Hiç bir projenin ortasında, projenin neyi başarmayı amaçladığından emin olmadığınızı fark ettiğiniz oldu mu? Hangi görevlerin tamamlanması gerektiği ve bunlardan kimin sorumlu olduğu konusunda netlik yok.
Endişelenmeyin, hepimiz bu durumdan geçtik. Bu nedenle proje kapsam şablonları, proje yöneticileri için vazgeçilmez bir kurtarıcıdır.
Proje kapsamı şablonları, başarılı bir proje planlamak ve yürütmek isteyen tüm proje yöneticileri için vazgeçilmez araçlardır. Projenin hedefleri, teslim edilecekler, zaman çizelgeleri ve bütçenin net bir özetini sunarlar. Bu sayede proje yöneticileri kapsamı tanımlayabilir ve tüm katılımcıların rollerini ve sorumluluklarını anlamalarını sağlayabilir.
İş kapsamınızı tanımlamak için bir şablon kullanmak, projenizi planlamak ve yürütmek için bir çerçeve sağlayarak zaman ve çaba tasarrufu sağlar. Bu blog yazısında, proje kapsam şablonunun ne olduğu ve iyi bir kapsam belgesini oluşturan unsurlar hakkında konuşacağız. Ayrıca, takımınız için en iyi çözümü seçebilmeniz için favori proje kapsam şablonlarımızdan 10 tanesini paylaşacağız.
⏰ 60 Saniyelik Özet
Projelerinizi net, düzenli ve yolunda tutmak için en iyi 10 proje kapsam şablonu:
- ClickUp İş Kapsamı Şablonu
- ClickUp Web Sitesi İş Kapsamı Şablonu
- ClickUp Kapsam Yönetimi Planı Şablonu
- ClickUp Kapsam Özeti Şablonu
- ClickUp Proje Şartnamesi Şablonu
- ClickUp Proje Yürütme Planı Şablonu
- ClickUp Proje Çıktıları Şablonu
- ClickUp'ın Proje Değerlendirme Şablonu
- Microsoft Word Proje Kapsam Beyanı Şablonu
- Paydaş Haritasına Göre Excel Proje Kapsam Şablonu
Proje Kapsam Şablonu nedir?
Proje kapsamı şablonu, proje yöneticilerinin yeni bir projenin kritik ayrıntılarını ve bileşenlerini düzenlemelerine yardımcı olan kapsamlı bir belgedir. Esasen, tek noktadan proje planınızdır.
Bu kapsam belgesi şablonları genellikle bir projenin başarıyla tamamlanmasını sağlamak için tasarlanmış bir dizi bilgi içerir. En yaygın bileşenlerden bazıları şunlardır:
- Projenin amacı ve vizyonu
- Paydaşlar ve gereksinimleri
- Başarı kriterleri
- Proje takım üyeleri ve rollerini ve sorumlulukları
- Görevleri tamamlamak için belirli dönüm noktaları
- Projeyle ilişkili riskler ve bunları azaltma yaklaşımları
Ek olarak, bir proje kapsam şablonu hedefleri, teslim edilecekler, proje kontrolleri, görevler, maliyetler ve projenin zaman çizelgesini özetler. Bir projeye başlamadan önce bu kapsamlı çerçeve hazır olduğunda, takımlar hedeflerine doğru verimli ve işbirliği içinde çalışabilir.
Ayrıca okuyun: İş kapsamı şablonları
denemeniz Gereken 10 Ücretsiz Proje Kapsam Şablonu
Kapsam belgesi şablonu, en iyi proje yönetimi araçlarından biridir. Proje başarısızlığı riskini en aza indirirken zamandan ve çabadan tasarruf etmenizi sağlar.
İyi hazırlanmış bir proje kapsam belgesi ile proje yöneticileri planlamalarına güvenebilirler. Kapsamlı bir plan, projenin zamanında, bütçeye uygun ve gerekli standartlara göre teslim edilmesini sağlar.
Piyasada birçok farklı türde proje kapsamı şablonu bulunmaktadır, ancak burada bizim 10 favorimizi bulabilirsiniz.
1. ClickUp İş Kapsamı Şablonu
Proje yöneticileri, ClickUp İş Kapsamı Şablonunu kullanarak projelerini baştan sona planlar.
Bu kapsam şablonu, hedefler, sonuçlar, zaman çizelgeleri, dönüm noktaları ve ek ayrıntılar dahil olmak üzere bir projede gerçekleştirilecek görevleri tanımlar. Yasal olarak bağlayıcı olmasa da, projenin başarıyla tamamlanması için gerekli olan hususlar konusunda tüm paydaşlar arasında ortak bir anlaşma görevi görür.
İdeal kullanım: Proje ekiplerinin ve paydaşların uyum içinde çalışmasını sağlamak için proje ayrıntılarını ve teslim edilecekleri özetlemek.
2. ClickUp Web Sitesi İş Kapsamı Şablonu
Şablon aradığınız proje web sitesi geliştirme ise, şanslısınız! ClickUp Web Sitesi İş Kapsamı Şablonunu tam size göre tasarladık.
Web Sitesi İş Kapsamı Şablonunun özellikleri:
- Arka plan ve hedefler bölümü şirketinizin ve müşterinin iletişim bilgilerini, üst düzey proje ayrıntılarını, amaç ve sorun tanımını, projeye genel bakışı ve proje hedef ve amaçlarının listesini içerir
- İş ve görevlerin kapsamı bölümü proje kapsamını 3 aşamada ayrıntılı olarak açıklar: 1) web sitesi tasarımı ve geliştirme; 2) bilgi mimarisi ve 3) barındırma ve alan adı kurulumu. Not: Bu aşamalar, özel kapsamınıza uyacak şekilde düzenlenebilir. Ayrıca, 3 aşama ile ilişkili tüm görevleri listeleyen bir bölüm de bulunmaktadır
- Tüm proje çıktılarını, proje programını ve teslim tarihlerini kolayca düzenlemek ve görselleştirmek için tablolar içeren bir çıktı, bileşenler ve gereksinimler bölümü
- Nihai fiyat, varsayımlar ve kabul giderlerin ayrıntılı tahminlerini sağlayabileceğiniz, proje varsayımlarını listeleyebileceğiniz ve müşterinin onayını alabileceğiniz yer
Bu ücretsiz proje kapsamı şablonu, müşterilerinizle paylaşabileceğiniz açık ve düzenli bir web sitesi proje planı sunar. Bu görseli birlikte kullanarak proje sürecinde çalışın ve müşterilerinizi bilgilendirin, güncelleme ve ilerleme faaliyetleri hakkında haberdar edin.
İdeal kullanım: Bir web sitesi projesi için basit ama net bir proje iş kapsamına ihtiyaç duyan takımlar.
3. ClickUp Kapsam Yönetimi Planı Şablonu
ClickUp Kapsam Yönetimi Planı Şablonu, bir projenin kapsamının yaşam döngüsü boyunca nasıl tanımlanacağı, doğrulanacağı ve kontrol edileceğini ana hatlarıyla belirtir. Hedefler, teslim edilecekler ve zaman çizelgeleri gibi standart proje ayrıntılarının yanı sıra, kapsam yönetimi planları, takımınızın kapsamın genişlemesini nasıl yöneteceğine odaklanır – başlangıçta planlanandan daha fazlasını yapmak.
Kapsam Yönetimi Şablonunun özellikleri:
- Sorun tanımı bölümü: Projenin çözeceği sorunu tanımlayıp açıklayabileceğiniz bölüm
- Fırsatlar bölümü Bu bölümde, bu sorunu nasıl değerlendireceğinizi ve masaya getireceğiniz çözümleri açıklayacaksınız
- Proje hedefleri bölümü bu projenin ulaşmasını istediğiniz başarıları listeleyebileceğiniz yer
- Kapsam bölümü projenin kapsamına giren ve girmeyen görevleri veya endişeleri açıkça belirleyebileceğiniz bölüm
- Proje yöneticisi ve sponsorun onaylaması için bir onay bölümü
Bu kapsam beyanı şablonu, projenin yolunda ilerlemesini sağlamak için takımınıza rehberlik etsin.
İdeal kullanım: Tüm paydaşları projenin sınırları ve hedefleri konusunda bilgilendirmek isteyen proje yöneticileri.
4. ClickUp Kapsam Özeti Şablonu
Uygulama geliştiricileri genellikle diğer proje türlerinden önemli ölçüde farklı proje kapsamlarına sahiptir, bu nedenle sizin için ClickUp Uygulama Kapsam Şablonu'nu oluşturduk!
Uygulama Kapsam Özeti Şablonunun özellikleri:
- Proje arka plan bölümü yeni uygulamanın çözmeyi amaçladığı sorun veya sorunlu noktaya, uygulamanın kullanıcılarına yaşatmak istediği deneyim ve hislere ve uygulamanın oluşturulma amaçlarına hızlı bir genel bakış sunar
- İş gereksinimleri bölümü tamamlanan uygulamanın gerçekleştirmesi gereken görevlerin bir kontrol listesini tasarlayabileceğiniz bölüm
- Proje kapsamının farklı bileşenlerini (örneğin, platform, UX tasarımı, analitik, açılış sayfası, yardım sayfası vb.) listeleyebileceğiniz ve her gereksinim hakkında notlar veya yorumlar ekleyebileceğiniz bir uygulama kapsamı bölümü
Bu Uygulama Proje Kapsam Belgesi Şablonu, uygulama geliştiriciler tarafından bir uygulamayı oluşturmak ve yürütmek için gerekli iş gereksinimlerini düzenlemek, izlemek ve arşivlemek için kullanılabilir.
İdeal kullanım: Bir uygulama geliştirme projesi için net bir yol haritasına ihtiyaç duyan takımlar.
5. ClickUp Proje Şartnamesi Şablonu
Proje şartnamesi, bir projenin resmi başlangıcını belgeler ve proje yöneticisine projeyi tamamlamak için kurumsal kaynakları kullanma yetkisi verir. Bu, proje yönetimi sürecinde önemli bir adımdır, bu nedenle gerekli tüm temelleri kapsadığınızdan emin olmak için ClickUp Proje Şartnamesi Şablonunu hazırladık.
Şartname, projenin yaşam döngüsü boyunca referans görevi görür ve tüm takım üyeleri ile paydaşların uyumlu çalışmasını sağlar. Ayrıca karar verme, sorun çözme ve değişiklik yönetimi için bir temel oluşturur.
İdeal kullanım: Projenin hedeflerini tanımlayan bir proje kapsam belgesine ihtiyaç duyan işlevler arası takımlar.
Bonus: Takım Şartı & Takım Şartı Şablonları!
6. ClickUp Proje Yürütme Planı Şablonu
ClickUp Proje Yürütme Planı Şablonu, kuruluşunuzun proje planlama ve yürütme prosedürlerini standartlaştırmanıza yardımcı olabilir. Proje ekibi üyeleri için bir kılavuz görevi görür ve projenin proje kapsamıyla uyumlu olmasını sağlarken, projenin verimli ve etkili bir şekilde yürütülmesini sağlar.
Proje Yürütme Planı Şablonunun özellikleri:
- Tüm alt kategorileri, sahipleri ve katkıda bulunanlarla birlikte listeleyen bir ana sayfa
- 6 ana bölüm, proje kapsamı, proje hedefleri, şartnameler, kaynak tahsisi, proje takvimi ve iletişim planı dahil
Not: Bu basit proje kapsam şablonu, proje yönetimi yazılım çözümünüzde bir araç olarak kullanılabilir!
İdeal kullanım alanları: Kuruluşlarında proje planlama ve yürütme süreçlerini standartlaştırmak isteyen yöneticiler.
7. ClickUp Proje Çıktıları Şablonu
Diğer şablonlarımızın çoğunda teslim edilecekler bölümü bulunurken, ClickUp Proje Teslim Edilecekler Şablonu, projenizle ilgili tüm hareketli parçaların en üst düzeyde denetimini ve yönetimini sağlar.
Proje Çıktıları Şablonunun özellikleri:
- Tercihlerinize göre ayarlayabileceğiniz özel alanlar açılır menüler, otomatik olarak hesaplanan ilerleme çubuğu ve sayılar, para birimleri, formüller ve düz metin için hücre biçimlendirmesi dahil
- Tamamen düzenlenebilir ve özelleştirilebilir şablon böylece görünümleri özelleştirebilir, otomasyon ve bağımlılıklar ekleyebilir ve gereksinimlerinize mükemmel şekilde uyan özel formül alanları oluşturabilirsiniz.
Bu kapsam şablonunu, projenizin alt görevlerini yönetmek için tek başına veya daha kapsamlı proje kapsam şablonlarından birinde oluşturduğunuz teslim edilebilirler listesinin daha ayrıntılı bir sürümü olarak kullanın.
İdeal kullanım: Birden fazla paydaş ve teslim edilebilir çıktı içeren karmaşık bir projenin kapsamını belirleyen proje yöneticileri.
8. ClickUp'ın Proje Değerlendirme Şablonu
Bir proje değerlendirmesi, projenin karmaşıklık düzeyini belirlemeye yardımcı olur. ClickUp'ın Proje Değerlendirme Şablonu, proje hakkında doğru ve kapsamlı bilgiler toplamanıza yardımcı olur.
Bu basit proje kapsamı şablonu size şu konularda yardımcı olur:
- Proje performansını hedeflere göre değerlendirin
- İyileştirme alanlarını belirleyin
- Paydaşlardan geri bildirim toplayın
Projenin hedeflerini, görevlerini ve son tarihlerini girmenize ve ortaya çıkabilecek değişiklikleri veya sorunları izlemenize olanak tanır.
İdeal kullanım: Proje performansını değerlendirirken ve ilerlemeyi ölçerken herkesin aynı sayfada kalmasına yardımcı olacak bir proje değerlendirme şablonu isteyen proje değerlendiricileri.
9. Microsoft Word Proje Kapsam Beyanı Şablonu
ClickUp'ın en iyi proje kapsam şablonlarını ve yönetim yazılımını sunduğundan oldukça eminiz, ancak iş için her zaman kendi verimlilik platformunuzu seçemeyeceğinizi biliyoruz. Microsoft Office ile sınırlıysanız, iyi haber şu ki Microsoft Word, ihtiyaçlarınıza uygun Office şablonlarından oluşan aranabilir bir kitaplığa sahiptir.
Şablon kitaplığında "proje kapsamı" araması yaptığınızda, finansal proje kapsamı şablonu, proje planlayıcı şablonu, proje performans raporu ve ayrıntılı zaman çizelgesi planlayıcı gibi birçok umut verici seçenek görünür.
Biraz emek ve yaratıcılık gerektirebilir, ancak doğru arama alanlarını kullanarak, birlikte kullanıldığında projelerinizin görünür ve düzenli kalmasına yardımcı olacak birkaç belge derleyebilirsiniz.
İdeal kullanım: Word'de kapsam belgesi şablonu arayan proje yöneticileri.
10. Paydaş Haritasına Göre Excel Proje Kapsam Şablonu
Microsoft çözüm paketindeki bir başka seçenek, Excel için tasarlanmış bu Proje Kapsam Beyanı Şablonu' dur. Proje kapsamı Excel şablonu, proje ayrıntıları ve belge kontrolü, proje kapsamı açıklaması, teslim edilebilir kapsam açıklamaları, proje kabul kriterleri, varsayımlar ve kısıtlamalar ile proje hariç tutulanlar için bölümler içerir.
ClickUp şablonları kadar kullanıcı dostu olmasa da, bu Excel alternatifi proje kapsamının en önemli bileşenlerini kapsar ve işi acil durumlarda halleder.
İdeal kullanım: Basit bir proje kapsamı örneği arayan Excel kullanıcıları.
İyi bir proje kapsamı şablonu nedir?
Proje kapsam şablonları sadece yukarıda yazılan bilgileri içermemelidir; aynı zamanda kullanıcı dostu olmalı ve güncelleme ve paylaşım açısından kolay olmalıdır. Kısa ama eksiksiz bilgi toplama imkanı sağlamalıdır. İyi bir kapsam şablonunu oluşturan birkaç unsur şunlardır:
- Proje vizyonunu doğru bir şekilde tanımlar: Projenin amacını, ilgili paydaşları ve başarı kriterlerini tanımlayan bir proje kapsam açıklaması
- Tüm görev açısından kritik proje bilgilerini ayrıntılı olarak belirtir: Hedefler, teslim edilecekler, takım üyeleri ve bunların rolleri ve sorumlulukları, proje dönüm noktaları, maliyet tahminleri ve önerilen zaman çizelgesi
- Olası proje risklerini belirler: Riskleri azaltmaya yönelik stratejiler veya planlar ile
- Bütçeyi ayrıntılı olarak gösterir: Maliyetleri veya zamanlama aksaklıklarını azaltma planları, bütçeyi yorumlama yolları ve toplam proje maliyetini etkileyebilecek zaman çizelgesi parametreleri
- Esnek şablon biçimi kullanır: Tüm takım üyeleri için basit bir kullanıcı deneyimi ile değişiklikleri kolayca yapabilirsiniz
İyi bir iş kapsamı şablonu, takımın ihtiyaç duyduğu ayrıntıları ve bağlamı sağlayacak kadar kapsamlı, ancak en önemli kısımlara hızlıca ulaşabilmeniz için yeterince kısa olmalıdır. Bu stratejik planlama şablonları, karışıklığa yol açmak yerine netlik sağlamalıdır.
Sonuç olarak, projeniz için en iyi kapsam şablonu, paydaşlarınıza yapılacaklar hakkında en net fikri veren şablon olacaktır.
Proje Kapsam Belgesi Nasıl Yazılır?
Artık bir dizi proje kapsamı şablonuna sahip olduğunuza göre, bir sonraki adım uygun bir proje kapsamı belgesi yazmayı öğrenmektir. Etkili ve kapsamlı bir proje kapsamı oluşturmak için bazı ipuçları:
- Temel bilgilerle başlayın: Projenin amacını, hedeflerini ve istenen sonuçları özetleyerek başlayın. Bu, neyin başarılması gerektiği konusunda net bir fikir verecektir.
- Projenin sınırlarını tanımlayın: Projenin neleri içerip neleri içermediğini açıkça tanımlayın. Bu, kapsamın genişlemesini önlemeye ve ilgili tüm kişilerin rollerini ve sorumluluklarını anlamasına yardımcı olacaktır.
- Paydaşları belirleyin: Müşteriler, takım üyeleri ve üçüncü taraf yükleniciler veya satıcılar dahil olmak üzere projeye dahil olan tüm tarafları listeleyin.
- Zaman çizelgeleri oluşturun: Projenin her aşaması için gerçekçi son tarihler belirleyin ve görevleri buna göre atayın.
- Teslim edilecekleri liste: Projenin tüm anahtar teslim edileceklerini ve beklenen teslim tarihlerini belirleyin. Bu, herkesin işlerini takip etmesine ve sorumluluklarını yerine getirmesine yardımcı olacaktır.
- İletişim planı oluşturun: İlerleme güncellemeleri, değişiklikler veya diğer ilgili bilgileri paydaşlara iletmek için bir sistem oluşturun.
- Potansiyel riskleri göz önünde bulundurun: Ortaya çıkabilecek olası engelleri önceden tahmin edin ve bunların etkisini en aza indirmek için bir acil durum planı hazırlayın.
- Onay alın: Proje kapsam belgesi tamamlandığında, projeye devam etmeden önce tüm paydaşların onayını aldığınızdan emin olun.
Bir proje kapsam belgesi yazarken, mümkün olduğunca ayrıntılı ve spesifik olmanız çok önemlidir. Bu, herkesin aynı sayfada olmasını sağlar ve yanlış anlaşılmaları veya yanlış yorumlamaları en aza indirir.
Şablonlarla Proje Kapsamlarınızı Hemen Optimize Edin
Proje kapsamı şablonları, takımınızı birleştirmek ve herkesin başarılı bir proje sonucu elde etmek için ortak hedefe doğru çalışmasını sağlamak için ihtiyacınız olan değerli yol haritasını sağlar.
Bu bilgileri düzenli ve net bir kapsam belgesi şablonunda sağlamak, proje gecikmeleri veya hatalara yol açan yanlış anlaşılmaların riskini azaltır.
ClickUp , proje yönetimi ve takım işbirliğinde altın standardı sunar. Proje ihtiyaçlarınıza uygun olarak çalışma alanınızı özelleştirmek için çok çeşitli proje yönetimi şablonlarımızdan seçim yapın. Proje yönetimi, bilgi yönetimi ve iletişimin tümü tek bir yapay zeka destekli platformda yönetildiğinden, projelerinizi verimli bir şekilde yönetmek için tek ihtiyacınız olan bu uygulama.
ClickUp'ı kullanmaya başlamak ücretsizdir, bu yüzden bugün deneyin ve önceden biraz kapsam planlamasının projenizin başarısına nasıl katkıda bulunabileceğini görün.