Khi nhóm của bạn chỉ có 5 người, bạn có thể quản lý dự án bằng ý chí và ít trao đổi. Nhưng khi nhóm lên đến 20 người, cách tiếp cận đó sẽ tạo ra nút thắt cổ chai. Bạn bắt đầu mất thời gian cho việc phối hợp — gán lại công việc thủ công, cập nhật trạng thái và tổ chức thêm một cuộc họp nữa.
Đây là vấn đề về khả năng mở rộng được che đậy dưới hình thức bất tiện. Hiện tại, không gian làm việc của bạn không chỉ cần lưu trữ thông tin mà còn phải di chuyển nó. Chúng tôi đã xác định 12 lợi ích độc đáo của ClickUp Tự động hóa dành cho doanh nghiệp đang phát triển để biến danh sách công việc tĩnh của bạn thành một hệ sinh thái tự vận hành.
Đọc tiếp để đưa sự phát triển kinh doanh vào chế độ tự động!
ClickUp tự động hóa là gì?
ClickUp Automations là tính năng tích hợp sẵn trong ClickUp cho phép tự động kích hoạt các hành động khi đáp ứng các điều kiện cụ thể.
Hệ thống hoạt động dựa trên logic đơn giản: khi một sự kiện cụ thể kích hoạt (ví dụ: khách hàng gửi biểu mẫu ClickUp ), một hành động cụ thể sẽ được thực hiện (như áp dụng mẫu dự án và cài đặt ngày đáo hạn). Hệ thống được thiết kế cho các nhóm muốn ngừng lãng phí thời gian vào các công việc thủ công, lặp đi lặp lại mà không cần phải kết hợp nhiều công cụ khác nhau.
Tại sao các doanh nghiệp kinh doanh cần tự động hóa quy trình làm việc?
Sự phát triển là một nghịch lý; bạn có nhiều nhân tài hơn trong đội ngũ, nhưng mọi thứ dường như diễn ra chậm hơn. Điều này xảy ra vì chi phí phối hợp tăng theo cấp số nhân thay vì tuyến tính. Nhiều người hơn đồng nghĩa với nhiều lần chuyển giao dự án hơn, nhiều lần kiểm tra trạng thái dự án hơn và nhiều cơ hội hơn cho những công việc không diễn ra suôn sẻ.
Tự động hóa quy trình làm việc loại bỏ nút thắt cổ chai do con người gây ra trong các quy trình có thể dự đoán và lặp lại. Điều này cho phép nhóm của bạn tập trung vào công việc đòi hỏi khả năng giải quyết vấn đề sáng tạo và tư duy chiến lược. Nói cách khác, trong khi việc thiếu hạ tầng tự động hóa làm tăng chi phí vận hành, sự hiện diện của nó giúp các quy trình làm việc thủ công trở nên khả thi và bền vững.
🤝 Nghiên cứu trường hợp: Cách Red Sky tự động hóa 42% quy trình nhân sự của họ với ClickUp Tự động hóa
Trước khi sử dụng ClickUp, nhóm Red Sky phải vật lộn với việc phối hợp thủ công. Quy trình tuyển dụng và onboarding của họ được phân tán qua email và ghi chú giấy, dẫn đến việc phải tổ chức các cuộc họp liên tục chỉ để xác định tình trạng công việc.
Việc triển khai ClickUp tự động hóa và biểu mẫu đã thay đổi các hoạt động nội bộ của họ:
- Tốc độ tuyển dụng: Tăng tốc quy trình tuyển dụng lên gấp 3 lần, từ chu kỳ 21 ngày xuống còn 7 ngày.
- Giảm thiểu cuộc họp: Giảm tổng thời gian cuộc họp xuống 80% vì trạng thái công việc và việc chuyển giao công việc được xử lý tự động bởi nền tảng.
- Hiệu quả quy trình: Tự động hóa thành công 42% quy trình nhân sự, giúp nhóm tập trung vào chiến lược nhân tài thay vì mục nhập.
📌 Điểm chính: Red Sky tập trung vào việc xây dựng một hệ thống tự động hóa cho phép họ mở rộng văn hóa doanh nghiệp mà không làm tăng gánh nặng hành chính.
Muốn đạt được kết quả tương tự cho nhóm của bạn?
12 Lợi ích của ClickUp tự động hóa cho các nhóm đang mở rộng quy mô
Dưới đây là cách tự động hóa công việc lặp đi lặp lại với ClickUp giúp bạn loại bỏ gánh nặng phối hợp và lấy lại sự tập trung cho nhóm của mình.
Lợi ích #1: Tất cả công việc được tập trung tại một nơi mà không cần sử dụng nhiều công cụ khác nhau.
Tính tự động hóa chỉ đáng tin cậy như dữ liệu mà nó có thể truy cập. Khi công việc của bạn bị phân tán trên hàng trăm ứng dụng, các quy trình tự động hóa của bạn buộc phải dựa vào phần mềm trung gian của bên thứ ba cồng kềnh. Sự phân tán này tạo ra hệ thống tự động hóa dễ bị hỏng — nơi một cập nhật nhỏ trong một công cụ có thể làm gián đoạn chuỗi quy trình trong công cụ khác, khiến bạn phải dành nhiều thời gian bảo trì hơn so với thời gian thực sự tiết kiệm được.
🌟 Kết quả thực tế: Thay vì tưởng tượng cách thức hoạt động, hãy xem trường hợp của Seequent. Trước khi hợp nhất các ứng dụng, nhóm marketing của họ gặp khó khăn với các công cụ không liên kết, khiến việc hiển thị tiến độ dự án gần như bất khả thi. Sau khi chuyển mọi thứ vào hệ sinh thái ClickUp duy nhất và tổ chức lại các công việc, họ đã tăng gấp đôi năng suất.
📮 ClickUp Insight: 1 trong 4 nhân viên sử dụng bốn công cụ trở lên chỉ để tạo bối cảnh làm việc. Một chi tiết quan trọng có thể bị ẩn trong email, được mở rộng trong một chủ đề trên Slack và được ghi chép trong một công cụ riêng biệt, buộc các nhóm phải lãng phí thời gian tìm kiếm thông tin thay vì hoàn thành công việc.
ClickUp tích hợp toàn bộ quy trình làm việc của bạn vào một nền tảng thống nhất. Với các tính năng như Quản lý Dự án Email ClickUp, Trò chuyện ClickUp, Tài liệu ClickUp và ClickUp Brain, mọi thứ đều được kết nối, đồng bộ và truy cập ngay lập tức. Hãy tạm biệt "công việc về công việc" và lấy lại thời gian năng suất của bạn.
💫 Kết quả thực tế: Nhóm có thể tiết kiệm được 5+ giờ mỗi tuần bằng cách sử dụng ClickUp—tương đương hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người—bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể tạo ra điều gì với thêm một tuần năng suất mỗi quý!
Lợi ích #2: Tự động hóa được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) với ClickUp Brain và Super Agents
Tự động hóa truyền thống cứng nhắc và yêu cầu bạn phải dự đoán mọi tình huống có thể xảy ra trong quy trình làm việc. Nếu yêu cầu của khách hàng không hoàn toàn khớp với quy tắc 'If-Then' của bạn, quy trình sẽ dừng lại.
ClickUp Brain loại bỏ rào cản này bằng cách thêm một lớp logic vào quy trình làm việc của bạn. Thay vì chỉ di chuyển một công việc từ điểm A đến điểm B, AI sẽ phân tích nội dung của công việc để xác định bước tiếp theo cần thực hiện. Nó hỗ trợ các tính năng như AI Assign và AI Prioritize, nơi AI tự động sắp xếp và phân công công việc cho thành viên nhóm phù hợp dựa trên hướng dẫn của bạn và đánh giá của nó về sự phù hợp.
🎥 Xem video demo:
Trí tuệ nhân tạo (AI) có khả năng hiểu công việc của bạn
Vấn đề với hầu hết các công cụ AI là chúng hoạt động độc lập, hoàn toàn tách biệt với các dự án và mục tiêu thực tế của nhóm. Kết quả là các đề xuất chung chung, không hữu ích. Vì ClickUp Brain có khả năng hiểu ngữ nghĩa toàn bộ không gian làm việc của bạn, nó không cần phải được hướng dẫn trước.
📌 Ví dụ: ClickUp Brain đã biết bạn đang đề cập đến dự án 'Project Phoenix' nào vì nó đã chỉ mục các nhiệm vụ ClickUp, tài liệu ClickUp và thậm chí cả lịch sử trò chuyện ClickUp của bạn.
Đây là lý do tại sao bạn có thể sử dụng ClickUp Brain và tự động hóa để:
- Tạo câu trả lời dựa trên không gian làm việc: Hỏi ClickUp AI về trạng thái cập nhật của một dự án cụ thể và nhận câu trả lời được trích dẫn trực tiếp từ dữ liệu dự án thời gian thực.
- Kết nối khoảng cách ngữ cảnh giữa các bộ phận: Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tóm tắt một sprint kỹ thuật cho một bên liên quan trong bộ phận marketing, đảm bảo mọi người luôn đồng bộ mà không cần các cuộc họp thủ công.
- Loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công: Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động điền vào các Trường Tùy chỉnh hoặc phân loại các yêu cầu đến dựa trên cảm xúc của bình luận trong công việc.
Các trợ lý AI giúp các công việc luôn được xử lý 24/7
👀 Bạn có biết? Trong một doanh nghiệp đang phát triển, công việc không dừng lại vào lúc 5 giờ chiều, đặc biệt khi 30% cuộc họp hiện nay diễn ra qua nhiều múi giờ khác nhau. Trong trường hợp này, việc chờ đợi quá trình chuyển giao thủ công hoặc phê duyệt có thể gây ra sự chậm trễ đáng kể. Việc triển khai các quy trình tự động hóa linh hoạt sẽ giúp dự án tiếp tục tiến triển ngay cả khi các thành viên quan trọng trong nhóm đang offline hoặc tập trung vào công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ.
Tự động hóa truyền thống có thể giúp ích—nhưng nó vẫn phụ thuộc vào các điều kiện kích hoạt được định sẵn. ClickUp tiến một bước xa hơn với AI Super Agents.
Super Agents là những đồng nghiệp được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), hoạt động trực tiếp trong không gian làm việc ClickUp của bạn, với khả năng nắm bắt đầy đủ các công việc, tài liệu, cuộc hội thoại và quy trình làm việc của bạn. Thay vì chờ đợi chỉ dẫn, họ có thể theo dõi công việc theo thời gian thực, thực hiện hành động và duy trì tiến độ dự án một cách tự động.
📌 Ví dụ, một Super Agent có thể:
- Theo dõi tiến độ công việc trong dự án và tự động nhắc nhở chủ sở hữu trước khi hạn chót trôi qua.
- Cập nhật trạng thái công việc và tạo báo cáo tổng hợp theo thời gian thực về tiến độ.
- Phát hiện sớm các rủi ro hoặc trở ngại để quản lý có thể can thiệp kịp thời.
- Tổ chức các bước tiếp theo giữa các nhóm bằng cách giao công việc theo dõi hoặc chia sẻ cập nhật.
Vì các trợ lý này dựa trên kiến thức về không gian làm việc của bạn và liên tục cập nhật bộ nhớ của mình, chúng có thể thực hiện các quy trình làm việc đa bước giữa các nhóm mà không cần sự giám sát liên tục của con người.
Kết quả? Nhân viên của bạn sẽ dành ít thời gian hơn cho việc theo dõi cập nhật và nhiều thời gian hơn cho các quyết định sáng tạo, chiến lược thực sự giúp kinh doanh phát triển.
🤝 Case study: ClickUp X Bell Direct
Đội ngũ vận hành của Bell Direct đang dành quá nhiều thời gian cho "công việc liên quan đến công việc". Với hơn 800 email từ khách hàng đến hàng ngày, mỗi tin nhắn đều phải được đọc, phân loại, ưu tiên và chuyển tiếp thủ công - điều này làm chậm tiến độ của các nhóm và gây áp lực lên chất lượng dịch vụ.
Thay vì thêm một giải pháp riêng lẻ, Bell Direct đã tập trung các hoạt động của mình vào ClickUp và triển khai một Trợ lý AI Siêu việt mà họ gọi là Delegator. Hành động như một đồng nghiệp tự động, trợ lý này đọc mọi email đến, phân loại mức độ khẩn cấp và bối cảnh, và chuyển công việc đến đúng người trong thời gian thực — mà không cần sự can thiệp của con người.
Kết quả: Tăng 20% hiệu quả hoạt động, giải phóng sức chứa tương đương với hai nhân viên toàn thời gian, và cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhanh chóng, nhất quán hơn trên quy mô lớn.
Muốn đạt được kết quả tương tự cho kinh doanh đang phát triển của bạn?
🎥 Bonus: Để xem các ví dụ thực tế về cách tự động hóa được hỗ trợ bởi AI có thể thay đổi cách quản lý công việc của bạn, hãy xem hướng dẫn từng bước này về cách tận dụng AI để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn.
Lợi ích #3: Quy trình làm việc tùy chỉnh hoạt động tự động
Mỗi nhóm đều có cách làm việc riêng biệt. Tuy nhiên, vấn đề lớn nhất của các giải pháp tự động hóa sẵn có là chúng giả định rằng kinh doanh của bạn hoạt động giống như các doanh nghiệp khác. Điều này có thể dẫn đến các giải pháp tạm bợ và nhóm cảm thấy bực bội, hoàn toàn làm mất đi mục đích của tự động hóa.
ClickUp Automation Builder là một giải pháp không cần mã, được thiết kế để thích ứng với bạn, chứ không phải ngược lại. Nó cho phép bạn tạo các chuỗi kích hoạt-hành động cụ thể phản ánh các quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) độc đáo của nhóm.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Mặc dù việc tạo tự động hóa luôn là một lựa chọn, bạn cũng có thể bắt đầu với một trong hơn 100 mẫu quy trình làm việc có sẵn để làm quen với ClickUp Automations. Dù bằng cách nào, nó cũng hỗ trợ mục tiêu của bạn trong việc loại bỏ nút thắt cổ chai do con người gây ra trong các quy trình lặp lại.
Lợi ích #4: Nhiều chế độ xem tự động cập nhật
Nhóm của bạn bao gồm những cá nhân đa dạng với cách suy nghĩ khác nhau. Kết quả là những cách làm việc khác nhau.
📌 Ví dụ, các nhà quản lý dự án của bạn có thể ưa chuộng chế độ xem danh sách ClickUp đơn giản để có cái nhìn tổng quan về tất cả các nhiệm vụ, trong khi các nhà thiết kế hoặc kỹ sư có thể muốn sử dụng Bảng Kanban ClickUp trực quan để theo dõi các yêu cầu đang chờ xử lý và công việc đã hoàn thành. Buộc mọi người phải làm việc với một chế độ xem duy nhất và cứng nhắc sẽ khiến họ khó phát huy hết khả năng của mình.
Với ClickUp, mỗi thành viên trong nhóm có thể thực hiện công việc trong các chế độ xem ClickUp ưa thích của mình mà vẫn đảm bảo tính nhất quán tuyệt đối của dữ liệu trên toàn hệ thống.
Điều tuyệt vời nhất là tất cả các chế độ xem này đều được hỗ trợ bởi cùng một nguồn dữ liệu cơ bản.
📌 Ví dụ, hãy tưởng tượng một nhóm sản phẩm đang triển khai một tính năng mới. Một nhà phát triển hoàn thành công việc của mình và đánh dấu “Backend API hoàn thành” trong Xem dạng danh sách của họ.
Hành động đó sẽ kích hoạt ClickUp tự động hóa tự động cập nhật trạng thái công việc thành “Sẵn sàng cho QA.”
Vì mọi chế độ xem ClickUp đều lấy dữ liệu từ cùng một nguồn công việc cơ bản, mọi thay đổi sẽ được phản ánh ngay lập tức trên toàn bộ không gian làm việc. Trong chế độ xem bảng của nhóm QA, công việc sẽ tự động chuyển sang cột “Sẵn sàng để kiểm thử”. Đồng thời, bảng điều khiển lãnh đạo sản phẩm sẽ cập nhật để hiển thị thêm một tính năng đang tiến vào giai đoạn kiểm thử.
Không ai cần phải cập nhật thủ công nhiều chế độ xem hoặc thông báo cho nhóm tiếp theo. Tính năng tự động hóa đảm bảo những người phù hợp sẽ thấy cập nhật trong chế độ xem mà họ sử dụng.
Lợi ích #5: Tính năng hợp tác tích hợp sẵn, luôn kết nối với các nhiệm vụ ClickUp
Khi các cuộc hội thoại về công việc diễn ra trong các chuỗi email rời rạc hoặc các chủ đề Slack kéo dài, chúng trở nên tách biệt với công việc thực tế và gây ra tình trạng "Work Sprawl". Điều này tạo ra một "hố đen thời gian" khổng lồ (lên đến 61% thời gian của bạn!) khi bạn cố gắng tìm kiếm một quyết định cụ thể hoặc phản hồi nào đó.
ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách tích hợp tính năng giao tiếp trực tiếp vào nền tảng ClickUp thay vì sử dụng ứng dụng riêng biệt. Thông qua các bình luận theo chủ đề và ClickUp Chat, mọi cuộc thảo luận đều được gắn trực tiếp với công việc mà nó mô tả.
Hệ thống giao tiếp liên kết với công việc này đảm bảo rằng khi bạn @đề cập đến một thành viên trong đội hoặc một Super Agent, họ sẽ nhận được thông báo. Tuy nhiên, nó cũng hiển thị toàn bộ lịch sử, tệp đính kèm và trạng thái của công việc, ngay lập tức.
Vì nền tảng có thể đọc nội dung thảo luận trên một công việc, bạn có thể cài đặt các quy tắc tự động hóa cụ thể để lời nói của bạn điều khiển quy trình làm việc. Ví dụ, bạn có thể cài đặt tự động hóa để theo dõi các từ khóa cụ thể như kiểm tra pháp lý hoặc sẵn sàng cho khách hàng. Bạn cũng có thể cài đặt tự động hóa để di chuyển công việc vào danh sách công việc cá nhân của người được giao khi người đó được thêm vào.
Như vậy, ClickUp có thể ngay lập tức thông báo cho các bên liên quan cần thiết, giao lại công việc cho người quản lý và thậm chí gửi email cập nhật tự động hóa cho khách hàng.
Lợi ích #6: Theo dõi thời gian và lập kế hoạch khối lượng công việc thông minh hơn với ClickUp
Khi kinh doanh của bạn phát triển, việc đoán xem thời gian của nhóm thực sự được sử dụng vào đâu trở nên gần như bất khả thi. Thiếu dữ liệu chính xác, các ước lượng dự án trở nên không đáng tin cậy, và bạn có nguy cơ phân bổ tài nguyên quá mức, dẫn đến tình trạng kiệt sức của nhóm và vi phạm thời hạn.
Nắm rõ khả năng làm việc của nhóm với ClickUp Time Tracking và ClickUp Ức lượng thời gian. Bạn có thể theo dõi thời gian trực tiếp trên các công việc và thậm chí kích hoạt các quy trình tự động hóa dựa trên thời gian đã ghi lại.
📌 Ví dụ, bạn có thể cài đặt quy tắc để tự động thông báo cho quản lý khi thời gian thực tế theo dõi trên một công việc sắp đạt đến ước lượng thời gian, giúp họ can thiệp kịp thời trước khi dự án đi chệch hướng. Dữ liệu liên quan đến thời gian được tích hợp mượt mà vào Chế độ xem Khối lượng công việc, biến kế hoạch năng lực từ phỏng đoán thành chiến lược dựa trên dữ liệu.
Lợi ích #7: Bảo mật cấp doanh nghiệp có khả năng mở rộng
Việc mở rộng quy mô kinh doanh mang theo rủi ro về các sự cố tự động hóa—chẳng hạn như nhân viên mới vô tình kích hoạt việc xuất dữ liệu hàng loạt hoặc đồng bộ hóa tài chính không được phê duyệt. Điều này có thể dẫn đến các bảng câu hỏi bảo mật khách hàng, yêu cầu tuân thủ ngành và những lo ngại nghiêm trọng về quản trị dữ liệu.
ClickUp ngăn chặn các lỗi này bằng cách mở rộng quyền truy cập chi tiết trực tiếp vào hệ thống tự động hóa của bạn thông qua:
- ClickUp SSO (Single Sign-On) : Tích hợp với các nhà cung cấp như Google, Microsoft và Okta để tối ưu hóa quyền truy cập người dùng.
- Xác thực hai yếu tố (2FA) của ClickUp: Thêm một lớp bảo mật bổ sung cho tài khoản người dùng thông qua tin nhắn SMS hoặc ứng dụng xác thực.
- Quyền truy cập dựa trên vai trò: Kiểm soát chính xác ai có thể xem và thực hiện việc cần làm trong Không gian Làm việc của bạn.
Bạn có thể cấu hình các quy trình tự động hóa nhạy cảm chỉ hoạt động khi được kích hoạt bởi các vai trò cụ thể, như quản trị viên hoặc quản lý. Điều này đảm bảo rằng các hành động quan trọng, như gửi hóa đơn hoặc thay đổi thời hạn cho khách hàng, yêu cầu sự giám sát của con người được ủy quyền.
Bằng cách tích hợp Đăng nhập một lần (SSO) và Xác thực hai yếu tố (2FA), bạn đảm bảo rằng quyền truy cập vào các quy trình tự động hóa này được quản lý từ một điểm truy cập duy nhất và bảo mật.
Lợi ích #8: Tích hợp mượt mà ClickUp với các công cụ hiện có của bạn
Không có công cụ nào có thể làm được mọi việc, và nhóm của bạn có thể đang sử dụng một bộ ứng dụng chuyên biệt cho các tác vụ như CRM, email và lưu trữ tệp.
🧠 Thực tế thú vị: Nhân viên chuyển đổi giữa các ứng dụng 1.200 lần mỗi ngày — tương đương gần 4 giờ mỗi tuần để điều chỉnh sự tập trung, hoặc 9% thời gian công việc hàng năm của nhân viên.
Vấn đề là việc kết nối các công cụ này với nhau thường đòi hỏi các kết nối bên thứ ba đắt đỏ và không đáng tin cậy. Kết quả là các khối dữ liệu bị cô lập và buộc nhóm của bạn phải đối mặt với tình trạng "Work Sprawl " - việc sao chép dữ liệu thủ công giữa các nền tảng.
Để giải quyết vấn đề này, hãy kết nối các công cụ hiện có của bạn một cách mượt mà với ClickUp Integrations. Bằng cách này, bạn có thể tạo ra các quy trình tự động hóa đa nền tảng hoạt động thay mặt bạn trên các ứng dụng khác nhau. Điều này có nghĩa là một tác vụ kích hoạt trong một công cụ có thể khởi động một chuỗi tác vụ trong ClickUp, hoặc ngược lại, mà không cần bạn phải can thiệp.
Các tích hợp của ClickUp có thể giúp bạn:
- Đồng bộ phát triển với quản lý dự án: Kết nối GitHub hoặc GitLab để khi mở một yêu cầu Hợp nhất, nhiệm vụ ClickUp sẽ tự động chuyển sang trạng thái ‘Đang xem xét’ và thông báo cho người phụ trách QA được chỉ định qua Slack.
- Kết nối bán hàng và thực thi: Sử dụng tích hợp HubSpot để tự động tạo thư mục ‘Client Onboarding’ từ mẫu khi một giao dịch được ‘Đã đóng’ trong CRM của bạn.
- Tập trung quản lý yêu cầu và hỗ trợ: Sử dụng các trình kích hoạt webhook để chuyển đổi vé Zendesk hoặc biểu mẫu Google Form thành các công việc có thể thực hiện, giúp bạn luôn nắm bắt phản hồi của khách hàng.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Để thực hiện tự động hóa đa nền tảng một cách cụ thể, hãy sử dụng API công khai của ClickUp. Điều này cho phép nhóm kỹ thuật của bạn xây dựng kết nối hai chiều với phần mềm độc quyền, chẳng hạn như kết nối công cụ kế toán nội bộ với ClickUp để tự động hóa theo dõi hóa đơn và lập ngân sách tài nguyên.
📌Đọc về những việc cần làm với API của ClickUp, nếu bạn sẵn sàng vượt qua các mẫu có sẵn và muốn xây dựng một hệ thống tùy chỉnh cho kinh doanh của mình. Bạn sẽ học được mọi thứ từ xác thực yêu cầu đến cài đặt đồng bộ hai chiều giữa ClickUp và phần mềm bên ngoài quan trọng nhất của bạn.
Lợi ích #9: Tự động hóa công việc lặp lại giúp tiết kiệm thời gian
Hãy nghĩ đến tất cả các công việc lặp đi lặp lại mà nhóm của bạn phải xử lý mỗi tuần: gửi báo cáo hàng tuần, chuẩn bị chương trình cuộc họp cho các cuộc họp nhóm, hoặc theo dõi tiến độ với khách hàng. Trong nhiều công cụ, điều này yêu cầu ai đó phải thực hiện lại cùng một công việc một cách thủ công lặp đi lặp lại. Đó là một quy trình nhàm chán và tốn nhiều thời gian, gây ảnh hưởng lớn đến năng suất làm việc.
Loại bỏ công việc hành chính lặp đi lặp lại với tính năng ClickUp Recurring Tasks.
Thay vì phải tạo lại từng công việc, bạn có thể thiết lập chúng để lặp lại theo lịch trình cụ thể—hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc thậm chí theo chu kỳ tùy chỉnh. Khi thiết lập công việc lặp lại, bạn có thể cấu hình để tự động chuyển tiếp tất cả thuộc tính của nó, bao gồm người được giao, Danh sách Kiểm tra Công việc và ngày đáo hạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian thiết lập thủ công.
📮 ClickUp Insight: 21% người cho biết hơn 80% thời gian làm việc trong ngày của họ được dành cho các công việc lặp đi lặp lại. Và 20% khác cho biết các công việc lặp đi lặp lại chiếm ít nhất 40% thời gian trong ngày của họ.
Đó là gần một nửa thời gian làm việc trong tuần (41%) dành cho các công việc không đòi hỏi nhiều tư duy chiến lược hay sáng tạo (như email theo dõi 👀).
Các trợ lý AI của ClickUp giúp loại bỏ những công việc lặp đi lặp lại. Hãy nghĩ đến việc tạo công việc, nhắc nhở, cập nhật, ghi chú cuộc họp, soạn thảo email và thậm chí tạo quy trình làm việc từ đầu đến cuối! Tất cả những điều đó (và nhiều hơn nữa) có thể được tự động hóa chỉ trong nháy mắt với ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc của bạn.
💫 Kết quả thực tế: Lulu Press tiết kiệm 1 giờ mỗi ngày cho mỗi nhân viên nhờ sử dụng tự động hóa ClickUp — dẫn đến tăng 12% hiệu suất công việc.
Lợi ích #10: Mẫu sẵn sàng sử dụng để thiết lập nhanh chóng
Khi là một doanh nghiệp đang phát triển, bạn không có thời gian để xây dựng từng quy trình làm việc từ đầu. Việc tái tạo lại các quy trình thông thường như onboarding khách hàng hoặc đang theo dõi lỗi là một sự lãng phí lớn về thời gian và công sức. Điều này cũng dẫn đến việc thực hiện không nhất quán trong toàn nhóm.
Trung tâm Mẫu ClickUp cho phép bạn bỏ qua việc thiết lập thủ công và khởi chạy dự án bằng các mẫu đã được thiết lập sẵn. Đây là các không gian làm việc hoàn chỉnh được xây dựng bởi các chuyên gia quy trình. Khi bạn tải một mẫu cho một trường hợp sử dụng cụ thể, bạn sẽ thừa hưởng toàn bộ hệ sinh thái được thiết kế dành riêng cho mục tiêu đó.
Các mẫu này cũng bao gồm các công thức tự động hóa. Thay vì phải tự tìm hiểu logic, mẫu sẽ được cài đặt sẵn các quy tắc If-Then. Ngay khi áp dụng mẫu, trạng thái công việc, phân công nhiệm vụ và thông báo cho các bên liên quan sẽ được kích hoạt ngay lập tức.
Đây là cách thông minh để đảm bảo nhóm của bạn tuân thủ quy trình tiêu chuẩn mà không cần trải qua giai đoạn dùng thử và điều chỉnh khi tự xây dựng.
Lợi ích #11: Khả năng mở rộng cho các nhóm có kích thước bất kỳ
Các công cụ quản lý dự án hoạt động tốt khi nhóm của bạn còn nhỏ, nhưng chúng sẽ gặp khó khăn ngay khi bạn thêm các tầng quản lý hoặc các bộ phận chức năng chéo. Bạn thường nhận ra sự thay đổi này khi hiệu suất bắt đầu giảm sút hoặc khi chi phí tăng cao đến mức việc tuyển dụng 10 nhân viên tiếp theo trở nên tốn kém.
ClickUp được thiết kế để xử lý quá trình chuyển đổi này mà không làm giảm hiệu suất. Nền tảng sử dụng cấu trúc phân cấp —Spaces, Thư mục và Danh sách công việc—cho phép bạn thêm độ sâu tổ chức khi cần thiết. Điều này có nghĩa là chiến lược tự động hóa của bạn có thể phát triển cùng với quy mô nhân sự của doanh nghiệp.
Nó không ép buộc bạn vào một thiết lập chung cho tất cả; bạn có thể tạo các quy tắc đơn giản cho một dự án duy nhất và dần dần tích hợp các chuỗi hành động phức tạp, đa chức năng. Kết quả là, các hoạt động của bạn trở nên tinh vi hơn.
Lợi ích #12: Truy cập di động để duy trì tiến độ công việc
Công việc đôi khi vượt ra ngoài phạm vi bàn làm việc của bạn. Các phê duyệt khẩn cấp và cập nhật quan trọng thường không có thời gian để chờ đợi trước khi xuất hiện trên màn hình của bạn. Vì vậy, nếu hệ thống tự động hóa của bạn phụ thuộc vào laptop, bạn sẽ trở thành rào cản, khiến cả nhóm phải chờ đợi cho đến khi bạn kết nối lại.
Đó là lý do tại sao chúng tôi giúp bạn duy trì công việc trôi chảy mọi lúc mọi nơi với ứng dụng di động ClickUp. Bạn có thể truy cập đầy đủ vào các công việc, tài liệu và thông báo, trong trường hợp cần phản hồi các luồng làm việc cấp bách khi di chuyển. Ứng dụng cũng kích hoạt thông báo đẩy từ các công việc tự động hóa, phê duyệt yêu cầu chỉ với một lần chạm và cập nhật tiến độ dự án mà không cần mở máy tính. Với tính năng đồng bộ hóa đa thiết bị hoàn toàn, không gian làm việc của bạn luôn được cập nhật mới nhất.
Điều quan trọng nhất? Sự phát triển không phải lúc nào cũng có kết quả là những khó khăn ban đầu. Với ClickUp Tự động hóa, bạn có thể tạo ra nền tảng vận hành giúp nhóm của bạn mở rộng quy mô một cách hiệu quả.
Cách các nhóm đang phát triển sử dụng ClickUp tự động hóa
Dưới đây là cách các bộ phận khác nhau trong một doanh nghiệp đang phát triển có thể áp dụng những lợi ích tự động hóa này để giải quyết các vấn đề thực tế.
Nhóm marketing tự động hóa quy trình làm việc của các chiến dịch
Một nhóm marketing có thể tạo một biểu mẫu ClickUp cho các yêu cầu chiến dịch mới. Khi biểu mẫu được gửi, tính năng tự động hóa sẽ ngay lập tức tạo một công việc mới trong Danh sách Tiếp nhận Chiến dịch của họ.
Nó sau đó áp dụng một mẫu toàn diện bao gồm mọi công việc con và danh sách kiểm tra ClickUp cần thiết cho việc ra mắt. Đồng thời, tự động hóa cũng xác định loại yêu cầu để phân công quản lý chiến dịch phù hợp.
Trong khi đó, nhóm sáng tạo của bạn cũng sẽ nhận được thông báo trong kênh Chat ClickUp chuyên dụng của họ, cho biết bản tóm tắt đã sẵn sàng để xem xét. Tự động hóa các bước tiếp nhận và phân công này loại bỏ quy trình phân loại thủ công và đảm bảo không có yêu cầu nào bị lạc trong hộp thư đến.
🎥 Đây là cách các nhóm marketing đang sử dụng ClickUp tự động hóa trong thực tế:
Brand Right Marketing Agency tin tưởng tuyệt đối vào ClickUp tự động hóa và mẫu cho quy trình làm việc của họ:
Khi tác giả hoàn thành việc viết, cô ấy đặt công việc vào một tùy chọn cụ thể để tự động chuyển nó đến người tiếp theo chịu trách nhiệm kiểm duyệt. Người này sau đó sẽ nhận được email thông báo nội dung đã sẵn sàng để kiểm duyệt, kèm theo liên kết đến trang web mà chúng tôi đang viết và liên kết đến nhiệm vụ ClickUp, giúp chúng tôi dễ dàng theo dõi mọi thứ. Tôi vừa bắt đầu sử dụng tự động hóa mà tôi đã thiết lập cho bộ phận bán hàng để hỗ trợ chúng tôi khi liên hệ với ai đó nếu họ quan tâm đến việc hợp tác với chúng tôi về website hoặc gói thương hiệu. Chúng tôi đã thiết lập để họ nhận được tám lần theo dõi tự động theo các ngày đã được cài đặt – đó là một tự động hóa mới mà tôi rất mong chờ xem nó sẽ mang lại kết quả như thế nào cho chúng tôi. 😊🙏
Khi tác giả hoàn thành việc viết, cô ấy đặt công việc vào một tùy chọn cụ thể để tự động chuyển nó đến người tiếp theo chịu trách nhiệm kiểm duyệt. Người này sau đó sẽ nhận được email thông báo nội dung đã sẵn sàng để kiểm duyệt, kèm theo liên kết đến trang web mà chúng tôi đang viết và liên kết đến nhiệm vụ ClickUp, giúp chúng tôi dễ dàng theo dõi mọi thứ. Tôi vừa bắt đầu sử dụng tự động hóa mà tôi đã thiết lập cho bộ phận bán hàng để hỗ trợ chúng tôi khi liên hệ với ai đó nếu họ quan tâm đến việc hợp tác với chúng tôi về website hoặc gói thương hiệu. Chúng tôi đã thiết lập để họ nhận được tám lần theo dõi tự động theo các ngày đã được cài đặt – đó là một tự động hóa mới mà tôi rất mong chờ xem nó sẽ mang lại kết quả như thế nào cho chúng tôi. 😊🙏
Nhóm sản phẩm tối ưu hóa quản lý sprint
Đối với nhóm sản phẩm sử dụng quy trình làm việc linh hoạt, có thể cài đặt tự động hóa trên bảng sprint của họ. Khi nhà phát triển kéo một công việc vào cột trạng thái "Sẵn sàng cho QA", hệ thống sẽ tự động chuyển giao công việc cho người kiểm thử QA chính và thêm một bình luận gắn thẻ họ để xem xét.
Tính năng tự động hóa chuyển giao công việc đơn giản này đảm bảo các buổi họp sprint tập trung vào các quyết định chiến lược, chứ không chỉ là cập nhật trạng thái bằng lời nói. Cùng lúc đó, hành động này cũng cập nhật Bảng Kanban ClickUp, danh sách công việc sprint ClickUp và chế độ xem dòng thời gian ClickUp.
🎥 Dưới đây là một số ý tưởng tự động hóa dành cho các nhóm kỹ thuật và sản phẩm:
Nhóm vận hành mở rộng quy mô mà không cần tăng nhân sự
Bạn có thể tối ưu hóa toàn bộ quy trình onboarding nhà cung cấp cho nhóm vận hành của mình bằng tự động hóa. Khi nhà cung cấp gửi biểu mẫu ClickUp, hệ thống sẽ tự động kích hoạt một mẫu có sẵn và điền vào danh sách kiểm tra tiêu chuẩn các yêu cầu.
Thay vì người quản lý vận hành phải phân công công việc thủ công, hệ thống tự động hóa sẽ xác định giai đoạn tuân thủ và giao các công việc con ClickUp cho nhóm pháp lý để xem xét. Nó thậm chí còn lên lịch nhắc nhở theo dõi sau 7 ngày để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.
Khi mục cuối cùng được hoàn thành, tự động hóa sẽ chuyển công việc sang danh sách Đã lưu trữ để giữ cho không gian làm việc của bạn gọn gàng. Quy trình làm việc tự động này cho phép bạn quản lý lượng nhà cung cấp ngày càng tăng mà không cần thuê thêm nhân viên để quản lý việc chuyển giao.
🌟 Kết quả thực tế: Công ty phần mềm phát triển nhanh Pigment đã cải thiện hiệu quả quá trình onboarding lên 88% nhờ ClickUp. Bằng cách chuyển từ việc trao đổi qua email, tin nhắn Slack và danh sách kiểm tra tĩnh trên Notion sang quy trình hiệu quả hơn sử dụng ClickUp tự động hóa, họ đã cung cấp cho nhân viên mới các tài nguyên để bắt đầu công việc nhanh hơn nhiều!
Cách bắt đầu với ClickUp tự động hóa
Bạn không cần phải là chuyên gia kỹ thuật để bắt đầu tiết kiệm thời gian với ClickUp tự động hóa. Dưới đây là quy trình đơn giản gồm 4 bước để thiết lập quy trình làm việc đầu tiên của bạn. ✨
- Bắt đầu với một quy trình phức tạp: Xác định một công việc lặp đi lặp lại mà nhóm của bạn thực hiện hàng tuần – có thể là bất kỳ điều gì từ việc phân công khách hàng tiềm năng mới đến chuẩn bị báo cáo hàng tuần.
- Sử dụng Trình tạo tự động hóa: Nhấp vào nút "Automate" từ bất kỳ không gian, thư mục hoặc danh sách công việc nào trong ClickUp và chọn điều kiện kích hoạt (phần "khi") và hành động (phần "sau đó") từ menu thả xuống đơn giản.
- Thử nghiệm trên quy mô nhỏ: Trước khi áp dụng tự động hóa cho toàn bộ không gian làm việc, hãy áp dụng nó cho một công việc hoặc danh sách công việc không quan trọng để kiểm tra logic và đảm bảo nó hoạt động như mong đợi.
- Tối ưu hóa dựa trên kết quả: Điều chỉnh các điều kiện và quy tắc kích hoạt dựa trên hoạt động thực tế của hệ thống tự động hóa để nâng cao hiệu quả hoạt động.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn không chắc chắn nên tự động hóa công việc thủ công nào trước tiên, hãy để ClickUp Brain phân tích hành vi của nhóm. Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể nhận diện các mẫu quy trình làm việc lặp lại và đề xuất các công thức tự động hóa tùy chỉnh được thiết kế riêng để loại bỏ các điểm nghẽn đặc thù của bạn.
Tự động hóa các hoạt động của bạn ngay cả khi doanh nghiệp phát triển
Sự phát triển của kinh doanh và công việc lặt vặt không nhất thiết phải đi đôi với nhau. Thực tế, công việc lặt vặt sẽ gần như chắc chắn cản trở sự phát triển của kinh doanh.
ClickUp Tự động hóa có thể giải phóng bạn và nhóm của bạn khỏi những công việc lặp đi lặp lại, ít tác động, khiến bạn mất năng lượng và sự sáng tạo.
Khi kinh doanh của bạn phát triển, bạn sẽ phải đối mặt với những thách thức phối hợp ngày càng phức tạp, và các quy trình thủ công đơn giản sẽ không thể theo kịp. ClickUp Tự động hóa cung cấp giải pháp giúp nhóm của bạn tăng năng suất mà không cần tăng số lượng nhân viên tương ứng.
Các lợi ích này còn tích lũy theo thời gian: tiết kiệm thêm giờ làm việc, giảm thiểu lỗi tốn kém, tăng cường khả năng hiển thị toàn tổ chức và nâng cao sức chứa để thực hiện các công việc có ý nghĩa giúp kinh doanh phát triển.
Bắt đầu miễn phí với ClickUp và tích hợp tối ưu hóa quy trình làm việc vào nền tảng của các quy trình của bạn ngay hôm nay. Đó chính là cách bạn sẽ vượt qua đối thủ cạnh tranh vào ngày mai.
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
ClickUp Automations là hệ thống tự động hóa dựa trên quy tắc, thực hiện các lệnh "nếu điều này thì làm điều kia" để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại. ClickUp Brain là lớp trí tuệ nhân tạo (AI) giúp các quy trình tự động hóa trở nên thông minh hơn bằng cách hiểu bối cảnh và thích ứng với công việc của bạn.
Bạn có thể cài đặt các tác vụ tự động hóa cơ bản của ClickUp, như thay đổi trạng thái hoặc phân công công việc, chỉ trong vài phút bằng cách sử dụng các mẫu có sẵn. Các quy trình phức tạp, nhiều bước có thể mất nhiều thời gian hơn để cấu hình, nhưng thời gian tiết kiệm được sẽ bù đắp lại ngay lập tức.
Đối với các quy trình làm việc diễn ra hoàn toàn trong ClickUp, các tính năng tự động hóa gốc của ClickUp có thể xử lý hầu hết các tình huống mà không cần công cụ bên ngoài. Zapier vẫn là một lựa chọn phù hợp để kết nối ClickUp với các ứng dụng không có tích hợp gốc.
Hoàn toàn đúng. ClickUp Tự động hóa vô cùng hữu ích cho các nhóm nhỏ vì nó loại bỏ gánh nặng phối hợp có thể gây áp lực không cân đối cho một nhóm gọn nhẹ. Triển khai Tự động hóa sớm giúp bạn hình thành thói quen làm việc hiệu quả, hỗ trợ kinh doanh khi mở rộng quy mô.