Hãy tưởng tượng bạn vừa gia nhập một công ty mới với tư cách là kỹ sư phần mềm và trưởng nhóm yêu cầu bạn gỡ lỗi một cơ sở mã cũ. Vấn đề là gì? Bạn không biết các phụ thuộc, trường hợp thử nghiệm hoặc bối cảnh đằng sau nó vì không có tài liệu nào để hỗ trợ bạn. 😓
🎯 Kiểm tra sự thật: Theo nghiên cứu của Panopto, 60% nhân viên cho biết họ gặp khó khăn trong việc lấy thông tin công việc từ đồng nghiệp. Tình trạng này còn trầm trọng hơn trong lĩnh vực kỹ thuật phần mềm, nơi mà khoảng cách kiến thức có thể là một thách thức lớn.
Do đó, việc yêu cầu tài liệu kỹ thuật phần mềm ở mọi cấp độ là một trong những cách tốt nhất để khắc phục những khoảng cách này, nâng cao cơ sở kiến thức và cải thiện sự hợp tác.
Vậy, hãy cùng xem lại cách viết tài liệu kỹ thuật phần mềm và một số nguyên tắc tốt nhất. ✍️
Hiểu về tài liệu kỹ thuật phần mềm
Tài liệu kỹ thuật phần mềm là quá trình tổ chức và lưu trữ thông tin kỹ thuật để tham khảo và hợp tác trong tương lai. Từ báo cáo tiến độ và bài nghiên cứu đến SOP, API, hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn mã — bộ tài liệu nội bộ và tài liệu người dùng cuối toàn diện này đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan, từ nhà phát triển đến khách hàng, đều có thể dễ dàng truy cập thông tin cần thiết về phần mềm đó.
Ngoài ra, tài liệu kỹ thuật chi tiết hỗ trợ giao tiếp hiệu quả và thống nhất các nhóm trong quá trình phát triển phần mềm. 🤝
Tầm quan trọng và mục đích của tài liệu phần mềm
Khi công nghệ ngày càng phức tạp, tài liệu kỹ thuật trở nên thiết yếu cho sự hợp tác nhóm hiệu quả và ra quyết định thông minh. Nhiều nhà phát triển coi tài liệu phần mềm là quan trọng để giúp các thành viên mới trong nhóm dễ dàng hòa nhập, đảm bảo họ có thể truy cập thông tin dự án một cách độc lập và nhanh chóng bắt kịp tiến độ.
📌 Ví dụ: Hãy tưởng tượng một công ty phần mềm cỡ trung bình đang gặp khó khăn trong việc đào tạo nhân viên mới do tài liệu giới hạn. Bằng cách tạo một cơ sở kiến thức toàn diện, công ty có thể giảm thời gian đào tạo, cho phép các nhà phát triển mới truy cập thông tin dự án cần thiết một cách độc lập và bắt đầu công việc nhanh hơn.
Đây là lý do tại sao các nhóm coi tài liệu phần mềm là quan trọng để hợp lý hóa giao tiếp và hợp tác. Nó đảm bảo hiệu quả quy trình làm việc và tăng năng suất. Tài liệu quy trình rõ ràng giúp các nhóm điều hướng các dự án phức tạp mà không gây ra sự nhầm lẫn không cần thiết.
Đối với các kỹ sư, việc đóng góp vào tài liệu kỹ thuật phần mềm đã trở thành một phần quan trọng trong trách nhiệm của họ. Các công ty dựa vào tài liệu này cho:
- Tạo/lập cơ sở kiến thức: Hoạt động như kho lưu trữ trung tâm của tất cả dữ liệu và quy trình trong công ty, đóng vai trò là nguồn thông tin duy nhất cho các bên liên quan. Cơ sở kiến thức được duy trì tốt giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên
- Cải thiện sự hợp tác: Cho phép chia sẻ ý tưởng và thảo luận miễn phí, thúc đẩy môi trường hợp tác phát triển mạnh mẽ mà không có sự cô lập hay phân mảnh
- Tăng tốc quá trình onboarding: Giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với công việc và đóng góp hiệu quả sớm hơn
- Ra quyết định sáng suốt: Cung cấp tài liệu quy trình về chu kỳ phát triển phần mềm, tài nguyên và các điểm nghẽn, giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định sáng suốt về việc mở rộng hoặc triển khai hệ thống mới
- Tiêu chuẩn tuân thủ tốt hơn: Giảm thiểu quy trình kiểm toán và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định ngành bằng cách duy trì tài liệu kỹ thuật một cách nghiêm ngặt
Tất nhiên, việc tạo và duy trì tài liệu này là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong bất kỳ công ty phần mềm nào. Và các công cụ như ClickUp có thể giúp bạn thực hiện việc này. Nếu bạn muốn viết tài liệu một cách hiệu quả, việc tận dụng các công cụ phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt lớn về chất lượng và tốc độ. 🛠️ClickUp, một nền tảng năng suất, cung cấp các tính năng tài liệu kỹ thuật phần mềm ấn tượng và kho mẫu phong phú để giúp việc lập tài liệu kỹ thuật phần mềm và quản lý dự án trở nên dễ dàng.
Các loại và ví dụ về tài liệu phần mềm
Như bạn có thể biết, tài liệu kỹ thuật có nhiều biểu mẫu khác nhau. Bạn có thể phân loại các loại tài liệu kỹ thuật phần mềm tùy theo mức độ truy cập, kiến thức kỹ thuật của độc giả mục tiêu và mục tiêu.
Dưới đây là một số loại tài liệu kỹ thuật phổ biến mà kỹ sư phần mềm cần tạo và theo dõi:
1. Tài liệu phát triển phần mềm
Các kỹ sư phần mềm phải ghi chép tất cả các chi tiết kỹ thuật của dự án. Các quản lý dự án sử dụng các dữ liệu này để sửa đổi và tạo các đường ống, giúp tất cả các nhóm có thể đồng bộ hóa thông tin. Trong khi hầu hết các kỹ sư chọn ghi chép càng chi tiết càng tốt, một số kỹ sư có thể chọn các phương pháp phát triển phần mềm khác, chẳng hạn như triết lý tài liệu linh hoạt, để tạo ra các hồ sơ ngắn gọn.
Danh mục này bao gồm tài liệu kiến trúc, trường hợp thử nghiệm, kế hoạch thử nghiệm, ghi chú cuộc họp, tài liệu hướng dẫn và kế hoạch ứng phó sự cố.
2. Tài liệu mã nguồn
Tài liệu mã nguồn là một trong những loại tài liệu phần mềm phổ biến nhất, phục vụ cho đồng nghiệp và các nhà phát triển phần mềm mới có thể tiếp quản dự án. Tài liệu mã nguồn giải thích mục đích và mối quan hệ của các mã, hành vi lý tưởng của chúng và các mẫu thiết kế có thể tìm thấy trong các mô-đun mã.
Bạn có thể mở rộng giải thích mã nguồn bằng các hướng dẫn chi tiết để mô tả cách thức hoạt động của việc đánh giá mã.
3. Tài liệu về tiêu chuẩn và yêu cầu
Áp dụng tiêu chuẩn phát triển nhất quán là cách để bạn tuân thủ thời hạn và tránh mất năng suất. Với các thông số kỹ thuật chức năng như tài liệu tiêu chuẩn và yêu cầu, kỹ sư phần mềm có thể lập kế hoạch trước để duy trì tính toàn vẹn của hệ thống trong suốt dự án. Tài liệu yêu cầu kỹ thuật phải giải thích phạm vi và các phụ thuộc của dự án ngay từ đầu, để tránh các sprint bị cô lập.
Vì các tài liệu này đóng vai trò như bản thiết kế cho toàn bộ quá trình phát triển phần mềm, bạn có thể thử các mẫu đặc tả chức năng để tiết kiệm thời gian định dạng.
Ví dụ: Mẫu Yêu cầu hệ thống của ClickUp giúp bạn ghi chú tất cả các yêu cầu hệ thống để dự án diễn ra suôn sẻ. Mẫu này nhỏ gọn, dễ sử dụng và giúp các nhóm đồng bộ hóa công việc.
Với mẫu này, bạn có thể
- Thêm trang Bắt đầu tại đây để giúp độc giả nhanh chóng nắm bắt nội dung
- Chỉnh sửa các mục, trạng thái và ghi chú liên quan đến dự án để ngăn chặn sự mở rộng phạm vi
- Thêm bảng để bao gồm các yêu cầu mới và đính kèm tệp
- Tạo bản tóm tắt yêu cầu ở phần đầu để liên kết mọi thứ với vòng đời phát triển phần mềm
4. Tài liệu API
Không giống như các loại tài liệu phần mềm trước đây, dành cho nhóm phát triển phần mềm, loại tài liệu này dành cho các bên bên ngoài như nhà cung cấp và khách hàng. Tài liệu giao diện lập trình ứng dụng (API) cung cấp thông tin về cách sử dụng API với hệ thống của họ. Hướng dẫn tham khảo API liệt kê các phương thức API, tham số, yêu cầu mẫu và hướng dẫn xác thực là một phần của tài liệu này.
5. Tài liệu phát hành
Cuối cùng, tài liệu phát hành theo dõi các tính năng và sửa lỗi theo thời gian. Khi kỹ sư phần mềm viết ghi chú phát hành chi tiết, họ giúp khách hàng hiểu các thay đổi theo thời gian và giúp họ thiết lập các phiên bản mới.
Cách viết tài liệu kỹ thuật phần mềm hiệu quả
Việc ghi chép các quy trình kỹ thuật có thể cảm thấy khó khăn, nhưng chia nhỏ thành các bước dễ quản lý sẽ giúp bạn dễ dàng viết tài liệu toàn diện và dễ hiểu hơn. Tài liệu quy trình hiệu quả giúp mọi người đi đúng hướng và phù hợp với mục tiêu dự án, đảm bảo rằng quy trình tài liệu phần mềm hỗ trợ thành công lâu dài.
1. Nghiên cứu và lập kế hoạch
Trước khi soạn thảo, hãy thực hiện một số nghiên cứu sơ bộ. Đây là cơ hội để bạn thu thập thông tin liên quan và phác thảo tài liệu kỹ thuật phần mềm.
Bắt đầu bằng cách kiểm tra các tài nguyên hiện có liên quan đến dự án của bạn — xem lại các tài liệu trước đó, phân tích dữ liệu có sẵn và lập kế hoạch cho các bước tiếp theo. Dưới đây là danh sách kiểm tra để giúp bạn:
- Kết quả mong đợi và thời hạn: Hiểu các loại tài liệu phần mềm mà bạn đang hướng tới và thời hạn nộp bài, đồng thời ước tính dòng thời gian viết thực tế
- Tài liệu: Ghi chú các tài nguyên bạn đã có. Bước này sẽ giúp bạn xác định tài liệu tham khảo và nêu rõ những lĩnh vực bạn cần thêm thông tin
- Mục tiêu: Xác định mục tiêu của bạn. Bạn muốn đạt được gì với tài liệu này? Độc giả của bạn là ai? Tài liệu này sẽ giúp họ như thế nào? Làm rõ các câu hỏi này để nội dung trở nên hữu ích cho người dùng cuối
- Công cụ: Xác định bất kỳ công cụ tài liệu phần mềm nào bạn có thể cần. Đây có thể là một số tài nguyên hữu ích bạn tìm thấy trên mạng, mẫu bạn muốn theo hoặc công cụ viết AI bạn muốn sử dụng. Lập danh sách các công cụ này để bạn có thể truy cập nhanh chóng sau này
2. Xác định cấu trúc
Bước tiếp theo là tạo cấu trúc và bố cục cho tài liệu. Điều chỉnh cách tiếp cận của bạn dựa trên ngành và đối tượng mục tiêu, đồng thời xem xét bất kỳ tiêu chuẩn tổ chức có liên quan nào có thể ảnh hưởng đến định dạng bạn nên áp dụng. Khả năng sử dụng phải là trọng tâm chính của bạn — đảm bảo tài liệu kỹ thuật dễ dàng cho các kỹ sư khác điều hướng.
Cân nhắc kỹ cách người đọc sẽ di chuyển qua nội dung và phân cấp logic của thông tin. Sắp xếp các phần để hướng dẫn họ chuyển từ điểm này sang điểm khác một cách liền mạch, giữ cho các ý tưởng mạch lạc.
3. Viết nội dung
Khi cấu trúc đã sẵn sàng, đã đến lúc soạn thảo nội dung. Để dễ sử dụng, hãy chọn trình chỉnh sửa tài liệu dựa trên đám mây thay vì bút và giấy hoặc các ứng dụng ghi chú đơn giản.
ClickUp Docs có thể là một giải pháp tuyệt vời trong trường hợp này. Bạn có thể biết ClickUp là một nền tảng quản lý dự án kỹ thuật, nhưng nó cũng là một công cụ mạnh mẽ để tạo tài liệu phần mềm, chỉnh sửa tài liệu và duy trì cơ sở kiến thức.
Cho dù đó là lộ trình sản phẩm, wiki, báo cáo nghiên cứu hay mô tả kỹ thuật, đây là một cái nhìn tổng quan về cách bạn có thể tận dụng ClickUp Docs để tạo tài liệu hàng đầu:
- Nhúng dấu trang, liên kết các trang lồng nhau và thêm bảng vào tài liệu của bạn để tài liệu trở nên toàn diện hơn
- Tùy chỉnh định dạng tài liệu của bạn — sử dụng các tùy chọn định dạng văn bản phong phú để tạo tiêu đề, dấu đầu dòng và khối mã
- Liên kết tài liệu của bạn với các công việc có liên quan trong quy trình làm việc của bạn
- Tìm kiếm, sắp xếp và lọc tài sản trên Docs Hub và nhanh chóng tìm thấy tài nguyên bạn đang tìm kiếm
Cải thiện kỹ năng viết với ClickUp Brain
Nếu bạn muốn tăng tốc quá trình này, hãy cân nhắc sử dụng AI cho tài liệu. Và đây là lúc ClickUp Brain ra tay giúp đỡ bạn. Bạn có thể sử dụng công cụ AI của ClickUp để chỉnh sửa tài liệu hiện có, tạo bảng mục lục, giải thích các thuật ngữ kỹ thuật phức tạp bằng ngôn ngữ đơn giản hoặc soạn thảo tài liệu dựa trên các gợi ý của bạn.
Điểm tuyệt vời nhất của ClickUp Brain là nó không phải là một công cụ riêng biệt mà bạn thêm vào quy trình làm việc của mình. Nó đã tồn tại trong hệ sinh thái ClickUp của bạn và có thể duyệt qua các tài liệu, nhiệm vụ, phương tiện truyền thông, dự án và mẫu để cung cấp cho bạn thông tin phù hợp nhất. ClickUp Brain trở thành trợ lý viết lách của bạn — bạn không cần phải tự viết từng từ nữa. 📝
Với ClickUp Brain, bạn có thể
- Tạo dàn ý và cấu trúc cho các tài liệu phức tạp
- Chỉnh sửa, mở rộng, tóm tắt hoặc viết lại các phần một cách nhanh chóng
- Nhận thông tin về tiến độ dự án, địa điểm lưu trữ tệp và thời hạn chỉ bằng cách hỏi
- Đẩy nhanh các công việc phức tạp như tạo cụm từ khóa, tạo đoạn mã và tìm ra các sai sót logic và lỗ hổng trong tài liệu
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn đang muốn thiết lập một phong cách hoặc định dạng chuẩn hóa cho các tài liệu kỹ thuật của mình? Duyệt qua các mẫu tài liệu kỹ thuật và chọn những mẫu phù hợp với dự án của bạn.
Ví dụ: Mẫu tài liệu tóm tắt sản phẩm ClickUp giúp bạn phác thảo mục tiêu dự án và sắp xếp các thông số kỹ thuật và phản hồi để đảm bảo tính nhất quán.
Với mẫu này, bạn có thể
- Điền thông tin chi tiết về sản phẩm theo danh sách kiểm tra có sẵn
- Chuyển đổi giữa bốn chế độ xem trang: 2 trang, kế hoạch phát hành, thông số kỹ thuật chức năng và phụ lục để giữ cho nội dung ngắn gọn
- Thêm trang mới và sử dụng các công cụ định dạng phong phú để tạo tài liệu theo ý muốn của bạn
4. Xem lại tài liệu
Sau khi hoàn thành bản nháp, hãy chia sẻ tài liệu với các kỹ sư khác để thu thập phản hồi và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Nếu có thể, hãy nhờ một chuyên gia về chủ đề (SME) xem xét để đảm bảo các chi tiết kỹ thuật chính xác.
Nếu bạn đang sử dụng ClickUp Docs, bạn có thể cộng tác với các thành viên trong nhóm hoặc các chuyên gia trên cùng một tài liệu trong thời gian thực. Những người cộng tác có thể chia sẻ ý kiến của họ thông qua các bình luận trên tài liệu hoặc đề cập trực tiếp đến bạn để thu hút sự chú ý của bạn đến một vấn đề cụ thể.
6. Bảo trì và cập nhật
Cuối cùng, hãy nhớ rằng tài liệu kỹ thuật của bạn thường nên là một tài liệu sống. Khi công nghệ và quy trình thay đổi, bạn nên chủ động cập nhật tài liệu để phản ánh những thay đổi đó.
Ví dụ: giả sử bạn đang duy trì một hướng dẫn kỹ thuật cho một ứng dụng và một tính năng mới cho phép người dùng tự động hóa việc báo cáo. Bây giờ, bạn phải thêm một phần về cách sử dụng tính năng này, bao gồm hướng dẫn từng bước, ảnh chụp màn hình và mẹo khắc phục sự cố.
Thiết lập các đánh giá định kỳ (ví dụ: hàng quý hoặc nửa năm) để cập nhật tài liệu định kỳ.
Bảo mật tài liệu phần mềm của bạn
Khi bạn nỗ lực rất nhiều để xây dựng tài liệu, việc bảo vệ dữ liệu đó khỏi các tác nhân đe dọa là điều rất quan trọng. Dưới đây là một số cách bạn có thể tăng cường bảo mật trong khi tạo tài liệu phần mềm:
1. Kiểm soát truy cập
Áp dụng kiểm soát truy cập dựa trên vai trò để chỉ cho phép người dùng được ủy quyền truy cập dữ liệu. Bạn có thể điều chỉnh người có thể xem hoặc sửa đổi dữ liệu dựa trên vai trò và kinh nghiệm. Ví dụ: nhà phát triển phần mềm có thể truy cập phân tích mã nguồn, nhưng bộ phận bán hàng chỉ có thể kiểm tra ghi chú phát hành và hướng dẫn triển khai. Đối với tài liệu nhạy cảm, hãy cân nhắc sử dụng xác thực đa yếu tố.
2. Kiểm soát phiên bản
Một trong những cách tốt nhất để theo dõi các thay đổi là sử dụng hệ thống kiểm soát phiên bản. Các hệ thống này ngăn chặn việc xóa hoặc sửa đổi dữ liệu vô tình và cho phép bạn ghi lại các hoạt động. Nhờ tính năng lịch sử trang và chế độ xem hoạt động, việc kiểm tra và ghi lại quyền truy cập trong ClickUp Docs trở nên cực kỳ dễ dàng.
3. Công cụ cộng tác an toàn
Khi sử dụng công cụ tài liệu phần mềm an toàn, bạn sẽ giảm bề mặt tấn công và xác suất rò rỉ dữ liệu. Các nền tảng như ClickUp được xây dựng để giúp bạn làm việc thông minh hơn đồng thời bảo vệ dữ liệu độc quyền khỏi các tác nhân đe dọa. Bạn cũng nên định kỳ xem xét ai có quyền truy cập cơ sở dữ liệu và cập nhật các biện pháp kiểm soát truy cập.
4. Đào tạo nhân viên
Nhân viên là tuyến phòng thủ cuối cùng của công ty và với sự đào tạo thích hợp, họ có thể đóng vai trò như những con hào chống lại tội phạm mạng. Các thành viên trong nhóm nên được đào tạo về các phương pháp bảo mật tốt nhất để bảo mật tài liệu và báo cáo các hoạt động đáng ngờ. Các phương pháp này bao gồm:
- Sử dụng mật khẩu mạnh và phức tạp, không chia sẻ thông tin đăng nhập với bất kỳ ai
- Sử dụng VPN và phần mềm diệt virus để ẩn danh lưu lượng truy cập
- Phát hiện sớm các cuộc tấn công lừa đảo (phishing) và các cuộc tấn công công nghệ xã hội khác
- Cập nhật liên tục về các phương pháp mới của tội phạm mạng để tránh bị động
5. Kế hoạch sao lưu và khôi phục dữ liệu
Khi làm việc với dữ liệu nhạy cảm hoặc xây dựng cơ sở kiến thức của công ty, chỉ tạo và lưu trữ tài liệu là không đủ — bạn phải chuẩn bị cho tình huống xấu nhất. Bạn có thể duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu và tính sẵn sàng của tài liệu bằng cách sao lưu tài liệu thường xuyên, lưu trữ chúng một cách an toàn và triển khai kế hoạch khắc phục thảm họa.
Các phương pháp hay nhất và mẹo để triển khai tài liệu thành công
Bạn biết cách tạo tài liệu phần mềm hữu ích và bảo mật chúng. Nhưng điều đó chưa đủ. Hãy tham khảo các mẹo và thủ thuật viết kỹ thuật để cải thiện tài liệu và giúp nhóm phát triển phần mềm dễ tiếp cận hơn.
1. Sử dụng định dạng nhất quán
Duy trì định dạng chuẩn hóa trong toàn bộ tài liệu để đảm bảo sự thống nhất về hình thức và cấu trúc. Đây là một cách để củng cố bản sắc công ty.
Bạn nên chọn một loại phông chữ và kích thước nhất quán cho tiêu đề lớn và văn bản chính. Xác định rõ các phần như Giới thiệu, Phương pháp, Kết quả và Kết luận. Đối với tiêu đề phụ, sử dụng số hoặc chữ cái một cách nhất quán để giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm.
📌 Ví dụ: Hãy tưởng tượng một nhóm dự án đang làm việc với hai bộ tài liệu có định dạng khác nhau. Một bộ sử dụng tiêu đề in đậm và các phần được đánh số, trong khi bộ kia sử dụng chữ nghiêng và dấu đầu dòng. Sự không nhất quán này có thể gây nhầm lẫn cho các thành viên trong nhóm và làm chậm khả năng tìm kiếm thông tin của họ. Việc chuẩn hóa định dạng giúp mọi người dễ theo dõi và hiểu hơn.
2. Sử dụng các công cụ trực quan
Hình ảnh giúp tài liệu kỹ thuật của bạn dễ đọc hơn. Ngoài văn bản, hãy kết hợp sơ đồ, biểu đồ và đồ thị khi thích hợp. Những công cụ này giúp đơn giản hóa các ý tưởng phức tạp và minh họa mối quan hệ và xu hướng dữ liệu một cách hiệu quả.
Luôn gắn nhãn cho hình ảnh và thêm chú thích khi cần thiết để cung cấp bối cảnh. Bạn cũng có thể sắp xếp dữ liệu trong bảng để trình bày so sánh một cách ngắn gọn.
📌 Ví dụ: Hãy tưởng tượng một nhóm đang ghi chép tài liệu về kiến trúc hệ thống mới. Nếu không có sơ đồ, các nhà phát triển sẽ phải đọc hết các đoạn văn bản để hiểu quy trình làm việc. Bằng cách thêm sơ đồ rõ ràng, các thành viên trong nhóm có thể nắm bắt toàn bộ bố cục hệ thống trong nháy mắt, giúp giảm đáng kể thời gian xem xét.
3. Đơn giản hóa ngôn ngữ
Tài liệu phải có thể truy cập được cho tất cả các thành viên trong nhóm, từ người mới bắt đầu đến chuyên gia.
Khi tạo tài liệu phần mềm, luôn tập trung vào việc giúp người đọc tiếp thu thông tin một cách dễ dàng. Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành trừ khi thật sự cần thiết, và định nghĩa bất kỳ thuật ngữ kỹ thuật nào bạn sử dụng. Giữ ngôn ngữ đơn giản và câu ngắn gọn để tăng tính dễ đọc. Sử dụng giọng văn chủ động để làm cho văn bản của bạn trở nên hấp dẫn hơn.
📌 Ví dụ: Hãy tưởng tượng một kỹ sư cấp cao đang viết một tài liệu kỹ thuật đầy những thuật ngữ chuyên ngành hoặc thậm chí là thuật ngữ và từ viết tắt cá nhân. Các nhân viên mới khó hiểu tài liệu này, dẫn đến nhiều câu hỏi lặp đi lặp lại và sự nhầm lẫn. Đơn giản hóa ngôn ngữ giúp tài liệu rõ ràng hơn cho mọi người, giảm nhu cầu giải thích và đẩy nhanh quá trình đào tạo nhân viên mới.
4. Xây dựng quy trình kiểm tra
Với tài liệu kỹ thuật, bạn không thể để xảy ra lỗi hoặc vấn đề chất lượng, vì vậy quá trình xem xét kỹ lưỡng là rất quan trọng.
Thu hút đồng nghiệp tham gia đánh giá để thu thập phản hồi quý giá về nội dung tài liệu kỹ thuật của bạn và sửa chữa các sai sót/vấn đề, nếu có. Sử dụng danh sách kiểm tra để xác nhận rằng tất cả dữ liệu quan trọng, hình ảnh và định dạng nhất quán đã được chuẩn bị trước khi hoàn thiện tài liệu.
📌 Ví dụ: Hãy tưởng tượng một nhóm phát triển phần mềm đã ra mắt một tính năng mới với hướng dẫn kỹ thuật không đầy đủ. Việc đánh giá đồng cấp có thể phát hiện ra những phần thiếu sót và mâu thuẫn, tránh gây nhầm lẫn trong quá trình triển khai. Việc thực hiện quy trình đánh giá đảm bảo những lỗ hổng này được phát hiện và khắc phục trước khi tài liệu được hoàn thiện.
5. Tạo kho lưu trữ trung tâm
Bạn cần một kho lưu trữ trung tâm cho các tài liệu của mình để các thành viên trong nhóm có thể truy cập chúng mọi lúc, mọi nơi.
📌 Ví dụ: Hãy tưởng tượng một nhóm kỹ sư với tài liệu nằm rải rác trên các nền tảng khác nhau. Khi các nhà phát triển cần một tài liệu cụ thể, họ phải mất thời gian tìm kiếm ở nhiều nguồn. Nhóm có thể nhanh chóng truy cập các tài nguyên cần thiết bằng cách tạo một kho lưu trữ trung tâm, từ đó tăng hiệu quả và giảm sự chậm trễ.
ClickUp Docs có thể hữu ích ở đây. Bạn có thể tạo wiki trong tài liệu, phục vụ như cơ sở kiến thức của nhóm. Từ tài liệu hiện có đến hướng dẫn tạo tài liệu mới, bạn có thể lưu trữ tất cả thông tin liên quan ở một địa điểm thống nhất.
Bạn cũng phải triển khai các biện pháp kiểm soát truy cập để bảo vệ thông tin nhạy cảm, đảm bảo chỉ nhân viên được ủy quyền mới có thể chỉnh sửa tài liệu. Nếu bạn đang sử dụng ClickUp, bạn có thể giữ wiki của mình ở chế độ riêng tư hoặc đặt quyền truy cập chi tiết, tùy theo sở thích của bạn.
Xây dựng tài liệu kỹ thuật phần mềm của bạn với ClickUp
Các tổ chức ngày nay nhận ra sự cần thiết của các tài liệu có thể tham khảo, dễ tiếp cận và chi tiết để cải thiện năng suất tại nơi làm việc và đơn giản hóa quá trình ra quyết định. 📄✨
Tuy nhiên, là một kỹ sư phần mềm, việc làm việc với mã và ghi chép từng bước đồng thời là rất khó khăn. ClickUp được hình thành như một nền tảng làm việc tất cả trong một để hỗ trợ công việc cường độ cao. Bạn có thể tạo tài liệu, cho đồng nghiệp đánh giá và theo dõi các chỉnh sửa và hoạt động — tất cả mà không cần rời khỏi hệ sinh thái. Việc tạo tài liệu phần mềm trở nên dễ dàng hơn nhiều với ClickUp Brain trong Không gian Làm việc của bạn, sẵn sàng cung cấp các câu trả lời phù hợp.
Bạn đã sẵn sàng xây dựng tài liệu phần mềm và cơ sở kiến thức cho công ty của mình chưa? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay! 🚀