Hoàn thành dự án đúng hạn là một thách thức đòi hỏi sự cân bằng. Thực hiện các công việc, quản lý ngân sách và đáp ứng thời hạn là những yếu tố quan trọng nhất trong số rất nhiều yếu tố khác.
Với tư cách là một quản lý dự án, tôi đã không thể đếm xuể số lần khách hàng đến gặp tôi với yêu cầu "chỉ thêm một chút" hoặc "thay đổi một chút" mà đáng tiếc là không được tính toán trong kế hoạch dự án.
Chúng có thể tích tụ lại, và trước khi bạn nhận ra, dòng thời gian và ngân sách của dự án sẽ gặp nguy hiểm.
Đó chính là sự mở rộng phạm vi. Ngay cả những dự án được lập kế hoạch kỹ lưỡng nhất cũng có thể bị ảnh hưởng bởi nó, khiến dự án của bạn không thể hoàn thành thành công.
Tôi đã thử nghiệm nhiều phần mềm quản lý dự án (PM) để giúp bạn đối phó với những rối loạn này. Chúng sẽ giúp bạn cài đặt các rào cản để ngăn chặn việc mất lợi nhuận do công việc bất ngờ.
Top 3 Phần mềm Quản lý Dự án (PM) Giúp Kiểm Soát Phạm Vi Dự Án Của Khách Hàng Một Cách Nhanh Chóng
Tôi đã thử nghiệm đủ các công cụ quản lý dự án để biết rằng không phải tất cả đều xử lý sự mở rộng phạm vi theo cùng một cách. Dưới đây là những công cụ đáng để bạn quan tâm:
| Công cụ | Phù hợp nhất cho | Tính năng chính | Ưu và nhược điểm | Giá cả |
| ClickUp | Quản lý dự án được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) cho các nhóm có kích thước khác nhau. | ClickUp Brain (Trí tuệ nhân tạo bối cảnh và tóm tắt do AI tạo ra), Mẫu Phạm vi Công việc, Nhiệm vụ, Tự động hóa, Các đại lý được xây dựng sẵn | Ưu điểm:🌟 Không gian làm việc AI tích hợp cho tất cả công việc của bạn🌟 Tập trung tất cả giao tiếp dự án🌟 Giúp quản lý sức chứa dễ dàng🌟 Khuyến khích hợp tác nhómNhược điểm:🧐 Đường cong học tập dốc đối với người dùng mới do bộ tính năng rộng lớn | Miễn phí vĩnh viễn; Có sẵn tùy chỉnh cho doanh nghiệp. |
| Hợp tác nhóm | Quản lý dự án với tính năng theo dõi thời gian và thanh toán tích hợp cho các agency. | Quản lý tài nguyên, Teamwork AI, quy tắc tự động hóa, bảng điều khiển lợi nhuận | Ưu điểm:🌟 Giúp đơn giản hóa việc theo dõi thời gian và quản lý khối lượng công việc🌟 Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại🌟 Hỗ trợ quản lý khách hàng hiệu quả hơnNhược điểm:🧐 Bảng điều khiển có giới hạn tùy chọn điều khiển, ảnh hưởng đến quá trình hiển thị thông tin | Kế hoạch miễn phí có sẵn; Kế hoạch trả phí từ $13.99/người dùng/tháng |
| Asana | Quản lý công việc và quy trình làm việc hiệu quả cho các nhóm từ kích thước nhỏ đến trung bình. | Quy trình làm việc tự động hóa và các kích hoạt dựa trên quy tắc, bảng điều khiển theo dõi khối lượng công việc và tiến độ, hơn 270 tích hợp, AI Studio | Ưu điểm:🌟 Giúp theo dõi tiến độ dễ dàng🌟 Hỗ trợ hợp tác nhóm🌟 Tự động hóa các quy trình phê duyệt và cập nhật thường xuyênNhược điểm:🧐 Báo cáo cơ bản🧐 Thông báo có thể trở nên quá tải | Kế hoạch miễn phí có sẵn; Kế hoạch trả phí từ $10.99/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm) |
👀 Bạn có biết: Phạm vi dự án mở rộng đôi khi được gọi là "hội chứng bồn rửa bát" hoặc "yêu cầu mở rộng" và được biết đến là ảnh hưởng đến hơn một nửa số dự án. Và nó không có dấu hiệu chậm lại. Tác động của phạm vi dự án mở rộng đã tăng từ 43% lên 52% trong thập kỷ qua trên tất cả các dự án.
Bạn nên tìm kiếm những tính năng gì trong phần mềm quản lý dự án (PM) để kiểm soát sự mở rộng phạm vi dự án của khách hàng?
Không phải phần mềm quản lý dự án nào cũng được thiết kế để xử lý công việc phát sinh do sự mở rộng phạm vi dự án từ phía khách hàng. Nó có thể trông hoàn hảo trên giấy, nhưng quy trình làm việc có thể không trực quan như mong đợi.
Dưới đây là những tiêu chí tôi xem xét khi đánh giá phần mềm để giúp tôi tạo lịch trình tốt hơn và giao công việc cho khách hàng nhanh hơn:
- Xác định phạm vi dự án và các mốc cơ sở từ sớm: Bạn nên ghi chép các sản phẩm đầu ra, các hạng mục loại trừ và các giả định trước khi bắt đầu dự án. Chọn công cụ quản lý dự án có cấu trúc phân chia công việc (WBS) và đang theo dõi mốc cơ sở để có thể so sánh phạm vi kế hoạch với phạm vi thực tế khi dự án phát triển.
- Cài đặt quy trình yêu cầu thay đổi chính thức: Phần mềm quản lý dự án của bạn nên cung cấp quy trình kiểm soát thay đổi giúp xem xét và phê duyệt các yêu cầu mới. Với quy trình phê duyệt tích hợp cho các thay đổi phạm vi, bạn sẽ biết mỗi thay đổi sẽ ảnh hưởng như thế nào đến chi phí, thời gian và nguồn lực.
- Kích hoạt giao tiếp với khách hàng: Công cụ này nên cho phép nhóm của bạn và khách hàng giao tiếp trực tiếp trong không gian làm việc — liên kết các cuộc hội thoại với các công việc cụ thể, chủ đề phản hồi và các sản phẩm đầu ra.
- Theo dõi thời gian, chi phí và nỗ lực cho từng sản phẩm đầu ra: Đảm bảo phần mềm của bạn liên kết các công việc với ngân sách và phân bổ tài nguyên. Điều này cho phép bạn ngay lập tức thấy chi phí của công việc "thêm" và có các cuộc hội thoại dựa trên dữ liệu với khách hàng về việc mở rộng phạm vi.
- Tự động hóa cảnh báo và theo dõi sự chệch hướng: Chọn phần mềm quản lý dự án (PM) để kiểm soát sự mở rộng phạm vi bằng cách thông báo cho bạn khi các mốc thời gian, ngân sách, khối lượng công việc hoặc phạm vi dự án vượt quá ngưỡng cho phép. Các cảnh báo thời gian thực và bảng điều khiển giúp bạn phát hiện sự mở rộng phạm vi trước khi nó trở thành vấn đề nghiêm trọng.
- Theo dõi thời gian để đảm bảo trách nhiệm: Phần mềm nên cho phép bạn ghi lại thời gian trực tiếp trong các công việc và liên kết những giờ làm việc đó với các sản phẩm cụ thể. Bạn nên có thể tạo báo cáo so sánh thời gian thực tế với ước lượng thời gian để chia sẻ với khách hàng trong các cuộc thảo luận đánh giá.
- Các tác nhân dựa trên quy tắc: Chọn nền tảng quản lý dự án có khả năng tự động phát hiện sự thay đổi trong Khối lượng công việc và đề xuất các hành động tiếp theo thông qua tự động hóa quy trình làm việc được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI).
🧠 Thú vị: Từ " deadline " lần đầu tiên được sử dụng trong các nhà tù Mỹ thế kỷ 19, ám chỉ một ranh giới vật lý mà tù nhân không được vượt qua nếu không muốn bị bắn. Đến giữa thế kỷ 20, thuật ngữ này đã phát triển thành ý nghĩa hiện đại mà chúng ta sử dụng ngày nay: một mốc thời gian mà bạn không dám vượt qua.
⭐ Bonus: Bạn vẫn đang tạo từng công việc từ đầu, gõ tay tất cả các bản tóm tắt và chi tiết? Với tính năng Talk-to-Text của ClickUp Brain MAX, bạn chỉ cần "nói" về công việc, nêu rõ yêu cầu trong bản tóm tắt, và Brain MAX sẽ ngay lập tức chuyển giọng nói của bạn thành văn bản.
Và không chỉ dành cho các công việc! Bạn có thể để lại phản hồi trong tài liệu hoặc trò chuyện với nhóm của mình chỉ bằng cách nói ra suy nghĩ của mình, và AI của chúng tôi sẽ tự động chuyển đổi thành văn bản, thông báo/thẻ đúng người, ghi nhớ các từ yêu thích của bạn theo thời gian, và sau đó chỉnh sửa văn bản đã chuyển đổi cho phù hợp.
Phần mềm quản lý dự án tốt nhất giúp kiểm soát sự mở rộng phạm vi dự án của khách hàng
Bây giờ, hãy phân tích ba phần mềm quản lý dự án hàng đầu để kiểm soát sự mở rộng phạm vi trong các dự án của bạn:
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Đội ngũ biên tập của chúng tôi tuân thủ quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và không thiên vị nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực sự của sản phẩm.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
1. ClickUp (phù hợp nhất cho quản lý dự án dựa trên trí tuệ nhân tạo)
ClickUp, ứng dụng toàn diện cho công việc, kết hợp quản lý dự án và hợp tác nhóm với tự động hóa dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI). Lập kế hoạch dự án, phân công công việc, trò chuyện với nhóm, chia sẻ sản phẩm hoàn thành với khách hàng và theo dõi hiệu suất nhóm ngay trong ClickUp! Điều này giúp ngăn chặn sự mở rộng phạm vi dự án và giảm thiểu nguy cơ dự án bị lệch khỏi quỹ đạo.
Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là phần mềm quản lý dự án ClickUp được thiết kế để mở rộng quy mô. Các đội nhóm nhỏ có thể bắt đầu ngay lập tức với Gói Miễn phí vĩnh viễn của ClickUp, trong khi các tổ chức lớn hơn có thể truy cập các chế độ xem nâng cao, báo cáo và hỗ trợ dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) để quản lý các dự án phức tạp.
Đặt ra kỳ vọng rõ ràng với mẫu Phạm vi công việc (SOW) của ClickUp
Một nguyên nhân chính gây ra sự mở rộng phạm vi dự án là sự chênh lệch giữa dự án và tầm nhìn cũng như kỳ vọng của khách hàng.
Mẫu Phạm vi Công việc (SOW) của ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp cho bạn một khung sườn sẵn có để xác định những gì nằm trong phạm vi dự án — và quan trọng không kém, những gì không nằm trong phạm vi đó.
Bạn có thể sử dụng mẫu này để:
- Xác định mục tiêu dự án ngay từ đầu để đảm bảo tất cả các bên liên quan đều thống nhất.
- Danh sách các sản phẩm đầu ra, kết quả, dòng thời gian và các cột mốc quan trọng để cung cấp một lộ trình rõ ràng về các sản phẩm đầu ra cho khách hàng và các thành viên trong nhóm của bạn.
- Quản lý quyền sở hữu tài liệu và phân công trách nhiệm cho từng sản phẩm đầu ra.
- Thêm Trường Tùy chỉnh, trạng thái công việc tùy chỉnh và các chế độ xem tùy chỉnh để quản lý dự án linh hoạt.
Phân chia phạm vi dự án thành các công việc và công việc con rõ ràng để quản lý hiệu quả hơn.
Cách tốt nhất để kiểm soát sự mở rộng phạm vi dự án là chia dự án thành các bước nhỏ, có thể theo dõi. Với nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể:
- Tạo một công việc chính cho mỗi sản phẩm đầu ra và thêm các công việc con dưới nó. Ví dụ, nếu phạm vi dự án bao gồm “Phát triển trang web”, công việc chính là “Phát triển trang web”, và các công việc con có thể bao gồm “Thiết kế trang chủ”, “Phát triển biểu mẫu liên hệ”, “Cài đặt hosting”, v.v.
- Thêm hướng dẫn chi tiết, yêu cầu dự án, tiêu chí chấp nhận hoặc danh sách kiểm tra cho từng công việc.
- Giao công việc cho người chịu trách nhiệm và đặt ngày đáo hạn để loại bỏ sự nhầm lẫn về dòng thời gian và trách nhiệm.
- Đặt các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc để công việc được thực hiện theo thứ tự đúng và chỉ sau khi tất cả các điều kiện tiên quyết trong kế hoạch dự án được đáp ứng.
Một tính năng của nhiệm vụ ClickUp mà tôi thấy rất hữu ích là ClickUp Task Priorities. Bằng cách cài đặt mức độ ưu tiên (cấp bách, cao, bình thường, thấp), nhóm sẽ biết chính xác những công việc nào cần được xử lý ngay lập tức và những công việc nào có thể giải quyết sau.
Luôn cập nhật với tất cả các thay đổi nhờ trí tuệ nhân tạo (AI) có khả năng nhận biết ngữ cảnh.
ClickUp Brain là trợ lý AI mạnh mẽ có thể giúp nhóm của bạn theo dõi sát sao sự mở rộng phạm vi dự án. Sử dụng Brain để làm rõ ranh giới dự án, tóm tắt yêu cầu của khách hàng cho các bên liên quan chính, thực hiện phân tích tác động hoặc xác định các công việc có thể không phù hợp với kế hoạch dự án ban đầu.
Brain cũng có khả năng nhận biết ngữ cảnh. Khi có yêu cầu mới từ khách hàng, Brain đánh giá xem yêu cầu đó có nằm trong phạm vi dự án hay không, đánh dấu nó và thậm chí đề xuất tạo công việc yêu cầu thay đổi để phê duyệt.
Bạn phát hiện sớm sự mở rộng phạm vi dự án ở giai đoạn bình luận, chứ không phải sau khi đã lãng phí hàng giờ cho công việc mới.
Tự động hóa quy trình phê duyệt và thông báo với các quy tắc tùy chỉnh
Công cụ quản lý phạm vi này có tính năng nổi bật: ClickUp Automations, trình tạo tự động hóa không cần mã nguồn cho phép bạn tạo các quy trình làm việc tự động tùy chỉnh chỉ trong vài phút. Thiết lập quy tắc một lần, hệ thống sẽ tự động xử lý thông báo, định tuyến công việc và khả năng hiển thị cho các bên liên quan.
Ví dụ, bạn có thể tạo một quy trình tự động hóa để:
- Gửi yêu cầu phê duyệt cho người quản lý dự án khi trạng thái công việc thay đổi thành “Đang chờ phê duyệt”.
- Thông báo cho khách hàng hoặc quản lý tài khoản khi có yêu cầu thay đổi mới được gửi.
- Tự động gán người đánh giá khi một sản phẩm hoàn thành được chuyển vào danh sách “Đánh giá của khách hàng”
- Cập nhật trường tùy chỉnh thành “Đã phê duyệt” ngay khi khách hàng xác nhận trong chuỗi trò chuyện.
Giữ mọi người đồng bộ với các công cụ hợp tác tích hợp sẵn
Phần mềm quản lý dự án ClickUp tập trung tất cả giao tiếp dự án, giúp dễ dàng duy trì sự đồng bộ cho tất cả thành viên và kiểm soát sự mở rộng phạm vi dự án.
- Cho phép các thành viên trong nhóm làm rõ yêu cầu và cung cấp phản hồi thông qua tính năng ClickUp Assigned Comments.
- Giữ cho các cuộc hội thoại có ngữ cảnh với các phản hồi theo chủ đề và bao gồm các bên liên quan liên quan bằng cách đề cập đến chúng.
- Tập trung tất cả các cuộc hội thoại với khách hàng và nội bộ trong không gian dự án—liên kết trực tiếp với các công việc, sản phẩm đầu ra hoặc tài liệu, thông qua ClickUp Chat.
- Chuyển bất kỳ tin nhắn trò chuyện nào thành công việc — giao công việc, thêm hạn chót hoặc gắn nó vào sản phẩm giao cho khách hàng.
- Tập trung tất cả tài liệu dự án, chẳng hạn như bản mô tả dự án, tài liệu phạm vi dự án, yêu cầu thay đổi, v.v., với ClickUp Docs hợp tác.
Theo dõi tiến độ so với mục tiêu dự án theo thời gian thực
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp thông tin thời gian thực về những gì đã hoàn thành, những gì đang chờ xử lý, các rào cản, v.v. Thẻ AI cung cấp tóm tắt tức thì, giúp bạn tiết kiệm thời gian vốn có thể bị lãng phí trong việc phân tích dữ liệu.
Các tính năng nổi bật của ClickUp
- Với tính năng Theo dõi Thời gian Dự án của ClickUp, bạn có thể bắt đầu đồng hồ bấm giờ từ bất kỳ thiết bị nào, thêm các mục nhập thủ công và tạo báo cáo chi tiết theo người được giao nhiệm vụ, dự án hoặc thẻ. Ghi lại giờ làm việc trực tiếp trong các công việc, so sánh với ước tính ban đầu và xác định thời điểm công việc của khách hàng bắt đầu vượt quá nỗ lực theo kế hoạch.
- Hình dung dự án theo cách của bạn với hơn 15 chế độ xem ClickUp, bao gồm Xem dạng danh sách, Gantt, Bảng và Dòng thời gian.
- Sử dụng chế độ xem Khối lượng công việc (Workload View) của ClickUp để đánh giá khối lượng công việc của nhóm, xác định ai đang vượt quá sức chứa hoặc thiếu sức chứa, từ đó tối ưu hóa nguồn lực và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức.
- Tùy chỉnh quy trình làm việc theo yêu cầu của dự án với các Trường Tùy chỉnh cho ngân sách, thông tin khách hàng, v.v., và trạng thái tùy chỉnh.
- Tìm kiếm tệp tin, công việc và cuộc hội thoại trên ClickUp và các ứng dụng tích hợp như Google Drive hoặc Slack bằng tính năng Tìm kiếm Kết nối của ClickUp.
- Quản lý công việc, theo dõi thời gian và duy trì sự đồng bộ mọi lúc mọi nơi với ứng dụng iOS và Android của ClickUp, dù thành viên nhóm dự án của bạn đang làm việc tại văn phòng, ở nước ngoài hay theo mô hình làm việc kết hợp.
Giới hạn của ClickUp
- Người dùng mới có thể cảm thấy choáng ngợp trước phạm vi tính năng đa dạng có sẵn trong bộ ứng dụng của ClickUp.
- Một số người dùng cho rằng phiên bản desktop mượt mà và nhanh hơn so với ứng dụng di động.
Giá cả của ClickUp
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4.7/5 (hơn 10.500 đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (hơn 4.500 đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về ClickUp?
Đánh giá của nhà quản lý dự án này nói lên tất cả:
ClickUp cung cấp một phạm vi tính năng ấn tượng giúp dễ dàng tùy chỉnh quy trình làm việc, quản lý công việc và theo dõi tiến độ trong một nền tảng duy nhất. Tôi rất thích cách có thể tạo các chế độ xem tùy chỉnh cho từng dự án, thiết lập tự động hóa và tích hợp với các công cụ khác mà tôi đã sử dụng. Nó rất linh hoạt, dù là để theo dõi công việc cá nhân hay các hoạt động kinh doanh phức tạp. Các mẫu và bảng điều khiển đặc biệt hữu ích để giữ mọi thứ gọn gàng và dễ theo dõi.
ClickUp cung cấp một phạm vi tính năng ấn tượng giúp dễ dàng tùy chỉnh quy trình làm việc, quản lý công việc và theo dõi tiến độ trong một nền tảng duy nhất. Tôi rất thích cách có thể tạo các chế độ xem tùy chỉnh cho từng dự án, thiết lập tự động hóa và tích hợp với các công cụ khác mà tôi đã sử dụng. Nó rất linh hoạt, dù là để theo dõi công việc cá nhân hay các hoạt động kinh doanh phức tạp. Các mẫu và bảng điều khiển đặc biệt hữu ích để giữ mọi thứ gọn gàng và dễ theo dõi.
📮 ClickUp Insight: Chỉ 15% quản lý kiểm tra khối lượng công việc trước khi giao công việc mới. 24% còn lại giao công việc dựa hoàn toàn vào thời hạn dự án.
Kết quả là gì? Các nhóm cuối cùng sẽ rơi vào tình trạng hoặc quá tải công việc hoặc không được tận dụng hết khả năng, và trong hầu hết các trường hợp, dẫn đến kiệt sức.
Nếu không có khả năng hiển thị thời gian thực về khối lượng công việc, việc cân bằng chúng không chỉ khó khăn — mà gần như là không thể.
Các tính năng Assign and Prioritize được hỗ trợ bởi AI của ClickUp giúp bạn phân công công việc một cách công bằng trong nhóm bằng cách ghép các công việc với thành viên dựa trên sức chứa, thời gian rảnh và kỹ năng thực tế. Hãy thử các thẻ AI của chúng tôi để có cái nhìn tổng quan tức thì về khối lượng công việc, hạn chót và ưu tiên.
💫 Kết quả thực tế: Lulu Press tiết kiệm 1 giờ mỗi ngày cho mỗi nhân viên bằng cách sử dụng ClickUp tự động hóa — dẫn đến tăng 12% hiệu suất công việc.
🧠 Thú vị: Nhà hát Opera Sydney được coi là một trong những thất bại quản lý dự án tồi tệ nhất trong thời đại của chúng ta. Dự án này chậm tiến độ 10 năm, vượt ngân sách gấp 14 lần và kiến trúc sư thiết kế không bao giờ được chứng kiến công trình hoàn thành.
2. Teamwork (Phù hợp nhất để quản lý dự án và tài nguyên với tính năng theo dõi thời gian và thanh toán tích hợp)
Teamwork là phần mềm quản lý dự án được thiết kế cho các agency và nhóm dịch vụ khách hàng xử lý các dự án có tính thời gian cao trong ngân sách eo hẹp, ngay cả khi phải đối mặt với thách thức như sự mở rộng phạm vi dự án.
Phần mềm quản lý dự án này cung cấp bảng dự án để tạo dòng thời gian, đặt các cột mốc quan trọng và theo dõi tất cả các sản phẩm đầu ra tại một nơi duy nhất. Điều này đảm bảo rằng cả nhóm và khách hàng đều đồng nhất về thông tin.
Đối với quản lý khách hàng, một trung tâm quản lý bản nháp tập trung giúp theo dõi trạng thái hiện tại của từng bản nháp, kèm theo nhật ký lịch sử của tất cả phản hồi từ đầu đến cuối. Để tránh sự mở rộng phạm vi, công cụ này cho phép bạn theo dõi và xem xét phản hồi từ cả bên trong và bên ngoài, dù là từ khách hàng hay nhóm của bạn.
Một tính năng trong phần mềm quản lý dự án này giúp tôi quản lý sự mở rộng phạm vi là quản lý ngân sách và lợi nhuận.
Bằng cách theo dõi thời gian và liên kết nó với ngân sách dự án, Teamwork cung cấp cho tôi các báo cáo thời gian thực về lợi nhuận của dự án. Nếu một yêu cầu mới đe dọa đẩy chúng ta vào tình trạng lỗ, tôi có dữ liệu ngay lập tức để giải thích sự cần thiết của việc thay đổi đơn đặt hàng. Hơn nữa, tôi có thể cài đặt và theo dõi các mục tiêu biên lợi nhuận.
Vì tôi quản lý nhiều dự án cùng lúc, việc tạo bảng tính cho từng dự án là rất tốn thời gian. Teamwork giúp tôi nhanh chóng điều chỉnh các deliverables, giá cả, dòng thời gian và nguồn lực.
Các tính năng nổi bật của Teamwork
- Chuyển đổi các bản yêu cầu dự án lộn xộn của khách hàng thành các đề xuất dự án chi tiết đầy đủ, bao gồm dòng thời gian, công việc và đề xuất nhóm, bằng cách sử dụng Teamwork AI.
- Dự đoán chính xác sức chứa của nhóm để cân bằng khối lượng công việc và ngăn ngừa tình trạng quá tải. Hiển thị các dự án sắp tới, theo dõi tình trạng sẵn sàng theo thời gian thực và tái phân bổ tài nguyên trước khi các điểm nghẽn ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
- Đặt các kích hoạt dựa trên sự kiện hoặc thời gian để tự động hóa các công việc tốn thời gian, chẳng hạn như theo dõi tiến độ công việc. Trung tâm tự động hóa tập trung cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và xem lại các quy trình tự động hóa của mình.
- Hiển thị tiến độ dự án theo thời gian thực, phát hiện rủi ro về nguồn lực và hiệu suất sử dụng, và so sánh các deliverables theo kế hoạch với thực tế.
- Sử dụng các công cụ tích hợp như đồng hồ bấm giờ, bảng chấm công và bảng điều khiển lợi nhuận theo thời gian thực để ghi nhận thời gian chính xác, liên kết chi phí và tỷ lệ tính phí, đồng thời tự động cảnh báo khi vượt quá ngưỡng ngân sách.
Giới hạn trong hợp tác nhóm
- Bảng điều khiển có các tính năng điều khiển giới hạn, ảnh hưởng đến quá trình hiển thị.
- Việc truy cập các tính năng bổ sung như trí tuệ nhân tạo (AI) và tích hợp yêu cầu người dùng phải trả thêm phí, điều này làm tăng đáng kể chi phí phần mềm quản lý dự án.
Giá cả cho công việc nhóm
- Miễn phí
- Deliver: $13.99/người dùng/tháng
- Grow: $25.99/người dùng/tháng
- Scale: Giá cả tùy chỉnh
- Doanh nghiệp: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về hợp tác nhóm
- G2: 4. 4/5 (1000+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (900+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Teamwork?
Dưới đây là chia sẻ của một người dùng G2 về việc sử dụng Teamwork để quản lý nhiều dự án:
Chúng tôi có một nhóm gồm bốn trưởng nhóm, mỗi người đang quản lý từ 5 đến 15 dự án cùng lúc ở các giai đoạn hoàn thành khác nhau. Đây là những dự án kéo dài cả năm với rất nhiều yếu tố phức tạp, và nếu không có quản lý dự án và Teamwork, chúng tôi sẽ không thể hoàn thành được nhiều việc cần làm như hiện tại. Không chỉ hoàn thành mọi việc, chúng tôi còn làm đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách.
Chúng tôi có một nhóm gồm bốn trưởng nhóm, mỗi người đang quản lý từ 5 đến 15 dự án cùng lúc ở các giai đoạn hoàn thành khác nhau. Đây là những dự án kéo dài cả năm với rất nhiều yếu tố phức tạp, và nếu không có quản lý dự án và Teamwork, chúng tôi sẽ không thể hoàn thành được nhiều việc cần làm như hiện tại. Không chỉ hoàn thành mọi việc, chúng tôi còn làm đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách.
🧠 Thú vị: Biểu đồ Gantt, một công cụ yêu thích của quản lý dự án, đã hơn 100 năm tuổi (được phát minh vào năm 1910!). Nó còn lâu đời hơn internet, truyền hình và thậm chí cả bánh mì lát.
3. Asana (Phù hợp nhất cho quản lý công việc và quy trình làm việc hiệu quả)
Asana đơn giản hóa việc quản lý công việc và quy trình làm việc cho các nhóm có kích thước khác nhau, đặc biệt là những nhóm làm việc từ xa. Với vai trò là công cụ quản lý dự án, Asana giúp kết nối công việc hàng ngày với mục tiêu kinh doanh tổng thể, từ đó giảm thiểu sự mở rộng phạm vi dự án và mang lại sự rõ ràng hơn cho các dự án của bạn.
Sắp xếp các dự án của bạn trong Asana bằng các mẫu có sẵn, giao công việc cho người chịu trách nhiệm và đặt hạn chót, theo dõi tiến độ và quản lý mọi thứ tại một nơi để tránh những thay đổi phút chót trong dòng thời gian dự án.
Bạn có thể dễ dàng tích hợp các công cụ như phần mềm quản lý công việc, công cụ phát triển, công cụ báo cáo và công cụ hợp tác, cùng nhiều công cụ khác, vào hệ thống công nghệ của mình với Asana.
Một tính năng mà tôi mới bắt đầu sử dụng là AI Teammates cho việc thực thi dự án được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo. Nó sử dụng mô hình dữ liệu Work Graph của Asana để cung cấp bối cảnh kinh doanh cho tất cả các tương tác. Ví dụ, AI Teammates có thể phân tích lịch sử dự án và đề xuất các điều chỉnh dòng thời gian hợp lý dựa trên các lần triển khai trước đó hoặc các sản phẩm tương tự.
Asana AI Studio bao gồm một công cụ xây dựng quy trình làm việc không cần mã nguồn, hỗ trợ bạn ở mọi giai đoạn. Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể thu thập, phân loại và phân công các yêu cầu đầu vào, sau đó bạn có thể xác minh. AI cũng có thể soạn thảo phiên bản ban đầu của bản tóm tắt dự án và tóm tắt phản hồi từ các bên liên quan.
Các tính năng nổi bật của Asana
- Tổ chức các dự án phức tạp thành các quy trình làm việc có cấu trúc bằng cách sử dụng các mẫu có sẵn, phân công chủ sở hữu, đặt hạn chót và đảm bảo mọi công việc đều phù hợp với mục tiêu kinh doanh tổng thể.
- Tự động hóa các quy trình phê duyệt và cập nhật định kỳ bằng các quy tắc tùy chỉnh, kích hoạt thông báo, chuyển giao công việc hoặc điều chỉnh ngày đáo hạn.
- Hiển thị tiến độ theo thời gian thực với các chế độ xem dòng thời gian, Khối lượng công việc và bảng điều khiển để giám sát các phụ thuộc, theo dõi hiệu suất và ngăn chặn những thay đổi dòng thời gian vào phút chót.
- Kết nối công việc hàng ngày với các mục tiêu kinh doanh lớn hơn thông qua Goals and Portfolios, và theo dõi tiến độ thông qua các bảng điều khiển thời gian thực.
- Sử dụng đồng hồ bấm giờ tích hợp để đo lường thời gian hoàn thành công việc và xác định các công việc vượt quá phạm vi công việc ban đầu.
Giới hạn của Asana
- Người dùng không thể nhúng nội dung bên ngoài vào Asana hoặc thêm nhiều người được giao nhiệm vụ, đây là lúc cần xem xét các giải pháp thay thế cho Asana.
- Các quy tắc và bộ lọc có sẵn có thể không đủ để hỗ trợ các quy trình làm việc phức tạp hoặc đáp ứng các nhu cầu cụ thể của các nhóm khác nhau.
Giá cả của Asana
- Cá nhân: Miễn phí
- Gói cơ bản: $13.49/người dùng/tháng
- Nâng cao: $30,49/người dùng/tháng
- Doanh nghiệp: Giá cả tùy chỉnh
- Enterprise+: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Asana
- G2: 4. 4/5 (hơn 12.000 đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (hơn 13.000 đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Asana?
Dưới đây là ý kiến của một nhà quản lý tham gia vào chiến lược về Asana trên G2:
Điều tôi đánh giá cao nhất là hiệu quả do trí tuệ nhân tạo (AI) mang lại. Các đề xuất thông minh và tính năng tự động hóa công việc giúp tôi tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần, khiến tôi cảm thấy như có một trợ lý kỹ thuật số dự đoán trước bước tiếp theo của mình.
Điều tôi đánh giá cao nhất là hiệu quả do trí tuệ nhân tạo (AI) mang lại. Các đề xuất thông minh và tính năng tự động hóa công việc giúp tôi tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần, khiến tôi cảm thấy như có một trợ lý kỹ thuật số dự đoán trước bước tiếp theo của mình.
Các đề cập đáng chú ý khác
Dưới đây là một số công cụ quản lý dự án khác cũng hỗ trợ bạn trong việc quản lý phạm vi dự án.
- Jira : Theo dõi các thay đổi phạm vi một cách rõ ràng thông qua báo cáo trong Jira Align, để ghi nhận công việc được thêm vào trong một sprint hoặc iteration. Rovo AI hiển thị các công việc và mục liên quan, kết nối các vấn đề tương tự và tự động hóa quy trình yêu cầu thay đổi, giúp dễ dàng phát hiện công việc bất ngờ. Vì công cụ này hiển thị những gì nằm trong phạm vi so với những gì mới, nó hỗ trợ việc thiết lập ranh giới, xem xét yêu cầu thay đổi và truyền đạt rõ ràng những gì không nằm trong kế hoạch ban đầu.
- Basecamp : Basecamp sử dụng phương pháp "Shape Up" nhấn mạnh vào các mốc thời gian cố định và phạm vi công việc được xác định rõ ràng ("appetite"), buộc các nhóm phải quyết định những gì cần bao gồm và những gì cần loại bỏ - từ đó giảm thiểu rủi ro mở rộng phạm vi dự án. Biểu đồ Hill và bản đồ phạm vi giúp công việc trở nên hiển thị, nhấn mạnh khi một phần phạm vi đang mở rộng hoặc không rõ ràng.
- OpenProject : Là nền tảng mã nguồn mở cho quản lý dự án truyền thống, Agile hoặc kết hợp, nó hiển thị kế hoạch dự án, biểu đồ Gantt, phân chia công việc và theo dõi thay đổi. Bạn có thể tự lưu trữ, tùy chỉnh quy trình làm việc, theo dõi cột mốc thời gian và áp dụng kiểm soát thay đổi. Nó giúp bạn kiểm soát ranh giới phạm vi và các sự cố lệch khỏi phạm vi.
- Monday. com: Bắt đầu bằng cách xác định một tài liệu phạm vi dự án rõ ràng, sau đó sử dụng bảng, chế độ xem và quy trình làm việc để theo dõi sự tuân thủ so với cơ sở ban đầu. Với tính năng theo dõi trực quan, tự động hóa tùy chỉnh và bảng điều khiển, bạn có thể phát hiện khi công việc bắt đầu lệch khỏi phạm vi và can thiệp trước khi phạm vi mở rộng trở nên nghiêm trọng.
⚠️ Khái niệm "Gold Plating": Sử dụng các công cụ quản lý dự án sẽ giúp bạn cài đặt quy trình làm việc. Tuy nhiên, theo Simon Heaton, Trưởng bộ phận Tiếp thị Tăng trưởng của Shopify, có một khái niệm khiến bạn dễ gặp rủi ro: " gold plating".
Điều này có nghĩa là thêm các tính năng, cải tiến hoặc công việc không nằm trong phạm vi dự án ban đầu hoặc yêu cầu của khách hàng. Đây là nỗ lực để làm hài lòng khách hàng hoặc cung cấp thứ gì đó tốt hơn so với yêu cầu. Việc "mạ vàng" (gold plating) làm tăng chi phí nội bộ mà không mang lại lợi ích thêm.
👀 Bạn có biết: Hội chứng kiệt sức tại nơi làm việc làm tăng nguy cơ mắc các bệnh như tăng huyết áp, rối loạn trầm cảm và tiểu đường ở nhân viên. 7% nhân viên trải qua kiệt sức do làm việc quá sức. Ngược lại, 20% nhân viên cảm thấy mất động lực và không còn hứng thú với công việc khi bị phân phối công việc không hiệu quả. Điều quan trọng là các nhà quản lý phải đảm bảo phân phối công việc công bằng giữa các nhân viên để ngăn ngừa kiệt sức.
Cách quản lý sự mở rộng phạm vi dự án của khách hàng một cách hiệu quả (Mẹo + Thực hành tốt nhất)
Phần mềm quản lý dự án có thể giảm bớt áp lực do sự mở rộng phạm vi dự án thông qua việc tổ chức cẩn thận. Tuy nhiên, điều đó thôi là chưa đủ. Bạn cũng cần áp dụng phương pháp phù hợp để quản lý nhiều ưu tiên khi yêu cầu của khách hàng thay đổi:
Thảo luận với khách hàng và xếp hạng ưu tiên dựa trên tác động.
Khi mọi thứ đều cấp bách, không có gì thực sự được hoàn thành. Khi nguồn lực hạn chế, việc giao tiếp hiệu quả với khách hàng để xác định những công việc cần hoàn thành ngay lập tức và những công việc có thể hoãn lại là điều thiết yếu.
🌟 Ví dụ: Thay vì đồng ý với mọi yêu cầu của khách hàng, bạn có thể giải thích cho họ cách các ưu tiên mới sẽ ảnh hưởng đến lịch trình dự án hiện tại và xem họ có đồng ý với điều đó hay không.
Một câu hỏi như, “Nếu chúng ta thêm tính năng mới này, công việc hiện có nào nên được hoãn lại?” không chỉ bảo vệ dòng thời gian mà còn giúp khách hàng tham gia vào việc đưa ra các quyết định thỏa hiệp.
⚡ Kho mẫu: Mẫu ưu tiên dự án Miễn phí
Phân chia các dự án lớn thành các cột mốc có thể quản lý được.
Bằng cách chia các deliverables lớn và mơ hồ thành các công việc nhỏ hơn, bạn không chỉ có thể đo lường tiến độ mà còn ngăn chặn khách hàng thêm vào những yêu cầu nhỏ lẻ một cách tùy tiện.
Khi mỗi công việc được hiển thị trên bảng dự án, việc quản lý tất cả các công việc và hoàn thành đúng hạn trở nên dễ dàng hơn.
🌟 Ví dụ: Hãy xem xét việc ra mắt một chiến dịch. Thay vì coi “tạo tài liệu cho chiến dịch” là một công việc duy nhất, bạn có thể chia nó thành “thiết kế băng rôn chính”, “viết nội dung trang đích” và “thiết kế đồ họa truyền thông xã hội cho sản phẩm”.
Theo dõi khối lượng công việc và sức chứa nguồn lực thường xuyên.
Một sai lầm phổ biến khi quản lý nhiều dự án? Giao công việc mà không kiểm tra xem nhóm của bạn có đủ nguồn lực để thực hiện hay không.
Lập kế hoạch năng lực đảm bảo công việc được phân phối công bằng và thực tế. Nó cũng giúp các cuộc hội thoại với khách hàng dựa trên sự thật, ví dụ: “Chúng tôi có thể thực hiện điều này trong sprint tiếp theo, nhưng việc thêm nó vào lúc này sẽ làm chậm tiến độ của cột mốc X.”
🌟 Ví dụ: Nếu nhà thiết kế của bạn đã có 30 giờ công việc cam kết trong tuần này, hãy tránh giao cho họ một công việc "khẩn cấp" khác mà không loại bỏ bất kỳ công việc nào khác khỏi Danh sách công việc của họ trước tiên.
⭐ Bonus: Các trợ lý AI trong ClickUp có thể hỗ trợ.
Các công cụ tự động hóa sẵn có sẽ xử lý tất cả các công việc thường nhật: nhắc nhở nhóm về hạn chót, chia sẻ cập nhật hàng ngày với khách hàng hoặc trả lời các câu hỏi nhanh về dự án.
Tạo một Custom Agent để tự động hóa các tác vụ phức tạp như phân công công việc dựa trên Khối lượng công việc hoặc chia sẻ tóm tắt dự án với các bên liên quan. Nhờ đó, các dự án của bạn sẽ hoạt động trơn tru ở chế độ nền mà không cần giám sát liên tục.
Việc cài đặt một trợ lý AI trong ClickUp khá đơn giản. Xem video này để tìm hiểu cách thực hiện:
⚡ Kho mẫu: Mẫu theo dõi nhiều dự án miễn phí
Kiểm soát sự mở rộng phạm vi công việc của khách hàng với ClickUp
Sự mở rộng phạm vi và các ưu tiên cạnh tranh là một phần không thể tách rời trong cuộc sống của một chuyên gia quản lý dự án. Nhưng đừng để nó phá hỏng dự án của bạn.
Với phần mềm quản lý dự án phù hợp, đây trở thành cơ hội để tăng lợi nhuận và lên lịch giao hàng hiệu quả hơn.
Teamwork là lựa chọn lý tưởng cho các agency tính phí theo giờ hoặc cần hiển thị chi tiết về lợi nhuận và sử dụng tài nguyên.
Asana phù hợp nhất cho các nhóm ưa thích sự tổ chức — giúp họ lập kế hoạch các quy trình làm việc có thể lặp lại, tự động hóa quy trình phê duyệt và đảm bảo sự đồng bộ với mục tiêu kinh doanh tổng thể.
Nhưng ClickUp được thiết kế để quản lý phạm vi dự án cho các nhóm có kích thước khác nhau, trong một không gian làm việc thống nhất và toàn diện.
Nếu bạn muốn một nền tảng quản lý dự án kết nối tất cả mọi thứ—từ phạm vi dự án và giao tiếp với khách hàng đến tóm tắt do AI hỗ trợ và tự động hóa quy trình làm việc—ClickUp được thiết kế dành cho bạn.
Với ClickUp Brain, bạn sẽ nhận được các thông tin có ngữ cảnh, và với các tính năng tự động hóa và Trợ lý AI Autopilot, bạn có thể để các quy trình phê duyệt, cập nhật và theo dõi định kỳ chạy ngầm trong khi tập trung vào chiến lược khách hàng.
Nếu sự mở rộng phạm vi dự án đang làm suy giảm khả năng hoàn thành dự án của bạn, tôi khuyên bạn nên đăng ký ClickUp miễn phí và thử nghiệm nó.