İş dünyasında, sonsuz jargonlarla bombardımana tutulabilirsiniz – "işi başlatalım ve daha sonra tekrar bir araya gelip temel yetkinlikleri güçlendirmek için takımın sinerjisini kullanmaya odaklanalım" gibi. Bu tür ifadeler hayatı çok kafa karıştırıcı hale getirir.
Jargonu bir kenara bırakıp eylem öğelerini ele alalım. Kulağa çok etkileyici veya devrimci gelmiyorlar. Ancak, ister ofiste ister mutfakta olsun, işleri halletmek için geleneksel yapılacaklar listesinden çok daha etkilidirler.
Eylem öğelerinin anahtarı, yapılacak bir şeyi belirtmeleridir. Görevleri istenen sonuç değil, gerekli eylem açısından ifade etmek için özel bir yöntem kullanmak, verimliliği önemli ölçüde artırabilir ve sizi uzun vadeli hedeflerinize yaklaştırabilir.
Eylem öğesi nedir?
Eylem öğesi, bir görev için kurumsal bir takma ad gibi görünebilir, ancak bunlar farklı şeylerdir. Bir görev, genellikle yapılacaklar listesinde kısa, basit bir madde olarak görünür. Genellikle ne dışında önemli bir bilgi içermez.
Öte yandan, eylem öğesi, görevi kim, ne, nasıl ve ne zaman açısından özetleyen, daha kapsamlı ancak yine de nispeten kısa bir görevdir. Böylece, bunu alan herkes anında bir şekilde aşina olabilir.
Aynı zamanda, işte, görevi bu şekilde sunmak, görevi en iyi şekilde tamamlayacak çalışanı belirlemeyi daha kolay hale getirebilir. Bu, eylem planınızın bir parçasıdır.
Bu, yöneticilerin işleri yavaşlatmak ve iki kez açıklamak zorunda kalmadan daha kolay yetki devri yapmalarını sağlar. Eylem öğeleri kendileri için konuşur.
5 Eylem Öğesi Listesi İpucu
Odaklanmanızı sürdürmenize, görevleri tamamlamanıza ve hedeflerinizi gerçekleştirmenize yardımcı olacak harika eylem öğeleri oluşturmak için beş ana ipucumuzu burada bulabilirsiniz:
1. Eylem öğelerinizi soyut değil, somut hale getirin
Daha önce bahsettiğimiz gibi, görevler genellikle "sunum hazırla" gibi somut olmayan, soyut sonuçlar olarak yazılırken, eylem öğeleri "Pazartesi günü için 20 dakikalık sunum ve dağıtılacak broşürler için pazarlama ekibiyle işbirliği yap" gibi değerlendirilebilir, somut eylemler olmalıdır. Mükemmel eylem öğeleri için, bulutlardan inip ayaklarınızı yere sağlam basmanız gerekir.
2. Eylem öğelerini bir satıra sığacak şekilde bölün, ANCAK bir açıklama ekleyin
Okumak, yapılacak işleri yapmak kadar uzun sürüyorsa, işleri yanlış yapıyorsunuz demektir. Uzun eylem öğeleri daha bilgilendirici görünebilir, ancak çoğu zaman kafa karıştırıcı ve verimsizdir. Komedi kulübündeki esprili tek satırlık espriler kadar komik olmaları gerekmez, ancak en az onlar kadar kısa olmalıdır! Bununla birlikte, atanan kişinin anlaması için gerekliyse ek bilgiler eklemeyi unutmayın. Kendiniz için yazıyorsanız, ayrıntıları unutabilirsiniz, bu nedenle güvenli tarafta olmak için kısa bir açıklama ekleyebilirsiniz.
3. Tutarlı bir biçim kullanarak işlerinizi yapın
Sanat tarihçilerinin Caravaggio'nun eserlerini Rembrandt'ınkilerden ayırt edebilmeleri gibi, eylem öğeleriniz de tutarlı ve etkili bir şekilde sunulursa kendilerini kanıtlayabilir. Tutarlılık, daha iyi anlaşılmayı sağlar ve aynı biçimi kullanarak eylem öğelerini daha verimli bir şekilde hazırlayabilirsiniz.
4. Eylem öğelerinizi bağlam, eylem ve kaynağa göre kategorilere ayırın.
Verimlilik açısından da önemli olmak üzere, uygun olduğu durumlarda düzenleme ve sınıflandırma yapmak önemlidir. Eylem öğeleriyle ilgili olarak, bunları bağlamlarına (hangi proje, iş türü, iş alanı), eylemlerin kendilerine ( yaratıcı, iletişimsel, idari) ve gerekli kaynaklara ( personel, malzeme, zaman, dış kaynak kullanımı ) göre düzenlemelisiniz. Sadece düzenli kalmak için bir yol olsa bile, eylem öğelerinizi bu şekilde düzenlemenin büyük bir faydası olduğunu göreceksiniz.
5. İşbirliği yaparken devretme
Bekleyen eylem öğeleri çeşitli kişilerin işbirliğine bağlıysa, bu durumu özellikle net bir şekilde belirtmeli ve tüm kişilerin görevdeki rollerini bildiğinden emin olmalısınız. Eylem öğesinin başkalarına aktarılacağı ve devredileceği örneklerde, herkes bu öğeyi alıp çalışmaya başlayabilmelidir. Eylem öğenizi tamamladığınızda, onu değiştirecek ve herkesi bilgilendirecek yeni bir öğe olmalıdır. İşbirliği içinde çalışırken, aktarılması gereken bilgileri ve aynı işbirliğinin hala gerekli olup olmadığını yeniden değerlendirmek özellikle önemlidir.
Bonus: Bilgi sayfası şablonları!
İyi bir eylem öğesi nedir?
Öncelikle, görevi düşünün: "*Yeni ürünler için toptancılar bulun." Sınırlamalar nelerdir? Bu aslında sadece nihai sonuçtur ve elbette önemlidir, ancak tek başına pek bir işe yaramaz.
Görevin kimden sorumlu olduğu, nasıl yapılacağı veya ne zaman bitirilmesi gerektiği belirtilmemiştir. Bu gerçekten pek kullanışlı değildir.
Eylem öğeleri şunları içermelidir:
- İşin tamamlanmasından kim sorumludur?
- Hangi eylemlerin gerçekleştirilmesi gerekiyor?
- Eylem nasıl yapılabilir?
- Son teslim tarihi ne zaman?
Bu modeli kullanarak, eylem öğesi şu şekilde yazılabilir: "Operasyon Departmanı, yeni mutfak gereçleri aralığı için anlaşma sağlamak üzere potansiyel toptancılarla (dizine bakın) görüşecek – son tarih 10 Mart. "
Bunun avantajları çoktur.
Net bir görev sahibi, yapılacakların sağlam bir özeti ve son teslim tarihi vardır.
Hatta süreci hızlandırabilecek bazı ilgili bilgiler de var.
Fazla ayrıntıya girerek kendinizi yormayın, bu ters etki yaratabilir. Bir eylem öğesi, uzaylılar için bir kılavuz değildir: "telefon cihazını dominant elinizle kaldırıp doğru 11 haneli sayı dizisini tuşlayarak toptancılara telefon edin. "
Ekstra bilgi ekleyecekseniz, bu bilgilerin değerli ve ilgili olduğundan emin olun.
Tıpkı tek bir büyük hedefe yönelik birçok amaçınız olduğu gibi, her amaç için birçok eylem öğeniz olabilir. Özetlemek gerekirse
- Görevler, istenen sonuçları (hedefleri) ifade eder.
- Eylem öğeleri, bunların yerine getirilmesi için gereken eylemleri tam olarak gösterir.
Eylem Öğeleri Nasıl Yazılır?
Bildiğimiz gibi, eylem öğeleri bir görevin veya işin tamamlanması için gereken eylemleri tanımlamak için kullanılır. "Maymun görür, maymun yapar" gibi. Bu nedenle, bir eylem öğesi oluşturmak için, ne yapılması gerektiğini ve bunu nasıl yapabileceğinizi kendinize sorun.
Eylemi bir veya iki cümle ile tanımlamaya çalışın.
Eylem öğeniz çok fazla adım içeriyorsa, onu daha küçük görevlere bölün.
Anahtar, eylem öğesini aklınıza gelir gelmez yazmaktır. Açık, öz ve anlaşılırsa, görevi az sayıda adımda tamamlamanıza olanak tanıyan bir şekilde ifade edilmişse, bunu bir eylem öğesi olarak adlandırabilir ve işe koyulabilirsiniz!
İyi bir örnek, ayarlandıktan hemen sonra eyleme geçirilebilir. Bu durumun geçerli olmadığını fark ederseniz, eylem öğesini çok karmaşık veya çok belirsiz hale getirmiş olabilirsiniz.
Eylem Öğesi Örnekleri
- Satış, Springleaf müşterisine nakliye gecikmeleri hakkında bilgi vermek için iletişime geçecek
- IT ve Ajans, gelecek haftanın web sitesi güncellemelerini tamamlamak için görüşecek – Perşembe gününe kadar tamamlanmalıdır
- İK, performans raporunu (son teslim tarihi 25 Temmuz) yardımcı direktöre basılı kopya olarak gönderecek.
- Çarşamba gününe kadar proje yöneticisiyle bütçe ve ek maliyetler hakkında görüşün (Şubat-Nisan arası)
Kendiniz için eylem öğeleri yazıyor olsanız bile, tüm parçaları dahil etmek yine de iyi bir uygulamadır. Böylece (umarız!) neyden bahsettiğinizi anlayabilirsiniz.
Bazı ayrıntıları atlayarak işinizi halledebilirsiniz, ancak şirketiniz çalışanların günlük raporları veya performans değerlendirmeleri için eylem öğeleri kullanıyorsa, bu bilgileri eklemek işinizin kaydını tutmak için daha iyi bir yöntemdir.
Sonuç
Yapılacaklar listeniz ve eylem öğeleriniz için bu ipuçlarını takip etmek çok zaman almaz, ancak eylem öğelerinizi yazma ve listeleme şeklinizi tamamen değiştirebilir.
ClickUp ile eylem öğelerinizi ve yapılacaklar listelerinizi geliştirmek için doğru verimlilik araçlarına ve özelliklerine sahip olursunuz. ClickUp'a bugün kaydolun!