Việc cuối cùng bạn cần làm là phải dựa vào bản thân hoặc một thành viên trong nhóm để đảm bảo các cập nhật dự án luôn chính xác.
Bởi vì việc cập nhật không diễn ra trong khi công việc đang được thực hiện. Chúng diễn ra sau đó — sau các cuộc họp, sau khi có quyết định, sau khi ai đó nhớ quay lại kiểm tra.
Nếu chúng tôi nói với bạn rằng tại ClickUp, chúng tôi dựa vào tự động hóa để làm điều này thì sao?
Tự động hóa công việc giúp cập nhật trạng thái, phân công các bước tiếp theo, kích hoạt cảnh báo và thúc đẩy tiến độ công việc mà không cần thực hiện các công việc thủ công tẻ nhạt.
Bạn tò mò muốn biết cách thực hiện? Hãy tiếp tục đọc.
Vấn đề với việc cập nhật dự án thủ công
Theo nghiên cứu của ClickUp, một nhân viên trí thức thông thường phải kết nối với trung bình khoảng 6 người để hoàn thành công việc.
Nói cách khác, họ liên hệ với những kết nối chính hàng ngày chỉ để thu thập thông tin bối cảnh, thống nhất các ưu tiên và duy trì tiến độ công việc.
Dưới đây là lý do tại sao việc cập nhật dự án thủ công lại không hiệu quả trong quản lý dự án thực tế:
- Các cập nhật nhanh chóng trở nên lỗi thời: Khi trạng thái công việc mới nhất phụ thuộc vào việc ai đó nhớ đăng tải, các quyết định sẽ bị trì hoãn và trở nên lỗi thời, đặc biệt là khi có sự chênh lệch múi giờ
- Tiến độ trở nên mang tính chủ quan: Các bản cập nhật thủ công thường mô tả hoạt động (điều gì đã xảy ra) thay vì kết quả (điều gì đã được hoàn thành), do đó các bên liên quan gặp khó khăn trong việc xác định những gì thực sự đang đi đúng hướng
- Những lỗ hổng nhỏ trong báo cáo gây ra sự nhầm lẫn lớn: Một mối phụ thuộc bị bỏ sót, người phụ trách không còn phù hợp hoặc ngày tháng sai sót có thể nhanh chóng dẫn đến việc phải làm lại, lãng phí nỗ lực và các tình huống khẩn cấp vào phút chót
- Việc chuyển đổi ngữ cảnh làm mất cả ngày: Mọi người phải chuyển qua lại giữa các tài liệu, chuỗi trò chuyện và bảng tính chỉ để nắm bắt tình hình hiện tại trước khi có thể hành động
- Trách nhiệm trở nên mơ hồ: Nếu bước tiếp theo và người chịu trách nhiệm không được ghi nhận một cách nhất quán, các rào cản sẽ bị che giấu lâu hơn, và việc chuyển giao công việc sẽ trở nên chậm chạp và lộn xộn hơn
- Điều này tạo ra một gánh nặng thời gian tiềm ẩn: Mọi người đều phải dành thời gian để viết các bản cập nhật, cộng thêm thời gian để đọc, giải thích và kiểm tra lại chúng—đặc biệt là khi các công việc lặp đi lặp lại như báo cáo trạng thái, nhắc nhở cập nhật và sao chép ghi chú giữa các công cụ ngày càng tích tụ.
Tự động hóa công việc trong quản lý dự án là gì?
Tự động hóa công việc trong quản lý dự án bao gồm việc sử dụng các công cụ phần mềm, quy tắc, điều kiện kích hoạt và đôi khi là trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động thực hiện các công việc lặp đi lặp lại, thường xuyên hoặc có thể dự đoán trước. Nếu không có tự động hóa, những công việc này sẽ đòi hỏi nỗ lực thủ công từ các nhà quản lý dự án hoặc thành viên trong nhóm.
⭐ Thêm một mẹo hay: Đây là cách tự động hóa quy trình làm việc và tiết kiệm hơn 5 giờ mỗi tuần
📮 Thông tin từ ClickUp: 43% người dùng cho biết các công việc lặp đi lặp lại giúp tạo ra cấu trúc hữu ích cho ngày làm việc của họ, nhưng 48% lại cảm thấy chúng gây mệt mỏi và làm phân tâm khỏi công việc có ý nghĩa.
Mặc dù thói quen có thể mang lại cảm giác năng suất, nhưng nó thường giới hạn sự sáng tạo và cản trở bạn đạt được những tiến độ có ý nghĩa. ClickUp giúp bạn thoát khỏi chu kỳ này bằng cách tự động hóa các tác vụ thường ngày thông qua các Trợ lý AI thông minh, để bạn có thể tập trung vào công việc chuyên sâu. Tự động hóa các nhắc nhở, cập nhật và phân công công việc, đồng thời để các tính năng như Tự động phân bổ thời gian và Ưu tiên công việc bảo vệ những giờ làm việc hiệu quả nhất của bạn.
💫 Kết quả thực tế: Lulu Press tiết kiệm được 1 giờ mỗi ngày cho mỗi nhân viên nhờ sử dụng tự động hóa ClickUp — giúp tăng 12% hiệu quả công việc.
Cách các tính năng tự động hóa của ClickUp loại bỏ công việc thủ công
ClickUp cung cấp hơn 100 quy trình tự động hóa được thiết lập sẵn để tối ưu hóa quy trình làm việc, quản lý việc chuyển giao công việc và giảm bớt nỗ lực thủ công cho các nhóm. Các quy trình tự động hóa của ClickUp có ba thành phần có thể tùy chỉnh:
- Triggers: Các sự kiện kích hoạt quy trình tự động hóa. Ví dụ: khi trạng thái thay đổi
- Điều kiện: Các tiêu chí tùy chọn phải được đáp ứng để Tự động hóa được kích hoạt (có sẵn trong một số kế hoạch dịch vụ nhất định)
- Hành động: Các sự kiện mà tự động hóa khởi tạo sau khi được kích hoạt
Dưới đây là các tính năng của ClickUp tự động hóa giúp giải quyết vấn đề mỗi ngày. 👇
1. Tự động cập nhật trạng thái công việc
Sử dụng ClickUp Tasks, chúng tôi chia công việc thành các nhiệm vụ cha, công việc con và các phụ thuộc rõ ràng. Sau đó, chúng tôi áp dụng tính năng tự động hóa ClickUp để thay đổi trạng thái dựa trên các tín hiệu tiến độ như công việc con đã hoàn thành hoặc các phụ thuộc đã được giải quyết.
Một trong số nhiều điều kiện kích hoạt của tính năng này là ‘Các công việc con đã được hoàn thành’. Khi tất cả các công việc con trong một nhiệm vụ cha đã được hoàn thành, quy trình tự động hóa sẽ được kích hoạt, trong khi ClickUp tự động đánh dấu các công việc con ngay dưới nhiệm vụ cha là đã hoàn thành.
Hơn nữa, khi một công việc được gỡ bỏ rào cản, bạn có thể tự động chuyển nó sang giai đoạn tiếp theo mà không cần ai phải theo dõi thủ công sự thay đổi về mối quan hệ phụ thuộc.
Từ đó, bạn kết hợp sự kiện kích hoạt với một hành động, chẳng hạn như thay đổi trạng thái (với một điều kiện tùy chọn nếu bạn muốn).
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Phần mềm quản lý công việc của ClickUp có thể biến một bình luận hoặc cuộc trò chuyện đơn lẻ thành một công việc có thể thực thi và đo lường được chỉ trong vài giây!
Bạn có thể tạo công việc trực tiếp từ bình luận trong công việc, bình luận trong Hộp thư đến và thậm chí cả bình luận trong Tài liệu. Và nếu bạn sử dụng ClickUp AI, nó có thể tạo công việc cho bạn với đầy đủ bối cảnh của Không gian Làm việc.
2. Tự động chỉ định hoặc chuyển giao chủ sở hữu
Cách nhanh nhất để loại bỏ sự nhầm lẫn về quyền sở hữu là để quy trình làm việc tự động chỉ định người sở hữu tiếp theo cho bạn.
ClickUp tự động hóa bao gồm hành động ‘thay đổi người được giao nhiệm vụ’.
Nếu ClickApp ‘Multiple Assignees’ được bật, ‘Change Assignees’ có thể thêm người. Nếu không, nó sẽ thay thế người được giao nhiệm vụ hiện tại.
Điều gì khiến quy trình tự động hóa này trở nên hiệu quả?
Bạn cũng không bị giới hạn trong việc chỉ định cố định một người cụ thể. ClickUp cho phép bạn cài đặt người được giao công việc mới dựa trên các tùy chọn thông minh như người tạo công việc, người theo dõi công việc hoặc tác nhân kích hoạt tự động hóa. Nhờ đó, bạn có thể phân công công việc dựa trên quy tắc vận hành của mình, ngay cả khi thành viên trong nhóm thay đổi.
🧠 Thông tin thú vị: Từ ‘robot’ chỉ mới xuất hiện khoảng một thế kỷ. Từ này trở nên phổ biến trong văn hóa đại chúng thông qua vở kịch R. U. R. của Karel Čapek năm 1920, và nó bắt nguồn từ từ robota trong tiếng Séc (công việc/nô lệ).
3. Tự động cài đặt ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên
Đặt thời hạn dựa trên thời điểm xảy ra sự kiện trong ClickUp tự động hóa.
Ví dụ: bạn có thể tự động cài đặt ngày đáo hạn sau một số ngày nhất định kể từ khi công việc đạt đến trạng thái cụ thể, cài đặt vào ngày kích hoạt (hoặc vào một thời điểm cụ thể), chọn một ngày chính xác, hoặc xóa ngày đáo hạn khi nó không còn áp dụng nữa.
Điều này rất hữu ích khi thời hạn phù hợp phụ thuộc vào giai đoạn. Ví dụ như khi một công việc chuyển sang giai đoạn xem xét hoặc khi một yêu cầu được chấp nhận.
Đối với mức độ ưu tiên, bạn có thể sử dụng tính năng tự động hóa quản lý dự án theo cách tương tự. Ngay khi một công việc bước vào giai đoạn cần được xử lý khẩn cấp, ClickUp sẽ tự động nâng mức độ ưu tiên của công việc đó để nó nổi bật trong các chế độ xem và bảng điều khiển.
⚡ Bạn muốn tạo danh sách ưu tiên hiệu quả nhất cho bản thân và nhóm của mình? Hãy xem video này 👇
4. Tự động tạo các công việc định kỳ hoặc các công việc theo dõi
Điều làm cho công cụ quản lý dự án của ClickUp trở nên vô cùng hữu ích là nó cho phép bạn chuyển đổi bất kỳ công việc nào thành công việc lặp lại. Sau đó, bạn chỉ cần cài đặt lịch trình và quyết định cách thức công việc tiếp theo sẽ xuất hiện như thế nào.
Tốt hơn nữa, bạn có thể chọn liệu tác vụ này sẽ lặp lại theo chu kỳ lịch hay dựa trên tiến độ hoàn thành, điều này đáp ứng hầu hết các quy trình làm việc theo dõi.
Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn đang quản lý nhiều dự án và cần đảm bảo tính nhất quán cho các công việc lặp lại mà không phải dựa vào trí nhớ hay thiết lập thủ công.
Ví dụ: bạn có thể cài đặt một công việc để lặp lại:
- Theo lịch trình như hàng tuần, hàng tháng hoặc tùy chỉnh
- Sau một số ngày nhất định kể từ khi nhiệm vụ được đánh dấu là hoàn thành, tính năng này rất hữu ích cho các hoạt động theo dõi cần thực hiện sau khi chu kỳ cuối cùng kết thúc
- Khi công việc đạt trạng thái "Hoàn thành" hoặc "Đã đóng"
Bạn cũng có thể kiểm soát lượng công việc được chuyển sang chu kỳ tiếp theo thông qua tính năng tự động hóa công việc của ClickUp.
Bạn có thể giữ nguyên công việc cùng với lịch sử của nó hoặc tạo một bản sao mới mỗi lần. Bạn thậm chí có thể chọn các trường cần bao gồm trong các đối tượng/kỳ/phiên bản sau này, chẳng hạn như người được giao nhiệm vụ, danh sách kiểm tra, tệp đính kèm, các phụ thuộc và nhiều hơn nữa.
Nếu công việc định kỳ của bạn bao gồm các công việc con, bạn thậm chí có thể điều chỉnh lại ngày của các công việc con khi các đối tượng/kỳ/phiên bản mới được tạo ra.
Để theo dõi các công việc lặp lại, chỉ cần truy cập vào phần ‘Tổng quan về công việc lặp lại’. Đơn giản chỉ có vậy!
5. Tự động thông báo cho các bên liên quan về các thay đổi
Điều gì sẽ xảy ra sau khi công việc hoàn thành?
Trong hầu hết các nhóm, vẫn có người phải thông báo cho những người liên quan, chia sẻ thông tin bối cảnh hoặc xác nhận các bước tiếp theo.
Công cụ tự động hóa của ClickUp xử lý việc này một cách tự động. Khi trạng thái, người phụ trách, mức độ ưu tiên hoặc ngày đáo hạn của một công việc thay đổi, ClickUp sẽ thông báo ngay lập tức cho các bên liên quan.
Tất cả những việc cần làm là chọn thay đổi cụ thể nào sẽ kích hoạt cập nhật và chọn phương thức thông báo (email, Slack, bình luận, webhook).
Ví dụ: bạn có thể tự động thông báo cho các bên liên quan khi một công việc:
- Chuyển sang trạng thái cụ thể, chẳng hạn như Sẵn sàng để xem xét, Bị chặn hoặc Đã xong
- Thay đổi mức độ ưu tiên, ngày đáo hạn, người được giao nhiệm vụ hoặc Danh sách công việc/Thư mục/Không gian
- Cập nhật Trường Tùy chỉnh, chẳng hạn như Phiên bản phát hành, Mức độ rủi ro hoặc Tác động đến khách hàng
Để thiết lập, hãy truy cập vào Danh sách công việc/Thư mục/Không gian tương ứng và mở phần Tự động hóa, sau đó:
- Chọn một Kích hoạt dựa trên những gì được coi là thay đổi (thay đổi trạng thái, cập nhật trường, di chuyển, phân công lại, v.v.)
- Thêm điều kiện để tránh các cảnh báo không cần thiết, chẳng hạn như chỉ thông báo khi tác động đến khách hàng ở mức Nghiêm trọng hoặc khi trạng thái thay đổi thành Bị chặn
- Trong phần Hành động về cách thông báo cho các bên liên quan, hãy chọn tạo một bình luận. Bạn cũng có thể thêm một bài đăng vào kênh trò chuyện có @đề cập đến một người dùng, hoặc kích hoạt webhook để đẩy cập nhật vào một hệ thống khác
Để đảm bảo các bên liên quan luôn kết nối với công việc, hãy thêm họ vào danh sách người theo dõi công việc. Họ sẽ nhận được các thông báo liên quan đến hoạt động và bối cảnh của công việc đó.
Lợi ích mà các nhóm nhận được từ tính năng tự động hóa công việc của ClickUp
Một người đánh giá trên G2 cho biết,
ClickUp cực kỳ linh hoạt và cho phép tôi tạo ra các giải pháp cho hầu hết mọi tình huống kinh doanh hoặc quy trình. Các tính năng tự động hóa và các trợ lý AI cũng vô cùng mạnh mẽ. Tôi có thể cài đặt các hành động tự động thông qua logic hoặc thông qua các lời nhắc AI để thực hiện gần như bất kỳ hành động nào trong ClickUp mà tôi có thể tưởng tượng.
ClickUp cực kỳ linh hoạt và cho phép tôi tạo ra các giải pháp cho hầu hết mọi tình huống kinh doanh hoặc quy trình. Các tính năng tự động hóa và các trợ lý AI cũng rất mạnh mẽ. Tôi có thể cài đặt các hành động tự động thông qua logic hoặc thông qua các lời nhắc AI để thực hiện hầu hết mọi hành động trong ClickUp mà tôi có thể tưởng tượng.
Tóm lại, điều đó có nghĩa là:
✅ Các nhóm dành ít thời gian hơn cho việc duy trì hệ thống: Thay vì yêu cầu mọi người phải nhớ các công việc lặt vặt, các nhóm chuyển việc duy trì đó thành các quy tắc. Khi trạng thái của một công việc thay đổi, ClickUp có thể tự động cập nhật người được giao nhiệm vụ, ngày hạn, mức độ ưu tiên, người theo dõi, bình luận và nhiều thông tin khác dưới dạng các hành động
✅ Việc chuyển giao công việc trở nên rõ ràng hơn: Vấn đề thường gặp không phải là công việc bị tắc nghẽn, mà là không có ai được chỉ định rõ ràng để thực hiện bước tiếp theo. Tự động hóa giải quyết vấn đề này bằng cách phân công lại công việc khi nó bước vào giai đoạn xem xét hoặc phê duyệt, để công việc hiển thị đúng người chịu trách nhiệm vào đúng thời điểm
✅ Thời hạn và mức độ khẩn cấp trở nên nhất quán: Các nhóm có thể chuẩn hóa thời hạn hợp lý cho từng giai đoạn. Ví dụ: ngay khi một công việc chuyển sang trạng thái ‘Đang tiến hành’ hoặc ‘Cần phê duyệt’, tự động hóa có thể cài đặt ngày đáo hạn và điều chỉnh mức độ ưu tiên để công việc hiển thị chính xác trong các chế độ xem và bảng điều khiển
✅ Các quy trình làm việc phức tạp có thể tự động thực thi nhờ các Trợ lý AI: Trong khi các quy trình tự động hóa tuân theo các quy tắc đã định sẵn, các Trợ lý Siêu năng lực của ClickUp có thể hiểu bối cảnh và hành động linh hoạt. Ví dụ, một Trợ lý có thể theo dõi các công việc trong một Không gian, xác định các rào cản được đề cập trong bình luận, tóm tắt vấn đề và thông báo cho thành viên nhóm phù hợp kèm theo bối cảnh liên quan
✨ Nếu bạn muốn xem điều này trong thực tế, video này sẽ hướng dẫn cách các Super Agents vận hành hệ thống nội dung của chúng tôi.
Ví dụ thực tế về việc áp dụng tự động hóa
Vậy hãy cùng xem cách các nhóm của chúng tôi (và nhiều nhóm khác trên toàn thế giới) sử dụng Tự động hóa ClickUp:
1. Các nhóm tiếp thị
Các nhà văn, trình chỉnh sửa, nhà thiết kế và chủ kênh đều xử lý các công việc giống nhau, điều này khiến việc thay đổi trạng thái trở thành một trong những công việc dễ tích tụ công việc thủ công nhất.
Vì vậy, trong số nhiều công việc, đây là một cái nhìn sơ lược về cách chúng tôi sử dụng tự động hóa ClickUp trong lĩnh vực tiếp thị:
- Chuyển một công việc từ Bản nháp sang Xem xét ngay khi bản nháp đã sẵn sàng, giúp trạng thái công việc luôn phù hợp với giai đoạn thực tế của công việc
- Tự động chuyển quyền sở hữu khi trạng thái thay đổi, chuyển công việc đến trình chỉnh sửa hoặc bên liên quan chịu trách nhiệm phê duyệt
- Cài đặt ngày đáo hạn dựa trên giai đoạn, chẳng hạn như cài đặt ngày đáo hạn xem xét khi một tác vụ chuyển sang giai đoạn Review
- Thông báo cho đúng người trong công việc khi công việc chuyển sang trạng thái Review, giúp tập trung phản hồi
2. Các nhóm sản phẩm
Công việc phát triển sản phẩm liên quan đến nhiều bên liên quan—Quản lý dự án (PM), thiết kế, kỹ thuật, kiểm thử chất lượng (QA) và đôi khi là bộ phận hỗ trợ hoặc bảo mật.
Dưới đây là cách nhóm sản phẩm sử dụng Tự động hóa ClickUp:
- Di chuyển công việc tính năng sang trạng thái ‘Sẵn sàng cho QA’ khi các công việc con cần thiết đã hoàn thành, đảm bảo trạng thái của công việc cha luôn đồng bộ với tiến độ thực tế
- Tự động chuyển giao quyền sở hữu khi một công việc chuyển sang giai đoạn mới, chẳng hạn như Kiểm tra chất lượng (QA) hoặc Đánh giá thiết kế
- Cài đặt ngày đáo hạn khi công việc bước vào các giai đoạn nhạy cảm về thời gian như chuẩn bị phát hành hoặc phân loại lỗi, đảm bảo dòng thời gian được duy trì nhất quán
- Tự động nâng mức ưu tiên khi một công việc được đánh dấu là "chướng ngại vật", giúp các công việc khẩn cấp nổi bật trên Bảng điều khiển ClickUp
👀 Bạn có biết không? Não bộ của bạn đang phải trả một khoản “phí tái định hướng”. Tạp chí HBR báo cáo rằng nhân viên chuyển đổi giữa các ứng dụng/trang web khoảng 1.200 lần mỗi ngày, tương đương với gần 4 giờ mỗi tuần dành để lấy lại nhịp độ làm việc.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các trường AI của ClickUp để chuẩn hóa dữ liệu đầu vào lộn xộn trước khi tự động hóa xử lý chúng.
Thêm các trường AI như Tóm tắt, Phân loại, Kích thước áo thun và Các mục cần thực hiện vào danh sách công việc của bạn để mỗi yêu cầu tự động tạo ra cùng một bộ metadata cốt lõi (đó là gì, nó cần được xử lý ở đâu, kích thước của nó ra sao và bước tiếp theo cần thực hiện là gì).
Sau đó, định tuyến, phân công và chuyển lên cấp trên bằng cách sử dụng tự động hóa ClickUp dựa trên các trường do AI tạo ra. Điều này nhằm đảm bảo việc phân loại vẫn nhất quán ngay cả khi số lượng yêu cầu tăng đột biến.
3. Các nhóm bán hàng
Các nhóm bán hàng phụ thuộc vào việc chuyển giao công việc nhanh chóng. Một khách hàng tiềm năng được tiếp nhận, quá trình đánh giá diễn ra, lịch trình demo được lên kế hoạch, các hoạt động theo dõi được thực hiện, và các ghi chú cần được liên kết chặt chẽ với cơ hội kinh doanh. Tự động hóa giúp duy trì quy trình này một cách nhất quán giữa các nhân viên bán hàng và các khu vực.
Nhóm bán hàng của chúng tôi sử dụng ClickUp tự động hóa cho các quy trình làm việc hàng ngày, bao gồm:
- Tự động tạo các công việc theo dõi sau khi giai đoạn giao dịch thay đổi trong CRM, đảm bảo các bước tiếp theo luôn được liên kết với cơ hội ngay khi giai đoạn thay đổi
- Tạo các công việc theo dõi nhất quán khi một cơ hội chuyển sang giai đoạn mới, chẳng hạn như ‘Đã lên lịch demo’ hoặc ‘Đã gửi đề xuất’
- Phân công công việc tự động dựa trên khu vực, phân khúc hoặc chủ tài khoản
- Thông báo cho các nhà quản lý hoặc các bên liên quan tại bộ phận xử lý giao dịch khi một giao dịch được đánh dấu là ‘Có rủi ro’ hoặc khi đạt đến giai đoạn phê duyệt quan trọng
4. Các nhóm vận hành
Công việc vận hành có đặc thù khác biệt so với marketing, sản phẩm hay bán hàng. Nó đòi hỏi khối lượng công việc lớn, tuân thủ nhiều quy định và chứa đựng vô số yêu cầu trông có vẻ giống nhau trên bề mặt. Tuy nhiên, chúng liên quan đến việc định tuyến, thời gian xử lý và quy trình phê duyệt. Trong các quy trình làm việc vận hành của chúng tôi, tự động hóa đóng vai trò như những rào cản an toàn, giúp đảm bảo đầu vào được sắp xếp gọn gàng và quá trình thực thi luôn nhất quán.
Một số cách chúng tôi sử dụng Tự động hóa ClickUp trong hoạt động vận hành:
- Chuyển đổi mọi yêu cầu mới thành một công việc được định nghĩa rõ ràng với mẫu phù hợp được áp dụng, bao gồm các trường bắt buộc và danh sách kiểm tra sẵn sàng thực hiện
- Tự động phân loại yêu cầu dựa trên menu thả xuống hoặc loại yêu cầu, gửi công việc đến hàng đợi hoặc chủ sở hữu phù hợp mà không cần phân loại thủ công
- Áp dụng quy trình phê duyệt bằng cách chuyển công việc sang trạng thái "Phê duyệt" và thông báo cho nhóm người phê duyệt ngay khi công việc bước vào giai đoạn đó
- Áp dụng logic SLA bằng cách cài đặt ngày đáo hạn dựa trên thời điểm yêu cầu được chấp nhận, sau đó nâng mức ưu tiên nếu thời hạn đang đến gần
⭐ Phần thưởng: Hướng dẫn toàn diện về tự động hóa AI
Xây dựng quy trình làm việc tự động hóa trong ClickUp (Hướng dẫn từng bước)
Vậy, làm thế nào để xây dựng các quy trình tự động hóa AI trong ClickUp?
Bước 1: Lập bản đồ quy trình làm việc mà bạn muốn tự động hóa
Trước khi vào phần cài đặt, hãy xác định ba điều sau:
- Điều kiện kích hoạt: Sự kiện nào sẽ khởi động quy trình làm việc? (Ví dụ: Một công việc chuyển sang trạng thái ‘Đang xem xét’)
- Các điều kiện: Điều gì phải đúng để công việc được thực thi? (Ví dụ: Chỉ khi công việc nằm trong Danh sách công việc Tiếp thị)
- Các hành động: Việc cần làm tiếp theo của ClickUp là gì? (Ví dụ: Chỉ định người kiểm duyệt và thêm bình luận)
🎯 Viết thành một câu: ‘Khi X xảy ra, nếu Y đúng, ClickUp nên Z. ’
Bước 2: Chọn địa điểm tự động hóa
Câu hỏi ở đây là: ‘Chúng ta muốn tính năng tự động hóa này áp dụng cho một quy trình làm việc hay nhiều quy trình làm việc chia sẻ cùng cấu trúc?’
Câu trả lời đó sẽ quyết định xem bạn nên thiết lập tính năng này ở cấp độ Danh sách công việc hay ở cấp độ cao hơn. Ý chúng tôi là 👇
- Sử dụng tự động hóa Danh sách khi bạn đang tự động hóa một luồng cụ thể duy nhất (như sản xuất blog, phân loại lỗi, hướng dẫn cho nhân viên mới hoặc luồng các giai đoạn giao dịch). Cấp độ Danh sách công việc là tùy chọn mặc định tối ưu vì nó dễ kiểm tra và kiểm soát nhất
- Sử dụng tự động hóa Thư mục hoặc Không gian khi nhiều Danh sách công việc tuân theo cùng các trạng thái và quy trình chuyển giao, và bạn muốn đảm bảo hành vi nhất quán trên mọi nơi. Đây là cách bạn tiêu chuẩn hóa các quy trình như “khi bất kỳ tác vụ nào chuyển sang trạng thái ‘Đang xem xét’, hãy giao cho nhóm người xem xét” trên toàn bộ các nhóm
Một cách nhanh chóng để chúng tôi quyết định:
- Danh sách công việc = Một quy trình làm việc cho một nhóm, một bộ trạng thái, ít bất ngờ
- Thư mục = Một số quy trình làm việc có liên quan cần hoạt động giống nhau
- Không gian = Một hệ thống chia sẻ hoạt động cho nhiều Danh sách (chỉ khi cấu trúc nhất quán)
Bước 3: Mở các quy trình tự động hóa
Bây giờ chúng ta sẽ đi vào phần Trình tạo tự động hóa trong phần mềm quản lý dự án này. Bạn thực hiện việc này từ nơi quản lý quy trình làm việc của mình: Danh sách công việc, Thư mục hoặc Không gian (tùy theo lựa chọn của bạn ở Bước 2).
Nói cách khác:
- Mở Danh sách công việc/Thư mục/Không gian mà bạn đã chọn
- Trong menu thả xuống, nhấp vào Tự động hóa (biểu tượng tia chớp)
- Nhấp vào Tạo tự động hóa hoặc Duyệt các tự động hóa có sẵn
Bước 4: Chọn cách bạn muốn xây dựng nó
Khi bạn đã vào phần Tự động hóa, ClickUp thường cung cấp cho bạn hai cách để bắt đầu. Điều đó có nghĩa là bạn có thể tạo các quy trình tự động hóa của riêng mình từ đầu hoặc duyệt qua Danh sách công việc đã được định nghĩa sẵn.
Nhưng làm thế nào để biết nên chọn phương án nào? Điều này phần lớn phụ thuộc vào những gì bạn muốn tự động hóa (và mức độ phức tạp của quy trình). Vậy hãy cùng xem xét các giải pháp thay thế mà bạn có:
Tùy chọn A: Bắt đầu từ một đề xuất tự động hóa (nhanh nhất)
ClickUp sẽ hiển thị các đề xuất dựa trên các mẫu phổ biến (như thay đổi trạng thái hoặc cập nhật người được giao nhiệm vụ). Hãy chọn một đề xuất nếu nó gần với những gì bạn cần, sau đó chỉnh sửa các chi tiết.
Tùy chọn B: Tạo quy trình tự động hóa tùy chỉnh (chính xác nhất)
Đây là nơi bạn chọn thủ công:
- Kích hoạt (điều gì xảy ra)
- Điều kiện (bộ lọc, tùy chọn)
- Hành động (những việc ClickUp cần làm)
Đây là lựa chọn phù hợp khi quy trình làm việc của bạn có các quy tắc cụ thể (Trường Tùy chỉnh, nhiều lộ trình, trường hợp ngoại lệ)
👉 Có một tùy chọn C, nhưng hãy chờ để tìm hiểu thêm về nó!
Bước 5: Cài đặt điều kiện kích hoạt
Tự động hóa ClickUp luôn bắt đầu bằng một sự kiện kích hoạt (yếu tố cơ bản dẫn đến kết quả), và bạn có thể áp dụng các sự kiện kích hoạt này cho công việc, công việc con hoặc cả hai.
Đây là cách bạn cần cài đặt:
- Trong trình tạo tự động hóa, trước tiên hãy hoàn thành Kích hoạt bắt buộc
- Chọn sự kiện bạn muốn (ví dụ: Thay đổi trạng thái)
- Nếu có sẵn, hãy chọn xem tính năng này áp dụng cho công việc, công việc con hay cả hai
Các điều kiện kích hoạt phổ biến mà chúng tôi sử dụng (và công dụng của chúng):
- Thay đổi trạng thái → Phù hợp nhất cho quy trình làm việc (Bản nháp → Xem xét → Được phê duyệt)
- Công việc được tạo → Phù hợp nhất cho quy trình tiếp nhận công việc (tự động phân công, áp dụng mẫu)
- Người được giao nhiệm vụ được thêm/thay đổi → Phù hợp nhất cho việc chuyển giao và đảm bảo trách nhiệm
- Thay đổi Trường Tùy chỉnh → Phù hợp nhất với logic ‘nếu ô chọn được đánh dấu/menu thả xuống thay đổi’
Bước 6: Cấu hình và thêm các điều kiện liên quan (nếu có)
Trong ClickUp Automations, điều kiện đơn giản là các tiêu chí phải được đáp ứng để quy trình tự động hóa tiếp tục. Nếu sự kiện kích hoạt xảy ra nhưng các điều kiện không được đáp ứng, quy trình sẽ không được thực thi 🤷.
Dưới đây là cách bạn có thể cấu hình chúng:
- Trong trình tạo tự động hóa, nhấp vào + Thêm Điều kiện
- Thêm một hoặc nhiều bộ lọc (bạn cũng có thể kết hợp nhiều điều kiện với nhau)
- Bạn cũng có thể chọn một thẻ hoặc một Trường Tùy chỉnh làm điều kiện
- Và nhấn Lưu!
📚 Xem thêm: Hướng dẫn quản lý công việc trực quan
Bước 7: Thêm một hoặc nhiều hành động
Các hành động là phần "sau đó thực hiện việc cần làm" trong quy trình tự động hóa của bạn. Khi điều kiện kích hoạt được đáp ứng (và các điều kiện của bạn khớp, nếu bạn đã thêm bất kỳ điều kiện nào), các hành động chính là những gì ClickUp sẽ thực thi.
Trong trình tạo tự động hóa:
- Chỉ cần nhấp vào menu thả xuống để lựa chọn Hành động ưa thích của bạn
- Chọn những việc cần làm cho ClickUp
- Nếu cần, hãy thêm các hành động khác bằng cách nhấp vào + Thêm hành động
Bước 8: Đặt tên, xuất bản và kiểm tra lại
Bạn đã gần hoàn thành rồi! Bây giờ, chỉ cần đảm bảo rằng tính năng tự động hóa đang hoạt động và thực hiện đúng việc cần làm của nó.
Tóm tắt 👇
- Xuất bản + bật tính năng: Trong hộp thoại modal Tự động hóa, hãy tạo quy tắc và xác nhận rằng nó đã được bật. Bạn cũng có thể bật/tắt hoặc chỉnh sửa các quy tắc hiện có từ cùng hộp thoại modal này sau này
- Thử nghiệm trong 2 phút: Chạy chính xác kích hoạt đó một lần trên một công việc thực tế (hoặc thử nghiệm)—chẳng hạn như chuyển trạng thái sang trạng thái bạn đã lựa chọn—và xác nhận các hành động đã diễn ra (người được giao nhiệm vụ thay đổi, bình luận được thêm vào, v.v.) Nếu có gì đó không hoạt động, hãy kiểm tra nhật ký hoạt động của tự động hóa. Nhật ký này hiển thị những gì đã được chạy và giúp khắc phục sự cố nhanh chóng
💡 Hãy trao đổi với các chuyên gia của chúng tôi để xác định các quy trình làm việc lý tưởng cần tự động hóa cho nhóm của bạn, cũng như sự kết hợp phù hợp giữa Tự động hóa và Trí tuệ nhân tạo (AI) để thực hiện việc cần làm!
Các tính năng tự động hóa nâng cao vượt xa các tính năng cơ bản
Bạn nghĩ ClickUp chỉ giới hạn ở các tính năng tự động hóa cơ bản? Không hề! Nó hỗ trợ các tính năng tự động hóa nâng cao và phức tạp, giúp cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng hơn một chút mỗi ngày.
Dưới đây là một cái nhìn sơ lược:
1. Tự động hóa nhiều bước giống như con người
Tính năng Tự động hóa của ClickUp rất phù hợp cho các công việc định kỳ chỉ cần một cú nhấp chuột. Tính năng này bao quát các yếu tố cơ bản của quản lý công việc và giúp chúng tôi tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, vốn trước đây thường phải thực hiện qua bình luận, nhắc nhở và theo dõi.
Tuy nhiên, khi quy trình làm việc đòi hỏi sự phán đoán và nhiều bước—chẳng hạn như phân tích bối cảnh, soạn thảo kết quả, cập nhật nhiều nơi và chuyển giao cho con người—đây chính là lúc chúng tôi đưa ClickUp Super Agents vào cuộc.
Super Agents là những đồng nghiệp được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), có khả năng thực thi các quy trình làm việc nhiều bước một cách an toàn với đầy đủ bối cảnh không gian làm việc và về cơ bản hoạt động như những đồng nghiệp tự chủ cho con người.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng chúng:
- Điều kiện kích hoạt: Công việc chuyển sang trạng thái ‘Đang xem xét’ hoặc ‘Sẵn sàng để phê duyệt’
- Super Agent thực thi chuỗi công việc: Trích xuất thông tin bối cảnh từ công việc/tài liệu liên kết, tóm tắt các thay đổi, tạo danh sách công việc cần thực hiện, cập nhật công việc với các bước tiếp theo và tự động phân công công việc cho người chịu trách nhiệm phù hợp dựa trên thông tin mà Agent thu thập được
- Human-in-the-loop: Thông báo cho người phê duyệt/chủ sở hữu bằng một kết quả sẵn sàng để xem xét, để toàn bộ quy trình tiến triển dựa trên bối cảnh, và người phê duyệt chỉ bước vào khi cần đưa ra quyết định
Chúng cũng cực kỳ linh hoạt! Bạn có thể kích hoạt chúng trong tin nhắn riêng tư (DM), đề cập đến chúng bằng @mention trong công việc/tài liệu/trò chuyện, giao công việc trực tiếp cho chúng, hoặc kích hoạt theo lịch trình hoặc thông qua tự động hóa.
Sử dụng các tác nhân kích hoạt thủ công khi bạn cần kiểm soát trực tiếp, chẳng hạn như @đề cập đến một nhân viên trong một công việc hoặc kênh, gửi tin nhắn trực tiếp (DM) để được hỗ trợ riêng tư, hoặc giao công việc cho họ để họ có quyền sở hữu và bắt đầu làm việc
Họ có thể trích xuất toàn bộ nội dung của các công việc và tài liệu, truy xuất tin nhắn trò chuyện, tìm kiếm trong Không gian Làm việc (và các ứng dụng được kết nối), đồng thời sử dụng bộ nhớ (lịch sử gần đây + cài đặt ưa thích + trí tuệ nhân tạo) để cải thiện hiệu quả theo thời gian.
Để tìm hiểu thêm về cách kích hoạt các tác vụ tự động trong ClickUp, hãy xem video này 👇
2. Các sự kiện kích hoạt tự động hóa giữa các không gian
Tự động hóa "liên không gian" phát huy hiệu quả nhất khi đảm bảo quá trình chuyển giao suôn sẻ. Một yêu cầu có thể bắt đầu trong không gian của một nhóm, nhưng khi đạt đến trạng thái nhất định, nó sẽ tự động chuyển sang quy trình làm việc của nhóm tiếp theo (không cần phải phân loại lại 😮💨).
Để làm được điều đó, chúng tôi sử dụng các hành động tự động hóa như Di chuyển vào Danh sách công việc (để chuyển công việc vào Danh sách công việc của nhóm đích) hoặc Thêm vào Danh sách công việc khi muốn cùng một công việc vẫn hiển thị cho cả hai nhóm thông qua tính năng Công việc trong Nhiều Danh sách công việc.
Lựa chọn thiết kế là liệu nhóm nhận nhiệm vụ chỉ cần xem công việc hay phải thực hiện toàn bộ công việc đó. Nếu họ chỉ đang theo dõi công việc, việc thêm công việc vào Danh sách công việc của họ thường là đủ. Tuy nhiên, nếu họ chịu trách nhiệm thực hiện và báo cáo tiến độ, chúng tôi sẽ chuyển công việc sang quy trình làm việc của Danh sách công việc đích.
3. Tích hợp với các công cụ bên ngoài
Khi muốn ClickUp đồng bộ với các công cụ mà các nhóm sử dụng hàng ngày, chúng tôi chỉ cần chuyển sang Tích hợp Tự động hóa ClickUp. Tính năng này cho phép chúng tôi thực hiện các tác vụ tự động hóa từ đầu đến cuối, chẳng hạn như cập nhật nhiệm vụ ClickUp khi yêu cầu Hợp nhất trên GitHub được hợp nhất hoặc gửi email khi một công việc được giải quyết.
Đối với các yêu cầu tùy chỉnh hơn, chúng tôi sử dụng webhooks. ClickUp hỗ trợ hành động ‘Gọi webhook ’ trong phần Tự động hóa để cho phép sự kiện công việc kích hoạt bất kỳ điểm cuối bên ngoài nào.
Bạn có thể tạo webhook, cài đặt URL, chèn các trường động vào URL và thêm các tiêu đề (với ‘Content-Type’ mặc định là ‘application/json’). Hơn nữa, webhook có thể được tái sử dụng trên toàn bộ Không gian Làm việc của bạn!
⚡ Kho mẫu: Các mẫu Kế hoạch Truyền thông Dự án
4. Tự động hóa được hỗ trợ bởi AI
Còn nhớ chúng tôi đã nhắc đến ‘Lựa chọn C’ chứ? Đây chính là nó!
Nếu bạn đang thiếu thời gian (hoặc năng lượng 😴), chỉ cần nhập nội dung bạn muốn bằng tiếng Anh thông thường, chẳng hạn như ‘Khi trạng thái thay đổi thành Đang xem xét, hãy giao nhiệm vụ cho Trình chỉnh sửa và thêm bình luận’, và ClickUp AI Automation Builder, một phần của ClickUp Brain, có thể giúp bạn thiết lập quy trình tự động hóa hoạt động nhanh hơn.
Trên thực tế, tính năng này nằm trong cùng một lớp AI mà bạn đã sử dụng trong ClickUp. Brain có sẵn trên toàn bộ ClickUp và có thể hoạt động với bối cảnh không gian làm việc, bao gồm các Trường Tùy chỉnh và @mentions.
Điều đáng chú ý hơn nữa là ClickUp cũng hỗ trợ logic dựa trên AI trong các kết quả tự động hóa. Ví dụ, bạn có thể sử dụng ‘AI Assign’ và ‘AI Prioritize’ như một phần của các hành động tự động hóa bổ sung.
Tại sao ClickUp là trung tâm tự động hóa tối ưu
Đã chính thức rồi! 🏆 ClickUp là trung tâm tự động hóa tối ưu mà bạn cần.
Tóm lại:
- Nền tảng tập trung: Lý do khiến nhiều người lựa chọn ClickUp là vì nó giúp chấm dứt tình trạng công việc lan tràn. Chỉ cần ghi chép các quy trình của bạn trong ClickUp Docs (Quy trình làm việc tiêu chuẩn, quy tắc tiếp nhận, nhật ký quyết định), kết hợp với Bảng điều khiển ClickUp để có chế độ xem tổng quan về công việc. Cuối cùng, sử dụng các tính năng tự động hóa để loại bỏ các công việc dọn dẹp thủ công
- Mẫu tự động hóa có sẵn: ClickUp đã cung cấp sẵn các mẫu tự động hóa ngay trong hộp thoại modal Tự động hóa. Điều đó có nghĩa là bạn có thể bắt đầu với một mẫu đã được kiểm chứng như ‘gửi email khi trạng thái thay đổi’, sau đó điều chỉnh nó cho phù hợp với các trạng thái và quy tắc quyền sở hữu của bạn
- Tích hợp liền mạch: ClickUp được xây dựng để khắc phục những vấn đề trong công việc hiện nay! Đó là một trong những lý do tại sao nó tích hợp với các công cụ như Outlook, HubSpot, Salesforce, GitLab, Zendesk và nhiều công cụ khác
- Trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa: Với ClickUp Brain có sẵn ở mọi nơi trong Không gian Làm việc ClickUp, bạn có thể tạo ra các kết quả logic như tóm tắt, cập nhật tiến độ, phân tích cảm xúc, bản dịch và các mục cần thực hiện, sau đó để tính năng Tự động hóa định tuyến, phân công và chuyển lên cấp trên dựa trên dữ liệu đó
💟 Thêm một mẹo: Cách theo dõi các công việc
Nói lời tạm biệt với việc cập nhật dự án thủ công cùng ClickUp
Nếu công việc cập nhật phụ thuộc vào việc ai đó nhớ thực hiện, thì hệ thống đã không còn hiệu quả. Tiến độ công việc không nên phụ thuộc vào các tin nhắn rời rạc hay việc mục nhập thủ công chỉ diễn ra khi ai đó rảnh rỗi.
ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách biến chính công việc thành bản cập nhật.
Nhiệm vụ ClickUp cung cấp cho mỗi dự án một nguồn thông tin duy nhất về chủ sở hữu, ngày đáo hạn, các mối phụ thuộc và các công việc quan trọng.
Sau đó, tính năng Tự động hóa của ClickUp sẽ xử lý các công việc lặp đi lặp lại — cập nhật trạng thái, chỉ định người phụ trách tiếp theo và kích hoạt việc chuyển giao nhiệm vụ.
Và khi bạn cần thông tin bối cảnh ngay lập tức, ClickUp Brain sẽ tổng hợp các bản tóm tắt, câu trả lời và các bước tiếp theo từ công việc đang diễn ra.
Để đi xa hơn nữa, ClickUp Super Agents sẽ đánh dấu rủi ro, nhắc nhở chủ sở hữu và chuyển các vấn đề cản trở lên cấp trên dựa trên các quy tắc của bạn.
Điểm mấu chốt không phải là “tự động hóa nhiều hơn”. ClickUp sở hữu các tính năng tự động hóa tiên tiến giúp duy trì sự tập trung, theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực và đảm bảo không có công việc quan trọng nào bị đình trệ vì chờ cập nhật. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và để các dự án của bạn tự vận hành. ✅