O estouro do orçamento é um problema generalizado. E, muitas vezes, vem acompanhado de atrasos na entrega do projeto. Juntos, esses são sinais de um projeto fracassado.
Infelizmente, apenas 43% dos projetos estão a salvo dessa epidemia. Quer saber por quê? É porque a maioria dos projetos carece de controles funcionais e bem estabelecidos.
Felizmente, o controle de projetos não é nada complicado. Então, continue lendo, pois este artigo explica do que se trata e traz dicas práticas para você colocá-lo em prática!
O que é controle de projetos?
O controle de projetos consiste em sistemas e processos utilizados para gerenciar o escopo, o custo, o cronograma, a qualidade, os recursos e os riscos de um projeto. Essas ferramentas fornecem a base para um gerenciamento eficiente de projetos e apoiam a tomada de decisões ao longo de todo o ciclo de vida de um projeto.
O uso de processos de controle de projetos pode ajudar a garantir que os projetos permaneçam no caminho certo, identificando possíveis problemas desde o início e tomando medidas corretivas conforme necessário. Isso também permite que os gerentes avaliem o desempenho em relação aos objetivos estabelecidos e tomem medidas corretivas rapidamente quando necessário.
Controle de projetos x gerenciamento de projetos: qual é a diferença?
Costuma-se pensar que o controle de projetos e o gerenciamento de projetos significam a mesma coisa e abrangem elementos semelhantes do projeto, o que não é verdade. Antes de mais nada, vamos esclarecer isso.
A gestão de projetos é o conjunto de conhecimentos, habilidades e técnicas necessárias para entregar um projeto com sucesso. Ela gerencia seis restrições principais do projeto, conforme mostrado abaixo.
Por outro lado, o controle de projetos é um subconjunto do gerenciamento de projetos que supervisiona duas dessas restrições: custos e prazos. Em essência, o controle de projetos é uma parte do gerenciamento de projetos que ajuda a analisar e otimizar os dados do projeto para garantir que ele seja entregue dentro do prazo e do orçamento estipulado.
Em termos simples, o controlador de projetos aconselha o gerente sobre questões relacionadas a prazos e cronogramas. Em seguida, o gerente decide se vai implementar essas sugestões ou não.
Pense no gerente de projeto como o capitão de um navio e no controlador de projeto como o oficial de navegação que informa a que distância ou quão próximo o navio está de seu destino final. Essa função também sugere a rota mais rápida até o destino e deixa a cargo do capitão a decisão de seguir ou ignorar a sugestão.
A importância do controle de projetos na gestão de projetos
O controle de projetos garante que tudo permaneça dentro do planejado e do escopo do projeto, desde a fase inicial de planejamento até o encerramento do projeto.
Como espinha dorsal do gerenciamento de projetos, o controle de projetos ajuda a criar um plano de projeto. No plano de projeto, o controle é responsável por sugerir cronogramas ideais, planejamento de despesas, alocação de recursos etc.
À medida que o projeto avança para a fase de execução, o controle de projetos informa ao gerente de projetos como o projeto está se saindo em relação ao uso do orçamento e ao cumprimento do prazo. Isso ajuda a criar e acompanhar os KPIs relacionados a custos e cronograma.
O controle de projetos também prevê para onde o projeto está indo em termos de orçamento e prazo. E, caso haja algum desvio, ele identifica esses problemas e sugere maneiras práticas de corrigi-los.
Com o controle de projetos, você também tem mais chances de eliminar os excedentes de custo do ciclo de vida do seu projeto. Um relatório da PWC constatou que a falta de um controle adequado de projetos é uma das principais causas dos excedentes de custo.
Dito isso, vamos dar uma olhada rápida em alguns dos fatores que influenciam o controle de projetos.
4 fatores que influenciam o controle de projetos
Aqui estão quatro fatores que podem influenciar o controle de projetos.
1. Escopo do projeto
O escopo do projeto é um documento que indica tudo o que é necessário para o sucesso do projeto. O documento define as partes interessadas do projeto, o nivelamento de recursos, os prazos, os resultados esperados e as limitações relevantes para o projeto.
Veja um exemplo.
Por exemplo, se o seu projeto for a criação de um cartão de visita digital, você deve identificar o software, as habilidades necessárias, o cronograma e outras variáveis envolvidas. Isso definirá o escopo do projeto.
A falta de um escopo definido para o projeto dificulta o alinhamento com um cronograma ou uma estimativa de custos. Porém, quando você trabalha com um escopo definido, fica mais fácil monitorar o andamento do projeto. Assim, você pode verificar facilmente se ele será concluído dentro do prazo e do orçamento.
Confira esses modelos de propostas orçamentárias!
2. Riscos e desafios
O controle de projetos está sujeito a muitos riscos e desafios. Normalmente, classificamos esses riscos em duas categorias principais.
O primeiro deles são os riscos financeiros, incluindo um aumento inesperado nos custos de materiais, necessidades de mão de obra maiores do que o previsto, etc. Esses riscos podem afetar significativamente a capacidade de monitorar projetos com precisão ou fazer previsões financeiras.
Os demais riscos do projeto são aqueles que podem atrasar a entrega do projeto para além do prazo pré-determinado. Alguns desses riscos incluem roubo de materiais, bugs não identificados ou uma redução repentina na força de trabalho.
Em essência, os resultados imprevistos desses riscos podem influenciar significativamente a trajetória do projeto e, em alguns casos, impedir que você cumpra os prazos e as metas orçamentárias do projeto.
Ao tomar medidas proativas para identificar esses riscos no controle de projetos e estabelecer estratégias eficazes de gestão de riscos, você pode evitá-los ou gerenciá-los de forma eficaz para garantir estabilidade em todas as frentes.
Leia também: Modelos de escopo de projeto
3. Custo do projeto
Compreender os custos associados a um projeto é a base do controle de projetos. Geralmente, existem dois tipos de custos em todo projeto: diretos e indiretos.
- Os custos diretos estão ligados a produtos específicos. Isso inclui custos de materiais, mão de obra fixa etc.
- Custos indiretos são custos relacionados à execução do projeto como um todo. Esses custos incluem custos de controle de qualidade e serviços públicos.
Sem compreender esses custos, é impossível definir o orçamento de um projeto.
Além disso, você não conseguirá acompanhar a situação financeira do projeto nem fazer previsões precisas. Consequentemente, o projeto estará sujeito a ultrapassagens orçamentárias, o que indica uma falha no seu processo de controle de projetos.
4. Prazos dos projetos
O prazo do projeto é a data e a hora determinadas para a conclusão do projeto. De acordo com a revista “Journal of Consumer Research”, esse prazo determina a relevância do projeto e a urgência percebida.
A ausência de um prazo significa que não há critérios de conclusão para o projeto. Dessa forma, você terá dificuldade em analisar os dados de tempo relacionados ao status do seu projeto.
Sem prazos definidos, não é possível programar tarefas específicas no projeto. Além disso, você não conseguirá definir prioridades para as tarefas nem controlar outras restrições relacionadas ao tempo em seu fluxo de trabalho.
Agora que você entende os quatro principais fatores que afetam o controle de projetos, vamos responder a esta pergunta: como você pode acertar nesses fatores e implementá-los em seu plano de gerenciamento de projetos?
Não se preocupe. Nós cuidamos de tudo para você.
Como implementar o controle de projetos em toda a sua equipe
Existem cinco maneiras de implementar o controle de projetos. Com elas, você pode monitorar melhor seu projeto e manter suas entregas dentro do planejado, sem ultrapassar o orçamento predefinido.
1. Recursos
Os recursos são os fatores que levam cada projeto ao sucesso. Eles incluem dinheiro, tempo, membros da equipe e ferramentas de gerenciamento de projetos, como o ClickUp e o Tara AI.
No controle de projetos, a qualidade com que você gerencia esses recursos determina a eficácia com que você pode controlar os custos, os materiais e o tempo do projeto.
Durante a fase de iniciação do projeto, a estimativa de custos e o planejamento abrangente de recursos podem ajudá-lo a dar início ao projeto sem ultrapassar o orçamento. Esses processos indicam quais recursos estão disponíveis e como utilizá-los da melhor maneira possível.
Além disso, à medida que o projeto avança, você precisa ter uma noção clara de como acompanhar esses recursos. Realize uma estimativa de variação de custos para monitorar a eficiência com que você utiliza seus recursos financeiros. Essa estimativa ajuda a identificar o desempenho financeiro atual do projeto.
É claro que você também quer garantir que a equipe do projeto esteja trabalhando de forma eficaz. Por isso, é essencial gerenciar a carga de trabalho deles e garantir que ninguém fique sobrecarregado.
Com a ajuda de uma ferramenta de gerenciamento de equipes como o ClickUp, você pode visualizar a carga de trabalho da sua equipe e identificar membros específicos que estejam sobrecarregados ou que não estejam trabalhando em sua capacidade máxima.
Com essas informações, você entenderá melhor como delegar tarefas e gerenciar seus recursos humanos de maneira eficaz.
2. Cronograma do projeto
Acompanhar e analisar consistentemente os cronogramas dos seus projetos ajuda a entender se você está avançando de acordo com o cronograma predefinido. Você pode obter esses dados da sua ferramenta de gerenciamento de projetos ou de planejamento de sprints, caso esteja conduzindo seu projeto por meio de sprints iterativos.
Aqui está um exemplo de um cronograma de projeto de lançamento na visualização “Calendário” do ClickUp.
Conforme mostrado acima, você terá uma visão clara dos seus prazos, tarefas e outras áreas-chave relacionadas. Além disso, essas informações facilitam a definição de indicadores-chave de desempenho e marcos para avaliar seu progresso.
Lembre-se de manter as partes interessadas a par do andamento do seu projeto. Se, por acaso, o projeto se desviar do plano original, você poderá identificar facilmente as causas e propor soluções adequadas.
Agora você já sabe como acompanhar os cronogramas dos projetos. Mas como criar cronogramas eficazes? É aí que entram os gráficos de Gantt. Esses gráficos permitem que você defina cronogramas, acompanhe dependências e priorize tarefas, conforme mostrado abaixo.
Ao integrar esses conhecimentos ao seu fluxo de trabalho, você poderá começar a escrever uma carta de despedida aos prazos não cumpridos.
3. Análise de riscos
A análise de riscos é necessária para identificar gargalos e riscos que possam comprometer o prazo de entrega e o orçamento do seu projeto.
Para analisar os riscos adequadamente, você precisa identificar os riscos mais comuns atribuíveis ao seu projeto, o que pode ser feito facilmente com a ajuda de uma análise SWOT. Conforme mencionado na seção anterior, a maioria dos riscos geralmente se enquadra nas categorias financeira e de desempenho do projeto. Exemplos incluem atrasos nos cronogramas, atrasos na comunicação, violações de dados etc.
Depois de identificá-los, use uma ferramenta de gerenciamento de riscos como o ClickUp para classificar e priorizar esses riscos.
O ClickUp oferece centenas de recursos para ajudá-lo a criar um registro de riscos, a fim de acompanhar facilmente quaisquer riscos potenciais e adotar medidas preventivas antes mesmo que eles ocorram.
Veja um exemplo:
E se você quiser ver como é um bom registro de riscos, use o modelo de pasta de registro de riscos do ClickUp para ajudá-lo a se organizar!
Depois de priorizar esses riscos com o registro de riscos, fica mais fácil gerenciá-los adequadamente.
4. Alterar o processo de controle
Às vezes, as partes interessadas tendem a incluir entregas adicionais no projeto ou a adiar os prazos. Isso é o que se chama de “expansão do escopo”. A expansão do escopo pode resultar em atrasos nos cronogramas e excedentes de custo.
Mas, felizmente, existe uma maneira de evitar o aumento indesejado do escopo: o processo de controle de mudanças.
O processo de controle de mudanças é uma medida proativa que o prepara para possíveis alterações no escopo do projeto. Com esse processo, você pode avaliar as mudanças para verificar se elas são necessárias ou não.
Se necessário, você pode aprofundar ainda mais a análise, identificando os itens que podem ser permitidos sem afetar o escopo do projeto ou o cronograma de entrega.
Além disso, se essas mudanças não afetarem o cronograma ou o escopo, você pode integrar um modelo de plano de gerenciamento de mudanças ao seu fluxo de trabalho. Com isso, você poderá planejar, monitorar e implementar essas mudanças com facilidade.
Com um processo de controle de mudanças, você pode manter os membros da sua equipe a par de todas as alterações. Isso faz com que eles se sintam envolvidos e bem informados. Assim, eles passam a lidar com as mudanças de maneira eficaz.
5. Acompanhe o desempenho
O monitoramento de desempenho é o que ajuda você a gerenciar o sucesso do seu projeto. Para monitorar o desempenho, é preciso ter KPIs SMART definidos. Esses KPIs vão desde o ROI e as horas faturadas até a entrega dentro do prazo e o acompanhamento das despesas em relação à linha de base.
Os KPIs SMART atendem aos critérios abaixo.
Você não precisa esperar pelo término do projeto para determinar se ele foi bem-sucedido ou não. Essas métricas de projeto servem como uma ferramenta eficaz de controle que ajuda a medir o progresso e verificar se você ainda está no caminho certo.
Gerenciar o controle de projetos com uma Estrutura Analítica do Projeto?
Para usar a Estrutura Básica do Projeto (WBS) de forma eficaz, você deve definir a meta geral que deseja alcançar. Digamos que você queira criar um curso. Essa é a meta geral. Em seguida, divida esse projeto em partes e fases gerenciáveis, como concepção, redação, revisão, publicação etc.
Tudo o que estiver representado na sua Estrutura Analítica do Projeto (EAP) deve incluir apenas o que é necessário para atingir sua meta. Você não precisa de tarefas supérfluas ou não relacionadas.
Em seguida, insira essas tarefas no gráfico da Estrutura Básica do Projeto (WBS) em diferentes níveis, desde contas de controle até pacotes de trabalho, conforme mostrado abaixo.
Você pode criar sua própria estrutura de divisão do trabalho no ClickUp do zero ou simplesmente usar o modelo de estrutura de divisão do trabalho do ClickUp abaixo para criar algo semelhante.
Com essa estrutura em vigor, você poderá monitorar facilmente suas tarefas e verificar em que medida está alinhado com a entrega dentro do prazo e o uso ideal do orçamento.
Gerencie o controle de projetos com o ClickUp!
O controle de projetos é essencial para gerenciar seus projetos e garantir a entrega dentro do prazo. Ele também traz benefícios como alocação ideal de recursos, prevenção de excedentes orçamentários, resultados de alta qualidade e programação otimizada.
No entanto, é preciso levar em conta fatores como prazos, custos, escopo e riscos do projeto para não comprometer o controle do projeto.
Boas práticas de controle de projetos envolvem o gerenciamento de seus recursos, o acompanhamento e a análise dos cronogramas dos projetos e a realização de uma análise de riscos consistente. Além disso, monitore seu desempenho por meio de KPIs e preste atenção ao seu processo de controle de mudanças para evitar o aumento indesejado do escopo. Por fim, integre a estrutura de divisão do trabalho ao seu fluxo de trabalho.
Siga este guia definitivo sobre controle de projetos e utilize ferramentas como o ClickUp e o Tara A I para ajudá-lo a entregar projetos de forma consistente dentro do prazo e do orçamento.
Autor convidado:
Tam Pham é gerente de operações de negócios na Tara AI. A Tara é uma plataforma de entrega de produtos projetada para ajudar equipes de engenharia a obter insights sobre o desenvolvimento, melhorar o desempenho e entregar resultados com previsibilidade.