Takımınızın bir müşteri için hazırladığı yapılacaklar listesinin, jonglörlük yapmaya çalıştığınız yanan bowling pinleri gibi olduğunu hissettiğiniz oldu mu hiç?
Ancak, bu konuda hiçbir yeteneğiniz yok ve zaten kaşlarınızın birini yaktınız mı? Bu senaryo size tanıdık geliyorsa, yeni bir iş yükü yönetimi stratejisine ihtiyacınız var.
İş yükü yönetimi, iş süreçlerinizi bir arada tutan süper yapıştırıcıdır.
Bu süreç olmadan, evrak yığınlarınız Everest Dağı kadar yüksek olurdu. Proje programlarınız, ergen çocuğunuzun odası kadar dağınık olurdu. Ve çalışanlarınızın görev listesi, sosyal medya akışları kadar sonsuz olurdu!
Peki iş yükü yönetimi tam olarak nedir? Ve bunu şirketinizde uygulamaya nasıl başlayabilirsiniz?
Bu makalede, iş yükü yönetiminin ne olduğunu, nasıl çalıştığını ve bunu uygulamaya koymanıza yardımcı olacak en iyi iş yükü yönetim aracını ele alacağız. Yangın söndürücüyü kapın ve bowling pinlerini bırakın, başlayalım!
İş Yükü Yönetimi nedir?
İş yükü yönetimi, verimliliği en üst düzeye çıkarmak için takımınızın işlerini verimli bir şekilde dağıtma ve yönetme sürecidir. Basit bir fikir gibi görünebilir, ancak aldanmayın. İhmal edilirse, mevcut iş yükünüzü artırabilir.
Aslında, 2021 National Library of Medicine araştırması, çalışanların iş yükünün çok fazla olduğunu düşündüklerinde daha az memnun olduklarını göstermiştir. Bu da verimlilikte düşüşe, tükenmişlik ve işten ayrılma oranlarında artışa yol açar.
Önemli nokta nedir?
Etkili iş yükü yönetimi çok önemlidir!
İş Yükü Yönetimi Neden Önemlidir?
Takım iş yükü yönetimini doğru bir şekilde gerçekleştirdiğinizde, birkaç harika şey olur:
- Organizasyonunuzda takım çalışması ve işbirliğinin arttığını göreceksiniz
- Takım üyeleriniz, son teslim tarihlerine uyarak yüksek kaliteli işler teslim edeceklerdir
- Çalışanlar, işlerinden ve sorumluluklarından memnun olurken aynı zamanda verimli de olurlar
Kulağa hayal gibi geliyor, değil mi? Şimdi, etkili iş yükü yönetimini gerçek hayata nasıl taşıyabileceğinize bakalım.
i̇ş yüklerini etkili bir şekilde yönetmek için 7 adım
İş yükü planlaması, kuruluşunuzda "sihirli fasulye" eklemeye benzer.
İlk başta biraz dirençle karşılaşabilirsiniz. Ancak zamanla, takım üyeleriniz (ve uzantısı olarak müşterileriniz) iş yükü yönetiminin "fasulye sırığı"ndan büyük faydalar elde edebilecek.
İş yükü dağıtım sürecini kolaylaştırmak için adım adım kılavuz.
1. İş yükü yönetimi aracını kullanın
Ajansınız içindeki farklı takımlar tamamen farklı iş araçları kullanıyor olabilir. Bu da takım üyelerine belirli bir görev veya proje atamayı gereğinden fazla zorlaştırır.
Ayrıca, tüm şirket verileriniz tonlarca uygulamaya dağılmış veya daha kötüsü, e-posta zincirlerinin içinde kaybolmuş olacaktır. Bu durum, takımınızın gerekli verileri veya müşteri taleplerini bulmak için değerli zamanını boşa harcamasına neden olur, yani her proje olması gerekenden daha uzun sürer.
Çözüm nedir? Başlamadan önce, tüm takımlarınızı tek bir iş işletim sistemine (işletim sistemi) dahil edin. Bu sistem, tüm iş süreçleriniz için bir veri merkezi ve çalışanlarınızın iş yükünü yönetmek için tek noktadan bir araç görevi görecektir.
Öncelikle, ortada duran fili konuşalım: önyargılı olabiliriz, ancak ClickUp gibi doğru uygulama ile iş yükü yönetimini yapmanın çok daha kolay olduğunu düşünüyoruz. Ve halihazırda başka bir uygulama kullanıyorsanız, mevcut tüm proje görevlerinizi platformumuza aktarmanın ne kadar kolay olduğuna şaşıracaksınız.
HAYDİ GELİN ClickUp Bonusu: ClickUp, birden fazla müşteriye ait birçok proje görevi ve alt görev arasında gezinmeyi çok kolaylaştırır. Takımınızın iş yükünü anında yönetmek için hızlı başlangıç kılavuzuna göz atın! Ayrıca, Basecamp, Trello veya Asana gibi mevcut proje yönetimi araçlarını zaten kullanıyorsanız, ClickUp ile herhangi bir araçtan verileri sadece bir dakika içinde içe aktarabilirsiniz!
2. Takımınızın görevlerini ve kapasitesini değerlendirin
Kapasite planlaması, etkili iş yükü yönetiminin temelidir. Bir projeyi tamamlamak için gereken zamanı ve kaynakları belirleme sürecidir ve bunu doğru bir şekilde yapmak için görev taleplerini takımınızın kapasitesiyle uyumlu hale getirmeniz gerekir.
Bu kapasite planlama araçlarını ve kapasite planlama şablonlarını inceleyin!
Takımınız için çevik bir iş yükü yönetim sistemi kurmaya nasıl başlayacağınızı inceleyelim.
Her proje için bir görev ve zaman tahmini oluşturun
Takımınızın herhangi bir projede uğraştığı tüm iş süreçlerini listeleyerek başlayın. Ardından bunları yönetilebilir ClickUp görevleri oluşturarak bölün. Bir görev karmaşık görünüyorsa, onu daha küçük proje dönüm noktalarına bölün.
Ne kadar önemsiz olursa olsun tüm görevleri listeye eklediğinizden emin olun. Bu, gelen kutusu yönetimi, süreçleri belgeleme ve hatta günlük kahve molası gibi yönetici görevlerini de içerebilir!
Aptalca görünebilir, ancak günlük iş zamanını alan ortak görevleri dışarıda bırakmak, yaygın bir zaman yönetimi hatasıdır. Her zaman programın 15 dakika gerisinde kalmaktansa, kahve molaları için zaman ayırmak çok daha iyidir.
Ancak tahmin etmeniz gereken tek şey bu değildir: her bir görevin ideal olarak ne kadar süre alacağını da belirlemeniz gerekir. Bu, birkaç şekilde yapılabilir:
- Bir görevin proje planındaki bilgilere göre tahmin yapın
- Zaman takibi veya proje yönetimi aracı kullanın
- Her görevin çalışma süresini önceki deneyimlere dayandırın
Bir görevin ne kadar süreceğini veya geçmişte ne kadar sürdüğünü bilmiyorsanız, ClickUp'ın Chrome uzantısını kullanarak her görev için harcanan zamanı izleyin.
Her çalışanın kişisel kapasitesini ölçün
Takım üretimi çok önemlidir.
Kaynak yönetimi ise, çalışanlara eşit sayıda görev dağıtmakla ilgili değildir. Her bireyin farklı çalışma tarzı ve becerileri vardır. Bazıları birden fazla teknik görevi aynı anda yerine getirebilirken, bazıları bunu yapamaz.
Bonus: Kaynak Yönetimi Araçları
Şimdi her takım üyesinin iş yükü kapasitesini belirlemeniz gerekiyor. Peki bunu yapmak için en iyi yol nedir? Takım iş yükü yönetimi özellikleri ile!
İş Yükü Görünümü, kullanıcılarla yaptığınız konuşmalara göre her bir kullanıcı için günlük/haftalık iş yükü kapasitesi belirlemenizi sağlar. Saatler, görevler ve hatta Scrum hikaye puanları için kapasiteler belirleyebilirsiniz.
Çalışanlarınızdan görüşlerini isteyin. Her takım üyesinin kendi iş yükü hakkında ne düşündüğünü gizli olarak size söylemesini sağlayın. Yapacakları işleri yazın ve daha fazla görev alıp alamayacaklarını veya daha az göreve ihtiyaçları olup olmadığını belirleyin.
Bu sayede, çalışanlarınızın iş yükünün fazla olup olmadığını öğrenebilir ve gerektiğinde işi yeniden dağıtabilirsiniz.
Akıllı olun ve önceliklerinizi belirleyin!
Tüm görevler eşit değildir. Starbucks'a gitmek, bir müşterinin blog gönderisindeki düzenlemeleri bitirmek kadar önemli değildir. Bu nedenle önceliklendirmeyi öğrenmeniz gerekir.
Önceliklendirme, takımınızın kapasitesi ne olursa olsun, her zaman en önemli şeylere odaklanmanızı sağlar. Zorlu teslim tarihlerine en fazla enerjiyi harcamanıza ve ertelenebilecek şeyler için fazla stres yapmamanıza yardımcı olur.
Önceliklendirmeyi doğru yapmak için, hangi görevlerin önce tamamlanması gerektiğini, hangilerinin kesin teslim tarihleri olduğunu ve hangilerinin gerekirse ertelenebileceğini takımınızla açıkça iletmeniz gerekir. Bu kararları verirken, aşağıdaki bileşenler için 3 olası puan içeren basit bir puan matrisini kullanmanızı öneririz:
- Proje talebini kim yaptı? *Görevi talep eden kişi çok önemli bir husustur. CEO bir şey talep ettiyse, görevin stratejik değeri veya bağımlılıkları gerçekten önemli değildir; ön tanımlı olarak en yüksek önceliği alır. Talep, daha düşük düzeyde veya bireysel bir talep ise buraya "1" puan verin. Talep, bir takım yöneticisinden geliyorsa buraya "2" puan verin. Talep, üst düzey bir yöneticiden geliyorsa buraya "3" puan verin
- Bu, alt düzey veya bireysel bir talep ise "1" puan verin
- Takım yöneticisiyseniz bu soruya "2" puan verin
- Yönetici liderlikse bu maddeye "3" puan verin
- Proje bir bağımlılığın parçası mı? Görev, diğer takım üyeleri projenin kendi kısımlarını yapmadan önce tamamlanması gerekiyorsa, diğer kişileri etkilediği için daha yüksek öncelik almalıdır. Diğer görevlerinizden bağımsız, tek seferlik bir proje ise "1" puan verin. Bir bağımlılığın parçasıysa, ancak genel proje son teslim tarihine odaklı değilse "2" puan verin. Bir bağımlılığın parçasıysa ve genel projenin kesin bir son teslim tarihi varsa "3" puan verin
- Diğer görevlerinizden bağımsız, tek seferlik bir proje ise bu maddeye "1" puan verin
- Bağımlılığın bir parçasıysa, ancak genel proje son teslim tarihine odaklı değilse, bu "2"yi işaretleyin
- Bu, bir bağımlılığın parçasıysa ve genel projenin kesin bir son tarihi varsa, bu soruya "3" puan verin
- Bu, alt düzey veya bireysel bir talep ise "1" puan verin
- Takım yöneticisiyseniz bu soruya "2" puan verin
- Yönetici liderlikse bu maddeye "3" puan verin
- Diğer görevlerinizden bağımsız, tek seferlik bir proje ise bu maddeye "1" puan verin
- Bağımlılığın bir parçasıysa, ancak genel proje son teslim tarihine odaklı değilse, bu "2"yi işaretleyin
- Bu, bir bağımlılığın parçasıysa ve genel projenin kesin bir son tarihi varsa, bu soruya "3" puan verin
- Proje, daha büyük bir şirket stratejisi veya girişimi ile ilişkili mi? Daha büyük şirket hedefleriyle bağlantılı projeler, daha küçük, sınırlı girişimler için gerekli olan projelere göre önceliklendirilmelidir. Daha büyük bir stratejiyle bağlantılı olmayan sınırlı bir proje ise buraya "1" puan verin. Daha büyük strateji girişimleriyle gevşek bir şekilde ilişkili ise buraya "2" puan verin. Daha büyük bir şirket girişiminin ayrılmaz bir parçası ise buraya "3" puan verin
- Daha büyük bir stratejiye bağlı olmayan, bağımsız bir proje ise bu soruya "1" puan verin
- Daha geniş strateji girişimleriyle gevşek bir şekilde ilişkiliyse bu maddeye "2" puan verin
- Bu, daha büyük bir şirket girişiminin ayrılmaz bir parçasıysa, bu soruya "3" puan verin
- Daha büyük bir stratejiye bağlı olmayan, bağımsız bir proje ise bu soruya "1" puan verin
- Daha geniş strateji girişimleriyle gevşek bir şekilde ilişkiliyse bu maddeye "2" puan verin
- Bu, daha büyük bir şirket girişiminin ayrılmaz bir parçasıysa, bu soruya "3" puan verin
Bu matris kullanarak her projenin önceliği için objektif bir puan verin ve takım üyelerinin bir görevin son teslim tarihinin esnek olup olmadığını bildiğinden emin olun.
ÖNCE ÖNEMLİ OLANLAR ClickUp Bonus: Basit takım iş yükü yönetim araçları, "Düşük" ile "Acil" arasında değişen her önemli görev için bir Öncelik ayarlamayı kolaylaştırır. Acil durumuna göre sıralama, takımınızın en öncelikli görevlerini görselleştirmesine yardımcı olur. ClickUp'ta, bir görev belirli bir kişiye atandığında veya son teslim tarihine ulaştığında belirli bir öncelik seviyesi ayarlamak için basit otomasyonlar bile oluşturabilirsiniz.
3. Takım iş yükü yönetimi becerileri için kaynak tahsisini kullanın
Takımınızın görevlerini ve kapasitesini değerlendirmeyi bitirdikten sonra, işleri dağıtmanın zamanı geldi, değil mi? Ama durun... o kadar acele etmeyin.
Herhangi bir eski proje için herhangi bir kişiyi seçemezsiniz. Aslında, belki seçebilirsiniz. Ancak bu, Hulk'tan origami kuğu yapmasını istemek kadar etkili olur.
Bonus: Kaynak dengeleme
Doğru kişilere doğru görevleri atayın
Akıllı iş yükü yönetiminin anahtarı, doğru iş kapsamını doğru kişiye atamaktır. İş planlaması başlamadan önce, sizin veya proje yöneticinizin her takım üyesinin beceri setlerini, mizacını, uygunluk durumunu ve güçlü yanlarını bildiğinden emin olun.
Örneğin, çalışanlarınızdan biri ince ayrıntılarda çok başarılı ancak yüksek baskı altında çalışmaktan zorlanıyorsa, acil bir proje için en iyi seçim olmayabilir. Aynı şekilde, büyük resme bakabilen yaratıcı bir çalışanınız en iyi metin editörü olmayabilir.
Her bireyin kendine özgü güçlü yönlerini göz önünde bulundurun, ardından en yüksek öncelikli görevleri ilk olarak atayın. Bunları hallettikten sonra geri kalan görevleri atayabilirsiniz (merak etmeyin, Starbucks'a gitmek için zamanınız olacak... eninde sonunda).
Ekstra yönetici puanı kazanmak ister misiniz? Bir takım üyesine iş atarken, onu bu görev için neden seçtiğinizi ona bildirin. Bu, işini daha anlamlı ve ilgi çekici hale getirir.
Çalışanlarınız görevlerine ne kadar güveniyorsa, verimlilikleri o kadar yüksek olur. Bu kadar basit!
Gerçekçi son tarihler oluşturun
Tüm görevleri atadıktan sonra, bunlar için son tarihler belirlemelisiniz. İş yükü planlamasına ilk başladığınızda, bu son tarihlerin ulaşılabilir olmasına odaklanın!*
ClickUp gibi en sezgisel uygulamalarda bile, takımınız yeni iş akışlarına alışırken biraz uyum süresi beklemelisiniz. İlk tur için son teslim tarihlerini mümkün olduğunca esnek tutun.
Önceki görev zaman tahminleri, çalışan kapasitesi ve bilinen beceri setleri hakkında topladığınız bilgileri kullanarak, her bir görevin ne kadar süreceğini en iyi şekilde tahmin edin. Ardından, öngörülemeyen durumları hesaba katmak için biraz daha zaman ekleyin.
Çalışanlar bu son teslim tarihlerini karşıladıklarında, kendilerine ve harika yeni sisteminize olan güvenleri artacaktır. İş yüklerini düzenlemek için doğru araca sahip olmak ve bunu hızlı bir şekilde yapmak, tüm takım liderleri için verimlilik açısından çok önemlidir.
TAKIM ÇALIŞMASI > YETENEK ClickUp Bonus: ClickUp'ta görev atamak çok kolay! Bir görev oluşturun ve bir veya birden fazla çalışana veya Takım'a atayın. Görevleri dağıttıktan sonra, her takım üyesi için başlangıç tarihlerini ve son teslim tarihlerini ayarlayın. Çakışan son teslim tarihlerini yönetmek konusunda endişeli misiniz? Zaman Çizelgesi Görünümü'nde takımınızın görevlerini görselleştirerek, tek bir proje zaman çizelgesinden herkesin başlangıç ve son teslim tarihlerini dengeleyin.
4. İş yükü yönetimi şablonlarıyla çalışanlarınızın plan yapmasına yardımcı olun
Tamam, görevlerinizi ve ne kadar süreceğini belirlediniz ve hangi çalışanların neyden sorumlu olduğunu biliyorsunuz. Bundan sonra otomatik pilot devreye girer, değil mi?
Acele etmeyin!
Bu iş akışı planlama modeli takımınız için yeni ise, takımınız (ve siz!) organize olmak için biraz ekstra desteğe ihtiyaç duyabilir. İş akışı yeni olmasa bile, iş yükü yönetim modeliniz olgunlaştıkça, süreçlerinizin şablon haline gelmesi gerekir.
Şablonlar, iş yükü yönetimi için iki şey yapar: Sürece yeni başlayan takımların daha hızlı ilerlemesine yardımcı olur ve olgun takımların, işe yaradığını bildikleri iyi şeyleri daha fazla otomatikleştirmesine yardımcı olur.
Başlamak için kullanabileceğiniz beş iş yükü şablonu:
1. ClickUp Çalışan İş Yükü Şablonu
ClickUp Çalışan İş Yükü Şablonu, takım üyeleri ve yöneticilerin günlük ve haftalık iş yükü kapasitelerini belirlemelerine ve her çalışana ne kadar iş atandığını görmelerine olanak tanır.
2. ClickUp Program Bloklama Şablonu
ClickUp Takvim Bloklama Şablonu, takım üyelerinin zaman bloklama tekniğini kullanarak geçmiş, şimdiki ve gelecekteki iş yükü faaliyetlerini izlemelerine ve görselleştirmelerine olanak tanır.
3. ClickUp Basit Görev Yönetimi Şablonu
Takımlarınızın görev listelerini basitleştirmek mi istiyorsunuz? Çalışanlarınıza iş, kişisel projeler, PTO vb. dahil olmak üzere kişiselleştirilmiş günlük görev listesi alma fırsatı sunmak için ClickUp Basit Görev Yönetimi Şablonunu deneyin.
4. ClickUp Çalışan ve Yönetici 1'e 1 Şablonu
İş yükü yönetimi, çalışanların kendilerinden ne beklendiğini anlamalarıyla başlar. Bu, takım lideri olarak sizin üretim hedeflerini, zaman yönetimini ve proje önceliklerini açıkça tanımlamanız gerektiği anlamına gelir. Bireysel çalışanlarınızı aynı sayfaya getirmek için en iyi yol, tüm bu yönleri izleyen ayrıntılı bir 1'e 1 belge kullanmaktır.
5. ClickUp Toplantı Takip Şablonu
Verimli bir iş yükü, günlük iş görevlerinizi düzenlemekle başlar. Bu nedenle, zamanınızı nasıl harcadığınızı ve iş yükünüzü hafifletmek için neler yapabileceğinizi bilmek için toplantılarınızı izlemek üzere bir şablon kullanmak çok önemlidir.
ŞABLONLAR, ŞABLONLAR, ŞABLONLAR! ClickUp Bonusu: Takımınızı yolunda ve düzenli tutmak için şablonların büyük hayranıyız. Daha fazlasını görmek ister misiniz? Tam proje yönetimi şablon özetimize göz atın veya daha hızlı başlamak için yüzlerce yol bulabileceğiniz ClickUp Şablon Merkezi'ni ziyaret edin!
5. İletişim ve işbirliğine öncelik verin
8. sınıf matematik ödevlerini nasıl çözeceğimizi unutmuş olsak da, ezberlemeniz gerek olan bir formül var:
İş yükü yönetimi = Stres yönetimi
Karşılaştığımız stres ne kadar az olursa, iş yükümüz o kadar yönetilebilir hale gelir. Peki, işyerinde stresin en büyük kaynağı nedir?
Wrike tarafından yapılan bir ankete göre, sekiz karakterli şifreler bir rakam, büyük harf ve sembol ile oluşturuluyor. Tabii bir de iletişim ve işbirliği eksikliği var.
İyi değişiklikler bile, ilk başta stres yaratabilir. Yeni görev yönetim sisteminizi uyguladıktan sonra, destek aldıklarını hissetmelerini sağlamak için takımınızla düzenli olarak görüşün.
Düzenli takım kontrol toplantıları düzenleyin
Özellikle bu süreç henüz yeni iken, takım üyelerinizle bire bir toplantılar düzenlemek için bilinçli bir çaba gösterin. İletişim, değişim yönetimi ve çalışanlarınızın yeni süreçleri benimsemesi için anahtar rol oynar. Başarılı bir değişim yönetimi süreci için, takımlarınızın dürüst geri bildirimlerini almak üzere aşağıdaki soruları kullanın:
- Mevcut iş yükünüz gerçekçi mi? Değilse, nasıl değiştirilebilir?
- Mevcut projeleri tamamlamanızı engelleyen engeller var mı?
- Yaklaşan son teslim tarihlerine uyma konusunda ne kadar kendinizden eminsiniz?
- Yeni sistemle ilgili en büyük zorluklarınız nelerdir?
- Süreçleri iyileştirmeye yönelik öneri veya fikirleriniz var mı?
Bu değişiklik yönetimi araçlarını deneyin!
Yedekleme planlama şablonlarıyla değişime hazırlanın!
Sizin ve çalışanlarınızın programlarına daha fazla toplantı eklemenin verimliliği düşürebileceğini unutmayın — bu, tam olarak istediğiniz şeyin tersi olur! Bu nedenle, bu kontrol toplantılarını olabildiğince kolay ve verimli hale getirmenin yollarını düşünün.
Örneğin, bunları Slack üzerinden yapmayı düşünün, böylece takım üyeleri iş akışlarını sınırlı bir şekilde kesintiye uğratarak kendileri için uygun olduğunda sizi bilgilendirebilirler. Bazı çalışanlar patronlarına içlerini dökmekten asla tamamen rahat hissetmeyeceklerdir ve bu normaldir!
Herkesin bir araya gelerek stratejileri paylaşabileceği ve şikayetlerini dile getirebileceği haftalık takım toplantıları düzenleyin. Ayrıca, herkesin rahatça duygularını paylaşabilmesi için ScatterSpoke gibi anonim katılım uygulamalarını kullanmayı düşünün.
Kesintileri değil, işbirliğini vurgulayın
Çalışanınıza önemli bir mesaj gönderdikten sonra saatlerce ondan haber almamak kadar sinir bozucu bir şey yoktur, değil mi? Yani, "Latte'm nerede?" cümlesinin hangi kısmını anlamadılar ki?
Şaka bir yana, yanıtlanmayan mesajlar ilerlemenizi yavaşlatır ve iş yükünüzü yönetmenizi zorlaştırır. İş yükü yönetimi sürecinizi tasarlarken, odak noktanızın yeni silolar oluşturmak değil, siloları yıkmak olduğundan emin olun.
Takım görevleri oluşturun, böylece herkes diğer takım üyelerinin ne yaptığını görebilir. Başkalarının iş akışını kesintiye uğratmadan durumları görebilirler mi? Daha da iyisi.
YORUM ATABİLİRSİNİZ! ClickUp Bonus: ClickUp'ı kullanarak her göreve yorum bırakabilirsiniz. Çalışanlar anında bilgilendirilir, böylece isteğinizi görmedikleri için mazeret uydurmaları mümkün olmaz. Ve bir kişinin acilen bir şey yapması gerekiyorsa, yorumunuzu bir göreve dönüştürün ve ona atayın. Çalışanlar bilgilendirilir ve yorum, görev listelerinde görünür. Görev tamamlandığında, Çöz onay kutusunu tıklayarak görevi tamamladıklarını size gösterebilirler. İşte bu kadar.
6. Gösterge panelleriyle iş yükü performansını izleyin
Ş Akışı yönetimi sürekli bir döngüdür. Sürekli iyileştirme için bu adımların her birini tekrarlamanız gerekir. Peki, bunun işe yarayıp yaramadığını nasıl ölçebilirsiniz?
Tabii, her zaman zor yolu da vardır. Her şikayet, karışıklık ve karşılanan (veya karşılanamayan) son teslim tarihlerini dikkatlice bir tabloya kaydedebilirsiniz. Her yeni görev döngüsünde, kalıpları ve ortak sorunları arayabilir, eski tahminlerinizi deneyebilir ve değişikliklerin işe yarayıp yaramadığını görmek için yaklaşımınızı kontrol edebilirsiniz.
Kolay yolu denemeye hazır mısınız?
ClickUp'ın Gösterge Paneli, takımınızın iş yükünü ne kadar iyi yönettiğini izleyip takip ettiğiniz görev kontrol merkezi olarak hizmet edebilir. Her bir Gösterge Paneli'ni grafikler, hesaplamalar, metin blokları ve daha fazlası gibi birçok Özel Bileşen ile doldurabilirsiniz; her biri takımınızın belirli verilerini alır!
Ancak, hepsi bu kadar değil. Takımınızın görev yönetimini nasıl gerçekleştirdiğine dair ayrıntılı bilgiler için çok sayıda görev raporlama bileşenine de erişebilirsiniz. Örneğin, şunları kullanabilirsiniz:
- Hız Grafikleri: Bir dizi görevin tamamlanma oranını belirleyin ve takımınızın gerçek iş yükü kapasitesini daha iyi tahmin edin
- Kümülatif Akış Grafikleri: Projenizin ne kadar ilerlediğini kontrol edin ve iş yükünün kötü dağılımından kaynaklanabilecek darboğazları belirleyin
- Hedefler: İş hedeflerini, amaçlarını ve OKR'leri belirleyin ve izleyin
ClickUp Bonus: Takımınızın iş yükü dağılımını izlemenin bir başka harika yolu da Box View'u kullanmaktır . Bu, bir çalışanın üzerinde çalıştığı işleri ve mevcut iş kapasitesini görselleştirir. Aşırı iş yükü olanları kolayca belirleyebilir ve daha fazla iş alabilecek kişilere görevleri yeniden atayabilirsiniz.
BOX IT UP ClickUp Bonus: Takımınızın iş yükü dağılımını izlemenin bir başka harika yolu da Box View'u kullanmaktır. Bu, bir çalışanın üzerinde çalıştığı işleri ve mevcut iş kapasitesini görselleştirir. Aşırı yüklenmiş çalışanları kolayca belirleyebilir ve daha fazla iş alabilecek kişilere görevleri yeniden atayabilirsiniz.
7. İşleri otomatikleştirin ve görünürlüğü merkezileştirin
İlk birkaç döngüde iş akışındaki aksaklıkları giderdikten sonra, verimliliğinizi daha da artırmak için daha fazla fırsat arayın.
Bu adımı atlamayın!
Proje yaşam döngüsü boyunca, takımınızın yoğun bir iş yüküyle başa çıkması gereken zamanlar olacaktır. İş yükü yönetimi, zaman kazandıran bu stratejilerle proaktif olmanıza yardımcı olur, böylece daha sonra strese girmezsiniz.
Tekrarlayan görevleri otomatikleştirin
Gerçek iş yükünü hafifletmenin en kolay yolu, otomatik olarak yapılabilecek sıradan görevleri belirlemektir. Aslında, iş yükü yönetimi otomasyonu sayesinde kuruluşunuz günde 2 saate kadar zaman kazanabilir ! Bu araçlar, görev yönetimi süreçlerinin çoğunu otomatikleştirebilir.
Elbette, her zaman hazır otomasyon araçlarını seçip kullanabilirsiniz. Ancak, otomasyonlarla dolu hepsi bir arada bir iş yükü yönetimi yazılımına yatırım yapabilecekken neden takımınızın uygulamalarını karmaşık hale getiresiniz?
Bir çalışanın tamamlaması gereken yeni bir acil görev olduğunda hemen haberdar olmasını sağlayan bir otomasyon oluşturmak istediğinizi varsayalım. Neyse ki, siz mükemmel bir karar vericisiniz ve iş yükü yönetimi için ClickUp'ı kullanmaya karar verdiniz!
Yapılacak tek şey otomasyonu kullanmaktır: "Bir göreve 'Acil' öncelik verildiğinde, görev otomatik olarak 'Açık' olarak değişir. " *Bam. Bir görev acil olarak etiketlendiğinde, çalışanınız bunu hemen bilir.
50'den fazla yerleşik otomasyon listesinden seçim yapın veya kendi otomasyonunuzu oluşturun!
Farklı bir bakış açısı için Kanban panosu kullanın
Kanban Panosu , iş süreçlerinizin sorunsuz bir şekilde yürümesi için kompakt ancak güçlü bir araçtır . Nasıl işliyor?
Proje iş akışınızı görselleştirir ve her görevin durumunu düzenli bir fiziksel veya sanal görev panosunda gösterir. Takımınız, ilerledikçe görevleri ilgili durum sütunlarına sürükleyip bırakabilir, şöyle:
Böylelikle tüm takımınız projenin ilerlemesini gerçek zamanlı olarak görebilir. Bu iş yükü yönetimi süreci, ilgili tüm kişilere projenin ne kadar süreceği ve her bir bölümünden kimin sorumlu olduğu konusunda daha iyi bir fikir verir.
Proje yöneticisi ayrıca, süreçteki darboğazları gösteren Kanban panosunda hangi görevlerin durduğunu da belirlemelidir. Ardından, görevi çözmelerine yardımcı olmak için bir kaynak (veya bir takım üyesi) atayabilirler.
GÖRÜNÜMÜ İSTEDİĞİNİZ GİBİ ÖZELLEŞTİRİN ClickUp Bonus: Proje yönetimi için bir Kanban panosu, bağımlılıkları görselleştirmek için Gantt grafikleri ve diğer görünümler sunuyoruz, böylece takımınız için en uygun perspektifi seçebilirsiniz. Esnek Görünümler özelliğini kullanarak görevleri bir görev listesinde, Kanban panosunda veya Zaman Çizelgesi Görünümünde görselleştirebilirsiniz.
İş yükü yönetimi hakkında sık sorulan sorular
İş yükü yönetiminde sık karşılaşılan zorluklar nelerdir?
İş yükü yönetimi zorlukları, sektöre, şirketin boyutuna ve bireysel sorumluluklara göre değişebilir. Ancak, bazı yaygın zorluklar şunlardır:
- Aşırı iş yükü: Çok ağır veya zorlu bir iş yükünü yönetmek zor olabilir ve strese, tükenmişliğe ve verimlilikte düşüşe neden olabilir.
- Öncelik belirleme eksikliği: Net öncelikler olmadan, hangi görevlerin en önemli olduğunu ve kaynakları nasıl etkili bir şekilde tahsis edeceğinizi belirlemek zor olabilir.
- Kötü zaman yönetimi: Zaman yönetimi teknikleri iş yükü yönetimi için çok önemlidir, ancak birçok kişi erteleme, dikkat dağınıklığı ve diğer verimlilik tuzaklarıyla mücadele etmektedir.
- Yetersiz kaynaklar: Personel, teknoloji veya bütçe gibi kaynakların eksikliği, bir kişinin iş yükünü etkili bir şekilde yönetme yeteneğini engelleyebilir.
- Kapsam genişlemesi: Beklentiler başlangıçta kararlaştırılanın ötesine geçebilir veya genişleyebilir, bu da kaynaklarda karşılık gelen bir artış olmadan iş yükünün artmasına neden olur.
İş yükü planlamasını kim yönetmelidir?
Kuruluşunuzun yapısına bağlı olarak, iş yükü yönetiminiz tek başına veya grup halinde olabilir.
Şirketiniz çok bölünmüş ve departmanlar kendi mini şirketleri gibi çalışıyorsa, planlamada tek başına hareket etmek en mantıklı seçenek olabilir. Ancak, işbirliği içinde çalışan ve projeleri tamamlamak için sık sık diğerleriyle birlikte çalışan takımlar, muhtemelen herkesin fikirlerini bir araya getirmesini gerektirir.
Etkili iş yükü yönetiminin avantajları nelerdir?
İş yükü yönetimi araçları, şirket içinde olup biten her şeyi görmenize yardımcı olur. Ve takımınıza da aynı görünürlüğü sağlar!
Projelerin ne durumda olduğunu görmek, iletişim sorunlarını ve proje silolarını ortadan kaldırabilir. Ve en önemlisi? Takımınızın aynı sayfada kalmasına ve verimli bir şekilde çalışmasına yardımcı olur. Ve bu, projelerini zamanında teslim alan daha mutlu müşteriler anlamına gelir.
İş yükü yönetim sistemleri ayrıca şunları da yapar:
- Hiçbir proje kaynağının (yazılım, zaman, çalışan becerileri) boşa gitmemesini sağlayın
- Projenizin ilerleyişini net bir şekilde görün
- İşinizi yavaşlatan iş süreçlerini gösterin
- Son teslim tarihleri ve proje bütçeleri hakkında sizi bilgilendirin
- Farklı departmanlar arasındaki iletişim boşluklarını kapatın
ClickUp ile Etkili İş Yükü Yönetimi Uygulayın
İş yükü yönetimi, kuruluşunuz için bir ilk yardım çantası gibidir. Takımınızın yoğun iş yüküyle uğraşırken refahını korumak için harika bir yoldur. Sadece bu da değil, aynı zamanda verimliliklerini de anında artırır!
Ancak, iş yüklerini manuel olarak yönetmek zor bir iştir. İş yükü dağıtımı, takımın ilerlemesini izleme, rapor oluşturma ve daha fazlası gibi tüm ağır işleri yapmak için, yalnızca yetenekli proje yöneticileri için uygun olmayan özel bir proje yönetimi aracına ihtiyacınız vardır.
Neyse ki, ClickUp gibi araçlar, bu sürecin sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlayan Zaman Çizelgesi Görünümü, İş Yükü Görünümü ve Box Görünümü gibi birçok özelliğe sahiptir.
ClickUp'ın ücretsiz planıyla sınırsız kullanıcı ve sınırsız projeye sahip olursunuz. Ücretli planla, takımınızın iş yükünü hafifletmek için sınırsız depolama ve sınırsız entegrasyonlara sahip olursunuz.
O halde ClickUp'a kaydolun ve verimlilik sorunlarınızı bugün teşhis edip çözün!