Cuộc họp dường như là điều không thể tránh khỏi đối với mọi nhóm, dù làm việc từ xa hay kết hợp. Nhưng tại sao chúng không thể là những "hố đen" tiêu tốn năng lượng trên lịch trình?
Sử dụng các mẫu lịch trình cuộc họp của Asana. Dù bạn đang tổ chức cuộc họp đồng bộ hàng tuần, khởi động dự án hay cuộc họp kiểm tra cá nhân, các mẫu này giúp bạn lập kế hoạch trước, phân công trách nhiệm và đang theo dõi các nhiệm vụ cần thực hiện.
Không còn những khoảng lặng khó xử, những việc cần làm bị quên lãng hay những khoảnh khắc "Cuộc họp này là về cái gì nhỉ?".
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các mẫu lịch trình cuộc họp miễn phí từ Asana thực sự giúp hoàn thành công việc (và có thể còn khiến sếp của bạn ấn tượng nữa). Hãy cùng nhau biến các cuộc họp trở nên năng suất hơn – từng mẫu một. 🤩 💪
Mẫu lịch trình cuộc họp Asana là gì?
Mẫu lịch trình cuộc họp Asana là một khung cấu trúc giúp các nhóm tổ chức, lập kế hoạch và tiến hành cuộc họp một cách hiệu quả. Các mẫu này bao gồm các phần đã được thiết lập sẵn cho ngày họp, mục tiêu, chủ đề thảo luận, phân bổ thời gian và các nhiệm vụ cần thực hiện để giúp bạn chuẩn bị cho cuộc họp.
Rất hữu ích khi bạn không muốn bắt đầu từ đầu, các mẫu lịch trình đã được xây dựng sẵn này cung cấp một lộ trình rõ ràng, giúp bạn lập kế hoạch trước, chia sẻ các nội dung sắp tới, điều phối cuộc họp theo thời gian thực và chuyển đổi các quyết định thành công việc.
Những yếu tố nào tạo nên một mẫu lịch trình cuộc họp Asana tốt?
Một mẫu lịch trình cuộc họp Asana tốt sẽ cài đặt các cuộc họp tập trung, xác định mục tiêu, ưu tiên các chủ đề và phân công trách nhiệm.
Dưới đây là những điều bạn cần lưu ý. 💁
- Xác định mục đích và kết quả: Nêu rõ mục tiêu mà cuộc họp hướng đến, bao gồm các quyết định cần đưa ra, các mục cần thực hiện và các vấn đề cần giải quyết
- Thu thập ý kiến trước: Mời người tham dự đề xuất các mục trong lịch trình và giải thích lý do tại sao chúng quan trọng, sau đó ưu tiên các mục theo mức độ quan trọng để giải quyết các vấn đề quan trọng nhất trước tiên
- Đặt khung thời gian cho các chủ đề và phân công quyền sở hữu: Phân công các khung thời gian thực tế để đảm bảo tiến độ và gắn nhãn từng chủ đề với người điều phối
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, hướng đến hành động: Giữ cho cuộc thảo luận tập trung vào việc ra quyết định và các bước tiếp theo
- Cho phép không gian cho thảo luận mở hoặc câu hỏi: Khuyến khích không gian cho câu hỏi hoặc ý kiến đóng góp mà không làm mất đi mục đích hoặc luồng của cuộc họp
Mẫu lịch trình cuộc họp Asana miễn phí
Dưới đây là lựa chọn các mẫu lịch trình cuộc họp Asana miễn phí được thiết kế để phù hợp với nhiều phong cách và nhu cầu họp khác nhau.
Mỗi mẫu cung cấp nền tảng vững chắc cho các loại lịch trình cuộc họp khác nhau, giúp nhóm của bạn duy trì sự đồng bộ và tổ chức các cuộc họp có năng suất.
1. Mẫu lịch trình cuộc họp Asana
qua Asana
Mẫu lịch trình cuộc họp Asana cung cấp một cấu trúc có thể tái sử dụng để lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp với khách hàng tập trung, có thời gian giới hạn và dễ theo dõi. Chế độ xem dự án dạng bảng tính hiển thị mọi thứ dưới định dạng danh sách, giúp dễ dàng lập kế hoạch các điểm thảo luận, phân công trách nhiệm và phân bổ thời gian cho từng chủ đề.
Mẫu này giúp các nhóm tổ chức các cuộc họp tập trung với các điểm thảo luận và khung thời gian được xác định rõ ràng. Nó đặc biệt hữu ích cho các cuộc đồng bộ định kỳ cần tính nhất quán và quản lý thời gian.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Tiêu chuẩn hóa mục tiêu, vai trò và các mục trong lịch trình để mọi người đều chuẩn bị sẵn sàng
- Ưu tiên và lọc các điểm thảo luận một cách dễ dàng bằng danh sách công việc
- Cho phép người tham dự thêm các mục vào lịch trình trước thời gian để tạo sự đồng thuận và quyền sở hữu chia sẻ
- Kết nối trực tiếp các bản ghi âm hoặc bản ghi chép cuộc họp Zoom với các công việc trong lịch trình để dễ dàng tham khảo
📌 Phù hợp cho: Các trưởng nhóm và quản lý dự án muốn duy trì các cuộc họp định kỳ tập trung, đúng tiến độ và miễn phí những chủ đề không liên quan.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Giao vai trò cho từng cuộc họp: một người điều phối (người dẫn dắt), một người theo dõi thời gian (người quản lý thời gian) và một người ghi chú.
2. Mẫu lịch trình cuộc họp khởi động Asana
qua Asana
Mẫu lịch trình cuộc họp khởi động này giúp nhóm của bạn đồng bộ ngay từ ngày đầu tiên, tổ chức các mục trong lịch trình, xác định vai trò trong cuộc họp và phân công các công việc quản trị viên.
Sử dụng chế độ xem Danh sách để sắp xếp và phân công các điểm thảo luận cho các thành viên tham dự trong danh sách kiểm tra chuẩn bị cuộc họp. Sau đó, đặt hạn chót cho từng chủ đề để đảm bảo sự rõ ràng. Với các tích hợp và ứng dụng tích hợp sẵn như Zoom và Google Drive, bạn có thể đính kèm tài liệu, ghi chú trực tiếp và đồng bộ hóa bản ghi âm ngay trong Asana. Điều này hoàn hảo cho việc khởi động dự án với sự rõ ràng và kỳ vọng chung.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Đặt ra kỳ vọng rõ ràng bằng cách đang theo dõi các quyết định, câu hỏi mở và các bước tiếp theo
- Chèn các tệp dự án và bản trình bày liên quan để truy cập dễ dàng trong cuộc gọi
- Giao trước vai trò người trình bày hoặc người ghi chú thông qua các công việc, để mọi người đến cuộc họp đã biết rõ trách nhiệm của mình
📌 Phù hợp cho: Nhà tiếp thị sản phẩm, quản lý chương trình và các nhóm đa chức năng chuẩn bị để đồng bộ hóa nhanh chóng và bắt tay vào công việc ngay lập tức.
💡 Bonus: Tối ưu hóa mọi cuộc họp trở nên trơn tru và năng suất hơn với sức mạnh của ClickUp Brain Max. Đây là cách thực hiện:
- *lên lịch dễ dàng: Với Talk to Text, bạn có thể nhanh chóng cài đặt cuộc họp trên các lịch và ứng dụng kết nối của mình chỉ bằng các lệnh giọng nói đơn giản — không cần gõ phím
- *ghi chú tự động hóa: Ghi lại các điểm thảo luận khóa, nhiệm vụ cần thực hiện và quyết định trong thời gian thực, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
- *theo dõi công việc một cách hiệu quả: Sử dụng tính năng Chuyển đổi giọng nói thành văn bản để giao công việc, gửi nhắc nhở và chia sẻ tóm tắt cuộc họp, giúp mọi người luôn đồng bộ và chịu trách nhiệm
- Thay thế hàng chục công cụ AI không liên kết như ChatGPT, Claude và Gemini bằng một giải pháp duy nhất, có ngữ cảnh và sẵn sàng cho doanh nghiệp
ClickUp Brain MAX là ứng dụng AI siêu việt thực sự hiểu bạn vì nó nắm rõ công việc của bạn. Hãy từ bỏ sự phức tạp của các công cụ AI, sử dụng giọng nói để hoàn thành công việc, tạo tài liệu, giao công việc cho thành viên nhóm và nhiều hơn nữa.
3. Mẫu lịch trình cuộc họp 1:1 Asana
qua Asana
Các cuộc họp 1:1 không có cấu trúc thường dẫn đến việc bỏ lỡ cập nhật, phản hồi mơ hồ và lãng phí thời gian. Mẫu 1:1 của Asana này cung cấp cho cả hai bên một không gian làm việc chung để chuẩn bị trước, thống nhất ưu tiên và theo dõi các nhiệm vụ cần thực hiện. Ngoài ra, bạn còn có thể nhúng video qua Loom hoặc Vimeo để cung cấp bối cảnh rõ ràng hơn.
Sử dụng mẫu này để hướng dẫn các cuộc hội thoại cá nhân có ý nghĩa với các thành viên trong nhóm. Nó hỗ trợ chuẩn bị chia sẻ, đang theo dõi ưu tiên và theo dõi phát triển lâu dài.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Giữ lại lịch sử các cuộc họp 1:1 trước đây để dễ dàng nắm bắt bối cảnh và duy trì tính liên tục
- Đặt lịch trình cuộc họp định kỳ trực tiếp trong mẫu để đảm bảo tính nhất quán
- Dễ dàng tùy chỉnh cho các báo cáo trực tiếp hoặc vai trò khác nhau mà vẫn duy trì định dạng nhất quán
📌 Phù hợp cho: Những người quản lý nhân sự muốn xây dựng trách nhiệm, ghi chép sự phát triển và thúc đẩy các cuộc hội thoại có ý nghĩa với nhân viên trực thuộc.
⚙️ Bonus: Không tìm thấy mẫu lịch trình cuộc họp Asana phù hợp với nhu cầu của bạn? Xem video này để biết cách viết lịch trình cuộc họp giúp duy trì sự tổ chức và tập trung vào hành động với ClickUp.
4. Mẫu lịch trình cuộc họp QBR Asana
qua Asana
Mẫu lịch trình cuộc họp QBR Asana cung cấp cho bạn một cấu trúc sẵn có để thu thập ý kiến trước cuộc họp thông qua các biểu mẫu hoặc khảo sát kết nối. Sau đó, điều chỉnh lịch trình của bạn xoay quanh những vấn đề quan trọng nhất đối với đối tượng tham gia.
Trước khi cuộc họp dự án bắt đầu, mọi thứ đều được chuẩn bị sẵn sàng: lịch trình, tài liệu hỗ trợ và khung thời gian rõ ràng cho từng người phát biểu. Trong suốt phiên, bạn có thể sử dụng tính năng đang theo dõi công việc tích hợp để ghi lại các mục cần thực hiện và câu hỏi mở trong thời gian thực. Mẫu QBR này lý tưởng cho đánh giá hiệu suất và đồng bộ hóa thành công của khách hàng.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Đặt thời gian cho từng chủ đề để đảm bảo tiến độ rõ ràng và giữ cho người trình bày tuân thủ lịch trình
- Xử lý các câu hỏi mới phát sinh hoặc cơ hội phát triển trong cuộc họp
- Tạo bản thiết kế dự án mà bạn có thể tùy chỉnh cho từng phiên họp khi các chỉ số của bạn thay đổi
phù hợp cho: *Đội ngũ thành công khách hàng và các bên liên quan cấp cao cần đánh giá hiệu quả, chia sẻ thông tin và điều chỉnh chiến lược.
5. Mẫu brainstorming cho nhóm Asana
qua Asana
Mẫu Asana Team Brainstorm Template này giúp ghi lại mọi ý tưởng với đầy đủ bối cảnh, sắp xếp chúng theo chủ đề và chuẩn bị cho các bước tiếp theo. Bạn có thể tạo một bảng chia sẻ nơi các thành viên có thể thêm ý kiến của mình một cách đồng bộ hoặc theo thời gian thực trong cuộc họp. Sử dụng thẻ để phân loại ý tưởng, giúp dễ dàng nhận ra xu hướng hoặc trùng lặp chỉ với một cái nhìn.
Với mẫu này, việc thu thập và tổ chức ý tưởng trở nên dễ dàng, dù là họp trực tiếp hay làm việc không đồng bộ. Để tiến hành hiệu quả, hãy cố gắng nhóm các ý tưởng tương tự và ưu tiên các mục cần thực hiện.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Cho phép cả đầu vào đồng bộ và thời gian thực để mọi người có thể đóng góp, bất kể lịch trình
- Sắp xếp ý tưởng bằng thẻ và chủ đề để nhanh chóng nhận diện mô hình và tránh trùng lặp
- Gắn liên kết, ghi chú hoặc tệp đính kèm vào từng ý tưởng để giữ nguyên bối cảnh đầy đủ cho việc theo dõi sau này
📌 Phù hợp cho: Nhóm sáng tạo, marketer và nhân viên sản phẩm muốn tổ chức các phiên brainstorming nhóm có cấu trúc.
6. Mẫu lịch trình cuộc họp Bảng ban quản trị Asana
qua Asana
Các cuộc họp Bảng thường xoay quanh các chủ đề phức tạp liên quan đến nhiều bên liên quan. Mẫu lịch trình cuộc họp Bảng Asana giúp cấu trúc và làm rõ các cuộc hội thoại quan trọng bằng cách cho phép bạn gửi lịch trình cho các thành viên trong nhóm trước cuộc họp.
Trong cuộc họp, người điều phối có thể ghi chú trực tiếp trong mẫu, giữ mọi thứ được tổ chức gọn gàng dưới từng phần của lịch trình.
Được thiết kế cho các cuộc họp lãnh đạo hoặc nhà đầu tư, mẫu này đảm bảo các chủ đề khóa được đề cập và kết quả được ghi chép. Nó hỗ trợ phân phối lịch trình, ghi chú và theo dõi có cấu trúc.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Gắn các tài liệu như bản trình bày, báo cáo tài chính hoặc tài liệu pháp lý trực tiếp vào từng chủ đề trong lịch trình để truy cập dễ dàng
- Theo dõi kết quả bỏ phiếu hoặc các quyết định khóa cho từng mục để duy trì một bản ghi chép rõ ràng
- Sao chép và điều chỉnh mẫu cho các cuộc họp quý, cuộc họp với nhà đầu tư hoặc cuộc họp tư vấn mà không cần xây dựng lại
📌 Phù hợp cho: Nhà sáng lập, CEO và trợ lý điều hành chuẩn bị cho các cuộc họp hội đồng quản trị quan trọng, nơi sự rõ ràng và bao quát là yếu tố then chốt.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Không biết tất cả các phím tắt hữu ích của Asana? Nhấn Ctrl + / để truy cập chúng ngay lập tức.
7. Mẫu lịch trình cuộc họp hội nghị Asana
qua Asana
Mẫu lịch trình cuộc họp Asana cho phép bạn lập kế hoạch cho từng phiên họp, giao công việc với ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, sử dụng mối phụ thuộc để đánh dấu các phiên họp liên quan, và theo dõi tất cả với tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn.
Với chế độ xem Danh sách công việc và Bảng được tích hợp sẵn, bạn có thể chuyển đổi giữa bố cục dạng bảng tính và bảng Kanban tùy theo cách bạn muốn quản lý dòng thời gian và logistics. Thiết lập các Trường Tùy chỉnh cho thông tin diễn giả, phân công phòng họp và nhu cầu thiết bị âm thanh-hình ảnh.
Bạn có thể dễ dàng lập kế hoạch và quản lý các hội nghị hoặc sự kiện ngoại khóa của công ty với mẫu này. Nó tạo ra một bản đồ cho các phiên, hậu cần và phối hợp diễn giả từ đầu đến cuối.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Đang theo dõi trạng thái sẵn sàng của diễn giả, trạng thái chuẩn bị và tài liệu phiên một cách thống nhất
- Tạo lịch trình tổng thể bao gồm thời gian dự phòng, thời gian chuyển tiếp và thời gian nghỉ ăn
- Chỉ định các điểm liên hệ nội bộ (POC) cho các phiên họp để làm rõ ai là người chịu trách nhiệm quản lý các công việc phía sau hậu trường
📌 Phù hợp cho: Những người tổ chức sự kiện, nhóm vận hành hoặc trưởng bộ phận marketing đang lên kế hoạch cho các sự kiện đa chương trình hoặc các hội nghị nội bộ có nhiều phần phức tạp.
8. Mẫu biên bản cuộc họp Asana
qua Asana
Mẫu biên bản cuộc họp Asana này bao gồm tất cả các chi tiết cần thiết, bao gồm tiêu đề cuộc họp, mục đích, ngày giờ, danh sách người tham dự và các thông tin logistics. Nó cho phép bạn đang theo dõi các mục trong lịch trình cuộc họp khi chúng được thảo luận, ghi chép lại các cuộc thảo luận, quyết định và các nhiệm vụ được giao kèm theo thời hạn.
Ngoài ra, mẫu này còn cung cấp không gian để ghi chép các ngày họp sắp tới, giúp lập kế hoạch hiệu quả. Mẫu này đảm bảo các ghi chép rõ ràng, có tổ chức để hỗ trợ sự đồng bộ và trách nhiệm sau mỗi cuộc họp.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Kết nối các tài liệu hỗ trợ, như bản trình chiếu hoặc bản tóm tắt, trực tiếp với từng mục nhập cuộc họp
- Nhóm các bản ghi cuộc họp theo nhóm, dự án hoặc loại cuộc họp bằng cách sử dụng thẻ hoặc phần
- Bảo quản một kho lưu trữ có thể tìm kiếm các quyết định và thảo luận giữa các nhóm hoặc bộ phận
📌 Phù hợp cho: Những người điều phối dự án và thành viên nhóm vận hành muốn có cách đơn giản để ghi chép cập nhật, quyết định và các bước tiếp theo.
Giới hạn của Quản lý Dự án Asana
Mặc dù Asana là một công cụ quản lý dự án phổ biến, nó có một số giới hạn mà bạn có thể gặp phải, khiến bạn cân nhắc các giải pháp thay thế cho Asana.
Hãy cùng xem qua một số mẫu. 👇
- độ phức tạp cho các dự án lớn: *Quản lý các dự án rất lớn hoặc phức tạp với hàng nghìn công việc có thể làm chậm Asana và gây khó khăn trong việc điều hướng
- báo cáo nâng cao giới hạn: *Các tính năng báo cáo cơ bản không đủ cho các nhóm cần phân tích chi tiết hoặc trực quan hóa dữ liệu tùy chỉnh
- hạn chế trong quản lý phụ thuộc: *Nó thiếu các công cụ lập lịch nâng cao như tự động điều chỉnh lịch và phân tích đường dẫn quan trọng cho các dòng thời gian phức tạp
- giá cho các tính năng cao cấp: *Các tính năng khóa như chế độ xem dòng thời gian, tự động hóa tùy chỉnh và tích hợp nâng cao yêu cầu kế hoạch trả phí, giới hạn quyền truy cập cho các nhóm nhỏ
- Quá tải thông báo: Các thông báo thường xuyên có thể làm người dùng quá tải và làm lộn xộn hộp thư đến nếu không được quản lý cẩn thận
⚙️ Bonus: Bạn cảm thấy bực bội vì những khoảng trống này? So sánh ClickUp và Asana để xem tại sao ngày càng nhiều nhóm chuyển sang sử dụng ClickUp để có được sự linh hoạt và kiểm soát tốt hơn.
Mẫu Asana thay thế
Nếu bạn thấy các mẫu của Asana quá cứng nhắc hoặc muốn có thêm tính linh hoạt và các tính năng nâng cao, ClickUp – ứng dụng toàn diện cho công việc – cung cấp một giải pháp mạnh mẽ thay thế.
Dưới đây là chia sẻ từ một người dùng thực tế:
Tôi có các cuộc họp hai tuần một lần với người quản lý của mình và chúng tôi sử dụng ClickUp cho lịch trình cuộc họp. Tôi cảm thấy tự tin hơn vì tất cả các yêu cầu về sự kiện và trình bày của tôi đều được lưu trữ ở đây, cùng với một chỉ báo trạng thái cập nhật mà cô ấy có thể kiểm tra.
Tôi có các cuộc họp hai tuần một lần với người quản lý của mình và chúng tôi sử dụng ClickUp cho lịch trình cuộc họp. Tôi cảm thấy tự tin hơn vì tất cả các yêu cầu về sự kiện và trình bày của tôi đều được lưu trữ ở đây, cùng với một chỉ báo trạng thái cập nhật mà cô ấy có thể kiểm tra.
Hãy cùng xem qua một số mẫu lịch trình cuộc họp miễn phí mà phần mềm quản lý cuộc họp này cung cấp. 🎯
1. Mẫu lịch trình cuộc họp ClickUp
Mẫu lịch trình cuộc họp ClickUp cung cấp cho bạn một bố cục ClickUp tài liệu sẵn sàng sử dụng, giúp tổ chức mọi yếu tố của cuộc họp. Bảng Chi tiết cuộc họp cho phép bạn nhanh chóng xác định cấu trúc: chọn loại cuộc họp, xác định phạm vi, và nhập ngày, giờ và địa điểm.
Tiếp theo là phần Thành viên tham gia, đồng thời cũng là công cụ theo dõi sự tham gia nhẹ nhàng. Khi kết hợp với Lịch ClickUp mới, tính năng này trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết.
Bạn có thể đồng bộ hóa tất cả lịch của mình ngay lập tức, tham gia các cuộc gọi Zoom, Google Meet hoặc Teams, và chế độ xem lịch trình ngày của mình theo các định dạng như hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Nó sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để ghi chú cuộc họp và tự động đưa chúng vào Tài liệu Google để tham khảo.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Tạo các lịch trình có cấu trúc, có thời hạn với các thẻ ưu tiên tích hợp sẵn và phân công trách nhiệm cho người thực hiện
- Phân chia các chủ đề thành các công việc con để làm rõ phạm vi và giảm thiểu sự lệch hướng trong cuộc họp
- Đính kèm tệp tài liệu hoặc bản trình bày trực tiếp vào các mục thảo luận để tham khảo nhanh chóng
- Sử dụng Danh sách công việc ClickUp để đánh dấu các chủ đề đã hoàn thành trong cuộc họp
📌 Phù hợp cho: Trưởng nhóm và điều phối viên dự án cần một khung sườn cuộc họp rõ ràng, phân công vai trò cụ thể trong một tài liệu lịch trình có thể tùy chỉnh.
📮 ClickUp Insight: Theo khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi, gần 40% người tham gia tham dự từ 4 đến 8+ cuộc họp mỗi tuần, với mỗi cuộc họp kéo dài lên đến một giờ. Điều này tương đương với một lượng thời gian khổng lồ mà tổ chức của bạn dành cho các cuộc họp.
Nếu bạn có thể lấy lại thời gian đó? Trợ lý ghi chú AI tích hợp của ClickUp có thể giúp bạn tăng năng suất lên đến 30% thông qua tóm tắt cuộc họp tức thì — trong khi ClickUp Brain hỗ trợ tạo công việc tự động hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc — biến hàng giờ cuộc họp thành những thông tin có thể hành động.
2. Mẫu lịch trình cuộc họp toàn thể ClickUp
Mẫu lịch trình cuộc họp toàn thể của ClickUp hoạt động như một kế hoạch dự án thực sự, trong đó mỗi mục trong lịch trình là một công việc và mọi cập nhật đều có thể theo dõi. Do đó, việc chuẩn bị cho cuộc họp toàn thể trở nên hợp tác và có thể theo dõi.
Đây là mẫu danh sách công việc được chia thành các giai đoạn rõ ràng như Kế hoạch, Logistics và Quảng bá, mỗi giai đoạn có dòng thời gian, người chịu trách nhiệm và các trường tùy chỉnh như Giai đoạn sự kiện và Bộ phận.
Điểm nổi bật nhất? Chế độ xem Grouped Event Stage biến quá trình chuẩn bị cuộc họp thành một dự án nhỏ với các mốc thời hạn. Muốn biết nhóm nào chịu trách nhiệm cho phần nào? Chỉ cần nhìn vào trường tùy chỉnh Department. Nhờ các cảnh báo ngày đáo hạn trực quan, bạn sẽ biết bộ phận Nhân sự, Thiết kế hay Tiếp thị đang chịu trách nhiệm và ai đang chậm tiến độ.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Nổi bật các mục tiêu của công ty, chỉ số của nhóm và các phần thưởng trong một chế độ xem trung tâm
- Giao nhiệm vụ cho người trình bày và phân bổ khung thời gian để đảm bảo các phiên tập trung và bao quát
- Tái sử dụng bố cục cho các cuộc họp toàn thể hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý
📌 Phù hợp cho: Các nhà lãnh đạo cấp cao hoặc trưởng bộ phận tổ chức các cuộc đồng bộ toàn công ty với dòng thời gian hạn hẹp.
🎥 Xem: Học cách tối ưu hóa năng suất cuộc họp với Trợ lý Ghi chú AI của ClickUp:
3. Mẫu lịch trình cuộc họp ngoài văn phòng ClickUp
Cuộc họp ngoài văn phòng được thiết kế để khơi dậy chiến lược, kết nối và sự rõ ràng. Mẫu lịch trình cuộc họp ngoài văn phòng ClickUp là mẫu dựa trên công việc, biến quá trình lập kế hoạch cho cuộc họp ngoài văn phòng thành một quy trình đang theo dõi.
Nó cung cấp năm trường tùy chỉnh độc đáo được thiết kế cho việc thực hiện ngoài văn phòng: Người ghi chép, Người ghi biên bản, Người điều phối, Liên kết tài liệu, và Người quản lý thời gian. Mỗi mục trong lịch trình đều có người chịu trách nhiệm cụ thể, nơi lưu trữ tài liệu liên kết và dấu thời gian. Điều này đảm bảo các cuộc thảo luận có cấu trúc và tài liệu hiệu quả trong các phiên chiến lược.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Theo dõi trạng thái RSVP và đăng ký tham gia phiên họp để quản lý sự tham dự
- Đính kèm các tài liệu hỗ trợ như lịch trình, bản đồ hoặc bộ slide
- Lập kế hoạch cho các phiên, hoạt động xây dựng nhóm và hậu cần từ một nơi duy nhất
📌 Phù hợp cho: Những người tổ chức hội thảo hoặc điều phối chiến lược cần phân công vai trò, thời gian và ghi chú được tích hợp trong một danh sách kiểm tra sẵn sàng cho hội thảo ngoài văn phòng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp AI Notetaker tự động ghi lại các cuộc thảo luận, nhiệm vụ cần thực hiện và các quyết định quan trọng trong thời gian thực, giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ chi tiết quan trọng nào. Bằng cách kết hợp với các mẫu lịch cuộc họp, bạn có thể đảm bảo mỗi cuộc họp tuân theo cấu trúc rõ ràng, giữ cho các thành viên tập trung và kết quả là các ghi chú có tổ chức, có thể thực hiện được, dễ dàng xem lại và chia sẻ.
4. Mẫu lịch trình cuộc họp ClickUp
Mẫu cuộc họp ClickUp chuyển đổi mỗi cuộc họp thành một quy trình làm việc có thể theo dõi, thay vì một cuộc hội thoại độc lập. Nó kết nối mọi giai đoạn của chu kỳ cuộc họp, từ các mục chương trình, cập nhật thời gian thực đến quyền sở hữu và theo dõi tiến độ.
Đối với các đội bán hàng có nhịp độ nhanh, mẫu lịch trình cuộc họp bán hàng này giúp việc chuyển đổi giữa các cuộc gọi theo kế hoạch và các cuộc đồng bộ đột xuất trở nên dễ dàng. Nó kết nối mượt mà với ClickUp Meetings, nền tảng quản lý cuộc họp cho phép bạn tạo các công việc cuộc họp nhóm định kỳ hàng tuần.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Tiêu chuẩn hóa cách tổ chức cuộc họp với cấu trúc có thể tái sử dụng cho các nhóm và hàm khác nhau
- Đang theo dõi các điểm thảo luận chưa được giải quyết qua các cuộc họp với các phần theo dõi chuyên dụng
- Phân tích hiệu quả cuộc họp bằng cách xem xét thời gian dành cho từng mục và xu hướng hoàn thành trong bảng điều khiển ClickUp
📌 Phù hợp cho: Đội ngũ bán hàng hoặc nhóm vận hành tổ chức các cuộc họp nhanh chóng, đa dạng định dạng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Tự động hóa để gửi tóm tắt hoặc nhắc nhở. Ví dụ: Khi một công việc trong danh sách 'Cuộc họp' được đánh dấu hoàn thành, gửi bình luận cho người được giao nhiệm vụ: 'Nhắc nhở kiểm tra các công việc theo dõi.'
5. Mẫu danh sách thành viên cuộc họp ClickUp
Mẫu Danh sách Thành viên Cuộc họp ClickUp hoạt động như trung tâm điều hành cho các cuộc họp định kỳ hoặc các cuộc họp đồng bộ nhóm. Nó cho phép bạn nhanh chóng xác định các chi tiết như Dự án, Người điều phối, Người ghi chép, Người quản lý thời gian và Ngày họp.
Phần việc cần làm tích hợp sẵn kết nối trực tiếp với quy trình làm việc của bạn, giúp bạn thêm các mục cần làm ngay khi chúng xuất hiện. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn quản lý các vai trò luân phiên hoặc tạo báo cáo về sự tham gia của nhóm. 🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Tự động xoay vòng vai trò trong cuộc họp bằng cách sử dụng menu thả xuống để phân công công việc dễ dàng trong các đồng bộ định kỳ
- Chế độ xem lại thông tin tham dự, tham gia và trách nhiệm của các thành viên trong một bản ghi chép tập trung
- Sử dụng mã màu cho các vai trò hoặc bộ phận để dễ dàng nhận biết phân phối vai trò chỉ với một cái nhìn
📌 Phù hợp cho: Những người lãnh đạo chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc họp định kỳ hoặc cuộc họp đứng, nơi đang theo dõi vai trò của người tham dự và mô hình tham dự là yếu tố khóa.
6. Mẫu danh sách kiểm tra cuộc họp ClickUp
Mẫu danh sách kiểm tra cuộc họp ClickUp cung cấp cho bạn một danh sách kiểm tra sẵn sàng sử dụng, có thể điền vào trong vài giây trong mỗi cuộc họp. Tính năng nổi bật? Bạn có thể thêm việc con lồng nhau trong danh sách kiểm tra để chia các điểm thảo luận quan trọng thành các nhiệm vụ nhỏ và phân công cũng như ưu tiên chúng.
Và nếu có điều gì đó cần xử lý gấp? Phản hồi bình luận và cập nhật trạng thái giúp dễ dàng đánh dấu những vấn đề cần chú ý. Nó cũng cho phép phân tích chi tiết các điểm thảo luận với các công việc con và phân công ưu tiên.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Thêm ghi chú và liên kết có ngữ cảnh trực tiếp vào các mục danh sách kiểm tra để tránh các tham chiếu rời rạc
- Tùy chỉnh các phần danh sách kiểm tra theo loại cuộc họp—cuộc họp hàng ngày, cuộc họp 1:1, cuộc gọi với khách hàng—để sử dụng lặp lại
- Áp dụng bộ lọc để chuyển sang chế độ xem các công việc chưa hoàn thành, quá hạn hoặc có mức độ ưu tiên cao được thảo luận trong cuộc họp
📌 Phù hợp cho: Các nhóm quản lý các cuộc đồng bộ giữa tuần và cập nhật định kỳ để phân chia việc con lồng nhau, giao nhiều người phụ trách và hoàn thành các mục trong lịch trình.
7. Mẫu theo dõi cuộc họp ClickUp
Mẫu theo dõi cuộc họp ClickUp là công cụ không thể thiếu để tổ chức mọi chi tiết trong các cuộc họp. Được thiết kế dưới dạng mẫu xem dạng danh sách, nó cung cấp cho bạn một cách thức tập trung để tổ chức lịch trình, ghi chú và đang theo dõi các nhiệm vụ cần thực hiện sau cuộc họp.
Các trường tùy chỉnh, bao gồm Loại cuộc họp, Địa điểm, Người quản lý thời gian, Người ghi chép và Người điều hành, đảm bảo rằng các cuộc họp vận hành định kỳ và quá trình onboarding khách hàng được phân loại chính xác.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Chuyển đổi giữa các chế độ xem Danh sách, Bảng hoặc Lịch để theo dõi cuộc họp theo dòng thời gian, trạng thái hoặc danh mục
- Tập trung tất cả các cuộc họp định kỳ vào một công cụ theo dõi để giảm thiểu trùng lặp và hiểu lầm
- Nhanh chóng sao chép các mục nhập dán trước đó để giữ nguyên cấu trúc trong khi chỉ cập nhật các chi tiết chính của phiên khóa
📌 Phù hợp cho: Quản lý dự án hoặc nhóm vận hành cần một danh sách tìm kiếm được tập trung ghi lại tất cả các cuộc họp, loại hình, thành viên tham gia và tiến độ trong một danh sách duy nhất.
📮 ClickUp Insight: ClickUp phát hiện ra rằng 27% người tham gia khảo sát gặp khó khăn với các cuộc họp thiếu sự theo dõi, dẫn đến việc bỏ sót các mục cần thực hiện, các công việc chưa được giải quyết và cuối cùng là năng suất kém.
Vấn đề này càng trở nên phức tạp do cách các nhóm đang theo dõi công việc của mình. Khảo sát về giao tiếp trong nhóm của chúng tôi cho thấy gần 40% chuyên gia đang theo dõi các mục một cách thủ công, một quy trình tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi, trong khi 38% dựa vào các phương pháp không nhất quán, làm tăng nguy cơ giao tiếp sai lệch và trễ hạn.
ClickUp loại bỏ tình trạng lộn xộn trong các mục! Chuyển đổi ngay lập tức các quyết định trong cuộc họp thành các công việc được giao — tất cả trên cùng một nền tảng nơi công việc diễn ra.
8. Mẫu lịch trình cuộc họp khởi động dự án ClickUp
Mẫu lịch trình cuộc họp khởi động dự án ClickUp là lựa chọn hoàn hảo để thống nhất nhóm về những điều quan trọng nhất: ai làm gì, khi nào và tại sao. Mẫu này đi kèm với khung sườn cuộc họp tích hợp sẵn, bao gồm các trường tùy chỉnh như Quản lý dự án, Địa điểm, Người theo dõi thời gian, Người tham dự và Người ghi chú, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào trong phần giới thiệu.
Được tích hợp trong phần mềm quản lý công việc, bạn có thể biến phiên họp thành danh sách công việc có thể thực hiện được với các việc con lồng nhau, giao mục ngay lập tức cho nhiều người được giao nhiệm vụ và thêm thẻ ưu tiên để đảm bảo mọi người đều đồng bộ.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Đồng bộ hóa nhóm ngay lập tức với các trường vai trò đã được điền sẵn và bối cảnh dự án được tích hợp sẵn trong mẫu
- Sử dụng thẻ ưu tiên và mối quan hệ phụ thuộc để phát hiện các rào cản sớm trong dòng thời gian dự án
- Chuyển đổi các điểm trong lịch trình thành công việc và công việc con trong cuộc họp để tránh chậm trễ trong việc theo dõi sau đó
📌 Phù hợp cho: Người quản lý dự án muốn đặt mục tiêu rõ ràng, phân công quyền sở hữu và ghi lại các quyết định khóa trong buổi khởi động dự án.
9. Mẫu Biên bản Cuộc họp (MoM) của ClickUp
Mẫu Biên bản Cuộc họp (MoM) của ClickUp cung cấp một cấu trúc đơn giản và hiệu quả để ghi chép mọi thông tin quan trọng. Sử dụng các Trường Tùy chỉnh tích hợp sẵn trong mẫu, như Ngày họp, Thời gian, Người tham dự, Chủ đề chương trình họp và Các nhiệm vụ cần thực hiện, để ghi lại toàn bộ thông tin một cách chi tiết.
Nó được thiết kế để phù hợp với quy trình làm việc thực tế của nhóm, giúp duy trì trách nhiệm và minh bạch, đặc biệt trong các cuộc họp quan trọng hoặc liên chức năng. Một tính năng nổi bật là khả năng đang theo dõi sự đồng ý của người tham dự thông qua các trường xác minh, đảm bảo rằng các quyết định được thảo luận và công nhận.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Ghi lại các quyết định cuối cùng cùng với người chịu trách nhiệm sử dụng các trường đã được thiết lập sẵn
- Nhóm các điểm trong lịch trình theo danh mục thảo luận để tăng tính rõ ràng sau cuộc họp
- Đánh dấu các mục chưa giải quyết và chuyển chúng sang kỳ họp tiếp theo với các tác vụ theo dõi tự động hóa
📌 Phù hợp cho: Các nhóm cần xác nhận chính thức và hồ sơ có thể kiểm tra để ghi lại các quyết định khóa, người tham dự và các hành động.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thử phương pháp Lean Coffee: mọi người đề xuất chủ đề, bỏ phiếu cho những vấn đề quan trọng nhất và thảo luận theo các khoảng thời gian cố định. Rất dân chủ, rất tập trung.
10. Mẫu ghi chú cuộc họp ClickUp
Mẫu ghi chú cuộc họp ClickUp được thiết kế cho các nhóm cần một định dạng nhất quán để ghi chép nhanh chóng những nội dung được thảo luận, đặc biệt khi cuộc họp diễn ra nhanh chóng hoặc lặp lại. Khác với tài liệu ghi chú thông thường, mẫu ghi chú cuộc họp này cung cấp các phần có thể điều chỉnh để phù hợp với luồng của các loại cuộc họp khác nhau, từ cuộc họp hàng ngày đến đánh giá khách hàng.
Điểm nổi bật của mẫu này là khả năng hỗ trợ cuộc họp định kỳ. Bạn có thể sao chép ghi chú từ các cuộc họp trước, duy trì định dạng nhất quán và tạo kho lưu trữ có thể tìm kiếm cho tất cả các cuộc họp đã diễn ra.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Dễ dàng tham khảo các cuộc hội thoại trước đây với lịch sử ghi chú được liên kết và sắp xếp theo loại cuộc họp
- Chuẩn bị hiệu quả bằng cách sao chép cấu trúc ghi chú để duy trì các chủ đề cuộc họp nhất quán và liên tục
- Ghi lại các quyết định nhanh chóng hoặc các điểm thảo luận khi chúng xuất hiện với Danh sách công việc
📌 Phù hợp cho: Các nhóm thường xuyên tổ chức các cuộc họp đứng hoặc cuộc gọi với khách hàng để ghi chú nhanh chóng.
11. Mẫu Biên bản Cuộc họp ClickUp
Mẫu Biên bản Cuộc họp ClickUp cung cấp các trang hướng dẫn tùy chỉnh để chuẩn hóa việc ghi chú trong toàn nhóm.
Khác với mẫu ClickUp MoM, vốn được thiết kế có cấu trúc chặt chẽ cho việc phê duyệt chính thức và đang theo dõi dòng thời gian, mẫu này cung cấp định dạng tài liệu linh hoạt mà bạn có thể mở, cập nhật và chia sẻ trực tiếp. Được tích hợp sẵn các phần cho Người tham dự, Nội dung chương trình, Điểm thảo luận và Nhiệm vụ thực hiện, mẫu này giúp bạn tránh được rắc rối khi sắp xếp ghi chú.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Ghi lại ý kiến trực tiếp trong một tài liệu mà bạn có thể cập nhật ngay lập tức khi cuộc họp diễn ra theo tiến độ
- Giữ cho lịch trình và cuộc thảo luận được tổ chức gọn gàng với các phần sẵn sàng sử dụng và có thể chỉnh sửa
- Nhanh chóng xem các bước tiếp theo với các mục hành động nhẹ nhàng được đặt bên dưới mỗi chủ đề
📌 Phù hợp cho: Bất kỳ ai muốn có một bản tóm tắt cuộc họp sẵn sàng chia sẻ dưới dạng biểu mẫu, ghi lại thông tin người tham dự, quyết định và các bước tiếp theo với ít thao tác thiết lập.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Dưới đây là một số phím tắt bạn có thể sử dụng trong tài liệu ClickUp của mình:
- @đề cập đến một người: @
- @đề cập một công việc: @@
- @đề cập một tài liệu: @@@
- căn chỉnh văn bản sang trái: *Cmd + Shift + L (Mac) và Ctrl + Shift + L (PC)
- căn giữa văn bản: *Cmd + Shift + E (Mac) và Ctrl + Shift + E (PC)
- căn chỉnh văn bản sang phải: *Cmd + Shift + R (Mac) và Ctrl + Shift + R (PC)
- Tạo danh sách gạch đầu dòng: Cmd + Shift + 9 (Mac) và Ctrl + Shift + 9 (PC)
- Tạo danh sách kiểm tra: Cmd + Shift + 8 (Mac) và Ctrl + Shift + 8 (PC)
12. Mẫu Ma trận Giao tiếp và Cuộc họp của Đội ngũ ClickUp
Mẫu Ma trận Giao tiếp và Cuộc họp của ClickUp nhóm giúp bạn tổ chức rõ ràng ai nói chuyện với ai, khi nào và tại sao. Đây là mẫu dạng danh sách với các chế độ xem đã được xây dựng sẵn, cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về những cuộc hội thoại cần diễn ra và thời điểm thích hợp.
Bạn có thể lên kế hoạch cho các cuộc đồng bộ định kỳ, xác định các điểm tiếp xúc giao tiếp và đang theo dõi tiến độ của từng cuộc hội thoại với các trạng thái tùy chỉnh như "Đang tiến hành", "Đã xong" hoặc "Hủy bỏ". Điều này giúp việc lên lịch, đang theo dõi và quản lý các cuộc hội thoại trong các nhóm làm việc từ xa trở nên dễ dàng hơn.
🌼 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Xác định các tương tác quan trọng của nhóm với chế độ xem ma trận giao tiếp đã được xây dựng sẵn
- Ghi lại các đồng bộ không chính thức và kiểm tra tiến độ thường bị bỏ qua trong lịch trình
- Phát hiện các lỗ hổng trong chu kỳ giao tiếp trước khi chúng ảnh hưởng đến sự đồng bộ của dự án
- Tùy chỉnh thẻ tần suất để làm rõ các cuộc hội thoại là một lần hay định kỳ
📌 Phù hợp cho: Các nhóm làm việc từ xa cần một kế hoạch giao tiếp chiến lược.
Làm cho các cuộc họp trở nên thú vị và có thể thực hiện được với các mẫu của ClickUp
Các mẫu lịch trình cuộc họp của Asana cung cấp một điểm khởi đầu có cấu trúc, nhưng ClickUp đi nhiều bước xa hơn. Nó kết hợp kế hoạch lịch trình, hợp tác thời gian thực, tài liệu và theo dõi trong một không gian duy nhất.
Từ các cuộc họp một đối một đến các buổi đánh giá sprint, mỗi mẫu được thiết kế để giữ cho cuộc hội thoại có cấu trúc, công việc được ghi chép rõ ràng và các bước theo dõi được xác định rõ ràng.
Mọi thứ đều được kết nối: các mẫu liên kết trực tiếp với công việc, tài liệu và lịch, vì vậy không có gì bị mất sau cuộc gọi. Với tính năng lên lịch bằng AI tích hợp, lịch đồng bộ và tài liệu có thể chỉnh sửa, việc chuẩn bị, tổ chức và đang theo dõi cuộc họp trở nên dễ dàng mà không cần chuyển đổi ngữ cảnh.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅