Nghiên cứu cho thấy nhân viên văn phòng trung bình phải kết nối với sáu người mỗi ngày chỉ để hoàn thành công việc, và mỗi lần tương tác như vậy đều tạo ra thêm tài liệu cần xử lý.
Nhưng điều quan trọng là: việc học cách tự động hóa việc tạo tài liệu bằng AI đơn giản hơn bạn nghĩ. Với các công cụ như ClickUp (và chiến lược phù hợp), bạn có thể biến những giờ làm việc thủ công thành vài phút tự động hóa thông minh.
Hãy bắt đầu ngay! 💪🏼
Tại sao việc tự động hóa tài liệu lại quan trọng?
Chán ngán việc phải viết đi viết lại những nội dung tương tự? Chúng tôi hiểu điều đó. Việc lập tài liệu dự án thủ công thật sự là một cơn ác mộng.
- Nó chiếm hết thời gian của bạn ⏳
- Đó là công việc lặp đi lặp lại 📋
- Và việc này quá dễ để mắc lỗi ❌
Hãy tưởng tượng điều này:
- Cập nhật diễn ra tự động
- Dữ liệu cần thiết được đồng bộ giữa các công cụ một cách tức thì
- Mọi người luôn đồng bộ trên cùng một trang
Đó chính là tự động hóa. Nó thu thập thông tin theo thời gian thực, duy trì tính nhất quán và giải phóng bạn để làm việc cần làm đòi hỏi sự sắc sảo về trí tuệ, khác với các quy trình thủ công truyền thống có thể tăng nguy cơ lỗi của con người và làm chậm tiến độ của nhóm.
Công cụ tài liệu hóa bằng AI là gì?
Công cụ tài liệu hóa bằng AI là phần mềm tự động tạo và tổ chức tài liệu kinh doanh của bạn bằng trí tuệ nhân tạo.
Các công cụ được hỗ trợ bởi AI này sử dụng các công nghệ như xử lý ngôn ngữ tự nhiên, thị giác máy tính, nhận dạng ký tự quang học (OCR) và học máy để xác định và tổ chức chính xác thông tin liên quan từ dữ liệu không cấu trúc và tài liệu đã quét.
Thay vì mục nhập thủ công, họ có thể trích xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm email, tài liệu dự án hoặc phiếu yêu cầu của khách hàng. Các cuộc gọi video, hệ thống quản lý dự án hoặc giao tiếp của nhóm đều được tích hợp vào AI.
Công cụ trợ lý viết sau đó phân tích thông tin, xác định các điểm khóa và tạo tài liệu được tùy chỉnh theo định dạng ưa thích của bạn.
Cách tự động hóa việc tạo tài liệu bằng AI
Vậy, làm thế nào để tự động hóa việc tạo tài liệu bằng AI?
Hãy cùng tìm hiểu từng bước một bằng cách sử dụng ClickUp, ứng dụng toàn diện cho công việc kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức và trò chuyện — tất cả đều được hỗ trợ bởi AI giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.
Chúng ta sẽ lấy một ví dụ: nhóm sản phẩm của bạn vừa tung ra một tính năng mới, và bạn muốn tài liệu hóa bản phát hành, cập nhật nó khi có thay đổi và chia sẻ với các nhóm khác.
Dưới đây là cách chính xác để tự động hóa quản lý vòng đời tài liệu. 💁
Bước #1: Thiết lập cấu trúc rõ ràng trước khi bắt đầu viết
Bắt đầu bằng cách lập kế hoạch loại tài liệu quy trình mà nhóm của bạn cần cho việc phát hành.
Đối với tính năng mới, đây là một số loại tài liệu phổ biến:
- Tổng quan về sản phẩm
- Ghi chú phát hành
- Tổng quan về kiểm thử và kiểm tra chất lượng (QA)
- Các vấn đề đã biết và hướng dẫn khắc phục sự cố
- Công cụ theo dõi phản hồi của khách hàng tùy chỉnh
- Hướng dẫn người dùng
- Quy trình làm việc tiêu chuẩn
Tạo một tài liệu ClickUp cho tính năng và chia nó thành các trang con cho từng phần. Điều này giúp tài liệu dễ dàng điều hướng và cập nhật khi có thêm thông tin. Bạn có thể liên kết tài liệu với nhiệm vụ ClickUp của tính năng để nó luôn được kết nối với công việc.
Các tài liệu này sẽ là một phần của cấu trúc tổ chức các tệp và thư mục trong Docs Hub, cho phép nhóm của bạn tra cứu chúng bất cứ khi nào cần thiết.
Bước #2: Soạn thảo nội dung phát hành dựa trên dữ liệu công việc thực tế
Khi tài liệu đã sẵn sàng, đã đến lúc bắt đầu điền vào nó. Viết mọi thứ thủ công sẽ làm chậm tiến độ của nhóm, đặc biệt khi các chi tiết khóa đã tồn tại trong các công việc.
Truy cập trang ghi chú phát hành của bạn và sử dụng ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp, để tạo bản nháp đầu tiên. Nhập ‘/’ và lựa chọn Viết bằng AI, hoặc sử dụng biểu tượng AI và nhập lệnh như: ‘Tạo bản nháp ghi chú phát hành dựa trên thông tin từ công việc liên kết’.
Bạn cũng có thể tận dụng thư viện mẫu viết nội dung phong phú của nền tảng để nhanh chóng cấu trúc các ghi chú phát hành, bản sửa lỗi hoặc tài liệu tính năng.
ClickUp Brain quét qua các công việc, nhật ký thay đổi, ghi chú phát triển và bình luận nội bộ, sau đó tạo ra một bản tóm tắt gọn gàng. Bạn có thể xem lại, chỉnh sửa và chèn vào trang mà không cần chuyển đổi công cụ, giúp tự động hóa quy trình làm việc.
clickUp Brain MAX là AI tối ưu hóa cho máy tính để bàn, được thiết kế cho việc ghi âmNếu bạn đang có công việc với các tài liệu hướng dẫn dài, bản ghi âm cuộc họp hoặc cập nhật tài liệu theo lô, hãy sử dụng ClickUp Brain MAX — phiên bản tối ưu hóa cho máy tính để bàn của Brain. Tính năng nổi bật của nó là Talk-to-Text*: ghi âm hoặc tải lên bản ghi âm trên máy tính để bàn của bạn, và Brain MAX sẽ chuyển đổi chúng thành tài liệu có cấu trúc, sẵn sàng tìm kiếm (tiêu đề lớn, tóm tắt dạng gạch đầu dòng và các công việc được đề xuất).
Các kết quả nhanh chóng:
- Ghi chú cuộc họp bằng giọng nói hoặc tải lên bản ghi màn hình → bản nháp tức thì kèm dấu thời gian
- Xử lý hàng loạt các bản ghi dài mà không làm mất định dạng hoặc ngữ cảnh
- Nhận các bản tóm tắt sẵn sàng để xem xét và đề xuất công việc mà bạn có thể dễ dàng chèn vào tài liệu phát hành
Bước #3: Giữ tài liệu liên kết với công việc đang thực hiện
Tài liệu sẽ hữu ích nhất khi chúng luôn kết nối với những gì nhóm của bạn đang thực sự làm. Kết nối tài liệu với các công việc đảm bảo rằng nó luôn phản ánh tiến độ và bối cảnh thực tế.
Trong ClickUp, bạn có thể tạo Mối quan hệ giữa tài liệu và công việc. Đối với tính năng này, hãy liên kết tài liệu phát hành với công việc chính và các công việc con cho phát triển, kiểm thử chất lượng (QA) và phản hồi. Các liên kết công việc này sẽ hiển thị trong thanh bên, cho phép nhóm của bạn chuyển đổi giữa tài liệu và các công việc cần thực hiện chỉ với một cú nhấp chuột.
Giả sử đội ngũ hỗ trợ của bạn gặp phải sự gia tăng đột biến trong số lượng vé hỗ trợ liên quan. Họ có thể mở tài liệu, kiểm tra phần hướng dẫn khắc phục sự cố và liên kết các công việc hỗ trợ mới trực tiếp với nó. Điều này giúp nâng cao chất lượng tài liệu và cải thiện dịch vụ khách hàng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng phân tích (hoặc hỏi phần mềm AI của bạn) để xác định các tài liệu có lượng truy cập cao nhưng tương tác thấp. Đây là những ứng cử viên tốt nhất để cải thiện bằng cách làm rõ nội dung, bổ sung phương tiện truyền thông phong phú hơn hoặc nâng cấp bố cục.
Bước #4: Tự động kích hoạt cập nhật khi các công việc được tiến hành
Khi công việc tính năng của bạn được đánh dấu hoàn thành, bạn có thể muốn cập nhật ghi chú phát hành, thông báo cho các nhóm khác hoặc tạo danh sách kiểm tra theo dõi. Bạn có thể tự động hóa tất cả những điều đó.
Sử dụng ClickUp Automations để kích hoạt các hành động tạo tài liệu dựa trên trạng thái công việc, loại bỏ các quy trình thủ công trùng lặp.
Ví dụ:
- Khi một công việc được chuyển sang trạng thái 'Đã xong'
- Kích hoạt AI để tóm tắt công việc
- Chèn tóm tắt vào trang ghi chú phát hành
- Thông báo cho kênh hỗ trợ rằng tài liệu đã được cập nhật
Bây giờ, khi nhóm phát triển hoàn thành công việc, bạn có thể tin tưởng vào giải pháp xử lý tài liệu tự động hóa của mình để tự cập nhật và thông báo cho tất cả các bên liên quan.
📮 ClickUp Insight: 1 trong 4 nhân viên sử dụng bốn công cụ trở lên chỉ để tạo bối cảnh làm việc. Một chi tiết khóa có thể bị ẩn trong email, được mở rộng trong một chủ đề Slack và được ghi chép trong một công cụ riêng biệt, buộc các nhóm phải lãng phí thời gian tìm kiếm thông tin thay vì hoàn thành công việc.
ClickUp tích hợp toàn bộ quy trình làm việc của bạn vào một nền tảng thống nhất. Với các tính năng như Quản lý Dự án Email ClickUp, Trò chuyện ClickUp, Tài liệu ClickUp và ClickUp Brain, mọi thứ đều được kết nối, đồng bộ và truy cập ngay lập tức. Hãy tạm biệt những công việc hành chính và lấy lại thời gian làm việc năng suất của bạn.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm có thể tiết kiệm được 5+ giờ mỗi tuần nhờ ClickUp—tương đương hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người—bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng đội ngũ của bạn có thể tạo ra điều gì với thêm một tuần năng suất mỗi quý!
Bước #5: Tự động thu thập thông tin từ các công việc liên quan
Sau khi tính năng này được triển khai, các công việc mới sẽ xuất hiện, chẳng hạn như phản hồi của khách hàng, lỗi phần mềm và yêu cầu nội bộ. Hệ thống AI cho tài liệu của bạn nên phản ánh những thay đổi này mà không cần chỉnh sửa thủ công.
Sử dụng AI Fields trong chế độ xem dạng danh sách của ClickUp để tự động tạo tóm tắt, nhật ký phản hồi hoặc các bước tiếp theo cho từng công việc liên quan. Sau đó, kéo các kết quả đó vào một phần mới trong tài liệu của bạn, như ‘Những điểm nổi bật sau khi ra mắt’ hoặc ‘Những điểm nổi bật về phản hồi của khách hàng’.
Ví dụ, nếu đội ngũ hỗ trợ của bạn ghi lại năm công việc phản hồi, bạn có thể cài đặt một trường AI để tóm tắt từng công việc và dán các tóm tắt đó trực tiếp vào tài liệu.
Bước #6: Kiểm tra và cập nhật tài liệu mà không cần bắt đầu lại từ đầu
Các tài liệu không được cập nhật sẽ nhanh chóng trở nên lỗi thời, vì vậy hãy thiết lập các chu kỳ kiểm tra định kỳ để nhóm của bạn có thể tinh chỉnh nội dung khi tình hình thay đổi.
Thiết lập các công việc lặp lại trong ClickUp để nhắc nhở nhóm xem xét tài liệu phát hành hàng tháng. Khi đến thời điểm, sử dụng ClickUp Brain trong tài liệu để viết lại các phần cũ, tóm tắt các trang dài hoặc chỉnh sửa các cụm từ lỗi thời.
Ví dụ, khi nhóm của bạn phát hành bản vá hoặc bản cập nhật nhỏ, hãy đánh dấu phần cũ trong tài liệu và yêu cầu Brain viết lại nó dựa trên dữ liệu công việc mới. Bạn sẽ nhận được nội dung sạch sẽ, được cập nhật chỉ trong vài giây.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Áp dụng khung 'Kim tự tháp tài liệu'. Tổ chức kiến thức của bạn theo các tầng:
- Lớp 1: Câu trả lời nhanh (Câu hỏi thường gặp, câu trả lời ngắn gọn)
- Lớp 2: Hướng dẫn và Quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP)
- Lớp 3: Bối cảnh sâu (báo cáo kỹ thuật, lý do)
AI có thể xử lý dữ liệu hiệu quả hơn khi dữ liệu được cấu trúc rõ ràng và định dạng nhất quán.
Phần mềm AI hàng đầu cho tự động hóa tài liệu
Có nhiều công cụ có thể giúp bạn tự động hóa các phần khác nhau của quy trình tài liệu. Một số tập trung vào việc tạo/lập nội dung, trong khi những công cụ khác liên kết tài liệu với công việc dự án.
Đối với các nhóm muốn xây dựng tài liệu có cấu trúc và có thể mở rộng, đây là một số lựa chọn. 📋
1. Grammarly
Grammarly giúp hoàn thiện văn bản của bạn trong công việc, đề xuất các cải tiến về giọng điệu, ngữ pháp và độ rõ ràng để các tài liệu phức tạp luôn gọn gàng và dễ theo dõi. Dù bạn đang soạn thảo thông số kỹ thuật sản phẩm, đề xuất hay email, Grammarly đảm bảo thông điệp của bạn luôn chuyên nghiệp và nhất quán trên các công cụ như Tài liệu Google, Slack và Gmail.
Các tính năng tốt nhất của Grammarly
- Phát hiện các vấn đề ngữ pháp, chính tả và dấu câu trong thời gian thực
- Điều chỉnh giọng điệu phù hợp với ngữ cảnh — trang trọng, thân thiện hoặc tự tin
- Đề xuất các cách viết lại câu để đảm bảo tính rõ ràng và súc tích
- Công việc trên các trình duyệt, email và ứng dụng hợp tác
*giai đoạn giới hạn của Grammarly
- Có thể đôi khi điều chỉnh quá mức đối với văn bản sáng tạo hoặc cuộc hội thoại
- Yêu cầu kết nối internet để sử dụng đầy đủ các hàm
Giá của GrammarlyMiễn phíPremium: $30/thángDoanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét của GrammarlyG2: 4.7/5 (hơn 11.000 đánh giá)Capterra: 4.7/5 (hơn 7.000 đánh giá)
2. Zapier
Zapier kết nối các ứng dụng của bạn để tự động hóa các công việc trên nhiều công cụ. Bạn có thể cài đặt để thông báo cho đồng nghiệp khi nội dung được cập nhật, chuyển dữ liệu từ biểu mẫu vào tài liệu, kích hoạt các hành động theo dõi và thậm chí truy cập lịch sử phiên bản tài liệu.
Các tính năng nổi bật của Zapier
- Tích hợp với hơn 6.000 ứng dụng, bao gồm ClickUp, Slack và Google Trang tính
- Các quy trình làm việc nhiều bước (“Zaps”) cho tự động hóa phức tạp
- Logic điều kiện cho định tuyến nâng cao
- Thiết lập không cần mã với các mẫu có sẵn
*giới hạn của Zapier
- Các quy trình tự động hóa phức tạp có thể trở nên tốn kém khi triển khai trên quy mô lớn
- Thỉnh thoảng xảy ra trễ đồng bộ hóa đối với các tập dữ liệu lớn
Giá của ZapierGói Miễn phí: $29.99/thángGói Chuyên nghiệp: $73.50/thángGói Đội nhóm: $103.50/thángGói Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét trên ZapierG2: 4.5/5 (hơn 1.800 đánh giá)Capterra: 4.7/5 (hơn 2.600 đánh giá)
3. Speechify
Speechify giúp bạn nghe nội dung văn bản hoặc chuyển đổi giọng nói của chính mình thành văn bản có thể chỉnh sửa. Đây là công cụ lý tưởng cho việc ghi chú, brainstorming hoặc phác thảo ý tưởng khi di chuyển. Với các tùy chọn giọng nói được hỗ trợ bởi AI, bạn có thể đọc hoặc ghi âm tài liệu một cách tự nhiên trên web và thiết bị di động.
Các tính năng nổi bật của Speechify
- Chuyển đổi văn bản thành giọng nói với giọng nói AI tự nhiên
- Chuyển đổi ghi chú nói thành văn bản có thể chỉnh sửa
- Công việc trên các trình duyệt, điện thoại và tệp PDF
- Tốc độ phát lại và phong cách giọng nói có thể điều chỉnh
Giới hạn của Speechify
- Để sử dụng các tính năng nâng cao và độ chính xác cao trong việc chuyển đổi giọng nói thành văn bản, bạn cần đăng ký một kế hoạch trả phí
- Hàm ngoại tuyến bị giới hạn trên một số thiết bị
Giá của SpeechifyMiễn phíPremium: $11.58/tháng (thanh toán hàng năm)Truy cập sách nói: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về SpeechifyG2: 4.6/5 (hơn 150 đánh giá)Capterra: 4.7/5 (hơn 80 đánh giá)
4. ClickUp
ClickUp đưa quy trình tài liệu của bạn vào cùng không gian với công việc thực tế. Nó kết nối nội dung với các công việc, dòng thời gian và nhóm, giúp tài liệu của bạn luôn cập nhật và có thể thực hiện được.
Dưới đây là các tính năng tự động hóa tài liệu bổ sung có sẵn trong ClickUp:
- Hình dung quy trình của bạn: Lập kế hoạch luồng tài liệu, kết nối ý tưởng với công việc và chuyển đổi các ý tưởng brainstorming thành tài liệu có cấu trúc với ClickUp Bảng trắng
- Theo dõi tiến độ: Tạo thẻ tùy chỉnh trực tiếp trên Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi cập nhật tài liệu, đánh giá quá hạn và khối lượng công việc của đội ngũ
- *lên lịch công việc một cách dễ dàng: Giao hạn chót cho việc viết, xem xét và xuất bản tài liệu mà không cần rời khỏi quy trình làm việc của bạn với ClickUp Assign Comments
- *phân chia nhiệm vụ bằng danh sách kiểm tra nhiệm vụ: Giao các phần cụ thể của tài liệu cho các thành viên khác nhau trong nhóm và đang theo dõi hoàn thành thông qua các công việc con trong ClickUp
- giữ cuộc hội thoại tập trung: *Chia sẻ cập nhật thời gian thực và giải quyết các rào cản mà không cần chuyển đổi ngữ cảnh với ClickUp Chat cho hợp tác nhóm
- Tìm nội dung ngay lập tức: Tìm kiếm qua các công việc, tài liệu và bình luận để nhanh chóng cải thiện việc trích xuất dữ liệu với ClickUp Kết nối Tìm kiếm
*giới hạn của ClickUp
- Đường cong học tập dốc đối với người dùng mới do có nhiều tính năng phức tạp
Giá cả của ClickUp
đánh giá và nhận xét về ClickUp*G2: 4.7/5 (hơn 10.000 đánh giá)Capterra: 4.6/5 (hơn 4.000 đánh giá)
ClickUp cung cấp nhiều tính năng trong một nền tảng duy nhất như quản lý dự án, các tùy chọn brainstorming, quản lý công việc, kế hoạch dự án, quản lý tài liệu, v.v. Nó đã giúp công việc trở nên dễ dàng hơn đáng kể nhờ giao diện người dùng được thiết kế tốt, dễ sử dụng và việc hợp tác trong nhóm cũng như với các nhóm khác trở nên thuận tiện hơn. Chúng tôi có thể quản lý công việc hiệu quả hơn, đang theo dõi và báo cáo công việc dễ dàng, và dựa trên tiến độ hàng ngày, việc lập kế hoạch cho tương lai cũng trở nên đơn giản.
ClickUp cung cấp nhiều tính năng trong một nền tảng duy nhất như quản lý dự án, các tùy chọn brainstorming, quản lý công việc, kế hoạch dự án, quản lý tài liệu, v.v. Nó đã giúp công việc trở nên dễ dàng hơn đáng kể nhờ giao diện người dùng được thiết kế tốt, dễ sử dụng và việc hợp tác trong nhóm cũng như với các nhóm khác trở nên thuận tiện hơn. Chúng tôi có thể quản lý công việc hiệu quả hơn, đang theo dõi và báo cáo công việc dễ dàng, và dựa trên tiến độ hàng ngày, việc lập kế hoạch cho tương lai cũng trở nên đơn giản.
Các phương pháp tốt nhất cho việc tự động hóa tài liệu
Dưới đây là một số kỹ thuật để tự động hóa việc tạo tài liệu. 👀
- Chuyển đổi kiến thức ngầm thành tài sản có thể tìm kiếm: Ghi lại kiến thức chuyên môn ngầm bằng cách tự động tài liệu hóa lý do ra quyết định, các giải pháp tạm thời và bài học kinh nghiệm từ các buổi đánh giá sau dự án
- Tạo quy trình quản lý tài liệu dự đoán : Sử dụng AI để xác định các quy trình có khả năng cần cập nhật cao nhất dựa trên các mẫu theo mùa, thay đổi trong nhóm hoặc các giai đoạn phát triển kinh doanh, sau đó chủ động đánh dấu chúng để xem xét
- Tạo tài liệu đào tạo động: Xây dựng tài liệu hướng dẫn có thể điều chỉnh theo các phong cách học tập và trình độ kinh nghiệm khác nhau, tự động điều chỉnh mức độ phức tạp và ví dụ dựa trên vai trò và nền tảng của người đọc
- Thực hiện tài liệu hóa thông tin khách hàng tự động hóa: Chuyển đổi phản hồi của khách hàng, phiếu hỗ trợ và cuộc hội thoại bán hàng thành thông tin kinh doanh có thể hành động
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đánh dấu hoặc che giấu dữ liệu nhạy cảm trước khi xuất bản tài liệu công khai hoặc chia sẻ bằng tính năng kiểm duyệt nội dung được hỗ trợ bởi AI để tuân thủ quy định (ví dụ: thông tin cá nhân, thông tin đăng nhập bảo mật). Điều này đặc biệt hữu ích cho các cơ sở kiến thức hướng đến khách hàng.
Tự động hóa tài liệu của bạn với ClickUp
Việc tạo tài liệu thủ công làm chậm tiến độ của nhóm, gây ra lỗi và làm phân tán sự tập trung khỏi các công việc có tác động lớn. Khi mọi luồng quy trình, quyết định và cập nhật đều được xử lý qua một hệ thống tập trung, sự hợp tác được cải thiện và việc thực thi được đẩy nhanh.
ClickUp kết hợp tài liệu có cấu trúc, trợ lý AI tức thì và các tính năng tự động hóa mạnh mẽ trong một giao diện thống nhất, thân thiện với người dùng. Các nhóm có thể tạo ra tài liệu sống động, có thể tìm kiếm, có thể thực hiện và luôn được cập nhật liên tục, phát triển cùng với công việc của họ.
Vậy bạn còn chần chừ gì nữa? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅