Nhóm của bạn rất hào hứng với AI tạo sinh, nhưng mọi người đang sử dụng các công cụ khác nhau mà không có sự giám sát nào. Nếu không có các rào cản rõ ràng, bạn đang đặt công ty vào tình trạng " sự bùng nổ không kiểm soát của AI " — sự phát triển không kế hoạch của các công cụ, mô hình và nền tảng AI mà không có sự giám sát, chiến lược hoặc kiểm soát.
Điều này dẫn đến các rủi ro về bảo mật dữ liệu, chất lượng công việc không nhất quán và những vấn đề tuân thủ nghiêm trọng khi nhân viên vô tình cung cấp thông tin bí mật vào các mô hình AI công khai.
Các lỗ hổng trách nhiệm phát sinh từ đó rất khó khăn và tốn thời gian để giải quyết, với 69% doanh nghiệp nghi ngờ hoặc có bằng chứng về việc nhân viên sử dụng các công cụ AI bị cấm.
Bài viết này hướng dẫn bạn qua 10 mẫu quy trình làm việc miễn phí cho chính sách sử dụng AI, giúp biến các hướng dẫn văn bản của bạn thành các quy trình có thể thực thi và theo dõi được.
10 Mẫu quy trình làm việc về chính sách sử dụng AI miễn phí trong nháy mắt
| Tên mẫu | Link tải xuống | Phù hợp cho | Tính năng nổi bật |
| Mẫu Sổ tay Nhân viên, Chính sách & Quy trình do ClickUp™ cung cấp | Tải miễn phí mẫu | Các nhóm đang xây dựng cuốn cẩm nang chính sách AI đầu tiên của mình, hoặc hợp nhất các hướng dẫn phân tán thành một nguồn thông tin trung tâm duy nhất. | 12 phần chính sách được xây dựng sẵn; kiểm soát phiên bản và lịch sử sửa đổi tích hợp; theo dõi xác nhận; Trường Tùy chỉnh để gắn thẻ theo bộ phận, mức độ rủi ro hoặc ngày xem xét tiếp theo |
| Mẫu chính sách công ty của ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các nhóm cần một chính sách sử dụng AI được chấp nhận một cách tập trung dưới dạng tài liệu độc lập (không cần quản lý toàn bộ sổ tay) | Phần tổng quan về chính sách; quy trình phê duyệt thông qua phân công công việc (pháp lý, nhân sự, lãnh đạo); ngày có hiệu lực và nhắc nhở đánh giá thông qua Trường Tùy chỉnh; tài nguyên liên kết (đào tạo, Câu hỏi thường gặp, tài liệu tuân thủ) |
| Mẫu Kế hoạch Quản trị của ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các tổ chức triển khai quản trị AI chính thức với các vai trò ra quyết định được xác định rõ ràng và cơ chế giám sát. | Bản đồ cấu trúc quản trị (quyền sở hữu và trách nhiệm); kho lưu trữ đánh giá rủi ro; công cụ theo dõi tần suất cuộc họp cho các cuộc đánh giá quản trị; nhật ký quyết định |
| Mẫu bảo mật CNTT của ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các nhóm IT và bảo mật ghi chép các biện pháp kiểm soát kỹ thuật hỗ trợ quản trị AI (quyền truy cập, bảo vệ dữ liệu, đánh giá công cụ) | Tài liệu kiểm soát truy cập và quyền truy cập dựa trên vai trò; ma trận phân loại dữ liệu liên kết với quyền sử dụng; quy trình phản ứng sự cố đối với vi phạm liên quan đến AI; danh sách kiểm tra đánh giá nhà cung cấp cho các nhà cung cấp công cụ AI |
| Mẫu quy trình và thủ tục của ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các nhóm chuyển đổi chính sách AI thành các quy trình lặp lại, từng bước mà nhân viên có thể tuân theo hàng ngày | Phân tích chi tiết từng bước của quy trình; phân công vai trò cho từng bước; các điểm kiểm tra tuân thủ thông qua danh sách kiểm tra lồng nhau; trực quan hóa luồng quy trình để hiểu nhanh chóng. |
| Mẫu Quản lý Triển khai của ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các nhóm triển khai chính sách AI tại nơi làm việc và quản lý việc soạn thảo, đào tạo, triển khai và áp dụng chính sách như một dự án. | Dòng thời gian triển khai theo giai đoạn với các phụ thuộc; theo dõi giao tiếp và xác nhận của các bên liên quan; quản lý và theo dõi tiến độ hoàn thành các công việc đào tạo; theo dõi các chỉ số áp dụng thông qua Trường Tùy chỉnh |
| Mẫu danh sách kiểm tra kiểm toán nội bộ của ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các nhóm tuân thủ, quản lý rủi ro và kiểm toán nội bộ thực hiện các cuộc kiểm toán định kỳ về việc sử dụng AI so với chính sách. | Danh sách kiểm tra tiêu chí kiểm toán đã được định nghĩa sẵn; thu thập bằng chứng thông qua tệp đính kèm (ảnh chụp màn hình, nhật ký, tài liệu); phân loại sự cố theo mức độ nghiêm trọng và hành động cần thực hiện; đang theo dõi quá trình khắc phục. |
| Mẫu danh sách kiểm tra kiểm soát nội bộ của ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các nhóm theo dõi các biện pháp kiểm soát một cách chủ động để ngăn chặn vi phạm chính sách AI (thay vì chỉ kiểm toán sau khi sự cố xảy ra) | Mục tiêu kiểm soát (những gì mỗi biện pháp kiểm soát ngăn chặn/phát hiện); quy trình kiểm thử được tài liệu hóa; phân công chủ sở hữu biện pháp kiểm soát để đảm bảo trách nhiệm; ghi chép ngoại lệ kèm theo lý do kinh doanh được tài liệu hóa |
| Mẫu chính sách kiểm toán của ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Các tổ chức tiêu chuẩn hóa cách thức thực hiện kiểm toán AI (phạm vi, tần suất, tiêu chuẩn, báo cáo) | Xác định phạm vi kiểm toán (công cụ, hoạt động, nhóm); tần suất kiểm toán và các yếu tố kích hoạt; yêu cầu về trình độ và đào tạo của kiểm toán viên; các yêu cầu báo cáo tiêu chuẩn cho kết quả kiểm toán |
| Mẫu chính sách sử dụng AI của HubSpot dành cho startup | Tải xuống mẫu này | Các startup và nhóm ở giai đoạn đầu cần một chính sách AI cơ bản nhanh chóng mà không cần nguồn lực chuyên trách về tuân thủ/pháp lý | Ngôn ngữ thân thiện với startup; ghi chú tùy chỉnh; triển khai nhanh chóng với ít sửa đổi |
Chính sách sử dụng AI là gì?
Chính sách sử dụng AI là một tài liệu chính thức giúp ngăn chặn sự hỗn loạn. Đây là nguồn thông tin chính xác duy nhất mô tả chi tiết cách nhân viên có thể—và không thể—sử dụng các công cụ AI trong công việc của họ. Đây không chỉ là một hướng dẫn không chính thức; đây là một tiêu chuẩn được tài liệu hóa và có thể thi hành để bảo vệ tổ chức của bạn.
Một chính sách AI hiệu quả cho các công ty thường bao gồm:
- Công cụ AI được phê duyệt: Danh sách rõ ràng về các nền tảng được phép sử dụng
- Các trường hợp sử dụng bị cấm: Các hoạt động bị cấm rõ ràng, như nhập dữ liệu khách hàng nhạy cảm vào chatbot công khai.
- Xử lý dữ liệu: Quy tắc về loại thông tin nào có thể được chia sẻ với hệ thống AI
- Kiểm tra đầu ra: Yêu cầu giám sát của con người trước khi sử dụng nội dung do AI tạo ra
- Trách nhiệm: Một chuỗi chỉ huy rõ ràng về ai chịu trách nhiệm thi hành chính sách và xử lý các yêu cầu.
📮ClickUp Insight: 88% số người tham gia khảo sát của chúng tôi sử dụng AI cho các công việc cá nhân, nhưng hơn 50% tránh sử dụng nó trong công việc. Ba rào cản chính? Thiếu tích hợp liền mạch, khoảng trống kiến thức hoặc lo ngại về bảo mật.
Nhưng nếu AI đã được tích hợp sẵn vào Không gian Làm việc ClickUp của bạn và đã được bảo mật? ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp sẵn của ClickUp, biến điều này thành hiện thực. Nó hiểu các yêu cầu bằng ngôn ngữ thông thường, giải quyết cả ba vấn đề liên quan đến việc áp dụng AI đồng thời kết nối các cuộc trò chuyện, công việc, tài liệu và kiến thức trong toàn bộ Không gian Làm việc ClickUp. Tìm câu trả lời và thông tin chi tiết chỉ với một cú nhấp chuột!
Tại sao nhóm của bạn cần một quy trình làm việc cho chính sách sử dụng AI
Bạn đã viết một chính sách sử dụng AI hợp lý. Vấn đề là, nó hiện đang nằm trong một thư mục chia sẻ, bị lãng quên. Một chính sách mà không ai đọc cũng giống như không có chính sách nào cả, tạo ra cảm giác bảo mật giả tạo trong khi hành vi rủi ro vẫn tiếp diễn mà không bị kiểm soát.
Thay vì hy vọng mọi người nhớ các quy tắc, bạn nên tích hợp tuân thủ trực tiếp vào các hoạt động hàng ngày của họ. Đây là khóa để thực thi chính sách AI hiệu quả.
Mẫu quy trình làm việc biến chính sách của bạn từ một tài liệu thụ động thành một quy trình được tự động hóa, chủ động với những lợi ích rõ ràng:
- Tính nhất quán: Mọi thành viên trong nhóm đều tuân thủ các bước chính xác giống nhau cho các yêu cầu sử dụng công cụ AI, quy trình phê duyệt và báo cáo sự cố.
- Hiển thị: Lãnh đạo có thể theo dõi theo thời gian thực, có thể kiểm toán về cách AI được sử dụng, bởi ai và cho mục đích gì.
- Khả năng thích ứng: Khi quy định về AI thay đổi, bạn có thể cập nhật quy trình làm việc một lần, và quy trình mới sẽ được triển khai ngay lập tức cho tất cả mọi người mà không cần đào tạo lại toàn công ty.
- Trách nhiệm: Với việc phân công rõ ràng cho các công việc như kiểm tra, xử lý ngoại lệ và kiểm toán tuân thủ, không có gì bị bỏ sót.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp tập trung việc tạo/lập, đang theo dõi và hợp tác trong việc xây dựng chính sách cùng với quy trình làm việc của dự án AI, giảm thiểu sự phân mảnh công cụ và nâng cao khả năng quản trị.
Một chính sách sử dụng AI nên bao gồm những gì?
Trước khi tải xuống một mẫu, bạn cần biết một mẫu tốt trông như thế nào. Nhóm của bạn có thể muốn viết một vài quy tắc nhanh chóng, nhưng một chính sách yếu sẽ khiến bạn dễ bị tổn thương không kém gì việc không có chính sách nào. Một chính sách AI toàn diện tại nơi làm việc là hàng phòng thủ đầu tiên của bạn chống lại sự mở rộng không kiểm soát của AI và rủi ro tuân thủ.
Sử dụng danh sách công việc này để đảm bảo chính sách của bạn bao quát tất cả các lĩnh vực quan trọng.
- Phạm vi và tính áp dụng: Nêu rõ chính sách áp dụng cho những nhân viên, nhà thầu và bộ phận nào.
- Danh sách công cụ được phê duyệt: Duy trì danh sách động các nền tảng AI được phê duyệt và quy trình đề xuất và đánh giá các nền tảng mới
- Hoạt động bị cấm: Xác định rõ ràng các giới hạn, chẳng hạn như không nhập thông tin nhận dạng cá nhân (PII) hoặc dữ liệu khách hàng bí mật vào các công cụ AI công khai.
- Phân loại dữ liệu: Cung cấp một khung làm việc đơn giản giúp nhân viên xác định thông tin nào an toàn để sử dụng với hệ thống AI dựa trên mức độ nhạy cảm của nó.
- Yêu cầu giám sát của con người: Xác định thời điểm các kết quả do AI tạo ra phải được con người xem xét và xác minh trước khi sử dụng
- Báo cáo sự cố: Tạo quy trình đơn giản cho nhân viên báo cáo vi phạm chính sách hoặc các vấn đề bảo mật liên quan đến AI tiềm ẩn.
- Đào tạo và xác nhận: Ghi chép cách nhân viên sẽ được đào tạo về chính sách và cách họ xác nhận đã đọc và hiểu nó
- Tần suất xem xét: Xác định tần suất xem xét và cập nhật chính sách để phù hợp với công nghệ và quy định mới.
📮ClickUp Insight: Trong khi 34% người dùng hoạt động với sự tin tưởng hoàn toàn vào hệ thống AI, một nhóm lớn hơn một chút (38%) duy trì phương pháp “tin tưởng nhưng kiểm tra”.
Một công cụ độc lập không quen thuộc với bối cảnh công việc của bạn thường có nguy cơ cao hơn trong việc tạo ra các phản hồi không chính xác hoặc không đáp ứng yêu cầu.
Đó là lý do chúng tôi phát triển ClickUp Brain, AI kết nối quản lý dự án, quản lý kiến thức và hợp tác trong không gian làm việc của bạn cùng các công cụ bên thứ ba tích hợp. Nhận phản hồi theo ngữ cảnh mà không cần chuyển đổi và trải nghiệm tăng hiệu suất làm việc gấp 2–3 lần, giống như các khách hàng của chúng tôi tại Seequent.
10 Mẫu quy trình làm việc miễn phí cho chính sách sử dụng AI
Bắt đầu xây dựng chính sách quản lý AI từ trang trắng đòi hỏi nhiều thời gian và nỗ lực. Bạn sẽ băn khoăn không biết nên bao gồm những gì, cách cấu trúc như thế nào và làm sao để đảm bảo tính khả thi. Điều này dẫn đến sự chậm trễ, kéo dài thời gian công ty tiếp xúc với rủi ro.
Các mẫu quy trình làm việc về chính sách sử dụng AI này cung cấp cấu trúc cần thiết để xây dựng khung quản trị toàn diện một cách nhanh chóng. Thay vì bắt đầu từ đầu, bạn có thể tùy chỉnh các mẫu này để phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức mình, dù bạn là startup hay doanh nghiệp lớn.
1. Mẫu Sổ tay Nhân viên, Chính sách & Quy trình của ClickUp™
Mẫu Sổ tay Nhân viên, Chính sách & Quy trình của ClickUp là một khung làm việc toàn diện để ghi chép tất cả các chính sách của công ty, bao gồm cả hướng dẫn sử dụng AI mới của bạn, tại một địa điểm trung tâm và dễ dàng truy cập.
Đây là giải pháp lý tưởng cho các tổ chức đang xây dựng chính sách AI chính thức đầu tiên hoặc hợp nhất các hướng dẫn phân tán thành một tài liệu hướng dẫn chính thức duy nhất.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Các phần chính sách có sẵn: Bắt đầu với 12 điều khoản chính sách sẵn sàng sử dụng bao gồm phân loại dữ liệu, danh sách công cụ được phê duyệt và báo cáo sự cố — tùy chỉnh ngôn ngữ để phù hợp với ngành của bạn.
- Quản lý phiên bản: Tự động theo dõi mọi cập nhật đối với chính sách AI của bạn thông qua lịch sử phiên bản tích hợp, giúp bạn luôn có bản ghi rõ ràng về những thay đổi đã được thực hiện và thời điểm thực hiện.
- Theo dõi xác nhận: Ngừng việc phải đi tìm chữ ký bằng cách đang theo dõi trực tiếp trong hệ thống xem nhân viên nào đã xem xét và chấp nhận chính sách.
- Trường Tùy chỉnh ClickUp: Tổ chức các chính sách của bạn bằng cách gắn thẻ theo bộ phận, mức độ rủi ro hoặc ngày kiểm tra tiếp theo để dễ dàng lọc và báo cáo.
2. Mẫu chính sách công ty của ClickUp
Sử dụng Mẫu Chính sách Công ty của ClickUp để tạo một tài liệu chính sách sử dụng AI tập trung, riêng biệt với cấu trúc rõ ràng và quy trình phê duyệt tích hợp sẵn.
Đây là giải pháp lý tưởng cho các nhóm cần một chính sách sử dụng AI được chấp nhận mà không cần phải quản lý một cuốn sổ tay nhân viên phức tạp.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Phần tổng quan về chính sách: Xác định mục đích, phạm vi và đối tượng áp dụng của chính sách ngay từ đầu để người đọc ngay lập tức hiểu rõ nội dung được bao phủ.
- Quy trình phê duyệt: Loại bỏ việc trao đổi email qua lại bằng cách sử dụng các nhiệm vụ ClickUp tích hợp sẵn, tự động chuyển chính sách đến bộ phận pháp lý, nhân sự và lãnh đạo để phê duyệt.
- Theo dõi ngày có hiệu lực: Sử dụng Trường Tùy chỉnh ClickUp để ghi lại thời điểm chính sách có hiệu lực và thiết lập nhắc nhở tự động hóa cho lần xem xét tiếp theo.
- Tài nguyên liên kết: Giữ mọi thứ kết nối bằng cách sử dụng tệp đính kèm tài liệu đào tạo, câu hỏi thường gặp (FAQ) hoặc tài liệu tuân thủ bên ngoài trực tiếp vào chính sách.
3. Mẫu Kế hoạch Quản trị của ClickUp
Mẫu Kế hoạch Quản trị của ClickUp là một mẫu kế hoạch chiến lược giúp bạn thiết lập khung tổ chức hoàn chỉnh cần thiết để tạo ra, thực thi và cập nhật các chính sách AI của mình theo thời gian.
Đây là giải pháp lý tưởng cho các tổ chức đang triển khai hệ thống quản trị AI chính thức với các vai trò, trách nhiệm và quy trình ra quyết định được xác định rõ ràng.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Bản đồ cấu trúc quản trị: Xác định trực quan ai là người chịu trách nhiệm về các quyết định chính sách AI, từ các nhà tài trợ cấp cao đến các trưởng bộ phận.
- Phần đánh giá rủi ro: Tạo một kho lưu trữ trung tâm để ghi chép các rủi ro tiềm ẩn của AI và các chiến lược giảm thiểu rủi ro mà bạn sẽ áp dụng để giải quyết chúng.
- Trình theo dõi tần suất cuộc họp: Lên lịch và quản lý các cuộc họp định kỳ của ủy ban quản trị để đảm bảo giám sát liên tục.
- Nhật ký quyết định: Duy trì một bản ghi có thể kiểm toán về các quyết định quản trị quan trọng, bao gồm lý do và kết quả, để tham khảo trong tương lai.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cho phép người dùng tự phục vụ và hiểu các chính sách một cách độc lập trong ClickUp. Tập trung tất cả các chính sách của bạn vào một trung tâm duy nhất với ClickUpDocs và đánh dấu các chính sách quan trọng là Wiki. Tính năng Tìm kiếm Doanh nghiệp trong ClickUp đảm bảo người dùng có thể nhanh chóng tìm được câu trả lời và tóm tắt AI khi cần thiết.
Video dưới đây hướng dẫn bạn cách sử dụng AI như một công cụ tìm kiếm nội bộ.
4. Mẫu bảo mật CNTT của ClickUp
Xử lý nền tảng kỹ thuật của quản trị AI bằng cách tài liệu hóa các biện pháp kiểm soát truy cập, bảo vệ dữ liệu và các quy trình bảo mật của nhà cung cấp. Mẫu Bảo mật CNTT của ClickUp được thiết kế cho các nhóm CNTT và bảo mật ưu tiên các khía cạnh kỹ thuật của việc sử dụng AI, chẳng hạn như hạn chế đầu vào dữ liệu và đánh giá công cụ.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Tài liệu kiểm soát truy cập: Xác định chính xác ai có thể sử dụng công cụ AI nào và ở mức quyền truy cập nào để áp dụng kiểm soát truy cập dựa trên vai trò.
- Ma trận phân loại dữ liệu: Phân loại mức độ nhạy cảm của dữ liệu với các quyền truy cập AI cụ thể, cung cấp cho nhân viên hướng dẫn rõ ràng về những gì an toàn để chia sẻ.
- Quy trình phản ứng sự cố: Chủ động ghi chép các bước thực hiện chi tiết để xử lý một sự cố bảo mật liên quan đến AI trước khi sự cố xảy ra
- Danh sách kiểm tra đánh giá nhà cung cấp: Tiêu chuẩn hóa cách bạn đánh giá các nhà cung cấp công cụ AI mới so với yêu cầu bảo mật của công ty.
5. Mẫu Quy trình và Thủ tục của ClickUp
Biến các tuyên bố chính sách cấp cao của bạn thành các quy trình cụ thể, có thể lặp lại mà nhân viên có thể tuân theo mà không cần phỏng đoán. Mẫu Quy Trình và Quy Tắc của ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho các nhóm cần hướng dẫn nhân viên cách yêu cầu, sử dụng và báo cáo về các công cụ AI trong công việc hàng ngày của họ.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Phân tích chi tiết từng công việc: Xác định từng giai đoạn của quy trình sử dụng công cụ AI, từ yêu cầu ban đầu đến việc kiểm tra kết quả cuối cùng.
- Phân công vai trò: Xác định rõ ai chịu trách nhiệm cho từng bước trong quy trình để loại bỏ sự nhầm lẫn và đảm bảo trách nhiệm.
- Danh sách kiểm tra ClickUp: Nhúng các điểm kiểm tra tuân thủ trực tiếp vào quy trình của bạn bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra lồng nhau phải được hoàn thành ở mỗi giai đoạn.
- Hình ảnh hóa luồng quy trình: Sử dụng sơ đồ để minh họa luồng quy trình của bạn một cách trực quan, giúp mọi người dễ dàng hiểu ngay lập tức.
6. Mẫu Quản lý Triển khai của ClickUp
Xem việc triển khai chính sách AI của bạn như một dự án chính thức với các cột mốc, công việc và hạn chót rõ ràng để đảm bảo mọi thứ được thực hiện đúng cách trong quá trình triển khai. Mẫu Quản lý Triển khai của ClickUp được thiết kế cho các nhóm đang triển khai chính sách AI mới tại nơi làm việc, giúp quản lý tất cả các khía cạnh từ soạn thảo, đào tạo đến việc áp dụng.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Dòng thời gian triển khai: Lập kế hoạch triển khai chính sách theo từng giai đoạn, với các phụ thuộc và hạn chót được hiển thị rõ ràng trên biểu đồ Gantt của ClickUp.
- Trình theo dõi giao tiếp với các bên liên quan: Ghi lại tất cả các hoạt động liên lạc với các bộ phận khác nhau và đang theo dõi trạng thái xác nhận của họ tại một nơi duy nhất
- Quản lý công việc đào tạo: Giao và theo dõi việc hoàn thành các phiên đào tạo chính sách AI cho tất cả nhân viên liên quan
- Chỉ số triển khai: Sử dụng Trường Tùy chỉnh ClickUp để theo dõi mức độ nhận thức và tuân thủ chính sách trên toàn tổ chức sau khi triển khai.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Ambient Answers, một trợ lý Autopilot được tích hợp sẵn trong Chat Channels, cung cấp các câu trả lời chi tiết, chính xác và phù hợp với ngữ cảnh cho các câu hỏi của nhóm của bạn.
7. Mẫu danh sách kiểm tra kiểm toán nội bộ của ClickUp
Thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ về việc sử dụng AI của công ty bạn so với các chính sách đã thiết lập bằng Mẫu Danh sách Kiểm tra Kiểm toán Nội bộ của ClickUp. Mẫu này được thiết kế cho các nhóm tuân thủ, quản lý rủi ro và kiểm toán nội bộ cần thực hiện các cuộc kiểm toán chính sách AI theo lịch trình định kỳ.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Danh sách kiểm tra tiêu chí kiểm toán: Tiết kiệm thời gian với các mục đã được định nghĩa sẵn để kiểm tra trong mỗi lần kiểm toán chính sách AI, đảm bảo tính nhất quán trong các lần đánh giá.
- Thu thập bằng chứng: Tệp đính kèm các tài liệu hỗ trợ, ảnh chụp màn hình hoặc nhật ký trực tiếp vào từng mục kiểm toán để tạo ra một hồ sơ đầy đủ và có thể bảo vệ được.
- Phân loại vấn đề: Gán thẻ cho các vấn đề theo mức độ nghiêm trọng (ví dụ: cao, trung bình, thấp) và hành động cần thực hiện để giúp ưu tiên các nỗ lực khắc phục.
- Đang theo dõi khắc phục: Giao các biện pháp khắc phục cho các phát hiện trong kiểm toán và theo dõi trạng thái của chúng cho đến khi được giải quyết hoàn toàn
8. Mẫu danh sách kiểm tra kiểm soát nội bộ của ClickUp
Chuyển từ kiểm toán phản ứng sang giám sát kiểm soát chủ động bằng cách thường xuyên xác minh rằng các biện pháp bảo vệ AI của bạn đang hoạt động như dự định. Mẫu Danh sách Kiểm tra Kiểm soát Nội bộ của ClickUp giúp các nhóm ngăn chặn vi phạm chính sách AI trước khi chúng xảy ra, thay vì chỉ phát hiện chúng sau đó.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Mục tiêu kiểm soát: Xác định rõ ràng mục đích của từng biện pháp kiểm soát nội bộ là để ngăn chặn hoặc phát hiện (ví dụ: “Ngăn chặn thông tin cá nhân (PII) được nhập vào các công cụ AI công khai”)
- Quy trình kiểm tra: Ghi chép các bước cụ thể cần thiết để xác minh rằng mỗi biện pháp kiểm soát đang hoạt động chính xác.
- Phân công trách nhiệm cho người quản lý: Xác định rõ trách nhiệm bằng cách giao từng biện pháp bảo vệ cho một cá nhân hoặc nhóm cụ thể trong các bộ phận khác nhau.
- Ghi nhật ký ngoại lệ: Tạo quy trình chính thức để theo dõi các đối tượng/kỳ/phiên bản kiểm soát bị bỏ qua và ghi chép lý do kinh doanh hợp lý.
9. Mẫu chính sách kiểm toán của ClickUp
Tạo lớp quản lý cấp cao cho chương trình quản trị của bạn bằng cách chính thức hóa cách thức, thời điểm và người thực hiện các cuộc kiểm toán chính sách AI. Mẫu Chính sách Kiểm toán của ClickUp dành cho các tổ chức sẵn sàng tiêu chuẩn hóa quy trình đánh giá tuân thủ với các tiêu chuẩn và lịch trình được ghi chép rõ ràng.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Xác định phạm vi kiểm toán: Xác định các hoạt động AI, công cụ và nhóm nào nằm trong phạm vi kiểm toán của bạn.
- Tần suất kiểm toán: Xác định chu kỳ kiểm tra rõ ràng — có thể là hàng quý, hàng năm hoặc được kích hoạt bởi các sự kiện cụ thể như việc áp dụng công cụ mới.
- Tiêu chuẩn cho kiểm toán viên: Xác định các tiêu chí và yêu cầu đào tạo đối với những cá nhân được ủy quyền thực hiện kiểm toán chính sách AI
- Yêu cầu báo cáo: Tiêu chuẩn hóa định dạng ghi chép và truyền đạt kết quả kiểm toán cho ban lãnh đạo và các bên liên quan khác
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cần hỗ trợ chỉnh sửa các chính sách AI hiện có tại nơi làm việc của bạn? Trí tuệ nhân tạo tạo sinh của ClickUp Brain có thể giúp bạn. Chỉ cần đưa ra yêu cầu, và nó sẽ chỉnh sửa nội dung theo cách bạn cần.
10. Mẫu chính sách sử dụng AI của HubSpot dành cho startup
Nhận ngay một chính sách AI sẵn sàng sử dụng mà không cần xây dựng từ đầu với Mẫu Chính sách Sử dụng AI của HubSpot for Startups, một tài liệu sẵn sàng sử dụng được thiết kế cho các nhóm nhỏ và startup. Đây là lựa chọn tuyệt vời cho các công ty ở giai đoạn đầu cần thiết lập hệ thống quản trị ngay lập tức nhưng có thể thiếu nhân sự chuyên trách về pháp lý hoặc tuân thủ.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Ngôn ngữ thân thiện với startup: Chính sách được viết với sự cân nhắc dành cho các nhóm không có chuyên môn về tuân thủ.
- Các phần chính của chính sách: Bao gồm các nội dung cơ bản như quy định sử dụng hợp lý, hạn chế dữ liệu và yêu cầu công bố thông tin.
- Hướng dẫn tùy chỉnh: Mẫu bao gồm các ghi chú hữu ích về cách điều chỉnh các phần khác nhau cho các ngành cụ thể hoặc mô hình kinh doanh.
- Triển khai nhanh chóng: Được thiết kế để triển khai nhanh chóng, cho phép bạn thiết lập chính sách cơ bản với ít sửa đổi nhất.
Dưới đây là tóm tắt nhanh về tất cả các cách AI trong ClickUp giúp bạn tăng năng suất trong công việc:
Xây dựng quy trình quản trị AI hiệu quả với ClickUp
Quản trị AI không chỉ cần một tài liệu tĩnh—nó đòi hỏi các quy trình làm việc tích hợp chính sách vào hoạt động hàng ngày, xác định rõ quyền sở hữu và đánh giá định kỳ. Các nhóm áp dụng AI mà không có chính sách có cấu trúc sẽ đối mặt với tình trạng mở rộng không kiểm soát của AI, rủi ro tuân thủ và các thực hành không nhất quán.
Các mẫu quy trình làm việc AI cung cấp khung sườn để quản lý việc sử dụng AI mà không cần xây dựng từ đầu. Khi khả năng của AI ngày càng mở rộng và các quy định ngày càng chặt chẽ, các tổ chức có chính sách được tài liệu hóa và có thể thi hành sẽ thích ứng nhanh hơn so với những tổ chức đang vội vàng bắt kịp.
Bắt đầu miễn phí với ClickUp và xây dựng quy trình làm việc chính sách sử dụng AI của bạn ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp
Chính sách sử dụng AI xác định các quy tắc hàng ngày cho nhân viên, trong khi chính sách quản trị AI là khung khổ cấp cao về cách tổ chức của bạn quản lý rủi ro và chiến lược AI. Hãy xem việc sử dụng là "cái gì" và quản trị là "cách thức và lý do".
Các mẫu quy trình làm việc biến chính sách của bạn thành một quy trình tương tác. Chúng tích hợp các điểm kiểm tra tuân thủ và phê duyệt trực tiếp vào các công việc hàng ngày, tạo ra một chuỗi kiểm toán tự động và đảm bảo các quy tắc được tuân thủ mà không phụ thuộc vào trí nhớ.
Chính sách sử dụng AI của doanh nghiệp cần áp dụng cho tất cả nhân viên, nhà thầu và nhà cung cấp bên thứ ba truy cập vào hệ thống hoặc dữ liệu của công ty. Về cơ bản, bất kỳ ai có thể sử dụng công cụ AI trong quá trình công việc cho tổ chức đều cần được bao gồm.
Hầu hết các tổ chức xem xét lại chính sách sử dụng AI của mình hàng quý hoặc mỗi khi có sự thay đổi đáng kể, chẳng hạn như việc áp dụng công cụ AI mới, cập nhật quy định quan trọng hoặc sự cố bảo mật. Chính sách của bạn nên bao gồm một lịch trình xem xét được định rõ để tránh việc chính sách trở nên lỗi thời.