Mỗi khi bạn nghĩ rằng mọi thứ đã được kiểm soát, một yêu cầu mới lại xuất hiện.
Nếu bạn có thể thu thập tất cả dữ liệu này tại một nơi duy nhất và nó sẽ được tổ chức một cách tự động cho bạn?
Giới thiệu ClickUp Biểu mẫu — được thiết kế để loại bỏ sự không nhất quán trong việc thu thập dữ liệu (mục nhập).
Với các Trường Tùy chỉnh AI, tự động hóa quy trình làm việc và cập nhật thời gian thực, bạn chuyển từ việc thu thập bài nộp/gửi và tổ chức dữ liệu sang tối ưu hóa nó.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách ClickUp sử dụng biểu mẫu để tiêu chuẩn hóa các yêu cầu tiếp nhận nội bộ.
Vấn đề: Tình trạng hỗn loạn do các yêu cầu nội bộ không được tổ chức.
Nếu bạn vẽ bản đồ cách các yêu cầu di chuyển qua tổ chức của bạn hiện nay, bạn thường sẽ thấy những điểm khó khăn tương tự lặp lại nhiều lần. Dưới đây là một số vấn đề phổ biến mà chúng tôi đã nghe nói đến: 👇
- Sở hữu ẩn danh: Khi một yêu cầu được gửi qua trò chuyện hoặc email, thường không rõ ai là người có quyền sở hữu, dẫn đến các công việc bị "bỏ quên" hoặc lang thang cho đến khi ai đó miễn cưỡng nhận xử lý.
- Không có các cam kết dịch vụ (SLAs) nhất quán: Do thiếu các trường thông tin tiêu chuẩn về mức độ khẩn cấp, tác động và thời hạn, việc xác định hoặc đáp ứng các cam kết dịch vụ (SLAs) nội bộ gần như là không thể, khiến các bên liên quan cảm thấy công việc thường xuyên "chậm chạp" ngay cả khi nhóm của bạn đã hoạt động hết công suất.
- Những điểm mù trong quyết định và kiểm toán: Quy trình phê duyệt, bối cảnh và các quyết định lịch sử được lưu trữ trong các chủ đề thông tin khác nhau, khiến việc trả lời các câu hỏi cơ bản như “Tại sao chúng ta thay đổi quy trình này?” hoặc “Ai đã phê duyệt quyền truy cập này lần trước?” trở nên khó khăn.
- Trải nghiệm nhân viên không đồng nhất: Một quản lý "nắm rõ hệ thống" sẽ nhận được hỗ trợ nhanh chóng và rõ ràng, trong khi một thành viên mới hoặc làm việc từ xa không biết phải làm gì, điều này âm thầm tạo ra sự bất công và sự thất vọng trong nội bộ.
- Không có báo cáo đáng tin cậy: Với các yêu cầu được gửi dưới định dạng không cấu trúc, bạn không thể dễ dàng thu thập số liệu về khối lượng, nhu cầu theo nhóm hoặc sức chứa, do đó rất khó để biện minh cho việc tăng nhân sự, đàm phán lại phạm vi công việc hoặc phản đối dựa trên dữ liệu.
⭐ Mẫu nổi bật
Mẫu biểu mẫu yêu cầu ClickUp cung cấp cho bạn một hệ thống tiếp nhận đơn giản hóa, đảm bảo mọi yêu cầu được gửi đến với thông tin chính xác, vào thời điểm phù hợp và tại đúng địa điểm.
Mẫu này bao gồm:
- Các trường thông tin bắt buộc như thông tin người yêu cầu, loại yêu cầu, mức độ khẩn cấp, chi tiết hỗ trợ và tệp đính kèm.
- Tiêu chuẩn hóa thông tin quan trọng trong tất cả các yêu cầu (như mức độ ưu tiên, bộ phận, danh mục, vai trò của người yêu cầu và hệ thống liên quan) để giữ cho báo cáo gọn gàng.
- Tự động phân công chủ sở hữu, cài đặt ưu tiên, thêm công việc con hoặc định tuyến yêu cầu thông qua tự động hóa dựa trên loại hoặc bộ phận.
ClickUp Biểu mẫu là gì?
ClickUp Forms là công cụ tạo biểu mẫu tích hợp sẵn trong ClickUp, cho phép bạn thu thập thông tin (từ đồng nghiệp hoặc người ngoài) và tự động chuyển đổi mỗi bài nộp/gửi thành các nhiệm vụ ClickUp.
Tóm lại, khi ai đó điền vào biểu mẫu ➜ ClickUp sẽ tạo ra một công việc với tất cả các câu trả lời của họ.
Vì vậy, khi bạn tạo biểu mẫu với ClickUp, bạn thực chất đang thiết kế cách một công việc mới nên trông như thế nào:
- Một câu hỏi trở thành tên công việc
- Các câu hỏi dài hơn có thể được điền vào phần mô tả công việc.
- Menu thả xuống, số, ngày tháng, v.v., trở thành Trường Tùy chỉnh trên công việc
- Bạn có thể thiết lập các tùy chọn mặc định như người được giao nhiệm vụ, trạng thái, mức độ ưu tiên, Danh sách công việc, thẻ, v.v.
Nếu bạn muốn có cái nhìn tổng quan nhanh về cách tạo quy trình tiếp nhận yêu cầu của riêng mình bằng biểu mẫu trong ClickUp, chúng tôi có một video dành cho bạn:
Cách ClickUp Sử Dụng Biểu Mẫu Nội Bộ (+ Ví Dụ)
Tại ClickUp, không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, chúng tôi sử dụng biểu mẫu hàng ngày.
Cách các nhóm của chúng tôi phụ thuộc vào chúng cho thấy hệ thống yêu cầu có cấu trúc mạnh mẽ như thế nào. Dưới đây là cái nhìn chi tiết hơn về cách các bộ phận khác nhau trong ClickUp sử dụng biểu mẫu:
1. Yêu cầu tiếp thị
Marketing phải đối mặt với ý tưởng, thời hạn và ý kiến suốt cả ngày (nói về quản lý dự án quy mô lớn). Đó là lý do tại sao họ tạo ra các biểu mẫu tùy chỉnh cho các loại công việc họ gặp phải hàng tuần, như ra mắt sản phẩm, chiến dịch, nội dung và hỗ trợ thiết kế.
Các thành viên trong nhóm sau đó có thể tạo các trường biểu mẫu chi tiết và đầy đủ. Nói cách khác, bộ phận marketing có thể lựa chọn các câu hỏi phù hợp để thu thập đủ dữ liệu biểu mẫu, từ đó hiểu rõ yêu cầu, ước tính nỗ lực cần thiết và sắp xếp công việc này cùng với các nhiệm vụ khác trong danh sách công việc của họ.
Ví dụ, một biểu mẫu yêu cầu tiếp thị tiêu chuẩn sẽ gửi các công việc vào Danh sách công việc 'Marketing Intake' và yêu cầu:
- Yêu cầu: Chiến dịch, tài sản đơn lẻ, nội dung hoặc hỗ trợ sự kiện.
- Đối tượng sử dụng: Phân khúc, nhóm khách hàng hoặc tài khoản cụ thể.
- Thành công trông như thế nào: Đăng ký, cuộc họp, lưu lượng truy cập hoặc mục tiêu doanh thu.
- Khi bạn cần: Các mốc thời gian quan trọng, khung thời gian ra mắt và các ràng buộc cứng.
- Liên kết và tệp tin: Bản tóm tắt, bản nháp nội dung, bản trình bày hoặc các ví dụ trước đây.
Khi các phản hồi từ biểu mẫu được gửi đến:
- Mỗi bài nộp/gửi sẽ được đưa vào Danh sách Tiếp nhận và giúp nhóm theo dõi tiến độ từ ý tưởng đến sản phẩm hoàn thiện.
- Các trường được ánh xạ tự động điền thông tin chi tiết của công việc như tên công việc, kênh, mức độ ưu tiên và ngày hoàn thành.
- Các chế độ xem ClickUp được phân loại theo loại yêu cầu và trạng thái tùy chỉnh ClickUp cung cấp cho bộ phận marketing cái nhìn trực quan về lượng công việc đang được xử lý.
📮 ClickUp Insight: Giải pháp lý tưởng để xử lý quá nhiều tab là gì? 33% số người tham gia khảo sát của chúng tôi mong muốn một trí tuệ nhân tạo (AI) có thể ghi nhớ mọi thứ và hiển thị lại theo yêu cầu.
Sự khao khát của chúng ta về việc giảm tải nhận thức trong công việc được thể hiện rõ ở đây: hãy tưởng tượng có thể tin tưởng vào một hệ thống để lưu trữ kiến thức, giúp bộ não của chúng ta không cần phải làm điều đó. ✨
ClickUp Brain mang đến chính xác điều đó, cho phép bạn ghi lại, lưu trữ và truy xuất ý tưởng từ bất kỳ đâu trong không gian làm việc hoặc các ứng dụng kết nối của bạn mỗi khi cần. Đó là "bộ não thứ hai" và "người tư vấn" của bạn!
2. Yêu cầu hỗ trợ CNTT và truy cập
Các nhóm IT luôn bị ngập trong các yêu cầu mơ hồ như ‘máy tính xách tay bị hỏng’ hoặc ‘bảng điều khiển không hoạt động’.
ClickUp Forms giúp họ thu thập các chi tiết chẩn đoán chính xác ngay từ đầu để có thể phân loại nhanh chóng (không cần trao đổi qua lại vô tận). Mọi sự cố, yêu cầu truy cập hoặc yêu cầu phần cứng đều bắt đầu với biểu mẫu có cấu trúc, có thể lọc và báo cáo.
Ví dụ, biểu mẫu "Yêu cầu Hỗ trợ CNTT hoặc Truy cập" có thể thu thập:
- Người yêu cầu: Tên, nhóm, thông tin liên hệ và mức độ khẩn cấp
- Loại yêu cầu: Sự cố, quyền truy cập, thiết bị mới, cài đặt phần mềm, vấn đề mạng
- Hệ thống nào được sử dụng: ClickUp, Google Workspace, VPN, SSO hoặc các công cụ khác
- Điều gì đang xảy ra: Mô tả rõ ràng, tác động đến công việc, thông báo lỗi và các bước tái hiện.
- Tệp đính kèm hữu ích: Ảnh chụp màn hình, nhật ký hoặc video ngắn.
Khi biểu mẫu đó trở thành một công việc:
- Các yêu cầu mới sẽ được tự động phân loại vào danh sách công việc Yêu cầu CNTT hoặc Bàn hỗ trợ, với các trường thông tin như loại yêu cầu, hệ thống và mức độ ảnh hưởng đã được điền sẵn.
- ClickUp tự động hóa phân công vé đến người chịu trách nhiệm phù hợp dựa trên công cụ hoặc loại yêu cầu, đồng thời cài đặt ưu tiên hoặc thời hạn SLA.
- Các công việc con được tạo tự động cho các công việc nhiều bước, như cung cấp nhiều công cụ cho nhân viên mới.
- ClickUp Bảng điều khiển hiển thị số lượng vé, thời gian phản hồi và các vấn đề tồn đọng, giúp bộ phận CNTT phát hiện sớm các điểm nghẽn.
⚡ Kho mẫu: Các yêu cầu dịch vụ nội bộ hoặc hướng đến khách hàng của bạn có đang mất nhiều thời gian hơn cần thiết vì các kỳ vọng không được xác định rõ ràng từ đầu? Một mẫu được cấu trúc tốt giúp thiết lập kỳ vọng đúng đắn ngay từ ban đầu. Hãy tham khảo các mẫu yêu cầu dịch vụ được tuyển chọn này để cải thiện tính rõ ràng và đẩy nhanh thời gian giải quyết!
3. Yêu cầu của bộ phận Nhân sự
Nhóm nhân sự của bạn phải xử lý nhiều công việc nhạy cảm, liên quan đến nhiều bộ phận, và những công việc này có thể bị mất nếu được lưu trữ trong email.
Nhưng với Biểu mẫu, bạn có thể xử lý mọi thứ từ quy trình onboarding, chuyển đổi nội bộ đến các câu hỏi về nghỉ phép, đồng thời tự động kích hoạt các công việc cho bộ phận IT, Tài chính và quản lý phía sau hậu trường.
Ví dụ, một biểu mẫu yêu cầu "People Ops" có thể bao gồm các phần sau:
- Nhân viên mới: Vai trò, người quản lý, ngày bắt đầu, địa điểm, bộ phận và thiết bị hoặc quyền truy cập cần thiết.
- Thay đổi về nhân sự: Thăng chức, thay đổi nhóm, cập nhật tiêu đề, ngày có hiệu lực và người phê duyệt.
- Nghỉ phép hoặc nghỉ việc: Loại nghỉ phép, ngày nghỉ, ngày nghỉ một phần, liên hệ sao lưu và bất kỳ ghi chú nào.
- Hỗ trợ chung về nhân sự: Câu hỏi về chính sách, vấn đề về phúc lợi, câu hỏi về lương bổng hoặc hỗ trợ quan hệ lao động.
Khi một yêu cầu được gửi:
- Nó được thêm vào Danh sách công việc của Bộ phận Nhân sự với trường danh mục, nơi bạn có thể lọc theo nhân viên mới, thay đổi hoặc nghỉ phép.
- Logic điều kiện trong biểu mẫu đảm bảo người dùng chỉ thấy các trường thông tin phù hợp với tình huống của họ.
- ClickUp tự động hóa phân công công việc cho đúng chuyên viên HRBP hoặc chuyên gia, đồng thời tạo các công việc con cho các nhóm đối tác như IT, Payroll hoặc Ops.
🧠 Thú vị: Netflix từng sản xuất một tài liệu văn hóa dài 127 trang nổi tiếng đến mức COO của Facebook gọi nó là 'tài liệu quan trọng nhất ở Thung lũng Silicon'. Tài liệu này đã ảnh hưởng đến chính sách nhân sự trên toàn ngành công nghệ.
4. Yêu cầu vận hành và yêu cầu nhóm
Các nhóm vận hành hỗ trợ tất cả các bộ phận khác, điều này có nghĩa là quy trình tiếp nhận của họ dễ trở nên thiếu cấu trúc theo thời gian.
Biểu mẫu giúp chuyển đổi một loạt các yêu cầu ngẫu hứng thành các yêu cầu được định nghĩa rõ ràng, có thể ưu tiên, xác định phạm vi và giao cho người chịu trách nhiệm phù hợp.
Biểu mẫu yêu cầu của bộ phận Hoạt động hoặc Nhóm liên bộ phận thường bao gồm:
- Cơ sở vật chất và nhu cầu văn phòng: Di chuyển bàn làm việc, sửa chữa, truy cập tòa nhà, vấn đề về phòng hoặc thiết bị, và các vấn đề về vệ sinh hoặc an toàn.
- Thiết bị và vật tư: Thiết bị phần cứng, phụ kiện, vật tư văn phòng hoặc quà tặng của công ty, bao gồm số lượng và thời hạn yêu cầu.
- Sự kiện và hậu cần: Sự kiện nội bộ, các hoạt động ngoài văn phòng, hỗ trợ hội nghị, phối hợp với nhà cung cấp hoặc hậu cần du lịch.
- Hỗ trợ hoạt động chung: Hỗ trợ các quy trình, hệ thống nội bộ hoặc các công việc hành chính liên quan đến nhiều nhóm.
Khi các yêu cầu này được gửi qua biểu mẫu:
- Các yêu cầu này được thu thập trong danh sách Yêu cầu Hoạt động hoặc Yêu cầu Nhóm, bao gồm các trường thông tin về danh mục, địa điểm, ước tính ngân sách và ngày đáo hạn.
- Các câu hỏi điều kiện trong biểu mẫu thu thập mức độ chi tiết phù hợp theo từng danh mục, chẳng hạn như văn phòng và tầng cho cơ sở vật chất, hoặc mẫu mã và số lượng cho thiết bị.
- Bộ phận Vận hành (Ops) có thể sử dụng các chế độ xem được phân loại theo danh mục và trạng thái để quản lý khối lượng công việc, bảo vệ sức chứa và giữ cho các bên liên quan được thông tin.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp Biểu mẫu hỗ trợ logic điều kiện, nghĩa là các câu hỏi sẽ xuất hiện hoặc ẩn đi dựa trên câu trả lời trước đó. Điều này giúp người dùng không nhìn thấy các trường thông tin không liên quan và giảm thiểu các bài nộp/gửi không hoàn chỉnh hoặc chất lượng thấp.
Ví dụ:
- Nếu người yêu cầu lựa chọn ‘Urgent’ trong mục Ưu tiên → Hiển thị trường Ngày đáo hạn
- Nếu họ chọn ‘Yêu cầu truy cập’ → Hiển thị trường yêu cầu ‘Hệ thống nào?’
Để cài đặt:
- Thêm một câu hỏi với loại được hỗ trợ (Menu thả xuống, Ô chọn, Trạng thái, v.v.)
- Bật Logic ở góc dưới bên phải của câu hỏi
- Mở rộng Quy tắc và định nghĩa: NẾU [điều kiện] → THÌ [hành động = hiển thị trường(s)]
👉 Logic điều kiện đặc biệt mạnh mẽ cho các biểu mẫu tiếp nhận chia sẻ phục vụ nhiều loại yêu cầu khác nhau giữa các nhóm.
Cách tạo biểu mẫu yêu cầu nội bộ trong ClickUp
Dưới đây là cách cài đặt biểu mẫu yêu cầu nội bộ trong ClickUp 👇
1. Chuẩn bị quy trình yêu cầu của bạn
Trước khi mở ClickUp, hãy có một ý tưởng rõ ràng về những gì biểu mẫu yêu cầu nội bộ của bạn cần đạt được.
Xác định mục đích của biểu mẫu của bạn. Hãy tự hỏi mình:
- Loại yêu cầu cụ thể nào nên được biểu mẫu này chấp nhận, và loại nào nên được chuyển đến nơi khác? (Ngăn chặn sự lộn xộn)
- Chúng ta cần những thông tin gì để bắt đầu công việc ngay lập tức? (Tên, bộ phận, ID thiết bị, tài sản, liên kết dự án và nhiều thông tin khác)
- Các loại yêu cầu khác nhau có nên kích hoạt các câu hỏi theo dõi hoặc đường dẫn chuyển tiếp khác nhau không? (Đây là dấu hiệu cho thấy bạn cần sử dụng logic điều kiện hoặc nhiều danh sách công việc)
- Có trường thông tin nào dễ bị dữ liệu không nhất quán và cần được chuẩn hóa bằng cách sử dụng menu thả xuống hoặc trường bắt buộc không? (Ví dụ: ưu tiên, tên bộ phận, loại yêu cầu)
- Ai sẽ điền vào biểu mẫu này, và họ cần những thuật ngữ hoặc hướng dẫn nào để có thể hoàn thành biểu mẫu một cách chính xác và dễ dàng? (Đặc biệt quan trọng nếu nhiều nhóm sử dụng cùng một biểu mẫu)
ClickUp Bảng trắng và ClickUp Bản đồ Tư duy có thể hữu ích để lập bản đồ từng khía cạnh của các quy trình và bước này.
Tiếp theo, thông tin cụ thể nào bạn cần mỗi người yêu cầu cung cấp?
Bỏ qua bước này, bạn sẽ phải chỉnh sửa biểu mẫu nhiều lần sau này.
2. Thêm chế độ xem biểu mẫu trong ClickUp
Đã đến lúc bắt đầu tạo biểu mẫu!
Truy cập vào Không gian, Thư mục hoặc Danh sách công việc nơi bạn muốn các yêu cầu đến xuất hiện. Điều này rất quan trọng vì mỗi biểu mẫu đều được liên kết với một địa điểm cụ thể. Mỗi bài nộp/gửi sẽ trở thành một công việc tại chính địa điểm đó.
Khi bạn đã vào địa điểm đó, bạn có thể thêm biểu mẫu:
- Nhấp vào nút + Chế độ xem
- Từ thư viện các chế độ xem có sẵn, chọn Biểu mẫu
- Đặt tên cho chế độ xem biểu mẫu mới nếu bạn muốn dễ dàng nhận diện nó.
- Bạn sẽ được yêu cầu chọn một mẫu có sẵn hoặc bắt đầu từ đầu.
⚡ Thư viện mẫu: Muốn tiết kiệm hàng giờ cho việc thiết lập biểu mẫu tiếp nhận? Hãy xem qua các mẫu biểu mẫu tiếp nhận được tuyển chọn riêng cho bạn, mỗi mẫu được thiết kế để xử lý mọi thứ từ sự cố IT đến bản tóm tắt tiếp thị và yêu cầu vận hành.
3. Tạo các trường biểu mẫu
Trong biểu mẫu, quyết định thông tin mà người dùng sẽ điền và luồng hoạt động của biểu mẫu.
Bắt đầu bằng cách đặt tiêu đề và mô tả ngắn gọn. Từ đó, chỉ cần kéo và thả các trường cần thiết. ClickUp cung cấp nhiều tùy chọn (nhập văn bản, menu thả xuống, ngày tháng, tệp đính kèm, ô chọn, và nhiều hơn nữa) để bạn có thể tùy chỉnh chính xác theo yêu cầu của quy trình làm việc.
Dưới đây là một số lĩnh vực bạn nên tập trung vào 👇
- Trường thông tin bắt buộc: Thêm tên người yêu cầu, bộ phận và mô tả ngắn gọn về vấn đề hoặc yêu cầu.
- Menu thả xuống để đảm bảo tính nhất quán: Đối với các trường thông tin như ‘Loại yêu cầu’ hoặc ‘Mức độ ưu tiên’, menu thả xuống giúp bạn có được các trường dữ liệu sạch sẽ và chuẩn hóa nhất.
- Tệp đính kèm: Nếu quy trình của bạn yêu cầu ảnh chụp màn hình, bản tóm tắt sáng tạo hoặc tài liệu, hãy thêm trường tệp đính kèm ngay từ đầu.
- Trường bắt buộc: Đánh dấu các trường không thể thương lượng là bắt buộc, để mọi người không vô tình bỏ qua những thông tin mà nhóm của bạn cần để thực hiện việc cần làm một cách hiệu quả.
Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm các câu hỏi khác để tùy chỉnh biểu mẫu theo ý muốn.
🧠 Thông tin thú vị: Vào thế kỷ 19, người ta gấp thư theo những cách phức tạp đến mức các nhà sử học ngày nay gọi đó là "gấp thư". Một số phương pháp phức tạp đến mức các bảo tàng coi chúng như những câu đố bằng giấy.
4. Cấu hình cài đặt bài nộp/gửi và tự động hóa quy trình làm việc
Bước tiếp theo là đảm bảo mọi bài nộp/gửi được gửi đến đúng nơi cần thiết (và tất nhiên, hoạt động theo cách mà nhóm của bạn cần).
Bắt đầu bằng cách mở bảng Cài đặt ở bên phải chế độ xem biểu mẫu của bạn và: ⬇️
- Chọn danh sách đích: Mỗi lần gửi biểu mẫu sẽ trở thành một công việc, vì vậy hãy chọn chính xác danh sách mà các yêu cầu này nên được lưu trữ. (ví dụ: Hỗ trợ CNTT, Yêu cầu Thiết kế, Hộp thư đến Cơ sở vật chất)
- Đặt người được giao mặc định: Nếu tất cả yêu cầu cần được chuyển đến một người hoặc nhóm cụ thể, bạn có thể tự động gán cho họ (giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian xử lý thủ công).
- Áp dụng mẫu công việc (tùy chọn nhưng mạnh mẽ): Nếu nhóm của bạn có mẫu cho các vấn đề IT, bản tóm tắt sáng tạo, báo cáo lỗi, v.v., bạn có thể tự động áp dụng nó để mỗi công việc mới bao gồm: Công việc con Danh sách kiểm tra Trường Tùy chỉnh
- Các công việc con
- Danh sách kiểm tra
- Trường Tùy chỉnh
- Các công việc con
- Danh sách kiểm tra
- Trường Tùy chỉnh
Muốn tìm cảm hứng để xây dựng các quy trình tự động hóa hơn? Hãy tham khảo các trường hợp sử dụng tự động hóa quy trình làm việc bằng AI này.
5. Tùy chỉnh phong cách và thương hiệu cho biểu mẫu của bạn
Biểu mẫu của bạn xứng đáng được "làm mới" trước khi gửi đến các thành viên trong nhóm hoặc bộ phận của bạn. Trong tab Thiết kế, điều chỉnh giao diện và cảm giác để biểu mẫu trở nên thân thuộc như không gian riêng của nhóm bạn.
Bạn có thể:
- Chuyển đổi giữa bố cục một cột và hai cột tùy thuộc vào lượng thông tin bạn đang thu thập.
- Tùy chỉnh màu sắc, nền và kiểu nút để phù hợp với thương hiệu của công ty bạn.
- Tải lên hình nền tùy chỉnh nếu bạn muốn giao diện trông chuyên nghiệp hơn.
- Chọn chủ đề sáng hoặc tối và tùy chỉnh màu sắc thương hiệu của bạn để biểu mẫu thực sự trông như thuộc về không gian làm việc nội bộ của bạn.
…và nhiều hơn nữa.
🤯 Bạn có biết? ClickUp hiện hỗ trợ hơn 4 triệu nhóm, và trong khi các Không gian Làm việc mới tiếp tục phát triển, việc sử dụng AI cũng đang tăng vọt. Hơn 2 triệu Không gian Làm việc hiện đang sử dụng AI, tăng từ chỉ 665.000 vào năm ngoái!
6. Chia sẻ biểu mẫu nội bộ
Và đây là phần tốt nhất (và đơn giản nhất)! Chỉ cần chia sẻ biểu mẫu ClickUp của bạn với nhóm trong:
- Liên kết trực tiếp: Sao chép URL chia sẻ của biểu mẫu và dán vào ClickUp Trò chuyện, email hoặc Teams. Chỉ với một cú nhấp chuột, đồng nghiệp của bạn sẽ ngay lập tức đến nơi cần thiết để gửi yêu cầu.
- Tích hợp vào các công cụ nội bộ: Lấy mã nhúng và chèn biểu mẫu vào Confluence, SharePoint hoặc intranet của bạn. Như vậy, mọi người sẽ tình cờ gặp biểu mẫu này một cách tự nhiên trong quá trình thực hiện công việc hàng ngày của họ.
- Hạn chế truy cập: Giữ biểu mẫu trong một danh sách riêng tư để đảm bảo tính liên quan cho các nhóm nội bộ cụ thể và sử dụng quyền truy cập Không gian Làm việc để ngăn chặn các bài nộp/gửi ngẫu nhiên từ bên ngoài công ty.
- Giúp dễ dàng tìm kiếm: Thêm liên kết vào tài liệu hướng dẫn onboarding, wiki nội bộ hoặc ClickUp Docs. Cung cấp cho nhóm của bạn một điểm truy cập duy nhất, để không ai phải "tìm kiếm như trò chơi 'Where’s Waldo?'" với biểu mẫu yêu cầu của bạn.
Vậy là xong! Bạn vừa tiêu chuẩn hóa tất cả các yêu cầu nội bộ của mình.
⭐ Bước bổ sung: Sử dụng ClickUp AI cho phân tích
Nhưng việc thu thập yêu cầu chỉ là một phần của câu chuyện. Điều xảy ra tiếp theo thường là lúc mọi thứ bắt đầu rối ren. Khi các công việc bắt đầu đổ về, hầu hết các nhóm lại rơi vào tình trạng hỗn loạn khiến mọi người chậm trễ. Bạn biết đấy:
- Tìm kiếm thông tin bối cảnh còn thiếu
- Yêu cầu cung cấp cùng một thông tin hai lần
- Viết lại các phản hồi tương tự
- Sắp xếp và ưu tiên mọi thứ bằng tay
- Phải chuyển đổi giữa các công cụ chỉ để hiểu rõ tình hình.
Đây là tình trạng công việc và bối cảnh lan tràn. Nhưng hãy chào đón ClickUp Brain, trí tuệ nhân tạo (AI) dành cho công việc nhằm loại bỏ sự hỗn loạn mà bạn phải đối mặt hàng ngày.
Dưới đây là cách ClickUp Forms giúp hệ thống yêu cầu của bạn trở nên mượt mà và hiệu quả:
- Hiểu rõ bối cảnh: Mỗi yêu cầu đều đi kèm với chi tiết, lịch sử và xu hướng. ClickUp AI Fields có thể tổng hợp tất cả thông tin đó ngay lập tức thông qua tóm tắt AI, giúp bạn không phải lục lọi qua nhật ký trò chuyện.
- Giúp bạn phân loại tự động: Brain có thể giúp phân loại các yêu cầu, xác định những yêu cầu cấp bách và hiển thị những yêu cầu liên quan.
- Cung cấp cho bạn câu trả lời: Hỏi ClickUp Brain về tóm tắt, bước tiếp theo, giải thích hoặc bản nháp cập nhật, và bạn sẽ nhận được kết quả dựa trên các công việc thực tế, tài liệu và quy trình làm việc của bạn (bối cảnh thực tế từ công việc thực tế của bạn).
📚 Đọc thêm: Các công cụ tạo biểu mẫu AI hàng đầu
⭐ Bước bổ sung: Phân tích các biểu mẫu đăng ký qua Bảng điều khiển
Các bảng điều khiển cho phép bạn trực quan hóa dữ liệu đầu vào, giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng hơn và phát hiện các mẫu dữ liệu mà không cần báo cáo thủ công.
Với tính năng bổ sung này, ClickUp Bảng điều khiển hiển thị các chỉ số và xu hướng quan trọng nhất theo thời gian thực.
Dưới đây là cách thức giúp bạn nâng cao chất lượng yêu cầu nội bộ:
- Tạo thẻ liên kết với danh sách tiếp nhận của bạn: Thêm thẻ Danh sách Công việc trỏ đến danh sách nơi các công việc từ biểu mẫu được gửi đến. Sử dụng nhóm và bộ lọc (ví dụ: theo loại yêu cầu, ưu tiên, người được giao) để tập trung vào những gì quan trọng nhất.
- Theo dõi khối lượng và xu hướng nộp đơn: Sử dụng Thẻ tính toán (ví dụ: số lượng công việc) hoặc Thẻ biểu đồ cột/thanh để xem cách các loại yêu cầu thay đổi theo thời gian.
- Theo dõi công việc đang thực hiện: Thêm thẻ Khối lượng công việc theo trạng thái hoặc Thời gian tổng cộng trong trạng thái để xem các yêu cầu đang bị tắc nghẽn hoặc đang tiến triển — hoàn hảo cho các thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA) hoặc cảnh báo rủi ro SLA.
- Xem chi tiết khi cần thiết: Hầu hết các thẻ trên bảng điều khiển cho phép bạn nhấp vào các công việc cơ bản để kiểm tra các phản hồi biểu mẫu riêng lẻ mà không cần rời khỏi bảng điều khiển.
Lợi ích của việc tiêu chuẩn hóa yêu cầu với ClickUp biểu mẫu
Dưới đây là lý do tại sao việc tiêu chuẩn hóa yêu cầu thông qua biểu mẫu ClickUp lại có tác động đáng kể đến vậy:
- Ưu tiên yêu cầu dễ dàng hơn: Vì biểu mẫu có thể bao gồm các menu thả xuống hoặc ưu tiên đã được thiết lập sẵn, nhóm của bạn không cần phải giải thích thủ công các dòng thời gian. Việc nhập ưu tiên nhất quán này giúp bạn có thể xây dựng bảng điều khiển hoặc bộ lọc đáng tin cậy hơn, thậm chí tiêu chuẩn hóa quy trình xung quanh việc xác định ưu tiên cao, trung bình hoặc thấp.
- Tăng cường khả năng hiển thị thông tin giữa các nhóm/vai trò: Với quy trình tiếp nhận tiêu chuẩn hóa, lãnh đạo và các bên liên quan có thể xem dữ liệu thống nhất (ví dụ: 'Số lượng yêu cầu theo bộ phận', 'Thời gian xử lý trung bình theo loại yêu cầu'). Điều này giúp bạn ghi chép quy trình rõ ràng hơn vì mọi yêu cầu đều được nhập vào hệ thống theo cùng một cách.
- Tăng cường sự đồng bộ giữa thương hiệu và quy trình: Với ClickUp Forms, bạn có thể tùy chỉnh bố cục và thương hiệu (‘Dòng sản phẩm nào?’, ‘Khu vực nào?’, v.v.) để biểu mẫu thu thập thông tin không chỉ chứa nội dung mà còn củng cố quy trình và kỳ vọng của bạn.
- Quá trình onboarding nhanh hơn cho người yêu cầu mới: Khi các trường biểu mẫu của bạn có tính dự đoán và được tiêu chuẩn hóa, các thành viên mới trong nhóm hoặc người yêu cầu bên ngoài (nhà cung cấp, nhà thầu) có thể tham gia nhanh hơn (ít cần giải thích hơn, ít sai sót hơn).
- Dễ dàng kiểm tra/đang theo dõi các yêu cầu thay đổi: Nếu bạn tiêu chuẩn hóa quy trình tiếp nhận yêu cầu, bạn có thể theo dõi loại yêu cầu đã được gửi trong thời gian qua (ví dụ: tăng ngân sách, thay đổi phạm vi) vì mọi người đều sử dụng cùng một hệ thống phân loại.
- Tích hợp tốt hơn với tác vụ và quy trình làm việc: Vì mỗi lần nộp biểu mẫu sẽ trở thành một công việc trong ClickUp (với các trường thông tin dự đoán được), chuỗi quy trình từ yêu cầu → công việc → hoàn thành trở nên trơn tru hơn, và bạn ít phải thực hiện việc ánh xạ thủ công các yêu cầu riêng lẻ vào hệ thống công việc của mình.
Tiêu chuẩn hóa mọi yêu cầu nội bộ với ClickUp
Nếu mọi người vẫn tiếp tục gửi yêu cầu vào các cuộc trò chuyện ngẫu nhiên, email không đầy đủ và các cuộc hội thoại trong hành lang, vấn đề không phải là nhóm của bạn. Vấn đề là không có cách nào duy nhất và đáng tin cậy để yêu cầu hỗ trợ.
ClickUp Forms giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp cho mọi người một biểu mẫu đơn giản và thống nhất để nộp yêu cầu.
Mỗi yêu cầu đều tuân theo cùng một cấu trúc, đặt ra những câu hỏi phù hợp và được phân loại vào Danh sách công việc phù hợp dưới dạng công việc mà nhóm của bạn có thể thực hiện. Các Trường Tùy chỉnh, câu hỏi điều kiện và tự động hóa đảm bảo rằng IT, HR, thiết kế và vận hành nhận được thông tin chi tiết cần thiết.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và biến các yêu cầu nội bộ của bạn thành một hệ thống mà toàn bộ nhóm có thể tin tưởng. ✅
Câu hỏi thường gặp
Có. Bạn có thể dễ dàng gửi thông báo tự động đến Slack hoặc email mỗi khi có biểu mẫu đăng ký mới. Điều này đặc biệt hữu ích cho các thành viên nhóm cần xử lý yêu cầu nội bộ một cách nhanh chóng. Nhiều nhóm sẽ chia sẻ ClickUp Forms trong Slack, sau đó sử dụng ClickUp tự động hóa để đẩy các biểu mẫu đăng ký mới trực tiếp vào các kênh phù hợp.
ClickUp bảo vệ tất cả các bài nộp biểu mẫu bằng các biện pháp bảo mật cấp doanh nghiệp, mã hóa và kiểm soát quyền truy cập. Bạn quyết định ai có thể thu thập dữ liệu, ai có thể xem các bài nộp/gửi và nơi các công việc được tạo ra. Quyền truy cập dựa trên vai trò, và thông tin nhạy cảm có thể được khóa lại cho các nhóm chức năng hoặc cá nhân theo nhu cầu. Thậm chí tốt hơn, các Không gian Làm việc, Danh sách công việc và Chế độ xem lưu trữ dữ liệu biểu mẫu kế thừa cùng tiêu chuẩn bảo mật được áp dụng trên toàn bộ nền tảng. Ngoài ra, khi bạn kích hoạt cài đặt Biểu mẫu Được Xác thực Tài khoản, chỉ những người đã tham gia Không gian Làm việc của bạn mới có thể xem và gửi biểu mẫu.
Hoàn toàn đúng. Nhiều công ty tạo ra các biểu mẫu tùy chỉnh phục vụ nhiều nhóm bằng cách sử dụng ClickUp Trường Tùy chỉnh và logic điều kiện. Ví dụ, bộ phận Marketing, IT và HR đều có thể nhận yêu cầu từ một biểu mẫu thống nhất, và các quy tắc của ClickUp sẽ định tuyến từng bài nộp/gửi đến danh sách công việc (List) hoặc công việc có thể thực hiện phù hợp cho từng nhóm. Điều này lý tưởng cho các bàn hỗ trợ chung hoặc quy trình onboarding nhân viên mới.
Giao diện kéo và thả của ClickUp giúp dễ dàng thêm các Trường Tùy chỉnh như mức độ ưu tiên, loại yêu cầu hoặc bộ phận. Sau khi các trường này được tạo, bạn có thể sử dụng Tự động hóa để phân loại hoặc ưu tiên các công việc mới ngay khi chúng được gửi đến. Ví dụ, các yêu cầu 'Khẩn cấp' có thể được tự động giao cho một người phụ trách, trong khi các vấn đề về CNTT có thể được đưa vào một hàng đợi chuyên dụng.
Có. ClickUp Brain, còn được gọi là ClickUp AI, có thể tóm tắt các biểu mẫu dài hoặc không rõ ràng, chỉ ra các chi tiết thiếu sót và giúp định hướng công việc đến người chịu trách nhiệm phù hợp. Vì nó hiểu bối cảnh, nó có thể chuyển đổi các biểu mẫu thô thành các công việc có thể thực hiện ngay lập tức.