Ważną częścią zarządzania biznesem jest zwracanie uwagi na efektywność operacyjną. Wiele biznesów, pomimo posiadania wykwalifikowanych pracowników i ambitnych planów, kończy z marnowaniem zasobów z powodu nieefektywnych procesów pochłaniając ich zyski .
Niestety, poprawa wydajności jest częstym problemem wielu organizacji. Wkładają one wysiłek w zwiększanie przychodów, ale nie widzą znaczącego skoku zysków.
W większości przypadków problem nie leży w złych decyzjach strategicznych lub słabym zespole kierowniczym, ale w kosztach zewnętrznych, które pozostają niekontrolowane przez długi czas. Na szczęście najlepsze praktyki w zakresie efektywności operacyjnej mogą zrewolucjonizować cały biznes
Zasadniczo, efektywność operacyjna polega na utrzymaniu optymalnej równowagi między generowanymi przychodami a zainwestowanymi zasobami - koncepcja ta ma fundamentalne znaczenie dla maksymalizacji zwrotu z inwestycji . Ale jak przejść od teorii do zrobienia tego w praktyce?
W tym przewodniku nauczymy Cię:
- Wskaźnik efektywności operacyjnej i powiązane pojęcia
- Kroki mające na celu poprawę efektywności operacyjnej firmy
- Wskazówki dotyczące śledzenia wydajności i operacyjnych wskaźników KPI
Czym jest efektywność operacyjna?
Efektywność operacyjna odnosi się do oceny powiązania między wynikiem organizacji (tym, co produkuje) a wkładem (tym, co inwestuje w zakresie zasobów). Odzwierciedla ona zdolność firmy do wykorzystania swoich zasobów, takich jak pracownicy, kapitał i środki trwałe, w celu uzyskania dochodu.
Uniwersalnym celem w zakresie efektywności operacyjnej dla każdego właściciela firmy jest uzyskanie większej wydajności przy mniejszych nakładach. Chodzi o to, aby wykorzystać zrównoważony model biznesowy z optymalną równowagą między produkcją a nakładami, aby zwiększyć zyski firmy.
Efektywność operacyjna jest zwykle wyrażana jako wskaźnik zwany współczynnikiem efektywności operacyjnej, obliczany przy użyciu różnych składników przychodów i kosztów. Z szerszej perspektywy chodzi jednak o proces i wydajność.
Procesy biznesowe są blokami składowymi operacji. Usprawnienie ich jest podobne do cięcia tkanki tłuszczowej, dzięki czemu organizacja staje się szczupła i zwinna. z drugiej strony, wydajność jest lustrem, które odzwierciedla kondycję operacyjną firmy. Konsekwentnie mierząc i monitorując wydajność, nie tylko identyfikujesz wąskie gardła, ale także możliwości poprawy wydajności.
Efektywność operacyjna nie jest przeznaczona wyłącznie dla firm zajmujących się produkcją -większość profesjonalnych firm usługowych również koncentruje się na kompleksowej optymalizacji procesów aby zmaksymalizować pozyskiwanie i zadowolenie klientów, co z kolei zwiększa całkowity przychód. 💸
Wskazówka bonusowa
Jeśli szukasz szybkiego narzędzia do poprawy wydajności operacyjnej swojego zespołu, wskocz na stronę Szablon audytu i usprawniania procesów ClickUp . Wbudowane widoki pomagają w mikroanalizie procesów w całym biznesie i wskazują możliwości zwiększenia wydajności i przepływu gotówki.
Zoptymalizuj swoje procesy biznesowe dzięki kontrolom jakości, analizom i zarządzaniu zmianami za pomocą szablonu audytu procesów ClickUp
5 czynników wpływających na wydajność operacyjną
Istnieje wiele czynników, które wpływają na to, jak dobrze działają twoje operacje - oto pięć najważniejszych z nich:
1. Wydajność
Chodzi tu o maksymalne wykorzystanie siły roboczej - należy przyjrzeć się takim obszarom, jak wydajność pracy, programy szkoleniowe dla pracowników i integracja komponentów technologicznych (np narzędzie do automatyzacji procesów w celu ograniczenia obowiązków administracyjnych), aby pomóc swojemu zespołowi pracować szybciej.
2. Warunki rynkowe
Wydajność operacyjna może być ściśle związana z warunkami rynkowymi w niektórych branżach. Na przykład, jeśli standardy branżowe, wymagania lub potrzeby konsumentów zmieniają się zbyt często, operacje i procesy biznesowe muszą być skalowane w górę lub w dół, aby pozostać wydajnymi.
3. Wskaźniki wydajności
Wskaźniki wydajności dają wyobrażenie o wskaźniku wydajności operacyjnej w wielu metrykach, takich jak:
- Wskaźnik błędów ludzkich
- Średni operacyjny przepływ gotówki
- Cykl konwersji gotówki (CCC)
- Marża zysku netto
- Zyski przed opodatkowaniem
4. Korzyści skali
W przypadku firm produkcyjnych, wytwarzanie większej ilości czegoś pomaga obniżyć koszt produkcji na element. Określenie optymalnej skali produkcji jest więc kluczową częścią procesu produkcyjnego efektywnego zarządzania operacjami .
5. Kultura firmy
Pozytywna kultura firmy oparta na innowacjach i ciągłym doskonaleniu może prowadzić do bardziej wydajnego cyklu produkcyjnego. Organizacje, w których panuje hierarchia, cierpią z powodu sztywnych struktur i powolnego podejmowania decyzji dotyczących optymalizacji procesów.
Wskazówka: Chcesz, aby Twój zespół był zwinny i wydajny w każdej skali produkcji? Skorzystaj z Widok zespołu w ClickUp umożliwia przegląd obciążeń pracą i przyszłych obciążeń zespołu oraz podejmowanie szybkich decyzji procesowych opartych na danych. 💡
ClickUp 3.0 zapewnia uproszczony widok obciążenia pracą całego zespołu lub pojedynczej osoby, aby zapewnić ciągłość pracy
Porównanie wydajności operacyjnej i produktywności
Chociaż zrozumiałeś już znaczenie wydajności i jej rolę w zwiększaniu efektywności operacyjnej, równie ważne jest zrozumienie różnicy między tymi dwoma pojęciami, aby skutecznie zarządzać operacjami biznesowymi.
Te dwie koncepcje mogą wydawać się podobne, ale mają unikalne implikacje dla Twojej firmy strategii operacyjnej :
- Efektywność operacyjna kładzie nacisk na redukcję marnotrawstwa poprzez eliminację zbędnych procesów. Chodzi o uzyskanie większej wydajności przy mniejszym nakładzie i skupieniu się na jakości, a nie ilości. Na przykład składanie zamówień hurtowych w celu zmniejszenia kosztów transportu i zarządzania zapasami
- Z drugiej strony, wydajność polega na zwiększeniu wolumenu produkcji z tego samego wkładu, tj. obecnych zasobów. Niekoniecznie chodzi o minimalizacjęwykorzystanie zasobów ale raczej maksymalizacja wydajności
To, jak bardzo należy skupić się na sprawianiu, by operacje były wydajne, a nie produktywne, zależy w dużej mierze od stanu biznesu. Na przykład, jeśli dopiero zaczynasz, możesz osiągnąć swoje cele biznesowe dzięki większej wydajności - twoja strategia finansowa może polegać na szybkim zrobieniu dużej ilości pracy, aby szybko się rozwijać przy ograniczonych zasobach.
Ale jeśli prowadzisz stabilną firmę, która istnieje już od jakiegoś czasu, możesz skupić się na zwiększeniu wydajności swoich operacji, aby zwiększyć zyski. 🌱
Powody, dla których warto poprawić wydajność operacyjną
Biorąc pod uwagę konkurencyjny charakter dzisiejszego środowiska biznesowego, osiągnięcie większej wydajności operacyjnej nie jest już opcją -to konieczność. Musisz upewnić się, że każda funkcja w Twoim Businessie działa jak najlepiej i nie pochłania zasobów bez większego wkładu.
Dlaczego jednak wydajność operacyjna powinna być priorytetem? Oto kilka istotnych powodów:
💰 Redukcja kosztów: Gdy operacje prowadzone są w sposób efektywny, zużywa się mniej zasobów do zrobienia tego samego zadania. Pozwala to zaoszczędzić pieniądze
🔥 Poprawa wizerunku marki: Wydajność operacyjna zapewnia stabilność w miejscu pracy i pomaga budować wydajne i zmotywowane zespoły, co prowadzi do pozytywnego wizerunku firmy. Według badania raportowanie 2024 z Harvard Business Review, pracownicy są bardziej przyciągani do firm, które oferują stabilność i bezpieczeństwo zatrudnienia
🥰 Większa satysfakcja klientów: Kiedy jesteś wydajny, Twoi klienci otrzymują to, czego chcą szybciej i z mniejszą liczbą błędów. Przyciąga to również więcej potencjalnych klientów do Twojego Businessu
Przewaga konkurencyjna: Bycie wydajnym może sprawić, że lepszym niż konkurencja . Jeśli potrafisz szybko dostarczać świetne produkty lub usługi, wyróżnisz się na rynku
Zwiększona rentowność: Wszystkie powyższe korzyści pomagają zarabiać więcej pieniędzy. Dzięki oszczędnościom na kosztach operacyjnych i możliwości zrobienia więcej, biznes staje się bardziej rentowny
Pomiar wydajności operacyjnej: Metryki
Jak wspomnieliśmy wcześniej, efektywność operacyjna jest matematycznie wyrażona jako wskaźnik efektywności operacyjnej - jest to wskaźnik o szerokim spektrum, a zespoły księgowe używają różnych technik i formuł do jego obliczenia.
W najbardziej podstawowej formie można obliczyć wskaźnik efektywności operacyjnej za pomocą tej formuły:
(koszty operacyjne + koszt sprzedanych towarów/COGS*) ÷ całkowity przychód lub sprzedaż netto
Ten wskaźnik lub wartość procentowa informuje o tym, jaka część dochodu jest zużywana przez koszty operacyjne. Aby ocenić swoją pozycję, porównaj ten procent ze standardami branżowymi, wskaźnikiem efektywności z przeszłości lub innym podobnym punktem odniesienia.
cOGS = (zapasy początkowe + zakupy) - zapasy końcowe_
Przykład
Załóżmy, że jesteś właścicielem firmy produkującej meble. Aby zmierzyć wydajność operacyjną, należy najpierw zebrać dane dotyczące wszystkich kosztów operacyjnych, w tym kosztów materiałów, robocizny, mediów, zarządzania zapasami i kosztów ogólnych. Załóżmy, że całkowite koszty operacyjne i koszty ogólnego zarządu za dany miesiąc wynoszą 50 000 USD.
Następnie należy obliczyć całkowity przychód wygenerowany ze sprzedaży produktów meblowych w tym samym miesiącu. Załóżmy, że całkowity przychód za miesiąc wyniósł 100 000 USD.
Aby zmierzyć efektywność operacyjną, należy użyć powyższej formuły i otrzymać:
Współczynnik efektywności operacyjnej = 50 000 USD ÷ 100 000 USD ⇒ 0,5
Tak więc efektywność operacyjna w tym miesiącu wynosi 0,5 lub 50%. Oznacza to, że na każdego dolara przychodu wydano 0,50 USD na koszty operacyjne. Następnie możesz porównać ten procent z benchmarkami branżowymi lub własnymi celami, aby ocenić wydajność swojego biznesu.
Celem jest utrzymanie tego odsetka na jak najniższym poziomie. Jeśli jest zbyt wysoki, może to oznaczać, że wydajesz zbyt dużo na prowadzenie biznesu w porównaniu do tego, co zarabiasz.
Inne operacyjne wskaźniki KPI
Menedżerowie operacyjni używają wielu innych wskaźników KPI do pomiaru wydajności, takich jak:
- Obrót należnościami: Wskazuje, jak skutecznie firma zbiera przychody od niestandardowych klientów
- Wskaźnik szybkości: Ocenia zdolność firmy do spłaty natychmiastowych zobowiązań
- Czas zmiany: Odnosi się do czasu, jaki zespół potrzebuje na dostosowanie się do nowego sprzętu lub procesów produkcyjnych
7 kroków do zwiększenia wydajności operacyjnej
Korzyści są wielorakie - wyższa wydajność produkcji dzięki cięciu kosztów, lepsza wydajność biznesowa i zwiększone marże zysku operacyjnego. Ale jak dokładnie można osiągnąć tę równowagę?
Mamy standardowe kroki (w nieokreślonej kolejności), które Ci w tym pomogą! Pokażemy również kilka funkcji w ramach ClickUp , rozwiązanie do zarządzania projektami i operacjami, które ma na celu utrzymanie wydajności zespołów. 💗
Krok 1: Znajdź obszary do ciągłego doskonalenia za pomocą map procesów
Wyrób sobie nawyk regularnego przeglądania swoich operacji w celu wykrycia zbędnych procesów i możliwości obniżenia kosztów.
Aby usprawnić proces, zacznij od zrozumienia, jak on działa. Przeanalizuj każdy krok za pomocą wizualizacji, takich jak schematy blokowe aktywności lub diagramy swimlane aby zobaczyć, w jaki sposób członkowie zespołu wchodzą w interakcję z procesem. Ćwiczenie to ujawnia, gdzie proces opóźnia wydajność lub pochłania niepotrzebne zasoby.
Cykle pracy Teams można wizualizować na stronie Mapy myśli ClickUp . Funkcja ta umożliwia zaprojektowanie sieci wzajemnie połączonych zadań za pomocą ruchów typu "przeciągnij i upuść". Użyj sieci, aby zaplanować najbardziej efektywne ścieżki operacyjne, wyróżnić nieefektywne obszary i śledzić zadania.
Strategizuj, organizuj i łącz pomysły za pomocą map myśli ClickUp
Jeśli nie chcesz zaczynać od zera, ClickUp posiada szablony do tworzenia map procesów i tworzenie planów operacyjnych . Mają one wstępnie zaprojektowane mapy, które pomagają podzielić procesy na kroki i wizualizować dostosowania.
Dla przykładu, można użyć opcji Szablon tablicy z mapą procesów ClickUp aby nakreślić proces na oznaczonych kolorami scenach.
Wizualizacja przepływu zadań do każdej sceny projektu i kategoryzacja ich na cele, działania i elementy działań z tym szablonem mapy procesu
Krok 2: Kategoryzacja wykrytych problemów
Teraz, gdy mapę swojego procesu nadszedł czas, aby zobaczyć co działa dobrze, a co wymaga poprawy. Przyjrzyj się dokładnie częściom, w których twój zespół wykonuje świetną robotę, osiąga cele i produkuje wysokiej jakości pracę. Zastanów się, jak możesz sprawić, by te dobre obszary były jeszcze lepsze, aby uzyskać maksymalną wydajność. 💫
Z drugiej strony, znajdź części, które nie działają dobrze, aby znaleźć konkretne rozwiązania. Zwróć uwagę na te typowe problemy:
- Wąskie gardła: Są to miejsca, w których praca utknęła lub spiętrza się z powodu takich problemów, jak słaba wydajnośćalokacja zasobów lub nieefektywne metody
- Redundancja: Sprawdzanie zadań, które są niepotrzebnie powtarzane, marnując czas i zasoby
- Silosy informacyjne: Identyfikacja miejsc, w których komunikacja szwankuje, powodując opóźnienia i błędy
- Zadania wykonywane ręcznie: Zadania, które są zrobione ręcznie i zajmują dużo czasu. Warto je zautomatyzować za pomocą ClickUp lub podobnych narzędzi, aby zespół mógł skupić się na ważniejszych zadaniach
- Luki w umiejętnościach: Znajdź obszary szkoleń i podnoszenia kwalifikacji pracowników. Zaproponuj immożliwość zapoznania się z certyfikowanymi kursami lub wzięcia udziału w warsztatach
Krok 3: Trzymaj swoje zadania na właściwym torze
Jednym z powodów, dla których operacje stają się chaotyczne, jest to, że zadania nie są dobrze zarządzane. Gdy członkowie teamu nie mają jasności co do tego, co powinni zrobić, mogą po prostu to zrobić. Może to działać dobrze przez jakiś czas, ale później może prowadzić do problemów. Niektóre zadania mogą zostać zapomniane, co może zepsuć proces, projekt, a nawet cały Business. 🫣
Niestandardowy widok tablicy ClickUp według działów
Aby utrzymać wydajność operacyjnych cykli pracy, użyj Narzędzia do zarządzania zadaniami ClickUp zaprojektowane do uporządkować wszystkie Twoje zadania w jednym miejscu. Możesz łatwo tworzyć nowe zadania i dołączyć Pola niestandardowe dla szczegółowych informacji, takich jak osoby przypisane, terminy i poziomy priorytetów.
ClickUp pozwala na dodawać komentarze i instrukcje do każdego zadania, zapewniając osobie przypisanej płynną realizację. Można również ustawić powtarzające się zadania i sprawdzić, czy w procesie produkcyjnym nie występują opóźnienia.
Krok 4: Usprawnienie komunikacji i współpracy między działami
Kiedy współpraca Teams nie jest efektywna, może spowolnić procesy i powodować problemy, takie jak nieporozumienia, opóźnienia, niedotrzymane terminy i niższa jakość pracy. Aby poprawić wydajność, ważne jest zachęcanie do wyczyszczonej komunikacji i pracy zespołowej. 👫
Z Widok czatu ClickUp'a można utworzyć oddzielne pokoje czatu do rozmów między działami, zapewniając wszystkim zainteresowanym stronom dostęp do istotnych informacji. Członkowie Teams mogą używać go do zadawania szybkich pytań, wyjaśnień i przekazywania informacji zwrotnych zamiast wysyłania e-maili w tę i z powrotem.
Możesz nawet oznaczać członków Teams, aby szybko zwrócić ich uwagę na przeszkody i utrzymać porządek w wątkach. Ponadto możesz dodawać komentarze lub reagować za pomocą emotikonów, aby współpraca była przyjemniejsza. 🗣️
Jeśli Twój zespół operacyjny ma trudności z planowaniem zadań między działami, Tablice ClickUp mogą pomóc. Pozwalają one Tobie i Twojemu zespołowi zebrać się z dowolnej lokalizacji i przeprowadzić burzę mózgów, tworzyć plany obciążenia , standaryzacja procesów departamentalnych i omawiać potencjalne wąskie gardła na wizualnej kanwie. Możesz nawet przekształcać pomysły w zadania w czasie rzeczywistym i łączyć je z dokumentami, takimi jak SOP, aby uzyskać więcej kontekstu.
Łatwe niestandardowe dodawanie dokumentów, zadań i innych elementów do Tablic
Krok 5: Zachowaj przejrzystość dokumentów operacyjnych
Rozproszona dokumentacja to kolejny powód, dla którego Teams cierpią z powodu nieefektywności operacyjnej. Jeśli Twoi pracownicy spędzają większość czasu na szukaniu informacji o tym, jak coś zrobić lub na szukaniu dokumentów dotyczących procesów wsparcia - marnują swoje umiejętności, a Ty tracisz pieniądze.
Właśnie dlatego odnoszący sukcesy menedżerowie kładą nacisk na korzystanie ze scentralizowanego oprogramowania do zarządzania dokumentami w celu uporządkowania danych. Jeśli korzystasz z ClickUp, możesz tworzyć, przechowywać i edytować swoje dokumenty za pomocą ClickUp Dokumenty . Dzięki funkcjom takim jak Etkiety i Uniwersalne wyszukiwanie, Twoi koledzy z zespołu nigdy nie będą tracić czasu na szukanie informacji związanych z pracą! 🧐
Twórz, edytuj i udostępniaj dokumenty w czasie rzeczywistym swojemu zespołowi dzięki ClickUp Docs
Ty i Twoi współpracownicy możecie również edytować dokumenty w tym samym czasie, nawet jeśli nie jesteś w tym samym miejscu. Możesz również połączyć swoje Dokumenty z zadaniami, aby dodać więcej zawartości do tych ostatnich.
W Dokumentach, przycisk Wykrywanie współpracy funkcja pozwala zobaczyć, kto komentuje, edytuje lub nawet tylko patrzy na to samo zadanie, co ty. Zapobiega to zbędnej pracy, zwłaszcza w zespołach zdalnych.
Krok 6: Wykorzystaj automatyzację dla satysfakcji zespołu i niestandardowego klienta
Czy uważasz, że twój zespół spędza zbyt dużo czasu na zadaniach, które są powtarzalne i nie wnoszą zbyt dużej wartości? Automatyzacja tych zadań może być naprawdę pomocna dla twojej organizacji. Oszczędza czas, sprawia, że zespół jest szczęśliwszy, zmniejsza liczbę błędów i zapewnia wydajność operacji. ⚙️
Ustawienie niestandardowych automatyzacji w ClickUp dla powtarzalnych zadań
Z Automatyzacja ClickUp masz do wyboru ponad 100 gotowych automatyzacji. Mogą one pomóc w automatyzacji zadań, takich jak przydzielanie pracy, wysyłanie e-maili do klientów, eskalacja zgłoszenia, ustawienie priorytetów, pozostawianie komentarzy i aktualizowanie statusów.
Jeśli nie możesz znaleźć odpowiedniej automatyzacji, stwórz własną. Możesz wybrać, co wyzwala automatyzację, jakie warunki muszą zostać spełnione i jakie działania podejmuje. Możesz również użyć Automatyzacja integracji aby połączyć ClickUp z innymi używanymi aplikacjami. Minimalizuje to przełączanie kontekstu i pozwala kontrolować pracę z jednej platformy - to szczyt wydajności!
Krok 7: Monitorowanie wskaźników KPI i osi czasu oraz śledzenie wydajności Pulpity nawigacyjne w ClickUp ułatwiają zastąpienie cotygodniowych raportów zaśmiecających skrzynkę odbiorczą menedżera operacyjnego. Dzięki pulpitom możesz tworzyć, wyświetlać i wchodzić w interakcje ze wszystkimi kluczowymi wskaźnikami wydajności (KPI) w jednym miejscu.
Do ich tworzenia nie są potrzebne żadne specjalne umiejętności. Wystarczy przeciągnąć i upuścić, aby zorganizować karty pulpitu w dowolny sposób, dzięki czemu można śledzić wskaźniki KPI w czasie rzeczywistym. 🙌
Zarządzaj swoimi projektami dzięki mocy AI, ponad 15 niestandardowym widokom i automatyzacji zadań dzięki ClickUp
Czasami wystarczy nieco zmienić punkt widzenia, aby dostrzec problemy w swoich działaniach. Właśnie dlatego ClickUp oferuje ponad 15 różnych widoków aby spojrzeć na moją pracę. Pozwalają one zobaczyć wszystko pod różnymi kątami, w tym zarówno ogólny obraz, jak i drobne szczegóły. 👀
ClickUp's Widok wykresu Gantta oferuje punkt widzenia w zakresie utrzymania wydajności operacyjnej. Daje ci wizualną oś czasu twojego cyklu pracy - możesz zobaczyć zależności między zadaniami , czasy trwania i terminy - wszystko w jednym miejscu. Oprócz pokazania, gdzie wszystko pasuje, pomaga wykryć wszelkie problemy i dokonać korekt harmonogramu na jednej stronie.
Uzyskaj widok z lotu ptaka na wszystkie przestrzenie, projekty, listy i zadania na wykresie Gantta w ClickUp
Aby skorzystać z tego widoku, wystarczy wybrać Gantt z opcji widoku, nadać mu nazwę, dodać zadania z datami rozpoczęcia i zakończenia oraz śledzić postępy za pomocą kamieni milowych i zależności. Możesz nawet wyeksportować swój wykres Gantta jako PDF, aby udostępniać go zewnętrznym interesariuszom.
Jeśli chodzi o tworzenie widoku Gantta można do zrobienia dla każdego z projektów na poziomie Przestrzeni lub Folderu, aby śledzić wiele projektów jednocześnie.
Wskazówka: Jeśli chcesz dać sobie przewagę, użyj funkcji Szablon efektywności operacyjnej ClickUp . Monitoruj i analizuj wskaźniki KPI w czasie rzeczywistym, identyfikuj wąskie gardła i współpracuj z członkami zespołu w celu wdrożenia celowych ulepszeń i powodzenia.
Zwiększ wydajność operacyjną dzięki ClickUp
Ignorowanie wydajności operacyjnej jest jak wrzucanie pieniędzy do płonącego ognia. To silnik, który napędza triumfy Twojego biznesu. Dzięki niej możesz przekształcić każdego wydanego dolara w cenny zasób, a każdego pracownika w potęgę wydajności.
Postępowanie zgodnie z krokami i strategiami, które omówiliśmy, zapewni Ci przewagę konkurencyjną, a do ich wdrożenia potrzebujesz narzędzi takich jak ClickUp. Zarejestruj się w ClickUp już dziś i zacznij maszerować do swoich celów biznesowych pełną parą.💃