Dış kaynak kullanımı, işinizi yönetmenin en başarılı ve modern yollarından biridir. Görevleri uzaktaki çalışanlara devrederek, temel fonksiyonlara odaklanmanızı sağlar. Ancak, nereden başlayacağınızı bilmiyorsanız, dış kaynak kullanımı ile yürütülen projeleri başarılı bir şekilde yönetmek zor olabilir.
Proje yönetimi dış kaynak kullanımını basitleştirmenin bir yolu olduğunu söylesek ne dersiniz?
Sanal asistanlar, satış, muhasebe, müşteri desteği ve daha birçok alanda iş verimliliğini değiştiren bir unsurdur. Proje yönetimi, bir VA'ya verebileceğiniz en yaygın dış kaynak görevlerinden biridir!
Bu makalede, proje yönetimini dış kaynak olarak nasıl kullanabileceğinizi, işiniz için sanal asistanlardan nasıl yararlanabileceğinizi ve iş akışınızı basitleştirip işinizi büyütmenize yardımcı olacak verimlilik araçlarını nasıl en üst düzeye çıkarabileceğinizi inceleyeceğiz. Teknoloji konusunda bilgili bu yardımcılar, süreçleri kolaylaştırır, iş yükünü hafifletir ve projelerin zamanında ve iyi bir şekilde tamamlanmasını sağlar.
Proje yönetimi dış kaynak kullanımına geçmeden önce, dış kaynak kullanımının ne olduğuna bir göz atalım. 👀
Dış kaynak kullanımı nedir?
Dış kaynak kullanımı, şirketiniz dışından birini işe alarak şirket içi takımınıza yardımcı olacak görevleri yerine getirmesini veya hizmetleri sunmasını sağlamaktır. Dış kaynak kullanımı, iş yükü fazla olduğunda iş boşluklarını doldurmak veya ek yardım almak için kullanılabilir.
Örneğin, bir işletme müşteri hizmetlerini üçüncü taraf bir sağlayıcıya dış kaynak olarak verebilir. Müşteri desteği dış kaynak şirketi, sohbet robotları kurma, müşteri sorunlarını çözme ve telefon, e-posta veya sohbet yoluyla destek sağlama gibi görevleri üstlenir.
Bu, işletmenin sınırlı çalışma saatlerinde bile müşterilerine 7/24 destek sağlamasına yardımcı olabilir. Ayrıca, iç kaynakları serbest bırakarak takımların satış veya ürün geliştirme gibi temel yetkinliklerine odaklanmasını sağlar.
İş ihtiyaçlarınıza ve tercihlerinize bağlı olarak dış kaynak kullanımı için birçok yol vardır, bunlardan bazıları şunlardır:
- Offshore Dış Kaynak Kullanımı: Bir iş, belirli görevleri veya hizmetleri yerine getirmek için farklı bir ülke veya bölgedeki bir dış kaynak firmasıyla anlaşma yapmasıdır
- Yurt İçi Dış Kaynak Kullanımı: Bir iş, faaliyetlerini kendi ülkesine geri getirdiğinde
- Özel Dış Kaynak Kullanımı: Bir işletme, belirli bir proje, fonksiyon veya sürece odaklanmak için üçüncü taraf bir takım tuttuğunda
- Personel Artırımı: Bir iş, iç takımını uzaktan çalışanlarla desteklediğinde
- Sanal Asistan Dış Kaynak Kullanımı: Bir işletme, ana faaliyet alanı dışındaki görevleri bir sanal asistana devreder
i̇şiniz için Dış Kaynak Hizmetlerinin 5 Avantajı
Dış kaynak kullanımı birçok avantaj sunar ve her boyuttaki işletme rekabet avantajı elde etmek için bu yöntemi kullanır. Dış kaynak kullanımının beş temel avantajı aşağıda belirtilmiştir.
1. Özel beceri ve yeteneklere erişim
Dış kaynak kullanımı ile konum artık önemli bir işe alım faktörü değildir, çünkü ek maliyet ve çaba harcamadan yurt dışından yüksek vasıflı çalışanları işe alabilirsiniz.
İş yüklerini verimli bir şekilde yönetmek, kaynakları daha iyi önceliklendirmek ve tahsis etmek için şirket içinde bulunmayan özel yetenek ve uzmanlıktan yararlanın.
Bu, belirli görevleri aşırı yüklenmiş çalışanlardan daha verimli bir şekilde halledebilecek dış sağlayıcılara aktararak iş yüklerini dengelemeye yardımcı olabilir ve görevlerin en nitelikli ve yetenekli kişilere atanmasını sağlayarak sürekli işgücü eksikliklerini önler ve sonuçta daha iyi sonuçlar elde edilmesini sağlar.
Küresel yetenek havuzuna erişim, daha yenilikçi, duyarlı ve çevik hale gelerek rekabet avantajı elde etmenizi sağlar.
2. Verimlilik ve proje kalitesinde artış
Dış kaynak kullanımı, temel olmayan görevleri uzmanlara bırakarak temel yetkinliklerinize ve stratejik hedeflerinize odaklanmanızı sağlar. Ayrıca, proje yönetiminin dış kaynak kullanımı, işlerinizi kolaylaştırmanıza ve görevleri tamamlamak için gereken zaman ve kaynakları azaltmanıza yardımcı olabilir.
Sanal asistan hizmetleri, birkaç projeyi tamamlamak ve daha fazla iş yapmak için sadece ekstra eleman gerektirmez. VA'lar, işinizi daha hızlı ve daha yüksek kalitede tamamlayabilmeniz için işiniz için doğru verimlilik stratejilerini analiz etmenize ve geliştirmenize de yardımcı olabilir.
3. Maliyet tasarrufu
Dış kaynak kullanımı sayesinde, şirket içi proje yöneticisi gibi yeni çalışanları işe almak ve eğitmek için çok fazla zaman ve kaynak harcamak zorunda kalmayacağınız için iş gücünden, genel giderlerden ve operasyon maliyetlerinden tasarruf edebilirsiniz.
4. Esneklik ve ölçeklenebilirlik
Muhtemelen şirketinizi büyütmek istiyorsunuz, ancak bunu söylemek yapmaktan daha kolaydır. Ancak dış kaynak kullanımı, işe alım, eğitim veya ekipman için büyük yatırımlar yapmadan pazar değişikliklerine hızla uyum sağlama esnekliği sunduğu için işinizin büyümesini hızlandırmak için bir stratejidir.
Clutch tarafından yapılan bir ankete göre, iş sahipleri, özellikle ekonomik durgunluk dönemlerinde dış kaynak kullanımını bir iş taktiği olarak olumlu değerlendiriyor. Dış kaynak kullanımı, beceri eksikliklerini gidermek, giderleri azaltmak ve işi yeni zirvelere taşımak için uygun maliyetli bir çözümdür.
5. Azaltılmış riskler
Dış kaynak kullanımıyla, belirli riskleri hizmet sağlayıcıya aktararak operasyonlarınızı çeşitlendirebilirsiniz. Şirket içinde işe alım için zaman ve para harcamak yerine, bu sorumluluğu bir dış kaynak sağlayıcısına devredebilir ve işler yolunda gitmezse neredeyse anında yeni çalışanlar bulabilirsiniz.
Ayrıca, dış kaynak şirketleri çeşitli beceri setlerine sahip profesyonellerden oluşan bir listeye sahiptir, böylece sayısız özgeçmişi incelemek ve korkunç mülakatlara katılmak yerine ilk seferinde doğru kişiyi bulacağınızdan emin olabilirsiniz.
Proje Yönetiminde Dış Kaynak Kullanımı Nedir?
Bahsettiğimiz gibi, proje yönetimi sanal asistanlara dış kaynak olarak en sık verilen görevlerden biridir.
Proje yönetimi dış kaynak kullanımı, bir işletme adına belirli görevleri veya tüm projeleri yürütmek için üçüncü taraf veya harici proje yöneticileri işe almayı ifade eder. Satış, müşteri desteği, muhasebe, grafik tasarım veya diğer PM görevlerinde sanal asistan hizmetlerini içerebilir.
Proje yönetimini dış kaynak olarak kullandığınızda, deneyimli çalışanlar projeleri zamanında, bütçe dahilinde ve kalite standartlarına uygun olarak yürütür. Bu sayede, satışları artırmak veya ürünlerinizi iyileştirmek gibi değer katan faaliyetlere daha fazla zaman ayırabilirsiniz.
proje Yönetimi Dış Kaynak Kullanımının 4 Avantajı
Proje yönetimi dış kaynak kullanımı, projeleri sorunsuz bir şekilde yürütmek için başvurabileceğiniz bir strateji olabilir.
Proje yönetiminde dış kaynak kullanımının dört anahtar avantajı şunlardır:
1. Yüksek vasıflı işgücüne erişim
Dış kaynak kullanımı proje yönetimi, işinizi büyütmek için yüksek vasıflı çalışanlar sağlar. Nişinizde özel uzmanlığa sahip yetenekleri veya aynı zamanda çok yönlü ve çevik bir problem çözücü olan genel uzmanları işe alabilirsiniz.
Örneğin, dış kaynaklı bir proje yöneticisi, işinizin yolunda gitmesine, riskleri yönetmenize ve daha büyük projeler üstlenmenize yardımcı olabilir. Karmaşık ve genellikle zaman alıcı proje yönetimi görevlerini uzmanlara bırakarak, temel iş görevlerinize odaklanın.
PRO İPUCUClickUp Onboarding Checklist Template'ı kullanarak işe alım sürecinizi iyileştirin ve tüm temel unsurları kapsadığınızdan emin olun, böylece dış proje yöneticiniz veya ekibiniz daha kısa sürede işlerinizi hızla halledebilir.
2. Hızlı işe alım
Takımınızda dış kaynaklı proje yöneticileri ile, tam zamanlı bir şirket içi proje yöneticisi işe almak ve eğitmekle ilgili maliyetlerden kaçınabilirsiniz. Bunun yerine, proje yönetimi hizmetleri için ihtiyaç duyduğunuzda ödeme yapabilirsiniz.
Bu, süreçlerin kolaylaştırılmasıyla birlikte hızlı teslimat süreleri anlamına da gelir. En iyi dış kaynak şirketleri, iş ihtiyaçlarınız için bir haftadan kısa bir sürede birini işe alabilir.
PRO İPUCUClickUp Proje Yönetimi Hizmetleri Sözleşme Şablonunu kullanarak beklentileri belirleyin ve başlangıçtan itibaren uyum içinde çalışın. Bu belge şablonu, hizmet kapsamı ve sözleşme şartları gibi üzerinde anlaşmaya varılan hizmetler hakkında anahtar bilgileri özetler .
3. Çok yönlü uzmanlık
Dış kaynaklı proje yöneticileri genellikle projeleri daha hızlı tamamlamak için gereken kaynaklara sahiptir.
Özellikle, sanal asistanlar, karmaşık projeleri yönetmek için geniş bir özellik aralığı sunan ClickUp gibi gelişmiş araçlar da dahil olmak üzere birçok proje yönetimi aracını kullanmayı bilir. ClickUp'a aşina bir VA, Agile, Waterfall veya Hybrid gibi yaygın proje yönetimi metodolojilerini kullanarak projeleri yönetebilir.
Proje yöneticisi VA'lar bu araçları kullanarak düzenli çalışabilir ve daha verimli işler yapabilir. Ayrıca, bu araçları kullanarak iş akışlarınızı iyileştirmenin ve hedeflerinize ulaşmanın daha iyi yollarını bulabilirler.
PRO İPUCUAgile yaklaşımın, yeni başlayanlar ve hatta uzman proje yöneticileri için bile zorlayıcı olabilecek birçok çeşidi vardır, ancak iyi haber şu ki, ClickUp Agile Proje Yönetimi Şablonu gibi bir agile şablonu kullanarak projelerinize temel bir agile iş akışını sadece birkaç dakika içinde uygulayabilirsiniz.
4. Yeni teknolojilere erişim
Bir proje yöneticisi VA ile, satın alamayacağınız veya kurmak için zamanınız olmayan teknolojilere erişebilirsiniz. Buna, hızla gelişen ve birçok sektörü kökünden değiştiren yapay zeka (AI) da dahildir.
Sürekli gelişimi ile AI, iş yapış şeklimizi değiştiriyor. AI ve makine öğrenimi becerilerine olan ihtiyacın önümüzdeki beş yıl içinde %71 oranında artacağı tahmin ediliyor. Bu yeni teknolojiyi kendi yararınıza kullanmak için daha iyi bir zaman olamaz!
Örneğin, Magic'in uzaktan çalışan personeli, verimliliklerini artıran özel MagicAI ile donatılmıştır. Bu başarılı dış kaynak kullanımı kuruluşu, görevleri otomatikleştirmek, insan hatalarını azaltmak, yeni içgörüler ortaya çıkarmak ve proje yöneticisi VA'larına e-posta taslakları oluşturmada yardımcı olmak için asistanlarını AI ile güçlendirmeye odaklanmaktadır.
PRO İPUCUClickUp AI'yı kullanarak iç takımlarınızın daha hızlı yazmasına ve yüksek kaliteli yazılı içerik üretmesine yardımcı olun ve MagicAI ile donatılmış Magic'in sanal asistanlarıyla çalışarak daha kısa sürede daha fazla iş yapın ve kaliteli projeleri zamanında teslim edin.
İşiniz için Proje Yönetimini Dış Kaynaklara Nasıl Aktarabilirsiniz?
Süreçleri kolaylaştırmak, maliyetleri azaltmak ve daha önemli görevlere odaklanmak için zaman kazanmak istiyorsanız, proje yönetimi dış kaynak kullanımı stratejik bir adımdır.
Proje yönetimini dış kaynak olarak kullanmanın farklı yolları vardır, en iyi seçenekleri birlikte inceleyelim.
1. İş süreci dış kaynak kullanımı şirketleri
İş süreci dış kaynak kullanımı (BPO) şirketleri, bir dizi iş süreci sunan üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarıdır:
- Veri girişi ve maaş bordrosu işleme gibi arka ofis görevleri
- Müşteri desteği ve satış desteği gibi müşteriye yönelik görevler
- Proje planlama ve kalite güvencesi gibi proje yönetimi görevleri
BPO firmaları, daha düşük işgücü maliyetleri için müşterinin bulunduğu ülkede veya yurtdışında bulunabilir. İşletmenizin ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilen ölçeklenebilir çözümler sunarak operasyonlarınızı ve pazar avantajınızı iyileştirir.
Satış dış kaynak kullanımı, BPO hizmetlerinin bir örneğidir. Uzaktan satış ekibi işe almak, kendi ekibinizi kurmaktan daha kolay, daha etkili ve daha uygun maliyetli bir çözümdür. Dış kaynak kullanımıyla sağlanan satış geliştirme temsilcileri, her boyuttaki işletme için potansiyel müşterileri bulabilir, değerlendirebilir, soğuk arama yapabilir, randevular ayarlayabilir ve diğer birçok SDR görevini yerine getirebilir.
2. Bilgi süreci dış kaynak kullanımı firmaları
Bilgi süreci dış kaynak kullanımı (KPO) firmaları, ileri düzey beceri ve uzmanlık gerektiren yüksek değerli, bilgi tabanlı hizmetler sunar. Aşağıdaki alanlarda uzmanlığa sahip, yüksek eğitimli ve yetenekli çalışanlar istihdam ederler:
- Pazar araştırması
- Veri analitiği
- Finansal analiz
- Hukuk hizmetleri
- Mühendislik tasarımı
Proje yönetimini KPO'lara dış kaynak olarak verdiğinizde, işinizin bilinçli kararlar almasına ve rekabet avantajı elde etmesine yardımcı olabilecek uzmanlara erişim elde edersiniz. KPO ile tam zamanlı personel istihdam etmek veya pahalı teknoloji ve eğitime yatırım yapmak zorunda kalmazsınız.
3. Sanal asistan dış kaynak kullanımı
Sanal asistanlar, işiniz için harika proje yöneticileri olurlar. Teknolojiye yatkındırlar, detay odaklıdırlar ve hem iç hem de dış takımlarla iyi çalışırlar.
Ayrıca, tam zamanlı çalışanları işe almaktan daha ucuzdur ve operasyonlarınıza entegre edilmesi kolaydır.
Projelerin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlamak için toplantı planlama, e-posta yönetimi ve dosya düzenleme gibi idari görevlerde yardımcı olabilirler. Bu, sizin ve takımınızın daha stratejik görevlere odaklanmak için değerli zaman kazanmanızı sağlar.
Başarılı proje yönetimi, son teslim tarihlerini takip etmeyi ve projelerin kapsam dahilinde kalmasını sağlamayı da içerir ve VA'lar özenli iletişim konusunda uzmandır. Ayrıca, bir dış kaynak şirketiyle çalışırken, çok daha az masrafla bir hafta gibi kısa bir sürede bir proje yöneticisi işe alabilirsiniz.
Proje Yönetimi Dış Kaynak Kullanımı Hakkında Bilmeniz Gerekenler
Dış kaynak kullanımı veya proje yönetimi dış kaynak kullanımı konusunda yeniyseniz, bu hizmetten en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacak birkaç ipucu:
- İhtiyaçlarınızı ve dış kaynak olarak kullanmak istediğiniz görevleri belirleyin: Proje hedefleri, takım üyeleri, programlar, bütçeler ve riskler gibi faktörleri göz önünde bulundurun
- Potansiyel hizmet sağlayıcıları araştırın ve değerlendirin: İş hedeflerinize, bütçenize ve proje yönetimi ihtiyaçlarınıza uygun bir dış kaynak hizmeti sağlayıcısı bulun. Dış kaynak olarak kullanmak istediğiniz görevlerde güçlü bir başarı geçmişi, sektör deneyimi ve uzmanlığa sahip sağlayıcıları arayın
- Proje kapsamını ve beklentileri tanımlayın: Zaman çizelgeleri, sonuçlar ve beklentileri dahil ederek dış kaynak kullanımı takımınızın iş kapsamını belirleyin. Birden fazla iletişim kanalıyla projenin planlandığı gibi ilerlediğinden emin olun
- Net iletişim protokolleri oluşturun: Dış kaynak kullanımı takımınızla açık ve net iletişim kurarak proje ilerlemesi, zorluklar ve fırsatlar hakkında bilgi sahibi olun
- Proje ilerlemesini her zaman takip edin: Proje yönetimi dış kaynak kullanımı ile bile, sonuçları beklemek zorunda değilsiniz. Sürece dahil olun ve gerektiğinde geri bildirim sağlayın. Bu, proje ilerlemesinin iş hedefleriniz ve beklentilerinizle uyumlu olmasını sağlar
İşbirliği ve İletişim için Proje Yönetimi Araçlarını Kullanma
Proje yönetimi araçları, hem iç hem de dış takımlarla işbirliği ve iletişimi her zamankinden daha kolay hale getiren bir dizi özellik sunar.
ClickUp, örneğin, herkesi ve tüm işlerini tek bir merkezi yere getirerek proje yönetimi sürecini ve iç takımlar, müşteriler, ajanslar ve diğerleri ile iletişimi ve işbirliğini çok daha sorunsuz hale getirir.
ClickUp, proje yönetimini ve dış takımlarla işbirliğini nasıl iyileştirebilir?
- Çalışma Alanınıza misafir davet edin: Misafirlerinizi ClickUp Çalışma Alanınıza davet edin ve gizlilik ve izin ayarlarıyla erişimlerini yönetin. ClickUp'ın bu anahtar özelliği, hassas bilgileri ve projeleri korumak için sınırlı erişim dışında, dış takımlarınızın da iç takımlarınızla olduğu gibi platformda sizinle birlikte çalışmasını sağlar
- Güncellemeleri izleyin ve eşzamansız veya gerçek zamanlı olarak iletişim kurun: Görevleri kolayca atayın, ilerlemeyi izleyin, gerçek zamanlı güncellemeleri alın ve yorumlar, Sohbet görünümü ve ClickUp'ın her yerinde görevler üzerinden iletişim kurun
- Belgeleri, dosyaları ve daha fazlasını kolayca ve güvenli bir şekilde paylaşın: ClickUp Belgeleri, Gösterge Panelleri, Beyaz Tahtalar ve daha fazlasını gizli veya genel bağlantılar aracılığıyla paylaşın
- Gerçek zamanlı raporlama özelliğine sahip gösterge paneli: Özel gösterge panelinizi oluşturun ve tüm işlerinize genel bir bakış elde edin, ilerlemeyi izleyin ve darboğazları daha verimli bir şekilde yönetin
- Özelleştirilebilir şablonlar: Her türlü işin hızlı bir şekilde başlatılması için, proje yönetimi şablonları dahil olmak üzere her türlü kullanım durumuna uygun 1.000'den fazla özelleştirilebilir şablona erişin
Ayrıca, proje yönetimi araçları, uzak takımlarla işbirliği yapmanın etkili bir yolunu sunarak kullanıcıların önemli belgeleri ve güncellemeleri sorunsuz ve kolay bir şekilde paylaşmasını sağlar. Kullanıcılar, güncellemeleri kimin gördüğünü takip edebilir, böylece farklı konumlardaki takım üyeleri arasındaki iletişimi kolaylaştırır.
Sonuç olarak, ClickUp gibi hepsi bir arada bir proje yönetimi aracını uygulamak, iç ve dış takımların daha etkili bir şekilde işbirliği yapmasını ve iletişim kurmasını sağlayarak verimliliği artırır ve daha iyi sonuçlar elde edilmesini sağlar.
Proje Yönetimi Araçlarını ve Dış Kaynak Kullanımını Kullanarak İşinizi Bir Üst Düzeye Taşıyın
Dış kaynak kullanımı proje yönetimi hizmetleri, işlerinizi tamamlama şeklinizi değiştirecektir.
Daha fazla personel işe almanın getirdiği stres ve maliyetler olmadan zaman kazanmak ve ölçek büyütmek akıllıca bir harekettir. Dış kaynak kullanımıyla, dünyanın en iyi yeteneklerine erişim, daha fazla esneklik ve daha az risk gibi avantajlardan da yararlanabilirsiniz.
Ama bununla da bitmiyor! Proje yönetimini bir sanal asistana dış kaynak olarak vermeyi tercih ederseniz, daha büyük ve daha karmaşık projeleri üstlenirken iş verimliliğinizi daha da artırabilirsiniz.
Çoğu insan, VA'ların yalnızca veri girişi yapabileceğini ve e-posta yazabileceğini düşünür, ancak VA'lar aynı zamanda harika proje yöneticileridir. Proje veya iş ihtiyaçlarınızı karşılamak için kişiselleştirilmiş destek ve esneklik sağlarlar ve her projenin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlamak için çok çeşitli araçlar kullanırlar.
Proje yönetimini daha kolay, daha hızlı ve daha uygun maliyetli hale getirmeye hazır mısınız?
ClickUp, projelerinizi yönetmenin verimli ve sorunsuz bir yoludur. Herhangi bir proje yönetimi metodolojisini destekleyen ve dış kaynak kullanımı projelerine başlamayı kolaylaştıran özelliklere ve araçlara sahiptir. Magic'te ise sanal asistanları, en yetenekli %3'lük dilim içinde yer alır ve birçok araç ve yazılımda uzmandır.
Her türlü işi hızlı bir şekilde başlatmak için hazır şablonları kullanarak, bir VA'yı dış kaynaklı proje yöneticisi olarak eğitmeyi daha da kolaylaştırın. Hemen başlayın ve proje yönetimi dış kaynak kullanımı ile bir üst seviyeye geçin!
Misafir Yazar:
Li, Magic'te içerik yazarı olarak çalışmakta ve iş süreci dış kaynak kullanımı, satış, müşteri desteği ve iş operasyonları gibi çok çeşitli konularda içgörüler sağlayan ve konuşmaları ateşleyen hikayeleri yakalamaya kendini adamıştır.