Kanban yöntemi, en hızlı büyüyen proje yönetimi yöntemlerinden biridir. BBC, Pixar ve Spotify gibi şirketler bu proje yönetimi metodolojisini kullanmıştır!
Kanban metodolojisi öğrenmesi kolay!
*Kanban yöntemi nedir ve nasıl uygulanabilir?
Bu makalede, bu proje yönetimi metodolojisini, anahtar ilkelerini, temel süreçlerini, avantajlarını ve dezavantajlarını inceleyeceğiz. Ayrıca, projelerinde Kanban panolarını nasıl uyguladıklarına dair düşüncelerini paylaşan birkaç uzman katkıcıya da yer vereceğiz.
Bonus olarak, bu metodolojiyi uygulamak için en iyi Kanban proje yönetimi yazılımlarını da öne çıkaracağız!
Kanban Proje Yönetimi nedir?
Kanban, Agile metodolojisine dayanan, görsel odaklı bir proje yönetimi yöntemidir.
Çevik yöntem nedir?
Çevik proje yönetimi, projenizi 1-4 hafta süren daha küçük geliştirme döngülerine bölerek gerçekleştirilen bir proje yönetimi yöntemidir.
Her döngü tamamlandığında, ürününüzün sürümlerini müşterilerinize sunar ve onlar hakkında geri bildirim alırsınız, bu geri bildirimleri bir sonraki döngüye dahil edersiniz.
Agile, normal proje yönetiminden nasıl farklıdır?
Geleneksel yazılım geliştirme süreci şunları içerir:
- Proje planı oluşturma
- Nihai ürünün teslimi
Çevik metodoloji, bir projeyi daha küçük döngülere ayırır, böylece şunları yapabilirsiniz:
- Projenin sonuna kadar beklemek yerine, değişiklikleri hızlı bir şekilde yapın ve bölümler halinde teslimatları iyileştirin
- Geliştirme sürecine müşterileri dahil edin
Kanban yöntemi nedir?
Kanban yönteminde, proje görevleriniz bir pano (Kanban panosu olarak bilinir) üzerinde yapışkan notlar (Kanban kartları olarak bilinir) olarak görselleştirilir.
(görsel kaynağı: easyprojects.net )
Her şey kartlarda görselleştirildiği için, takımınızın hangi işleri gerçek zamanlı olarak yaptığını görebilirsiniz. Ayrıca, olası darboğazları da görebilir ve bunlar herhangi bir aksaklığa neden olmadan önce bunları çözebilirsiniz.
Kanban nereden geldi?
1940'larda, Toyota mühendisi Taiichi Ohno, Kanban'ın bugünkü haline benzer, görsel iletişime dayalı bir "tam zamanında" üretim sistemi geliştirdi.
Kanban metodolojisi Toyota'yı nasıl dönüştürdü?
- Tüm gereksiz işleri ortadan kaldırdı ve gerekli olan işlere odaklandı
- Üretim sürecini daha verimli hale getirdi
- Takımların verimliliğini artırın
Bu avantajları nedeniyle Kanban, bugün binlerce proje yöneticisi tarafından kullanılmaktadır!
Kanban Proje Yönetimi Metodolojisinin Dört Anahtar Bileşeni
1. Kanban panosu
Kanban takımları, Kanban panosuna büyük ölçüde bağımlıdır.
Kanban panosu, aşağıdaki amaçlarla kullanılan fiziksel veya dijital bir panodur:
- Projedeki tüm işleri görselleştirin
- Takımın iş akışını optimize edin
Temel bir Kanban panosu üç sütuna ayrılmıştır:
- Yapılacaklar: Yapılması gereken görevler
- İş İlerleme Durumu: Halen üzerinde çalışılan görevler
- Tamamlandı: Tamamlanan görevler
İş akışınıza göre, çevrimiçi Kanban panosu ile takımınızın benzersiz süreçlerine uyum sağlamak için istediğiniz kadar sütun oluşturabilirsiniz.
Daha fazla fikir için 20 Kanban panosu örneğinden oluşan bir liste hazırladık.
2. Kanban kartları
Kanban metodolojisine göre, her iş öğesi veya görev mutlaka panoda ayrı bir kart olarak temsil edilmelidir.
Kanban kartı, işiniz ilerledikçe başka bir sütuna taşınabilen fiziksel veya sanal bir yapışkan not olarak görselleştirilebilir.
Bir Kanban kartı, aşağıdakiler gibi belirli bir iş öğesi hakkında bilgiler içerir:
- Görevin kısa açıklaması
- Görevden kim sorumludur?
- Görev için tahmini süre
Kanban yazılımı kullanıyorsanız, bu kartlar alt görevler, yorumlar ve teknik bilgiler gibi diğer değerli görev bilgilerini de içerebilir.
3. Taahhüt noktası
"Yapılacaklar" sütunu, üzerinde çalışılması gerekli olan görevleri veya müşteri önerilerini içerir.
*Bir taahhüt noktası, bir iş öğesinin veya görevin "Yapılacaklar" sütunundan alınarak takım tarafından işlenmeye başlandığı andır.
Neden taahhüt puanlarına ihtiyacınız var?
Commitment puanları, takımınıza ve müşterilerinize şu konularda fikir verir:
- Görev üzerinde çalışmaya başlandığında
- Tahmini teslim süresi
Bunlar, takımınızın işlerin ne zaman başladığını anlamasına yardımcı olan dönüm noktalarıdır.
4. Teslimat noktası
Teslimat noktası, ürünün müşteriye teslim edildiği andır.
Her Kanban takımının hedefi, kartları taahhüt noktasından teslimata olabildiğince hızlı bir şekilde aktarmaktır
Kanban Proje Yönetiminin Temel İlkeleri
Kanban Proje Yönetimi metodolojisini tanımlayan beş ilke vardır. Hepsine bir göz atalım:
1. Ş Akışını görselleştirin
Kanban'da görmek her şeydir. 👀
Aslında, Japonca'da "Kanban" kelimesi kelime anlamıyla "görsel sinyal" anlamına gelir!
Kanban yöntemi şunları görselleştirir:
- Projede bulunan tüm görevler
- Bir aşamadan diğerine iş akışı
İş akışınızı görselleştirerek, projenizi sadece bir fikirden bitmiş bir ürüne dönüştürmek için gereken adımları görüntüleyebilirsiniz!
Bu görsel odaklı yaklaşım, Kanban proje yöneticisinin her takım üyesinin ne üzerinde çalıştığını görmesine yardımcı olur.
2. İş yükünü sınırlayın
Kanban takım üyelerinden hızlı bir şekilde çalışması beklenir, ancak bu aynı anda bir milyon görev üzerinde çalışmak anlamına gelmez!
Bunu durdurmanın en iyi yolu nedir?
Takımınızın bir seferde üstlenebileceği iş miktarını sınırlayın.
Bu nedenle çoğu Kanban takımı, aynı anda üzerinde çalışabilecekleri işlerin sayısına belirli bir sınır koyar.
3. Proje akışlarına öncelik verin
Diğer proje yönetimi metodolojilerinden farklı olarak, Kanban insanları değil, projeleri yönetmekle ilgilidir
Kanban yöntemi, sorunsuz bir iş akışı oluşturmaya ve sürdürmeye dayanır.
İş, bir üretim aşamasından diğerine sorunsuz bir şekilde akarsa, takım projeyi daha hızlı bitirebilir. Bu şekilde, bireysel takım üyelerine daha az önem verilir ve genel proje iş akışına daha fazla odaklanılır.
4. Süreçleri şeffaf hale getirin
Kanban'ı benimsemek için, takımınız projenin tüm süreçlerini net bir şekilde tanımlamalıdır.
Tüm süreçleri tanımlarsanız, takımınız ne yapacağını bileceği için hiçbir zaman takılıp kalmayacaktır.
Tüm bu koşullar sağlandığında, takımınız görevin tamamlandığını söyleyebilir.
5. Geri bildirim döngülerini sürdürün
Kanban metodolojisi, takım üyelerinin fikirlerini açıkça ifade etmelerini teşvik eder
Sertifikalı kıdemli proje yöneticisi (PMP) ve scrum ustası (SMC) olan Alexis Nicole White, ANW Media & Consulting'de proje teslim danışmanı olarak aynı amaçla Kanban panolarını kullanıyor.
"Çevik ortamlarımızda ilerlemeyi izlemek için Kanban panolarını kullandık. Günlük stand-up toplantılarımızda, panoyu görevlerimizin durumunu gösteren görsel bir iş akışı olarak kullanıyoruz. Devam eden işleri gözden geçirebiliyor, engelleri tartışabiliyor ve sonraki adımlarda gerçekleştirilecek eylem öğelerini belirleyebiliyoruz," dedi.
Scrum takımları gibi, Kanban takımları da 15 dakikalık kısa toplantılar düzenleyerek aşağıdaki konuları tartışır:
- Her takım üyesinin önceki gün yaptığı işler
- Bugün üzerinde çalışacakları konular
- Karşılaştıkları sorunlar
Kanban takımı, açık ve şeffaf olması sayesinde herkesin projede neler olup bittiğini bilmesini sağlayabilir. Tüm takım proje hakkında daha fazla bilgi edindiğinde, sürekli iyileştirme için çaba gösterebilir.
Not: Kanban proje yöneticisi, günlük scrum toplantılarını organize eden Scrum master rolüne benzer şekilde bu toplantıyı organize eder.
Bu proje yönetimi örneklerine göz atın!
Üç Kanban Proje Yönetimi Süreci
Diğer Agile proje yönetimi metodolojilerinden farklı olarak, Kanban kullanımı inanılmaz derecede basittir.
İşte nasıl:
1. Üç sütunla başlayın
Herhangi bir Kanban sürecinin ilk adımı sütunları ayarlamaktır.
Çevrimiçi bir Kanban aracı kullanıyorsanız, iş akışınızı düzenlemek için ön tanımlı sütunları (Yapılacak, Devam Ediyor, Tamamlandı) kullanabilir veya özel sütunlar oluşturabilirsiniz.
2. Panoya Kanban kartları ekleyin
Şimdi, proje için bir görev listesi oluşturun. Takımınızın hangi görevler üzerinde çalışacağını belirledikten sonra, bunları yapışkan notlara veya Kanban kartlarına yazmanın zamanı geldi.
Ardından bu kartları ilgili sütunlara sabitleyebilirsiniz.
3. WIP sınırını ayarlayın
Ne yazık ki, takımınız "İşlemde" sütununa çok fazla kart koyamaz.
Eğer yaparsanız, kaldırabileceğinizden fazlasını üstlenmiş olursunuz!
Kanban proje yöneticisi, aynı sütunda bulunabilecek görevlerin sayısına bir sınır eklemelidir.
Bu, takım üyelerinizin görevler arasında gidip gelmek yerine tek bir göreve odaklanmalarını sağlar.
4. İş, hareket, tekrar
Kanban'da ana hedef, görevleri "Yapılacaklar" sütunundan son "Tamamlandı" sütununa taşımaktır. Bir takım üyesi "Yapılacaklar" sütunundan bir görev aldığında, görev kartı bir sonraki sütuna taşınır.
Ve tamamlandıktan sonra, son "Tamamlandı" sütununa taşınır.
Kanban Proje Yönetiminin Beş Avantajı
1. Odaklanma artışı
Birçok takım, çoklu görev = verimlilik artışı olduğuna inanır
Yani, aynı anda daha fazla görev yapıyorsanız, verimli olmalısınız, değil mi?
Ancak her zaman böyle değildir!
Çoklu görev, performansınızı ve beyninizi zarar verebilir !
Kanban süreci, çoklu görevleri ortadan kaldırır ve bir seferde tek bir göreve odaklanmanızı sağlar. Sonuç olarak, görevi daha verimli bir şekilde tamamlayabilirsiniz.
Tek bir göreve odaklanmak beyninizin aşırı çalışmasını engeller, böylece bir görevi tamamladığınızda bir sonrakine geçmek için ihtiyacınız olan enerjiye sahip olursunuz!
2. Artırılmış esneklik
Kanban proje planı, diğer yöntemlere göre muhtemelen daha esnek ve çeviktir!
Kanban takımı sadece şu anda ilerlemekte olan işlere odaklanır.
Takım üyeleri bir kartı tamamladığında, kendilerini bekleyen bir sonraki kartı alırlar.
Böylelikle Kanban proje yöneticisi, takımı rahatsız etmeden öncelikleri yeniden düzenleyebilir.
Takım üyeleri sadece bir sonraki kartın ne olduğuna odaklanır. Proje zaman çizelgesindeki değişikliklerle ilgilenmezler. Artık her şeyi sorunsuz bir şekilde değiştirebilirsiniz!
3. Artan şeffaflık
Kanban çerçevesinin temel ilkesi, tüm görevleri bir panoda görselleştirmektir.
Her takım üyesi, projede neler olup bittiğini ve kimin ne üzerinde çalıştığını görebilir, böylece takım üyeleri arasında sır kalmaz.
Project Management Essentials'ın kurucu ana para sahibi Alan Zucker, gelişmiş şeffaflığın projelerine nasıl yardımcı olduğunu anlatıyor.
"İş öğelerinde şeffaflık yaratarak, iş sürecini sınırlayarak ve bir çekme sistemi oluşturarak, tüm iş formlarını daha etkili bir şekilde yönetebiliriz. Kanban panoları, karmaşık, çok adımlı süreçlerde iş akışını izlemek için çok iyi çalışıyor" diyor.
Zucker ayrıca şunları ekliyor: "Kanban çok görsel olduğu için, hangi işlerin ilerleme aşamasında olduğunu, durumunu ve yakında yapılacakları kolayca görebilirsiniz. Program yöneticileri, yönettikleri tüm projelerin durumunu kolayca izlemek için yatay yüzme şeritleri ekleyebilir. Proje yöneticisi ve proje ekipleri, Kanban'ı teslim edilecekleri ve görevleri izlemek için kullanabilir. "
4. Döngü süresinin kısalması
Döngü süresi, bir görevin proje iş akışında aldığı süredir. Esasen, işin başladığı andan bittiği ana kadar geçen süredir.
Döngü süresi ne kadar kısa olursa, takımınız müşterilerinize o kadar hızlı değer sunabilir.
Kanban, Agile tabanlı bir metodoloji olduğundan, müşteri geri bildirimlerini kolayca yönetmek ve müşterilerinizi memnun edecek sonuçları hızlı bir şekilde sunmak için tasarlanmıştır!
5. Daha az darboğaz
Döngü süresini kısaltmanın bir başka yolu da proje darboğazlarını ortadan kaldırmaktır.
WIP sınırlarını ayarlamak da bu konuda yardımcı olur.
Birden fazla takım üyesinin aynı anda çalışabileceği görev sayısında bir sınır olduğundan, üyeler iş yükü altında ezilmezler.
Bu, herkesin çoklu görev yerine belirli görevlere odaklanması sayesinde ilerlemenizi engelleyecek darboğazların oluşma olasılığını azaltacaktır.
Ukelele Tabs kaynak yöneticisi Heather Welch, Kanban panolarının "sürükle ve bırak özelliği sayesinde kullanımı kolay ve sezgisel olduğu için, Kanban panolarının görsel unsurunu en iyi şekilde kullanın. Pano içindeki darboğazları tespit edin ve takımınıza nasıl daha iyi çalışabileceklerini ve söz konusu görevi daha hızlı tamamlamak için nelere ihtiyaçları olduğunu sorun."
Kanban Proje Yönetiminin İki Sınırı
Kanban sistemi diğer proje yönetimi yöntemlerine kıyasla son derece etkilidir, ancak bazı dezavantajları da vardır.
Neyse ki, bu sorunlar ClickUp gibi özel bir proje yönetimi yazılımının yardımıyla çözülebilir!
1. Yetersiz Önceliklendirme Riski
Takımınız Kanban çerçevesine alıştığında, mümkün olduğunca çok görevi "Tamamlandı" sütununa taşımaya takıntılı hale gelebilir.
Ancak... Tüm görevler aynı değildir!
Bazı görevler diğerlerinden daha önemlidir ve Kanban kullanırken bunlar gözden kaçabilir.
ClickUp Çözümü: Öncelikler
ClickUp'ın Öncelikler özelliğini kullanarak proje görevlerinizi kolayca önceliklendirin.
Böylece, takımınız her görevin ne kadar önemli olduğunu ve hangilerinin önce yapılması gerektiğini bilir.
2. Potansiyel takım iletişimi sorunları
Kanban, takım yerine iş akışına odaklanır.
Kanban takımları, işlerin akışını sağlamak için herkesin işini dikkatle izleyecek zamanı yoktur.
Bu nedenle Kanban takımınızın her şeyin planlandığı gibi gitmesini sağlamak için etkili bir şekilde iletişim kurması gerekir. İletişim olmadan, birçok sorunla karşılaşacaksınız.
ClickUp Çözümü: Yorumlar
İşte burada ClickUp Yorumları devreye giriyor.
ClickUp'ta her görevin aşağıdakiler için bir yorum bölümü vardır:
- Beklentilerinizi takımla paylaşma
- Proje yöneticinize sorular sorma
- Önemli belgeleri gönderme
Atanan Yorumlar özelliği ile takım üyelerine görevler bile atayabilirsiniz.
Atanan yorum ile, bir yorumu anında göreve dönüştürebilir ve ardından takım üyelerine atayabilirsiniz, böylece onlar da bu görevleri unutmazlar!
2022 için En İyi Kanban Panosu
ClickUp sadece Kanban iş akışınızda size yardımcı olmakla kalmaz.
ClickUp'ın Pano Görünümü ile bunu çevrimiçi bir Kanban panosu olarak da kullanabilirsiniz!
ClickUp'ın Pano Görünümü nedir?
Bu görünüm, proje görevlerinizi etkileşimli bir Kanban veya Scrum panosu olarak görselleştirir. Tüm görevlerinizi tek bir yerde görüntülemek çok kolay!
Pano Görünümü'nün Kanban tarzı yaklaşım için mükemmel olmasının beş nedeni:
1. Aceleniz olduğunda sürükle ve bırak özelliğini kullanın
Tıpkı fiziksel bir pano gibi, ClickUp görevlerinizi doğru sütunlara sürükleyip bırakabilirsiniz. ClickUp ile bir Kanban kartını göz açıp kapayıncaya kadar taşıyabilirsiniz!
2. Her ş akışına uygun özel proje durumları
Pano Görünümünde, "durum" Kanban sütununun adıdır.
ClickUp, ihtiyacınız olduğu kadar Özel Durum oluşturabilmenizi sağlar.
Kanban panonuzu projenizin türüne göre özelleştirebilirsiniz.
Durumları daha görünür hale getirmek için her duruma renk kodu atayabilirsiniz.
Belirli bir proje için Özel Durumlarınızı oluşturduktan sonra, bunları birden fazla Kanban panosu projeniz için şablon olarak kaydedebilirsiniz. Artık her yeni proje için bunları ayarlamakla zaman kaybetmenize gerek yok!
3. Görevlerinizi düzenlemek için sıralayın ve filtreleyin
Kanban Görünümü sütunları, sıradan bir Kanban panosu gibi soldan sağa doğru düzenlenmemiştir.
Sütunları ayrı ayrı sıralayarak önemli görevleri sütunun en üstüne taşıyabilir ve böylece takımınızın önce neyi tamamlaması gerektiğini bilmesini sağlayabilirsiniz.
Ayrıca, görevlerinizi durumlarına, görev adlarına, başlangıç tarihlerine ve daha fazlasına göre düzenleyerek görev yönetimi becerilerinizi geliştirebilirsiniz!
ClickUp'ın sağladığı filtrelerden bazıları şunlardır:
4. Etiketler ile görevleri asla takipten kaybetmeyin
Görev yönetimi konusunda size yardımcı olacak daha fazla özelliğe mi ihtiyacınız var?
Etiketler hayatınızı çok daha kolay hale getirebilir.
Daha kolay tanınması için anında kategorilere ayırabilirsiniz.
Artık bir proje görevi bulmak için uğraşmanıza gerek kalmayacak.
5. Herkes için çoklu görünümler
Tüm takımınızın ihtiyaçlarını karşılayabilecek bir Kanban yazılımı bulmak oldukça zordur.
Neyse ki, ClickUp'ın Çoklu Görünüm özelliği, takım üyelerinizin görevlerini istedikleri gibi düzenlemelerine olanak tanır. Hatta aynı görev üzerinde Görünümler arasında geçiş yapabilirler!
ClickUp'ın sunduğu görünümleri inceleyelim:
- Liste görünümü: Tüm işlerinizi düzenli bir görev listesinde düzenler. İşlerini halletmek isteyenler için harika!
- Box Görünümü: Tüm takım üyelerinizin görevlerini rapor kartı biçiminde görüntülemenizi sağlar
- Takvim Görünümü: Günlük/haftalık/aylık programınızı görüntüleyin ve düzenleyin
- Gantt Görünümü: Proje planınızı Gantt grafiği olarak görüntüleyin
- Ben Modu: Yalnızca size atanan görevleri görünüm
Kanban ve Gantt grafikleri arasındaki farkları inceleyin.
Sonuç
Kanban roket bilimi değildir!
Bu, son derece kolay bir proje yönetimi metodolojisidir.
Görev yönetimi için kişisel bir Kanban panosu kullanıyor veya aynı anda birden fazla projeyi yönetiyor olsanız da, bu metodoloji işlerinizi tamamlamanıza yardımcı olabilir.
Kanban'ı etkili bir şekilde uygulamak için Kanban yönetim yazılımına ihtiyacınız vardır.
ClickUp, Kanban iş akışınızı yönetmek ve bir Kanban panosu oluşturmak için ihtiyacınız olan tüm özelliklere sahiptir. Takımınızın işlerden haberdar olmasını sağlar, görevleri kolaylıkla taşıyabilir ve proje değişikliklerine hızla uyum sağlayabilirsiniz.
Bugün ücretsiz kaydolun ve proje yönetimi sürecinizin hiçbir zaman aksamasını önleyin!