Proje yöneticilerinin yaklaşık %60'ı aynı anda iki ila beş proje üzerinde çalışmaktadır.
Projeler arasında aynı düzeyde odaklanma, verimlilik ve çıktı kalitesini sağlamak, proje yöneticilerinin sahip olması gereken bir süper güçtür. Kötü proje performansı , yatırımda muazzam bir israfla sonuçlanabilir — tam olarak %114.
Neyse ki, proje yöneticileri sağlam bir sistemle projeleri aynı anda yürütebilirler.
Bu makalede, karşılaşabileceğiniz yaygın zorluklar ve daha akıllı çalışmanıza, verimliliği artırmanıza ve birden fazla projeyi etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olacak stratejiler hakkında fikir vereceğiz. Ama önce, birden fazla proje için verimli proje yönetiminin neden bu kadar önemli olduğunu anlayalım.
Birden Fazla Projenin Yetersiz Yönetiminin Getirdiği Riskler
Birden fazla projeyi iyi yönetememek, zaman çizelgelerini, bütçeleri, takım performansını ve organizasyonel başarıyı etkileyen bir dizi riske yol açabilir. Aşağıda dikkate alınması gereken anahtar riskler yer almaktadır:
- Kaçırılan son tarihler: Kötü koordinasyon ve önceliklendirme, bir veya daha fazla projede gecikmelere neden olabilir. Bu, müşterinin güvenini azaltmakla kalmaz, aynı zamanda potansiyel finansal sonuçlar da doğurabilir
- Bütçe aşımları: Kaynakların verimsiz tahsisi ve denetim eksikliği, aşırı harcamalara yol açabilir. Bu durum, projenin karlılığını azaltmakla kalmaz, gelecekte finansman veya proje onaylarının alınmasını da zorlaştırabilir
- Netlik eksikliği: Yetersiz iletişim ve net olmayan öncelikler, takımların neye odaklanacakları konusunda kararsız kalmalarına neden olabilir. Bu durum, moral ve verimliliği olumsuz etkileyebilir
- Takım aşırı yükü: Kötü yönetilen bir portföy, takım üyelerini birçok projeye yayarak aşırı yükleyebilir. Bu, hata riskini artırır ve takımda tükenmişlik ve yıpranmaya neden olabilir
- Kapsam genişlemesi: Birden fazla girişimde proje kapsamlarının kötü yönetilmesi, kontrolsüz değişikliklere ve eklemelere yol açarak zaman çizelgelerinin uzamasına, bütçelerin aşılmasına ve takım üyelerinin hayal kırıklığına uğramasına neden olabilir
- Yetersiz sonuçlar: Odaklanma eksikliği ve aceleci teslim tarihleri, kaliteden ödün verilmesine neden olabilir. Beklentileri karşılayamama, mutsuz müşteriler ve olumsuz bir itibar bir yana, yeniden çalışma maliyetlerine de yol açabilir
- Paydaş katılımının azalması: Projeler arasında etkisiz iletişim ve karşılanamayan beklentiler, paydaş ilişkilerini zorlayabilir ve gelecekteki iş fırsatlarının kaybedilmesine yol açabilir
- Düşük görünürlük: Projenin izlenmesinin yetersiz olması, takımın darboğazları, gecikmeleri, uyumluluk sorunlarını veya olası kaynak eksikliklerini görmesini engelleyebilir. Bu da projenin yolundan sapmasına neden olabilir
- Stratejik uyumsuzluk: Kötü planlanmış ve yönetilmiş projeler, organizasyonel hedeflerle uyumlu olmaması ve dolayısıyla kaynak israfına yol açması tehlikesiyle karşı karşıyadır
- Artan riskler: Proaktif risk yönetimi olmadan, bir projedeki sorunlar diğer projelere sıçrayabilir ve daha da karmaşık hale gelebilir. Bu da başarısızlık olasılığını ve potansiyel finansal veya itibar kaybını artırır
- Kaçırılan fırsatlar: Önceliklerin ve kaynakların yanlış dağıtılması, bazı projelerin durmasına veya tamamlanamamasına neden olabilir
- İnovasyon kaybı: Birden fazla projeyle uğraşmaktan bunalmış takımlar, yaratıcı düşünmek veya inovasyon yapmak için gerekli kapasiteden yoksun olabilir
Birden fazla projenin etkin yönetimi, operasyonel verimliliği sürdürmek, kaliteli sonuçlar sunmak ve kuruluşun itibarını ve karlılığını korumak için çok önemlidir.
Ayrıca okuyun: İş Akışlarınızı Optimize Etmek İçin Proje Yönetimi İpuçları
Birden fazla projeyi başarıyla yönetmek için 12 strateji
Birden fazla projeyi nasıl yöneteceğinizi ve size yardımcı olacak ideal proje yönetimi aracını gösteren stratejilere geçmeden önce, bunu açıklayan kısa bir video izleyin.
1. Proje yönetimi yazılımlarından yararlanın
başarılı proje yönetimi takımlarının %77'si, projeleri ve görevleri yönetmek için yazılım kullanıyor. Ancak, kuruluşların yalnızca %46'sı proje yönetimine değer veren bir kültürü önceliklendiriyor.
ClickUp gibi proje yönetimi yazılımları, birden fazla projeyi yönetirken karşılaşabileceğiniz birçok zorluğun üstesinden gelmenize yardımcı olabilir.
ClickUp, aynı anda birden fazla projeyi barındırabilen ve görevler arasında sorunsuz bir şekilde geçiş yapmanıza yardımcı olan merkezi bir proje yönetimi aracıdır. Bu, işler kontrolden çıktığında (ki bu genellikle günde birçok kez olur!) kesin bir avantajdır.
ClickUp'taki portföyler, birden fazla projenin proje yönetimini basitleştirmek için tasarlanmıştır. Stratejiden uygulamaya kadar, projenizi tek bir yerden izleyebilirsiniz.
Tek bir doğru kaynak, darboğazlar, riskler, kaynak bulma zorlukları ve daha fazlası hakkında nihai görünürlük anlamına gelir. Gantt grafiklerinden zaman çizelgesine, listelere, panolara ve takvimlere kadar işinizi görselleştirmenin 15'ten fazla farklı yolu ile herkes için uygun bir görünüm bulabilirsiniz.
Ayrıca, ClickUp Gösterge Panelleri gerçek zamanlı ilerlemeyi gösterir, böylece her zaman bir adım önde olursunuz.
Proje yöneticileri için ClickUp, size şu konularda yardımcı olabilecek özellikler sunar:
- Strateji oluşturun ve plan yapın
- Ş Akışınızı görselleştirin
- Görevleri dağıtın
- Zamanı takip edin ve kaynakları yönetin
- Takımınızla işbirliği yapın
- Sonuçları tahmin edin
💡Profesyonel İpucu: ClickUp'ın ücretsiz proje yönetimi şablonlarını kullanın ve her projenizde proje planlamanıza hızlı bir başlangıç yapın.
2. Verimlilik için çoklu görev yerine odaklanın
Genellikle, proje yöneticileri aynı anda üç ila dört projeyi yönetir ve en büyük zorlukları nedir? Odaklanmak.
Odaklanmayı öğrenmek sandığınız kadar kolay değildir. Konsantrasyon becerilerinizi geliştirmek için şu ipuçlarını deneyin:
- Öncelik listenizde alt sıralarda yer alan görevleri reddedin. Ne kadar çok görev yaparsanız, hataların ortaya çıkma olasılığı o kadar artar
- Yönetici görevlerinizi ve tekrarlanan işlerinizi, sizin için gündemler oluşturabilen, kontrol listeleri oluşturabilen, içeriği düzenleyebilen ve daha fazlasını yapabilen, her zaman hazır AI Asistanınız ClickUp Brain ile otomatikleştirin
- Timeboxing uygulayın: belirli bir zaman bloğu içinde bir görevi tamamlamak için zihninizi bilinçli olarak eğittiğiniz bir strateji
- Farkındalığı uygulayın ve dikkatinizi dağıtabilecek can sıkıcı bildirimleri kapatın. Zihninizi yönlendirmek ve konsantrasyon seviyenizi sabit tutmak için odaklanma uygulamaları da kullanabilirsiniz
3. Görevleri doğru önceliklendirin
Gece yarılarına kadar çalışıyor ama pek bir şey başaramıyor musunuz? Zamanınızı, enerjinizi ve çabalarınızı boşa harcayan düşük değerli görevlere öncelik veriyor olabilirsiniz.
ClickUp'ta görev önceliklendirme, en az çabayla öncelikleri belirlemenizi sağlar. İşte nasıl çalışır:
- Dört öncelik seviyesi (bayrak) arasından seçim yapın: Acil, Yüksek, Normal ve Düşük
- Görevlerinizi zamana göre sıralayarak ş Akışınız içindeki en kritik görevleri görün
- Öncelikli öğeleri 7/24 erişilebilir görev tepsisine bırakın
- Öncelikli görevlerinizi bağımlılıklarla birleştirin. (örneğin, "beklemede" veya "bloklu")
- Son teslim tarihleri için filtreler ayarlayın ve bunları kaydedin veya takımla paylaşın
Önceliklendirme şablonlarını kullanarak bunu daha verimli bir şekilde yapabilirsiniz.
💡Profesyonel İpucu: ClickUp Öncelik Matrisi Şablonunu kullanarak görevleri etki ve çaba düzeyine göre kategorilere ayırın.
4. Net bir şekilde iletişim kurun
Sürekli iletişim hattını açık tutmak, birçok nedenden dolayı proje başarısının merkezinde yer alır:
- Paydaşlar, işlerini daha iyi uyumlu hale getirmek için beklentilerini takım üyeleriyle paylaşabilir. İşler ters giderse müşteriler anında geri bildirim paylaşabilir
- Takımınız için bir geri bildirim döngüsü oluşturun ve kaliteden ödün vermeden hedeflerine daha hızlı ulaşmalarına yardımcı olun
- Proje durumunu yeniden belirlemek ve gözden geçirmek için takım toplantıları düzenleyin. Proaktif bir yaklaşım çok faydalıdır
- Proje çıktıları ve zaman çizelgeleriyle ilgili müşteri beklentilerini yönetin ve korkulan kapsam genişlemesini önleyin
Peki, nasıl net bir şekilde iletişim kurabilirsiniz? İşin nerede yapıldığını ileterek.
Başlamak için harika bir yer, ClickUp Chat gibi iletişimi önceliklendiren bir araca yatırım yapmak olabilir:
Birden fazla araçta gerçekleşen dağınık konuşmalar, karışıklığa ve hatalara yol açar. Sohbet ile, işin yapıldığı yerde gerçek zamanlı olarak güncellemeleri paylaşabilir ve kimin ne üzerinde çalıştığına dair takımlar arası görünürlük elde edebilirsiniz.
Etkileşimlerinizi görsel bağlamla katmanlayabilir ve anlaşılırlığı artırabilirsiniz. Bağlantılar, ek dosyalar, dosyalar, GIF'ler, resimler, videolar ve mesajınızı iletmek için gerekli olan her şeyi ekleyin.
@bahsetme ile iş konuşmalarına istediğiniz kişiyi ekleyin, tek tek üyelere yorum atayın ve eylem öğelerinin ilerlemesini sağlayın.
💡Profesyonel İpucu: Zaman ve çaba tasarrufu için iletişim araçları ve şablonları kullanın
5. Bağlam değiştirmeyi sınırlayın
Birden fazla projeyi yönetmek ve verimliliği artırmak için çabalarken, "bağlam değiştirme" size engel olabilir.
Genellikle çoklu görev ile karıştırılan bağlam değiştirme, iki kötüden daha az kötüdür. Bağlam değiştirme ile, uygulamalar arasında geçiş yapar ve yeni görevler başlatırsınız, eski görevleri yarıda bırakırsınız.
Ne yazık ki, bunun zararlı etkileri verimlilikle sınırlı değildir. Irvine'deki California Üniversitesi'nde yapılan bir araştırma , sadece 20 dakikalık tekrarlanan kesintilerin işte daha fazla stres, baskı ve hayal kırıklığına neden olabileceğini ortaya koymuştur.
Peki, bağlam değiştirmeyle nasıl başa çıkıyorsunuz?
Farklı uygulamalar ve araçları tek bir platformla değiştirin, takımınızın her şeye parmaklarının ucundan erişmesini sağlayın.
Örneğin ClickUp, tüm görevlerinizi, konuşmalarınızı ve projelerinizi tek bir kullanıcı dostu platformda bir araya getirir. İş yönetimi ve iletişimden işbirliğine kadar her şey tek bir paylaşımlı alanda gerçekleşir.
Ayrıca, ClickUp 1000'den fazla üçüncü taraf uygulama entegrasyonunu destekler, böylece favori araçlarınızı barındıran tek bir kuruluş çapında çözüm uygulayabilirsiniz. Ve takımı bilinçsiz bağlam değiştirme sorunundan kurtarırsınız.
6. Öncelikler değiştiğinde esnek olun
Proje takımınız değişen öncelikleri izleyemiyor mu? Durumun gerektirdiği şekilde yön değiştirememek, proje yöneticileri için önemli bir eksikliktir.
Bu durum genellikle, proje ilerlemesini izlemek için birden fazla yapılacaklar listesi ve elektronik tablo kullandığınızda ortaya çıkar.
İki büyük çözüm nedir?
- Değişiklik kontrol süreci uygulayın: Bu, proje değişiklik taleplerini yönetmenizi sağlar. Bir paydaş bir projede değişiklik talep ederse, bunu proje zaman çizelgesinde anında görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca, bu süreci kullanarak paydaşların uygun gördükleri değişiklik taleplerini onaylamalarına/reddetmelerine olanak tanıyabilirsiniz.
- Merkezi bir bilgi kaynağını paylaşın: Değişen proje taleplerini izlemek için bir araç kullanın ve bu aracın takım üyeleri tarafından çevrimiçi ve çevrimdışı olarak kullanılabilir olmasını sağlayın.
Takım üyeleriniz, takımın bant genişliği ve görev durumunu gerçek zamanlı olarak görebildiğinde, hızlarını ayarlayabilir ve verimli bir şekilde çalışabilir. Ayrıca, işler yoğunlaştığında takımı kontrol edebilirsiniz.
7. Takımınızın iş yükünü dengeleyin
Takımınızın iş yükünü eşit olarak dağıtmak, iş büyümesini ve çalışanların refahını artırır.
Bir çalışana birden fazla görev yükleyin, en iyi ihtimalle işler yarım kalır, en kötü ihtimalle ise kalitesiz işler ortaya çıkar. Çalışanları yeterince değerlendirmediğinizde de motivasyonları düşebilir ve stres yaşayabilirler.
Beklendiği gibi, ABD her yıl iş ile ilgili stresten kaynaklanan kayıp iş günleri ve sağlık sorunları için 300 milyar dolar harcıyor.
Sonuç: Her iki senaryoda da, kaybeden taraf organizasyon olur.
En uygun noktayı bulmak, takımın moralini yükseltebilir ve projenin sorunsuz ilerlemesini sağlayabilir.
ClickUp gibi proje kaynak yönetimi platformları, uygun iş yükü yönetiminin projeler için ne kadar önemli olduğunu anlar.
Herkesin eşit iş yüküne sahip olmasını sağlamak için, ilgili tüm görevler, kişiler ve projeler hakkında tam görünürlük gerekir. ClickUp'ın İş Yükü Görünümü bunu mümkün kılar. Her üyenin görev sayfası ve takvimini görün ve kimin ne üzerinde çalıştığını inceleyin.
Projenizin ilerleyişine göre görünümü özelleştirebilir, görevin çaba düzeyini izleyebilir, takımınızın kapasitesini yeniden ayarlayabilir ve kesinti veya gecikme olmadan çalışabilirsiniz.
8. Her proje için açık, ölçülebilir ve ulaşılabilir hedefler belirleyin
Hedefler ve KPI'lar, çalışanların ilerlemesini ölçmek için çok önemlidir. Ancak hedef belirleme, daha derin ve psikolojik etkileri olan bir süreçtir.
Forbes, hedeflerini net bir şekilde hayal eden kişilerin bu hedeflere ulaşma olasılığının 1,2 ila 1,4 kat daha fazla olduğunu iddia ediyor.
Böylece, yapılandırılmış proje planınızı oluştururken hedefleri bir parçası olarak görmeye başladığınızda , bunları gerçekleştirmek için daha iyi bir pozisyonda olacaksınız.
İş dünyasında hedefler, dönüm noktalarının formunu alır. Deneyimli proje yöneticileri aşağıdaki hedef belirleme sürecini benimser:
- İlk olarak, proje hedeflerinin ayarılması üzerinde çalışırlar
- Ardından, projeleri daha küçük, daha yönetilebilir görevlere ayırmaya odaklanırlar
- Ardından, görevleri uygun takım üyelerine atarlar
- Son olarak, ölçülebilir, gerçekçi ve net hedefler belirlerler
💡Profesyonel İpucu: ClickUp Hedefleri, tüm hedeflerinizi (sprint döngüleri, haftalık çalışan puan kartları, OKR'ler vb. ) kullanımı kolay klasörlerde düzenlemek için mükemmeldir. Sayı, doğru/yanlış, görev, parasal, açıklamalar vb. gibi çeşitli biçimlerde hedefler oluşturabilirsiniz. Ayrıca, projenizin ilerlemesini takip etmek için endişelenmenize gerek yoktur. Bu araç sizin için bu işi üstlenebilir.
9. Etkili bir şekilde görevlendirin
Her görevi kendiniz yönetemezsiniz ve doğru görev dağılımı takım üyelerine güç verir. Projenizdeki görev ve sorumlulukları nasıl dağıtacağınız konusunda emin değilseniz, aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
- Her bir takım üyesinin güçlü yönlerini ve yeteneklerini değerlendirin
- Her takım üyesinin uzmanlığı, kapasitesi ve iş yüküne göre görevleri atayın
- Takımınıza güvenin ve mikro yönetim yerine rehberlik sağlamaya odaklanın
- Hesap verebilirliği sağlayan sağlam sistemler ve süreçler benimseyin
💡Profesyonel İpucu: Görev yönetimi yazılımı, görevleri atamayı ve projenin süresi boyunca ilerlemeyi izlemeyi kolaylaştırır
10. Tekrarlanan ş Akışlarını şablon haline getirin ve çok değerli zaman kazanın
Her yeni proje başladığında sürekli aynı iş akışlarını yeniden mi oluşturuyorsunuz?
Bu, zamanınızı en verimli şekilde kullanmak değildir. Tüm projelerinizde genellikle ortak bir dizi proje çıktısı veya süreci varsa, sık kullandığınız iş akışları ve süreçler için kendi şablonlarınızı oluşturun.
Bu, işinizi hızlandıracak ve ş Akışı boşluklarını önleyecektir.
💡Profesyonel İpucu: Kaliteli sonuçlar elde etmek için şablonlarınızı içgörüler ve en iyi uygulamalarla düzenli olarak güncelleyin.
11. Belgeleme ile düzenli kalın
Birden fazla projeyi yönetmek çok zaman alabilir. Çok sayıda süreç, iş akışı, takım ve program vardır. Yapılandırılmış proje belgeleriyle her şeyi kontrol altında tutun.
Doğru ve güncel belgeler karışıklığı önler ve projeleri yolunda tutar.
Her proje için ayrı ancak standartlaştırılmış belgeler (ör. gereksinimler, zaman çizelgeleri, risk günlükleri) tutun ve tüm paydaşların erişimini sağlamak için belge yönetim araçlarını kullanın.
💡Profesyonel İpucu: ClickUp Brain ile proje belgeleri oluşturun ve ClickUp Docs ile güvenli bir şekilde paylaşın
12. Riskleri önceden tahmin edin ve yönetin
Birden fazla projeyi birlikte verimli bir şekilde yönetmenin en iyi yolu, iyi hazırlanmaktır. Bu hazırlığın kritik yönlerinden biri, riskleri önceden planlamaktır. ClickUp gibi risk yönetimi yazılımları bu konuda yardımcı olabilir.
Çakışan projeler, risk ve aksaklık olasılığını artırır. Ayrıca, bir projedeki gecikmeler diğer projelerde de domino etkisi yaratabilir. Bu nedenle:
- Her proje için bir risk değerlendirmesi yapın ve acil durum planlarını belgelendirin
- Projeler arasındaki karşılıklı bağımlılıkları belirleyin ve programları buna göre uyarlayın
- Proje güncellemeleri sırasında riskleri düzenli olarak gözden geçirin ve olası sorunları erken aşamada çözün
💡Profesyonel İpucu: Risk değerlendirme şablonları, riskleri tahmin ederken tahmin yürütmeyi ortadan kaldırır
ClickUp ile Birden Fazla Projeyi Kolayca Yönetin
Proje yöneticilerinin karşılaştığı en yaygın ikilem nedir? Aklını kaybetmeden aynı anda birden fazla projeyi nasıl yönetebilirim?
Bu anlaşılabilir bir durum. Proje yöneticilerinin işleri çok zor.
Bir proje yöneticisi olarak, kendinizi sık sık dün teslim edilmesi gereken işlerle boğuşurken bulabilirsiniz. Ayrıca, baskı yapan müşteriler ve aşırı çalışan bir takımla uğraşıyor olabilirsiniz. Ve sıkı proje bütçeleri içinde paydaşların beklentilerini karşılamayı da unutmayalım.
ClickUp gibi sağlam bir proje yönetimi yazılımı, bu iş için en uygun araçtır.
Bugün ücretsiz kaydolun ve birden fazla projeyi yönetmenin zorluklarından kurtulun.