàn hảo và đảm bảo thông điệp của bạn nhất quán và thuyết phục. Bạn cũng có thể dễ dàng nhập và xuất tài liệu, giúp hợp tác với các thành viên khác trong nhóm trở nên dễ dàng hơn.
Điều này giúp cải thiện quá trình tạo nội dung và đảm bảo tạo ra các tài liệu tiếp thị chất lượng cao, thu hút sự chú ý của khán giả.
Tình huống 4: Cải thiện đề xuất dự án
Là một nhà tư vấn chuẩn bị đề xuất dự án cho khách hàng tiềm năng, bạn phải phát triển một đề xuất chi tiết, thuyết phục và nổi bật. ClickUp Docs có thể giúp bạn làm điều này.
Cách thức hoạt động như sau.
Bạn cần tạo một đề xuất dự án nêu rõ mục tiêu, phạm vi và lợi ích của dịch vụ của bạn.
Trên ClickUp Docs, bạn bắt đầu bằng việc soạn thảo đề xuất. Quá trình này diễn ra nhanh hơn với các Mẫu nhắc AI của ClickUp. Ngoài ra, ClickUp Brain còn cung cấp hơn 100 lời nhắc dựa trên vai trò bao gồm nhiều trường hợp sử dụng thường xuyên.
Sau đó, bạn liên kết các nhiệm vụ, dòng thời gian và kế hoạch tài nguyên có liên quan trực tiếp trong tài liệu, cung cấp chế độ xem toàn diện về dự án. Khi bạn hoàn thiện đề xuất, trợ lý viết AI của ClickUp sẽ giúp cải thiện nội dung của bạn, đảm bảo nội dung được trau chuốt và chuyên nghiệp.
Tính năng cộng tác thời gian thực cho phép bạn thu thập phản hồi từ nhóm và kết hợp các thay đổi ngay lập tức. Khi hoàn thành, bạn sẽ có một bản đề xuất chi tiết, thuyết phục, truyền đạt hiệu quả giá trị của bạn đến khách hàng.
Tình huống 5: Đào tạo thành viên mới trong nhóm
Hãy tưởng tượng bạn vừa tuyển dụng một thành viên mới cho nhóm và muốn họ nhanh chóng bắt kịp tiến độ công việc. Bạn có thể đơn giản hóa quá trình nhập môn với ClickUp Docs và ClickUp Clips.
Cách thức hoạt động như sau.
Bạn tạo một tài liệu giới thiệu toàn diện trong ClickUp Docs, nêu rõ mọi thứ mà nhân viên mới cần biết. Tài liệu này bao gồm chính sách công ty, cấu trúc nhóm, vai trò mong đợi và các liên hệ quan trọng.
Với tính năng chỉnh sửa thời gian thực của ClickUp, bạn có thể mời thành viên mới tham gia vào tài liệu. Trong khi đọc, họ có thể đặt câu hỏi trực tiếp trong tài liệu và bạn hoặc các thành viên khác trong nhóm có thể trả lời ngay lập tức.
Điều này loại bỏ việc gửi email qua lại và đảm bảo họ nhận được câu trả lời nhanh chóng.
Tài liệu giới thiệu cũng liên kết đến các tài nguyên quan trọng khác, chẳng hạn như video đào tạo, tóm tắt dự án và ghi chú cuộc họp trước đây.
Tính năng lồng nhau của ClickUp giúp bạn sắp xếp các liên kết này theo thứ bậc, giúp nhân viên mới dễ dàng điều hướng thông tin.
Để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào, bạn liên kết các công việc với tài liệu giới thiệu. Ví dụ: các công việc đầu tiên của nhân viên mới, như cài đặt email hoặc hoàn thành khóa đào tạo bắt buộc, được liệt kê và liên kết trong tài liệu.
Họ có thể đánh dấu các công việc này là đã hoàn thành trực tiếp từ tài liệu và bạn có thể theo dõi tiến độ của họ một cách dễ dàng.
Cuối cùng, các công cụ chú thích và hiệu đính của ClickUp cho phép nhân viên mới cung cấp phản hồi về quá trình nhập môn. Họ có thể thêm nhận xét hoặc đề xuất cải tiến, giúp bạn hoàn thiện trải nghiệm nhập môn cho các nhân viên mới trong tương lai.
Chọn công cụ AI giúp bạn làm việc thông minh hơn
Microsoft Copilot và Word đều là những công cụ tuyệt vời (đặc biệt là Word đã được thời gian kiểm chứng) và thực hiện tốt các hàm của mình.
Tuy nhiên, chúng có thể hoạt động chậm, đặc biệt là trong môi trường nhóm, nơi bạn muốn tránh sử dụng quá nhiều công cụ để cộng tác với nhóm của mình.
Ngoài ra, còn có một vấn đề với nhiều mô hình AI hiện nay là chúng nghe có vẻ... giống robot (thật mỉa mai, chúng tôi biết). Việc thiếu phản hồi nhân bản có thể dẫn đến nội dung lặp đi lặp lại.
Nhưng không phải tất cả các công cụ AI đều khó sử dụng đến vậy.
Các công cụ như ClickUp Docs và ClickUp Brain hoạt động rất hiệu quả khi kết hợp với các tính năng khác của ClickUp và rất thú vị khi sử dụng cùng với nhóm của bạn.
Tuy nhiên, bạn không cần phải tin lời chúng tôi. Hãy tạo tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay để tự mình trải nghiệm.