Her proje yöneticisi, "İstediğiniz kadar zaman ayırın" ve "Para sorun değil" gibi sözler söyleyen bir müşteri veya paydaşla çalışmayı hayal eder
Aynı zamanda, her proje yöneticisi bu senaryoların gerçekçi olmadığını bilir. Ne yazık ki, çoğu proje yöneticisi, projenin yaşam döngüsünde dalgalanmalara neden olabilecek proje kısıtlamalarıyla karşılaşacaktır.
Bu can sıkıcı sınırlamalar, projelere yaklaşımınızı, neler sunabileceğinizi, bunları ne zaman teslim edebileceğinizi ve teslim edileceklerin kalitesini etkiler. Proje kısıtlamalarını yönetmek, başarılı bir proje planlaması için çok önemlidir.
İyi haber şu ki, proje yönetimi kısıtlamaları ele alınabilir, düzeltilebilir veya tamamen önlenebilir. Her şeyin zamanında ve bütçe dahilinde kalmasını ve projenizin çıktılarının müşterinizin beklentilerini karşılamasını sağlamak için doğru araçlara ve süreçlere ihtiyacınız var.
En yaygın proje kısıtlamalarını gözden geçirip, bunları yönetmek için ipuçları ve araçlar paylaşacağız, böylece takımınızı başarıya hazırlayabilirsiniz.
Proje Kısıtlamaları Nelerdir?
Proje kısıtlamaları, takım liderlerinin veya proje yöneticilerinin projeyi başarıyla tamamlamasını sınırlayan faktörlerdir. En yaygın proje kısıtlamaları şunlardır:
- Proje zaman çizelgeleri: İş, başlangıçta planlanan zaman dilimi içinde tamamlanabilir mi?
- Proje bütçeleri veya maliyetleri: Projenin bütçenizi aşma ihtimali var mı?
- İş kalitesi: Takım üyeleri arasında iş kalitesi farklılık gösterecek mi?
- Proje kapsamı : Proje, ayrıntılı olarak belirtildiği şekilde tamamlanabilir mi?
- Proje hedefleri: Hedefler, başladığınız zamanki hedeflerle aynı mı?
Bu kısıtlamalar birbiriyle iç içe geçmiştir; yani birini değiştirirseniz, genellikle diğerlerini de etkiler. Örneğin, bir projenin kapsamını genişletmek, projenin tamamlanması için daha fazla zaman ve para gerektirebilir.
Bu sınırlamaları anlarsanız, siz ve proje yöneticileriniz doğru kararlar alarak projenizi planlandığı gibi sürdürebilirsiniz.
Proje Kısıtlamalarını Dengelemek Neden Önemlidir?
Projenin başarısı, proje kısıtlamalarını ne kadar iyi yönetebildiğinize ve bunların operasyonunuzu sekteye uğratmasını ne kadar önleyebildiğinize bağlıdır. Proje yöneticileri birçok değişken unsuru aynı anda idare eder, ancak projenizi rayından çıkarmak çok da zor değildir.
Örneğin, takımınız tüm zamanların en iyi proje çıktılarını oluşturabilir. Ancak bunları geç teslim ederseniz ve bütçeyi aşarsanız, paydaşlarınız muhtemelen hizmetlerinizi bir daha kullanmayacaktır ve bunun da haklı bir nedeni olacaktır.
Bu nedenle, proje planlama sürecinde ödün verilecek noktaları belirlemeniz gerekir. Bu, projeyi önceden belirlenen zaman dilimi ve bütçe içinde ve mevcut kaynaklarla tamamlamanıza yardımcı olacaktır.
Bir noktada, pahalı veya zaman alıcı kısıtlamalarla karşılaşmadan projeyi tamamlamak için takımınıza ilham vermeniz gerekebilir. Yine, bir proje kısıtlaması ortadan kaldırılırsa, diğer kısıtlamaları da etkileyebilir.
1980'lerin filmlerindeki kalpsiz iş adamları gibi konuşmak istemem, ama zaman paradır! İki gün geç kalmak, iki gün ek maaş ve iş gücü maliyeti anlamına gelir.
Kısıtlamaları dengelemek, projenin finansal açıdan başarısını garanti eder, bu da şirketinizin bu tür işleri tekrar üstlenebileceği anlamına gelir. Temel olarak, tüm proje yönetimi KPI'larınızı aşmak için en iyi yolu sunar.
En Yaygın Proje Kısıtlamalarının Örnekleri
Daha önce bahsettiğimiz gibi, çeşitli proje kısıtlamaları vardır, ancak Project Management Institute çalışanları bunları proje yönetiminin üçlü kısıtlamalarına ayırmıştır. Bunlar kapsam, zaman çizelgesi ve bütçe'dir.
Bunlar bazen proje yönetimi üçgeni veya demir üçgen olarak adlandırılır, ki bu isim Bond filmlerindeki kötü karakterlerin gizli adalarının adı gibi geliyor kulağa. 🦹
Üçlü kısıtlamalara ek olarak, kaynaklar, risk ve kalite standartları dahil olmak üzere üç yaygın proje kısıtlaması daha vardır. İşte altı yaygın kısıtlamanın tümü ve bunların projenizi nasıl etkileyeceği:
1. Proje kapsamı
Bir projenin kapsamı, projenin neyi başarması gerektiğini ve ne kadar işin yapılması gerektiğini ana hatlarıyla belirtir. Zaman çizelgesi ve bütçe gibi projenin diğer kısıtlamalarının makul olup olmadığını belirlemek için kapsam kısıtlamasını net bir şekilde anlamanız gerekir.
Projenin kapsamını anlamak, projenize giderek daha fazla görev eklenmesi sonucu ortaya çıkan korkulan kapsam genişlemesini önlemenize yardımcı olabilir.
Örneğin, projeniz 10 sayfalık bir web sitesi oluşturmak ve aniden müşteriniz iki sayfa daha eklemek istiyor. Bu, orijinal proje kapsamının dışında olduğundan, bu iki sayfanın eklenmesinin proje kontrollerini (veya projenin zaman çizelgesini ve bütçesini) nasıl etkileyeceğini tartışmak için müşteriye geri dönmeniz gerektiğini biliyorsunuz.
Bu nedenle, ClickUp İş Kapsamı Şablonu gibi belgeler, projeyle ilgili her şeyi kaydetmek için çok önemlidir. Siz ve müşteriniz, herhangi bir değişikliğin diğer ana proje kısıtlamalarını da değiştireceğini kabul ederek bir proje kapsamı belgesi üzerinde anlaşmalısınız.
2. Proje zaman çizelgesi
Proje zaman çizelgesi, bir projeyi tamamlamak için gereken süredir. Zaman çizelgeniz, projenin başlangıcından planlamaya, tamamlanmasına ve kapatılmasına kadar tüm proje yaşam döngüsünün tamamlanmasının ne kadar süreceğini hesaba katmalıdır. ⏰
Bazen paydaşlarınız size belirli bir zaman çizelgesi ile gelirler. Ancak bazıları projenin kapsamını açıklayıp, takımınızın projeyi tamamlamak için ihtiyaç duyacağı süreyi yeniden tahmin etmenizi isteyebilir.
Proje zamanlamanızı tasarlarken bağımlılıkları göz önünde bulundurun. Bazı görevler aynı anda tamamlanabilirken, diğerlerinin tamamlanması iş akışınızın bir sonraki adımına geçebilmeniz için gerekli olabilir.
3. Proje bütçesi
Proje bütçeleri, bu işi tamamlamak için harcayabileceğiniz para miktarıdır. Bütçe tahsisi üzerinde çalışırken, takım üyelerinin maaşlarının proje maliyetlerinizin bir parçası olduğunu (ve genellikle en büyük parçası olduğunu) unutmayın. 💸
Benzer şekilde, takımınızın işlerini yapmak için kullandığı SaaS abonelikleri ve araçları varsa, bu maliyetleri de bütçenize dahil etmeniz gerekebilir. Tüm iç paydaşların bulunduğu bir ortamda çalışan proje yöneticileri, çalışanların maaşlarının bütçeye dahil edilip edilmediğini teyit etmeleri gerekebilir.
Bir projeyi tamamlamak için belirli bir miktar bütçe ayrıldıysa ve takım maaşlarını hesaba katmanız gerekmiyorsa, bütçeyi temel ekipmanlara ayırabilirsiniz. Ancak maaşları hesaba katmanız gerekiyorsa, tam zaman çizelgesinde çalışmanın maliyetlerini göz önünde bulundurmanız gerekir.
ClickUp Bütçeli Proje Yönetimi Şablonunu kullanarak, bu maliyetli kısıtlamayla karşılaşmamak için giderlerinizi ve potansiyel harcamalarınızı takip edebilirsiniz.
4. Proje kaynakları
Kaynaklar, zaman ve para dışında projeyi tamamlamak için ihtiyacınız olan her şeyi içerir. Bu, 10 sayfalık (yani 12 sayfalık) web sitesini oluşturmak için gereken takım üyeleri olabilir.
Bir geliştiriciye, tasarımcıya ve metin yazarına ihtiyacınız olabilir, ancak bazı kaynaklar şu anda başka projelerde veya yeni web sitesi projenizden hemen sonra başka projelerde çalışıyor olabilir. Bu durum, proje zaman çizelgesi içinde kaynak kısıtlamalarını önlemeye büyük önem kazandırır.
Bu nedenle, gerçekten ihtiyacınız olan şey, takımlarınızın iş yüklerine ilişkin üst düzey bir görünümdür. Böylece, anında planlama yapabilir veya ayarlamalar gerçekleştirebilirsiniz. Neyse ki, proje yöneticileri kaynak tahsis araçlarını kullanarak iş yüklerini ve görevler arasındaki zamanı yönetebilir ve böylece işlerin eksik veya fazla tahsis edilmesini önleyebilir.
5. Proje riski
Bazı projeler diğerlerinden daha risklidir, ancak neredeyse her projenin riskleri vardır. İnşaat proje yönetiminde riskler arasında şantiyede yaralanmalar veya ekipman kaybı sayılabilir. Ancak web sitesi proje yönetiminde, site çökmesi, bozuk bağlantılar, son dakika metin değişiklikleri veya web sitesi kapalıyken gelir kaybı gibi riskler vardır.
Projenizin başarılı olmasını sağlamak için, başlamadan önce bir risk yönetimi stratejisi geliştirin.
Tüm takım üyelerinin güvenlik protokolleri konusunda eğitilmesini ve şantiyenin sigortalı olmasını sağlayarak şantiyedeki riskleri azaltabilirsiniz. Ayrıca, site trafiğinin en az olduğu gece saatlerinde değişiklikler yaparak web sitesi taşıma risklerini azaltabilirsiniz.
Bir projenin çok az risk taşıdığını düşünseniz bile, zaman ayırıp takım üyelerine neyin yanlış gidebileceğini sorun ve bir acil durum planı hazırlayın. ClickUp Risk Analizi Beyaz Tahta Şablonu ile, bu görsel Beyaz Tahta biçiminde olası sorunları veya proje kısıtlamalarını önceden tespit edebilirsiniz.
Bu proje kısıtlaması şablonu, tüm potansiyel proje risklerinin aynı kriterler kullanılarak değerlendirilmesini sağlayarak projelerinizde zaman ve çaba tasarrufu sağlar. Bu sayede daha etkili risk yönetimi stratejilerini daha hızlı elde edersiniz.
6. Proje kalitesi
Son kısıtlama, projenizin kalitesi veya proje yürütme becerilerinizdir. Takım üyeleriniz ve paydaşlarınız, en iyi proje kalitesine sahip çıktıları oluşturmak ve görmek isteyecektir.
Ancak diğer tüm proje kısıtlamalarınız, projenin kalitesini etkileyecektir. Proje yöneticisi olarak, projeyi daha hızlı veya daha az maliyetle tamamlamak için proje kalitesinden hangi ödünleri vermeye hazır olduğunuzu belirlemeniz gerekebilir.
Proje Kısıtlamalarını Yönetme
Proje kısıtlamalarını yönetmek, sürekli bir dengeleme işidir. (Neden sürekli sirk benzetmeleri yapıyoruz bilmiyoruz, belki de proje yöneticisi olmak ofis sirkinin başı olmak gibi hissettirdiği içindir. ) 🎪
Ancak doğru araçlarla, proje kısıtlamaları dahilinde çalışabilir ve birinci sınıf bir son ürün sunabilirsiniz. Kısıtlamaları yönetmenize yardımcı olacak 10 proje yönetimi aracı.
1. Projenin tam kapsamını anlayın
İş kapsamı belgeniz, proje paydaşlarınızın beklediği kesin proje hedeflerini, kapsamını ve teslim edilecekleri özetlemelidir. Bu, projeniz boyunca referans görevi görecek ve kapsamın genişlemesini önlemeye yardımcı olacaktır.
2. Proje şartnamesi oluşturun
Proje sözleşmesi, projenin paydaşlarını, takım üyelerini, kaynaklarını, hedeflerini, kapsamını, teslim edilecekleri, dönüm noktalarını, risklerini ve onay sürecini özetleyen hızlı bir referans görevi görür. Takımınızdaki herkese genel bir görünüm sunar ve işlerin yolunda gitmesine yardımcı olur.
ClickUp Proje Şartnamesi şablonu ile, bir projenin varlığını resmi olarak onaylamak için ücretsiz ve çok önemli bir belgeye erişebilirsiniz. Bu şablonu kullanarak proje yöneticileri, proje faaliyetleri için organizasyonel kaynakları oluşturma ve tahsis etme olanağına sahip olurlar. 🛠️
3. Başlangıç toplantısı düzenleyin
Projeye genel bir bakış elde ettikten sonra, proje takımınızı bir araya getirme zamanı gelir. Başlangıç toplantısı, projeyi ve kısıtlamalarını tüm ilgili kişilere açıklamanızı sağlar. ClickUp'ın Proje Başlangıç Toplantısı Şablonu'nu kullanarak kontrol listenizi kolaylaştırabilirsiniz.
Önemli takım üyeleri, projenin potansiyel risklerini veya zaman çizelgesi ya da bütçeyle ilgili sorunları belirleyebilecek, böylece siz de bunları paydaşlarınızla mümkün olan en erken aşamada ele alabileceksiniz.
Bonus: Dokümanlar ve PPT'lerdeki toplantılar için en iyi 10 Proje Başlangıç Şablonuna göz atın
4. İş kırılım yapısı oluşturun
İş kırılım yapınızda, projenizi, proje takımınızın teslimatları tamamlamak için yapması gereken tüm görevlere göre düzenleyeceksiniz. Bu, faaliyetleri planlamaya ve zaman çizelgenizi oluşturmaya başlamanıza yardımcı olacaktır.
İş kırılım yapıları, faaliyetlerinizi bir liste, durum panosu veya Gantt grafiğinde görmenizi sağlayarak proje başarısına nasıl ulaşacağınızı gerçek anlamda görselleştirmenizi sağlar. Bu, herhangi bir proje kısıtlamasının tüm süreci ele geçirmesini önler.
5. Proje yönetimi planınızı oluşturun
Proje planınız, projenizi resmi olarak başlatacaktır. Zaman yönetimi stratejinizin bir parçası olarak faaliyetleri planlamaya başlayın, bağımlılıkları ekleyin ve ilerlemeyi izleyin.
Başlamak için ClickUp Örnek Proje Planı Şablonunu kullanabilir veya Agile'dan Waterfall'a ve Kanban'a kadar tercih ettiğiniz proje yönetimi metodolojilerine uygun daha fazla şablon keşfedebilirsiniz.
6. Bütçe dökümü oluşturun
Bütçe dökümü ile, bütçenizin bir kısmını proje planınızdaki her bir faaliyete ayırabilirsiniz. Ardından, projeniz ilerledikçe harcamaları izleyerek takımınızın bütçeyi aşıp aşmadığını öğrenin.
7. Risk analizi yapın
Projenizin başlangıcından itibaren riskleri yönetmeye başlayın. Bu, potansiyel riskleri analiz etmenizi ve bunları önem derecesine göre sıralamanızı sağlar. Böylece bir acil durum planı oluşturabilir ve en ciddi riskleri hızlı bir şekilde ele alabilirsiniz.
8. İş yüküne genel bakış
İş yönetimi, kaynak yönetiminin önemli bir bileşenidir. ClickUp'ın İş Yükü görünümü ile takım üyelerinizin bant genişliğini anında görebilir ve aşırı yüklenmelerini önleyerek, teslim tarihlerinin kaçırılmasını veya iş kalitesinin düşmesini engelleyebilirsiniz.
9. Tekrarlayan görevleri otomatikleştirin
Siz ve takımınız için en iyi zaman yönetimi araçlarından biri ş Akışı otomasyonudur. Tekrarlayan görevleri otomatikleştirerek, projeleri daha hızlı tamamlayabilir ve takımınızı daha önemli görevler için serbest bırakabilirsiniz.
10. Kalite kontrolleri ekleyin
ClickUp Kalite Kontrol Kontrol Listesi Şablonu, daha yüksek kaliteli sonuçlar elde etmenize yardımcı olabilir. Takım üyelerinizin her biri kendi işlerini izlemek için bu şablonu kullanabilir ve gözden geçirenleriniz her şeyin standartlara uygun olduğundan emin olabilir. Böylece, projeniz onay sürecine geldiğinde, her şey sorunsuz ilerleyecektir. ⛵️
Kısıtlanmış mı hissediyorsunuz? ClickUp'ı deneyin
Doğru proje yönetimi yazılımı, zaman çizelgesinden bütçeye, risklerden kalite kontrollerine kadar tüm proje kısıtlamalarının üstesinden gelmenize yardımcı olabilir. Böylece başarılı bir proje yönetebilirsiniz. 🏆
ClickUp, proje yönetimi takımları için mükemmel bir araçtır. Proje gösterge panelleri, otomasyon ve halihazırda kullandığınız araçlarla entegrasyonlar sayesinde organize olmanıza yardımcı olur. Ayrıca, binlerce şablon arasından seçim yapabilir, tüm proje kısıtlamalarınızı planlayabilir ve izleyebilirsiniz.
Böylece, paydaşınız eksantrik bir milyarder olmasa bile, ClickUp sayesinde proje bütçesi ve zaman kısıtlamalarının sorun olmadığını hissedebilirsiniz.
Bütçeden bahsetmişken, ClickUp'ı ücretsiz olarak kullanmaya başlayabilirsiniz. Bu, proje kısıtlamalarına kesinlikle uyuyor.