Proje Yönetimi için Notion Nasıl Kullanılır (Veritabanı, Gantt Grafiği, Zaman Çizelgesi, CRM)

Notion proje yönetimi hakkında merak mı ediyorsunuz?

Notion'un piyasaya sürülmesinden bu yana sadece dört yıl geçti, ancak yazılım şimdiden sektörde büyük yankı uyandırdı.

Peki Notion nedir?

Notion, güçlü bir not alma uygulaması ( Evernote'a benzer ) ve takımların işlerini ve belgelerini düzenlemelerine yardımcı olan bir işbirliği aracıdır.

Notion çalışma alanı kesinlikle not almaya daha uygun olsa da, proje görevlerini yönetmeye yönelik birkaç özelliği de bulunmaktadır.

Ancak bu özelliklerin ne kadar yararlı olduğu başka* bir konu.

Neyse ki, bu hikaye tam da burada başlıyor!

Bu makalede, Notion'un proje yönetiminde size nasıl yardımcı olduğunu, avantajlarını, sınırlarını ve sorunlarını daha kolay bir alternatifle nasıl aşabileceğinizi inceleyeceğiz!

Başlayalım.

Notion nedir?

Notion, şirketinizin tüm işlerini ve görevlerini düzenlemenizi sağlayan bir dijital çalışma alanı.

Bu verimlilik aracı, temel olarak belgeler oluşturmanıza ve takımınızla işbirliği yapmanıza olanak tanır.

Ama hepsi bu kadar değil. Notion, proje yönetiminde de rol oynayabilir.

Oh, ve çocukken legolarla oynamayı seviyorsanız, bunu ilginç bulabilirsiniz...

Notion, projeniz için kendi benzersiz düzenlerinizi ve şablonlarınızı oluşturmak için kullanılabilecek farklı bloklar sunar. Bu şekilde, çeşitli bilgi bloklarını birleştirerek uyumlu bir proje alanı oluşturabilirsiniz.

Notion ne için kullanılır?

Çoğu şirket Notion'u öncelikle not alma uygulaması ve şirket içi bilgi bankası olarak kullanır.

Genellikle şu amaçlarla kullanılır:

Ancak Notion çalışma alanı sadece takımlar için değildir; hayatını düzenlemek isteyen herkes tarafından kullanılabilir.

Favori tariflerinizi, kişisel hedeflerinizi ve daha fazlasını saklamak gibi her türlü ilginç şeyi yapabilirsiniz.

Notion Proje Yönetiminin Anahtar Özellikleri Nelerdir?

Notion uygulaması kompakt bir proje yönetimi yazılımı gibi görünebilir, ancak birkaç ilginç özelliği vardır.

En iyi özelliklerine bir göz atalım:

İşte nasıl işliyorlar:

1. Wiki

Bu, Notion'un en iyi özelliğidir.

Bu özellik, takım üyelerinin şirketiniz veya projeniz hakkında bilmesi gereken her şeyi içeren "Wiki"ler veya belge dizinleri oluşturmanıza olanak tanır.

Google Dokümanlar gibi, her belge zengin metin biçimlendirme, kod parçacıkları ve daha fazlasını destekler. Ayrıca, kolay bilgi yönetimi için tüm politikalarınızı, profesyonel hedeflerinizi ve planlarınızı bir araya getirebilirsiniz.

2. Kanban panosu

Projeleri yönetirken, takımınızın ne üzerinde çalıştığını her zaman bilmeniz gerekir

Maalesef, size yardımcı olacak bir kristal küre yok. (Üzgünüz, medyumlar. )

Ancak Notion, bir sonraki en iyi şeye sahiptir: Kanban panosu.

Kanban panosu, tüm proje görevlerinizin durumunu ("Yapılacak", "Yapılıyor", "Tamamlandı") ve göreve atanan kişileri gösterir. Notion kullanıcıları bir görevi tamamladığında, kartı ilgili durum sütununa sürükleyip bırakabilirler.

3. Notion veritabanı görünümleri

Kanban panolarının yanı sıra, Notion'un veritabanı proje görevlerinizi birden fazla görünümde sunar. Bunları görev listesi, takvim görünümü, galeri görünümü veya tablo olarak görüntüleyebilirsiniz.

Daha gelişmiş bir sayfa türü olan Notion veritabanı, ayrı bir elektronik tablo olarak düşünülebilir. Notion veritabanındaki alanları doldururken, her öğe kendi Notion sayfasına sahip olabilir.

4. Proje sayfaları

Yukarıda bahsedildiği gibi, Notion bağlantılı veritabanınızdaki her öğenin özel bir Notion sayfası vardır. Notion sayfası, görevle ilgili önemli bilgiler ve kontrol listeleriyle dolu olabilir. Bu şekilde, her öğenin ayrıntılı bir dökümünü elde edersiniz.

5. Zaman çizelgeleri

Görevlerinizin ve projelerinizin tam bir resmini görmeniz gerekiyorsa, zaman çizelgesi görünümü veritabanı özelliği size bu konuda yardımcı olabilir.

Zaman Çizelgesi, sizin ve takımınızın zaman çizelgelerini ayarlama, iş akışınızı özelleştirme ve zaman çizelgesinde gösterilecek veya gizlenecek özellikleri filtreleme esnekliği sağlayan yeni bir Notion veritabanı türüdür.

Bu görünümde, projelerinizi ve son teslim tarihlerini zaman birimleri üzerinden kolayca okunabilir bir şekilde görebilirsiniz. Her proje bir kart olarak düzenlenmiştir. Kartı tıklayarak proje sayfasına gidebilirsiniz.

6. Şablonlar

Notion, kendi takımı ve topluluğu tarafından tasarlanan gerçek Notion sayfalarını içeren bir şablon galerisi sunar.

Pazarlama, tasarım, planlama, çevik sprintler ve çok daha fazlası için şablonlar seçin. Ve kendinizi spontane hissediyorsanız, Notion Picks altında öne çıkan şablonlarını veya ayın şablonunu deneyebilirsiniz. Unutmayın: bazı şablonlar ücretsiz olarak denenebilir, diğerleri ise ücretli seçeneklerdir.

7. Gantt grafikleri

Gantt grafikleri, projelerinizi bir zaman çizelgesinde görselleştirmek için harikadır ve Notion'da, işlerinizi planlamanıza ve son teslim tarihlerini takip etmenize yardımcı olacak kendi Gantt tarzı zaman görünümünüzü oluşturabilirsiniz.

Bu, size ve takımınıza zaman içindeki projeleri ve etkinlikleri görsel olarak sunar, olası kapasite sorunlarını bir bakışta görmenizi sağlar ve sürükle ve bırak özelliği ile başlangıç ve son teslim tarihlerini kolayca ayarlamanıza olanak tanır.

Proje yönetimi için Notion'u seçmenin avantajları nelerdir?

Elbette, Notion'da birkaç proje yönetimi özelliği vardır, ancak not alma öncelikli özelliğidir.

Küçük bir takımınız varsa, Notion görevleri atama, proje belgelerini saklama ve iş arkadaşlarınızla çalışma gibi temel proje yönetimi süreçlerinde size yardımcı olabilir. Ancak bunun ötesinde bir şey yapamaz.

Bonus: Notion vs Roam

Öncelikle, Notion'un size sağlayabileceği avantajlara bir göz atalım:

1. Gerçek zamanlı işbirliği

Notion, veritabanının veya bir proje sayfasının herhangi bir yerine yorum eklemenizi sağlar. Notion ayrıca, bir yorumda takım üyelerinden bahsettiğinizde onlara bildirim gönderir.

Açıkçası, onlara Notification (Bildirim) adını verme fırsatını kaçırdılar.

Ayrıca, uzaktaki takımınızlaaynı anda belirli bir Notion sayfası üzerinde çalışabilirsiniz, bu da onu Google Dokümanlar hayranları için mükemmel bir alternatif haline getirir.

2. Her şey için bir şablon

Daha önce bahsedildiği gibi, Notion'un kullanıcı arayüzü bir lego setine benzer.

Bu sayede, proje ihtiyaçlarınıza uygun özel proje sayfası oluşturabilirsiniz.

Ancak, zor işi kendiniz yapmak zorunda değilsiniz

Binlerce Notion kullanıcısı, aşağıdakiler dahil olmak üzere hayal edilebilecek her türlü proje şablonunu zaten oluşturmuştur:

(Şaka yapmıyoruz)

3. Güçlü uygulamalar

Hemen hemen her platformda Notion'un tüm özelliklerine erişebilirsiniz.

Android uygulaması, iOS uygulaması, masaüstü uygulaması (Mac ve Windows) ve ayrıca Chrome uzantısı bulunmaktadır.

Ve hepsi bu kadar değil.

Evernote web kesici gibi, Notion web tarayıcı uzantısı da web sayfası kesiklerini, makaleleri, bağlantıları veya resimleri Notion çalışma alanınızda saklamanıza olanak tanır.

Bonus: Coda Vs. Notion

4. Notion CRM'yi yönetme

Notion'un veritabanı görünümü, onu CRM kişilerini yönetmek için iyi bir araç haline getirir. Uygulama, kategori alanlarından oluşan bir temel ile çoğaltabileceğiniz bir CRM şablonu sunar.

Notion kısa süre önce Zapier ile entegrasyon özelliğini ekledi, böylece gelen potansiyel müşterileri Notion CRM'inize aktarabilirsiniz.

Notion CRM'nize CSV dosyalarını içe aktarın, kişi etiketleri ekleyin, e-posta adreslerini doldurun ve boru hattı aşamalarını değiştirin.

Bonus: Notion ile OneNote'u karşılaştırın!

Notion proje yönetimi için iyi mi?

Notion, proje yönetimi için birkaç kullanışlı özelliğe sahip olsa da, özel ücretsiz proje yönetimi yazılımlarında bulunan birçok temel fonksiyondan yoksundur.

Notion harika bir not alma uygulamasıdır, ancak kapsamlı bir proje yönetimi aracı arıyorsanız yeterli değildir. Notion alternatiflerini aramanız gerekebilir.

Proje yönetimi için Notion'u seçmenin birkaç dezavantajı şunlardır:

(belirli bir dezavantaja gitmek için bağlantılara tıklayın)

Not: Bu Notion proje yönetimi analizi, ClickUp gibi özel proje yönetimi yazılımlarının Notion ile karşılaşabileceğiniz tüm sorunları nasıl çözebileceğini de göstermektedir.

ClickUp nedir?

ClickUp, dünyanın önde gelen uzaktan proje yönetimi aracıdır.

Birçok özelliği ile, şirket içi veya uzaktan çalışan bir takımın başarılı projeler yürütmek için ihtiyaç duyduğu her şeye sahiptir.

Şimdi, Notion'un bazı önemli sınırlamalarına ve ClickUp'ın bunları nasıl çözdüğüne bakalım:

1. Karmaşık kullanıcı arayüzü

Notion, camdan yapılmış bir top gibidir.

Güçlü bir araç olabilir, ancak en büyük gücü aynı zamanda en büyük zayıflığıdır.

İşte ne demek istediğimiz:

Kullanıcıların özelliklerinden en iyi şekilde yararlanmak için bloklarını kullanması gerekir. Ancak, tüm bu blokları ve şablonları nasıl kullanacağını anlamak çoğu Notion kullanıcısı için zor olabilir.

Bu, 10.000 parçalık bir lego setini bir kerede açmak gibi bir şey.

İhtiyacınız olan her şey var.

Çözüm #1: Kolay başlangıç

ClickUp gibi bir proje yönetimi aracını kullanmak için bulmaca çözmenize gerek yok.

ClickUp, öğrenme eğrisi olmayan, son derece basit bir görev yönetim platformudur.

Proje takımlarınıza ClickUp'ı kullanmayı öğretmek için günler harcamak zorunda kalmazsınız.

Tek ihtiyacınız olan hızlı başlangıç kı lavuz umuz .

Takımınızın ClickUp'ta ilk görevini oluşturmadan önce bilmesi gereken her şey burada.

Not: Basecamp, Wrike veya Jira gibi başka bir verimlilik uygulamasından geçiş yapıyorsanız, birkaç basit adımda tüm proje verilerinizi içe aktarabilirsiniz. Nasıl yapacağınızı öğrenmek için buraya tıklayın .

Çözüm #2: Slash Komutları

*Psst. Görev yönetimini kolaylaştırmak için birkaç kısayol öğrenmek ister misiniz?

ClickUp, neredeyse her şey için yerleşik bir eğik çizgi komutu veya klavye kısayolu içerir.

50'den fazla kısayolumuzdan sadece birkaçı:

Çözüm #3: Yapılandırılmış Çalışma Alanı

Notion çalışma alanı belirli bir yapıya sahip olmadığından, sayfalar, veritabanları ve görevler labirentinde saatlerce takılıp kalabilirsiniz.

Sonuç olarak şöyle hissedeceksiniz:

Görev yönetimini kolaylaştırmak istiyorsanız, tüm görevlerinizi ve birden fazla projenizi içeren bağlantılı bir Notion veritabanı oluşturmanız gerekir.

Ama bize sorarsanız bu çok fazla iş.

Daha kolay bir yol var.

ClickUp, birleşik çalışma alanınızda gezinirken harita görevi gören basit bir Hiyerarşi Yapısına sahiptir.

Çalışma Alanı > Alan > Klasörler > Listeler > Görevler > Alt Görevler > Kontrol Listeleri

İşte nasıl işliyorlar:

Çalışma Alanı: şirketinizi takımlara ayırabileceğiniz en üst düzey

Alanlar: "pazarlama" veya "İK" gibi ana departmanlardır

Klasörler: proje listelerini/gruplarını depolamak için kullanılır

Listeler: burada bireysel projeler listelenir

Görevler: her görev sayfasında kendi alt görevleri, açıklamaları, yorumları ve daha fazlası bulunur

Alt görevler: büyük görevler yönetilebilir alt görevlere bölünür

Kontrol listeleri: görevler veya alt görevler içinde bulunurlar

2. Sınırlı hedef izleme özellikleri

İş hedeflerinizi planlamak için güzel bir Notion sayfası oluşturabilirsiniz... ancak tek bir sorun var.

Hedefe doğru ilerlemenizi izlemenin bir yolu yoktur.

Evet, hedeflerin bir kontrol listesini oluşturabilirsiniz.

Ancak bu hedefleri ne kadar yaklaştığınızı da göremezsiniz.

Bu oldukça motivasyon kırıcı olabilir.

Çözüm: ClickUp Hedefler

Notion'dan farklı olarak, ClickUp'ın Hedefleri sadece bir sayfaya yazılmış kelimeler değildir.

Hedefler , Hedefler olarak bilinen küçük amaçlara bölünmüş üst düzey kaplardır.

Hedefleri sayı, para birimi, doğru/yanlış ve görev listeleri gibi çeşitli birimlerle ölçebilirsiniz.

Hedefe ulaştığınızda, ClickUp ilerleme yüzdesini otomatik olarak günceller ve hedefinize ne kadar yaklaştığınızı gösterir.

3. Bağımlılık görselleştirme yok

Proje yönetiminin temel unsurlarından biri, projenizin ilerlemesini izleyerek teslim tarihlerine uyup uymayacağınızı belirlemektir.

Bu nasıl yapılacak?

Projeyi tamamlamak için yapılması gereken görevlerin sırasını listeleyen bir proje zaman çizelgesi veya Gantt grafiğine ihtiyacınız olacak.

Notion, 2020'nin sonlarında Zaman Çizelgesi görünümüyle bu ihtiyacı çoğunlukla karşılasa da, daha büyük ve daha karmaşık projeleri yönetmenin önemli bir bileşeni olan bağımlılık yönetimi eksik.

Bu, görevlerin ne zaman başlayıp ne zaman bitmesi gerektiğini görebilmenize rağmen, ilişkileri ve bağımlılıkları görselleştirerek görevlere öncelik vermenin mümkün olmadığı anlamına gelir… Bu da tüm taraflar arasında karışıklığa yol açabilir.

Çözüm #1: Gantt Grafikleri

ClickUp'ın Gantt grafikleri, tüm proje görevlerini tarihli bir zaman çizelgesinde düzenli bir şekilde görüntüler.

Böylece, hangi görevlerin ne zaman tamamlanması gerektiğini bilirsiniz.

Ayrıca, görevlerin birbirleriyle nasıl bağlantılı olduğunu Görev Bağımlılıkları ile gösterir .

İki görev arasına böyle bir çizgi çekin ve bum, bağımlı görevler oluşturdunuz.

Ve hepsi bu kadar değil; bu Gantt grafikleri aynı zamanda Kritik Yolunuzu da gösterir.

PS: Bu, son teslim tarihine zamanında yetişmek için tamamlanması gereken önemli görevlerin listesidir.

Bonus: Kritik yol şablonları

Çözüm #2: Zaman Çizelgesi Görünümü

Bir ürün yol haritası oluşturmayı planlıyorsanız: ClickUp'ın Zaman Çizelgesi Görünümünü seçin.

Proje görevlerinizi, atanan kişileri ve son teslim tarihlerini görselleştirerek geliştirme sürecini takip etmenizi sağlar.

Ayrıca, görevleri takım üyelerine göre gruplandırmak için de kullanabilirsiniz, böylece hiç kimsenin sonsuz bir görev listesiyle aşırı yüklenmemesini sağlayabilirsiniz.

4. Yerleşik raporlama özelliği yok

Hemen hemen her yeni proje yönetimi aracı, raporlar ile takımınızın performansını izlemenizi sağlar.

Notion'da raporlar var mı?

Bu birleşik çalışma alanında yerleşik bir raporlama özelliği yoktur. Ancak, Notion için üçüncü taraf bir raporlama uygulaması mevcuttur.

Bazı düzgün grafikleri olsa da, fiyat etiketi oldukça yüksektir.

Aslında, bu raporlama uygulamasının "Kişisel" planı (aylık 19 $) Notion'un Pro planının neredeyse beş katı kadar pahalıdır!

Çözüm: Gösterge panelleri

ClickUp'ın güçlü yerleşik Gösterge Panelleri, başka bir uygulama yardımı olmadan proje verilerinizi görselleştirmenize yardımcı olur.

Gösterge panelleriyle izleyebileceğiniz birkaç Agile proje metriği:

5. İşleri otomatikleştirmek zor

Notion'da otomasyon özelliği bulunmamakla birlikte, teknik olarak kodlar ve formüller kullanarak bu özelliği elde edebilirsiniz.

Ancak, iş akışınızı otomatikleştirmek istiyorsanız, deneme ve hata yoluyla doğru formülü bulmanız gerekecektir.

Laboratuvarda kimyasallarla oynamak gibi.

Ne olacağını bilmiyorsunuz, ancak sonuçlar çoğu zaman felaket olabilir.

Çözüm: Görev otomasyonu

Neyse ki, ClickUp'ı denemek zorunda değilsiniz.

Tekrarlayan görev yönetim süreçlerini yönetmenize yardımcı olacak 50'den fazla hazır otomasyona erişim elde edersiniz.

Bununla, otomatik olarak şunları yapabilirsiniz:

Ve belirli bir otomasyonu bulamazsanız, kendiniz oluşturabilirsiniz!

(tabii ki patlama yok)

Ama bekleyin.

Notion'un iyi yaptığı şeyler, örneğin not alma gibi, ne durumda?

ClickUp, Notion'un yapacağı her şeyi yapabilir mi?

Elbette!

ClickUp'ın Not Defteri özelliği, tüm fikirlerinizi (özellikle sabahın 3'ünde aklınıza gelenleri) hızlıca not almanızı sağlar, böylece daha sonra bunları eyleme geçirilebilir görevlere dönüştürebilirsiniz.

Ayrıca şunları da yapabilirsiniz:

Peki ya Wiki'ler?

Biz de var!

ClickUp, ClickUp Belgeleri ile dinamik Wiki veritabanları oluşturmanıza olanak tanır .

Her belge proje alanlarınızla birlikte saklandığından, istediğiniz zaman kolayca erişebilirsiniz.

Belgeler ile şunları da yapabilirsiniz:

Güçlü mobil proje yönetimi uygulaması: takımınızı her yerden, hatta kanepenizden bile yönetin

Sonuç

Peki, proje yönetimi için Notion'u seçmeli misiniz?

Notion'un harika bir bilgi yönetimi ve not alma uygulaması olduğu yadsınamaz.

Ancak proje yönetimi söz konusu olduğunda, oldukça sınırlıdır.

ClickUp gibi özel proje yönetimi yazılımlarında bulunan birçok anahtar özellik bu yazılımda yoktur.

ClickUp gibi bir araç, Notion gibi ayrıntılı veritabanları oluşturmanıza olanak sağlamakla kalmaz, aynı zamanda takımınızı ve projelerinizi verimli bir şekilde yönetmek için ihtiyacınız olan tüm temel özellikleri de sunar.

O halde ClickUp'ı bugün ücretsiz edinin ve takımınızın verimliliğini zirveye taşıyın!