Wyobraź sobie równoległy świat, w którym masz do dyspozycji nieograniczoną ilość czasu i zasobów. Możesz realizować ambitne projekty, realizować nieograniczoną liczbę priorytetów i robić to wszystko bez stresu.
Niestety, rzeczywistość wygląda inaczej. Jako kierownik projektów zarządzasz wieloma projektami i priorytetami w danym momencie.
Zawsze masz ograniczenia: czasowe, zasobowe i wszystko inne.
Aby wszystkie projekty dotarły do mety, musisz być bezwzględny w sposobie ich zarządzania.
Zebraliśmy listę 3 najlepszych programów do zarządzania projektami, które pomagają zarządzać wieloma priorytetami i projektami, pomimo towarzyszącego im chaosu i przeszkód.
Najlepsze oprogramowanie do zarządzania wieloma priorytetami — w skrócie
Oto porównanie trzech najlepszych programów do zarządzania projektami, które pozwalają zarządzać wieloma priorytetami:
| Nazwa narzędzia | Najlepsze dla | Najważniejsze funkcje | Ceny* |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Zarządzanie projektami i współpraca oparte na AI | Zarządzanie zadaniami i ustalanie priorytetów, inteligencja kontekstowa oparta na AI, agenci AI bez kodowania | Free Forever; dostępna niestandardowa personalizacja dla przedsiębiorstw |
| Asana | Śledzenie projektów i międzyfunkcyjne cykle pracy zespołów | Moje zadania, AI Studio, Portfolio, AI Teammates | Free; płatne plany zaczynają się od 13,49 USD/użytkownik/miesiąc. |
| Trello | Wizualne zarządzanie zadaniami i współpraca | Tablice i karty wizualne, listy kontrolne, automatyzacja Butler, dodatki Power-Ups | Free; płatne plan zaczyna się od 6 USD/użytkownik/miesiąc. |
👀 Czy wiesz, że... W dowolnym momencie kierownik projektu pracuje nad kilkoma projektami. Potrzebuje supermocy, aby zapewnić ten sam poziom koncentracji i jakości wyników we wszystkich projektach. Koszt słabych wyników projektu to ogromna strata inwestycji — dokładnie 11,4%.
Czego należy szukać w oprogramowaniu do zarządzania projektami, aby zarządzać wieloma priorytetami?
Kiedy każde zadanie wydaje się pilne, zarządzanie projektami nie potrzebuje więcej planowania projektów, ale większej przejrzystości.
Oto kilka kluczowych funkcji, których należy szukać w narzędziu do zarządzania projektami, aby skutecznie zarządzać wieloma priorytetami:
- Wizualne ustalanie priorytetów zadań: Poszukaj oprogramowania do zarządzania projektami z flagami priorytetów, etykietami lub polami niestandardowymi, które pokazują, co wymaga najpierw uwagi. Pomaga to zarządzać przypisaniem zadań i śledzić wiele projektów w wielu zespołach bez zamieszania.
- Korzystaj z wielu widoków, aby oceniać pracę z różnych perspektyw: Przełączanie się między widokami listy, tablicy, kalendarza i wykresu Gantt/osi czasu ułatwia planowanie projektów, niezależnie od ich złożoności, oraz pozwala zobaczyć, jak zmiana priorytetów wpływa na harmonogramy.
- Śledź obciążenie pracą i możliwości zespołu: Wybierz narzędzie do zarządzania projektami, które pokazuje obciążenie pracą i możliwości zespołu, żeby nie przeciążać tych samych osób wieloma projektami dla klientów lub wewnętrznymi zadaniami.
- Ustal zależności i automatyczne zmiany harmonogramu: Jeśli jedno zadanie jest opóźnione, inne zadania powinny zostać automatycznie dostosowane. Pomaga to zmniejszyć ryzyko i zapewnia wsparcie w zarządzaniu ryzykiem w przypadku projektów o wysokiej stawce lub złożonych projektów.
- Scentralizuj komunikację w ramach zadań: poszukaj wbudowanych narzędzi do współpracy, które łączą rozmowy, zatwierdzenia i pliki bezpośrednio z zadaniami. Pozwala to zaoszczędzić mnóstwo czasu podczas śledzenia wielu projektów.
- Automatyzacja przypomnień, przekazywania zadań i aktualizacji: W przypadku zmiany priorytetów automatyzacja powinna aktualizować statusy, powiadamiać właścicieli i przenosić zadania do odpowiedniego etapu, zmniejszając nakład pracy ręcznej i umożliwiając efektywne zarządzanie projektami.
- Płynna integracja: Twoje oprogramowanie do zarządzania projektami powinno integrować się z istniejącymi aplikacjami w Twoim środowisku technologicznym, takimi jak e-mail, czat i przechowywanie plików, aby uniknąć konieczności przełączania się między aplikacjami podczas zarządzania projektami.
🧠 Ciekawostka: Słowo „priorytet” pochodzi od łacińskiego słowa prioritas, oznaczającego „pierwszy w rankingu lub kolejności”. Historycznie używano go w liczbie pojedynczej, co sugerowało, że w danym momencie może istnieć tylko jeden priorytet. Forma liczby mnogiej „priorytety” stała się powszechna dopiero w XX wieku, kiedy to pracownicy umysłowi zaczęli zajmować się jednocześnie wieloma projektami, terminami i interesariuszami.
Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami, które pozwala zarządzać wieloma priorytetami
Jak oceniamy oprogramowanie w ClickUp
Nasz zespół redakcyjny stosuje przejrzysty, oparty na badaniach i neutralny wobec dostawców proces, dzięki czemu możesz mieć pewność, że nasze rekomendacje opierają się na rzeczywistej wartości produktów.
Oto szczegółowy opis tego , jak oceniamy oprogramowanie w ClickUp.
Twój klient chce uzyskać aktualne informacje na temat wyników pracy z zeszłego tygodnia, a Twój zespół czeka na opinię dotyczącą projektu. Przeglądasz tablicę projektu i nie możesz znaleźć wąskiego gardła.
To właśnie jest koszmar każdego kierownika projektu.
Oto oprogramowanie do zarządzania projektami z funkcjami zaprojektowanymi specjalnie do zarządzania wieloma projektami:
ClickUp (najlepsze rozwiązanie do zarządzania projektami i współpracy oparte na sztucznej inteligencji)
ClickUp for Project Management to wszystko w jednym aplikacja do pracy, która łączy zarządzanie projektami, zarządzanie zadaniami i komunikację zespołową w jednej platformie — wspomaganej przez automatyzację AI nowej generacji.
Poniżej przedstawiono kluczowe funkcje narzędzia do zarządzania projektami ClickUp, które sprawiają, że zarządzanie wieloma projektami jest dziecinnie proste (a Ty zachowujesz zdrowie psychiczne):
Zachowaj koncentrację dzięki priorytetom zadań ClickUp.
Zadania ClickUp stają się blokami każdego projektu w Twoim obszarze roboczym. Możesz utworzyć zadanie „Uruchom stronę docelową”, a następnie podzielić je na podzadania, takie jak „Napisz tekst” i „Test QA”, korzystając z tej funkcji zarządzania zadaniami. Przypisz je odpowiednim członkom zespołu, dodaj tagi, terminy wykonania, opisy, a nawet połącz je ze sobą.
Aby zwiększyć odpowiedzialność, oznacz każde zadanie jednym z czterech poziomów priorytetów oferowanych przez ClickUp Task Priorities. Wybierz spośród Pilne, Wysokie, Normalne lub Niskie, aby Twój zespół zawsze wiedział, co wymaga najpilniejszej uwagi.
Na przykład instancja zespołu marketingowego planującego wprowadzenie produktu na rynek może zaznaczyć:
- Pilne: Napraw błąd kasy przed uruchomieniem
- Wysoki: Sfinalizuj kreacje reklamowe
- Normalny: Planowanie postów w mediach społecznościowych
- Niski: Plan retrospektywne spotkanie
Zadania można sortować według priorytetów i szacowanego czasu realizacji, dzięki czemu każdy członek zespołu otrzymuje jasny plan działania na każdy dzień.
ClickUp Zależności dodaje kolejną warstwę kontekstu. Oznacz zadanie projektowe jako „blokujące” rozwój, a jego priorytet natychmiast zasygnalizuje odpowiednim osobom jego pilność. Możesz również zapisać filtry, aby tworzyć niestandardowe widoki, takie jak wyświetlanie tylko zadań o wysokim priorytetie i pilnych, które mają zostać wykonane w tym tygodniu.
Wideo pokazuje, jak profesjonalnie ustalać priorytety zadań:
Pracuj mądrzej dzięki ClickUp Brain
W porównaniu z tradycyjnymi narzędziami do zarządzania projektami, ClickUp Brain dodaje inteligencję kontekstową do cykli pracy projektowych.
Rozumie kontekst Twojego miejsca pracy i wielu projektów, którymi zarządzasz.
ClickUp Brain został zaprojektowany, aby stworzyć połączenie zadań, dokumentów i rozmów w jeden inteligentny system. Oto jak wykorzystać AI do zarządzania przepływem pracy:
- Menedżer wiedzy AI: Zamiast przeszukiwać niekończące się dokumenty, po prostu zapytaj: „Jaki jest status naszej kampanii w czwartym kwartale?” lub „Pokaż mi opinie klientów z rozmowy telefonicznej z zeszłego tygodnia”. Odpowiedzi zostaną natychmiast pobrane z zadań, dokumentów i czatu.
- AI Project Manager: Zautomatyzuj żmudne aktualizacje, takie jak pisanie codziennych stand-upów lub podsumowań postępów, prosząc program o „Podsumowanie zakończonych zadań w ramach projektu aplikacji mobilnej w tym tygodniu” .
- AI Writer for Work: Potrzebujesz e-maila z aktualizacją dla klienta? Brain może go napisać w kilka sekund, dostosowując go do Twojego stylu i roli. Podpowiedź: „Napisz e-mail do interesariuszy, wyjaśniając, dlaczego wydanie zostało opóźnione i co się robi, aby to naprawić” i voila ✨
Wbudowanie ClickUp Brain bezpośrednio w cykl pracy sprawia, że spędzasz mniej czasu na szukaniu danych dotyczących projektu (terminy dostaw, ryzyko związane z projektem itp.), a więcej na podejmowaniu strategicznych decyzji.
Wideo pokazuje, jak usprawnić zarządzanie projektami za pomocą ClickUp Brain:
Zautomatyzuj priorytety dzięki ClickUp automatyzacji
ClickUp Automatyzacja pozwala tworzyć reguły bez kodowania, które pełnią rolę wyzwalacza działań w wielu projektach. Korzystając z prostej logiki „jeśli to, to tamto”, możesz zautomatyzować zmiany priorytetów, przypisywanie zadań, aktualizacje statusu i przekazywanie zadań. Nie ma potrzeby ręcznego śledzenia.
Możesz ustawić automatyzacje, aby aktualizować priorytet lub własność, gdy:
- Zadanie przechodzi do określonego statusu
- Termin zbliża się lub już minął
- Zadanie jest tworzone na konkretnej liście lub w projekcie.
- Pola niestandardowe, takie jak Priorytet lub Nazwa klienta, jest aktualizowane.
Przykłady:
- Automatycznie przypisuj zadanie kierownikowi projektu, gdy priorytet = Wysoki.
- Przenieś zadania do sekcji „Blok”, gdy zależność ulegnie opóźnieniu.
Agenci AI wykonują za Ciebie najtrudniejsze zadania do zrobienia.
Agenci ClickUp Autopilot idą o krok dalej w automatyzacji, reagując na zmiany priorytetów w momencie ich wystąpienia. W przeciwieństwie do automatyzacji opartej na regułach, agenci AI nieustannie monitorują zadania, komentarze i dokumenty, a następnie aktualizują priorytety lub powiadamiają właścicieli w oparciu o kontekst.
Możesz skorzystać z gotowego agenta Autopilot lub stworzyć niestandardowego, dostosowanego do Twojego cyklu pracy.
Skorzystaj z gotowych agentów Autopilot, jeśli potrzebujesz szybkiej, gotowej do użycia automatyzacji typowych cykli pracy, takich jak codzienne/tygodniowe raporty statusu lub automatyczne aktualizacje.
Z drugiej strony, niestandardowe agenty Autopilot są najlepszym wyborem, gdy potrzebujesz agentów, którzy będą postępować zgodnie z własną logiką (wielostopniowe wyzwalacze, warunki lub reguły specyficzne dla obszaru roboczego), aby zarządzać priorytetami w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb.
Najważniejsze funkcje ClickUp
- Procesy dokumentacyjne: przechowuj standardowe procedury operacyjne, opisy projektów i notatki strategiczne w jednym miejscu, zawsze bezpośrednio połączone z zadaniami, które świadczą wsparcie, korzystając z ClickUp Dokuments.
- Usprawnij komunikację wewnętrzną: korzystaj z czatu ClickUp, aby omawiać opinie, udostępniać aktualności, dodawać wzmianki do członków zespołu i wykonywać zadania w tym samym narzędziu do zarządzania projektami.
- Zarządzaj projektami i pracą w czasie rzeczywistym: śledź pilne, zablokowane i wymagające zatwierdzenia zadania w wielu projektach za pomocą pulpitów ClickUp.
- Wizualizuj swój cykl pracy: przełączaj się między ponad 15 widokami, aby planować, ponownie oceniać i zmieniać kolejność priorytetów w oparciu o zmieniające się potrzeby projektu.
- Śledź czas, aby lepiej ustalać priorytety: sprawdź, na co Twój zespół poświęca czas, porównaj z szacunkami i dostosuj priorytety dzięki funkcji śledzenia czasu ClickUp.
- Wizualizuj przepływy pracy w sposób wspólny: mapa zależności, zbieraj pomysły, reorganizuj zadania i zmieniaj priorytety w czasie rzeczywistym za pomocą tablic ClickUp Whiteboards.
- Zintegruj z posiadanymi technologiami: skorzystaj z integracji ClickUp, aby zapewnić płynny transfer danych między narzędziami używanymi przez Twój zespół i klientów.
Zalety ClickUp
- Funkcje niestandardowego dostosowywania i elastyczność, które można skalować w zależności od rodzaju zespołu lub projektu.
- Śledzenie czasu i zarządzanie obciążeniem pracą w celu optymalnej alokacji zasobów w złożonych projektach
- Szczegółowe raportowanie i pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym zapewniają przejrzystość wszystkich projektów.
Wady ClickUp
- Szeroki zestaw funkcji może przytłoczyć nowego użytkownika.
Ceny ClickUp
Oceny i recenzje ClickUp
- G2: 4,7/5 (ponad 10 000 recenzji)
- Capterra: 4,6/5 (ponad 4000 recenzji)
Dlaczego jest to świetne rozwiązanie do zarządzania wieloma priorytetami
Dzięki realizacji projektów opartej na AI ClickUp eliminuje koszty związane z przełączaniem się między narzędziami i centralizuje zarządzanie zadaniami. Praca postępuje bez konieczności poszukiwania aktualizacji. Przekształca kontekst w działanie poprzez automatyczne oznaczanie, przypisywanie i eskalowanie zadań.
ClickUp łączy zadania, dokumenty, osie czasu, czaty i sztuczną inteligencję w jednym zintegrowanym obszarze roboczym AI, dzięki czemu wszystkie priorytety są dostosowane do tego samego źródła informacji.
Co mówią o ClickUp prawdziwi użytkownicy?
Ta recenzja G2 naprawdę mówi wszystko:
ClickUp całkowicie zmienił sposób organizowania projektów i koordynowania pracy mojego zespołu. Podoba mi się jego elastyczność — niezależnie od tego, czy potrzebuję tablicy Kanban, wykresu Gantt, czy po prostu listy zadań, wszystko to jest dostępne. Możliwość tworzenia dokumentów, śledzenia celów, a nawet czatowania w ramach platformy pozwala nam uniknąć przechodzenia między wieloma narzędziami. Jednak na początku ta elastyczność może być nieco przytłaczająca. Nasz zespół potrzebował trochę czasu, aby znaleźć najlepsze ustawienia, a wdrożenie nowych członków wymagało pewnego szkolenia.
ClickUp całkowicie zmienił sposób organizowania projektów i koordynowania pracy mojego zespołu. Podoba mi się jego elastyczność — niezależnie od tego, czy potrzebuję tablicy Kanban, wykresu Gantt, czy po prostu listy zadań, wszystko to jest dostępne. Możliwość tworzenia dokumentów, śledzenia celów, a nawet czatowania w ramach platformy pozwala nam uniknąć przechodzenia między wieloma narzędziami. Jednak na początku ta elastyczność może być nieco przytłaczająca. Nasz zespół potrzebował trochę czasu, aby znaleźć najlepsze ustawienia, a wdrożenie nowych członków wymagało pewnego szkolenia.
2. Asana (najlepsze rozwiązanie do strukturalnego śledzenia projektów i przepływu pracy międzyfunkcjonalnego zespołu)
Asana to oprogramowanie do zarządzania zadaniami, które gromadzi listy rzeczy do zrobienia w jednym, scentralizowanym miejscu. Połączenie pracy z zadaniami do wykonania, pomaga skutecznie ustalać priorytety zadań.
W przeciwieństwie do rozrzuconych karteczek samoprzylepnych, Asana zapewnia ujednolicony widok wszystkich zadań w wielu projektach i zespołach.
Widok MyTasks gromadzi wszystkie przypisane zadania w łatwą do zarządzania listę. Obsługuje również relacje między zadaniami. Gdy rezultat ma wpływ na wiele projektów, można przypisać zadanie do wielu projektów zamiast tworzyć duplikaty.
Funkcja Portfolio służy jako centrum kontroli dla kierowników projektów zarządzających wieloma inicjatywami. Dzięki pulpitowi nawigacyjnemu możesz sprawdzić, które projekty są opóźnione i gdzie Twój zespół może być przeciążony, zanim problemy wymkną się spod kontroli.
Asana AI wbudowuje inteligentne funkcje bezpośrednio w Twój przepływ pracy. AI dostarcza informacji na temat planów projektowych, może odpowiadać na pytania dotyczące kolejnych kroków i generować podsumowania najnowszych postępów. AI Studio pozwala tworzyć przepływy pracy AI bez kodowania, aby zautomatyzować powtarzalne zadania bez zależności od zespołów technicznych.
Najważniejsze funkcje Asany
- Wykorzystaj AI do tworzenia planów projektów i generowania podsumowań zadań, projektów lub portfolio, aby być na bieżąco bez konieczności czytania wszystkich szczegółów.
- Wprowadź AI, która monitoruje dane projektu, identyfikuje ryzyka lub wąskie gardła i sugeruje działania, które należy podjąć.
- Planuj wydajność i równoważ obciążenie pracą, korzystając z funkcji zarządzania zasobami, aby sprawdzić, kto ma nadmierne obciążenie, i zmienić priorytety, zanim pojawią się wąskie gardła.
- Połącz codzienne zadania z celami firmy, korzystając z funkcji celów i raportowania, aby zarządzać priorytetami z uwzględnieniem ich wpływu.
- Twórz reguły, formularze i automatyzacje, aby przenosić zadania między etapami bez ręcznej interwencji, zmniejszając tarcia między projektami.
Zalety Asana
- Elastyczne rozwiązanie do złożonych projektów z wieloma użytkownikami i planowania zasobów
- Szeroka automatyzacja, szablony i integracje w celu ograniczenia pracy ręcznej.
Wady Asany
- Jeśli każda aktualizacja nie zostanie przypisana do konkretnej osoby, członkowie zespołu jej nie zobaczą, co podważa sens wspólnej widoczności projektu w oprogramowaniu do zarządzania projektami.
- Asana umożliwia definiowanie zależności, ale nie oferuje automatycznego przekładania terminów, dlatego warto rozważyć inne alternatywy dla Asany.
Ceny Asana
- Free
- Pakiet startowy: 13,49 USD miesięcznie za użytkownika
- Zaawansowane: 30,49 USD miesięcznie za użytkownika
- Przedsiębiorstwa: Ceny niestandardowe
- Enterprise+: Ceny niestandardowe
Oceny i recenzje Asany
- G2: 4,4/5 (ponad 12 300 recenzji)
- Capterra: 4,5/5 (ponad 13 500 recenzji)
Dlaczego jest to świetne rozwiązanie do zarządzania wieloma priorytetami
Asana łączy projekty, zależności i obciążenia pracą, zapewniając łatwą widoczność i szybkie dostosowania. Widoki warstwowe zapewniają wsparcie przy śledzeniu zadań w różnych skalach, nawet w przypadku zmiany priorytetów. Automatyzacja i aktualizacje w czasie rzeczywistym zapewniają współpracę międzyfunkcyjną bez utraty z oczu celów.
Co o Asana mówią prawdziwi użytkownicy?
Z recenzji G2:
Układ Asany jest bardzo atrakcyjny i interaktywny, oferuje wiele funkcji, takich jak automatyzacja, pola, które wypełniają się bezpośrednio w projekcie na podstawie utworzonych formularzy zgłoszeniowych, oraz niesamowite możliwości raportowania na wielu poziomach przepływu pracy. Integruje się również z mnóstwem zewnętrznych platform, z których firmy regularnie korzystają, umożliwiając zgromadzenie wszystkich informacji w jednym miejscu dla różnych zespołów i klientów.
Układ Asany jest bardzo atrakcyjny i interaktywny, oferuje wiele funkcji, takich jak automatyzacja, pola, które wypełniają się bezpośrednio w projekcie na podstawie utworzonych formularzy zgłoszeniowych, oraz niesamowite możliwości raportowania na wielu poziomach przepływu pracy. Integruje się również z mnóstwem zewnętrznych platform, z których firmy regularnie korzystają, umożliwiając zgromadzenie wszystkich informacji w jednym miejscu dla różnych zespołów i klientów.
🧠 Ciekawostka: Psycholog Bluma Zeigarnik odkryła, że ludzie lepiej pamiętają zadania niedokończone lub przerwane niż zakończone. Zjawisko to, znane jako efekt Zeigarnika, sugeruje, że niedokończone zadania powodują napięcie poznawcze, które sprawia, że pozostają one w pamięci, poprawiając jej retencję.
📚 Przeczytaj również: Asana kontra ClickUp: które narzędzie do zarządzania zespołem jest lepsze?
3. Trello (najlepsze do wizualnego zarządzania zadaniami za pomocą tablic)
Planowanie i harmonogramowanie pojedynczego projektu jest proste z punktu widzenia obciążenia. Jednak gdy kilka projektów jest realizowanych jednocześnie z widokiem, zadania szybko się piętrzą. Zanim się zorientujesz, będziesz miał trzy zadania do wykonania w tym samym czasie.
Narzędzie do zarządzania projektami i wizualnej współpracy Trello pomaga proaktywnie zarządzać wszystkimi priorytetami i obciążeniem.
Aby zrozumieć, ile zadań realizuje Twój zespół w danym momencie, Trello oferuje różne widoki.
Widok kalendarza pokazuje nadchodzące zadania, dzięki czemu nie przeciążysz poszczególnych dni lub tygodni. Pulpit nawigacyjny pokazuje wskaźniki obciążenia pracą, takie jak terminy i przypisane karty, aby zapobiec powstawaniu wąskich gardeł.
Tabela gromadzi zadania ze wszystkich tablic w jedną listę z możliwością sortowania. Oś czasu przedstawia zadania w stylu wykresu Gantt.
Do kart można dodawać odpowiednie zasoby, takie jak załączniki i rozmowy. Scentralizuj komentarze, aktualizacje statusu i rozmowy dotyczące projektu na kartach.
Twórz zaawansowane listy kontrolne, aby rejestrować szczegóły zadań projektowych. Korzystaj z pulpitów nawigacyjnych, aby śledzić dowolny zestaw zadań na tablicach Trello, takich jak zadania lub projekty przeterminowane, w każdym miesiącu.
Trello Inbox AI analizuje wiadomości Slack i Teams zapisane w skrzynce odbiorczej Trello, aby wyodrębnić terminy, priorytety i zadania do wykonania.
Najważniejsze funkcje Trello
- Skonfiguruj reguły automatycznego przenoszenia kart, przypisywania członków zespołu lub tworzenia list kontrolnych na podstawie określonych wyzwalaczy za pomocą Butler, narzędzia do automatyzacji Trello.
- Rozszerz możliwości swojego obszaru roboczego, łącząc go z istniejącym zestawem technologii za pomocą dodatków Power-Ups.
- Dzięki skrzynce odbiorczej Trello możesz rejestrować zadania do wykonania na podstawie notatek ze spotkań, wiadomości, e-maili i notatek głosowych.
- Przeciągnij i upuść zadania ze skrzynki odbiorczej lub tablic Trello bezpośrednio do swojego Plannera.
- Gotowe szablony zarządzania projektami pozwalają w uporządkowany sposób rejestrować wszystkie szczegóły związane z wieloma projektami.
Zalety Trello
- Intuicyjny interfejs, który oferuje wsparcie zarówno dla dostępu mobilnego, jak i stacjonarnego, umożliwiając pracę w dowolnym miejscu.
- Integruje się z ponad 200 narzędziami za pośrednictwem Power-Ups.
Wady Trello
- Zaawansowane raportowanie i śledzenie projektów wymaga płatnych dodatków Power-Ups.
- W przypadku większych lub złożonych projektów często potrzebnych jest wiele tablic, aby zachować porządek.
Ceny Trello
- Free
- Standard: 6 USD miesięcznie za użytkownika
- Premium: 12,50 USD miesięcznie za użytkownika
- Enterprise: 17,50 USD/miesiąc (rozliczane rocznie)
Oceny i recenzje Trello
- G2: 4,5/5 (ponad 13 700 recenzji)
- Capterra: 4,5/5 (ponad 23 600 recenzji)
Dlaczego jest to świetne rozwiązanie do zarządzania wieloma priorytetami
Trello podkreśla priorytetyzację projektów za pomocą wizualnych wskazówek, pomagając w szybkim wprowadzaniu zmian na wszystkich tablicach. Automatyzacja i integracje usprawniają przenoszenie zadań w miarę ewolucji planów. Jest to szczególnie skuteczne w dynamicznych środowiskach.
Co o Trello mówią prawdziwi użytkownicy?
Oto, co ma do powiedzenia użytkownik Capterra:
Korzystam z Trello od ponad dziesięciu lat. Darmowa wersja przeszła kilka zmian, ale nadal stanowi dobrą wartość – zwłaszcza w agencjach/firmach konsultingowych, gdzie ceny za licencję dla okazjonalnych użytkowników są zbyt wysokie. Zauważyłem, że moi klienci uwielbiają łatwość obsługi tego programu w porównaniu z alternatywnymi rozwiązaniami.
Korzystam z Trello od ponad dziesięciu lat. Darmowa wersja przeszła kilka zmian, ale nadal stanowi dobrą wartość – zwłaszcza w agencjach/firmach konsultingowych, gdzie ceny za licencję dla okazjonalnych użytkowników są zbyt wysokie. Zauważyłem, że moi klienci uwielbiają łatwość obsługi tego programu w porównaniu z alternatywnymi rozwiązaniami.
📮 ClickUp Insight: Tylko 7% profesjonalistów twierdzi, że polega głównie na sztucznej inteligencji w zakresie zarządzania zadaniami i organizacji. Jednym z powodów może być to, że większość narzędzi obejmuje tylko wąskie obszary, takie jak kalendarze, listy rzeczy do zrobienia lub e-mail.
Dzięki ClickUp AI sztuczna inteligencja ma jeszcze większy zasięg. Łączy on pocztę e-mail, komunikację, kalendarz, zadania i dokumenty w jednym miejscu. Możesz nawet zapytać: „Jakie są moje dzisiejsze priorytety?”, a ClickUp Brain przeskanuje Twój obszar roboczy, aby przedstawić Ci przejrzystą listę zadań uszeregowaną według pilności. W ten sposób ClickUp łączy możliwości pięciu lub więcej aplikacji w jedną prostą superaplikację.
📚 Więcej informacji: Trello kontra ClickUp: które narzędzie do zarządzania projektami jest najlepsze?
Inne godne uwagi wzmianki
Oto kilka innych narzędzi do zarządzania projektami, które zapobiegają konfliktom priorytetów:
- Monday. com: Umożliwia przypisywanie priorytetów, wizualizację obciążenia pracą i automatyzację działań następczych w wielu projektach. Widoki osi czasu, kalendarza i obciążenia pracą pozwalają wcześnie wykrywać problemy z wydajnością, dzięki czemu można zrównoważyć obciążenie pracą.
- Notion: Łączy zadania, dokumenty, notatki ze spotkań i bazy danych w jednym miejscu, dzięki czemu nic nie gubi się w rozproszonych narzędziach. Połączone bazy danych pozwalają zobaczyć, jak zadania w różnych projektach są ze sobą powiązane, co ułatwia dostrzeganie zmian priorytetów i aktualizowanie ich w jednym miejscu.
- Jira: Dla zespołów produktowych i inżynieryjnych Jira wykorzystuje sprinty, zaległości i śledzenie zależności do ustalania priorytetów. Mapy drogowe pokazują, jak zmiany w jednym projekcie wpływają na inne, zapobiegając powstawaniu wąskich gardeł podczas zarządzania równoległymi inicjatywami.
- Smartsheet: narzędzie do zarządzania projektami w stylu arkusza kalkulacyjnego z widokami Gantt, siatki i kart. Śledzenie ścieżki krytycznej i zarządzanie zależnościami ułatwiają zmianę priorytetów i harmonogramów. Przydatne, gdy wiele osi czasu przebiega jednocześnie.
- Wrike: Pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym i automatyzacja oparta na statusie sprawiają, że zmiany priorytetów są widoczne natychmiast. Wykresy obciążenia pracą wskazują przeciążonych członków zespołu, a formularze zgłoszeniowe kierują przychodzące zadania bez zakłócania istniejących priorytetów.
- Airtable: menedżer zadań w stylu bazy danych, który łączy powiązane projekty za pomocą połączonych rekordów. Widoki takie jak Galeria, Kanban i Oś czasu pomagają wizualizować zmieniające się priorytety i obciążenie poszczególnych zespołów.
- Praca zespołowa: stworzone z myślą o agencjach obsługujących wielu klientów jednocześnie. Śledzenie czasu, wykresy obciążenia pracą i rentowność na poziomie projektu pomagają zespołom ustalać priorytety zadań generujących przychody.
💡 Porada dla profesjonalistów: Zgodnie z zasadą „szczytu i końca” ludzie oceniają doświadczenia głównie na podstawie tego, jak się czuli w momencie szczytu i na końcu, a nie na podstawie całkowitego czasu trwania. W zarządzaniu zadaniami wczesne zakończenie kluczowych priorytetów lub zakończenie dnia małymi sukcesami może zwiększyć motywację.
Jak skutecznie zarządzać wieloma priorytetami (porady + najlepsze praktyki)
Narzędzia mają swoje ograniczenia. Jeśli masz trudności z organizacją i zarządzaniem pracą w ramach wielu projektów, poniższe strategie pomogą Ci utrzymać wszystko na właściwym torze:
Zapisz swoje cykle pracy i utwórz z nich szablony
Wyobraź sobie następującą sytuację: właśnie zakończyłeś kampanię marketingową za ostatni kwartał roku i przygotowujesz się do następnego roku. Nie pamiętasz, jak ustawili pulpit raportowania.
Ponadto zarządzasz wieloma projektami. Nie masz pewności, jakie są początkowe elementy, więc jak powielić kampanię bez pominięcia kluczowych zadań i szczegółów?
✅ Rozwiązanie: Stwórz szablony ważnych cykli pracy. Dzięki temu, gdy rozpoczynasz nowy projekt, wystarczy po prostu podłączyć dane. Szybciej i wydajniej zwiększaj tempo pracy.
💡 Porada dla profesjonalistów: Skorzystaj z szablonu raportu statusu wielu projektów ClickUp, aby wszystkie projekty były dostępne i uporządkowane.
Zyskujesz pełny widok we wszystkie niezbędne szczegóły, w tym fazę projektu, stan, koszty, jakość i osie czasu. Dzięki tagom, podzadaniami, etykietom priorytetów i wielu osobom przypisanym do zadań otrzymujesz powiadomienia o wszelkich opóźnieniach i przeszkodach.
2. Bezkompromisowo ustalaj priorytety pracy
Kiedy zarządzasz wieloma priorytetami, wszystko wydaje się pilne.
Przechodzisz między zadaniami, odpowiadasz na wiadomości i uczestniczysz w spotkaniach. Pod koniec dnia Twoje rzeczywiste zadania z priorytetem nie posunęły się naprzód.
✅ Rozwiązanie: Zastosuj metodę Ivy Lee.
Pod koniec każdego dnia pracy zapisz sześć najważniejszych zadań na następny dzień, ustalając ich priorytety. Skup się na zakończeniu każdego zadania pojedynczo, przechodząc do kolejnego zadania dopiero po zakończeniu poprzedniego.
⚒️ Szybki trik: Pod koniec dnia, kiedy mózg jest już wyczerpany, pozwól ClickUp Brain ułatwić Ci życie. Użyj go do:
- Wypowiedz swoją listę priorytetów zamiast ją wpisywać. Funkcja Talk to Text programu Brain MAX rejestruje Twój głos i przekształca Twoje myśli w zadania.
- ClickUp Brain przeszukuje zadania, czaty, dokumenty, załączniki — nawet pliki PDF — i dostarcza odpowiedzi dzięki funkcji Enterprise Search. Nie tracisz czasu na przeglądanie danych projektowych i natychmiast otrzymujesz to, czego potrzebujesz.
- AI Notetaker automatycznie dołącza do rozmów, transkrybuje je, wyodrębnia elementy do wykonania, przypisuje je odpowiednim osobom i łączy z projektem.
- Pozbądź się chaosu związanego z wykorzystaniem AI dzięki jednej aplikacji do wszystkich zadań. Brain łączy priorytety między zadaniami, dokumentami, wiadomościami, arkuszami kalkulacyjnymi, notatkami ze spotkań, a nawet aplikacjami innych firm, dzięki czemu najważniejsze zadania pozostają niemożliwe do zignorowania.
⚡ Archiwum szablonów: bezpłatne szablony do śledzenia wielu projektów, które pozwolą Ci realizować projekty z zegarmistrzowską precyzją.
3. Na początku określ cele, plany i oczekiwania
Bez standardowego procesu planowania projektów lub jasnej metodologii zarządzania projektami każdy nowy projekt jest zarządzany w inny sposób.
Wynik? Wyniki stają się niespójne, kierownicy projektów wymyślają koło na nowo, a zespoły działają w oparciu o różne założenia. Nikt nie ma jednolitego spojrzenia na priorytety, własność lub osie czasu.
✅ Rozwiązanie: Planuj proces i obowiązki jeszcze przed rozpoczęciem projektu.
Na poziomie projektu nakreśl cele, kamienie milowe, zależności oraz etapy przekazywania informacji zwrotnych/zatwierdzania. Na poziomie programu ustal cele na poziomie zespołu i pokaż, w jaki sposób łączą się one z celami biznesowymi.
Gdy oczekiwania są z góry określone, współpraca zespołowa staje się łatwiejsza, a realizacja zadań powtarzalna — zwłaszcza gdy oprogramowanie do zarządzania zadaniami oferuje wsparcie dla szablonów i uruchamiania projektów.
⚒️ Szybki trik: Po nakreśleniu celów, kamieni milowych, rezultatów i własności w dokumencie projektu dodaj karty AI do pulpitu nawigacyjnego ClickUp, aby te oczekiwania miały widoczność i automatycznie aktualizowane.
Wykorzystaj karty AI, aby:
- Pokaż cel i status projektu w czasie rzeczywistym.
- Umieść kartę podsumowującą AI w pulpicie projektu, aby uzyskać ogólny obraz stanu, kosztów, osi czasu i ryzyka.
- Użyj karty AI StandUp w sekcji Strona główna, aby każdy właściciel widział dokładnie, za co jest dzisiaj odpowiedzialny.
⚡ Archiwum szablonów: bezpłatne szablony do ustalania priorytetów projektów, które pomogą Ci uporządkować zadania
4. Zrównoważ obciążenie pracą, analizując zadania w ramach różnych projektów
Kiedy planujesz każdy projekt w innym miejscu, nie masz możliwości zobaczenia wszystkich zadań wykonywanych przez daną osobę w ramach różnych projektów.
Polegasz na tej osobie, która poinformuje Cię, czy obciążenie pracą jest zbyt małe lub zbyt duże. Dowiadujesz się o tym dopiero wtedy, gdy terminy nie są dotrzymywane lub gdy w końcu się odezwie. To niweczy cały sens efektywnego przydzielania zasobów.
✅ Rozwiązanie: Pierwszym krokiem do rozwiązania tego problemu jest zarządzanie wszystkimi projektami w jednym miejscu (wskazówka: narzędzie do zarządzania projektami). Następnie warto sprawdzić wszystkie zadania w każdym projekcie i osoby, którym zostały one przypisane.
Na tej podstawie możesz usuwać lub delegować zadania, aby projekty przebiegały zgodnie z planem i zapobiegać wypaleniu zawodowemu. Pamiętaj jednak, że nie wszystkie narzędzia do zarządzania projektami zawierają narzędzia do zarządzania zasobami lub filtr widoku obciążenia pracą. Wybieraj więc mądrze.
💡 Porada dla profesjonalistów: Widok obciążenia pracą w ClickUp pozwala wizualizować dostępną wydajność każdej osoby na podstawie szacowanego czasu, punktów fabularnych lub niestandardowych pól wysiłku. Wydajność każdej osoby jest wyświetlana na czerwono, zielono lub żółto, co pozwala szybko ocenić jej obciążenie pracą.
👀 Czy wiesz, że... „Wielozadaniowość” to błędne określenie. Ludzki mózg nie jest w stanie wykonywać dwóch lub więcej zadań jednocześnie. Badania wskazują, że kiedy próbujemy wykonywać wiele zadań jednocześnie, nasz mózg przechodzi w tryb „przełączania zadań”. Zwiększone obciążenie systemów neurokognitywnych wspierających kontrolę i utrzymanie uwagi prowadzi do spowolnienia działania i większej liczby błędów w porównaniu z koncentracją na jednym zadaniu.
Skuteczne ustalanie priorytetów dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami ClickUp
Pożegnaj się z chaosem związanym z konkurowaniem z wieloma priorytetami, wdrażając te proste, ale skuteczne strategie.
W połączeniu z narzędziem do zarządzania projektami, takim jak ClickUp, będziesz w stanie śledzić postępy projektu, zachować porządek i za każdym razem osiągać cele związane z wydajnością projektu.
Aby doskonale radzić sobie z ustalaniem priorytetów zadań, zarejestruj się bezpłatnie w ClickUp.