Khi bạn đang tập trung vào một cuộc họp Zoom, việc ghi lại mọi điểm quan trọng đồng thời duy trì sự tập trung dường như là điều không thể. Đó là lý do tại sao nhiều nhóm hiện nay tìm kiếm các phương pháp thông minh hơn để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như ghi chú cuộc họp thủ công.
Trung bình, nhân viên văn phòng dành gần một nửa thời gian ( 42% ) để hợp tác với đồng nghiệp. Điều này khiến các công cụ giúp đơn giản hóa việc chuyển đổi văn bản và theo dõi hành động trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Otter.ai là một công cụ như vậy. Tích hợp Zoom của nó tạo ra bản ghi chép trực tiếp cho người chủ trì và tất cả các thành viên tham gia cuộc họp, giúp mọi người duy trì sự tập trung và truy cập vào các ghi chú cuộc họp rõ ràng sau đó.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Otter AI với Zoom để đơn giản hóa các cuộc họp Zoom, cải thiện việc ghi chú và tăng cường năng suất làm việc cho các nhóm.
⭐Mẫu nổi bật
Muốn ghi chép cuộc họp hiệu quả với ít thao tác thiết lập? Mẫu Ghi Chép Cuộc Họp của ClickUp sẽ giúp bạn với các lịch trình cuộc họp đã được định sẵn và các mục đang được theo dõi.
Otter.ai + Tích hợp Zoom là gì?
Điều này đơn giản như những gì bạn nghe thấy. Tích hợp Otter.ai và Zoom cho phép người dùng tự động tham gia, ghi âm, chuyển đổi thành văn bản và tóm tắt các cuộc họp Zoom mà không cần bất kỳ nỗ lực thủ công nào.
Với gói Otter Business hoặc Enterprise và tài khoản Zoom Pro, Business hoặc Enterprise, bạn có thể tạo bản chép lời trực tiếp, ghi lại slide và chia sẻ ngay lập tức ghi chú cuộc họp với nhóm của mình. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho người chủ trì cuộc họp Zoom, giáo viên và các nhóm làm việc từ xa muốn giảm bớt công việc quản trị viên.
Dưới đây là một số lợi ích khác từ tích hợp này:
✅ Tham gia các cuộc họp Zoom đã lên lịch từ phòng chờ và tự động bắt đầu chuyển đổi văn bản✅ Cung cấp bản ghi chép thời gian thực để các thành viên cuộc họp có thể theo dõi và xem lại ngay lập tức✅ Ghi lại và đánh dấu các điểm chính và mục cần thực hiện, đồng thời tự động đồng bộ hóa tóm tắt trong suốt cuộc họp trực tiếp✅ Bao gồm các ghi chú và slide được chia sẻ trực tiếp trong ghi chú cuộc họp của bạn✅ Sử dụng bot AI của Otter để trả lời câu hỏi, tạo email theo dõi và tóm tắt các cuộc thảo luận trên Zoom và Zoom Phone
Cách cài đặt OtterPilot để tạo bản chép lời trực tiếp cho cuộc họp Zoom
Cài đặt OtterPilot để ghi chú trực tiếp trong các cuộc họp Zoom của bạn rất đơn giản. Việc cần làm là thực hiện các bước đơn giản sau:
Bước 1: Cài đặt Otter Assistant
Bắt đầu bằng cách đăng nhập vào tài khoản Otter. ai của bạn. Để Otter có thể nhận diện các cuộc họp sắp tới của bạn, hãy kết nối lịch của bạn. Trong phần Home Feed, sử dụng thanh bên phải để nhấp vào "Connect" cho từng ứng dụng lịch (Lịch Google hoặc Outlook), sau đó đăng nhập và cấp quyền truy cập.
Sau khi lịch của bạn được đồng bộ hóa, bạn sẽ thấy các cuộc họp Zoom sắp tới. Từ đó, bạn có thể lên lịch cho Otter Assistant tự động tham gia cuộc gọi, chuyển đổi thành văn bản và chia sẻ ghi chú cuộc họp với các thành viên tham gia.
Sau khi kích hoạt, Otter Assistant cho phép bạn:
Bạn có thể chọn các cuộc họp muốn tham gia bằng cách điều chỉnh cài đặt trực tiếp từ lịch của mình.
📖 Xem thêm: Các lựa chọn thay thế tốt nhất cho Zoom
📮 ClickUp Insight: Dữ liệu từ cuộc khảo sát về hiệu quả cuộc họp của ClickUp cho thấy gần 46% cuộc họp chỉ có 1–3 người tham gia.
Mặc dù các cuộc họp nhỏ có thể trông có vẻ hiệu quả, nhưng nhiều trong số chúng có thể được thay thế bằng các phương pháp giao tiếp thông minh hơn, chẳng hạn như tài liệu tốt hơn, giao tiếp video không đồng bộ hoặc chia sẻ kiến thức được tối ưu hóa.
💫 Tác động thực tế: Các nhóm như Trinetrix báo cáo đã giảm 50% các cuộc họp không cần thiết và các cuộc thảo luận qua lại bằng cách sử dụng ClickUp.
Bước 2: Quản lý Otter Assistant cho tất cả các cuộc họp
Để điều chỉnh hành vi mặc định cho tất cả các cuộc họp trong tương lai, hãy truy cập Cài đặt Tài khoản > Cuộc họp. Bạn có thể điều chỉnh các tùy chọn sau:
- Tự động tham gia tất cả hoặc các cuộc họp Zoom được lựa chọn.
- Tự động chia sẻ ghi chú cuộc họp với khách mời lịch hoặc những người cụ thể.
- Gửi liên kết Otter.ai trong các cuộc trò chuyện để truy cập dễ dàng vào ghi chú cuộc họp.
Bước 3: Quản lý Otter Assistant cho các cuộc họp cá nhân
Nếu bạn muốn điều chỉnh hành vi của Otter cho các cuộc họp cụ thể, bạn có thể thay đổi các cài đặt mặc định trực tiếp từ lịch của mình.
Tự động tham gia:
Chuyển đổi tính năng Auto Join cho bất kỳ cuộc họp sắp tới nào. Điều này cho phép bạn linh hoạt lựa chọn các phiên họp mà Trợ lý Otter sẽ tham gia.
Nhấp vào thẻ cuộc họp và điều chỉnh cài đặt chia sẻ cho từng phiên họp.
- Cho phép chia sẻ với khách mời sự kiện lịch.
- Lựa chọn hoặc tạo nhóm Otter để chia sẻ ghi chú Zoom với nhóm của bạn.
📖 Xem thêm: Mẫu cuộc họp một đối một cho quản lý
Cách sử dụng Otter Live Notes trong Zoom
Otter Live Notes là một tiện ích bổ sung cho phép người chủ trì cuộc họp kích hoạt tính năng chuyển văn bản trực tiếp cho tất cả người tham gia cuộc họp Zoom đồng thời hỗ trợ ghi chú cộng tác. Bản ghi chép trực tiếp sẽ mở dưới dạng trang web, mà bạn có thể xem song song với cuộc họp Zoom hoặc trên một thiết bị khác.
Tính năng này là tính năng trả phí có sẵn trên Gói Doanh nghiệp Otter và tương thích với các tài khoản Zoom Pro, Business, Enterprise hoặc Education.
Ai có thể sử dụng Otter Live Notes trong Zoom?
- Người chủ trì cuộc họp: Có thể bắt đầu chuyển văn bản trực tiếp tự động.
- Người cộng tác: Có thể tham gia ghi chú, đánh dấu và thêm bình luận.
- Người tham gia: Có thể truy cập và xem lại bản ghi chép trực tiếp.
Bước 1: Cài đặt Otter Live Notes trong Zoom Marketplace
- Đăng nhập vào Zoom Marketplace
- Tìm kiếm Otter Live Notes cho Zoom
- Nhấp vào "Visit Site" để thêm và cài đặt ứng dụng.
👀 Thông tin thú vị: Ở Nhật Bản, nemawashi là thực hành thống nhất ý kiến một cách không chính thức trước cuộc họp. Các quyết định quan trọng thường được thống nhất một cách im lặng trước cuộc họp chính thức, biến các cuộc thảo luận chính thức thành việc xác nhận thay vì tranh luận.
Bước 2: Cho phép phát trực tiếp trong portal web Zoom
- Đăng nhập vào trang web Zoom.
- Đi đến Quản trị viên > Quản lý tài khoản > Cài đặt tài khoản
- Trong phần Cuộc họp (Nâng cao), bật: Cho phép phát trực tiếp cho các cuộc họp Dịch vụ phát trực tiếp tùy chỉnh
- Cho phép phát trực tiếp các cuộc họp.
- Dịch vụ phát trực tiếp tùy chỉnh
- Cho phép phát trực tiếp các cuộc họp.
- Dịch vụ phát trực tiếp tùy chỉnh
Bước 3: Cho phép phát trực tiếp khi là người chủ trì cuộc họp Zoom
- Đăng nhập vào trang web Zoom bằng tài khoản chủ cuộc họp của bạn.
- Đi đến Cài đặt > Tab Cuộc họp
- Bật: Cho phép phát trực tiếp cho các cuộc họp Dịch vụ phát trực tiếp tùy chỉnh
- Cho phép phát trực tiếp các cuộc họp.
- Dịch vụ phát trực tiếp tùy chỉnh
- Cho phép phát trực tiếp các cuộc họp.
- Dịch vụ phát trực tiếp tùy chỉnh
📖 Xem thêm: Quy tắc ứng xử trong cuộc họp trực tuyến
Bước 4: Kết nối Otter.ai với Zoom
- Đăng nhập vào Otter.ai và truy cập vào mục Ứng dụng (Apps) ở thanh bên trái.
- Tìm Otter Live Ghi chú và nhấp vào Thêm.
- Nếu được yêu cầu, hãy đăng nhập vào Zoom và nhấp vào "Cho phép".
- Hoàn thành thiết lập và nhấp vào "Test Configuration" để xác minh mọi thứ.
Bước 5: Tự động bắt đầu chuyển đổi văn bản trực tiếp trong Zoom
- Bắt đầu cuộc họp Zoom với tài khoản Zoom đã kết nối của bạn.
- Một biểu tượng LIVE màu đỏ ở góc trên bên trái cho biết Otter.ai đang chuyển đổi văn bản cuộc họp.
Để dừng hoặc khởi động lại quá trình chuyển đổi văn bản trực tiếp:
- Nhấp vào Otter. ai Live Transcript bên cạnh biểu tượng LIVE và lựa chọn Dừng phát trực tiếp.
- Để khởi động lại, nhấp vào "More" và lựa chọn "Live on Tùy chỉnh Live Streaming Service".
Bước 6: Truy cập bản ghi chép trực tiếp trong cuộc họp
- Tham gia cuộc họp Zoom
- Nhấp vào Otter. ai Live Ghi chú bên cạnh biểu tượng LIVE.
- Lựa chọn chế độ xem "Stream" trên Otter. ai Live Notes
- Bản ghi chép trực tiếp sẽ mở trong cửa sổ trình duyệt.
Bước 7: Hợp tác trên Otter Live Notes với nhóm của bạn
- Các cộng tác viên, như trợ giảng hoặc người ghi chép, có thể đánh dấu văn bản, thêm bình luận và chèn hình ảnh vào ghi chú trực tiếp.
- Sau cuộc họp Zoom, các ghi chú cuộc họp có thể được xem lại, chỉnh sửa và chia sẻ với các thành viên tham gia.
- Các thành viên cộng tác cần đăng nhập vào tài khoản Otter.ai của bạn để chỉnh sửa.
📖 Xem thêm: Cách sử dụng AI để ghi chú cuộc họp?
Chuyển văn bản sau cuộc họp: Phương pháp đồng bộ hóa đám mây Zoom
Nếu bạn đang sử dụng bản ghi âm đám mây của Zoom, Otter.ai giúp bạn dễ dàng tạo bản chép lời sau cuộc họp một cách tự động. Ngay khi cuộc họp kết thúc và quá trình xử lý bản ghi âm hoàn tất, Otter đồng bộ tệp và chuyển đổi thành văn bản, lưu kết quả trong mục "My Conversations".
Tính năng đồng bộ hóa Zoom này chỉ khả dụng cho người chủ trì cuộc họp trên Gói Doanh nghiệp của Otter và yêu cầu kế hoạch Zoom Pro hoặc cao hơn.
Bước 1: Thêm Otter. ai Live Notes cho Zoom từ Cửa hàng Ứng dụng Zoom.
qua Otter.ai
- Đăng nhập vào Zoom Marketplace với tư cách là quản trị viên Zoom.
- Tìm kiếm Otter. ai Live Ghi chú cho Zoom
- Nhấp vào "Visit Site" để thêm và hoàn thành quá trình ủy quyền.
Bước 2: Kết nối Otter.ai với Zoom
- Đăng nhập vào Otter.ai, nhấp vào "Ứng dụng" trên thanh bên trái.
- Truy cập vào đồng bộ cloud recordings và nhấp vào Add.
- Khi được yêu cầu, hãy đăng nhập vào Zoom và nhấp vào "Cho phép".
- Nếu chưa hoàn thành, hãy hoàn thành các bước thiết lập từ Bước 2.
- Để kiểm tra kết nối, hãy tạo một bản ghi âm Zoom ngắn.
Bước 3: Bật tính năng tải xuống bản ghi Zoom
Dành cho quản trị viên Zoom:
- Đi đến Quản trị viên > Quản lý tài khoản > Cài đặt tài khoản > Ghi âm
- Bật: Ghi âm đám mây Ghi âm cục bộ Ghi âm tệp âm thanh duy nhất Tải xuống ghi âm đám mây
- Ghi âm đám mây
- Ghi âm cục bộ
- Ghi lại tệp âm thanh duy nhất
- Tải xuống bản ghi âm đám mây
- Vô hiệu hóa: Ngăn chủ phòng truy cập bản ghi đám mây Kiểm soát truy cập theo địa chỉ IP Yêu cầu mật khẩu để truy cập bản ghi đám mây chia sẻ Chỉ người dùng đã xác thực mới có thể chế độ xem bản ghi đám mây
- Ngăn chủ phòng truy cập các bản ghi âm trên đám mây.
- Kiểm soát truy cập địa chỉ IP
- Yêu cầu mật khẩu để truy cập các bản ghi âm đám mây được chia sẻ.
- Chỉ người dùng đã xác thực mới có thể xem các bản ghi âm trên đám mây.
- Ghi âm đám mây
- Ghi âm cục bộ
- Ghi lại tệp âm thanh duy nhất
- Tải xuống bản ghi âm đám mây
- Ngăn chủ phòng truy cập các bản ghi âm trên đám mây.
- Kiểm soát truy cập địa chỉ IP
- Yêu cầu mật khẩu để truy cập các bản ghi âm đám mây được chia sẻ.
- Chỉ người dùng đã xác thực mới có thể xem các bản ghi âm trên đám mây.
Đối với tài khoản cá nhân:
- Đi đến Cài đặt > Ghi âm
- Bật: Ghi âm đám mây Ghi tệp âm thanh duy nhất Cho phép chia sẻ ghi âm đám mây Ghi âm tự động (được khuyến nghị) Ghi âm trên đám mây (được khuyến nghị)
- Ghi âm đám mây
- Ghi lại tệp âm thanh duy nhất
- Cho phép chia sẻ bản ghi âm đám mây
- Ghi âm tự động (được khuyến nghị)
- Ghi âm trên đám mây (được khuyến nghị)
- Tắt: Kiểm soát truy cập theo địa chỉ IP Yêu cầu xác thực để chế độ xem Yêu cầu mật khẩu cho bản ghi chia sẻ Bản ghi theo yêu cầu mặc định
- Kiểm soát truy cập địa chỉ IP
- Yêu cầu xác thực để chế độ xem
- Yêu cầu về mật khẩu cho các bản ghi âm chia sẻ
- Ghi âm theo yêu cầu mặc định
- Ghi âm đám mây
- Ghi lại tệp âm thanh duy nhất
- Cho phép chia sẻ bản ghi âm đám mây
- Ghi âm tự động (được khuyến nghị)
- Ghi âm trên đám mây (được khuyến nghị)
- Kiểm soát truy cập địa chỉ IP
- Yêu cầu xác thực để chế độ xem
- Yêu cầu về mật khẩu cho các bản ghi âm chia sẻ
- Ghi âm theo yêu cầu mặc định
📖 Xem thêm: Các công cụ ghi chú cuộc họp AI tốt nhất
Bước 4: Tải xuống bản ghi âm Zoom
- Đăng nhập vào trang web Zoom.
- Đi đến Cá nhân > Ghi âm
- Tìm bản ghi mong muốn và mở nó.
- Nhấp vào biểu tượng tải xuống bên cạnh "Audio Only" để lưu tệp vào máy tính của bạn.
Bước 5: Nhập bản ghi Zoom vào Otter.ai để chuyển đổi thành văn bản.
- Đăng nhập vào Otter.ai và nhấp vào nút Nhập ở góc trên bên phải.
- Nhấp vào "Browse files" và thực hiện lựa chọn tệp ghi âm đã tải xuống của bạn.
- Đường dẫn lưu trữ mặc định cho bản ghi cục bộ: Windows: C:\Users\User Name\Documents\Zoom macOS: /Users/User Name/Documents/Zoom
- Windows: C:\Users\Người dùng Name\Documents\Zoom
- macOS: /Users/Người dùng Name/Documents/Zoom
- Sau khi tải lên, hãy đợi Otter chuyển đổi thành văn bản và nhấp vào "Go to transcript" để truy cập và chỉnh sửa.
- Windows: C:\Users\Người dùng Name\Documents\Zoom
- macOS: /Users/Người dùng Name/Documents/Zoom
👀 Thú vị: Các thượng nghị sĩ La Mã sử dụng cử chỉ và mục tượng trưng trong cuộc họp để bày tỏ ý kiến mà không cần nói. Các tín hiệu như giơ tay hoặc ngón cái lên thể hiện phiếu bầu hoặc phản đối, chứng minh rằng giao tiếp có cấu trúc không luôn đòi hỏi phải nói nhiều.
Giới hạn khi sử dụng Zoom và Otter
Như The Washington Post từng tóm tắt trải nghiệm của họ với Otter trong một bài báo, “Tại một thời điểm, Otter đã nhầm ‘roaches’ thành ‘Russians’, và Zoom đã nhầm ‘barky’ thành ‘Mark’. Và bản chép lời bị suy giảm do chất lượng âm thanh.”
Mặc dù Otter.ai kết hợp với Zoom giúp việc ghi chú cuộc họp trở nên dễ dàng hơn, nhưng vẫn còn một số thách thức mà người dùng cần lưu ý.
- Độ chính xác phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng âm thanh, dẫn đến việc nghe nhầm và lỗi chuyển đổi văn bản trong các cuộc họp Zoom ồn ào.
- Nhận diện người nói thường không chính xác, yêu cầu người chủ trì cuộc họp hoặc người dùng phải gắn thẻ các thành viên tham gia sau khi kết thúc phiên một cách thủ công.
- Tính năng tham gia cuộc họp của bot có thể gây phiền toái và có thể tham gia vào các cuộc họp không mong muốn nếu cài đặt lịch không được kiểm tra kỹ lưỡng.
- Tóm tắt AI của Otter là cơ bản và thường yêu cầu chỉnh sửa thủ công để có thể sử dụng cho email theo dõi hoặc các mục hành động.
- Yêu cầu kết nối internet ổn định, do đó không đáng tin cậy cho các nhóm làm việc kết hợp hoặc cuộc họp trong môi trường có băng thông thấp.
Những hạn chế này thường buộc người dùng phải tìm kiếm các giải pháp thay thế cho Otter.ai phù hợp hơn với cách làm việc của nhóm của họ.
📖 Xem thêm: Cách viết tóm tắt cuộc họp hiệu quả
Ghi chú cuộc họp hiệu quả với ClickUp
Hầu hết các chủ tọa cuộc họp không thiếu công cụ; họ đang bị ngập trong chúng.
Bạn lên lịch cuộc họp Zoom trong lịch của mình, mời trợ lý Otter để tạo bản chép lời, lưu ghi chú cuộc họp vào các tài liệu riêng biệt, sau đó sao chép và dán các quyết định vào công cụ quản lý dự án.
Đó là tình trạng công việc lan rộng điển hình .
Ngoài ra, mỗi ứng dụng AI mới đều hứa hẹn “tóm tắt thông minh” để quản lý tóm tắt cuộc họp, đồng thời âm thầm tạo ra một hộp thư đến khác để kiểm tra. Điều này dẫn đến tình trạng “phình to AI”: nhiều phần mềm quản lý cuộc họp AI được sử dụng, nhưng không có nguồn thông tin chính xác duy nhất về những gì cần làm sau cuộc gọi Zoom.
ClickUp được thiết kế để giải quyết cả hai vấn đề. Thay vì sử dụng một công cụ cho bản ghi chép trực tiếp và một công cụ khác cho quản lý công việc, các tính năng của ClickUp hoạt động cùng nhau trong một không gian làm việc AI tích hợp. Các cuộc họp Zoom, ghi chú cuộc họp, công việc cần thực hiện và các bước theo dõi đều được lưu trữ trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn, vì vậy không có thông tin nào bị mất giữa các công cụ.
Dưới đây là cách quy trình này hoạt động trong thực tế:
Cách ClickUp AI Notetaker biến các cuộc gọi Zoom thành các hành động theo dõi.
Với ClickUp AI Notetaker, mọi cuộc họp Zoom quan trọng đều trở thành một bản ghi kết nối: bản chép lời, tóm tắt và các mục hành động được liên kết trực tiếp với công việc của bạn.
Thay vì chuyển đổi giữa tab Otter riêng biệt, bạn có thể:
- Mời ClickUp AI Notetaker tham gia cuộc họp Zoom của bạn từ Lịch ClickUp hoặc các công việc.
- Hãy để nó ghi lại, chuyển đổi thành văn bản và tóm tắt cuộc hội thoại thành một tài liệu ClickUp Doc có cấu trúc.
- Tự động trích xuất các quyết định và các mục cần thực hiện và giúp chuyển đổi chúng thành nhiệm vụ ClickUp với người chịu trách nhiệm, ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên.
- Giữ bản chép lời có thể tìm kiếm trong ClickUp, giúp bạn nhanh chóng xem lại nội dung đã nói thay vì phải phát lại toàn bộ bản ghi Zoom.
Điều này trực tiếp giải quyết một trong những giới hạn lớn nhất khi sử dụng Zoom + Otter riêng lẻ: bạn không còn dừng lại ở “đây là bản ghi chép của bạn”. ClickUp AI Notetaker kết nối các ghi chú đó với quy trình làm việc thực tế của bạn, giúp các bước tiếp theo rõ ràng và có thể theo dõi.
Dưới đây là hướng dẫn trực quan về cách AI của ClickUp giúp việc ghi chú trở nên dễ dàng như thế nào:
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn tổ chức các cuộc họp Zoom định kỳ (như cuộc họp hàng tuần hoặc kiểm tra tiến độ với khách hàng), hãy kết hợp ClickUp AI Notetaker với một công việc định kỳ trong ClickUp Meetings và để AI tự động tạo tóm tắt và công việc theo dõi từ cùng một nơi mỗi lần.
Chuyển đổi bản chép thành quyết định với ClickUp Brain và ClickUp AI Agents
Tóm tắt của Otter vẫn có thể trông như một khối văn bản dài cần chỉnh sửa trước khi gửi, đặc biệt khi bạn đang soạn email theo dõi hoặc quyết định việc cần làm tiếp theo. Với ClickUp Brain, mỗi cuộc họp trở thành nguồn dữ liệu cho các quyết định thông minh và quy trình làm việc hiệu quả hơn.
Trong một không gian làm việc AI duy nhất, bạn có thể:
- Hỏi Brain các câu hỏi như “Chúng ta đã quyết định gì trong cuộc họp Zoom gần đây với Acme?” và nhận câu trả lời ngay lập tức từ các công việc, tài liệu và chủ đề trò chuyện của bạn.
- Dựa vào các bản tóm tắt do AI tạo ra đã được liên kết sẵn với các công việc và dự án, giúp bạn không cần phải viết lại bằng tay cho các email theo dõi hoặc báo cáo.
Bạn có thể làm được nhiều hơn nữa với ClickUp AI Agents được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo của ClickUp:
- Họ có thể tự động tạo và tổ chức các mục cần thực hiện từ ghi chú và bản chép lời cuộc họp của bạn.
- Hỗ trợ lập lịch, ghi chú và phân công quyết định cuộc họp vào các công việc và người chịu trách nhiệm phù hợp.
Cùng nhau, ClickUp AI Notetaker, ClickUp Brain và AI Agents biến các cuộc họp Zoom của bạn thành một hệ thống toàn diện, mà không cần chuyển đổi giữa nhiều công cụ AI khác nhau.
Trong khi xem lại bản ghi chép Otter/Zoom, hãy sử dụng tính năng Talk to Text của ClickUp BrainGPT để làm sạch ghi chú.
Trí tuệ nhân tạo (AI) trên máy tính để bàn này chuyển đổi giọng nói của bạn thành các ghi chú sạch sẽ, có cấu trúc, mà bạn có thể chèn trực tiếp vào tài liệu Ghi chú Cuộc họp ClickUp hoặc email theo dõi.
📖 Xem thêm: Công cụ ghi màn hình miễn phí không có watermark
Tổ chức cuộc họp Zoom từ các công việc của bạn với tích hợp Zoom của ClickUp.
Thay vì sao chép liên kết Zoom vào mô tả lịch hoặc chủ đề trò chuyện, bạn có thể tổ chức các cuộc họp Zoom trực tiếp từ nhiệm vụ ClickUp, tài liệu hoặc Chat bằng cách sử dụng tích hợp ClickUp Zoom.
Dưới đây là cách nó phù hợp với quy trình làm việc của bạn:
- Bắt đầu hoặc tham gia cuộc họp Zoom từ một công việc bằng cách sử dụng nút Zoom hoặc lệnh /zoom.
- Tự động chèn liên kết tham gia vào phần bình luận của công việc để người được giao nhiệm vụ và người theo dõi có thể tham gia chỉ với một cú nhấp chuột.
- Sau cuộc gọi, chế độ xem liên kết ghi âm Zoom trực tiếp từ công việc, giữ nguyên ngữ cảnh, bản chép lời và ghi âm cùng nhau.
Nếu người chủ trì chưa cài đặt tích hợp Zoom cá nhân, họ vẫn có thể phê duyệt ClickUp AI Notetaker để ghi lại phiên từ bên trong Zoom. Điều này giúp kiểm soát các bot AI nào có thể truy cập vào cuộc họp.
Điều này giải quyết một vấn đề khác của Otter + Zoom: thay vì bản chép lời nằm trong một hệ thống và bản ghi âm nằm trong hệ thống khác, ClickUp gom các cuộc họp, bản ghi âm, ghi chú và các nhiệm vụ hành động vào một chủ đề duy nhất liên kết với công việc bạn đang thực hiện.
Những gì người dùng ClickUp chia sẻ:
Chúng tôi sử dụng nó để hỗ trợ và đẩy nhanh các cuộc họp hàng ngày từ nghi thức Scrum của chúng tôi. Nó giúp tôi nắm bắt tiến độ của sprint, tiến độ của các công việc và duy trì một danh sách công việc có tổ chức cho tất cả các nhiệm vụ của tôi.
Chúng tôi sử dụng nó để hỗ trợ và đẩy nhanh các cuộc họp hàng ngày từ nghi thức Scrum của chúng tôi. Nó giúp tôi nắm bắt tiến độ của sprint, tiến độ của các công việc và duy trì một danh sách công việc có tổ chức cho tất cả các nhiệm vụ của tôi.
👀 Thông tin thú vị: Cụm từ “on the same page” (cùng chung một quan điểm) xuất phát từ buổi tập hát của dàn hợp xướng, chứ không phải từ môi trường kinh doanh. Các ca sĩ cần theo cùng một trang nhạc, thói quen này sau này trở thành ẩn dụ cho sự đồng thuận và chia sẻ hiểu biết của nhóm trong các cuộc họp.
Giữ các cuộc hội thoại sau cuộc họp trong bối cảnh với ClickUp Chat, Clips và bình luận.
Với Otter, việc theo dõi thường có nghĩa là quay lại Slack hoặc email để thảo luận về những gì bản ghi chép đã ghi lại. Trong ClickUp, cuộc thảo luận vẫn nằm ngay bên cạnh các công việc và ghi chú cuộc họp của bạn:
- ClickUp Chat cho phép nhóm của bạn trò chuyện về các bước tiếp theo, làm rõ các mục do AI tạo ra và đưa ra quyết định ngay trong không gian công việc. Không cần ứng dụng nhắn tin hay công cụ giao tiếp nhóm bổ sung.
- ClickUp Assign Comments biến phản hồi thành công việc có trách nhiệm. Bạn có thể đánh dấu một dòng trong ghi chú cuộc họp, tài liệu hoặc chi tiết công việc và giao nó cho một thành viên trong nhóm, để không ai phải hỏi, “Ai chịu trách nhiệm về điều này?”
- ClickUp Clips cho phép bạn ghi lại các bản cập nhật nhanh về màn hình và giọng nói thay vì phải lên lịch thêm một cuộc họp Zoom khác. ClickUp Brain sau đó có thể tự động chuyển đổi thành văn bản và tóm tắt ClickUp Clips, trích xuất các mục cần thực hiện cho đồng nghiệp không có thời gian xem toàn bộ video.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Kết hợp ClickUp Clips với Mẫu Biên bản Cuộc họp ClickUp để gửi video tóm tắt ngắn sau các cuộc họp Zoom quan trọng. Đính kèm clip, dán bản tóm tắt AI và mọi người sẽ đồng bộ mà không cần thêm cuộc gọi vào lịch.
Cấu trúc mỗi phiên họp với các mẫu cuộc họp ClickUp.
Chỉ chuyển đổi văn bản thôi không giải quyết được các cuộc họp không rõ ràng. Bạn vẫn cần cấu trúc. Đó là lúc các mẫu cuộc họp của ClickUp phát huy tác dụng.
Bắt đầu bằng cách tổ chức các cuộc họp Zoom theo một định dạng nhất quán bằng cách sử dụng mẫu ghi chú cuộc họp ClickUp. Bằng cách cấu trúc mỗi cuộc gọi với lịch trình cuộc họp rõ ràng và đang theo dõi các mục cần thực hiện, mẫu ghi chú cuộc họp này giúp các nhóm đồng bộ và việc theo dõi sau cuộc họp trở nên dễ dàng.
Đây là lý do tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Giữ cho các cuộc họp Zoom định kỳ nhất quán với các phần sẵn có cho các mục trong chương trình nghị sự và quyết định, để mỗi phiên họp đều tuân theo cùng một cấu trúc.
- Hỗ trợ các loại cuộc họp khác nhau, từ các cuộc họp kiểm tra hàng tuần của nhóm đến các cuộc họp đứng hàng ngày nhanh chóng.
- Chuyển đổi ghi chú thô thành các bước tiếp theo bằng cách ghi lại các mục cần thực hiện, người chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn trong một nơi duy nhất.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đối với các phiên đánh giá chính thức hoặc kiểm tra tiến độ với khách hàng, hãy chuyển sang mẫu Biên bản Cuộc họp ClickUp để ghi lại danh sách người tham dự, nội dung thảo luận và các thỏa thuận đã đạt được.
Tuy nhiên, nếu bạn quản lý một lượng lớn cuộc họp Zoom trên các nhóm làm việc kết hợp, hãy cân nhắc sử dụng Mẫu Cuộc họp ClickUp hoặc Mẫu Theo dõi Cuộc họp ClickUp để theo dõi tất cả các phiên họp, ghi chú và các bước theo dõi trong một nơi duy nhất.
Chán ngán với các bản ghi chép cuộc họp lộn xộn? Kết nối ClickUp với Zoom
Tại sao các công cụ cuộc họp AI không còn là tùy chọn?
Vì các cuộc gọi video ngày càng chiếm nhiều thời gian hơn bao giờ hết, việc ghi chép thủ công trở nên không còn hiệu quả. Các công cụ chuyển đổi văn bản AI như Otter đã xuất hiện để giúp các nhóm ghi lại cuộc hội thoại, nhưng thường chỉ dừng lại ở việc cung cấp bản ghi chép.
Trong khi Otter tập trung vào việc chuyển đổi văn bản độc lập, ClickUp AI Notetaker kết hợp bản ghi chép, tóm tắt thông minh, nhiệm vụ cần thực hiện và phân công công việc.
Ngoài ra, với các tính năng như tích hợp Zoom, Brain cho các phân tích dựa trên AI và các mẫu cuộc họp tích hợp sẵn, bạn sẽ có một hệ thống hoàn chỉnh hỗ trợ hợp tác trước, trong và sau mỗi cuộc gọi.
Sẵn sàng biến các cuộc họp của bạn thành những cuộc họp thực sự có năng suất cao? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!