Những người làm việc từ xa đều hiểu rõ điều này. Mở lịch của bạn lên, bạn sẽ thấy nhiều cuộc họp Zoom được lên lịch trong suốt cả tuần.
Và hãy thừa nhận đi, có xác suất bạn sẽ không thể hoàn toàn tập trung trong suốt các cuộc họp, cũng như không thể nhớ tất cả những gì đã được thảo luận.
Theo một cuộc khảo sát của Microsoft, 42% người tham gia cuộc họp thực hiện nhiều tác vụ cùng lúc trong một tuần bình thường.
Điều này khiến việc ghi chép — hoặc có quyền truy cập vào — ghi chú và bản ghi âm cuộc họp trở nên rất quan trọng. Nhưng ai có thể vừa tập trung lắng nghe người phát biểu vừa ghi chép mọi thứ một cách chính xác và nhanh chóng? Không nhiều người trong chúng ta làm được điều đó.
Tuy nhiên, quá trình này có thể trở nên dễ dàng hơn rất nhiều nếu bạn có bộ công cụ phù hợp và một số mẹo hữu ích.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách ghi chú nhanh chóng và dễ dàng, bao gồm cả các phương pháp tự động hóa quy trình. Chẳng bao lâu nữa, bạn sẽ có đầy đủ các công cụ cần thiết để tạo ra những ghi chú cuộc họp Zoom chi tiết và có thể áp dụng vào thực tế mỗi lần.
⏰ Tóm tắt trong 60 giây
- Zoom Notes là một tính năng trong Zoom giúp tự động tạo ghi chú cuộc họp với sự hỗ trợ của Zoom’s Companion
- Zoom hỗ trợ ghi chép nội dung cuộc họp và ghi lại các điểm chính cùng các mục cần thực hiện trong suốt cuộc gọi, giúp bạn dễ dàng duy trì sự tổ chức
- Việc ghi chú trên Zoom hiệu quả bao gồm ba giai đoạn. Trước cuộc họp, hãy lên kế hoạch cho các điểm chính và đặt mục tiêu. Trong cuộc họp, ghi lại các ghi chú rõ ràng về các chủ đề quan trọng. Sau đó, xem lại và sắp xếp các ghi chú của bạn thành các công việc
- ClickUp Notepad giúp bạn ghi chú nhanh chóng trong các cuộc họp, trong khi ClickUp Tài liệu cho phép bạn tạo các mục nhập chi tiết hơn và liên kết thông tin với quy trình làm việc của bạn
- ClickUp Brain còn tiến xa hơn nữa bằng cách chuyển đổi ghi chú của bạn thành các mục cần thực hiện và tự động liệt kê các bước tiếp theo
- Một sai lầm lớn và phổ biến là ghi chép từng từ một trong cuộc họp, khiến việc tìm lại các điểm chính sau này trở nên khó khăn
- Việc không theo dõi các mục cần thực hiện cũng có thể dẫn đến việc bỏ lỡ thời hạn, trong khi các ghi chú lộn xộn sẽ khó tìm lại
- Bạn có thể tránh những sai lầm này bằng cách tập trung vào việc tóm tắt các điểm chính và quyết định, đồng thời sử dụng các tính năng mạnh mẽ của ClickUp để tổ chức tốt hơn, dễ tìm kiếm hơn và theo dõi các mục trong cuộc họp một cách hiệu quả.
Ghi chú Zoom là gì?
Zoom Notes là một tính năng tiện lợi được tích hợp sẵn trong nền tảng hội nghị trực tuyến phổ biến này, cho phép bạn ghi chép và chia sẻ ghi chú với những người khác trong suốt cuộc họp. Bạn có thể tạo ghi chú mới hoặc mở một ghi chú đã có sẵn ngay trong khi đang tham gia cuộc gọi. Sau khi được chia sẻ, mọi người đều có thể tham gia và cộng tác để ghi lại các chi tiết quan trọng theo thời gian thực.
Chưa hết—bạn còn có thể tạo và chia sẻ chương trình họp với nhóm của mình ngay tại đây! Và khi cuộc họp kết thúc, những ghi chú đó sẽ được định dạng gọn gàng và sẵn sàng để chia sẻ với mọi người.
Điểm tuyệt vời của tính năng này là nó có sẵn cho tất cả người dùng trên nền tảng Zoom mà không tốn thêm chi phí.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bật tính năng ghi chép trực tiếp trong các cuộc họp Zoom bằng cách nhấp vào nút bên cạnh nút Ghi âm. Tính năng này sẽ tạo phụ đề cho tất cả người nói. Bạn có thể truy cập bản ghi chép này sau đó để soạn thảo biên bản cuộc họp nhanh hơn rất nhiều.
Tại sao ghi chú Zoom lại là yếu tố thay đổi cuộc chơi cho năng suất làm việc
👉🏼 Vào năm 1885, nhà tâm lý học người Đức Hermann Ebbinghaus đã giới thiệu “Đường cong quên”. Nó cho thấy thông tin mới thu nhận sẽ dần phai mờ khỏi trí nhớ nếu không được củng cố.
Hãy thử tưởng tượng lượng thông tin ập đến với bạn trong một ngày làm việc. Dựa vào trí nhớ để ghi nhớ mọi thứ đã được thảo luận trong cuộc gọi Zoom là con đường dẫn đến thảm họa. Vì vậy, hãy ghi chú!
Dưới đây là cách thức giúp đơn giản hóa quy trình và mang lại lợi ích cho năng suất làm việc của bạn:
- Giúp bạn tập trung và tham gia tích cực hơn: Khi bạn viết tay hoặc gõ máy, bạn không chỉ đơn thuần là lắng nghe — bạn còn đang xử lý và tóm tắt những gì đang được nói, giúp bạn dễ hiểu và ghi nhớ hơn sau này
- Giữ lại bản ghi rõ ràng về các nội dung thảo luận và kế hoạch trong cuộc họp: Ghi chú giúp làm rõ ai sẽ làm gì và vạch ra các bước tiếp theo để không bỏ sót bất kỳ điều gì
- Nâng cao hiệu quả giao tiếp và hợp tác: Ghi chú được chia sẻ giúp mọi người cùng nắm bắt thông tin. Việc hợp tác trong các cuộc họp giúp giảm bớt sự nhầm lẫn và dễ dàng tránh được những hiểu lầm.
- Thúc đẩy việc học tích cực: Việc ghi chú giúp cải thiện cách bạn xử lý và hiểu thông tin. Nó cũng giúp bạn nhận ra các điểm chính và kết nối, đồng thời thúc đẩy tư duy phản biện
- Làm tài liệu tham khảo cho việc ra quyết định trong tương lai: Ghi chú lưu trữ các quyết định, tiến độ dự án và các cuộc thảo luận của nhóm tại một nơi duy nhất. Những ghi chú này có thể đóng vai trò như một nguồn tài liệu quý giá để hướng dẫn nhân viên mới và hiểu rõ các chiến lược trong quá khứ
Cách tự động hóa việc ghi chú trên Zoom
Bạn có thể tự động hóa quy trình ghi chú bằng Trợ lý AI trong tài khoản Zoom của mình.
Công cụ ghi chú AI này sẽ tham gia vào các cuộc họp hoặc hội thảo trực tuyến trên Zoom của bạn để tự động ghi chú. Nó sẽ chuyển đổi cuộc hội thoại thành văn bản ngay khi bạn nói và cung cấp bản tóm tắt chi tiết về nội dung thảo luận.
Công cụ này có thể xác định người đang phát biểu, theo dõi các mục cần thực hiện và làm nổi bật các quyết định quan trọng ngay lập tức.
Tuy nhiên, một số người dùng Zoom cho rằng độ chính xác của công cụ này còn đáng nghi ngờ trong các cuộc hội thoại phức tạp. Mặc dù công cụ này hoạt động tốt với các cuộc hội thoại đơn giản, nhưng nó thường gặp khó khăn khi xử lý các cuộc hội thoại chồng chéo, nhận diện thuật ngữ kỹ thuật hoặc hiểu ngôn ngữ chuyên ngành.
Kết quả là, bạn có thể phải dành thêm thời gian để chỉnh sửa ghi chú, khiến việc này gần như tốn thời gian ngang với việc tạo ghi chú thủ công từ đầu.
Chưa đề cập đến việc tìm kiếm thông tin chính xác mà bạn cần trong ghi chú Zoom là một quá trình tốn nhiều công sức. Hơn nữa, nếu bạn cần sử dụng những thông tin có thể áp dụng vào thực tế, bạn phải chuyển sang nền tảng khác và nhập thủ công mọi thứ vào các công cụ quản lý nội dung khác.
Vậy, tại sao không bắt đầu từ đó nhỉ?
Là ứng dụng "tất cả trong một" dành cho công việc, ClickUp kết hợp quản lý công việc, tài liệu, cuộc họp và kiến thức vào một nền tảng năng suất mạnh mẽ, được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo.
Nhưng làm thế nào để tự động hóa việc ghi chú với ClickUp?
May mắn thay, trợ lý AI tích hợp mạnh mẽ hơn của ClickUp, ClickUp Brain, mang đến giải pháp hoàn hảo.
Với tính năng tích hợp Zoom của ClickUp, bạn có thể nhập ghi chú cuộc họp Zoom vào ClickUp và để ClickUp Brain lo phần còn lại. Công cụ này có thể tóm tắt các điểm chính, nội dung thảo luận và các mục cần thực hiện chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn đang thiếu thời gian hay có bản ghi âm cuộc họp cần chuyển thành văn bản? ClickUp Brain cũng có thể làm được điều đó.
Công cụ này còn có thể điều chỉnh giọng điệu, ngôn ngữ và mức độ sáng tạo để phù hợp với nhu cầu của bạn. Dù bạn cần dịch ghi chú cho một nhóm toàn cầu hay duy trì phong cách viết nhất quán, công cụ này đều có thể tự điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu của bạn.
ClickUp Brain cũng có thể biến ghi chú của bạn thành các công việc có thể thực hiện được — nhưng chúng ta sẽ nói chi tiết hơn về điều này sau. Trong khi đó, hãy xem video hướng dẫn này về cách sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để ghi chép trong cuộc họp.
Cách ghi chú hiệu quả trên Zoom
Ghi chú không phải là việc ghi lại từng từ một được nói ra trong cuộc gọi. Hãy tưởng tượng bạn phải lật qua hàng trang ghi chép của một cuộc họp kéo dài một giờ! Mục đích là xác định và làm nổi bật các mục cần thực hiện trong công việc sau này.
Tất nhiên, tính năng ghi chú bằng AI sẽ là trợ thủ đắc lực của bạn trong trường hợp này. Tuy nhiên, việc chủ động ghi chép cũng sẽ giúp bạn nắm bắt được nội dung cuộc họp. Hãy ghi lại và nhấn mạnh những điểm mà bạn có thể cần làm rõ vào cuối cuộc gọi. Hoặc đơn giản là ghi nhanh những vấn đề cần thảo luận thêm với nhóm của bạn. Hãy cùng xem việc cần làm để thực hiện điều này một cách hiệu quả.
🧠 Thông tin thú vị: Bạn đã nghe nói đến “Zoom fatigue” chưa? Thuật ngữ này dùng để chỉ cảm giác mệt mỏi do các cuộc gọi video kéo dài gây ra. Một trong những nguyên nhân chính là việc phải duy trì giao tiếp bằng ánh mắt ở cự ly gần quá lâu.
Trước cuộc họp
Khi còn là một Hướng đạo sinh trẻ, chắc hẳn bạn đã thường nghe câu “Hãy luôn sẵn sàng”. Việc ghi chú trong cuộc họp sẽ giúp bạn áp dụng lại phương châm này một lần nữa.
Dưới đây là một số mẹo giúp bạn chuẩn bị trước khi bắt đầu cuộc họp:
- Hãy bắt đầu bằng cách kiểm tra kỹ chương trình cuộc họp hoặc thư mời để nắm rõ các chủ đề và mục tiêu chính. Nếu không có, hãy hỏi người tổ chức về mục đích của cuộc họp
- Chuẩn bị sẵn ứng dụng ghi chú của bạn. Nếu bạn đang sử dụng công cụ kỹ thuật số, hãy thử nghiệm trước để tránh gặp vấn đề trong quá trình cuộc gọi.
- Tạo một mẫu đơn giản trước cuộc họp với các phần như “Mục chương trình”, “Điểm chính”, “Nhiệm vụ cần thực hiện” và “Câu hỏi”. Điều này sẽ giúp bạn ghi chú nhanh chóng trong suốt cuộc họp
- Tiếp theo, hãy kiểm tra thiết lập của bạn. Đảm bảo máy tính của bạn đã được sạc đầy, kết nối internet ổn định và bạn đang ở một nơi yên tĩnh, đủ ánh sáng. Đóng các tab trình duyệt và ứng dụng không cần thiết để tránh bị phân tâm
- Nếu cuộc họp dự kiến thảo luận về một tài liệu hoặc nội dung cụ thể, hãy xem qua trước khi cuộc gọi bắt đầu. Tải xuống hoặc in các báo cáo, bản trình bày hoặc tài liệu tham khảo khác mà bạn sẽ cần để hiểu rõ bối cảnh hơn
- Xác định mục tiêu bạn muốn đạt được từ cuộc họp. Đó có thể là các cập nhật về dự án hoặc kế hoạch tương lai, nhưng việc có mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn ghi chú chính xác.
- Cuối cùng, hãy chuẩn bị sẵn các câu hỏi mà bạn muốn đặt ra hoặc các chủ đề mà bạn muốn đảm bảo sẽ được thảo luận
Trong cuộc họp
Hiệu quả của việc ghi chú trong cuộc họp phụ thuộc rất nhiều vào loại chiến lược mà bạn áp dụng. Một số chiến lược phổ biến bao gồm:
- Phương pháp Cornell (rất phù hợp cho những ai thích cấu trúc rõ ràng và muốn xem lại ghi chú sau này): Bạn ghi chú theo 3 phần — một phần dành cho các điểm chính và chi tiết, một phần dành cho từ khóa hoặc câu hỏi, và phần cuối cùng dành cho tóm tắt cuộc họp
- Phương pháp chia ô (rất phù hợp cho những người học bằng hình ảnh): Bạn chia trang giấy thành các ô, mỗi ô dành cho một chủ đề hoặc ý chính khác nhau, và điền vào từng ô theo diễn biến của cuộc họp
- Lập dàn ý (dành cho những ai thích quy trình từng bước): Bạn ghi chú dưới dạng danh sách, sử dụng tiêu đề lớn cho các chủ đề chính và thêm chi tiết dưới dạng các điểm phụ bên dưới
Tuy nhiên, chỉ có chiến lược và ghi chép từng từ một là chưa đủ — bạn cần chủ động tập trung vào việc lắng nghe và nắm bắt các ý chính, công việc và quyết định. Hãy sử dụng các phím tắt, từ viết tắt hoặc ký hiệu trên Zoom để theo kịp cuộc hội thoại.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Nếu cuộc họp diễn ra quá nhanh, đừng ngần ngại yêu cầu tóm tắt cuộc họp hoặc làm rõ các điểm quan trọng.
Sau cuộc họp
Khi cuộc họp kết thúc, đã đến lúc sắp xếp và xem lại ghi chú của bạn. Hãy cố gắng xem lại chúng trong vòng một giờ, khi các chi tiết vẫn còn mới mẻ.
Dưới đây là danh sách kiểm tra tất cả những việc cần làm:
- Sắp xếp các ghi chú của bạn thành một tài liệu rõ ràng, dễ đọc
- Viết lại nội dung công việc một cách gọn gàng, chuyển các từ viết tắt thành câu hoàn chỉnh
- Ghi chú các điểm chính như quyết định, công việc và thời hạn
- Sử dụng màu sắc để phân loại thông tin. Ví dụ: màu đỏ cho hạn chót và màu xanh lá cho các công việc
- Thêm phần tóm tắt bao gồm các điểm chính, quyết định quan trọng và các mục cần thực hiện kèm theo người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành
- Quản lý ghi chú của bạn bằng phương pháp truyền thống hoặc sử dụng nền tảng kỹ thuật số để sắp xếp chúng theo dự án, ngày tháng hoặc nhóm, và đặt tên rõ ràng
Sử dụng các tính năng tích hợp để quản lý ghi chú hiệu quả hơn
Ghi chú của bạn được thiết kế để mang lại sự rõ ràng. Tuy nhiên, việc quản lý chúng thủ công có thể nhanh chóng biến sự rõ ràng đó thành sự lộn xộn. Hãy tránh sự nhầm lẫn bằng cách kết nối ghi chú cuộc họp với các ứng dụng năng suất hiện có của bạn.
Tất nhiên, bạn có thể tránh được sự phiền phức khi phải chuyển đổi giữa nhiều nền tảng khác nhau nhờ nền tảng năng suất tất cả trong một của ClickUp.
📮ClickUp Insight: Gần 40% các chuyên gia cảm thấy cần phải theo dõi các mục cần thực hiện ngay sau mỗi cuộc họp.
Theo nghiên cứu của ClickUp, mặc dù hầu hết mọi người đều có ý định thực hiện các mục cần làm từ cuộc họp, nhưng họ lại không thể làm được điều đó. Lý do là gì? Các mục cần làm thường bị phân tán và không được hiển thị do các kênh giao tiếp hiện nay được chia thành email (42%) và tin nhắn tức thì (41%).
ClickUp giúp quá trình chuyển từ thảo luận sang hành động diễn ra mượt mà hơn với tư cách là ứng dụng toàn diện dành cho công việc. Ứng dụng này tập hợp các cuộc họp, ghi chú và nhiệm vụ của bạn vào một nền tảng thống nhất, giúp nâng cao năng suất cuộc họp!
Chuyển đổi ghi chú của bạn thành các công việc được sắp xếp khoa học với ClickUp
Chỉ cần bốn bước đơn giản là bạn có thể biến những ghi chú Zoom tĩnh của mình thành những tài liệu công việc có tác động mạnh mẽ.
Bước 1: Bắt đầu với tính năng tích hợp Zoom của ClickUp và tham gia ngay vào một cuộc họp đã lên lịch (hoặc tạo một cuộc họp mới) trực tiếp từ các nhiệm vụ ClickUp liên quan.
Bước 2:
- Ghi chú cuộc họp thủ công ngay trong khi họp bằng ClickUp Notepad hoặc ClickUp Tài liệu.
ClickUp Notepad rất phù hợp để ghi chú nhanh hoặc tạo danh sách kiểm tra. Trong khi đó, ClickUp Tài liệu lại phù hợp hơn để ghi chú chi tiết hơn, bao gồm chương trình họp hoặc kế hoạch dự án.
Các tài liệu này rất dễ chỉnh sửa nhờ các công cụ định dạng phong phú trong ClickUp, như tiêu đề, danh sách gạch đầu dòng và danh sách số thứ tự, băng rôn và bảng biểu. Những yếu tố này cũng giúp ghi chú của bạn dễ đọc hơn. Điều tuyệt vời nhất là gì? Bạn có thể chia sẻ chúng với nhóm của mình theo thời gian thực (và thậm chí cùng nhau chỉnh sửa), để mọi người luôn đồng bộ thông tin.
- Tự động nhận bản ghi chép và bản ghi âm cuộc họp (nếu được bật) trong công việc của bạn ngay sau khi cuộc họp kết thúc. Bạn thậm chí có thể cài đặt tự động hóa trong ClickUp để thông báo cho những người tham gia cuộc họp khi điều này xảy ra, để mọi người đều có thể truy cập ngay vào tất cả các tài liệu cuộc họp.
Khi đó, bạn có thể yêu cầu trợ lý AI tích hợp sẵn của ClickUp, ClickUp Brain, tóm tắt nội dung thảo luận và xác định các mục cần thực hiện từ bản ghi chép mà không cần phải ghi chép thủ công trong suốt cuộc họp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn đã chán việc ghi chú cuộc họp bằng tay? Đã đến lúc thử công cụ ghi chú AI của ClickUp.
- Hãy tập trung vào cuộc họp trong khi hệ thống tự động ghi lại các điểm chính, quyết định và mục cần thực hiện cho bạn trong một tài liệu ClickUp được sắp xếp gọn gàng.
- Biến các cuộc hội thoại thành hành động với các bản tóm tắt được hỗ trợ bởi AI, đồng bộ trực tiếp với các công việc và tài liệu của bạn
- Ghi chú cuộc họp của bạn sẽ ngay lập tức được sắp xếp có hệ thống, dễ tìm kiếm và kết nối với quy trình làm việc của bạn
Bước 3: Giờ là lúc tạo các Nhiệm vụ ClickUp và công việc con, sau đó giao chúng cho các thành viên trong nhóm (hoặc chính bạn) để thực hiện các công việc cần làm. Chỉ cần bôi đen một mục nhập trong Notepad hoặc tài liệu để Chuyển đổi thành Nhiệm vụ, rồi thêm người được giao và ngày đáo hạn.
Với việc tích hợp ClickUp Brain vào công việc của bạn, hãy xác định trách nhiệm và thời hạn trực tiếp từ ghi chú của mình. Đặt ưu tiên, theo dõi tiến độ và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào.
Tôi là một fan hâm mộ lớn của ClickUp. Tính năng tuyệt vời nhất của nó (mà không ứng dụng nào khác có) là bạn có thể lưu trữ tất cả ghi chú trong Docs và chúng được tích hợp với Tasks… Vì vậy, bạn có thể bôi đen một câu trong tài liệu và nhấp chuột phải để chuyển nó thành một công việc. Điều này cực kỳ hữu ích khi tôi muốn chuyển đổi ghi chú cuộc gọi điện thoại kéo dài một giờ thành các công việc riêng biệt… và tôi không cần phải gõ lại hay thậm chí sao chép/dán chúng.
Tôi là một fan hâm mộ lớn của ClickUp. Tính năng tuyệt vời nhất của nó (mà không ứng dụng nào khác có) là bạn có thể lưu trữ tất cả ghi chú trong Docs và chúng được tích hợp với Tasks… Vì vậy, bạn có thể bôi đen một câu trong tài liệu và nhấp chuột phải để chuyển nó thành một công việc. Điều này cực kỳ hữu ích khi tôi muốn chuyển đổi ghi chú cuộc gọi điện thoại kéo dài một giờ thành các công việc riêng biệt… và tôi không cần phải gõ lại hay thậm chí sao chép/dán chúng.
Nếu bạn cần trợ giúp, thư viện mẫu phong phú của ClickUp bao gồm nhiều mẫu ghi chú cuộc họp phù hợp với mọi tình huống.
Thêm nữa: Hãy xem những meme Zoom này để có những tràng cười sảng khoái!
Các mẫu ClickUp hỗ trợ cuộc họp của bạn
Một trong những mẫu yêu thích của chúng tôi là Mẫu Ghi chú Cuộc họp ClickUp. Từ các cuộc gọi hàng tuần chi tiết đến các buổi kiểm tra hàng ngày, mẫu này giúp tổ chức các cuộc họp nhóm một cách có hệ thống với các phần riêng biệt dành cho chương trình nghị sự, ghi chú và các mục cần thực hiện.
Bạn thậm chí có thể thêm hình ảnh, liên kết hoặc video để cung cấp thêm bối cảnh, đảm bảo cuộc họp của bạn được ghi chép đầy đủ và chi tiết.
Với ClickUp, bạn có mọi thứ cần thiết cho các cuộc họp và dự án tại một nơi duy nhất, giúp bạn luôn có tổ chức và có năng suất cao trong công việc.
Một lựa chọn khác mà bạn có thể sử dụng là Mẫu Biên bản Cuộc họp ClickUp. Mẫu này giúp bạn tạo bảng điều khiển ghi chú dưới dạng các trang con cho từng phiên họp, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào. Mẫu này rất phù hợp cho người mới bắt đầu, nhờ đó mọi thành viên trong nhóm của bạn đều có thể hợp tác hiệu quả mà không gặp khó khăn trong quá trình làm quen.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Nếu nơi làm việc của bạn sử dụng Google Workspace, các chương trình họp của bạn có thể được lưu trong Tài liệu Google. Bạn có thể tham khảo các mẫu chương trình họp miễn phí dành cho Tài liệu Google này để bắt đầu.
Những sai lầm thường gặp khi ghi chú trên Zoom và cách tránh chúng
Ngay cả khi đã có các công cụ phù hợp và sự chuẩn bị kỹ lưỡng, việc mắc lỗi trong các cuộc gọi trực tuyến vẫn thường xảy ra và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc.
Tuy nhiên, hầu hết những lỗi này đều dễ khắc phục. Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi ghi chú và cách tránh chúng.
- Việc ghi chép quá nhiều chi tiết không cần thiết có thể khiến bạn khó xem lại hoặc thực hiện các nội dung trong ghi chú. Thay vì cố gắng ghi lại mọi thứ, hãy tập trung vào các điểm chính, quyết định và các mục cần thực hiện
- Việc không theo dõi các mục cần thực hiện sau cuộc họp là một vấn đề phổ biến. Ngay sau cuộc họp, hãy rà soát các mục cần thực hiện và phân công chúng cho đúng người
- Những ghi chú lộn xộn, khó tìm lại có thể dẫn đến việc mất thông tin và lãng phí thời gian. Hãy thiết lập một hệ thống lưu trữ rõ ràng, với tên thư mục đơn giản và các nhãn ghi chú nhất quán
- Làm nhiều công việc cùng lúc sẽ làm giảm chất lượng ghi chú của bạn. Nếu bạn kiểm tra email trong khi đang tham gia cuộc gọi, bạn sẽ bỏ lỡ những chi tiết quan trọng. Hãy tập trung vào cuộc họp
- Việc không chia sẻ ghi chú với những người cần thiết sẽ làm giảm giá trị của chúng và gây ra sự nhầm lẫn. Hãy gửi ngay ghi chú cho các bên liên quan sau khi kết thúc cuộc họp.
Hãy để ClickUp lo việc ghi chú cho bạn!
Việc ghi chú tốt là chìa khóa để đảm bảo các cuộc họp diễn ra với năng suất cao và không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào. Công cụ tích hợp sẵn của Zoom đã và đang phát huy hiệu quả tuyệt vời cho các nhóm trên toàn thế giới.
Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp mạnh mẽ và chính xác hơn nữa, ClickUp chính là lựa chọn dành cho bạn.
ClickUp không chỉ hỗ trợ việc ghi chú mà còn kết nối với các công cụ quản lý dự án của mình, giúp bạn chuyển đổi ghi chú cuộc họp thành công việc ngay lập tức mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng. Từ việc cài đặt hạn chót, phân công công việc đến theo dõi tiến độ, ClickUp đều có thể thực hiện tất cả.
Hãy đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay và để nó quản lý các dự án và ghi chú của bạn ngay trong cùng một không gian làm việc!