Hãy tưởng tượng bạn xây một ngôi nhà mà không biết kích thước và hình dáng cuối cùng của nó. Bạn sẽ không biết nền móng phải sâu bao nhiêu, cần đặt hàng bao nhiêu vật liệu, cần bao nhiêu công nhân và bao nhiêu ngày để hoàn thành. Nói cách khác, nếu không biết các yêu cầu, dự án xây nhà của bạn sẽ thất bại ngay từ khi bắt đầu. 🏠
Điều này cũng áp dụng cho phát triển phần mềm — bạn cần hiểu rõ sản phẩm phải đạt được những gì ngay từ đầu. Nếu không, bạn có nguy cơ tạo ra một phần mềm hoạt động hoàn hảo, nhưng không theo cách mà người dùng cuối và khách hàng mong muốn và kỳ vọng.
Đây là lúc phân tích yêu cầu bước vào, giúp bạn xác định, ghi chép, phân tích và xếp hạng ưu tiên nhu cầu và kỳ vọng của các bên liên quan đối với một hệ thống mới hoặc được cải tiến. Đây là hoạt động quan trọng để xác định phạm vi dự án, giữ cho các bên liên quan và nhà phát triển thống nhất với nhau, và cuối cùng là cải thiện sự hài lòng của khách hàng và chất lượng sản phẩm.
Vậy, phân tích yêu cầu là gì, ai thực hiện, như thế nào và khi nào? Chúng tôi sẽ trả lời tất cả những câu hỏi này và hơn thế nữa trong bài viết này, vì vậy hãy tiếp tục theo dõi!
Phân tích yêu cầu là gì?
Mặc dù hầu hết mọi loại dự án đều có thể hưởng lợi từ phân tích yêu cầu (còn được gọi là thu thập và phân tích yêu cầu), nhưng phân tích này thường được thực hiện nhất trong ngành phát triển phần mềm. Đây là một phần của quy trình kỹ thuật phần mềm yêu cầu rộng hơn, được sử dụng để hiểu và phân tích kỹ lưỡng các yêu cầu cho bất kỳ dự án phát triển phần mềm nào.
Mục tiêu của phân tích yêu cầu là loại bỏ mọi sự mơ hồ và hiểu lầm trong quá trình phát triển sản phẩm, đảm bảo nhóm của bạn và các bên liên quan đều có chung quan điểm.
Các hoạt động chính trong quá trình phân tích yêu cầu bao gồm:
- Xác định các bên liên quan chính: Bao gồm người dùng cuối, khách hàng, khách hàng và các bên liên quan khác
- Thu thập yêu cầu của các bên liên quan: Thu thập thông tin về các tính năng mong muốn, giới hạn và mục tiêu
- Tài liệu: Tạo bản ghi có cấu trúc về câu chuyện của người dùng, trường hợp sử dụng và các thông số kỹ thuật khác của sản phẩm
- Phân tích: Đánh giá tính khả thi và tính nhất quán của các yêu cầu đã thu thập và giải quyết mọi mâu thuẫn
- Ưu tiên yêu cầu: Giúp phân bổ tài nguyên hiệu quả và đưa ra quyết định tốt hơn
- Quản lý thay đổi : Xây dựng quy trình xử lý các yêu cầu thay đổi trong suốt vòng đời phát triển
Khi nào nên thực hiện phân tích yêu cầu?
Phân tích yêu cầu thường được thực hiện trong giai đoạn đầu của dự án phát triển trước khi chuyển sang các giai đoạn như thiết kế, triển khai và thử nghiệm.
Bạn cũng có thể muốn thực hiện phân tích chi tiết nếu sản phẩm hoặc hệ thống hiện tại của bạn trải qua những thay đổi lớn. Đây là cách để hiểu những tính năng mới nào là cần thiết và nhận được sự chấp thuận của các bên liên quan đối với bất kỳ sửa đổi nào bạn muốn.
Trong quản lý dự án Agile, phân tích yêu cầu là một quy trình kinh doanh liên tục, không phải là công việc làm một lần rồi quên. Nó được thực hiện theo định kỳ, cho phép các nhóm Agile sửa đổi các yêu cầu phù hợp với phản hồi và thông tin chi tiết mới nhất của khách hàng.
Ai thực hiện phân tích yêu cầu?
Phân tích yêu cầu là một nỗ lực hợp tác giữa nhiều bên liên quan quan trọng trong quá trình phát triển phần mềm, thường là:
- Quản lý dự án
- Chủ sở hữu sản phẩm (trong phương pháp Agile)
- Khách hàng
- Kỹ sư phần mềm và nhà phát triển
- Chuyên gia kiểm tra chất lượng (QA)
Các thành viên khác có thể tham gia phân tích tùy thuộc vào độ phức tạp của dự án bao gồm chuyên gia về chủ đề, nhà phân tích quy trình kinh doanh, đại diện cơ quan quản lý, kiến trúc sư phần mềm, đại diện nhóm tiếp thị và bán hàng, v.v.
Lợi ích của phân tích yêu cầu trong quá trình phát triển phần mềm
Phân tích yêu cầu có thể dẫn đến tỷ lệ hài lòng của khách hàng cao hơn và các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả, hài lòng, sẵn sàng cống hiến hết mình cho mọi dự án. Một số lợi ích quan trọng khác bao gồm:
- Sự rõ ràng về tầm nhìn: Cho phép có tầm nhìn rõ ràng và lộ trình phát triển và định hướng của dự án
- Sự rõ ràng trong nhóm: Giúp mọi người tham gia dự án hiểu rõ các yêu cầu của dự án
- Quản lý xung đột: Giúp xác định sớm các yêu cầu xung đột để có thể quản lý chúng một cách hiệu quả
- Cải thiện mức độ phù hợp của sản phẩm: Giúp đảm bảo phần mềm bạn phát triển phù hợp với tất cả các yêu cầu và có khả năng đạt được mục đích dự kiến
Những thách thức thường gặp trong phân tích yêu cầu
Như chúng ta đã thấy, phân tích yêu cầu là một phần không thể thiếu của bất kỳ dự án phát triển thành công nào, nhưng nó cũng đi kèm với những thách thức riêng. Những thách thức đáng chú ý nhất bao gồm:
1. Sự thiếu rõ ràng giữa các bên liên quan
Các bên liên quan thường không có ý tưởng rõ ràng về những gì họ muốn từ phần mềm hoặc gặp khó khăn trong việc thể hiện các yêu cầu của mình một cách mạch lạc và chính xác. Sự mơ hồ này có thể dẫn đến những hiểu lầm và vấn đề trong các giai đoạn phát triển sau, chẳng hạn như phạm vi dự án bị mở rộng và các chức năng bị bỏ sót.
2. Tính chất động của yêu cầu
Các yêu cầu bạn thu thập ban đầu có thể thay đổi hoặc thậm chí trở nên không còn phù hợp tại một thời điểm nào đó do điều kiện thị trường thay đổi hoặc ưu tiên của người dùng cuối. Vì vậy, hãy có một kế hoạch quản lý yêu cầu dự phòng và nếu bạn cảm thấy có sự thay đổi đáng kể trong các yêu cầu, hãy quay lại bảng vẽ và tiến hành phân tích yêu cầu một lần nữa. 📝
3. Tính mâu thuẫn của yêu cầu
Một số yêu cầu thu thập được có thể mâu thuẫn với nhau và bạn chỉ có thể chọn một yêu cầu để triển khai trong sản phẩm. Ví dụ, thường có sự cân bằng giữa bảo mật và hiệu suất phần mềm — bạn càng thực hiện nhiều kiểm tra bảo mật, chương trình sẽ càng chậm.
Bạn nên truyền đạt rõ ràng các yêu cầu mâu thuẫn này cho các bên liên quan để có thể tìm ra giải pháp thỏa hiệp.
4. Chính trị nội bộ
Các thành viên trong nhóm có các kỹ năng khác nhau có thể muốn các yêu cầu của dự án được thiết lập theo cách nhấn mạnh vai trò của họ hơn. Bạn nên cảnh giác với những xu hướng như vậy và thông báo cho các bên liên quan để đảm bảo quá trình phân tích khách quan và không có mục đích riêng.
Quy trình phân tích yêu cầu: 6 bước khóa
Phân tích yêu cầu là một quy trình kinh doanh phức tạp, đòi hỏi sự giao tiếp, lập tài liệu và tổ chức thông tin thu thập từ các bên liên quan một cách kỹ lưỡng.
Mặc dù quy trình phân tích chính xác sẽ phụ thuộc vào tình huống cụ thể của bạn, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn sáu bước cần tuân theo để nắm bắt chính xác các yêu cầu phần mềm của bạn.
Chúng ta cũng sẽ xem ClickUp — một công cụ quản lý dự án và sản phẩm mạnh mẽ — có thể giúp bạn lập kế hoạch, quản lý và thực hiện từng bước này như thế nào. Bộ sản phẩm quản lý sản phẩm của nền tảng này cung cấp tất cả các tính năng bạn cần để quản lý yêu cầu một cách hiệu quả.
Bước 1: Xác định các bên liên quan chính
Bước đầu tiên là xác định tất cả các bên liên quan đến dự án phát triển của bạn vì mỗi bên sẽ có các yêu cầu và kỳ vọng riêng. Điều này bao gồm khách hàng của bạn cũng như khách hàng và người dùng cuối của phần mềm bạn sẽ phát triển. Hãy nhớ rằng các thành viên và quản lý trong nhóm của bạn cũng là các bên liên quan với các mức độ ảnh hưởng và lãi suất khác nhau trong dự án.
Cách dễ nhất để nhóm các bên liên quan này là sử dụng Bảng trắng ClickUp. Bảng trắng ảo này cho phép bạn hình dung và đơn giản hóa bất kỳ ý tưởng hoặc mối quan hệ nào bằng hình vẽ, hình dạng, ghi chú dán và màu sắc.
Nếu bạn đang tìm kiếm sự trợ giúp trong bước này, hãy sử dụng Mẫu ma trận phân tích các bên liên quan ClickUp dựa trên Bảng trắng. Mẫu này cho phép bạn phân nhóm các bên liên quan thành bốn loại theo quyền lực và lãi suất của họ trong dự án.
Bước 2: Thu thập và ghi chép các yêu cầu của các bên liên quan
Sau khi đã xác định và phân nhóm các bên liên quan, bạn có thể bắt đầu quá trình thu thập yêu cầu của họ.
Bạn nên bắt đầu bằng các cuộc họp và phỏng vấn trực tiếp, sau đó là các cuộc gọi hội nghị với các nhóm các bên liên quan dựa trên các danh mục bạn đã chỉ định trong bước đầu tiên. Mục đích là xác định các điểm trùng lặp và xung đột tiềm ẩn trong các yêu cầu kinh doanh của các nhóm các bên liên quan khác nhau.
Nếu bạn muốn hợp lý hóa quy trình thu thập và tiết kiệm thời gian cho các cuộc phỏng vấn dài dòng, hãy sử dụng Biểu mẫu ClickUp cho nhóm kỹ sư phần mềm. Tính năng này cho phép bạn tạo biểu mẫu tùy chỉnh để thu thập phản hồi từ các bên liên quan và nhóm người dùng, từ đó có được những thông tin quý giá về cách họ muốn phần mềm hoạt động và trông như thế nào.
ClickUp Forms tối ưu hóa quá trình phân tích yêu cầu của bạn hơn nữa bằng cách tự động chuyển đổi các phản hồi biểu mẫu thành nhiệm vụ cho nhóm phát triển của bạn.
Hơn nữa, bạn có thể làm cho quá trình tiếp nhận trở nên dễ dàng hơn với sự trợ giúp của logic điều kiện. Các biểu mẫu sẽ tự động thay đổi tùy theo câu trả lời của người điền biểu mẫu, dẫn đến các câu trả lời phù hợp hơn và thông tin có giá trị hơn về các yêu cầu.
Mẹo bổ sung: Nếu bạn cần một cách dễ dàng để ghi lại câu chuyện của người dùng nhưng không muốn mất thời gian tạo biểu mẫu, bạn có thể sử dụng Mẫu câu chuyện người dùng ClickUp. Sử dụng mẫu này để chuyển đổi câu chuyện của người dùng thành các công việc nhỏ hơn, từ đó bạn có thể dễ dàng sắp xếp, ưu tiên và theo dõi cho đến khi hoàn thành.
Sau khi thu thập các yêu cầu của các bên liên quan, bạn sẽ cần một cách để sắp xếp tất cả thông tin vào một nơi dễ truy cập và dễ tìm kiếm. May mắn thay, ClickUp cũng có một công cụ hoàn hảo cho việc đó — ClickUp Docs. Đây là trình chỉnh sửa văn bản và hệ thống quản lý tài liệu của nền tảng, lý tưởng để tạo kho lưu trữ các yêu cầu của các bên liên quan và thêm vào bất kỳ phần nào của Không gian Làm việc ClickUp của bạn.
Bạn có thể cộng tác trên Tài liệu với nhóm của mình trong thời gian thực bằng các tùy chọn như gắn thẻ, bình luận, chỉnh sửa chung và chuyển đổi văn bản trực tiếp thành công việc để tối ưu hóa quy trình làm việc. Chia sẻ nhanh Tài liệu với các nhóm cổ đông khác nhau thông qua liên kết có thể chia sẻ và cài đặt quyền truy cập cho nhóm, khách và công khai.
Bước 3: Phân nhóm các yêu cầu
Khi bạn đã biết các bên liên quan muốn và mong đợi gì từ sản phẩm, đã đến lúc nhóm các yêu cầu dựa trên bản chất của chúng. Nói chung, bạn sẽ thấy hai loại yêu cầu:
- Yêu cầu hoạt động: Còn được gọi là yêu cầu kinh doanh, chúng đại diện cho các hoạt động cần thiết mà phần mềm phải có thể thực hiện theo chiến lược và mục tiêu hoạt động của các bên liên quan. Hãy nghĩ về các yêu cầu kinh doanh như phạm vi chức năng mà bạn cần phát triển trong phần mềm của mình
- Yêu cầu phần mềm: Chúng liên quan đến các hàm khác nhau mà sản phẩm phải có để đáp ứng các yêu cầu vận hành. Các yêu cầu này có thể được chia thành hai nhóm nhỏ để dễ hiểu hơn: Yêu cầu chức năng: Đây là các hàm phải có trong phần mềm bạn cung cấp cho khách hàng. Ví dụ: chức năng đăng nhập người dùng, chức năng sao lưu dữ liệu, bảng điều khiển quản trị viên và hồ sơ người dùng Yêu cầu phi chức năng: Đây không phải là các chức năng thực tế nhưng vẫn là một phần quan trọng của phần mềm. Ví dụ về yêu cầu phi chức năng bao gồm hiệu suất, khả năng mở rộng và bảo mật
- Yêu cầu chức năng: Đây là các hàm phải có trong phần mềm bạn cung cấp cho khách hàng. Ví dụ: chức năng đăng nhập người dùng, chức năng sao lưu dữ liệu, bảng điều khiển quản trị viên và hồ sơ người dùng
- Yêu cầu phi chức năng: Đây không phải là các hàm thực tế nhưng vẫn là một phần quan trọng của phần mềm. Ví dụ về yêu cầu phi chức năng bao gồm hiệu suất, khả năng mở rộng và bảo mật
- Yêu cầu chức năng: Đây là các hàm phải có trong phần mềm bạn cung cấp cho khách hàng. Ví dụ: chức năng đăng nhập người dùng, chức năng sao lưu dữ liệu, bảng điều khiển quản trị viên và hồ sơ người dùng
- Yêu cầu phi chức năng: Đây không phải là các hàm thực tế nhưng vẫn là một phần quan trọng của phần mềm. Ví dụ về yêu cầu phi chức năng bao gồm hiệu suất, khả năng mở rộng và bảo mật
Bước 4: Xếp hạng các yêu cầu theo mức độ ưu tiên
Ngân sách và nguồn lực hầu như luôn bị giới hạn, và mỗi dự án phải được hoàn thành trong những giới hạn đó. Đó là lý do tại sao việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của các yêu cầu là rất quan trọng — nó giúp bạn quyết định những việc cần làm ngay lập tức và những việc có thể tạm hoãn.
Dưới đây là cách bạn nên ưu tiên và quản lý yêu cầu của từng nhóm bên liên quan:
| Nhóm các bên liên quan | Ưu tiên của các yêu cầu | Cách quản lý yêu cầu của họ |
| Ảnh hưởng cao, lãi suất cao | Cao nhất | Đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu của họ và giúp họ hiểu những giới hạn kỹ thuật hoặc sự khác biệt về quan điểm, nếu có |
| Ảnh hưởng cao, lãi suất thấp | Cao | Ghi lại kỳ vọng của họ và chia sẻ với chủ dự án để đảm bảo tính chính xác của phân tích yêu cầu của bạn |
| Ảnh hưởng thấp, lãi suất cao | Thấp | Phân tích kỹ lưỡng các đề xuất và kỳ vọng của nhóm này. Cố gắng hiểu xem họ đang bị thúc đẩy bởi lý do logic hay tham vọng |
| Ảnh hưởng thấp, lãi suất thấp | Thấp nhất | Ghi lại các yêu cầu của họ nhưng không ưu tiên chúng hơn các yêu cầu của các nhóm khác |
Bước 5: Phân tích và mô hình hóa các yêu cầu
Bước tiếp theo là đánh giá tất cả các yêu cầu bạn đã thu thập, ghi chú và sắp xếp cho đến thời điểm hiện tại, đồng thời xây dựng một số khái niệm phần mềm dựa trên các yêu cầu đó. Các công việc được thực hiện trong giai đoạn này bao gồm:
- Xác định tất cả các đối tượng dữ liệu có thể truy cập từ bên ngoài
- Hình ảnh hóa luồng dữ liệu
- Xác định các hàm dựa trên các đối tượng dữ liệu và luồng
- Xác định giá trị của từng luồng dữ liệu và đối tượng
- Hoàn thành việc hình thành khái niệm về hoạt động của phần mềm
- Xác định giao diện hệ thống
- Xác định các giới hạn và ràng buộc kỹ thuật
Bước 6: Soạn thảo tài liệu đặc điểm kỹ thuật
Cuối cùng, đã đến lúc đưa tất cả các yêu cầu cuối cùng của bạn vào một tài liệu và yêu cầu tất cả các bên liên quan ký tên. Tài liệu này thường được gọi là đặc tả yêu cầu phần mềm (SRS) hoặc tài liệu yêu cầu sản phẩm.
Mẹo bổ sung: Sau khi yêu cầu phần mềm được hoàn thiện, bạn có thể sử dụng Mẫu yêu cầu sản phẩm ClickUp để sắp xếp chúng một cách gọn gàng, cùng với mức độ ưu tiên và trạng thái. Trạng thái có thể được sử dụng để theo dõi xem một tính năng đã được kiểm tra tính khả thi và xung đột hay chưa. Đồng thời, mức độ ưu tiên có thể cho bạn biết mức độ quan trọng của một tính năng hoặc yêu cầu.
Các kỹ thuật và công cụ phân tích yêu cầu tốt nhất
Phân tích yêu cầu không chỉ là phỏng vấn và ghi chép — bạn phải xây dựng các mô hình đồ họa chi tiết để hình dung chức năng của sản phẩm. Các mô hình này giúp các kiến trúc sư phần mềm và nhóm thiết kế hiểu rõ hơn về cách các hàm khác nhau của phần mềm sẽ tương tác với nhau.
Chúng ta sẽ tìm hiểu các phương pháp trực quan hóa phổ biến nhất và các kỹ thuật phân tích yêu cầu, đồng thời hướng dẫn bạn cách áp dụng chúng để xây dựng các mô hình yêu cầu phần mềm xuất sắc.
1. Phân tích khoảng cách
Tóm lại, phân tích khoảng cách phân tích khoảng cách giữa khả năng hiện tại và khả năng mong muốn của một doanh nghiệp. Trong bối cảnh phân tích yêu cầu, phân tích khoảng cách được thực hiện để xác định và thu hẹp khoảng cách hiệu suất giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mục tiêu (yêu cầu) của phần mềm.
ClickUp cung cấp cho bạn hàng tá mẫu phân tích khoảng cách mà bạn có thể sử dụng để hiểu rõ hơn và đạt được các yêu cầu của sản phẩm. Một số trong số đó bao gồm:
Bạn có thể sử dụng bất kỳ mẫu phân tích khoảng cách nào sau đây để sắp xếp thông tin về trạng thái hiện tại và mong muốn của chương trình phần mềm trên bảng trắng kỹ thuật số. Sau khi đã sắp xếp xong, bạn có thể sử dụng bản vẽ và ghi chú dán để cùng nhau xác định những thiếu sót trong hiệu suất của sản phẩm và tìm cách khắc phục.
2. Sơ đồ luồng
Sơ đồ thường được sử dụng để trực quan hóa các quy trình kinh doanh và bạn có thể sử dụng chúng trong phân tích yêu cầu để nắm bắt cách các hàm khác nhau của phần mềm sẽ tương tác với nhau. Chúng bao gồm các hình dạng khác nhau như hình chữ nhật, hình vuông và hình bầu dục, được kết nối bằng mũi tên và đường thẳng để minh họa một quy trình.
Bạn có thể bắt đầu tạo sơ đồ luồng nhanh chóng với Bản đồ Tư duy ClickUp. Tính năng này cho phép bạn kéo và thả các nút trên một khung vẽ kỹ thuật số và kết nối chúng với nhau để lập bản đồ các hàm và đối tượng dữ liệu. Sau khi được tạo, Bản đồ Tư duy có thể dễ dàng được chia sẻ với các bên liên quan hoặc đính kèm vào Tài liệu chứa các yêu cầu sản phẩm.
Ngoài Bản đồ Tư duy, bạn có thể sử dụng hàng chục mẫu ClickUp để xây dựng sơ đồ luồng và sơ đồ luồng dữ liệu một cách dễ dàng. Những mẫu yêu thích của chúng tôi là:
3. Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt được sử dụng để trực quan hóa lịch trình và mối quan hệ giữa nhiều hoạt động trong danh mục đầu tư dự án của bạn, cung cấp chế độ xem tổng quan về tiến độ chung. Là một trong những kỹ thuật phân tích yêu cầu tốt nhất, biểu đồ Gantt vẽ ra bức tranh về thời gian và đơn đặt hàng dự kiến cho từng yêu cầu, giúp thiết lập dòng thời gian động cho toàn bộ quá trình.
Biểu đồ Gantt của ClickUp cho phép bạn trực quan hóa và tổ chức tất cả các khía cạnh của quá trình phân tích yêu cầu, từ theo dõi các phụ thuộc và dòng thời gian của nhiệm vụ đến quản lý các ưu tiên — tất cả đều được thực hiện trong thời gian thực. Bạn có thể dễ dàng lên lịch và phân công nhiệm vụ, xử lý thời hạn, xác định các điểm nghẽn và theo dõi tiến độ tổng thể của quá trình phân tích yêu cầu.
Nắm vững kỹ năng phân tích yêu cầu với ClickUp
Phân tích yêu cầu là một quy trình kinh doanh khó khăn nhưng rất quan trọng cho sự thành công của bất kỳ dự án nào. Nó đòi hỏi sự giao tiếp cởi mở, hợp tác hiệu quả và tổ chức tỉ mỉ trong việc thu thập và điều chỉnh các nhu cầu kinh doanh và kỳ vọng của nhiều bên liên quan.
May mắn thay, ClickUp có thể giúp bạn hợp lý hóa quá trình phân tích yêu cầu. Với bộ tính năng hợp tác, tài liệu và lập sơ đồ toàn diện, cùng với các mẫu sẵn có, ClickUp là chìa khóa giúp bạn phát triển sản phẩm một cách suôn sẻ.
Hãy dùng thử ClickUp và xem nó cải thiện quá trình phân tích yêu cầu và lập kế hoạch dự án của bạn như thế nào. Bắt đầu miễn phí!