Wiemy, że wszystkie organizacje składają się z kilku ruchomych części. ♻️
Jednak aby organizacja odniosła sukces i była produktywna, te kilka części musi działać w synchronizacji ze sobą.
Podobnie jak Honda CRV z 2008 roku, która nadal działa jak nowa, rutynowe kontrole, tuningi, testy i codzienna opieka są niezbędne, aby zespoły działały z maksymalną wydajnością.
Ale jak sprawić, by wszyscy członkowie zespołu zawsze byli na tej samej stronie?
należy wprowadzić standardowe procedury operacyjne (SOP)
Posiadanie dokładnej, dostępnej i przystępnej SOP to więcej niż podręcznik pracownika lub długi dokument definiujący "zasady" firmy
Jest to zasób służący do dostosowywania i informowania członków zespołu o podstawowych oczekiwaniach i sposobach wykorzystania ich wysiłków w najbardziej produktywny sposób.
Stworzenie szczegółowego SOP, po którym pracownicy mogą się łatwo poruszać, to nie lada wyczyn, ale na szczęście istnieją sposoby na sprawdzenie, czy wszystkie kaczki SOP są w rzędzie. 🦆
przywitaj się z szablonami standardowych procedur operacyjnych
Czytaj dalej, aby uzyskać dostęp do 10 bezpłatnych szablonów SOP dla ClickUp, Google Docs i Microsoft Word. Ponadto kilka często zadawanych pytań, korzyści i wskazówek dotyczących SOP.
Czym jest standardowa procedura operacyjna (SOP)?
A standardowa procedura operacyjna (SOP) to zestaw instrukcji średniego i wysokiego poziomu, które dokumentują, w jaki sposób organizacja lub zespół powinien wykonywać określone zadania.
Pomyśl o swojej SOP jako o przewodniku krok po kroku, który definiuje konkretny proces - podobnie jak instrukcja obsługi dołączona do komody Ikea. 🔨
Głównym celem standardowej procedury operacyjnej jest zwiększenie wydajności i koordynacji zespołu poprzez ograniczenie nieporozumień i niejasności w codziennych procesach.
Nie spodziewałbyś się, że nowi członkowie zespołu odniosą sukces i wyprzedzą swoje obciążenie pracą bez jakiejkolwiek formy instrukcji, która ich poprowadzi, prawda? oczywiście, że nie! Najpierw muszą nauczyć się podstaw. Ale SOP nie są tylko dla nowych członków zespołu, są dla wszystkich. 🤝
Korzyści z tworzenia SOP
Stworzenie jasnej procedury SOP jest pierwszym krokiem do skutecznego zarządzanie przepływem pracy ponieważ określa oczekiwania zespołu i jasne instrukcje, do których członkowie mogą się odwołać w dowolnym momencie. Pisząc SOP dla każdego procesu w ramach przepływu pracy, możesz pomóc swojemu zespołowi szybciej dostarczać wysokiej jakości wyniki.
Poniżej znajduje się zestawienie innych istotnych korzyści SOP:
Zwiększona zgodność z przepisami
Pomyśl o swojej SOP jako o źródle prawdy dla wzmocnienia najlepszych praktyk, których członkowie zespołu powinni przestrzegać przez cały czas.
Nie tylko eliminuje to dodatkowe lub niepotrzebne kroki w procesie, ale także weryfikuje, czy firma jest zgodna z krytycznymi przepisami i wytycznymi.
Ulepszone procesy wdrażania
Procedury SOP są szczególnie pomocne podczas wdrażania nowych członków zespołu - pracownicy, którzy rozumieją oczekiwania dotyczące ich ról, są ostatecznie szczęśliwsi, bardziej komfortowi i bardziej produktywni dzięki temu poziomowi przejrzystości z góry.
Ułatwienie kontroli jakości
Jeśli procedura SOP jest dobrze napisana i łatwa do przestrzegania, nie ma znaczenia, kto danego dnia wykonuje pracę. Przystępny instrukcje dotyczące szczegółów procesu pomaga członkom zespołu rozliczać się z pracy, którą wykonują każdego dnia i utrzymywać długoterminowe cele zespołu na pierwszym planie każdego projektu.
Standardowe szkolenie
Procedury SOP wyznaczają poprzeczkę - definiują kroki i obowiązki związane z procesem, dzięki czemu można go wykonać w ten sam sposób za każdym razem. Chociaż są one pomocne dla osób wykonujących określone zadanie, są również atutem dla osób szkolących nowych członków zespołu.
Zwłaszcza w przypadku rutynowych działań łatwo jest zapomnieć o ostatnich aktualizacjach lub drobnych szczegółach. Procedury SOP stają się wtedy przewodnikiem, gdy prowadzisz nowego członka zespołu przez zadanie, które wykonujesz od lat.
Rodzaje formatów SOP
Procedury SOP wyznaczają standard dla procesów biznesowych ale nie są one ograniczone do jednego formatu. Istnieje kilka rodzajów SOP i w zależności od celu, stylu pracy, wielkości zespołu i odbiorców, SOP może przybierać różne formy.
Lista kontrolna
Procedury SOP w formie listy kontrolnej są łatwe do napisania, łatwe do zrozumienia i łatwe do wypełnienia.
jedną z głównych zalet tego stylu SOP_..
Listy kontrolne nie muszą być wykonywane w określonej kolejności. Najważniejsze jest, aby wszystkie pozycje na liście zostały sprawdzone i zweryfikowane przed przejściem dalej.
Ten format SOP jest szczególnie pomocny w przypadku prostych procesów biznesowych lub jako ostatni etap przed wysłaniem projektu do ostatecznego zatwierdzenia. ✅
Twórz listy kontrolne w ClickUp za pomocą poleceń Slash w dowolnym komentarzu lub dokumencie lub dodawaj je na końcu dowolnego zadania
Lista krok po kroku
Lista krok po kroku jest podobna do listy kontrolnej, ale wymaga, aby proces przebiegał w określonej kolejności.
Cała procedura jest opisana od początku do końca za pomocą krótkich, łatwych do wykonania kroków.
Zespoły, które wykonują proste, ale wrażliwe na czas procesy, odnoszą znaczne korzyści z tego formatu SOP. ⏱
Lista hierarchiczna
Podczas gdy dwa pierwsze formaty najlepiej sprawdzają się w przypadku prostych procesów, hierarchiczny format SOP jest najlepszym rozwiązaniem w przypadku złożonych, wieloetapowych procedur, które wymagają dodatkowych informacji lub złożonych zadań.
Na przykład, pierwszy krok opisany w SOP może wymagać od nowego pracownika utworzenia konta użytkownika. W hierarchicznej strukturze listy krok ten wyszczególniałby wszystkie zadania związane z tym krokiem, w tym takie rzeczy jak:
- Wprowadzenie nazwy użytkownika
- Utworzenie hasła
- Uzupełnienie profilu
Jeśli więc Twoje procesy często obejmują podzadania, wiele zatwierdzeń lub zależności między zadaniami, ten format może być dobrym rozwiązaniem!
Schemat blokowy
Schematy blokowe są wysoce wizualną reprezentacją przepływu pracy i jako format SOP pomagają zespołowi zrozumieć, w jaki sposób każdy krok w procesie odnosi się do siebie nawzajem.
Schemat blokowy nie tylko daje pracownikom lepszy wgląd w to, jak działa cały proces, ale także pomaga im zrozumieć, w jaki sposób ich część procesu przyczynia się do większego obrazu.
Tablice ClickUp oferują wszystkie kreatywne i ułatwiające współpracę funkcje potrzebne do stworzenia idealnego schematu blokowego SOP
10 szablonów SOP dla ClickUp, Microsoft Word i Google Docs
Rozpoczęcie tworzenia SOP od zera może być zniechęcające, ale nie musi.
Nawet jeśli piszesz standardowe procedury operacyjne od lat, szablony SOP to doskonały sposób na przyspieszenie pracy zespołu, pomoc w uzyskaniu świeżego spojrzenia na proces i zapewnienie, że Twoje podstawy są uwzględnione.
Dodatkowo, wiele z nich jest darmowych 💸
Oto 10 naszych ulubionych szablonów standardowych procedur operacyjnych dla ClickUp, Microsoft Word i Google Docs. Szablony te obsługują różne przypadki użycia i są wyposażone w niezbędne funkcje dla wszystkich potrzeb SOP.
1. Standardowy szablon SOP od ClickUp
Łatwe tworzenie i wdrażanie nowych standardowych procedur operacyjnych w całej firmie dzięki temu szablonowi SOP od ClickUp
Ten przyjazny dla użytkownika Szablon SOP od ClickUp jest idealny do szybkiego rozpoczęcia pracy. 💨
Niezależnie od tego, czy chcesz wdrożyć nową procedurę w zgranym zespole, czy w całej firmie, ten szablon SOP jest dla Ciebie. Dzięki ogólnemu zarysowi, który obejmuje wszystkie możliwe aspekty, ten folder ClickUp pomoże Ci zorganizować SOP w prosty i łatwy do zarządzania sposób.
W tym szablonie SOP znajdziesz cztery sekcje oznaczone jako Overview, Who, Where i When, dzięki czemu każdy, kto uzyska dostęp do tej SOP, będzie dokładnie wiedział, jak się po niej poruszać, nawet na pierwszy rzut oka. Pobierz standardowy szablon SOP
2. Szablon SOP HR od ClickUp
Szablon SOP HR od ClickUp
Jeśli zwróciłeś jakąkolwiek uwagę na najnowsze Trendy w automatyzacji HR (winny), to wiesz, że Zasoby ludzkie (HR) stoi w obliczu kluczowych i ekscytujących zmian. Dział, który przez długi czas był zdominowany przez ręczne procesy biznesowe, zaczyna przyjmować nowe sposoby działania automatyzacji powtarzalnych zadań . 🙌🏼
Posiadanie elastycznego Szablon HR jak poniżej Szablon HP SOP autorstwa ClickUp to doskonały sposób na szybkie zdefiniowanie nowo zautomatyzowanych procesów zatrudniania nowych pracowników i rozpowszechnienie tych informacji w całym dziale.
Ten szablon SOP organizuje wszystkie obowiązki HR od rekrutacji do offboardingu przy użyciu Cyfrowe tablice ClickUp . Pobierz szablon SOP HR
3. Szablon Marketing SOP od ClickUp
Szablon Marketing SOP od ClickUp
Każdy sukces kampania marketingowa składa się z niezliczonych wysiłków. Poważnie - dostarczenie dokładnej i angażującej strategii marketingowej wymaga dużo czasu, wysiłku i starannego przemyślenia. Przy tak wielu elementach kluczowy jest SOP.
To Marketingowy szablon SOP od ClickUp jest idealny do uproszczenia złożonych procedur kampanii w ustrukturyzowane Dokumenty ClickUp do których każdy członek zespołu może łatwo odwołać się w dowolnym momencie.
Ten szablon SOP stanowi podstawę szczegółowej i przejrzystej procedury SOP dla zarządzanie projektami marketingowymi w atrakcyjnym edytorze dokumentów ClickUp. Dokumenty ClickUp są bogate w funkcje stylizacji, dostosowywania i formatowania, aby zapewnić zespołowi wszystkie informacje i zasoby potrzebne do zapewnienia spójnej jakości w każdym projekcie marketingowym. Pobierz szablon SOP dla marketingu
4. Szablon SOP dla organizacji non-profit od ClickUp
Szablon SOP dla organizacji non-profit od ClickUp
Czy jest lepszy sposób na ożywienie SOP niż standardowy szablon, który jest równie rozbudowany, co oszałamiający wizualnie?
Szablon Szablon SOP dla organizacji non-profit od ClickUp jest tym szablonem.
Ten przyjazny dla początkujących dokument ClickUp pomaga stworzyć kompleksowy plan dla wpływowego projektu non-profit wykonanie. Najwyższy czas, abyś Ty i Twój zespół raz na zawsze pożegnali się z pytaniami _"Co teraz zrobimy?". Pobierz szablon SOP dla organizacji non-profit
5. Szablon SOP dla restauracji od ClickUp
Szablon SOP dla restauracji od ClickUp
Nie ma lepszego sposobu na uporządkowanie i wizualizację procedur SOP dla restauracji niż ten szablon Szablon SOP dla restauracji od ClickUp .
Ten konfigurowalny szablon SOP służy jako ostateczne źródło informacji dla skutecznego i udanego działania restauracji. Pobierz szablon SOP dla restauracji
6. Szablon SOP dla technika medycznego w programie Microsoft Word
Szablon SOP dla technika medycznego autorstwa Microsoft Word Jeśli obecnie kierujesz zespołem techników medycznych, szablon taki jak ten szablon SOP dla techników medycznych w programie Microsoft Word pomoże Ci ustanowić złożone procesy wewnętrzne w sposób łatwy do naśladowania. Pobierz szablon SOP dla technika medycznego
7. Szablon standardowej procedury operacyjnej w programie Microsoft Word
Standardowy szablon SOP według Microsoft Word Szablon standardowej procedury operacyjnej w programie Microsoft Word obejmuje wszystkie obszary, które należy uwzględnić podczas przekazywania procedur swojemu zespołowi. Wystarczy edytować przykład dostarczony w dokumencie Word, aby dostosować szablon SOP do konkretnego przypadku użycia. Pobierz standardowy szablon SOP Word
8. Szablon firmowej procedury SOP w programie Microsoft Word
Szablon SOP firmy według Microsoft Word Szablon SOP firmy w programie Microsoft Word został zaprojektowany z myślą o wielu zastosowaniach. Niezależnie od tego, czy chcesz ustalić podstawowe zasady przeglądu czegokolwiek, od sprzętu medycznego po działania marketingowe, ten szablon SOP może to zrobić.
Ten zasób działa zarówno jako szablon do pisania, jak i przewodnik użytkownika z wyróżnionym tekstem w każdej sekcji, który wyjaśnia, jak podejść do każdego zadania. Bardzo miły akcent, Microsoft Word. Pobierz szablon SOP firmy
9. Standardowy szablon SOP w Dokumentach Google
Standardowy szablon SOP wg Dokumenty Google A dla wszystkich naszych zespołów G Suite..
Ten szablon SOP Google Docs jest prosty i nieskomplikowany. 🙌🏼
...Zasadniczo jest to również konkurent dla szablonu SOP Microsoft Word wymienionego powyżej.
Zawiera atrakcyjną i intuicyjną sformatowaną tabelę z dobrze rozplanowanymi podsekcjami dla Szczegółów procedury, Celu, Zakresu i Historii zmian - idealną dla ról, które wymagają nadzoru krok po kroku. Pobierz standardowy szablon SOP z Dokumentów Google
10. Prosty szablon SOP w Dokumentach Google
Prosty szablon SOP wg Dokumenty Google Ten szablon SOP Google Docs jest podzielony na siedem sekcji z jasnymi instrukcjami, jak je wypełnić.
Segmenty obejmują Cel (jak nazywa się proces), Zakres (dla kogo jest przeznaczony) i Obowiązki (członkowie personelu odpowiedzialni za obsługę najważniejszych aspektów SOP), by wymienić tylko kilka. Pobierz prosty szablon SOP z Dokumentów Google
Jak napisać SOP
Szablony SOP to świetny sposób na szybkie rozpoczęcie pisania procedur operacyjnych. Zapewniają one podstawową strukturę, którą można wypełnić i dostosować w razie potrzeby - ale co właściwie powinna zawierać standardowa procedura operacyjna (SOP)?
Jeśli nigdy wcześniej nie tworzyłeś takiej procedury od podstaw lub nie masz do dyspozycji szablonów SOP, to jest to pytanie godziny. ⏰
Na szczęście odrobiliśmy już naszą pracę domową w tym dziale. Oto kilka wskazówek, które mogą pomóc w opracowaniu SOP zorientowanego na użytkownika:
Znaj swój cel: Zadaj sobie pytanie, co przyniesie to zespołowi, w jaki sposób poprawi doświadczenie zespołu i czy będzie zgodne ze standardami firmy. Wiedza o tym, co chcesz osiągnąć dzięki SOP, pomoże ci zidentyfikować przydatny punkt wyjścia.
Zdefiniowanie użytkownika końcowego: AKA, poznaj swoich odbiorców. Dla kogo przeznaczona jest ta SOP?
Niech to będzie proces oparty na współpracy: Najlepsze SOP są pisane zespołowo. Informacje zwrotne sprawią, że SOP będzie silniejszy i bardziej szczegółowy. Co więcej, prawdopodobnie skończysz z lepszymi pomysłami na bardziej efektywne wykonywanie zadań.
Określenie zakresu i formatu SOP: Złożoność procedury, którą definiujesz w SOP, będzie dyktować jej format. Najlepszym sposobem działania jest myślenie podstawowe - jak można podzielić proces w najprostszy możliwy sposób?
Zacznij od konspektu: Konspekt pomoże ci ustalić kluczowe punkty, które musi zawierać twoja SOP, zanim zaczniesz ją redagować. Pomoże ci również pozostać na dobrej drodze i być może skróci kilka rund edycji przed zatwierdzeniem SOP!
Powyższe wskazówki pomogą ci we właściwym przygotowaniu się do stworzenia kompleksowej SOP nawet przy pomocy szablonu, ale jeśli szablony SOP nie są dla ciebie, istnieje również kilka niezbędnych elementów, o których należy pamiętać.
Bonus:_ Oprogramowanie do podręczników dla pracowników
Przykładowe elementy SOP
Zwłaszcza jeśli tworzysz pierwszą wersję roboczą lub nakreślasz raczej prosty proces, przestrzeganie tych dziewięciu elementów dokumentu SOP zapewni dobre wykonanie zadania.
Jeśli jesteś gotowy, otwórz ClickUp Doc i postępuj zgodnie z nimi!
ClickUp Docs umożliwia wydajniejsze działanie poleceń formatowania sformatowanego i ukośnika
- Nagłówek: Powinien zawierać tytuł, numer dokumentu i wersję. Nagłówek musi jasno i zwięźle identyfikować dane działanie
- Cel: Określ cel dokumentu. Staraj się nie przekraczać dwóch zdań
- Zakres: Określ, kogo lub czego dotyczy proces
- Odniesienia i powiązane dokumenty: Uwzględnij wszelkie niezbędne dokumenty lub odniesienia potrzebne do skutecznego zrozumienia i realizacji procesu
- Definicje: Rozbij wszelką terminologię, która może nie być znana odbiorcom i sprecyzuj wszelkie skróty lub akronimy
- Role i obowiązki: Zdefiniuj role odpowiedzialne za realizację procesu
- Procedura: Uwzględnij tylko kroki niezbędne do osiągnięcia celu procedury. Pamiętaj, że liczy się jakość, a nie ilość
- Historia zmian: Ta sekcja służy do rejestrowania zmian wprowadzonych do procedury, a także uzasadnienia ich wprowadzenia
- Podpis zatwierdzający: Sekcja ta zazwyczaj znajduje się na ostatniej stronie lub na końcu dokumentu, ale nie wszystkie SOP wymagają takiego podpisu. Podpisy zatwierdzające mogą obejmować autora, recenzenta lub lidera
Kto skorzysta na stosowaniu SOP?
Zespoły obsługi klienta: Standardowe procedury operacyjne (SOP) są ważne dla zespołów obsługi klienta, aby zapewnić, że wszystkie interakcje z klientami są profesjonalne i spójne. Dokument ten określa proces obsługi wszelkich żądań klientów, takich jak zwroty lub zwroty, dzięki czemu członkowie zespołu mogą zapewnić najlepszą możliwą obsługę.
- SOP zarządzania relacjami z klientami
- Obsługa skarg klientów SOP
- System sprzedaży biletów SOP
- SPO CRM
- SOP operacji call center
Firmy: Posiadanie standardowej procedury operacyjnej (SOP) pozwala firmom pozostać zorganizowanymi i upewnić się, że wszystkie zadania są wykonywane na czas. Dokument ten pomaga im śledzić postępy i zapewnia, że wszyscy interesariusze są świadomi wszelkich zmian lub aktualizacji niezbędnych dla projektu.
- Mała firma
- System informacji biznesowej
- Biznes franczyzowy
- Plan ciągłości działania
- Firma zajmująca się handlem elektronicznym
Odpowiedzią są szablony SOP
Stworzenie dokładnej standardowej procedury operacyjnej może być długim procesem, ale elastyczny szablon SOP to doskonały sposób na maksymalne wykorzystanie czasu podczas opracowywania tego najwyższej klasy zasobu.
Bez względu na preferowany styl pracy, istnieje szablon SOP dla Ciebie. Ale jeśli szukasz opcji, która jest równie wydajna, co opłacalna, będziesz chciał zacząć od ClickUp .
Planuj projekty, zarządzaj przepływami pracy i twórz szczegółowe procedury SOP, aby udostępniać je całemu zespołowi, a wszystko to w ClickUp
Szablony standardowych procedur operacyjnych przedstawione na tej liście to tylko wierzchołek góry lodowej Ogromna biblioteka szablonów ClickUp dla każdego przypadku użycia -nie wspominając o bogatym zestawie funkcji zwiększających produktywność i konfigurowalne narzędzia do zarządzania projektami dostępne w każdym planie cenowym.
Z ponad 15 konfigurowalnych widoków przepływu pracy niezliczone sposoby automatyzacji powtarzalnych zadań i ponad 1000 integracji aby usprawnić procesy, ClickUp jest najlepszą platformą do tworzenia szczegółowych SOP dla zespołów i firm dowolnej wielkości.
Dostęp do mnóstwa konfigurowalnych i opartych na współpracy Narzędzia SOP w tym ClickUp Docs i Whiteboards, a także nieograniczoną liczbę zadań i członków całkowicie za darmo po zarejestrowaniu się w usłudze ClickUp's Free Forever Plan .
Na co więc czekasz? Zacznij korzystać z ClickUp już dziś !