Hộp thư đến của bạn cho biết có ba hạn chót phải hoàn thành trong tuần này, trong khi nhóm của bạn cho biết họ cần thêm thời gian. Khách hàng cho biết ngày giao hàng vẫn không thay đổi. Còn bạn? Não bạn đang hoạt động với tốc độ chóng mặt!
Đối với các trưởng nhóm, các hạn chót chồng chéo giữa các nhóm là nguồn gốc của xung đột tài nguyên (ý chơi chữ).
Phần mềm quản lý dự án (PM) giúp quản lý các hạn chót chồng chéo giữa các nhóm sẽ giúp bạn tránh bị ngập trong các bảng tính. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tìm hiểu về ba công cụ hàng đầu giúp bạn giải quyết các dòng thời gian phức tạp mà không làm mất đi sự tỉnh táo. 🏁
Top 3 phần mềm quản lý dự án (PM) để quản lý các hạn chót trùng lặp giữa các nhóm - Tổng quan
Dưới đây là cái nhìn tổng quan về ba phần mềm quản lý dự án hàng đầu để quản lý các hạn chót trùng lặp giữa các nhóm. 👀
| Công cụ | Phù hợp nhất cho | Tính năng chính | Ưu và nhược điểm | Giá cả* |
| ClickUp | Quản lý dự án và hợp tác được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) dành cho cá nhân, startup và doanh nghiệp | ClickUp Brain (tóm tắt AI, gắn thẻ công việc và tự động hóa), Trợ lý AI Autopilot, quy trình làm việc tùy chỉnh, theo dõi thời gian, quản lý tài nguyên và sức chứa, Bảng điều khiển và Tích hợp | Ưu điểm:🌟 Nâng cao năng suất với trí tuệ nhân tạo (AI), tự động hóa quy trình công việc, lịch trình thông minh, nhắc nhở và ưu tiên công việc🌟 Lập lịch thực tế với quản lý thời gian và hạn chót mạnh mẽ🌟 Phù hợp cho cả người dùng cá nhân lẫn doanh nghiệp lớnNhược điểm: 🧐 Đường cong học tập dốc đối với người dùng mới do bộ tính năng phong phú | Miễn phí vĩnh viễn; Có sẵn tùy chỉnh cho doanh nghiệp |
| Wrike | Tự động hóa quy trình làm việc và phân bổ tài nguyên cho các tổ chức từ kích thước trung bình đến lớn | Wrike AI (dự đoán khối lượng công việc và gắn thẻ công việc), bảng điều khiển, quản lý danh mục dự án, theo dõi thời gian, tự động hóa, hợp tác giữa các bộ phận | Ưu điểm:🌟 Giao diện thân thiện với người dùng🌟 Tính năng được hỗ trợ bởi AI để tối ưu hóa quy trình và ngăn chặn trễ hẹn🌟 Phê duyệt nhanh chóng và chính xác với tính năng kiểm tra động và so sánh phiên bản tệpNhược điểm: 🧐 Khả năng theo dõi thời gian và lập lịch ở mức giới hạn🧐 Vấn đề đồng bộ hóa🧐 Các tính năng bảo mật nâng cao chỉ có sẵn trên các kế hoạch cao cấp | Miễn phí; Gói trả phí bắt đầu từ $10/tháng cho mỗi người dùng |
| Smartsheet | Quản lý dự án theo phong cách bảng tính cho các nhóm cần kế hoạch linh hoạt dựa trên lưới | Các chế độ xem Grid, Gantt và Kanban, công thức, bảng điều khiển báo cáo, quản lý tài nguyên, tự động hóa, trí tuệ nhân tạo (AI) và tích hợp với Microsoft Teams & Google Không gian Làm việc | Ưu điểm:🌟 Dễ dàng theo dõi và điều chỉnh sức chứa🌟 Tự động hóa cấp độ ô🌟 Bản đồ nhiệt khối lượng công việc giúp nhận diện khi cá nhân hoặc nhóm bị quá tảiNhược điểm: 🧐 Giao diện di động thiếu tính năng so với phiên bản desktop🧐 Không có kế hoạch miễn phí; chỉ có dùng thử miễn phí🧐 Việc thiết lập công thức hoặc quy trình làm việc phức tạp tốn nhiều thời gian | Dùng thử miễn phí; Kế hoạch trả phí bắt đầu từ $12/tháng cho mỗi người dùng |
🧠 Thú vị: Douglas Adams, tác giả của The Hitchhiker’s Guide to the Galaxy, từng đùa rằng, ‘Tôi yêu hạn chót. Tôi thích tiếng gió rít khi chúng vụt qua. ’ Câu nói đó đã trở thành một câu đùa phổ biến trong giới nhà văn và sáng tạo trên toàn thế giới.
📖 Xem thêm: Cách sử dụng Trí tuệ nhân tạo (AI) cho quản lý quy trình làm việc (Các trường hợp sử dụng & Công cụ)
Những yếu tố nào bạn nên tìm kiếm trong phần mềm quản lý dự án (PM) để quản lý các hạn chót trùng lặp giữa các nhóm?
Để quản lý nhiều dự án và hạn chót trên nhiều nhóm, công cụ quản lý dự án giúp làm rõ, quản lý và hợp tác trong các phần phức tạp của việc phối hợp dự án. Dưới đây là những điều cần lưu ý:
- Đang theo dõi mọi dự án tại một nơi duy nhất với chế độ xem dòng thời gian tổng quan (giống như biểu đồ Gantt) để bạn có thể phát hiện các hạn chót trùng lặp và xung đột tài nguyên
- Giúp đơn giản hóa quyết định của lãnh đạo với các bảng điều khiển tổng hợp hạn chót và tiến độ dự án theo nhóm, dự án hoặc ưu tiên
- Cân bằng khối lượng công việc một cách hiệu quả bằng cách sử dụng phân bổ tài nguyên động và đang theo dõi tính khả dụng để xác định khi nào các nhóm hoặc cá nhân bị quá tải
- Ngăn chặn những bất ngờ với các tính năng nhắc nhở tích hợp, theo dõi thời gian và lập kế hoạch sức chứa, để không có hạn chót nào lọt qua kẽ hở
- Kết nối các điểm với tích hợp vào lịch (Google, Outlook), công cụ trò chuyện (Slack, Teams) và nền tảng báo cáo
- Dễ dàng chia sẻ cập nhật thông qua báo cáo thời gian thực và xuất dữ liệu để giữ các bên liên quan luôn được thông tin
🔍 Bạn có biết? Có một hiện tượng gọi là " hội chứng sinh viên": mọi người chỉ bắt đầu công việc nghiêm túc trên một công việc ngay trước hạn chót, bất kể họ có bao nhiêu thời gian. Hiện tượng này phổ biến đến mức các nhà quản lý dự án thường tính toán nó vào lịch trình.
Phần mềm Quản lý Dự án Tốt Nhất để Quản lý Các Hạn Chót Trùng Lặp Giữa Các Nhóm
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Nhóm biên tập của chúng tôi tuân thủ quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và không thiên vị nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực sự của sản phẩm.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
Dưới đây là các phần mềm quản lý dự án hàng đầu để quản lý các hạn chót trùng lặp giữa các nhóm. 👇
1. ClickUp (Tốt nhất cho quản lý dự án và hợp tác được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo)
ClickUp for Project Management là ứng dụng toàn diện cho công việc, kết hợp quản lý dự án, tài liệu và giao tiếp nhóm trên một nền tảng duy nhất — được thúc đẩy bởi tự động hóa AI thế hệ mới và công cụ tìm kiếm.
Nó giúp các nhà quản lý dự án theo dõi các hạn chót chồng chéo, kết hợp sự rõ ràng trong công việc, thông tin chi tiết do AI hỗ trợ và quy trình làm việc tự động trong một không gian làm việc duy nhất.
ClickUp nhiệm vụ ưu tiên để tối ưu hóa phân công công việc
Nhiệm vụ ClickUp cung cấp cho bạn một nền tảng để theo dõi tất cả các yếu tố của một dự án: nhiệm vụ, hạn chót, cuộc hội thoại, và thậm chí cả tài liệu hỗ trợ.
Với ClickUp Task Priorities, bạn luôn biết điều gì cần ưu tiên khi mọi thứ đều cấp bách. Một bản sửa lỗi quan trọng có thể được đánh dấu là cấp bách, trong khi việc nâng cấp tính năng có thể được đánh dấu là bình thường. Các nhóm có thể lọc hoặc sắp xếp các chế độ xem của mình theo ưu tiên, ngày đáo hạn hoặc khối lượng công việc.
ClickUp Brain cho các phân tích được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI)
ClickUp Brain hoạt động như một chiến lược gia dự án ngay trong không gian làm việc của bạn. Nó cung cấp tóm tắt tức thì, xác định các hạn chót có nguy cơ và đề xuất các bước tiếp theo dựa trên dữ liệu dự án thực tế.
Ví dụ, nếu bạn đang dẫn dắt một dự án ra mắt sản phẩm, Brain có thể tổng hợp các công việc quá hạn trên nhiều bộ phận. Khi quản lý các hạn chót song song, hãy hỏi những công việc nào đang khối một cột mốc quan trọng, và nó sẽ chỉ ra chính xác mối quan hệ phụ thuộc đang gây trì hoãn.
📌 Thử các gợi ý sau:
- Tổng hợp tất cả các công việc quá hạn cho việc ra mắt sản phẩm trong tuần này
- Những công việc nào đang gây ra khối cho cột mốc ra mắt trang web của chúng ta?
- Soạn thảo bản cập nhật trạng thái dự án thiết kế cho khách hàng, hạn chót vào thứ Sáu
Sử dụng ClickUp AI Agents để xử lý các công việc lặp đi lặp lại
Các trợ lý AI của ClickUp sẽ xử lý các công việc quản trị viên lặp đi lặp lại, giúp bạn tập trung vào những phần của dự án cần sự phán đoán của con người. Dưới đây là hai loại:
- Các tác nhân tự động tích hợp sẵn có thể tự động cập nhật trạng thái của công việc, soạn thảo bản tóm tắt tiến độ hàng tuần hoặc thông báo cho các bên liên quan
- Các đại lý tự động tùy chỉnh đi xa hơn bằng cách điều phối các quy trình đa bước giữa các nhóm
ClickUp Calendar để quản lý ngày và hạn chót
ClickUp Calendar là trung tâm lịch trình tương tác có khả năng thích ứng khi dự án của bạn phát triển. Mọi công việc, công việc con hoặc cột mốc bạn tạo trong ClickUp đều có thể hiển thị trên lịch, giúp bạn có cái nhìn thời gian thực về những gì sắp diễn ra và ai là người chịu trách nhiệm.
Vì nó tích hợp trực tiếp với các công cụ như Lịch Google và Outlook, luồng cập nhật mượt mà giữa các nền tảng, giảm thiểu rủi ro bỏ lỡ hạn chót.
Điểm mạnh của nó nằm ở cách AI hỗ trợ điều chỉnh ưu tiên. Giả sử việc ra mắt sản phẩm của bạn bị lùi lại một tuần. Thay vì bạn phải di chuyển thủ công các công việc phụ thuộc, AI có thể sắp xếp lại toàn bộ dòng thời gian dự án, điều chỉnh ngày đáo hạn và các mối quan hệ phụ thuộc một cách tự động.
Nếu hai hạn chót lớn trùng nhau, lịch sẽ đề xuất các cách để phân bổ công việc hoặc tái phân công công việc để cân bằng sức chứa.
Dưới đây là cái nhìn tổng quan về cách nó thực hiện công việc:
Các tính năng khóa của ClickUp
- *giữ vững tiến độ: Phát hiện các xung đột, phụ thuộc và điểm nghẽn để quản lý tiến độ và lập kế hoạch công việc hiệu quả với các công cụ như Biểu đồ Gantt và Chế độ xem Dòng thời gian
- Theo dõi thời gian hiệu quả: Luôn biết thời gian được sử dụng như thế nào với tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn của ClickUp
- Theo dõi tiến độ: Theo dõi tiến độ dự án, khối lượng công việc của nhóm và hạn chót trên nhiều nhóm với các bảng điều khiển ClickUp có thể tùy chỉnh
- Quản lý tài nguyên hiệu quả: Tối ưu hóa việc sử dụng sức chứa với các công cụ như Chế độ xem Khối lượng công việc và Nhóm View
- tự động hóa quy trình làm việc: *Tạo các quy trình tự động hóa trong ClickUp để thực hiện các công việc lặp đi lặp lại, giúp các nhóm hoàn thành nhiều công việc hơn trong cùng một khoảng thời gian
- biến cuộc họp thành hành động: *Hãy để ClickUp AI Notetaker tham gia cuộc gọi của bạn, tự động tạo tóm tắt, trích xuất các quyết định quan trọng và tạo các công việc theo dõi trực tiếp trong không gian làm việc của bạn
- Giữ cho hợp tác có ngữ cảnh: Giữ tất cả cuộc hội thoại liên quan đến công việc thông qua ClickUp Trò Chuyện, giúp các nhóm khác nhau đồng bộ mà không cần chuyển đổi ngữ cảnh
ClickUp pros
- Cung cấp năng suất được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) với tự động hóa quy trình làm việc, lịch trình thông minh, nhắc nhở, phân tích dữ liệu và ưu tiên dự án
- Giữ lịch trình thực tế với quản lý thời gian và hạn chót mạnh mẽ, lịch AI tích hợp, chế độ xem khối lượng công việc và theo dõi thời gian dự án
- Công việc như mong đợi cho cả người dùng cá nhân lẫn doanh nghiệp lớn với hệ thống quyền truy cập phân tầng và bảo mật cấp doanh nghiệp
ClickUp cons
- Người dùng mới cần thời gian để làm quen với các tùy chọn tùy chỉnh phong phú của phần mềm
Giá cả của ClickUp
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4.7/5 (hơn 10.500 đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (4.500+ đánh giá)
Tại sao nó tuyệt vời cho việc quản lý nhiều ưu tiên
Bằng cách cung cấp cho các nhóm một không gian thống nhất để theo dõi tất cả công việc cùng lúc, ClickUp giúp việc xử lý các hạn chót cạnh tranh trở nên dễ dàng hơn. Chức năng Ưu tiên Công việc giúp xác định những công việc cấp bách nhất, Lịch AI đảm bảo lịch trình được duy trì đúng tiến độ, trong khi các chế độ xem như Gantt và Khối lượng công việc giúp quản lý phát hiện các xung đột và cân bằng nhiệm vụ trước khi xảy ra tắc nghẽn.
ClickUp Brain phát hiện các hạn chót có nguy cơ và đề xuất các bước tiếp theo, trong khi các Trợ lý AI tự động phân công lại công việc hoặc điều chỉnh dòng thời gian khi có sự thay đổi.
Người dùng thực tế nói gì về ClickUp?
Đánh giá này trên G2 thực sự nói lên tất cả:
ClickUp đã hoàn toàn thay đổi cách tôi tổ chức và quản lý công việc. Giao diện trực quan và các tính năng tùy chỉnh của nó giúp việc đang theo dõi công việc, dự án và hạn chót trở nên dễ dàng. Tôi có thể hợp tác mượt mà với nhóm, tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại và luôn nắm bắt mọi thứ mà không cảm thấy quá tải. ClickUp không chỉ nâng cao năng suất làm việc của tôi mà còn mang lại sự rõ ràng và yên tâm. Tôi không thể tưởng tượng việc quản lý luồng công việc mà không có nó!
ClickUp đã hoàn toàn thay đổi cách tôi tổ chức và quản lý công việc. Giao diện trực quan và các tính năng tùy chỉnh của nó giúp việc đang theo dõi công việc, dự án và hạn chót trở nên dễ dàng. Tôi có thể hợp tác mượt mà với nhóm, tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại và luôn nắm bắt mọi thứ mà không cảm thấy quá tải. ClickUp không chỉ nâng cao năng suất làm việc của tôi mà còn mang lại sự rõ ràng và yên tâm. Tôi không thể tưởng tượng việc quản lý luồng công việc mà không có nó!
📮 ClickUp Insight: 32% nhân viên cho rằng tự động hóa chỉ tiết kiệm được vài phút mỗi lần, nhưng 19% cho rằng nó có thể tiết kiệm 3-5 giờ mỗi tuần. Thực tế là ngay cả những tiết kiệm thời gian nhỏ nhất cũng tích lũy thành con số đáng kể theo thời gian.
Ví dụ, tiết kiệm chỉ 5 phút mỗi ngày cho các công việc lặp đi lặp lại có thể cho kết quả lấy lại hơn 20 giờ mỗi quý, số thời gian này có thể được chuyển hướng sang các công việc có giá trị và chiến lược hơn.
Với ClickUp, việc tự động hóa các công việc nhỏ như gán ngày đáo hạn hoặc gắn thẻ đồng nghiệp chỉ mất chưa đầy một phút. Bạn có các Trợ lý AI tích hợp sẵn để tạo tóm tắt và báo cáo tự động, trong khi các Trợ lý tùy chỉnh xử lý các quy trình làm việc cụ thể. Hãy lấy lại thời gian của bạn!
💫 Kết quả thực tế: STANLEY Bảo mật đã giảm thời gian xây dựng báo cáo xuống 50% hoặc hơn nhờ các công cụ báo cáo tùy chỉnh của ClickUp — giúp các nhóm được miễn phí để tập trung ít hơn vào định dạng và nhiều hơn vào dự báo.
2. Wrike (Phù hợp nhất cho tự động hóa quy trình làm việc nâng cao và phân bổ tài nguyên)
Wrike được thiết kế cho các nhóm ưa chuộng biểu đồ Gantt tương tác, giúp dễ dàng theo dõi các công việc, hạn chót, phụ thuộc và cột mốc quan trọng. Bạn có thể kéo và thả các công việc để điều chỉnh dòng thời gian, thay đổi ưu tiên và ngay lập tức nhận ra nơi các dự án trùng lặp hoặc xung đột. Chế độ xem tổng quan giúp các nhóm duy trì tiến độ khi kế hoạch thay đổi.
Phần mềm quản lý công việc này cũng cho phép bạn chia công việc thành các công việc và công việc con, đặt ngày đáo hạn, giao nhiệm vụ cho người phụ trách và đính kèm tệp đính kèm, tất cả đều có tính năng đang theo dõi tiến độ theo thời gian thực.
Các quy trình làm việc linh hoạt và tự động hóa loại bỏ các quy trình phê duyệt lặp đi lặp lại, trong khi các công cụ kiểm tra và chú thích giúp tối ưu hóa quy trình phản hồi sáng tạo.
Wrike cũng cho phép quản lý xem ai đang quá tải và cân bằng lại nhiệm vụ trước khi tình hình trở nên tồi tệ. Theo dõi thời gian và bảng điều khiển tùy chỉnh thêm một lớp hiển thị, phát hiện sớm các điểm nghẽn hoặc rủi ro để dự án không bị đình trệ.
Các tính năng chính của Wrike
- Sử dụng Wrike AI để dự đoán các trì hoãn tiềm ẩn, đánh dấu các công việc có nguy cơ và đề xuất tự động hóa để giảm bớt công việc quản trị viên
- Dự báo rủi ro dự án và tối ưu hóa khối lượng công việc của nhóm với các tính năng quản lý tài nguyên của nó
- Hợp tác với các công cụ trực quan tích hợp như bảng trắng kỹ thuật số và bản đồ tư duy của Klaxoon cho các kỹ thuật brainstorming khác nhau
- Kết nối với các công cụ của bên thứ ba như Microsoft Teams, Google Không gian Làm việc và Slack
Wrike pros
- Cho phép bạn bắt đầu quản lý dự án một cách nhanh chóng với giao diện thân thiện với người dùng
- Cung cấp các tính năng được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) để tối ưu hóa quy trình và ngăn chặn sự chậm trễ
- Tăng tốc và nâng cao độ chính xác của quy trình phê duyệt với tính năng kiểm tra động và so sánh phiên bản tệp
Wrike cons
- Các đánh giá về Wrike báo cáo các vấn đề đồng bộ hóa
- Khả năng đang theo dõi thời gian và lập lịch trình giới hạn
- Các tính năng bảo mật nâng cao như xác thực hai yếu tố chỉ có sẵn trên các kế hoạch cao cấp
Giá cả của Wrike
- Miễn phí
- Nhóm: $10/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: $25/tháng cho mỗi người dùng
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
- Pinnacle: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Wrike
- G2: 4.2/5 (4.400+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (hơn 2.000 đánh giá)
Tại sao nó tuyệt vời cho việc quản lý nhiều ưu tiên
Wrike giúp quản lý nhiều ưu tiên dễ dàng hơn với bảng điều khiển trực tiếp, khả năng hiển thị danh mục đầu tư, công cụ quản lý khối lượng công việc và các khung làm việc linh hoạt như thư mục tùy chỉnh. Các nhóm có thể đánh giá các vấn đề về sức chứa, điều chỉnh ưu tiên ngay lập tức với tính năng kéo và thả lịch trình, và điều chỉnh các công việc cá nhân một cách động trên các dự án.
Người dùng thực tế nói gì về Wrike?
Từ một đánh giá trên G2:
Tôi rất thích tính năng tổng hợp bảng mới và các phép tính tùy chỉnh cho các mục con. Ask AI là một tính năng kịp thời và phù hợp khác giúp tăng năng suất làm việc… Một số cải tiến cơ bản cần tập trung là hỗ trợ danh sách gạch đầu dòng trong định dạng bảng, bình luận trong định dạng bảng, v.v. Tôi cũng không thích cơ chế check out và check in…
Tôi rất thích tính năng tổng hợp chế độ xem bảng mới và các phép tính tùy chỉnh cho các mục con. Ask AI là một tính năng kịp thời và phù hợp khác giúp tăng năng suất làm việc… Một số cải tiến cơ bản cần tập trung là hỗ trợ danh sách gạch đầu dòng trong định dạng bảng, bình luận trong định dạng bảng, v.v. Tôi cũng không thích cơ chế check out và check in…
🧠 Thực tế thú vị: Trong môi trường làm việc, các hạn chót linh hoạt (không quá nghiêm ngặt), nơi việc không đạt được hạn chót không gây hậu quả nghiêm trọng, thường mang lại hiệu quả cao hơn so với các hạn chót cứng nhắc. Sự linh hoạt này giúp giảm bớt áp lực đồng thời vẫn duy trì cấu trúc, từ đó khuyến khích mọi người sẵn sàng nhận công việc khó khăn hơn.
3. Smartsheet (Phù hợp nhất cho quản lý dự án theo phong cách bảng tính)
Smartsheet kết hợp bố cục bảng tính quen thuộc với các công cụ quản lý dự án nâng cao, giúp bạn vượt qua các danh sách tĩnh. Phần mềm cho phép chuyển đổi giữa các chế độ xem lưới, Kanban hoặc Gantt, quản lý phụ thuộc giữa các công việc, phân công tài nguyên và đang theo dõi mọi thứ theo thời gian thực.
Các bảng điều khiển giúp bạn dễ dàng nắm bắt tổng quan, trong khi báo cáo, cảnh báo và tự động hóa giúp giảm thiểu việc kiểm tra thủ công và phát hiện vấn đề sớm. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Smartsheet cho quản lý dự án thông qua tích hợp với các công cụ như Zapier, nhóm và Microsoft 365.
Cài đặt kiểm soát quyền truy cập cho phép bạn quản lý ai có thể xem và thay đổi gì, và các tiện ích bổ sung như Quản lý Tài nguyên và Bridge giúp nâng cao khả năng lập kế hoạch sức chứa hoặc quy trình làm việc xuyên công cụ.
Các tính năng khóa của Smartsheet
- Tập trung hợp tác đa hàm với tính năng bình luận thời gian thực, chia sẻ tệp và thẻ
- Theo dõi và tối ưu hóa tài nguyên với các công cụ tích hợp để quản lý tính sẵn sàng của thành viên nhóm, cân bằng khối lượng công việc và phát hiện xung đột
- Giữ mọi người đang theo dõi bằng cách kích hoạt thông báo khi hạn chót thay đổi hoặc nhiều công việc sắp hoàn thành
- Nhận được những thông tin hữu ích thông qua bảng điều khiển và báo cáo tùy chỉnh, cung cấp phân tích danh mục đầu tư theo thời gian thực, chỉ số hiệu suất (KPIs) và khả năng phân tích chi tiết
- Phân tích dữ liệu, thu thập thông tin kịp thời và tạo báo cáo tóm tắt với Smartsheet AI
Smartsheet pros
- Hỗ trợ cân bằng khối lượng công việc bằng cách giúp dễ dàng theo dõi và điều chỉnh sức chứa
- Cung cấp tự động hóa cấp độ ô, vì vậy việc thay đổi một hạn chót sẽ tự động cập nhật các công việc phụ thuộc trên các bảng tính
- Cung cấp bản đồ nhiệt khối lượng công việc (workload heatmaps) để chỉ ra khi cá nhân hoặc nhóm đang bị quá tải khối lượng công việc
Smartsheet cons
- Giao diện di động thiếu các tính năng so với phiên bản desktop
- Không có kế hoạch miễn phí; chỉ có dùng thử miễn phí
- Việc thiết lập công thức hoặc quy trình làm việc phức tạp tốn nhiều thời gian
- Hạn chế về số lượng hình ảnh bạn có thể tải lên, dẫn đến sự kém hiệu quả
Giá cả của Smartsheet
- Dùng thử miễn phí
- Pro: $12/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: $24/tháng cho mỗi người dùng
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
- quản lý công việc nâng cao: *Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Smartsheet
- G2: 4.2/5 (4.400+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (3.450+ đánh giá)
Tại sao nó tuyệt vời cho việc quản lý nhiều ưu tiên
Smartsheet rất phù hợp để quản lý nhiều ưu tiên vì nó kết hợp quản lý tài nguyên thông minh với khả năng hiển thị thời gian thực. Các cảnh báo tự động hóa, quy trình phê duyệt và đang theo dõi phụ thuộc giúp các nhóm duy trì sự đồng bộ khi ưu tiên thay đổi và hạn chót thay đổi.
Các tính năng này giúp duy trì giao tiếp rõ ràng, giúp dự đoán rủi ro dự án sớm và đảm bảo thành công của dự án ngay cả khi nhiều dự án khác nhau cạnh tranh sự chú ý. Ngoài ra, bố cục bảng tính giúp các nhóm quen thuộc với Excel có thể bắt đầu nhanh chóng.
Người dùng thực tế nói gì về Smartsheet?
Điểm nổi bật nhất là giao diện với các công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, tự động hóa và hợp tác. Chế độ xem lưới (grid view) rất quen thuộc với bất kỳ ai đã từng sử dụng Excel hoặc Google Trang tính, giúp giảm đáng kể thời gian đào tạo và sự kháng cự của người dùng… Giá cả có thể là rào cản đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc startup. Trong khi việc đang theo dõi công việc đơn giản là dễ dàng, việc xây dựng các quy trình làm việc tự động phức tạp, bảng điều khiển và công thức yêu cầu kỹ năng kỹ thuật và đào tạo đáng kể, thường cần có một quản trị viên chuyên trách hoặc “người dùng chuyên sâu”.
Điểm nổi bật nhất là giao diện với các công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, tự động hóa và hợp tác. Chế độ xem lưới (grid view) rất quen thuộc với bất kỳ ai đã từng sử dụng Excel hoặc Google Trang tính, giúp giảm đáng kể thời gian đào tạo và sự kháng cự của người dùng… Giá cả có thể là rào cản đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc startup. Trong khi việc đang theo dõi công việc đơn giản là dễ dàng, việc xây dựng các quy trình làm việc tự động phức tạp, bảng điều khiển và công thức yêu cầu kỹ năng kỹ thuật và đào tạo đáng kể, thường cần có một quản trị viên chuyên trách hoặc “người dùng chuyên sâu”.
Các đề cập đáng chú ý khác
Mặc dù các công cụ quản lý công việc này không lọt vào top 3, nhưng chúng vẫn đáng để xem xét:
- monday. com: *Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh cao và quy trình làm việc trực quan giúp dễ dàng điều chỉnh quy trình phù hợp với phong cách của bất kỳ nhóm nào
- Asana: Quản lý công việc trực quan với khả năng đang theo dõi phụ thuộc mạnh mẽ và chế độ xem dòng thời gian để quản lý các dự án phức tạp
- Hive: Thẻ hành động và hệ thống nhắn tin tích hợp giúp tối ưu hóa hợp tác, trong khi phân tích và theo dõi thời gian cung cấp thông tin chi tiết về năng suất làm việc của nhóm
📖 Xem thêm: Mẫu đang theo dõi nhiều dự án miễn phí
🧠 Thú vị: Từ 'deadline' ban đầu có nghĩa là 'chết chóc'. Trong Chiến tranh Nội chiến Mỹ, tù binh chiến tranh bị giam giữ trong các trại với một đường ranh giới thực sự được vẽ xung quanh họ. Bất kỳ ai vượt qua đường đó đều có nguy cơ bị bắn. Thuật ngữ này sau đó đã được làm mềm đi thành ý nghĩa giới hạn thời gian mà chúng ta sử dụng ngày nay.
Cách quản lý nhiều ưu tiên hiệu quả (Mẹo + Thực hành tốt nhất)
Dưới đây là cách bạn có thể quản lý nhiều dự án mà không gặp khó khăn:
- Tổ chức phiên họp điều chỉnh ưu tiên: Vào đầu mỗi sprint hoặc tuần, tập hợp các trưởng nhóm đa chức năng để lập bản đồ các hạn chót trùng lặp và thống nhất những gì phải được ưu tiên thực hiện trước
- xây dựng dòng thời gian tổng thể: *Tích hợp các dự án vào một biểu đồ Gantt (hoặc tương đương) để bạn có thể nhìn thấy nơi các phụ thuộc va chạm thay vì phát hiện chúng giữa chừng thực hiện
- Sử dụng lịch trình "what-if": Thử nghiệm các kịch bản khác nhau, như trì hoãn một đầu ra hoặc điều chỉnh nguồn lực, để đánh giá tác động dây chuyền trước khi commit với kế hoạch dự án
- Xung đột mã màu: Gán thẻ màu cho các công việc có thời hạn trùng lặp hoặc cạnh tranh tài nguyên cao để chúng nổi bật trên bảng điều khiển
- Áp dụng quy tắc cân bằng tải: Giới hạn khối lượng công việc cá nhân ở một tỷ lệ phần trăm cố định (ví dụ: 80%) để dành chỗ cho các yêu cầu khẩn cấp giữa các nhóm
- Tạo các quy trình xử lý xung đột: Xác định trước ai sẽ quyết định khi các hạn chót xung đột (trưởng sản phẩm, quản lý vận hành, v.v.) để tránh tình trạng xử lý gấp rút vào phút chót
🔍 Bạn có biết? Các nhà tâm lý học đã phát hiện ra rằng các hạn chót ngắn thường tạo động lực cho mọi người nhiều hơn so với các hạn chót dài. Trong một nghiên cứu, những người tham gia được giao hạn chót ba ngày để hoàn thành một công việc có khả năng hoàn thành cao hơn so với những người có hạn chót một tháng. Sự cấp bách đã giúp họ tập trung hơn.
Tìm lại luồng với ClickUp
Các hạn chót chồng chéo là điều không thể tránh khỏi trong các nhóm đang phát triển, và mặc dù chúng thường phản ánh tiến độ tích cực, chúng cũng có thể gây ra căng thẳng khi các dòng thời gian, ưu tiên và trách nhiệm va chạm nhau. Phần mềm quản lý dự án tạo ra một hệ thống giúp quản lý chúng mà không gây nhầm lẫn.
ClickUp kết hợp đang theo dõi dự án, giao tiếp nhóm và tự động hóa trong một không gian làm việc linh hoạt, được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI).
Khi ưu tiên thay đổi, dòng thời gian có thể được điều chỉnh ngay lập tức mà không làm rối loạn toàn bộ kế hoạch, và các chế độ xem khối lượng công việc giúp lãnh đạo cân bằng trách nhiệm trước khi các xung đột nhỏ trở thành điểm nghẽn. Với ClickUp Brain cung cấp tóm tắt và phát hiện rủi ro theo thời gian thực, bạn có thể nắm bắt những gì quan trọng nhất và nơi cần hành động trước tiên.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅