2025'te Görevleri Otomatikleştirme (Kapsamlı Kılavuz)

Görevleri otomatikleştirmeyi öğrenmek ister misiniz?

Görev otomasyonuna olan ihtiyaç son yıllarda giderek artmaktadır. Bunun nedenlerinden biri, otomasyonun günlük görevler üzerinde harcadığınız zamanın %30'unu ücretsiz olarak geri kazanmanızı sağlamasıdır!

Doğal olarak, birçok işletme otomasyonu şirketlerini daha iyiye dönüştürebilecek bir sihirli değnek olarak görür.

Bu nedenle, otomasyonun ardındaki sırları anlamak için Harry Potter'ın Hogwarts'taki Büyücü Dünyası'na bir yolculuk yapacağız!

Bu makalede, görev otomasyonunun ne olduğunu, hangi görevleri otomatikleştirebileceğinizi ve 2021 için en iyi işyeri otomasyon çözümünü açıklayacağız.

Platform 9¾'a gidiyoruz!

Görev Otomasyonu Nedir?

Görev otomasyonu, tekrarlayan manuel görevleri otomatikleştirmek için araçlar veya yazılımların kullanılmasıdır.

Bir an için "Accio" kelimesini düşünün.

Parmaklarınızı kıpırdatmadan bir nesneyi çağırmak için kullanılabilir!

Gerçek olsaydı, anahtarlarımızı, dosyalarımızı, cep telefonlarımızı, hatta her şeyi almak için kullanırdık!

Peki bunun otomasyon ile ne ilgisi var?

Tıpkı büyüler zor işleri yapmanıza yardımcı olduğu gibi, görev otomasyonu da çok fazla çaba harcamadan işleri tamamlamanıza yardımcı olur.

Görev otomasyonunda ise sihir yerine görevler araçlara, uygulamalara ve yapay zekaya atanır.

*Peki, otomasyon için gerekli araçlar nelerdir?

Her şeyi otomatikleştirmenize yardımcı olabilecek çok sayıda görev otomasyon aracı vardır!

Görev otomasyon araçları hakkında bilgi almak için sabırsızlanıyorsanız, portkey (resim) üzerine tıklayarak ş Akışı otomasyon yazılımı ile ilgili bölüme kısa yoldan ulaşabilirsiniz!

Görev Otomasyonunun Avantajları Nelerdir?

Görev otomasyonunun, manuel çabayı azaltmaktan çok daha fazla avantajı vardır! Operasyonel maliyetleri azaltır, güvenilirliği artırır ve takımınızın gerçek potansiyelini ortaya çıkarır.

Görev otomasyonu, iş akışınızı ve iş faaliyetlerinizi nasıl kolaylaştırabilir?

1. Operasyonel maliyetleri azaltır

Maliyetleri azaltmak mı istiyorsunuz?

Otomasyona merhaba deyin!

Veri girişi ve kişisel asistanlık gibi idari görevleri otomatikleştirerek bu rollerde çalışanları işe almaktan tasarruf edebilirsiniz.

Ayrıca, kuruluşunuzdaki gereksiz süreçleri belirleyebilir ve tamamen ortadan kaldırabilirsiniz.

2. Güvenilirliği artırır

Otomasyon, görevin baştan sona kusursuz bir şekilde yerine getirilmesini sağlayarak insan hatalarını azaltır.

Nasıl?

Her görevin tamamlanması için izlenmesi gereken bir dizi adım vardır. Bizim gibi muggle'lar yorgun veya dikkati dağılmışken bir adımı atlayabiliriz, ancak bir bilgisayar sistemi görevi hatasız bir şekilde tamamlamak için yorulmadan çalışır.

3. Takımınızın gerçek potansiyelini ortaya çıkarın

En yetenekli çalışanları işe almış olabilirsiniz, ancak her gün sıkıcı ve basit işlerle uğraşırlarsa bu becerilerini kullanamazlar.

Hogwarts'ın bahçıvanı olarak Dumbledore'u işe almak gibi bir şey!

Bu hiç mantıklı değil!

İş yeri otomasyonu, çalışanlarınızın bu sıradan görevlerini üstlenerek onlara daha gelişmiş iş görevlerine zaman ayırmaları için zaman kazandırır. Sonuç olarak, çalışanlarınız becerilerini kullanacak ve işinizde gerçekten büyüyeceklerdir.

Hangi Görevler Otomatikleştirilebilir?

Unutmayın, her şeyin bir sihirli formülü vardır – merdivenleri kaydırağa dönüştürmek bile! Benzer şekilde, neredeyse tüm Yineleyen görevler için iş yeri otomasyonu vardır.

Müşteri adayı yönetimi, pazarlama, finans ve muhasebe, insan kaynakları ve idari görevleri otomatikleştirebilirsiniz.

Aslında, bir McKinsey raporu , iş görevlerinin neredeyse yarısının (45%) makine öğrenimi ve yapay zeka gibi mevcut teknolojilerle otomatikleştirilebileceğini ortaya koydu .

İş süreçleri otomasyonunun şirketinizin tüm departmanlarına nasıl uygulanabileceğine bir göz atalım:

1. Müşteri adayı yönetimi

Horcrux'ları hatırlıyor musunuz?

Bunlar, bir sihirbazın ruhunun bir parçasını içeren nesnelerdir.

Benzer şekilde, biraz edebi hayal gücü ve eski İngiliz mizahı ile, satış ekibiniz için potansiyel müşteriler, yaptıkları işin kalbi ve ruhu oldukları için Horcrux'lardır!

Satış sürecinin en önemli kısmını şu şekilde otomatikleştirebilirsiniz:

Gelen potansiyel müşterileri yönetme

Psst… daha fazla potansiyel müşteri elde etmenin hızlı bir yolunu mu arıyorsunuz?

Web sitenizi ziyaret edenlere e-kitap, PDF, video veya değerli kaynaklar gibi ücretsiz alt dönüşüm hunisi içeriği sunun. Tek yapmaları gereken, e-posta adreslerini ve adları, yaşları gibi toplamak istediğiniz bilgileri bir forma girmek.

Formu doldurduklarında ücretsiz kitabı alırlar, ancak siz daha da değerli bir şey elde edersiniz: onların verileri!

Ardından, form aracınızdaki otomasyon özelliklerini kullanarak verileri otomatik olarak bir pazarlama otomasyon sisteminde depolayabilir ve düzenleyebilir ve potansiyel müşterileri doğrudan bir CRM (Müşteri İlişkileri Yöneticisi) sistemine aktarabilirsiniz. Bu basit otomasyon, verileri Excel tablolarına girme zahmetinden sizi kurtarır.

2. Pazarlama

Pazarlama, işin büyümesi için çok önemli olduğundan, tüm pazarlama süreçlerinizin optimize edildiğinden emin olmanız gerekir.

Peki bunu nasıl yapacaksınız?

Pazarlama otomasyonunun yardımıyla!

Bu alanda verimliliğinizi nasıl artırabileceğinizi aşağıda bulabilirsiniz:

A. Sektör araştırması

Rakiplerinizden bir adım önde olmak ister misiniz?

Sektör trendlerini, teknolojileri ve rakiplerinizi yakından takip etmeniz gerekir.

Ancak bu, saatlerce araştırma yapmanız gerektiği anlamına gelmez.

Tıpkı Voldermort'un Wormtail'i emirlerini yerine getirmesi için kullandığı gibi, Google Alerts gibi araçlar da sizin dijital asistanınız olabilir!

Belirli trendlerin çevrimiçi ortamda bahsedilmesini izleyebilir ve ardından bunları sizin için otomatik olarak e-postalara derleyebilir!

B. Sosyal medya

*2021 yılında hala sosyal medya gönderilerini manuel olarak mı yüklüyorsunuz?

Karanlık çağlardan çıkıp pazarlama otomasyonunu kucaklamanın zamanı geldi!

Hootsuite gibi sosyal medyada önceden paylaşım planlamanıza olanak tanıyan birçok sosyal medya aracı bulunmaktadır. Ayrıca, aynı içeriği tüm kanallarda aynı anda paylaşmanıza olanak tanır, böylece Twitter, Facebook ve Instagram'a ayrı ayrı paylaşım yüklemek için saatler harcamazsınız. AI yazma araçları gibi diğer araçlar, daha fazla zaman kazanmak için başlıklarınızı yazmanıza yardımcı olabilir.

3. Finans ve muhasebe

Şirketinizin finansmanı konusunda dikkatli olmanız gerekir.

En küçük insan hatası bile büyük kayıplara neden olabilir!

Muhasebe yazılımlarında görev ve iş akışı otomasyonu bu süreçleri nasıl daha güvenli hale getirir?

A. Fatura yönetimi

Bir şeyi unuttuğunuzu anlamak için Remembrall'ın kırmızıya dönmesine gerek yok!

Bulut fatura yazılımı, e-posta yoluyla fatura göndermeniz gerektiğinde otomatik hatırlatıcılar gönderebilir.

Ayrıca, aşağıdakilerle fatura sürecini otomatikleştirebilir:

B. Satış vergisi

Satış vergisini hesaplamak Quidditch oynamak gibidir.

Bir düşünün.

Her iki durumda da, tek bir hata bile felaketle sonuçlanabilir!

Vergi işlemlerinizi yaparken insan hatalarını önlemeniz gerekir, aksi takdirde çok yüksek cezalar ödemek zorunda kalabilirsiniz.

Peki bunu nasıl yapacaksınız?

Vergi ile ilgili çabalarınızı Avalara gibi otomatik bir araca dış kaynak olarak devredebilirsiniz. Sistem, konumunuza, sunduğunuz ürün veya hizmete göre vergi oranlarını araştırır ve ödemeniz gereken vergi tutarını hesaplar.

4. İnsan kaynakları

Tüm departmanlar arasında, İK takımı en fazla sayıda yinelenen görevle uğraşmak zorundadır.

Neden?

Bir çalışanı içeren her iş süreci, mülakat, işe alım, eğitim vb. gibi bir dizi tekrarlayan görevi içerir.

Şimdi işinizde 50 çalışan olduğunu hayal edin.

Bu, bu iş görevlerinin 50 kez tekrarlanması gerektiği anlamına gelir!

İnsan kaynakları takımlarınız, daha karmaşık süreçlere odaklanırken bu basit görevleri otomatik hale getirmek için iş yeri otomasyonuna ihtiyaç duyar.

Otomatikleştirilebilecek görevlere bir göz atalım:

A. Potansiyel adayların taranması

Bir iş ilanı için çok sayıda başvuru alabilirsiniz.

Peki, bunların role uygun olduğunu nasıl anlarsınız?

Tıpkı sıralama şapkasının öğrencileri hangi evlere ait olduğuna karar vermesi gibi, siz de "evinize" veya şirketinize en uygun adayları belirlemenize yardımcı olacak otomatik bir araca sahip olabilirsiniz.

Potansiyel adaylar web sitenizde iletişim bilgilerini doldurduktan sonra, Paperform gibi araçlar onlara güçlü yönleri ve deneyimleri hakkında ön soruların yer aldığı bir form gönderebilir.

Formu doldurduktan sonra, başvuruyu hızlıca inceleyebilir ve kararınızı verebilirsiniz: tıpkı sıralama şapkası gibi!

B. Avantajları yönetme

Belirli bir dönemden sonra, yeni çalışanlarınız ücretli izin, konut yardımı vb. gibi sosyal haklardan yararlanmaya hak kazanır.

Küçük bir işletme yönetmiyorsanız, bir çalışanın bu avantajlardan ne zaman yararlanmaya hak kazandığını izlemek zordur. Neyse ki, deneme süresi biter bitmez İK takımınızı bilgilendiren hatırlatıcıları otomatikleştirebilirsiniz.

5. İdari görevler

İdari görevler, evrak dosyalama, randevu planlama gibi basit ve fazla düşünmeyi gerektirmeyen günlük işlemlerdir.

Aslında o kadar kolay ki, Dobby gibi bir ev cini bile yapabilir!

Dobby gibi, otomasyon da kişisel sanal asistan rolünü üstlenebilir. Bu basit görevlerde size yardımcı olabilir, böylece siz gerçekten önemli olan şeylere odaklanabilirsiniz:

A. Randevuları planlama

Randevuları planlamak gibi basit bir görev bile zaman alıcı olabilir. Siz ve misafiriniz, yoğun programlarınıza uygun bir toplantı zamanı bulmakta zorlanabilirsiniz.

Tüm toplantılarınızı planlamak için neden bir robotik sanal asistan kullanmıyorsunuz?

X. ai gibi araçlar, misafirlerinize toplantıları için bir zaman aralığı seçme olanağı sunarak bu süreci otomatikleştirmenize yardımcı olur.

B. E-postaları Sıralama

Harry, ortalama bir muggle'ın haftada yaklaşık 11 saatini e-postalarını kontrol ederek geçirdiğini bilse şok olurdu!

Çoğu zaman, gelen kutusunda önemli e-postaları aramak ve bunlara yanıt vermekle geçirilir.

Gelen kutunuzun iyi organize edilmiş olması daha iyi olmaz mıydı?

Gmail'in, sizin belirlediğiniz kurallara göre e-postaları otomatik olarak klasörlere ayırmasını sağlayabilirsiniz, böylece önemli müşteri e-postalarını anında bulabilirsiniz.

Bonus otomasyon: Müşterinizi doğum gününde şaşırtmak mı istiyorsunuz? Automator gibi otomatik araçları kullanarak özel doğum günü e-postaları gönderin. Kulağa saçma gelebilir, ancak müşterilerinizle ilişkilerinizi geliştirmek için harika bir yoldur!

Hangi Görevleri Otomatikleştireceğinize Nasıl Karar Verirsiniz?

Artık hangi görevlerin otomatikleştirilebileceğini bildiğinize göre, hemen her şeyi otomatikleştirmeye başlamanız gerekmez!

Çözmeniz gereken sorunu belirleyerek, bir gün içinde yaptığınız görevleri izleyerek ve günlük görevlerinizi gözden geçirerek neyi otomatikleştireceğinize karar verebilirsiniz.

Otomatikleştirilen görevlerin işinize en fazla fayda sağlayacağı alanları belirlemek için biraz zaman ayırmanız gerekir. Otomatikleştirilmesi gereken belirli görevleri belirlemenize yardımcı olacak adım adım bir kılavuz aşağıda verilmiştir:

1. Çözmeniz gereken sorunu belirleyin

Her türlü otomasyonun zaman ve para tasarrufu sağladığını düşünmek kolaydır.

Ancak, işiniz için uygun bir otomasyon aracı seçerken dikkatli olmanız gerekir.

Ne işe yaradığını bilmeden bir iksir içmezsiniz, değil mi?

Benzer şekilde, etkilerini anlamadan bir otomasyon seçmemelisiniz; aksi takdirde, çözdüğünden daha fazla soruna neden olabilir!

Kendinize şu soruları sorarak başlayın:

Otomasyonu neden istediğinize karar verdikten sonra, neyi otomatikleştirebileceğinizi bulma zamanı.

2. Bir günde yaptığınız görevleri izleyin

Siz ve takımınızın günlük olarak yaptığı tüm özel görevleri not alarak başlayın. Her bir görev için harcanan zamanı izlemek, bu görevlere ne kadar zaman ayırdığınızı anlamanıza yardımcı olur.

Ancak, şüpheli gazeteci Rita Skeeter gibi gerçeği abartmayın!

İpucu: Doğru zaman takibi araçlarını kullanarak bunu kolayca yapabilirsiniz.

3. Günlük görevlerinizi gözden geçirin

Tüm iş süreçlerini belgeledikten sonra, bunların otomasyona uygun olup olmadığını görmenin zamanı gelmiştir.

Peki bunu nasıl yapacaksınız?

Görevin aşağıdaki kriterlerden en az ikisini karşılayıp karşılamadığını kontrol etmeniz gerekir:

Bonus: Görev yönetimi şablonları

Hogwarts Kütüphanesi'nde sıkça yapılan bu tür görevlerden birine örnek olarak bakalım:

Hermione kütüphanedeki kitapları geri götürüp düzenlemesi gerekiyor.

Bu görev otomatikleştirilebilir mi?

Hadi öğrenelim.

Bu görev, tekrarlayıcı olması (#1), uygulanmasının basit olması (#2), becerilerini zorlamaması (#3) ve kişisel ilgi gerektirmemesi (#4) nedeniyle otomatikleştirilebilir.

Aslında, bu tekrarlayan görev Hogwarts'ta çoktan otomatikleştirilmiştir.

Kitaplar artık kendiliğinden düzenleniyor:

Peki bu, gerçek dünyada nasıl otomatikleştirilebilir?

Kitabı geri koymak için doğru rafı aramak yerine, otomatik bir sistem şunları yapabilir:

4. Bu görevleri otomatikleştirmek için bir işyeri otomasyon aracı kullanın

Otomatikleştirilebilecek basit görevleri listeledikten sonra, iki şeyi belirlemeniz gerekir:

Bunu öğrendikten sonra, verimliliğinizi artıracak iyi bir otomasyon aracı bulmanız gerekir.

Görev otomasyon aracı seçiminde bilinçli bir karar vermenize yardımcı olacak birkaç ipucu:

İşiniz için İşyeri Otomasyon Çözümü Bulma

Bir işyeri otomasyon aracında aramanız gereken özellikler şunlardır:

A. Kullanımı kolay olmalı

Takımınıza yeni bir süreç veya sistem tanıtırken, çok fazla dirençle karşılaşabilirsiniz. Bu nedenle, otomasyon aracınızın herkes tarafından kullanılabilir olmasını sağlamanız gerekir

Örneğin, teknik olmayan bir takımı yönetiyorsanız, araç kullanıcıların Voldermort'un favori programlama dili olan Python'u bilmelerini gerektirmemelidir!

(Anladınız mı?)

B. Görevlerinizin çoğunu yerine getirebilmelidir

İş akışınızdaki her bir görevi yerine getirmek için ayrı bir araç satın almak mantıklı değildir. Bu, her büyü için ayrı bir sihirli değnek almak gibidir!

Tek bir otomatikleştirilmiş görevden daha fazlasını yapabilen özelliklere sahip araçları arayın.

Örneğin, pazarlama otomasyonunda size yardımcı olan bir e-posta otomasyon aracı iyi bir seçimdir.

C. Maliyetinin faydalarını haklı çıkarmalıdır

Herkes, bir zamanlar oğlunun Quidditch takımının tüm üyelerine Nimbus 2001 satın alan Draco Malfoy'un babası kadar zengin değildir!

Tüm görev otomasyon araçlarınız ve RPA (Robot Süreç Otomasyonu) gibi diğer ilgili yazılımlar için bir bütçe oluşturun.

Ardından, size yardımcı olabilecek araçların bir listesini oluşturun ve en düşük fiyata en fazla değeri sunan aracı seçin.

2021'de Görevleri Otomatikleştirmek için En İyi Araç

Otomasyon aracını harika kılan özellikleri öğrendiğinize göre, şimdi yukarıdaki özellikleri karşılayan bir araca derinlemesine dalma zamanı: ClickUp!

ClickUp, dünyanın en yüksek puanlı uzaktan proje yönetimi yazılımıdır. Agile, Scrum veya başka bir proje yönetimi yöntemi kullanıyor olsanız da, idari görevlerinizi otomatikleştirmek için ihtiyacınız olan her şeye sahiptir.

ClickUp'ın Otomasyonlarına ve işinize nasıl yardımcı olduklarına daha yakından bakalım:

ClickUp Otomasyonları

Harry gibi bir sihirbaz olmak ister misiniz? Şanslısınız!

ClickUp'ın İş Akışı Otomasyonları ile kullanabileceğiniz birkaç örnek sihirli büyü:

ClickUp Otomasyonları nasıl işler?

Otomasyonu oluşturan bileşenleri ortaya çıkararak başlayalım:

1. Otomasyon Unsurları

A. Tetikleyiciler

Bunlar, otomasyonu başlatmak için gerçekleşmesi gereken etkinlikler veya şeylerdir.

ClickUp'ta seçebileceğiniz birkaç tetikleyici şunlardır:

Örnek:

Dumbledore, "Üçlü Yüzlük Turnuvası" adlı bir görev oluşturdu. Böylece, turnuvanın son teslim tarihi geldiğinde, katılımcılara görevi atamak için bir otomasyon oluşturur.

B. Koşullar

Koşullar, otomasyon üzerinde daha fazla kontrol sağlar. Görev veya ş Akışı otomasyonunun çalışması için gerçek olması gereken ifadeleridir.

Bunlardan birkaçına göz atalım:

Not: Tek bir otomasyon için birden fazla koşul ekleyebilirsiniz.

Önceki örneği ele alırsak, Dumbledore turnuvanın tehlikeli olduğunu bildiği için 17 yaşın altındaki öğrencilerin turnuvaya katılmasını engelliyor.

Bu nedenle, otomasyonun "Reşit olmayan" hariç tüm etiketleri içermesi koşulunu ekledi

C. Eylemler

Eylemler, otomasyon tetiklendiğinde ve koşullar sağlandığında gerçekleşecek olan şeylerdir.

Yapılabilecek birçok otomatik eylem vardır, örneğin:

Not: Tek bir otomasyon için birden fazla eylem ekleyebilirsiniz.

Böylece, Triwizard turnuvası yaklaştığında, otomasyon finalistleri – 'Harry', 'Cedric', 'Victor' ve 'Fleur' görevlere atayacaktır. Ek olarak, dört kişiye bir sonraki adımda ne yapacaklarını söyleyen yeni bir alt görev oluşturulur.

2. Öğeler birlikte nasıl çalışır?

Şimdi tüm unsurları bir araya getirelim ve şu şemayı elde edelim:

'Bu olduğunda (tetikleyici), ve bu doğru olduğunda (koşul), o zaman sistem bunu yapar* (eylem). '

Önceki örneklerin tümünü ele alalım:

"Turnuva tarihi yaklaştığında (tetikleyici) ve "reşit değil" etiketi yoksa (koşul), Harry, Cedric, Viktor ve Fleur'ü görev (eylem 1) ekleyin ve "Ejderhalardan altın yumurtayı al" başlıklı bir alt görev oluşturun (eylem 2).

Böylece, finalistler Dumbledore koltuğundan kalkmadan bir sonraki adımda ne yapacaklarını bilirler!

3. ClickUp'ta Otomasyon Oluşturma

ClickUp'ta Otomasyonları kullanmanın iki yolu vardır.

50'den fazla hazır otomasyon içeren geniş bir kitaplıktan seçim yapabilir veya ihtiyaçlarınıza uygun kendi özel otomasyonunuzu oluşturabilirsiniz.

İşte nasıl:

Bu kadar kolay.

Ve bunun için Python komut dosyası veya diğer karmaşık otomasyon komut dosyalarını öğrenmek konusunda endişelenmenize gerek yok!

4. Diğer araçlarla entegrasyon

ClickUp, Webhooks yardımıyla Otomasyonlarınızı istediğiniz herhangi bir araca bağlamanıza olanak tanır !

Webhook nedir ?

Bu, iki uygulamayı birbirine bağlamanıza ve bir uygulamadan diğerine bilgi göndermenize olanak tanıyan bir API (Uygulama Programlama Arayüzü) kavramıdır.

Bir tetikleyici oluşturun ve bir eylem olarak Webhook bağlantısını kopyalayın.

Böylelikle, otomasyon tetiklendiğinde veriler otomatik olarak diğer uygulamaya gönderilecektir.

Otomasyon, ClickUp'ın tek numarası değil!

ClickUp, tüm takımlar tarafından kullanılabilecek birçok özelliğe sahiptir:

Sonuç

Görev otomasyonu gerçekten sihirli bir şeydir

Doğru kullanıldığında, takımınızın çok zaman kazanmasını sağlar.

Ve tüm bu ekstra zamanla, takımınız becerilerini geliştirebilir ve kendi başlarına uzmanlara dönüşebilir!

Bu nedenle, şu anda otomatikleştirmeniz gerekenleri belirlemek önemlidir.

Ancak, görev otomasyonu yazılımı olmadan yinelenen görevleri otomatikleştiremezsiniz, değil mi?

Ama endişelenmeyin.

ClickUp, iş süreçlerini ve yinelenen görevleri otomatikleştirerek her şeyin sorunsuz ilerlemesini sağlamak için ihtiyacınız olan tüm özelliklere sahiptir.

Bugün ClickUp'a kaydolun ve verimsizliğin karanlık büyücülerine karşı savaşın!