Pipeline'ınızdaki her görev aynı derecede acil mi?
Basit bir yapılacaklar listesi hazırlayıp her görevi baştan sona tamamlıyor musunuz?
Eğer öyleyse, bu büyük bir tehlike işaretidir.
Neden?
Görevlere öncelik vermiyorsanız, kronik bir proje darboğazı haline gelmeniz an meselesi demektir. Kendinizin veya takımınızın verimliliğine göre projelere öncelik vermeyi bilmiyorsanız, bu durum genel işlerinize büyük zarar verebilir.
Görevlerinizde herhangi bir hiyerarşi olmadan, takım yönetimi becerilerinize aykırı davranırsınız ve bu da sağlıksız bir takım ortamına yol açar. Takımınız en acil görevleri yerine getireceğinize güvenemezse, sizden yardım istemekten kaçınacaktır.
Bu, projenin kaosa dönüşmesine neden olacaktır.
Bu nedenle, belki de bu senaryodan tamamen uzak durmalı ve görevleri önceliklendirmenin en iyi yollarını öğrenmeliyiz. Bu kılavuz, en kritik görevlere öncelikle odaklanmanıza, takımınızda güven uyandırmanıza ve teslim tarihlerini kaçırmamanıza yardımcı olacaktır.
i̇ş Yerinde Görevlere Öncelik Vermek İçin 8 Adım
Hangi görevlerin şimdi veya daha sonra ele alınabileceğini bilmek, projenizin başarısını etkileyecektir. Çalışanların işten kopması ve devamsızlığından düşük performans ve verimliliğe kadar, verimsiz görev önceliklendirme, büyük ve karmaşık projeleri etkiler.
Sonuçta, şirketinizin kârı buna bağlıdır. Bu nedenle, zamanınızı yönetmek ve takımınızda aciliyet derecesini belirlemek için görevleri nasıl önceliklendireceğinizi anlamanız gerekir.
Takımınız, yöneticisi olduğunuz için görevleri tamamlayacağınızı düşünüyorsa, takım iletişimi çoktan bozulmaya başlamıştır. Görevlere öncelik vermek, yüksek performanslı takımlar için çok önemlidir, ancak bunu sağlamak için ne yapabilirsiniz?
1. Görevlerinizi belirli bir hiyerarşiye göre listeleyin
İlk olarak, tüm görevlerinizi bir listeye yazın. Bu yapılacaklar listesine, tüm projeleriniz için hem devam eden hem de gelecekteki görevleri dahil edin. Ve hiçbirini hiçbir nedenle yapılacaklar listesinin dışında bırakmayın.
Bu gereksiz gibi gelebilir. Ancak, görevleri kafamızda etkili bir şekilde önceliklendirmek ve yönetmek bir hayalden ibarettir. Elbette, küçük, tek kişilik projelerde bu mümkün olabilir, ancak çoğu proje için bu bir destan olur.
Devam eden, planlanmış ve henüz başlamamış tüm görevlerinizi tek bir yerde, kafanızın dışında tam olarak görebilmelisiniz. Bazıları için, görevlerin sıralanmamış olması gerekir, böylece sadece bir listeyi takip etmek veya tüm görevleri aynı şekilde ele almak zorunda kalmazsınız.
Bunun yerine, görevleri öncelik sırasına koymaya çalışın ve öncelikleri takımınıza iletin. Böylece iş yükü yönetimini etkinleştirir ve öncelik listenizi görebilir, gerektiğinde yeniden dağıtabilirsiniz.
HER ZAMAN LİSTENİZİ OLUŞTURMAYLA BAŞLAYINİşleri hızlandırmak için görev yapılacaklar listesi adımını atlamaya çalışmayın! Bu bir tuzaktır. Ve daha önce bahsettiğimiz görev önceliklendirme eksikliğinin tüm yüksek maliyetlerinden kaçınamazsınız. Daha büyük görevleri alt görevlere bölün. Bu, sonraki adımları basitleştirir ve ClickUp gibi görev yönetimi yazılımlarında alt görevleri toplu olarak yeniden düzenleyebilir veya düzenleyebilirsiniz.
Şu anda listedeki görevleri sipariş etmenize gerek yoktur. Ancak bunları gün, hafta, ay ve yıla göre gruplandırmak için mükemmel bir zaman. Aynı şey, her göreve süre ve son teslim tarihi eklemek için de geçerlidir.
Görevlerin sadece proje çıktıları üzerinde çalışmayı içermediğine dikkat edin. Görevler aynı zamanda toplantılar, telefon ve video görüşmeleri, sunumlar, anlık mesajlara ve e-postalara cevap vermeyi de içerir. Ancak genellikle bunlar görevlerin içindeki adımlardır.
Görev listenizi derlemek için kalem ve kağıt veya ClickUp kullanın. Ancak şunu da belirtelim: Bir araç kullanmak, yeni görevler ortaya çıktıkça listeyi güncellemek gibi sonsuz bir işi kolaylaştırır. Ve bu görev önceliklendirme ve zaman yönetimi yöntemi size çok fazla zaman kazandırabilir.
Taskade alternatifleriyle görevleri düzenleyin!
2. Öncelikle hangi görevlerin yapılması gerektiğini belirleyin
Hepimiz, önceliklerine bakmaksızın küçük, kolay ve hızlı görevleri önce yapmak zorunda hissederiz. Bu, tamamlama önyargımızın devreye girmesidir. Ayrıca, araştırmalar, önemli görevleri tamamladığımızda beynimizin kan dolaşımına dopamin salgıladığını ve bunun da bizi o görevi yapmaya devam etmeye bağımlı hale getirdiğini göstermektedir.
Ancak buna karşı koymalısınız! Bunu şu şekilde yapabilirsiniz:
Önemli görevleri acil görevlerden ayırın
Önemli bir görev nedir? Ve acil bir görev nedir?
Şüphesiz, acil olmayan önemli bir görev de görev listenizde yer almalıdır. Görevi planlamanız gerekir, ancak hemen yerine getirmeniz gerekmez. Görevi erteleyebilirsiniz.
Öte yandan, acil ve önemli görevleri bugün veya önümüzdeki birkaç saat içinde yerine getirmelisiniz. Ancak bunlar mutlaka önemli görevler değildir, bu nedenle bunları başka birine devrederek yerine getirmesini sağlayabilirsiniz.
Ayrıca, hem önemli hem de acil olan başka görevleriniz de olabilir. Müşterinin teslim tarihini kaçırmak, müşteri sözleşmesini kaybetmek, bir ürünü piyasaya sürmemek veya bir hizmeti sunamamak gibi ciddi olumsuz etkilerden kaçınmak için bunları hemen yapmanız gerekir.
Son olarak, günlük görevlerinizin bazıları ne önemli ne de acildir. Bu, takım, departman veya tüm şirket üzerinde herhangi bir olumsuz etki yaratmadan bunları görev listenizden kaldırabileceğiniz anlamına gelir.
ClickUp, görevlere özel etiketler ekleyerek bunları önemli, acil, her ikisi veya hiçbiri olarak işaretlemenizi sağlar. Ayrıca, tüm görevler acil, yüksek, normal ve düşük gibi belirli önceliklere göre ayarlanabilir.
Görevleri değerlerine göre sipariş edin
Hangi görevleriniz iş için yüksek değer yaratıyor? Bu görevler önceliklidir, ancak hepsi kritik değildir.
Öncelikleri, değerlerine göre belirlenir. Kritik görevler acildir ve değeri yüksektir. Yüksek öncelikli görevler acil değildir, ancak işe yüksek değer katar. Orta öncelikli görevler acildir, ancak değeri düşüktür. Son olarak, düşük öncelikli görevler acil değildir ve değeri düşüktür.
İşte herhangi bir iş için yüksek değere sahip görevlerin birkaç örneği:
- Müşteri projeleri için iş yapmak (şirket içi projeler yerine)
- Sadece uzaktan çalışan bir şirketin kurumsal video konferans platformuna erişimi düzeltmek (daha yüksek kaliteli bir alternatif aramadan önce)
- Müşteri destek taleplerine yanıt vermek (web sitenizi yeniden tasarlamak yerine)
- Takımınızın geliştireceği yeni ürünün gereksinimlerini tanımlamak (takımın bağımlı olmadığı bir görev değil)
ClickUp'ta görevleriniz ve takımınız arasında ilişkiler oluşturarak her bir görev arasında kolayca gezinebilir ve durumlarını kontrol edebilirsiniz. Ayrıca, ClickUp'ı kullanarak görevler için bağımlılıklar ayarlayabilir ve nihayetinde bunların yürütülme sırasını belirleyebilirsiniz.
Önemli görevleri çaba düzeyine göre sıralayın
Gününüzü verimlilik için planlamak istiyorsanız, çaba tahminlerine güvenin. Bu, her gün başka bir şey yapmadan önce en fazla çaba gerektiren görevi tamamlamanız gerektiği anlamına gelir.
En fazla çaba gerektiren görevler genellikle günün en karmaşık görevleri veya şirketin OKR'leriyle yakından ilişkili görevlerdir. Her gün ilk olarak bu görevleri halletmek, stres düzeyinizi önemli ölçüde azaltırken, ivme yaratır ve motivasyonu artırır.
ClickUp'ın yardımıyla, her göreve tahmini işi sayı bazında değerlendirmek ve belirlemek için "Sayı" değerine sahip özel alanlar eklemek kolaydır (örneğin, 1-5 arasında 5 en zor olanıdır). Bu süreç, scrum proje yönetiminde kullanılır, ancak takımınız için de benzer şekilde çalışabilir!
Günün önceliklerini belirleyin
Muhtemelen önemli görevleri haftalar veya hatta yıllar gibi uzun dönemler için planlıyorsunuzdur. Ancak bu yöntem, haftalık görev planınıza gün gün yaklaşmanıza yardımcı olur:
- Günü bitirmeden önce, ertesi gün yapmanız gereken en önemli görevleri seçin (en fazla altı tane)
- Görevleri önemlerine göre önceliklendirin
- Ertesi gün, listedeki ilk göreve odaklanın ve o görevi bitirmeden bir sonraki göreve geçmeyin, ve böyle devam edin
- Günün sonunda, bitmemiş işleri (bir görev ya da birkaç görev olsun) ertesi günün listesine taşıyın ve tüm süreci tekrarlayın
3. Önceliklerinizi sürekli olarak ayarlayın
Görev önceliklendirme konusunda bir yol öğrenmek istiyorsanız, uyum sağlama becerisini edinmeniz gerekir. Çünkü takımda, işte veya üründe bir değişiklik siparişi veya beklenmedik bir sorun ne zaman ortaya çıkacağını asla bilemezsiniz.
Ancak, görev önceliklerini değiştiren öngörülemeyen etkinliklere kendinizi hazırlayabilirsiniz. Görev önceliklendirme gözden geçirme alışkanlığı geliştirin ve bunu sık sık yapmayı unutmamak için bir sistem kurun.
Görev önceliklerini her gün, günün başında veya sonunda gözden geçirin. Ancak isterseniz, bunu bir sonraki hafta için Cuma öğleden sonra yapın ve her günün sonunda öncelikleri gözden geçirin.
ZAMAN KAYBIYI ÖNLEMEKZaman yönetimi becerileri, görevlerinize öncelik vermek için çok önemli bir anahtardır. Birdenbire öncelikli olmaktan çıkan bir görevi, bitirmek isteseniz ve ona çok zaman ve çaba harcamış olsanız bile bırakın. Öncelikli olmayan bir görevi sürdürmek, özellikle başka bir görev öncelik haline geldiğinde, zaman kaybı olur ve teslim tarihini tehlikeye atabilir.
4. Görevlerin tamamlanması için gereken çabayı gerçekçi bir şekilde tahmin edin
Çaba tahminleriniz, görev tamamlanma sürelerinin kayıtlarıyla destekleniyor mu? Eğer değilse, bu süreleri izlemeye başlamalısınız çünkü görevleri çabaya göre önceliklendirmediyseniz bile bu süreleri ihtiyacınız olacak.
ClickUp'ın proje zaman takibi yazılımıyla görevlerinizi tamamlamak için gereken zamanı takip edin. Ardından, bu kayda göre çaba tahminlerinizi iyileştirin.
Kaynakları farklı kriterlere göre tahsis etmeniz gerekir ve büyük olasılıkla, görevlere harcanan zaman da bu kriterlerden biri olacaktır.
Yapılacak son şey, takımınız için gerçekçi olmayan çaba ve zaman tahminleri yapmaktır. Sonunda projeyi aceleye getirerek hatalara yol açarsınız.
5. Verimlilik sınırlarınızı tanıyın ve iş-yaşam dengesini göz önünde bulundurun
Bir günde veya belirli bir ruh halinde yapabileceğiniz şeyler sınırlıdır. Tipik bir iş günü genellikle sekiz saat sürer. Ve hepimiz ara sıra yaratıcı bloklar yaşarız. Ayrıca, çoğumuz stresliyken yüksek performans gösteremeyiz.
Bazen bir görevi ertesi güne ertelemek veya tamamen iptal etmek daha verimli olabilir. Ancak bu, elbette, devredemeyeceğiniz veya yeniden atayamayacağınız kritik, önemli ve acil bir görev değilse mümkündür.
Risk Günlüğü kullanmak, takımlarınızın görevlerinin (veya kişisel görevlerinizin) tamamlanmaması durumunda bunların etkisini ve olasılığını anlamanıza ciddi şekilde yardımcı olabilir. Potansiyel risklerinizi anlamak, takımlarınızın genel verimliliğini daha iyi anlamanıza yardımcı olabilir.
Mülakat Sorusu İpucu:Sık sorulan bir mülakat sorusu şudur: İşlerinizi nasıl önceliklendirirsiniz? İşe alım yöneticisine eleştirel ve stratejik düşünme becerinizi göstererek bu soruyu her seferinde başarıyla geçin. Her görevin önemini ve aciliyetini nasıl değerlendirdiğinizi ve bu faktörlere göre iş yükünüzü nasıl önceliklendirdiğinizi açıklayın. Organizasyon becerilerinizi ve bunalmadan aynı anda birden fazla önceliği yönetme yeteneğinizi gösterin.
6. Tüm görevlerinizi ve iş atamalarınızı planlayın
Görev planlama, proje yönetimi kontrol listenizde yer alması gereken bir öğedir. Öncelikli görev listenizdeki her görev için bir başlangıç ve bitiş tarihi belirlemekle başlar. Görevleri takviminize eklemekten iş yüklerini yönetmeye kadar birçok amaca hizmet eder.
Her göreve bir son teslim tarihi eklediyseniz, sorun yok! Bunlar, başlangıç ve bitiş tarihlerini belirlemek için referans olarak gereklidir.
Beklenmedik gecikmeleri hesaba katmak için bir görevi son teslim tarihinden önce bitirmek isteyebilirsiniz. Ancak, hedefinizin görevleri en azından son teslim tarihine kadar bitirmek olduğunu varsayalım.
Artık, her görevi son teslim tarihine kadar tamamlamak kapasitenize bağlıdır. Ayrıca, eşzamanlı öncelikleriniz olup olmadığına da bağlıdır. Ancak, takviminizde görevlerinizi planladıktan sonra kapasiteniz ve öncelikleriniz hakkında kesin sonuçlara varabilirsiniz.
Görevleri günlere dağıtarak, son teslim tarihlerine göre ilerlemenizi izleyebilirsiniz. "İlerleme" ile, bitiş tarihine kalan süreyi (gün sayısı veya yüzdesi) kastediyoruz. Ancak, her bir görevinize işleri kaydederken, çabaya göre (kişi-saat olarak tahmin edilen) ilerlemeyi de izleyebilirsiniz.
Takviminizi görselleştirmek, daha fazla görev alıp alamayacağınızı belirlemede oldukça etkilidir. Ve zaten maksimum iş yükünüze ulaştıysanız, ekstra yardıma ihtiyacınız olacaktır (günde sadece belirli sayıda saat vardır).
Görevleri yönetmek ve etkili bir şekilde önceliklendirmek için, kişisel görevleriniz ve hem iç hem de dış proje görevleri dahil olmak üzere her şeyi planlayın.
ClickUp'ı seçerseniz, yinelenen görevlerle haftalık toplantılar (ve günlük hatırlatıcılar) planlayabilirsiniz. Ancak, ClickUp'ın Takvim görünümünü kullanarak günlük (veya haftalık veya aylık) görevlerinizi planlayarak bir adım daha ileri gidebilirsiniz. Zaman çizelgesi veya tablo (veya elektronik tablo) görünümünü tercih ederseniz, ClickUp'ta bunlar da mevcuttur.
Son olarak, ClickUp iş yükünüzü mükemmel bir şekilde dengelemek için bir iş yükü görünümü içerir. İş yükünüzün aşırıya çıktığı, aşmak üzere olduğu veya aşmaktan çok uzak olduğu günleri belirleyin. Ardından, buna göre hareket edin: İkinci durumda daha fazla görev planlayın ve birinci durumda görevleri değiştirin.
7. Daha fazla iş yapmak için zamanınızı bloklayın
Görevlerinizi kesintisiz olarak yapmak için zaman blokları planlayın. Bu, görev önceliklendirme stratejilerinin tam tersi olan çoklu görev yapmanızı önler.
Bu zaman bloklarının her birinde bir proje görevini veya herhangi bir projeye ait olmayan bir görevi gerçekleştirin. Tek bir zaman bloğu içinde birden fazla görev üzerinde de çalışabilirsiniz, ancak bunlar küçük ve birbiriyle ilişkili olmayan görevler olmalıdır.
Paylaşılan takviminizde belirli zaman dilimlerini "odaklanma zamanı" olarak işaretleyin ve bu süre boyunca bildirimleri kapatın. Bu, özellikle öncelikli görevlerinizi tamamlamaya odaklandığınızda, iş arkadaşlarınızın ve yöneticinizin sizi rahatsız etmemesini sağlar.
Görevlerinizi yönetmek için ClickUp'ı seçerseniz, zaman bloklama şablonlarımızı kullanmayı düşünün.
8. Gerektiğinde takımınızla iletişim kurun
Görevlere öncelik vermeyi bilmek, bir takım içinde etkili bir şekilde çalışmanın temel taşlarından biridir. Aksi takdirde, takım üyeleri sizin işinizi başlatmanızı veya bitirmenizi beklerken onları nasıl işin içine dahil edebilirsiniz?
Ve görevlerinizi tamamlamanız için onları sonsuza kadar bekletirseniz nasıl hissederler? Görevlerinizin ilerlemesinde bir gecikme yaşarsanız, ekip arkadaşlarınıza önceden haber vermelisiniz. Ve bu görevleri ne zaman tamamlamayı planladığınızı onlara bildirmelisiniz.
Ayrıca, görevlerinizi yerine getirirken karşılaştığınız tüm engelleri yöneticinize bildirmelisiniz. Bu engelleri aşmanıza yardımcı olmak onların görevidir.
ClickUp, güncellemeleri paylaşmak ve belirli görevler hakkında yorum yaparak takip etmek için mükemmeldir. Bu yorumlara, araç içinde yakalayabileceğiniz ekran kayıtları da ekleyebilirsiniz. Ya da takım arkadaşlarınıza yorumlar atarak bir görevi tamamlamalarını beklediğinizi bildirebilirsiniz.
3 Zaman Kazandıran İş Önceliklendirme Şablonları
Aşağıdaki ClickUp şablonları, az önce öğrendiğiniz önceliklendirme yöntemlerinin arkasındaki teoriyi kullanacaktır:
1. ClickUp "İşleri Tamamlama" Şablonu
ClickUp İşleri Tamamlama Şablonu, görevleri tek bir yerde önceliklendirip izlemek için kapsamlı bir şablondur. Özel alanlarla son derece özelleştirilebilir ve hatta diğer takım üyeleriyle belgeler üzerinde işbirliği yapmanıza olanak tanır.
Bu GTD uygulamalarını ve GTD şablonlarını inceleyin!
Bu görev önceliklendirme şablonunu şu amaçlarla kullanabilirsiniz:
- Özel alanlardan oluşturabileceğiniz şablona göre görevleri kategorilere veya bağlamlara ayırın
- Disiplinli olun ve görevleri bağlam, son teslim tarihi, tahmini süre ve çaba düzeyine göre önceliklendirin
- Görevleri takvim görünümünde planlayın
- Özelleştirilebilir bir Kanban panosunda görevleri önceliklerine göre düzenleyin
2. ClickUp Etki Çaba Matris Şablonu
Görevlerinizin önceliğini kapsamlı bir şekilde değerlendirmek için zamanınız yoksa, bu şablon tam size göre! ClickUp Etki Çaba Matrisi Şablonu, görevleri tamamlamak için gereken çaba miktarına göre önceliklendirmenize yardımcı olur.
Bir projenin etkisini veya maliyetini hızlı bir şekilde değerlendirmek isteyenler için bu şablon, neye öncelik verilmesi gerektiğini belirlemenize yardımcı olur. Bu görsel şablonla, takımınızın başarısı için en önemli olan şeyleri anlamak üzere takımınızı uyumlu hale getirin.
3. ClickUp Önceliklendirme Matrisi Şablonu
ClickUp'ın Önceliklendirme Matrisi Şablonunu, görev listenizi seçtiğiniz iki kritere göre önceliklendirmek için tasarladık. Örneğin, görevlerinizi önem ve ulaşılabilirlik düzeylerine göre düşükten yükseğe doğru kategorize edin. Ardından, yüksek öncelikli görevleriniz, önemi ve ulaşılabilirliği yüksek olan görevler olacaktır.
Ayrıca, görevleri kategorilere ayırmak için renkleri kullanın. Örneğin, farklı projelerden gelen görevlere farklı renkler verin. Bu, birden fazla projeden gelen tüm görevlerinizi tek bir yerde önceliklendirmenin bir yoludur.
İş Akışınızı Optimize Etmek İçin Görevlere Öncelik Vermeye Başlayın
Tavsiyemiz şu: Bu kılavuzdaki görev önceliklendirme adımlarını ve yöntemlerini izleyin. Ardından, bir sonraki adıma geçin ve görev otomasyon yazılımı çözümümüz ClickUp'ı deneyin.
ClickUp'a bugün kaydolun! Çünkü görevleri önceliklendirmeyi bilmek, stresi azaltmak ve baskı altında çalışmayı bırakmak için çok önemlidir. Ancak görevleri otomatikleştirdiğinizde, önceliklendirilmiş görev listesinin ve ClickUp Görevlerinin değerini görebilirsiniz!