Proje Yönetimi Üçgeni – Kapsam, Zaman ve Maliyet Arasındaki Denge

Müşteri beklentileri, modern iş ortamlarının öngörülemez doğası ve sınırlı kaynaklar, müşterileri, takımınızı ve projeleri yönetmeyi zorlu bir hale getirir.

Bu nedenle, proje yöneticileri, boyutları veya sektörleri ne olursa olsun, projeleri yönetmek ve müşteri-takım iletişimini kolaylaştırmak için neredeyse her işin vazgeçilmez bir parçası haline gelmiştir.

Bu makalede, proje yönetimi üçgeninin ne olduğunu, nasıl çalıştığını, neden işe yaradığını ve proje yöneticisi olarak rolünüzde bu üçgeni uygulamaya koymak için proje yönetimi araçlarını nasıl kullanabileceğinizi anlatacağız.

Proje Yönetimi Üçgeni nedir ve nasıl işler?

Proje yönetimi en iyi uygulamaları üzerine onlarca yıl süren araştırmaların ardından, bu işin temel direklerinden biri Proje Yönetimi Üçgeni (PMT) olarak bilinir hale geldi.

Altın Üçgen, Demir Üçgen ve Üçlü Kısıt Üçgeni olarak da bilinen PMT, başarılı yönetim için görsel bir yardımcı ve kavramsal ve pratik bir çerçeve sağladığı için proje yöneticisinin cephaneliğindeki gizli silahtır.

Proje Yönetimi Üçgeni, 1950'lerden beri varlığını sürdürmekte ve gelişmeye devam etmektedir. Günümüzde, bir İngiliz sürümü ve bir ABD sürümü (bizim odak noktamız olan) ile birlikte, Agile takımları için özel olarak yeniden oluşturulmuş Agile Üçgeni adında bir yapı bulunmaktadır. Bununla birlikte, 70 yıl geçmesine rağmen, Demir Üçgen'in temel ilkeleri, başlangıcında olduğu kadar bugün de aynı etkinliğini korumaktadır.

Şimdi, nasıl işlediğine geçelim.

Proje yönetiminin Altın Üçgeni, bir projenin son ürününün (üçgenin ortasındaki düzlem alanla temsil edilen) genel kalitesini etkileyen üç temel kısıtlamayı temsil eden üç kenarlı bir üçgenle görselleştirilmiş bir yardımcı araçtır.

Proje Üçgeni'nin üç unsuru şunlardır:

Bu üç faktör, proje takımını, nihai ürünün kalitesini ve nihayetinde projenin başarısını etkilediği için, bunları yönetmek proje yöneticisinin görevidir.

PMT, bu üç faktörün birbiriyle nasıl bağlantılı olduğunu basit bir şekilde gösterdiği için işe yarar ve bu da onu müşteri iletişimi için ideal hale getirir. Her proje, bir proje bütçesi (maliyet), bir son tarih (maliyet) ve boyut, büyüklük ve karmaşıklık açısından değişen bir nihai hedef ( proje kapsamı ) ile oluşturulur.

Bu üçgen, üçlü kısıtlamalar arasında korunması gereken dengeyi de temsil eder. Diğer bir deyişle, bir değişken değişirse, dengeyi yeniden sağlamak için diğer ikisinde de ayarlamalar yapılmalıdır.

Örneğin, bir son tarih uzatılır ve kullanılabilir süre azalırsa, yeni son tarihe uyulmasını ve ürünün kalitesinin korunmasını sağlamak için maliyetlerin artırılması veya kapsamın azaltılması gerekir.

Proje Yönetimi Üçgeninin Üçlü Kısıtlamaları

PMT, üç farklı kenarı (zaman, proje maliyeti, kapsam) birbirine karşı zıt kuvvetler olarak düşünülebileceğinden, Demir Üçgen olarak da adlandırılır.

Diğer bir deyişle, PMT'nin noktaları doğal olarak birbirinden uzaklaşacaktır. Örneğin, kapsam genişlemesi meydana gelirse veya maliyetler yükselmeye başlarsa, üçgen orantısız hale gelir ve bozulur ve içindeki kalite kaybolur.

Projenin başarılı bir şekilde yürütülmesi için, proje yöneticisi güçlü ve sağlam bir üçgeni korumak için üçlü kısıtlamalar arasındaki ilişkiyi dikkatlice müzakere etmelidir. Ancak, değiştirilemeyen belirli kısıtlamalar arasında belirli ilişki türleri vardır:

İkisi arasındaki farkı bilmek önemlidir.

Kapsam ile maliyet ve zaman arasındaki ilişki doğrudan orantılıdır. Bir projenin kapsamını genişletirseniz, maliyet ve/veya zaman da artacaktır. Benzer şekilde, bir projenin kapsamını daraltmaya karar verirseniz, maliyet ve/veya zaman da paralel olarak azalacaktır.

Ancak maliyet ve zaman arasındaki ilişki ters orantılıdır. Bu iki kısıtlama, zıt yönlere hareket ettirilerek dengelenmelidir.

Örneğin, bir projenin bütçesini azaltırsanız, son teslim tarihini ertelemek (uzatmak) zorunda kalırsınız. Benzer şekilde, aniden bir zaman sıkıntısı ile karşılaşırsanız, yeni talepleri karşılamak için maliyetleri artırmanız gerekir.

Her bir kısıtlamayı biraz daha ayrıntılı olarak inceleyelim.

1. Zaman

Bir projeye getirilen zaman kısıtlamaları genellikle kontrol edilmesi en zor olanlardan bazılarıdır ve hatta başlangıçtan itibaren sizin kontrolünüz dışında olabilir. Proje üçgeninde zaman, neredeyse her zaman öncelikle müşteri tarafından belirlenen son teslim tarihini ifade eder. Bu, müşterinin bitmiş proje teslimatlarını elinde görmek istediği tarihtir.

Ancak, proje yöneticisinin farkında olması gereken zaman kısıtlamasına etki eden birçok başka unsur da vardır.

Zaman ayrıca şunları da içerir:

Kaynak ve malzemelerin teslim süresi gibi faktörler, Demir Üçgen'in ilk kısıtlamasının yönetiminde rol oynar.

Belirlenen son tarih sabit kalsa bile, zaman kısıtlaması içindeki diğer unsurlarda gecikmeler veya aksaklıklar, projeyi yeniden dengelemek ve başarısını sağlamak için maliyet veya kapsamda ayarlamalar yapılmasını gerektirecektir.

Bir projenin zaman kısıtlamasını etkileyebilecek en yaygın oluşumlardan bazılarına hızlıca göz atalım:

PMT, proje yöneticilerinin başarılı bir şekilde fonksiyonlarını yerine getirebilmeleri için üç kısıtlamayı dengelemelerini gerektirirken, zaman kayıplarını en aza indirgemek ve zamanı daha iyi yönetmek için proaktif olarak yapabileceğiniz şeyler olduğunu da unutmamak önemlidir. Bunlar arasında şunlar yer alır:

2. Maliyet

Hemen hemen her projenin işin başlangıcında belirli bir bütçesi vardır. Proje yöneticisi olarak, hammadde, tesisler, envanter, ekipman, araçlar ve yetenek (personel) gibi birçok farklı faktöre ilişkin öngörülen ve tahmini maliyetlere dayalı olarak bu bütçeyi oluşturmaktan sorumlu olacaksınız.

İyi bir bütçe hem gerçekçi hem de müşterinin bütçesini hesaba katar, kötü bir bütçe ise finansal KPI'ları takip edemez ve zaman ve/veya kapsamdaki ilk değişikliklerde aşılır.

Ancak, bütçe önermek her zaman proje yöneticisi olarak size bağlı değildir. Çoğu zaman, bütçe müşteriler tarafından belirlenir.

Örneğin, babasının eski arabasını yenilemek için özel bir oto tamircisine başvuran bir müşteri, yalnızca 20.000 dolar harcamaya razı olabilir. Bu durumda, müşterinin bütçe taleplerini karşılamak için proje kapsamını ve son teslim tarihini belirlemek garajın proje yöneticisine kalır.

Bu senaryoda, müşteri de son tarihi belirliyorsa (ve bu son tarihin çok yakın olduğunu varsayalım), proje yöneticisi zaman ve maliyet arasında bir denge sağlamak için yenilemenin genel kapsamına ciddi kısıtlamalar getirmek zorundadır.

Ne yazık ki, maliyet ve projenin başarısını etkileyebilecek başka faktörler de vardır. İşte bir projenin maliyet kısıtlamasını olumsuz etkileyen yaygın faktörlerin listesi:

Proje yöneticisi olarak maliyetleri daha iyi yönetmek için yapabileceğiniz bazı şeyler şunlardır:

Bu bütçe teklifi şablonlarını kullanın!

3. Kapsam

Kapsam, projenin genel boyutunu ifade eder. Tanımlanması daha zor olan kısıtlamadır, ancak belki de müşterinin nihai vizyonu olarak düşünülebilir.

Bir projenin kapsamını veya boyutunu birçok farklı faktör belirler. Bunlar arasında şunlar yer alır:

Temel olarak, bir proje ne kadar karmaşık ve kapsamlı olursa (örneğin, uzaya yeni bir uydu fırlatılması), kapsamı o kadar geniş olur ve proje üçgeninin dengesini korumak için o kadar fazla zaman ve kaynak ayrılması gerekir.

Buna karşılık, bir proje ne kadar basit, anlaşılır ve denenmiş ve test edilmişse (örneğin, uzayda geçen bir film için model uydu yapmak gibi), kapsamı o kadar küçük olur ve projenin başarıya ulaşması için gereken zaman ve kaynaklar o kadar az olur.

Çoğu zaman, kapsam, müşteri veya üçüncü taraflarca yapılan öngörülemeyen ve kaçınılmaz değişiklikleri hesaba katmak için en esnek şekilde ayarlanabilen değişkendir.

Proje Yönetimi Üçgeni'nin kapsam kısıtlaması, aşağıdakiler dahil birçok faktörden etkilenebilir:

Proje yöneticisi olarak bir projenin kapsamını korumak için kullanabileceğiniz yöntemlerden bazıları şunlardır:

Proje Yönetimi Üçgenini Kullanmanın Avantajları

Proje Yönetimi Üçgeni, projeleri planlamak ve yönetmek için sadece bir düşünce yöntemi değildir; daha başarılı bir proje yöneticisi olmanızı sağlayan, kanıtlanmış yararlı bir araçtır.

Proje üçgeninin güzelliği, diğer avantajlarının yanı sıra esneklik sunmasıdır.

1. Müşteri iletişimi

Müşteriler size kafalarında yeterince net bir vizyonla gelebilir, ancak bu, özel eğitim gereksinimlerine yönelik tedarik hattınız gibi sayısız karmaşıklığın farkında olacakları anlamına gelmez. Proje Yönetimi Üçgeni'ni, müşteriye yardımcı olmak ve bütçe, kapsam ve son tarih arasındaki etkileşimi daha iyi anlamak için açık ve öz bir görsel yardımcı olarak kullanabilirsiniz.

2. Değişim yönetimi

Proje üçgeni, üç proje kısıtlamanızdan birinde meydana gelen değişiklikleri görmenizi ve bu değişikliklere göre verimli bir şekilde hareket etmenizi sağlar. Proje yönetiminde PMT'yi kullanmak, kapsamlı değişiklik yönetimi planları oluşturmanıza olanak tanır ve takımınızın değişikliklere hazırlıklı ve dirençli olmasını sağlar.

3. Önceliklerin netleştirilmesi

Maliyet, zaman ve kapsam gibi üç kısıtlama arasındaki itme ve çekme etkisinin farkında olmak, herhangi bir projenin anahtar önceliklerini hızlı bir şekilde belirlemenizi sağlar. Bunu yapmak, KPI'larınızı veya dönüm noktalarınızı hemen tanımanıza olanak tanır ve böylece, son ürünün kalitesini korumak ve projenin başarısını sağlamak için sizin ve her bir takım üyesinin ulaşması gereken hedefleri net bir şekilde anlamanıza yardımcı olur.

4. Risk azaltma

Proje Yönetimi Üçgeni, projenin başarısız olma riskini azaltır. Müşteri beklentilerini yöneterek, temel kısıtlamalarda meydana gelen beklenmedik değişikliklerin kolayca absorbe edilmesini sağlayarak ve bir PMT ile proje kapsamı için net öncelikler belirleyerek, proje yöneticileri projeyi daha iyi kontrol edebilir ve buna göre ayarlamalar yapabilir.

Çevik Üçgen nedir?

Tasarım ve fonksiyon olarak Proje Yönetimi Üçgeni'ne benzeyen Agile takımları ve profesyonelleri, kendi yaklaşımlarını geliştirerek buna Agile Üçgeni adını verdiler.

Agile Üçgeni'nin oluşturulmasının ardındaki motivasyon, daha fazla esneklik sağlamaktı. Geleneksel Proje Yönetimi Üçgeni çok katıydı ve üçlü kısıtlamalar içindeki değişikliklere karşı hassas olabilirdi.

Çevik Üçgende, üç kenar (veya nokta) şu şekilde etiketlenmiştir: Değer, Kalite ve Kısıtlamalar. Burada, tüm Proje Yönetimi Üçgeni Çevik Üçgenin sadece bir kenarına veya köşesine sınırlandırılmıştır.

Çevik Üçgen'in avantajı, projenin kalitesine ve projenin müşteriye sunduğu son ürünün değerine daha fazla önem vermesidir. Kısıtlamalar, üç tane kalmasına rağmen, bir projenin genel yönetiminde tek bir faktör haline gelir.

Örneğin, bir takım proje yönetimi için Agile Üçgeni kullanarak bir uygulama geliştiriyorsa ve müşteri, son kullanıcının uygulama ile tamamlayabileceği fonksiyonların sayısını artırmak istiyorsa (yani değeri artırmak istiyorsa), proje yöneticisi uygulamanın genel kalitesini düşürmek ve/veya bazı veya tüm kısıtlamaları artırmak (daha fazla para, daha fazla zaman, daha geniş kapsam) zorunda kalacaktır.

Proje Yönetimi Üçgenini Uygulama

Demek bu kadar ilerlediniz. Ancak Proje Yönetimi Üçgeni'nin arkasındaki teoriyi bilmek ve bu teoriyi uygulamaya koyabilmek iki farklı şeydir.

PMT'yi ve tüm ek faydalarını tam olarak öğrenmek yıllar alabilir ve birçok kişi iş, yönetim, girişimcilik ve finans alanlarında üniversite veya yüksekokulda öğrenim görür.

Bu bölümde, yeni edindiğiniz teorik bilgileri iş ve proje yönetiminin gerçek dünyasına nasıl uygulayabileceğinizi tartışacağız. Ancak önce, bunu tek başınıza yapmak zorunda olmadığınızı belirtmek gerekir. Günümüzde, proje yöneticileri ve müşteriler, gerçekten etkileyici ve kullanışlı çevrimiçi dijital iş araçlarına erişebilir.

En popüler dijital proje yönetimi yazılımlarından biri olan ClickUp, kullanıcılara etkili kısıtlama dengeleme, değişiklik yönetimi ve takım organizasyonu için gerekli çeşitli fonksiyonlar sunar.

Proje yöneticileri, projelerini planlamak, yönetmek ve izlemek için ClickUp'tan yararlanabilir. Platformun tamamı özelleştirilebilir olduğundan, takımlar geleneksel veya çevik proje yönetimi yaklaşımı ya da başka bir yaklaşım olsun, iş akışı tercihlerini destekleyecek şekilde yapılandırabilir.

ClickUp'ın sunduğu en önemli özelliklerden bazıları şunlardır:

ClickUp'ın, çeşitli senaryolarda Proje Yönetimi Üçgeni'nin öğretilerini uygulamanıza nasıl yardımcı olabileceğine bir göz atalım.

1. Maliyet yönetimi

Herhangi bir projede, verimsizlik nedeniyle başlangıç bütçesinin büyük bir kısmı hızla tüketilir. Düşük öncelikli görevlere çok fazla zaman harcanması veya kaynakların etkin bir şekilde tahsis edilmesi ve takım faaliyetlerinin düzene sokularak maliyetlerin azaltılması gibi durumlarda, maliyet yönetimi dengeli bir proje üçgeni sürdürmek için anahtar rol oynar.

ClickUp'ın kaynak yönetimi özellikleri, her boyuttaki takımın, özellikle de uzaktan çalışan takımların verimliliğini artırmak için özel olarak tasarlanmıştır. Kaynakları bir bakışta görselleştirmenize, takım iletişimi ve işbirliğini geliştirmenize ve ilerlemeyi izlemenize yardımcı olacak özellikler sunar.

2. Zaman yönetimi

Belirlenen bir son tarihi her zaman değiştiremez veya malzeme teslimatı gibi üçüncü taraf süreçlerini hızlandıramazsınız. Bazı şeyler sizin kontrolünüz dışında. Bu nedenle, bir proje yöneticisi olarak zamanınızı, projenin genel zaman çizelgesini ve takımınızın zamanını dikkatli bir şekilde yönetmeniz çok önemlidir.

ClickUp, proje yöneticilerinin zaman yönetiminde mükemmelleşmelerini sağlayan iki benzersiz özellik sunar. Siz ve takımınız, hem aktif hem de geriye dönük olarak çalışan ClickUp'ın global zaman izleyicisini kullanabilirsiniz. Zaman izleyicisi, akıllı telefonlar dahil tüm cihazlarda kullanılabilir, bu da takımınızın nerede olurlarsa olsunlar işlerini takip edebilecekleri, verimliliklerini en üst düzeye çıkarabilecekleri ve projenizin zaman çizelgesindeki aksaklıkları en aza indirebilecekleri anlamına gelir.

Ayrıca, Çalışan İş Yükü Şablonlarını kullanarak takımınızın zamanını yönetebilir, kaynakları tahsis edebilir ve her hafta tek tek takım üyelerinin yeni görevleri üstlenme kapasitelerini yeniden değerlendirebilirsiniz. Takımınızın iş yükünü izlemek, takım üyelerine yeni veya daha karmaşık görevler atamanıza veya geride kalan ya da aşırı iş yükü altında olan çalışanları değerlendirmenize yardımcı olabilir.

Bonus: Kapasite Planlama Şablonları

3. Kapsam yönetimi

Son olarak, başarılı bir proje yöneticisi olmak için, projenizin genel kapsamını da yöneterek ve değiştirerek maliyet ve zaman arasındaki dengeyi sağlayabilmelisiniz. Bu, önceden düşündüğünüzden daha fazla zaman ve paraya sahip olduğunuzda projenin kapsamını genişletmek veya kaynak sıkıntısı çekiyorsanız ya da teslim tarihi yaklaşıyorsa belirli anahtar alanlarda kapsamı daraltmak anlamına gelebilir.

ClickUp, ClickUp İş Kapsamı Şablonu ile kapsam yönetiminde büyük ölçüde yardımcı olur. Bu kaynağı, projenin kapsamını, teslim edilecekleri, dönüm noktalarını ve daha fazlasını toplarken ve belgelendirirken size rehberlik etmesi için kullanabilirsiniz.

Ayrıca, ClickUp'ın İş Kapsamı Ayrıntıları Şablonunu kullanarak projenizin çıktılarının makro sürümünü mikro görevlere ve dönüm noktalarına düzgün bir şekilde bölebilir ve ilerledikçe takımınızın her birinde kaydettiği ilerlemeyi takip edebilirsiniz.

Bonus: İş Dağılım Yapısı Yazılımı ( WBS )

Proje Üçgenini ve ClickUp'ı Kullanarak Projelerinizi Yönetin

Etkili bir proje yöneticisi olmadan, en basit projeler bile başarısız olur; başarısızlık, bir projenin bütçesini, zaman çerçevesini ve kapsamını ne ölçüde karşıladığı veya karşılamadığı ile ölçülür. İlginçtir ki, büyük şirketler ve kurumlar bu rolü üstlenen özel proje yöneticilerine sahipken, gerçekte her şirketin bir proje yöneticisi vardır.

Sokağınızın köşesindeki küçük, bağımsız kafede sadece üç personel çalışıyor olsa bile, bunlardan biri muhtemelen farkında bile olmadan proje yöneticisi olarak görev yapmaktadır.

Her işin bir proje yöneticisine (ve iyi bir proje yöneticisine) ihtiyacı olduğundan, her proje yöneticisinin iş için doğru araçlara erişimi olması çok önemlidir. Proje Yönetimi Üçgeni, ClickUp gibi yönetim yazılımlarıyla birleştirildiğinde kazanan bir kombinasyon oluşturur. 🤝

Misafir Yazar:

Veselin Mladenov, ThriveMyWay'in İçerik Yöneticisidir.

Kurumsal pazarlama ve satış alanında 10 yılı aşkın deneyime sahip olan, dijital pazarlama ve içerik oluşturma alanındaki tutkusunu takip etmeye karar vermiştir.